办公区管理办法(1).docx

QB/Z中东福万家超市有限公司企业标准QB/Z-××-2010办公区管理办法文件编号： 生效日期：受控编号：密级：秘密版次：Ver0.0修改状态：总页数正文附录编制：审核：批准：吉林省中东福万家超市有限公司(内部资料,注意保密)文件修改控制修改记录编号修改状态修改页码及条款修改人审核人批准人修改日期23目 录1. 目的2. 适用范围3. 术语或缩略语4. 职责5. 要求标准6. 会客7. 用餐8. 罚则9. 附则 1.目的为维护福万家超市办公区肃静、整洁，保持正常的办公秩序，使员工养成高效、严谨、规范的办公行为，根据员工手册特制定本办法。2.适用范围适用于在福万家超市办公区办公的所有人员，及来福万家办事的内部员工与外来人员的管理。3.术语或缩略语无4.职责4.1人事行政部负责办公区要求标准的统一管理工作；4.2各单位、各部门负责人为所辖范围（人员、地域）的第一责任人；4.3每位员工都有对违反员工手册、办公区管理办法的行为进行指正、批评、报告的责任。5.要求标准5.1办公时间进入办公区标准5.1.1本办公区办公人员凭胸卡、工装、司徽齐全，符合标准进入办公区，员工标准仪容仪表、着装规范详见工装管理制度；5.1.2非在此处办公的福万家内员工有胸卡、穿着工装二者之一即可进入办公区；5.1.3新入职员工凭入职会签单，办理离职手续员工凭离职通知单方可进入办公区；5.1.4不佩戴胸卡或司徽者，视同外来人员，按会客要求在接待室办理公务，或经本部门主管领导确认是内部员工后，方可进入办公区；5.1.5因怀孕、身体病变等需要特殊着装者，经本部门领导同意到人事行政部备案。5.2办公时间不准听音乐；进入办公区内手机调至振动状态；5.3办公区域内不准私自动用他人物品；5.4离开本人座位半小时向主管领导报告；5.5办公区域内不准三人以上拉横排行走，不许勾肩搭背，走路不许有高跟鞋咔咔等特殊的响声；5.6四人以上研讨问题超过十分钟，不能影响十米以外的人办公，保持办公场所肃静；5.7办公区内禁止一切娱乐活动、嬉戏、打闹喧哗，所有办公电脑内不得存储游戏软件；午休时可至员工休息室、接待室休息或进行文体活动；5.8办公区靠窗一面早8点至下午5点除特殊天气之外不允许开灯，午休及下班后，员工离开办公岛做到人走灯灭，做到节约用电，避免不必要的浪费（如卫生间有窗，除特殊阴雨天气之外要求白天不允许开灯）；5.9办公用品按要求摆放，标准摆放如图所示（见附则五）。5.10员工上班、下班要进行指纹打卡。如漏打卡要填写OA考勤审批单，迟到早退者按考勤管理制度进行处罚。5.11电话接听：电话铃响三声内接听：“您好，中东福万家超市”接听电话应面带微笑，态度和蔼。同事不在时应主动接听电话，电话对方要找之人不在，礼貌说明情况，如需转告，准确记录，及时转告相关者。工作时间严禁公话私用，接听私人电话不得超过3分钟。通话音量、语调要放低，不能影响他人的正常工作。5.12员工要对办公区的紧急疏散通道充分了解，以备意外发生时可引导外来人员及个人进行顺利逃生。5.13福万家所有员工不得使用公司印制的一次性纸杯，只有在接待外来客人时才可到人事行政部统一按需领取。5.14由于总部办公区属于开放式办公，财务部属于重要经济部门，故此其他部门员工无正常业务时不得穿越财务部。5.15所有员工要爱惜公司资产，如有损坏，责任人要进行照价赔偿。6.会客6.1前台接待人员要主动问候来访者，主动为其登记；6.2外来人员进入办公区的条件是6.2.1副总裁以上人员的客人经领导本人同意，由前台接待人员引领至本人办公室或指定地点；6.2.2来福万家检查指导工作的政府工作人员，由相应部门人员引领进入办公区；6.2.3来福万家沟通业务的重要客户，经相关部门提前半天预约登记后，由相应部门人员引领进入办公区。6.3来访人员经登记后，由前台接待人员指引到接待室，并迅速电话通知相关人员到洽谈室会客。6.4会见重要客人（如政府领导、主要业务伙伴）可填写接待会签单。由人事行政部协调相关人员进行相应的准备，并接待来访客人。7.用餐7.1办公时间在办公区内不准吃零食，非办公时间不能吃气味浓烈的食品(如包子、方便面等)以保证办公区没有异味；7.2午间值班人员可11点就餐，11：30准时到岗值班；7.3福万家办公区工作人员（除午间值班人员）一律在11:30后到员工休息室就餐。就餐后将餐具按序摆放整齐，不准随意丢放。8.罚则8.1违反以上规定，由人事行政部填写罚款通知单，通知该部门负责人及人事行政部，对相关人员进行罚款处理，接到罚款通知单一日内将罚金交到财务部，逾期不交者由人事行政部直接从工资中双倍扣除；8.2不着工装（含与非制服类混穿），胸卡、司徽佩戴不符合要求者，处以50元罚款；8.3未经部门领导同意而提前就餐者罚款50元；8.4按照值班表的排班，未准时到岗者，罚款50元；8.5不听工作人员劝阻，强行引领外来人员进入办公区，不按要求在指定地点接待客人，罚款50元；8.6休息、下班无人时，未做到人走灯灭，一盏灯罚款10元，电脑主机、显示器未关要做处罚由所在区的部门领导承担。9.附则9.1本制度由人事行政部起草并负责解释；9.2本制度中罚则部分不排除其它制度约束；9.3本制度自颁布之日起生效。9.4办公用品的摆放要求（如图所示为标准）