台湾学校采购管理组工作流程.docx

目 录1. 财务采购100万元以上采购流程2. 财务采购10万100万元以下采购流程3. 劳务及图书采购100万元以上采购流程4. 劳务及图书采购10万100万元以下采购流程5. 100万元以上招标作业流程6. 10万100万元以下招标作业流程7. 100万元以上开标作业流程8. 10万100万元以下开标作业流程9. 最有利标决标采购流程10. 准用最有利标决标(专业评选)采购流程11. 取最有利标精神决标采购流程12. 申请免税令及输出入许可证 13. 暂借、结汇、冲转流程14. 报关提货作业15. 利用集中采购共同供应契约 16. 不利用集中采购共同供应契约 17. 100万元以上财务采购验收流程 18. 10万100万元以下财务采购验收流程 19. 决标资料汇送6.1现况：组长1人、辅导员1人、组员3人、技士2人、行政助理3人。采购组业务重点：自民国88年5月27日政府采购法通过实施后，本校所有采购程序均依据政府采购法暨相关规定办理采购。业务内容：办理各系所请购教学研究仪器、器材及事务性等之采购程序、国外采购案之结汇、开发信用状、进口教育用品免税申请等程序之办理、国外采购仪器设备输入许可证、报关提运、保险程序之办理、各行政单位所需事务性、仪器设备之采购等业务、各研究计划所需研究设备、器材之采购等业务、一般劳务委托案件、研讨会食宿活动、设备场地租借、图书招标业务。6.2 业务承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规1.财物采购100万元以上采购流程1.申请单位采购申请案校长核准：采购财物采购100万元(含)以上采购金额，申请单位至请购系统下载采购申请单及采购规格书，经校长核准后，送回采购组。2.招标作业公开招标：(1)采购组判断何种采购招标方式并确认规格、履约及开标时间等招标作业，可参考100万以上招标作业流程。(2)采限制性招标不公告：限制性招标得视状况作限制性公告征求或不公告;申请单位如依政府采购法22条第1、2、4、5、7、8、12、14、15、16款规定之理由，填限制性招标申请书(签)，并校长(或授权人)核准，采购申请案一般选择不公告。3.公开招标上网公告：采购招标方式为公开招标，采购组上政府电子采购网公告及刊登政府采购公报并作电子领标作业。4.投标家数(第1次3家，第2次1家)：上网公告，截标日有3家厂商投标则开标，无者第再上网公告，第2次开标无需3家厂商就可开标。5.开标作业：通知会计室及有关单位秘书处派员监办，可参考100万以上开标作业流程。6.决标作业：在底价以内最低标为决标原则，最低于底价百分之80，需依公共工程委员会所颁政府采购法58条总标价低于底价百分之80案件之执行程序处理后再决标。需超底价决标则依政府采购法53条规定办理，以最有利标决标请参考最有利标决标采购流程、准用最有利标决标(专业评选)采购流程。7.订约作业：厂商缴交相关保证金并完成订约，合约由采购组会办会计室及总务长核章后用印。8.申请单位履约管理：厂商决标订约后依合约规定履约，本校履约管理由申请单位依相关规定办理。9.厂商交货：厂商依合约规定期限交货。10.验收作业：交货后申请单位测试通过，通知采购组安排会验。11.核销及付款作业：经验收合格后核销，付款对象为国外厂商，国外厂商出货后，开立Commercial Invoice予本校并于验收完成后核销。可参考暂借、结汇、冲转作业流程。1.本校采购申请单2本校限制性招标申请书(签)3.本校采购规格书1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.中央机关未达公告金额采购招标办法6.政府采购公告及公报发行办法7.招标期限标准8.机关主会计及有关单位会同监办采购办法作业流程图：财物采购100万元以上采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规2财物采购10万-100万元以下采购流程1.申请单位采购申请案校长核准：采购金额在10万(逾)-100万元以下采购，申请单位至请购系统下载采购申请单及采购规格书，经校长核准后，送回采购组。2.招标作业公开取得报价：(1)采购组判断何种采购招标方式并确认规格、履约及开标时间等招标作业，可参考10万-100万元以下招标作业流程。 (2)采限制性招标不公告：限制性招标得视状况作限制性公告征求或不公告;申请单位如依政府采购法22条第1、2、4、5、7、8、12、14、15、16款规定之理由，填限制性招标申请书(签)，并校长(或授权人)核准，采购申请案一般选择不公告。3.公开取得报价招标上网公告：采购招标方式为公开取得报价，采购组上政府电子采购网公告及电子领标作业。4.投标家数(第1次3家，第2次1家)：上网公告，截标日有3家厂商投标则开标，无者再上网公告或改采限制性招标。5.开标作业：通知会计室书面监办，可参考10万-100万元以下上开标作业流程。6.决标作业：在底价以内最低标为决标原则，最低家低于底价百分之80，需依公共工程委员会所颁政府采购法58条总标价低于底价百分之80案件之执行程序处理后再决标。需超底价决标则依政府采购法53条规定办理，取最有利标精神决标请参考取最有利标精神决标采购流程。7.订约作业：厂商缴交相关保证金并完成订约，合约由采购组会办会计室及总务长核章后用印。8.申请单位履约管理：厂商决标订约后依合约规定履约，本校履约管理由申请单位依相关规定办理。9.厂商交货：厂商依合约规定期限交货。10.验收作业：交货后申请单位测试通过，通知采购组安排会验。11.核销及付款作业：经验收合格后核销，付款对象为国外厂商，国外厂商出货后，开立Commercial Invoice予本校并于验收完成后核销。可参考暂借、结汇、冲转作业流程。1.本校采购申请单2.本校限制性招标申请书(签)3.本校采购规格书4.本校未达公告金额第一次公告未达三家厂商报价采限制性招标申请书 1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.中央机关未达公告金额采购招标办法5.电子采购作业办法6.政府采购公告及公报发行办法7.招标期限标准8.中央机关未达公告金额采购监办办法作业流程图：财物采购10万-100万元以下采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规3劳务及图书采购100万元以上采购流程1.申请单位采购申请案校长核准：采购劳务及图书100万元(含)以上采购案，申请单位至请购系统下载采购申请单及规格书，经校长核准后，送回采购组。2.招标作业公开招标：(1)采购组判断何种采购招标方式并确认规格、履约及开标时间等招标作业，可参考100万以上招标作业流程。(2)采限制性招标不公告：限制性招标得视状况作限制性公告征求或不公告;申请单位如依政府采购法22条第1、2、4、5、7、8、12、14、15、16款规定之理由，填限制性招标申请书(签)，并校长(或授权人)核准，采购申请案一般选择不公告。3.公开招标上网公告：采购招标方式为公开招标，采购组上政府电子采购网公告及刊登政府采购公报并作电子领标作业。4.投标家数(第1次3家，第2次1家)：上网公告，截标日有3家厂商投标则开标，无者，无者再上网公告，无需3家厂商就可开标。5.开标作业：通知会计室及有关单位秘书处派员监办，可参考100万以上开标作业流程。6.决标作业：在底价以内最低标为决标原则，最低于底价百分之80，需依公共工程委员会所颁政府采购法58条总标价低依于底价百分之80案件之执行程序处理后再决标。需超底价决标则依政府采购法53条规定办理，以最有利标决标请参考最有利标决标采购流程、准用最有利标决标(专业评选)采购流程。7.订约作业：厂商缴交履约保证金或差额保证金并完成订约，合约由采购组会办会计室及总务长核章后用印。8.申请单位履约管理：厂商订约后依合约规定履约，其履约管理由申请单位依相关规定办理。9.厂商图书交货或劳务承作达阶段任务：图书交货常是电子方式如电子期刊。劳务采购经常履约期限是一年，劳务承作达阶段任务完成就验收付款，如清洁维护合约，分12期履约及付款。10.验收作业：由申请单位依相关规定验收。11.核销及付款作业：由申请单位依相关规定核销及付款。1.本校采购申请单2.本校限制性招标申请书(签)3.本校采购规格书1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.中央机关未达公告金额采购招标办法6.政府采购公告及公报发行办法7.招标期限标准8.机关主会计及有关单位会同监办采购办法作业流程图：劳务及图书采购100万元以上采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规4劳务及图书采购10万-100万元以下采购流程1.申请单位采购申请案校长核准：采购劳务及图书10万(逾)-100万元以下采购，申请单位至请购系统下载采购申请单及规格书，经校长核准后，送回采购组。2.招标作业公开招标：(1)采购组判断何种采购招标方式并确认规格、履约及开标时间等招标作业，可参考10-100万以下招标作业流程。(2)采限制性招标不公告：限制性招标得视状况作限制性公告征求或不公告;申请单位如依政府采购法22条第1、2、4、5、7、8、12、14、15、16款规定之理由，填限制性招标申请书(签)，并校长(或授权人)核准，采购申请案一般选择不公告。3.公开招标上网公告：采购招标方式为公开招标，采购组上政府电子采购网公告及刊登政府采购公报并作电子领标作业。4.投标家数(第1次3家，第2次1家)：上网公告，截标日有3家厂商投标则开标，无者，再上网公告或改采限制招标。5.开标作业：通知会计室书面监办，可参考10万-100万以下开标作业流程。6.决标作业：在底价以内最低标为决标原则，最低于底价百分之80，需依公共工程委员会所颁政府采购法58条总标价低于底价百分之80案件之执行程序处理后再决标。需超底价决标则依政府采购法53条规定办理，取最有利标精神决标请参考取最有利标精神决标采购流程。7.订约作业：厂商缴交相关履约保证金并完成订约，合约由采购组会办申请单位、会计室及总务长核章后用印。8.申请单位履约管理：厂商订约后依合约规定履约，其履约管理由申请单位依相关规定办理。9.厂商图书交货或劳务承作达阶段任务：图书交货常是电子方式如电子期刊。劳务采购经常履约期限是一年，劳务承作达阶段任务完成就验收付款，如清洁维护合约，分12期履约及付款。10.验收作业：由申请单位依相关规定验收。11.核销及付款作业：由申请单位依相关规定核销及付款。1.本校采购申请单2.本校限制性招标申请书(签) 3.本校采购规格书4.本校未达公告金额第一次公告未达三家厂商报价采限制性招标申请书1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.中央机关未达公告金额采购招标办法6.政府采购公告及公报发行办法7.招标期限标准8.中央机关未达公告金额采购监办法作业流程图：劳务及图书采购10万-100万元以下采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规5100万以上招标作业流程1.采购申请案经校长(或授权人)核准后，送回采购组准备招标作业。2.编采购案号及办理采购：采购组依采购性质，财物采购外购案案号以FG开头，财物采购内购案案号以T开头，劳务采购案案号以SL开头，图书采购案案号以B开头。是财物采购外购案，决标后采购流程需办理申请免税令流程、报关提货、暂借、结汇、冲转作业流程;是劳务采购案，决标后之采购流程，由申请单位依规定办理。故需确认采购性质，上采购系统分类后并交由该申请单位之采购承办人办理采购。3.与申请单位确认采购申请案之招标相关信息：采购案之规格书内容有无违反政府采法规定，预算、履约日期、契约条款、交货时间、有无后续扩充、保固年限及确认核并排定开标时间。4.公开招标签会相关单位：采购组准备招标文件，拟定招标须知、契约草案等，上公文信息系统招标会签申请单位、会计室，总务长核准后，回采购组。采购申请案是公开招标则公告上网，采购申请案限制性招标得适需要上网公告，一般采取不公告。5.公开招标上网公告：至政府电子采购网公告标案及刊登政府采购公报并作电子领投标作业。6.等标期，对招标疑义相关事宜处理：招标期间厂商可依采购法41条及政府采购法施行细则第43条规定，对招标文件内容有疑义，在招标文件规定之日期前，以书面向本校请求释疑，厂商对招标文件规格有意见，会请申请单位解释，采购组需在规定期限内，以书面向厂商释疑。7.投标家数(第1次3家，第2次1家)：依采购法48条规定，100万以上采购申请案，第1次开标定要有3家厂商，第2次上网招标则不受3家之限制。第1次开标未达3家厂商投标，则流标并上网作无法决标公告后再上网公告招标。8.开标作业：截标后作开标作业。1.本校采购申请单2.本校限制性招标申请书(签)1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.政府采购公告及公报发行办法6.招标期限标准7.投标厂商资格与特殊或巨额采购认定标准作业流程图：100万以上招标作业流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规610万-100万以下招标作业流程1.采购申请案经校长(或授权人)核准后，送回采购组准备招标作业。2.编采购案号及办理采购：采购组依采购性质，财物采购外购案案号以FG开头，财物采购内购案案号以T开头，劳务采购案案号以SL开头，图书采购案案号以B开头。若是财物采购外购案，决标后采购流程尚有申请免税令流程、报关提货、暂借、结汇、冲转作业流程;是劳务采购案，决标后之采购流程，由申请单位依规定办理。故需确认采购性质，上采购系统分类后并交由该申请单位之采购承办人办理采购。3.与申请单位确认采购申请案招标相关信息：采购案之规格书内容由无违反政府采法规定，预算、履约日期、契约条款、交货时间、有无后续扩充、保固年限及确认申对及开标主持人开标时间并排定开标时间。4.招标方式公开取得报价：采购申请案是招标方式公开取得厂商之书面报价或企划书方式办理，则依中央机关未达公告金额采购招标办法上网公告，采购申请案限制性招标得适需要上网公告，一般采取不公告。5.上网公告招标：至政府电子采购网公告标案及作电子领投标作业。6.等标期，对招标疑义相关事宜处理：招标期间厂商可依采购法41条及政府采购法施行细则第43条规定，对招标文件内容有疑义，在招标文件规定之日期前，以书面向本校请求释疑，厂商对招标文件规格有意见，会请申请单位解释，采购组需在规定期限内，以书面向厂商释疑。7.投标家数(第1次3家，第2次1家)：依中央机关未达公告金额采购招标办法，第1次公告未能取得3家以上厂商之书面报价或企划书者，得经机关首长或其授权人员核准，改采限制性招标开标定要有3家厂商，第次上网招标。其办理第二次公告者，得不受3家厂商之限制。8.开标作业：截标后作开标作业。1.本校采购申请单2.本校限制性招标申请书(签)3.本校未达公告金额第一次公告未达三家厂商报价采限制性招标申请书1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.政府采购公告及公报发行办法6.招标期限标准7.中央机关未达公告金额采购招标办法8.投标厂商资格与特殊或巨额采购认定标准作业流程图：10万-100万以下招标作业流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规7100万元以上开标流程1.开标前，准备定底价数据给申请单位：100万以上开标作业，在采购组上网公告后开标前，采购组将底价单及商情分析表送申请单位。2.申请单位建议底价回，送开标主持人核定底价：采购组依国立清华大学工程、财物、劳务采购作业实施要点领标作业规定，由开标主持人于开标前核定底价。3.通知相关人员开标时间：开标前采购组通知相关人员开标之时间与地点。4.开标时相关人员到场：会计室、秘书处、申请单位、投标厂商、采购人员及开标主持人等到场。5.进行开标事宜：由主持人主持开标，500万以下由采购组组长主持开标或议比价，500万以上由总务长(5000万由校长或授权人)主持。采购组负责审查投标厂商资格，申请单位负责审查投标厂商规格，会计室及秘书处监办。6.进入底价最低标厂商：底价以内最低标为决标原则，无厂商进入底价则废标，经2次废标或流标检讨后，得视需要提高预算或重订底价，重作招标作业等流程。7.决标：故进入底价之最低标厂商，由主持人宣布决标;最低标于底价低于底价百分之80，需依公共工程委员会所颁政府采购法58条总标价低于底价百分之80案件之执行程序处理后再决标。需超底价决标则依政府采购法53条规定办理。8.订约作业：厂商缴交相关保证金并完成订约，合约由采购组会办会计室及总务长核章后用印。9.上网决标公告。1.本校开标议价/决标/流标/废标纪录2.本校采购底价单3.本校采购商情分析资料表 1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.中央机关未达公告金额采购招标办法6.政府采购公告及公报发行办法7.招标期限标准8.机关主会计及有关单位会同监办采购办法作业流程图：100万元以上开标流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规810万-100万元以下开标流程1.开标前，通知相关人员开标时间：开标前采购组通知相关人员开标之时间与地点。2.开标时相关人员到场：申请单位、投标厂商、采购人员及开标主持人等到场，会计室采书面监办。3.采购组审查资格，申请单位审查规格：采购组负责审查投标厂商资格，申请单位负责审查投标厂商规格，会计室采书面监办。4.参考厂商报价订定底价：依政府采购法46条及政府采购法施行细则54条规定办理，参考厂商报价订定底价。5.进行议比价作业：由采购组组长主持议比价。6.进入底价最低标厂商：底价以内最低标为决标原则，无厂商进入底价则废标，检讨后提高预算或重订底价，重作招标作业等流程。7.决标：故进入底价之最低标厂商，由主持人宣布决标;最低家低于底价于底价百分之80，需依公共工程委员会所颁政府采购法58条总标价低于底价百分之80案件之执行成序处理后再决标。8.订约作业：厂商缴交相关保证金并完成订约，合约由采购组会办会计室及总务长核章后用印。9.上网决标资料汇送。1.本校开标议价/决标/流标/废标纪录2.本校采购底价单1.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点2.政府采购法3.政府采购法施行细则4.电子采购作业办法5.中央机关未达公告金额采购招标办法6.政府采购公告及公报发行办法7.招标期限标准8.中央机关未达公告金额采购监办法作业流程图：10万-100万元以下开标流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规9最有利标决标采购流程1.采购申请案申请单位提出以最有利标决标并签经校长核准：依采购法第56条第3项办理采购，为公开招标最有利标方式，财物或劳务采购案件均可适用。2.编采购案号并办理采购作业：采购组依采购性质，上采购系统分类后并由该申请单位之采购承办人办理采购。3.申请单位公函报教育部：申请单位检附采购申请单、规格书等文件，函报教育部核准;若不核准，仍以公开招标最低标办理采购。4.申请单位上网遴聘外聘委员，成立评选委员及工作小组：由申请单位遴选委员5至17人成立采购评选委员会(校外委员需达3分之1) 。工作小组成员由申请单位及采购组人员担任。5.工作小组(申请单位及采购组)草拟评选须知及招标相关文件。6.申请单位召开第一次评选委员会议：订定或审定招标文件之评选项目、评审标准、评定方式及其它依法应规定之项目。7.申请单位将第一次采购评选委员会议纪录经评选委员确认。8.采购组招标作业，上网公告招标：采购组第一次采购评选委员会议纪录结论，办理招标作业，采购组作招标文件，如招标须知、契约草案等，上招标签会申请单位、会计室，总务长核章后，招标签再回到采购组，上政府电子采购网公告及刊登政府采购公报并作电子领标作业。9.投标家数(第1次3家，第2次1家)：依采购法48条规定，100万以上采购申请案，第1次开标定要有3家厂商，第2次上网招标则不受3家之限制。10.资格标开标：开标时先作资格标审查，符合资格厂商通知参加第二次采购评选委员会议。工作小组就资格审查合格厂商，采购组针对受评厂商于各评选项目所报内容是否符合招标文件规定拟具初审意见，申请单位针对受评厂商于各评选项目之差异性拟具初审意见，供第二次采购评选委员会议委员参考确认。11.采购组召开第二次采购评选委员会议：由采购组召开第二次采购评选会议并办理评选、开标等程序。12.选出最有利标厂商后决标：评选委员评选分数及计算作业后，选出最有利标厂商，宣布决标前通知会计室及秘书处监办。1.本校采购申请单2.本校开标/议价/决标/流标/废标纪录1.政府采购法第56条2.最有利标作业手册4.最有利标评选办法5.采购评选委员会组织准则6.投标厂商资格与特殊或巨额采购认定标准7.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点8.政府采购法9.政府采购法施行细则10.电子采购作业办法11.政府采购公告及公报发行办法12.招标期限标准13.机关主会计及有关单位会同监办采购办法14.机关异质采购最有利标作业须知作业流程图：最有利标决标采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规10准用最有利标决标(专业评选)采购流程1.采购申请案申请单位提出以准用最有利标决标并签经校长核准：依采购法第22条第1项第9款办理采购，为限制性招标经公开评选方式，劳务采购案件才可适用。2.编采购案号并办理采购作业：采购组依采购性质，上采购系统分类后并由该申请单位之采购承办人办理采购。3.申请单位上网遴聘外聘委员，成立评选委员及工作小组：由申请单位遴选委员5至17人成立采购评选委员会(校外委员需达3分之1) 。工作小组成员由申请单位及采购组人员担任。4.工作小组(申请单位及采购组)草拟评选须知及招标相关文件。5.申请单位召开第一次评选委员会议：订定或审定招标文件之评选项目、评审标准、评定方式及其它依法应规定之项目。6.申请单位将第一次采购评选委员会议纪录经评选委员确认。7.采购组招标作业，上网公告招标：采购组第一次采购评选委员会议纪录结论，办理招标作业，采购组作招标文件，如招标须知、契约草案等，上招标签会申请单位、会计室，总务长核章后，招标签再回到采购组，上政府电子采购网公告及刊登政府采购公报并作电子领标作业。8.投标家数(1家即可)：依采购法第22条第1项第9款办理采购，为限制性招标经公开评选方式办理招标，第1次开标不受3家之限制。但若无厂商投标，需再上网公告招标。9.资格标开标：开标时先作资格标审查，符合资格厂商通知参加第二次采购评选委员会议。工作小组就资格审查合格厂商，采购组针对受评厂商于各评选项目所报内容是否符合招标文件规定拟具初审意见，申请单位针对受评厂商于各评选项目之差异性拟具初审意见，供第二次采购评选委员会议委员参考确认。10.采购组召开第二次采购评选委员会议：由采购组召开第二次采购评选会议并办理评选、开标等程序。11.选出最优胜厂商：评选委员评选分数及计算作业后，选出最优胜厂商。12.参考最优胜厂商报价订定底价。13.议价，最优胜厂商进入底价后决标：选出最优胜厂商议价前，通知会计室及秘书处监办，最优胜厂商进入底价后决标。1.本校采购申请单2.本校限制性招标申请书(签) 3.本校采购底价单4.本校采购商情分析资料表 5.本校开标/议价/决标/流标/废标纪录1.政府采购法第56条2.最有利标作业手册4.最有利标评选办法5.采购评选委员会组织准则6.投标厂商资格与特殊或巨额采购认定标准7.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点8.政府采购法9.政府采购法施行细则10.电子采购作业办法11.政府采购公告及公报发行办法12.招标期限标准13.机关主会计及有关单位会同监办采购办法14.机关异质采购最有利标作业须知作业流程图：准用最有利标(专业评选)采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规11取最有利标精神决标采购流程1.采购申请案申请单位提出以取最有利标精神决标并签经校长核准：采购金额在未达公告金额（10万-100万）采公开取得厂商报价或企划书招标者，取最有利标精神决标(择符合需求)，申请单位提采购申请案并成立评审小组3至5人，于开标时评审厂商规格(企划书)。采购申请案经校长或授权人核准后送回采购法，办理采购事宜。2.编采购案号并办理采购作业：采购组依采购性质，上采购系统分类后并由该申请单位之采购承办人办理采购。3.招标作业及上网公告：与申请单位确认采购申请案招标相关信息:采购案之规格书内容由无违反政府采法规定，预算、履约日期、契约条款、交货时间、有无后续扩充、保固年限及确认申对及开标主持人开标时间并排定开标时间。并至政府电子采购网公告标案及作电子领标作业。4.投标家数(1家即可)：依中央机关未达公告金额采购招标办法规定简化程序，有1家厂商投标就可开标。5.采购组审查厂商资格符合送申请单位：开标时先作资格标审查，符合资格厂商送申请单位。6.申请单位开评审会议审查规格：申请单位组成校内评审小组3至5人，审查厂商投标之企划书，也就是规格审查。7.申请单位选出最优胜厂商交给采购组：评审会议中委员评审后，选出最优胜厂商交给采购组。8.采购组安排议比价，参考最优胜厂商报价订定底价。9.进入底价后决标：选出最优胜厂商议价，会计室书面监办。1.本校采购申请单2.本校择符合需求议比价申请书 3.本校采购底价单4.本校开标/议价/决标/流标/废标纪录1.中央机关未达公告金额采购监办办法2.投标厂商资格与特殊或巨额采购认定标准3.本校工程、财物、劳务采购作业实施要点4.政府采购法5.政府采购法施行细则6.电子采购作业办法7.政府采购公告及公报发行办法8.招标期限标准9.中央机关未达公告金额采购招标办法作业流程图：取最有利标精神决标采购流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规12申请免税令及输入许可申请书流程1.采购组财物采购外购案决标后，取得原厂P/I后：财物购案国外采购案于议价后，依据议价后原厂出具之Proforma Invoice填具免税明细表及免税申请书。2.填写各项输入许可文件及免税申请数据并经主管核章：采购组财物采购外购案填写各项输入许可文件及免税申请数据向财政部台北关税局或基隆关税局申请免税令；如逾美金廿万元（含）以上者，须填具输入许可申请书向经济部国贸局申请输入许可证。另若进口特殊管制物品（如：X光、辐射、动物、化学药品等）或向限制地区进口者，则须事先向各相关单位申请输入许可证，核准后始得进口。3.文书组用印并发文财政部关税局。 4.财政部关税局免税令核准函覆，采购组收执：申请免税令约需1014工作天；另各项输入许可证则视情况而定。5.报关提货：在采购组财物采购外购案进口时通关用；另外仪器复运出口维修、国外赠送品、维修零件进口均须事先申请，凭以办理免税令及输出入许可证以免造成通关提货之困扰。1.免税明细表2.免税申请书3.输入许可申请书1.教育研究用品进口办法2.关税法作业流程图：申请免税令及输入许可申请书流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规13暂借、结汇、冲转流程1.财物采购外购案，付款对象为国外原厂：财物采购外购案，请款结汇一律由采购组办理。2.采购组上请购系统，填暂借款凭单并经相关单位核章： 依国立清华大学采购申请单招标开标纪录表上之条件及价格填具结汇请款单，附国立清华大学采购申请单、开标纪录之复印件送交会计室请款。3.填暂借款凭单收执联退回采购组。4.领取借款凭款支票，开始办理结汇作业。5.采购组准备结汇及信用状等文件通知银行取件办理结汇：俟出纳组通知领取结汇支票后，通知结汇银行取件结汇。结汇付款方式依开标纪录之决议主要分为：信用状（L/C）、货到/预付票汇（D/D）、货到/预付电汇（T/T）等。6.结算结汇余额，打起运通知书：结汇后依银行结汇之文件内容缮打国外订单，寄送国外原厂或在台代理商，并建档处理，购买保险。当付款条件中，保险须由买方（本校）负担时，于结汇后须缮打起运通知书，通知保险公司取件，将运送风险减至最低。7.上请购系统填暂借款支出收回用纸并经相关单位核章。8.办理支出收回出纳组签收、会计室收帐。9.原厂交货办理验收作业：国外原厂出货，申请单位测试合格后，采购组安排验收作业。10.原厂正本发票至，填具支出凭证及转正清单经相关单位核章：收到国外原厂之正本发票，采购组上请购系统，填具支出凭证及转正清单经相关单位核章。11.冲转核销：核章后之支出凭证、转正清单转正清单、验收纪录及国外原厂之正本发票等资料送至会计室冲转核销。 1.国外汇款申请书2.ORDER3.本校暂借款凭单4.起运通知书5.本校暂借款支出收回用纸6.信用状申请书7.本校支凭证粘存单(转正)8.本校转正报销清单1.贸易法2.贸易法施行细则3.国贸条规作业流程图：暂借、结汇、冲转流程承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规14报关提货作业1.财物采购外购案，国外原厂出货。2.货到机场或港口通运公司通知采购组。3.准备通关文件(委任书及免税令等)给报关行报关：国外出货后，采购组接获到货通知即备妥免税令、输入许可证、国外发票、装箱单、提单、委任书等，若有需要另备用途说明书。4.报关行通关完成：委托报关行办理通关事宜，从海关提领送货。5.报关行送货至申请单位：通知采购组送货时间，以便联系申请单位。6.申请单位点收及安装。7.测试合格采购组办理验收。8.采购组汇整报关单据(进出口报单)核销：所需费用由报关行统一汇整送采购组办理报关运杂费之付款事宜。备注：若有仪器拟待送出口维修，经使用单位提出申请，由使用单位填具出口发票等文件并将货品装箱打包后，采购组即准备出口文件，委托报关行安排运送出口，并将所需之运杂费单据交由采购组办理付款事宜。1.个人/长期委任书2.免税令3.输入许可证4.具结书5.进出口发票6.提单1.关税法作业流程图：报关提货作业承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规15利用集中采购共同供应契约1.利用集中采购之采购申请并经单位主管核章：采购金额10万(含)元以下者，若所买财物属集中采购项目之物品，应依政府采购法相关子法-共同供应契约实施办法规定购买。2.集中采购电子下订订购程序：(1)10万(含)元以下集中采购电子下订订购程序：至本校采购组网页点选集中采购，填具共同供应契约请购单，连结至行政院公共工程委员会共同供应契约电子采购系统网页，依据清华大学使用共同供应契约电子采购系统代码表（详采购组集中采购网页所提供之各单位代码）进入作业，请依照本校集中采购请购单作业流程制作并打印书面共同供应契约采购请购单。请购单位主管于共同供应契约采购请购单核准后，影印一份订购单送交处、院、室、馆中心代为下订，申请单位自行核销。(2)10万元以上且非图书之集中采购电子下订订购程序：请购单位除依10万(含)元以下集中采购电子下订订购程序，填具共同供应契约采购请购单外，尚需至采购系统填写采购申请单，会采购组、保管组（水电安全性评估加会营缮组、事务性财物请加会环安中心做绿色采购认定）、会计室审查、总务长核章后并经校长或其授权人核准后，交由采购组办理电子下订，采购组核销。(另图书订购利用共同供应契约订购者，仍由图书馆自行下订)1.共同供应契约采购请购单2.本校采购申请单 1.共同供应契约实施办法2.中央机关共同供应契约集中采购实施要点 作业流程图：利用集中采购共同供应契约承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规16不利用集中采购共同供应契约1.填不利用共同供应契约申请表经主管签章：不利用共同供应契约需有正当理由，本校申请单位若有正当理由可不利用共同供应契约，先填写不利用共同供应契约申请书，经主管核准且签准，在采购组网页之集中采购中有相关讯息供参考。(网址)由各单位主管审核不利用共同供应契约之正当理由：(1)规格不符（请详述理由）(2)价格较便宜(须附估价单或报价单)(3)旧合约到期而新合约尚未订定(通常是集中采购合约到期)(4)已另行公开办理招标2.采购组备查会办及核章。3.采购组影印不利用共同供应契约申请书。4.退还正本不利用共同供应契约申请书表回申请单位。5.次月汇整不利用共同供应契约申请书复印件数据。6.发函立约机关:发函台湾银行采购部备查。备注：1.集中采购项目若属数量（或总金额）未达契约最低限制，采购组会签学校核准后通案发文报备数量（或总金额）未达契约最低限制之采购案不利用，请购单位可自行采购，毋须签不利用共同供应契约，以提高本校行政效率。2.不利用集中采购项目超过10万元，仍需由采购组办理，除依规定填写不利用共同供应契约申请书，经签准后由采购组发函通知立约机关外，采购组仍依本校采购金额10万元以上之财物及劳务采购程序办理采购作业。1.本校不利用共同供应契约申请书1.共同供应契约实施办法第6条第2项作业流程图：不利用集中采购共同供应契约承办单位:总务处采购组项次业务名称作业内容相关表格相关法规17100万元以上财务采购验收流程1.申请单位履约管理，确认厂商履约完成后，通知采购组：财物采购100万以上之采购申请案，厂商交货、安装且经申请单位测试完成后，通知采购组办理验收程序。2.采购组准备验收相关资料：确认采购申请案有无违约，延迟交货，须罚款，验收后有无保固保证金等之验收相关事宜。3.通知申请单位至财产系统新增财产增加单后回采