综合管理部 行政管理工作培训课件.pptx
行政管理工作培训,综合管理部,行政管理工作培训,一、公文种类 二、公文格式 三、行文规范 四、公文起草的基本要求 五、集团公司制度变更后公文、督办管理培训,公文写作规范,行政管理工作培训,公司公文，是公司在管理过程中形成的具有法定效力和体式规范的公务文书，是依法开展生产经营管理和对外公务活动的重要工具。,公文写作规范,一、公文种类,行政管理工作培训,公文写作规范,中国共产党机关公文处理条例规定，党的机关使用的文种为14个，即：决议、决定、指示、意见、通知、通报、公报、报告、请示、批复、条例、规定、函、会议纪要。 国家行政机关公文处理办法规定国家行政机关使用的主要种有13个，即决定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要、命令（令）、公告、通告和议案。 有些文种对我们是不适用的。,行政管理工作培训,公文写作规范,集团公司常用公文有10种：,决定、通告、意见、通知、通报、报告、请示、批复、会议纪要、函（复函）,行政管理工作培训,公文写作规范,（一）决定。适用于对重要事项或重大行动做出的安排部署，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销所属单位不适当的决定事项。,（二）通告。适用于在一定范围内公布应当遵守或者周知的事项。,行政管理工作培训,公文写作规范,（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。,（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或和告知重要情况。,行政管理工作培训,公文写作规范,（三）意见。适用于对重要问题提出见解和处理办法。,（四）通报。适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或和告知重要情况。,行政管理工作培训,公文写作规范,（五）请示。适用于集团公司向上级机关或各职能部门、所属单位向集团公司请求指示、批准。 在使用“请示”文种中存在的问题，主要是文种选用不当，请示问题用“报告”文种，（甚至还经常出现“关于的请示报告”，这是一个常识性的错误，“请示”和“报告”是两个文种）。,行政管理工作培训,公文写作规范,“请示” 使用的原则是：一文一事，不应当一件请示中涉及多个问题；也不应当在非请示公文中夹带请示事项或越级请示；请示事项涉及其他部门业务范围时，应当经过协商并取得一致意见后上报，未能取得一致意见时，应当在请示中写明; 请示件要送上级机关的秘书部门按程序办理，除非领导同志有特殊交代，一般不要直送领导者个人。,行政管理工作培训,公文写作规范,“请示”的标题：由发文机关、事由、文种三部分组成。例如：宁夏宝丰能源集团有限公司关于的请示。 “请示”的正文：一般由请示理由（问题）和请示事项两部分组成。 “请示”的结尾：一般用“妥否，请批示”、 “妥否，请批复”、“以上请示，请予审批”等之类的结束语。,行政管理工作培训,公文写作规范,（六）批复。适用于及集团公司答复各职能部门、所属各公司的请示事项。结语一般用“特此批复”、“此复”等。,行政管理工作培训,公文写作规范,（七）报告。适用于向上级机关或其他行业管理部门汇报工作，反映情况，提出意见或者建议，回复上级部门的询问。 比如，半年或年终各部门、各单位形成的工作总结，按正式文件上报时，应以“关于呈报上半年工作总结的报告”的正式文件上报（套文头、文号）。,行政管理工作培训,公文写作规范,有的直接以“关于上半年工作总结”形成正式文件（套文头、文号），是错误的，必须要纠正过来。因为“总结”不是一个文种。还有一种情况，领导在一些重要会议上报作的工作报告，这个“报告”和公文中作为一个文种的“报告”是两回事。 “汇报”不能代替”报告”，汇报不是公文文种。,行政管理工作培训,公文写作规范,报告中不得夹带请示事项。比如，有的报告在汇报了前段工作情况后，又向上级提出了需要解决的问题。这是不正确的。上级机关收到报告后，一般按传阅件处理，呈领导阅知。报告中夹带请示事项，很容易误事。 报告中可以提出工作建议，但不得把建议写成请示。建议只是提醒上级领导机关注意某一方面的情况，对某一方面情况予以关注和考虑，而不要求领导对这些问题进行答复；而“请示”则是本单位定不了、不好定，要求上级给予答复的。,行政管理工作培训,公文写作规范,“报告”的结构没有固定格式，一般分项将所要汇报的情况分析阐述清楚。结语一般用“特此报告”、 “请审阅”等，或不写。,行政管理工作培训,公文写作规范,（八）通知。通知的适用范围很广，无论是行为主体、行为对象还是内容都是如此。可用于发布规章制度、任免干部、传达上级的批示、转发上级机关和不相隶属机关的公文、批转下级机关的公文、发布要求下级机关办理和有关单位共同执行或周知的事项，等等。,行政管理工作培训,公文写作规范,（九）函（复函）。适用于不相隶属部门、单位之间商洽工作、询问和答复问题、请求批准和答复审批事项。 “函”,是企业应用较多的一个文种，比较简单，写作中要做到语言平和，文字精炼准确，一函一事。结尾语一般用“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。,行政管理工作培训,公文写作规范,（十）会议纪要。撰写会议纪要应当注意这样几个方面：（1）要忠实于会议主旨，客观地反映会议内容，包括存在的不同观点和问题。（2）围绕中心，突出主题，抓住要点。会议纪要应加以综合归纳，删繁就简，概括提炼出主要精神，记下议定的事项，以使人一目了然。（3）观点要鲜明，语言要简练，记述要有条理。,行政管理工作培训,公文写作规范,公文按行文去向分为： （一）上行文。适用于向上级部门、组织、机构等汇报、反映、请示工作，常用“请示”、 “报告”和“意见”等。请求需答复的事项，必须用“请示”；汇报无需上级答复的事项，应用“报告”；回复对一般问题、事情的看法，可用“意见”。 （二）平行文。适用于向平行单位请求协助处理有关事务的文体，常用“函（复函）”，可用“意见”。 （三）下行文。适用于集团公司向各部门、所属单位发文，可用“意见”“通知”“通报”“批复”等。,行政管理工作培训,公文写作规范,二、公文格式,行政管理工作培训,公文写作规范,公文用纸。一般采用国际标准A4型（规格210mm297mm），左侧装订，采用骑马订，无法用骑马订时采用平订。,公文排版。一律从左向右横排，版心为156mm225mm（不含页码），一般每页排22行，每行排28个字。,行政管理工作培训,公文写作规范,在Word系统中页面设置为：上白边（天头）3.5cm 0.1cm；下白边（地脚）3.0cm 0.1cm ；左白边（订口）2.7cm 0.1cm ；右白边（切口）2.7cm 0.1cm ，正文用3号仿宋字体行间距为29磅。 页码采用4号半角白正体（Times New Roman）阿拉伯数字，左右各放一条4号一字线，置于版心下边缘之下一行，居中置放。,行政管理工作培训,公文写作规范,公文划分为眉首（文头）、主体、版记（文尾）三大组成部分。公文首面红色反线（含）以上部分统称眉首（文头），包括份号、密级和保密期限、紧急程度、发文单位标志、发文字号、签发人；红色反线以下至抄送单位（不含）的部分统称主体，包括标题、主送单位、正文、附件说明、发文单位署名、成文日期、印章、附件、附注；抄送单位（含）以下部分统称版记（文尾），包括抄送单位、印发机关和印发日期等。,行政管理工作培训,公文写作规范,（一）份号。公文印制份数的顺序号。涉密公文应当标注份号（编号），用6位阿拉伯数字顶格标注在版心左上角第1行。,行政管理工作培训,公文写作规范,（二）紧急程度。公文送达和办理的时限要求。分为4个等级：特提要求1天之内完成交办事项；特急要求3天之内完成交办的事项；加急要求5天之内完成交办的事项；平急要求10天之内完成交办的事项。如需同时标识秘密等级与紧急程度，秘密等级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。,行政管理工作培训,公文写作规范,（三）发文机关标志。由发文机关全称或者规范化简称加“文件”二字组成（如，宁夏宝丰能源集团股份有限公司文件），也可以使用发文单位全称或者规范化简称。字体为金光红色小标宋体，居中排布，字号由发文机关以醒目美观为原则。,行政管理工作培训,公文写作规范,（四）发文字号。由发文机关代字、年份、发文顺序号组成。位于发文机关标识，居中排布。年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001），不加“第”字。,行政管理工作培训,公文写作规范,（五）签发人。上报公文必须标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居左空1个字，签发人姓名居右空1个字；“签发人”三字用3号仿宋体字，“签发人”后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。向上级机关的请示，必须附注联系人姓名、联系电话等信息。,行政管理工作培训,公文写作规范,（六）公文标题。由发文机关名称、公文主要内容、公文种类组成。标题置于红色横线下空1行位置，用2号小标宋体字，一行或多行居中排布；多行标题排列为正宝塔、倒宝塔或菱形，不采用上下长度一样的长方形和上下长、中间短的沙漏形；每行词意完整，长度适宜，行间距适当；文字力求简短扼要，一般不用标点符号，但标题中的法规名称要加书名号；多个名称之间用空格分开，换行时省略。副标题用3号楷体，其中人名，两个字的中间加开2个字间距，三个字的中间加开1个字间距。,行政管理工作培训,公文写作规范,（七）主送机关。公文的主要受理机关，可以用全称，也可以用规范化的简称。标题下空1行，左侧顶格标注，回行时仍顶格，最后一个主送机关后标全角冒号。如主送机关名称过多而使公文首面不能显示正文时，应将主送机关移至版记中的主题词之下、抄送之上，标识方法同抄送机关。,行政管理工作培训,公文写作规范,（八）正文。公文的主体，用来表述公文的内容。自主送机关名称下1行开始，每自然段左空2字（首行缩进2个字。一般单字不成行。标点采用规范全身标点。未作特殊要求图文颜色均为黑色。,行政管理工作培训,公文写作规范,（九）附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2个字用3号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数字排序（如“附件：1.”）,附件名称后不加标点符号，每一附件名称另起一行，与首个附件名称对齐排列。附件应与正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件”，有序号时同时标识序号，后不加冒号；附件的序号和名称前后标识应一致。如附件与公文正文不能一起装订，应在附件左上角第1行顶格标识公文的发文字号并在其后标识附件(或带序号)。,行政管理工作培训,公文写作规范,（十）发文署名和成文日期。正文下空两行落款发文机关名称，再下空一行书写成文日期用数字将年、月、日标全（如2015年6月15日）。 发文机关长，发文机关右空2个字，成文日期相对发文机关居中；成文日期长，成文日期右空4个字,发文机关相对成文日期居中。,行政管理工作培训,公文写作规范,（十一）印章。公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文时间，印章用红色。落款用领导同志签名章的，应在签名印章前面注上该领导的职务。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，使印章与正文同处一面，不得采取标识“此页无正文”的方法解决。有特定发文机关标志的普发性公文可以不加盖印章。,行政管理工作培训,公文写作规范,（十二）附注。公文如有需要说明的事项，用3号仿宋体字，居左空2个字加圆括号标识的成文日期下的适当位置。,（十三）抄送机关。除主送机关外需要执行或者知晓公文内容的其他机关，应当使用机关全称、规范化简称或者同类型机关统称。左空1字用4号仿宋体字“抄送”二字，后标全角冒号；抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐；在最后一个抄送机关后标句号。,行政管理工作培训,公文写作规范,（十四）印发机关和印发时间。用4号仿宋字体，位于抄送机关下一行。印发机关左空一字；印发时间右空1字，用阿拉伯数字标识。,行政管理工作培训,公文写作规范,注意: 版记应置于公文最后一面，版记的最后一个要素置于最后一行。版记中各部分之间均用与版心等长的反线隔开。如果附件是被转发的公文，该公文后面也有版记，此时被转发公文的版记不能代替转发公文的版记，还应标识自己的版记。,行政管理工作培训,公文写作规范,三、行文规则,行政管理工作培训,公文写作规范,（一）行文应当确有必要，讲求实效，注重针对性和可操作性。凡是不行文可解决的问题，坚决不行文；凡能统盘解决的，不零星行文；能不转发的就不转发，确需转发的，应结合实际，提出贯彻意见，不得照抄照转。,行政管理工作培训,公文写作规范,（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。一般不得越级行文，如因紧急、特殊情况必须越级行文的，应当同时抄送被越过的机关。,行政管理工作培训,公文写作规范,（三）对外行文应当遵循以下规则： 1.向上级机关请示、报告重大事项，原则上主送一个上级机关，根据需要同时抄送相关上级机关和同级机关，不抄送下级机关。请示应当一文一事。不得在报告等非请示性公文中夹带请示事项。,行政管理工作培训,公文写作规范,2.集团公司各职能部门、所属单位的请示、报告事项，如需以集团公司名义向上级机关请示、报告的，应当提出倾向性意见后上报，不得以原文转报上级机关。,3.集团公司各部门、所属单位无权以集团公司名义对外发文，涉及对外事务需要以集团公司名义发文，提交集团公司办公室按流程办理。,行政管理工作培训,公文写作规范,(五)内部行文应遵循以下规则：,1.涉及多个部门职权范围内的事务，部门之间未协商一致的，不得以集团公司名义向下行文；擅自行文的，集团公司应当责令其纠正或者撤销。,行政管理工作培训,公文写作规范,2.除集团公司领导直接交办的事项外，职能部门、所属单位不得以本单位（部门）名义直接向集团公司主要领导报送公文，不得以本单位（部门）负责人名义向集团公司报送公文。,行政管理工作培训,公文写作规范,3.职能部门不得将分管单位报送的文件直接转发（或加签）给集团公司领导，必须在对文件整理后以本部门名义，提交集团公司办公室按程序办理。,4.集团公司各部门、各单位之间，在职权范围内可相互行文。集团公司各部（室），在职责范围内，也可以根据集团公司授权答复所属各单位有关业务问题。,行政管理工作培训,公文写作规范,5.各职能部门、所属单位行文要明确发文范围，不得随意扩大发文范围。各生产单位向归口职能部门或其它相关职能部门发送的文件，不得发送给与文件内容无关的职能部门，更不得直接向集团公司领导报送。煤炭公司、化工建设部等业务主管部门向各分管单位安排布置工作的文件，仅发送给各自分管单位，如有必要可抄送至集团公司分管领导。,行政管理工作培训,公文写作规范,四、公文起草的基本要求,行政管理工作培训,公文写作规范,1符合国家法律法规政策及公司其他有关规定。一切从实际出发，分析问题实事求是，深入调查研究，充分进行论证，广泛听取意见，所提措施和办法切实可行，完整准确体现发文意图。,2根据行文目的、发文单位的职权和与主送单位的关系确定正确文种。内容简洁，主题突出，观点鲜明，结构严谨，条理清楚，表述准确，文字精炼，格式规范。,行政管理工作培训,公文写作规范,3公文涉及其他单位、部门职权范围内的事项，起草单位必须征求相关单位、部门意见，力求达成一致。,4人名、地名、时间、数字、引文准确。引用公文应当先引标题，后引发文字号；引用外文应当注明中文含义；日期应当写明具体的年、月、日；应当使用国家法定计量单位。,行政管理工作培训,公文写作规范,5结构层次序数，第一层为“一”，小标题一般用三号黑体；第二层为“（一）”，小标题一般用三号加粗楷体；第三层为“1.”，第四层为“（1）”，小标题视情况可用加粗仿宋体。,6文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。,7公文中的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字。,行政管理工作培训,公文写作规范,五、公文、督办管理专题培训 制度变更,行政管理工作培训,公文写作规范,现行的管理制度为： 关于印发的通知 （宁宝能发 2016292号 ）,行政管理工作培训,公文写作规范,一、公文管理制度变更 （一）2.2.1，“3号仿宋字体”改为“3号仿宋GB2312（以下简称仿宋）字体”。(两种字体有区别) （二）2.2.2.7，增加“公文标题用2号方正小标宋简体字，行间距32磅”。 （三）2.2.3，增加“版记用4号仿宋字体，行间距23磅，左右各空1个字。”,行政管理工作培训,公文写作规范,（四）2.2.2.10，公文“附件”二字由仿宋GB2312字体变更为黑体。 （五）2.4.1，根据实际发文流程，将原条款“草拟、审核、会签、签发、复核、编号、登记、校对、用印、分发、立卷、归档”修改为“草拟、审核、复核、会签、签发、编号、登记、校对、用印、封发、立卷、归档”。,行政管理工作培训,公文写作规范,（六）2.4.5，各单位、各部门向公司书面请示、报告有关事项时,必须规范使用内部材料报批单，逐级审批上报。所附请示、报告需以本单位、部门正式文件提报。 （七）2.4.6，各单位、各部门以公司名义向外单位报送无需加盖公章的资料、报表时，必须使用外部材料报批单，逐级审批上报。,行政管理工作培训,公文写作规范,（八）将主送单位“各矿、厂、公司，各部门”修改为“各单位、各部门”。 （九）将收文登记表“编号”改为“文件来源” （十）新增表单 内部材料（报表）报批单 对外材料（报表）报批单,行政管理工作培训,公文写作规范,二、督办管理制度变更 （一）对督办内容结合实际进行了细化完善 A级督办事项 1.上级党委、政府部门和宝丰集团来文、来电及会议交办的重要事项。 2.重大会议精神、决策的贯彻情况。,行政管理工作培训,公文写作规范,3.宝丰集团下发的整改通知及相关考核执行情况。 4.公司总裁办公会议、生产建设月度例会及总裁召开的其它专题会议的重要决议及安排的重点工作。 5.宝丰能源领导交办、批办的其它重要事项。 A级督办事项主责督办部门为集团办公室督办各厂综合办公室,行政管理工作培训,公文写作规范,B级督办事项 1.各职能部门组织召开的公司其它会议重要决议、工作安排以及分管领导临时安排事项。 2.宝丰集团批复同意的整改报告中涉及的后续整改事项。 B级督办事项主责督办部门为各职能部门 督办各厂职能部门,行政管理工作培训,公文写作规范,（二）2.2.1.2，督办事项分类由原来的“安全、环保、装备、生产技术、质量、建设、经营、人资（含企业文化）、行政后勤管理”改为“安全、环保、质量、生产技术、建设、经营、人资（含企业文化）、行政管理及后勤服务工作” 。,行政管理工作培训,公文写作规范,（三）2.2.3，增加“承办单位（部门）应及时以口头回复或填报督办回执单形式按照规定时间或预计完成时限向督办部门反馈督办事项的完成情况”。,行政管理工作培训,公文写作规范,（四）2.3.1，“各业务归口督办及承办单位（部门）须设置一名专（兼）职督办人员，各单位（部门）负责人及专（兼）职督办人员负责履行本单位（部门）以上督办管理工作相关职责”改为“各业务归口督办及承办单位（部门）综合管理部部长（综合办公室主任）或经营管理部部长为第一督办责任人，同时须设置一名专（兼）职督办人员，,行政管理工作培训,公文写作规范,各单位（部门）负责人、综合管理部部长（综合办公室主任）或经营管理部部长及专（兼）职督办人员负责履行本单位（部门）以上督办管理工作相关职责。各单位（部门）综合管理部部长（综合办公室主任）或经营管理部部长对督办事项具有立项、交办（承办）督办及反馈审核责任。”。,行政管理工作培训,公文写作规范,五、公文、督办管理工作常见问题分析 （一）文件格式类问题 1.公文字体使用错误的问题 (1)仿宋GB2312与仿宋字体； (2)方正小标宋简体与方正大标宋简体； (3)楷体GB2312与楷体字体； 2.文件页码规范插入问题,行政管理工作培训,公文写作规范,3.文件页边距设置问题 3.5、3、2.7、2.7。 4.各单位尤其职能部门发文件无签发人的问题 （二）文件内容问题 1.公文使用自动编号的问题 2.文件中引用其它文件时，只写文号不写文件名的问题。,行政管理工作培训,公文写作规范,（三）文件流转问题 1.公文发起不杀毒，带毒流转的问题 2.文件下发后，各单位部分人员随意终止公文、影响公文正常流转的问题。 3.文件的盯催问题。,行政管理工作培训,公文写作规范,（四）督办类问题 1.各单位督办台账的规范建立问题。 2.督办事项回复不及时的问题。 3.重视程度不够的问题。,行政管理工作培训,
