后勤发票认证作业流程.docx

后勤发票认证作业流程1. 流程说明此项作业涉及后勤采购之发票校验（国内外）流程、总务发票校验流程，为SAP系统后勤物料管理模组之采购功能，出于流程管控之考量，本功能由财务部应付帐款会计人员操作系统作业。本作业因应流程的不同，主要涉及财务部与采购部、总务部之采购业务的集成。财务部对后勤采购发票之校验，系针对生成采购订单并完成收货入帐的应计负债进行发票认证，以产生贷记供应商的应付帐款会计凭证。财务部之发票认证，系核对采购订单、供应商对帐单、收货单、供应商发票，相互匹配后方可在系统菜单中输入确认之发票金额。AOF之发票认证，以零差异为原则，即供应商发票与采购订单等单证在财务金额上的任何差异，均不能产生系统凭证。财务部在进行发票认证的同时，可同步以手工方式对发票进行冻结，使其不能以自动或手工方式进行系统付款，并在许可付款时，以手工方式释放对供应商发票的冻结。财务部对后勤发票的认证，在总公司与各分公司的各公司代码层面均需操作。财务部应付帐款会计人员的发票认证，应做到日清月结，并保证杜绝任何的差借出现，以保障公司利益。2. 流程图需要更多的流程，请到3. 系统操作3.1. 操作范例1、 针对采购订单进行发票校验2、 针对特定供应商进行发票校验3、 针对部分行项目进行的发票校验4、 分公司发票校验-无大案补贴5、 分公司发票校验-有大案补贴6、 针对内部订单业务之发票校验7、 冻结校验之后勤发票8、 释放被冻结之后勤发票3.2. 系统菜单及交易代码1.针对采购订单进行发票校验2.针对特定供应商进行发票校验3.针对部分行项目进行的发票校验路径：后勤®物料管理®后勤发票校验®凭证输入®输入发票交易代码：MIRO需要更多的流程，请到3.3. 系统屏幕及栏位解释1、针对采购订单进行发票校验栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商采购订单计划协议点选框内下拉菜单，或光标移至框内按<F4>键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例供应商选择需校检发票之供应商10000050立邦公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001按<执行>键或F8键进入下一个画面。选择需进行发票校验的采购订单，按<复制>键或F9键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/04/12付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统的自动付款功能4银行转帐付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001立即应付的 净到期付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻结作业自由付款余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在2,460.80-点选“基本数据”进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零2,879.14计算税额选择发票校验之含税方式点选凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商采购订单计划协议按<模拟>键进入下一个画面。检核确认无误后，按过帐键产生会计凭证过帐。2、 针对特定供应商进行发票校验栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零53.00计算税额选择发票校验之含税方式点选税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计算特定会计科目相对应的税额J0凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商供应商按模拟凭证键进入下一画面。经审核无误后，按过帐键产生过帐会计凭证。3、 针对部分行项目进行的发票校验需要更多的流程，请到栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零453.21计算税额选择发票校验之含税方式点选税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计算特定会计科目相对应的税额J1余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商供应商点选需进行发票校验的行项目，按支付款项栏位进入下一画面。栏位名称栏位说明资料范例基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/04/12付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统的自动付款功能4银行转帐付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001立即应付的 净到期付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻结作业自由付款余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00点选“模拟凭证”进入下一个画面。审核凭证无误后，按过帐键产生过帐凭证。4、 分公司发票校验-无大案补贴栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/07/30记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/07/30金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零468,645.77计算税额选择发票校验之含税方式点选税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计算特定会计科目相对应的税额J1余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商供应商按<Enter>进入下一画面需要更多的流程，请到栏位名称栏位说明资料范例只有工厂发票校验针对的收货工厂F003分配发票校验范围交货/退货Fr发票校验针对的收/退货起始日2001/07/01至发票校验针对的收/退货终止日2001/07/30过帐作为确定收/退货的借贷方向发票项目/贷方凭证按<执行>进入下一画面栏位名称栏位说明资料范例基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/07/30付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统的自动付款功能4银行转帐付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001立即应付的 净到期付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻结作业自由付款余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00按<模拟>进入下一画面按<过帐>完成。5、 分公司发票校验-有大案补贴，大案补贴金额4608.03栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/07/30记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/07/30金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零430,000计算税额选择发票校验之含税方式不选税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计算特定会计科目相对应的税额J0余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商供应商按<支付款项>进入下一画面栏位名称栏位说明资料范例基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/07/30付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统的自动付款功能4银行转帐付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001立即应付的 净到期付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻结作业自由付款余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00按<Enter>进入下一画面栏位名称栏位说明资料范例只有工厂发票校验针对的收货工厂F004分配发票校验范围交货/退货Fr发票校验针对的收/退货起始日2001/07/01至发票校验针对的收/退货终止日2001/07/30过帐作为确定收/退货的借贷方向发票项目/贷方凭证按<执行>进入下一画面，点选<总帐科目>，关闭抬头数据栏位名称栏位说明资料范例总帐科目会计总帐科目2141010100D/C借贷方借方凭证货币计的金额根据交易货币计的金额62478.63文本会计凭证摘要7月外购商品 公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F004：震旦家具昆山公司 业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）1002：震旦中国办公家具在有大案补贴的情形下，应手工输入正确的进项税额，大案补贴应先入外购商品-价格差异科目按<模拟>进入下一画面按<过帐>完成6、 针对内部订单业务之发票校验路径：后勤®物料管理®后勤发票校验®凭证输入®输入发票交易代码：MRHR栏位名称栏位说明资料范例凭证日期会计凭证日期2001/07/19记帐日期预付定金入帐日期。2001/07/19公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦家具总公司 凭证抬头文本会计凭证摘要2001年广告支出采购订单为广告费用生成的采购订单4590000034按<Enter>进入下一画面栏位名称栏位说明资料范例金额交易金额10000业务范围跨公司代码的核算环境以出具跨公司代码的资产负债表和损益表，震旦家具公司业务范围区分为震旦中国家具董事会（1001）和震旦中国办公家具（1002）1002：震旦中国办公家具收付基准日期计算供应商现金折扣起始日2001/7/19付款条件现金折扣条件0001凭证抬头文本会计凭证摘要2001年广告支出按<Enter>进入下一画面需要更多的流程，请到按<模拟>进入下一画面按<保存>完成7、 冻结校验之后勤发票栏位名称栏位说明资料范例发票日期需校检发票之开具日期2001/04/12记帐日期为发票校检所产生之会计凭证的记帐日期2001/04/12金额输入校验发票之金额，若平衡则“余额”为零180,648.00计算税额选择发票校验之含税方式点选税务代码税务代码用于SAP系统依据国家纳税法规的规定，自动计算特定会计科目相对应的税额J1余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00凭证种类为发票校检所依据的原始凭证之选择项目，通常选择为：采购订单计划协议、供应商采购订单计划协议4500000122点选需进行发票校验的行项目，按支付款项栏位进入下一画面。栏位名称栏位说明资料范例基线日期为计算供应商提供现金折扣之计算基准日期2001/04/12付款方式为支付供应商货款之付款方式，其设置目的主要用于系统的自动付款功能4银行转帐付款条件用于计算不同条件下的现金折扣0001立即应付的 净到期付款冻结可在发票校验过程中，对其发票所对应的应付帐款进行冻结作业，AOF采用手工冻结方式，选用A收付冻结A收付冻结余额用于指示发票校验时输入发票金额（含税额）与采购订单的差异额，发票校验之平衡过帐，余额应当为零，AOF之发票校验原则为不允许有任何差异的存在0.00点选“模拟凭证”进入下一个画面。审核会计凭证无误后，按过帐键产生记帐会计凭证。8、释放被冻结之后勤发票路径：后勤®物料管理®后勤发票校验®进一步处理®下达冻结发票交易代码：MRBR栏位名称栏位说明资料范例供应商选择需校检发票之供应商10000000华藤金属公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001处理选择不同的释放方式点选：手工下达冻结过程选择不同的冻结方式点选：手工付款冻结按<执行>键或F8键进入下一个画面。选择需释放之凭证号，按批准下达或F9键，释放冻结发票，并保存之：需要更多的流程，请到