SEAS75产品技术方案白皮书.docx

河北省通信公司项目建议书 东软综合档案管理系统Neusoft SEAS7.5技术方案第 1 页 共 32 页NEUSOFT SEAS7.5东软综合档案管理系统技术方案目 录一应用背景21.1 信息技术的发展对档案的影响21.2电子档案管理的目标21.3 电子档案管理系统解决的问题1二产品概述22.1 逻辑构架22.2 硬件部署42.3系统特点6三系统功能介绍103.1 信息收集103.2管理保存143.3信息利用183.4业务维护193.5系统设置203.6安全设计21四选配功能244.1全文检索组件244.2 OCR组件254.3流媒体服务组件254.4安全策略管理274.5工作流引擎27五解决方案295.1档案馆解决方案295.2企事业单位解决方案30六典型用户31七东软介绍347.1东软集团简介347.2参与国家标准制定35八荣誉资质36九联系方式42 -第2页-技术方案一应用背景1.1 信息技术的发展对档案的影响20世纪90年代以来，以信息技术应用为核心的信息化浪潮席卷全球，已成为世界新经济发展的强大推动力，成为当代最先进、最活跃的生产力。在信息技术迅猛发展的浪潮下，企、事业单位加大力度开展信息化建设，力图通过信息技术改造来提升传统产业，以信息化带动工业化和现代化。随着信息技术的发展和企、事业单位信息化建设的逐步深入，给档案管理带来了巨大的挑战。面对通讯、网络、多媒体、存储等信息技术的快速发展，如何充分利用信息化技术，加快档案信息化建设，更快、更好的提供服务是摆在我们面前的紧迫任务。1.2电子档案管理的目标知识资源管理是未来企、事业单位信息管理的重要组成部分，也是企业信息管理的基础，是未来的发展趋势和发展方向。档案是一个单位知识资源的核心部分，也是知识资源管理中最基础部分。档案作为重要的信息资源，大量凝结了组织发展过程中获得的认识、体会、经验和教训，是承载组织记忆及知识的重要容器，其间蕴涵了大量知识财产。因此做好电子档案的管理，对于企、事业单位来说尤为重要。结合先进的信息化技术，改变传统的重保管、轻利用的观念，充分发挥电子档案的价值，使其成为领导决策的依据，为员工学习掌握岗位工作知识提供途径，成为新产品研究中的重要参考资料。1.3 电子档案管理系统解决的问题1 适应对电子文件的管理：电子档案管理模式下管理和利用的对象为电子文件，电子文件具有文件与载体分离、易更改、依赖应用环境等特性，这与传统的实物档案管理存在很大的不同。电子档案管理系统要能够实现对实体档案和电子档案的有效管理，同时应根据用户单位的特点，结合电子文件管理的相关标准和理论，积极探索对电子文件的长期保存及完整性、真实性方面的研究。2实现档案业务的全面管理：提供信息收集、整理、归档、统计、编研、鉴定、销毁、检索、借阅、库房管理等档案业务功能，实现对档案信息的全过程的高效管理。3实现档案信息的共享和利用：对电子档案信息进行有效组织，充分利用网络优势，在确保信息安全的同时，使企业员工可以在局域网或互联网上方便快捷的获取到档案信息资源。4实现文档一体化管理：与企、事业单位中已建立的办公自动化（OA）、管理信息系统（MIS）、企业资源计划（ERP）等业务系统进行无缝的衔接。通过有效的技术手段，使业务系统中产生的有价值的电子文件能够自动、完整、规范的归档到电子档案管理系统中。充分利用企、事业单位中的信息资源，减少人工操作，提高工作效率。二产品概述2.1 逻辑构架1系统支撑层：是系统运行的底层支撑平台，它为保证系统正常运行提供了最佳保障。系统支撑层由网络、服务器、存储、系统软件组成。网络：为系统提供信息传输平台。服务器：为系统提供信息处理平台。存储：为系统数据提供存储平台。系统软件：为硬件设备和应用系统提供软件支持。2资源层：是整体系统的数据资源层，为上层提供数据源。其组成包含档案管理系统的应用数据、电子文件、用户信息以及存在于业务系统中的数据。上层可以通过各种访问协议（如：JDBC、FTP、LDAP）获取存储在数据库或磁盘上的数据。业务系统（如：OA、MIS等）可以通过系统提供的应用程序接口进行数据的归档、查询、单点登录及界面整合，实现档案管理系统和业务系统的集成。3基础应用层：提供系统基础的应用功能，为业务应用提供支撑。其组成包括记录管理、电子文件管理、存储管理、消息管理、任务管理等。4业务应用层：实现所有的档案管理业务逻辑。包括了档案的所有业务功能，包含信息的收集、整理、归档、管理、保管、利用等。5展示层：是系统展示给用户的图形界面，用户使用笔记本电脑、工作站、PDA、智能手机等设备，通过浏览器访问应用系统。 2.2 硬件部署东软综合档案管理系统的正常运行基于一定的网络和硬件环境，主要负责档案信息的收集、存储、备份以及输出利用等，用户可根据本单位的实际情况选择配备。2.2.1 输入/输出设备1） 高速扫描仪：用于普通幅面文件、档案（B5、A4、A3等幅面）的扫描录入。2） 工程扫描仪：用于大幅面图纸(A0幅面)的扫描输入。3） 数码相机：用于实体档案拍照、数码照片的录入。4） 普通打印机：用于档案目录的打印输出。5） 绘图仪：用于大幅面图纸的打印输出。6） 光盘刻录机：用于电子档案的刻录、存储及备份。2.2.2存储、备份设备1) 磁盘阵列：大容量、安全性高的专业存储设备，可以解决大数据量的存储问题。2) 磁带机：用于电子档案数据的脱机备份。2.2.3服务器提供档案管理系统的WEB应用服务、流媒体服务、数据存储等。这些服务既可以集中在一台高性能服务器上也可以分别部署在独立的服务器上，同时WEB应用服务器可以采用集群技术分担到两个或多个服务器上，以提高性能。建议将WEB应用服务、流媒体服务和数据库使用独立的服务器部署。服务器硬件配置如下：CUP：双核CPU主频2.0GHz以上内存：2G以上网卡：千兆网卡硬盘：空间足够大（结合存储数据量考虑）。2.2.4 PC机需根据实际情况，配置若干用于档案数据的录入、输出、查询、利用的终端办公电脑。建议硬件配置如下：CUP：P4 主频2.0GHz以上内存：1G以上2.2.5操作系统及数据库1） 服务器端：操作系统：Windows 2000/2003 Server；Linux数据库：Microsoft Sql Server2000 /2005；Oracle 9i/10G中间件：Tomcat 4.1/5.2；Weblogic 9/102） 客户端： 操作系统：Windows XP/2003/7浏览器：Internet Explorer 6.0/7.0/8.02.3系统特点 东软综合档案管理系统为用户提供了一个安全、灵活、高效的“档案管理平台”。系统提供了安全控制功能对权限、数据和用户进行控制，以确保系统的“数据安全”。信息采集、档案管理和信息利用实现了档案管理过程中的所有业务功能，同时用户通过业务管理功能可以对文档库结构和功能模块进行“灵活配置”。另外系统可与全文检索、OCR、流媒体、工作流引擎等服务组件进行集成。用户可以在东软综合档案管理系统平台上建立起适合本单位的电子档案管理系统。系统适用于：（1）综合档案室：对企、事业、各级政府本单位的综合档案进行管理。（2）综合档案馆：各级档案馆，接收并管理所属立档单位的档案。（3）集团式管理：集团单位对分布在不同地点的下级单位进行集团化的档案管理，结合集团的实际情况，可以采用集中式或分布式的管理方案。（4）行业应用:根据行业的特点和标准，利用东软综合档案管理平台实现对行业档案的管理，如:l 结合制造业的特点，实现对产品图纸的档案管理;l 结合电力企业的标准、规范，实现对项目档案管理；l 结合学校的管理，实现对教学、科研档案管理；l 结合检察院、法院的要求，实现对诉讼档案管理；l 结合房产局业务，实现对房产交易档案管理； 2.3.1数据结构自定义东软综合档案管理系统提供了灵活的数据结构自定义功能，用户可以结合实际的业务情况定义文件库、预归档库和档案库的结构及功能，并且能够在自身需求、管理模式上发生变化时随需应变。l 库结构管理用户可以根据本单位管理的文件和档案种类，如收文、发文、文书档案、科技档案、基建档案、会计档案、光盘档案、录像档案、录音档案、设备档案、实物档案、照片档案、图书档案等，自由的设置文件库、预归档库和档案库的结构。同时系统中还提供了节点管理功能，对于档案馆或集团集中管理时可以将不同立档单位、不同下级单位的数据分别建立在不同的节点下区分管理。l 数据结构管理对于不同种类文件和档案以及在移交、归档、借阅、保管、销毁等业务操作中产生的数据，系统提供大量的文档库数据结构模板，用户可以利用模板方便的建立文档库。同时可以对建立后的文档库可以通过修改文档类型进行增加、删除、修改字段名称、字段长度、字段类型等属性。l 流水号规则设置通过修改文档类型功能可以对流水号字段的生成规则进行设置，如档案号、盒号、件号、案卷号、卷内顺序号等常用流水号的规则均可设置。可以设置生成的组合字段，如档案号由年度+保管期限+流水号组成，也可以设置依赖字段如件号依赖年度形成流水，那么系统会根据不同的年度生成由1到N的流水号。在新增记录时可以自动提取流水号，或者使用编号功能统一生成流水号。l 自动维护表达式系统中内置了常用的表达式，利用表达式可以获取当前时间、用户名、所属部门；计算起止日期、页数、件数等。通过修改文档类型功能可以设置字段的默认值使用表达式获取，在数据发生变化时系统会自动进行表达式的维护，如当案卷内增加了一个新文件时，系统会对案卷的件数字段进行自动的维护计算。l 数据分类导航设置系统中提供了分类导航设置功能，可以设置文档库中的数据按某一个或多个字段组合进行分类导航。例如对于案卷可以设置按年度、分类号两级分类导航或者按年度、保管期限、密级三级分类导航；对于文件可以设置按年度、文件移交状态两级分类导航。用户可以结合业务需要进行自由调整，利用分类导航可以方便、快捷的查找到某一类数据。l 功能模块配置系统中提供了对功能模块的配置功能，可以按照用户的业务需要对功能模块进行增加、删除、更名操作。对于有个性化需求和功能模块，还可以进行配置。l 报表模板管理系统内置大量规范的档案报表模板，报表模板利用EXCEL进行制作，用户可以对模板中的字体、打印内容、排序方式等进行调整。2.3.2档案业务管理系统提供档案的数据录入、移交、归档、借阅、统计、编研、销毁、脱机保管、库房管理、报表输出、检索查询的完整功能，在此可以实现档案业务的高效、自动管理。2.3.3电子文件管理l 版本管理系统提供版本管理功能，可以对电子文件的各个版本进行维护。支持对电子文件的检入和检出，并记录检出、检入的原因及人员信息；可以指定检入部门或人员，只有指定的检入人可以进行修改；检入后系统自动保留旧版本，生成新版本。系统提供对多种格式文件的不同版本进行比较,包括AutoCAD文件,BMP文件等。l 电子文件浏览系统内置的浏览器支持文本文件、图像文件、HTML文件、Office文件、CAD文件等各种格式的电子文件200多种，并支持放大、缩小、翻页、旋转等各种操作；同时，系统自动对下载到计算机上的临时文件进行安全保护，防止用户非法复制和打印。2.3.4安全防护平台信息安全是档案信息利用的基础，系统提供权限管理、离线控制、数据加密、日志审计、用户监控等完整的安全防护体系，确保信息资源能够安全存储和利用。2.3.5集成服务组件系统可以集成全文检索、OCR、流媒体服务以及工作流引擎等。通过集成系统能够实现对档案内容的高效检索、扫描文件信息的自动提取、以及音视频档案的网络点播和流程管理等功能。2.3.6应用程序接口随着信息化建设，各单位逐渐建立起OA、MIS、ERP等系统（统称业务系统），这些系统中产生的大量有价值的信息都需要归档。东软综合档案管理系统提供了完善的应用程序接口，可以进行数据归档查询、统一用户信息实现与业务系统之间的信息交互。l 统一用户信息如果用户已在业务系统中建立了本单位的组织机构和用户帐号，或采用LDAP（轻量级目录访问协议）建立了单位的目录服务。系统提供了一套组织机构接口，能够读取业务系统中的组织机构和用户信息。通过组织机构接口不仅能够完成用户身份认证，还可以利用这套接口构建组织机构树，并在档案管理系统中进行授权。采用接口读取的方式可以在业务系统用户信息发生变化时，如增加、删除、修改用户信息，实时的读取到变化后的信息，确保了档案管理系统与业务系统中的组织机构信息同步。l 数据归档查询系统中提供一套数据交互的接口，业务系统可以调用接口实现数据的归档和查询。数据交互的格式采用XML描述，内容可以包括描述信息、正文、附件及处理单，以及其它需要归档的信息。系统提供的接口分为Java开发包和Web Services两种方式，对于采用Java语言开发的系统可以调用Java开发包，对于其它语言开发的系统可以调用Web Services。l 应用集成利用系统中的JavaScript接口可以实现与业务系统的应用集成。通过应用集成后用户既可以直接访问档案管理系统查询数据，也可以在业务系统中增加查询档案的链接，结合用户权限控制可以直接在业务系统中查询档案信息。三系统功能介绍东软综合档案管理系统根据电子档案的收集、管理和利用的管理流程，提供了建库、数据录入、原件扫描采集、移交归档、数据导入导出、报表打印、统计、档案编研、档案销毁、库房实体管理、脱机保管、实物借阅、在线借阅、监控报警以及电子档案浏览、下载、打印等完整、高效、安全、易用的档案管理基本功能，还提供选配功能提高系统录入、查询效率并保证系统安全。下面从档案管理的业务角度进行信息收集、管理、保存、信息利用、业务维护、系统设置和安全设置进行介绍：3.1 信息收集信息收集图信息收集部分包含建立文档库、接口录入、数据录入、导入导出、移交归档等功能。接收不同来源的档案数据：可以通过接口接收其他系统的数据；通过控件直接录入档案数据；通过扫描设备等直接录入电子文件；通过导入、导出功能实现历史数据的导入；通过移交归档实现临时档案到正式档案的归档。3.1.1建立文档库综合档案管理系统以文档库的方式存储数据，从业务过程上分为文件库、预归档库和档案库三大类。1）文件库下的文档库主要用于收集和管理数据文件，包括上级机关下发的文件、单位发出的文件以及从OA系统中收集到的数据。此分类下包括收文库、发文库、移交记录库等数据库。收集到的数据文件可以移交到预归档库中对应的文档库中进行整理，也可以不移交，保留在当前库中。2）预归档库下的文档库主要用于接收和管理由文件库移交过来的文件和资料，包括待归档文件和不归档文件以及退回的文件。数据整理后，可以归档到档案库中保存。此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。3）档案库下的文档库主要用于保管正式档案信息。此分类下包括：传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书以及用户自定义的文档库。由于数据信息来源不同，数据的多元化以及客户的特殊需求，使得文档库结构需要根据实际情况进行灵活多样的变化。综合档案管理系统提供两种建立文档库的方式：新建文档库和定制文档库，以及合理化规范数据库的新建节点功能。3.1.1.1建立文档库系统提供固定的库模板，包括收文库、发文库、传统文书、新文书、科技、基建、会计、光盘、录音、录像、设备、实物、照片、图书等档案专用库模板，便于用户快捷建立文档库。3.1.1.2定制文档库定制文档库是根据用户实际需求建立新库。根据定制的代码表、数据结构，灵活建立适应客户需求的文档库。3.1.1.3建立节点节点用于对文档库进行分类，可以根据实际需要进行建立，将属于同一类型的文档库建立在一个节点下。节点下可以再建立节点，没有数量限制。通过节点把文档库组织起来以目录树的形式友好的展示给用户。3.1.2数据录入3.1.2.1目录著录用户使用此功能进行案卷、卷内、文件等信息条目的录入工作。系统提供两种录入形式（表格、分页）、代码选择、信息复制、流水号提取、信息自动提取、查重（支持关联查重）、批量修改等操作，提高录入的工作效率，减少录入的工作强度。 1）录入形式系统提供表格和分页两种录入形式。表格形式可以在同一页面同时增加修改多个条目信息，便于用户使用进行数据的比较录入。分页形式每页显示一个条目信息，用户可以像书签翻页一样有针对性一页一页录入条目信息。 2）代码选择系统将有规律的字段信息形成代码列表和代码树（例如：保管期限），在录入页面中，此类字段会自动产生下拉列表和下列树，供用户选择录入。 3）信息复制系统可以根据表达式设置获得当前记录其他字段信息或其他库中记录的指定字段值。 4）流水号提取系统根据规则自动或手动提取流水号，生成件号、档号等。 5）信息自动提取系统根据规则生成主题词、档号、创建时间、页数等字段对应的信息。系统通过识别图片自动提取图片中文字信息，添加到对应字段上。系统直接提取CAD图纸文件中的信息，添加到对应字段上。6）查重系统提供自动查重功能，如果有重复信息，系统会给出记录重复提示。除了标准条目查重外，系统还提供关联查重，可以根据设置检查字段间的关联唯一性，重复会给出友好提示。7）批量修改系统可对用户选择的一批数据进行统一修改，即用户根据自己实际需要使用批量修改功能统一自动修改条目内容（包括加前缀、后缀、替换中间内容等）。3.1.2.2文件扫描系统提供文件扫描功能对文件进行扫描录入，支持批量扫描和单页扫描，支持单双面扫描，并根据设置的前缀信息自动生成文件名称。3.1.2.3电子文件挂接1）单个电子文件上传在录入记录时，选择电子文件直接上传到服务器，并建立与记录之间的对应关系。2）批量上载挂接系统提供批量上载挂接功能，将多个电子文件上传到服务器生成记录，并根据文件命名规则，建立与父记录的挂接关系。3）条码识别挂接条码识别挂接功能是在对纸质文件进行扫描时自动识别纸质文件上的条码，根据条码系统自动将扫描的电子文件挂接到对应的条目下。3.1.2.4版本管理版本管理记录数据变更信息，形成历史记录。便于用户追溯历史信息。版本管理功能还提供检出、检入、取消检出、查看版本记录功能，用于维护版本记录。3.1.3移交归档移交归档是档案管理重要的操作流程。兼职档案管理员收集整理数据后，将需要移交的数据移交到预归档库。档案管理员整理预归档库中的数据记录，不合格文件退回到文件库，合格的数据进行保管期限划分、组卷、编号等数据整理，将数据归档到正式档案库，形成正式档案。用户可以根据权限查看档案记录。 3.1.4整理组卷3.1.4.1编号用户通过手工调整案卷号、件号等信息后，系统自动根据年度、保管期限、分类、件号等信息进行排序显示。用户可以通过编号功能，生成档号或其他所需的案卷流水号信息。3.1.4.2组卷、拆卷1）手工组卷用户使用手工组卷功能，可以将文件记录插入到指定案卷下，形成卷内目录。在没有案卷记录的情况下，用户可以选择文件后直接进行立卷，添加案卷信息后，文件自动添加到案卷下形成卷内目录。2）自动组卷系统提供自动组卷功能，根据用户设置的组卷条件，将文件记录自动添加到案卷下，形成卷内目录。3）拆卷用户可以选择案卷进行拆卷操作，将卷内目录拆离开，以便进行重新组卷。3.1.4.3数据导入、导出1）数据导入将外部数据按照规则导入到综合档案管理系统中。导入功能支持导入xml、txt、mdb、xls、dbf、ods等多种文件格式。数据导入功能支持将其他数据库中的数据导入到当前系统中。系统根据设置的对应关系，使不同结构的数据之间可以相互转换。数据导入时，支持覆盖导入和生成新记录两种方式。2）数据导出将系统中的数据按一定规则导出，导出的数据格式为国家档案局规定的标准格式以及xml、xls、ods、txt、mdb、dbf等。数据导出时，支持覆盖导出。3.1.5报表打印系统提供制作好的报表模板，用户根据需要选择对应封面、全引目录、备考表等报表模板进行打印。此功能提供打印预览、打印和生成文档三个功能。打印预览可以预览打印结果。打印和生成文档支持多模板批量打印和生成文档。3.2管理保存3.2.1借阅管理1）实物借阅登记档案管理员检索到允许借阅的案卷或文件，对借阅的案卷或文件进行登记，登记借阅者、借阅目的、借阅日期、利用天数、借出数量等信息。允许一次性借出多条案卷或文件，逐一进行登记。2）借阅归还档案管理员在借阅库中检索欲归还的案卷或文件记录，对案卷或文件进行登记，更改登记状态为已归还并记录归还日期。3）借阅催还档案管理员可以对“已到期”的借阅记录进行催还，催还方式分为邮件、手机短信、系统消息和打印催还单四种，可以同时选择多种催还方式通知借阅者归还借阅的案卷或文件。4）借阅设置借阅设置用于设置案卷或文件允许借阅的期限，默认为1个月，可以根据用户的实际借阅期限在此进行设置。超过设置借阅期限的记录，系统会自动将其设置为“已到期”状态，由档案管理员执行催还操作。5）借阅统计系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对借阅，统计方案如下：l 按借阅人统计：统计借阅者在某一时间段内借阅档案的个数。可以指定借阅人进行统计。l 按时间统计：统计在某一时间段内被借阅的所有档案个数，以及各自档案的个数。l 按档案统计：统计某一时间段内某个档案被借阅的情况，包括档案被借阅人借阅的次数。l 按借阅目的统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自对应不同目的的累计次数,这样可以统计出档案的用途，测评档案的实际应用利用率。l 按借阅频率统计：统计某一时间段内被借阅的所有档案各自的累计次数,这样可以评测档案利用价值的高低。l 按操作者统计：统计某一时间段内借阅管理员共借出的档案个数。除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。3.2.2档案保管对档案的实体进行保管，包括鉴定销毁、升级保管、重新归档、销毁还原、清除、统计等功能。3.2.2.1建立销毁库建立销毁库，可以通过新建文档库功能，选择“销毁库”模板建立销毁库，销毁库用于存放档案的销毁记录，被销毁的档案在此处查询到，并允许档案管理员进行还原或清除，以及统计销毁信息。3.2.2.2鉴定销毁鉴定销毁用于鉴定出欲销毁的档案记录。系统根据保管期限和归档日期，自动鉴定出需要进行销毁的记录。档案管理员根据鉴定结果打印销毁单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行销毁。3.2.2.3升级保管将鉴定后需要进行销毁的记录进行升级保管，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的保管期限进行升级。档案管理员根据鉴定结果打印升级保管清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行升级保管。3.2.2.4重新归档将鉴定后需要进行销毁的记录进行重新归档，不对其进行销毁。系统自动将当前记录的归档日期置成当前日期实现记录重新归档。档案管理员根据鉴定结果打印重新归档清单，领导审批通过后，将鉴定出的记录进行重新归档。3.2.2.5销毁还原对已经销毁的记录进行还原。档案管理员到销毁库中检索到需要进行还原的记录，将其还原，系统还原此记录对应的原始记录并记录还原状态，档案库中可以看到此记录。3.2.2.6销毁清除对已经销毁的记录进行彻底清除。清除后的记录，系统中将不再保存。档案管理员到销毁库中检索到需要进行清除的记录，将其清除。系统清除此记录对应的原始记录并置清除状态。3.2.2.7销毁统计系统提供多种统计方案，系统管理员可以根据需要进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对销毁，统计方案如下：l 按人统计：统计销毁人在某一时间段内销毁档案的次数。可以指定销毁人进行统计。l 按时间统计：统计在某一时间段内被销毁的所有档案次数。除了固定方案之外，档案管理员还可以根据实际需要设置统计条件进行统计。3.2.3库房实体管理3.2.3.1建立库房可以通过新建文档库功能，选择“库房”模板建立库房库，库房库用于存放档案的实体在实际库房库中位置等记录信息，被放入库房中的档案在此处可以查询到。库房库中可以根据实际需要建立库房、区域、列、节和层。3.2.3.2入库选择需要入库的档案记录，将档案记录存放到库房库中指定位置上，并记录档案入库状态。入库后，到库房库中某个位置上，可以查看到当前位置上所有存放的档案记录。3.2.3.3出库选择已经入库的档案记录，执行出库操作，系统删除库房库中对应的记录。3.2.3.4库房示意图库房示意图，用于显示库房中存放的档案信息。可以查看库房、区域、列、节、层上的分类情况，使用情况和环境情况。对库房库进行监控。3.2.3.5密集架控制密集架是由各个列组成，即密集架中可以自由移动的部分，可以根据实际需要有管理员控制移动密集架位置。（需与硬件进行接口集成）3.2.3.6库房统计系统管理员可以根据需要定制统计条件进行统计，并打印统计结果，下载统计图表（图表支持2d、3d的柱图、饼图、曲线图等）。针对库房，可以方便的统计出各库房的各类档案存储数量等。3.2.4脱机管理3.2.4.1建立脱机存档库可以通过新建文档库功能，选择“脱机存档库”模板建立脱机存档库，脱机存档库用于记录脱机介质信息，包括名称、容量、已存容量、剩余容量等。管理员可以将脱机记录中档案记录统一脱机保存到本地光盘或本地磁盘中。3.2.4.2脱机保管此功能用于将脱机存档库中存放的档案记录保存到本地磁盘上。用户选择指定磁盘，将档案记录下载到指定磁盘上。可以将保管下来的文件存入光盘中保管或上报。在任何终端中，使用脱机数据目录中的浏览程序SeasRun.exe可以脱机查阅相关文档信息及电子原件内容。3.3信息利用3.3.1检索3.3.1.1模糊检索选择指定类型，输入想要检索的字符，系统会自动在当前指定类型的所有字段查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库模糊检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。 3.3.1.2属性检索选择指定类型，在需要检索的属性字段上输入想要检索的字符，系统会自动在当前指定类型中按照属性字段条件查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库属性检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。 3.3.1.3高级检索选择指定类型，根据需要构造检索条件，可以便捷的修改和删除条件。系统会根据当前构造的检索条件查询出符合条件的所有记录，并将记录返回给用户。支持跨库高级检索。检索后系统会自动记录检索条件，方便用户进行第二次检索。 3.3.1.4深入检索通过“模糊检索”、“属性检索”或“高级检索”后，在检索的结果中，进行再次检索，缩小检索范围，支持多次检索。3.3.1.5全文检索全文检索通过分析技术快速检索电子文件内容和条目数据字段中的内容。支持检索htm、html、asp、txt、doc、pdf、ppt、xls和wps等文件格式。（详见选配模块中全文检索组件说明）3.3.2档案编研档案编研方便用户对文献原文进行整理。系统主要从以下两个方面实现：1）专题记录记录一些与“档案编研”相关的文档（如：大事记、组织沿革等），文档以条目方式记录。根据用户实际需求设置编研专题，将同一专题相关的文档归纳在此专题下，以方便用户查阅和管理。2）文件汇编将用户所需要的资料打印或下载下来以便用户使用。由于SEAS系统用户众多，每个用户使用系统管理的文件类型也大不相同，可能同一个专题下所存储的附件种类也不尽相同（如：可能同时存在pdf、word、cad等文件）。系统为满足大多数用户的需求，使用户操作更灵活，因此提供两种方式的文件汇编：一种是按用户设置的模板生成封面和目录并将用户选择的所有文件及附件打印出来，另一种是生成封面和目录后将所有附件下载到用户指定的位置。3.3.3在线借阅1）借阅申请不同用户可以选择自己需要的档案记录进行在线借阅申请，可以选择审批人，借阅期限和审批权限等信息。申请需要的权限（例如：浏览、下载、打印等）。2）借阅审批档案负责人审批借阅申请，如果同意申请，系统会自动给予申请人其申请的权限。3）借阅查询档案负责人可以通过此功能查看借阅者要借阅的档案，审核是否允许其进行借阅。3.4业务维护3.4.1代码维护用于维护有规则意义的代码信息，由业务管理员统一定义维护，包括代码表定义、新增代码、修改代码、删除代码、复制、剪贴、粘贴以及代码表的导入和导出，方便业务管理员管理代码表。代码表可以定义一级代码和多级代码表两种。一级代码表中可以定义保管期限类代码值；多级代码表可以定义分类号之类的有层次或包含关系的代码值。3.4.2文档类型维护用于维护定制文档库时需要的文档类型，由业务管理员统一定义维护，包括新增、修改、删除、复制、剪切、粘贴以及业务类型的导入和导出，方便业务管理员管理文档类型。在文档类型中可以定义字段名称、类型、空标识、唯一性标识、大小等信息。3.4.3主题词维护用于维护主题词信息，由业务管理员统一定义维护。可以新建、导入、修改主题词。方便用户在录入时提取文件信息中的主题词。3.4.4图标管理用于维护系统中需要的图标信息，由业务管理员统一定义维护。业务管理员可以上传、修改需要的图标。此处维护的图标，可以在定制、修改文档库或文档类型时进行选择使用。例如文档库的图标和打开图标，都是从图标库中获得的。3.4.5字段对应规则业务管理员使用此功能配置字段信息，可以选择两个文档库中类型进行字段匹配，字段按名称进行自动匹配。目前此功能用在移交归档中，系统根据字段对应规则策略进行移交归档。3.4.6安全策略管理（参见选配功能）参见选配功能中安全策略管理说明。3.4.7文档库模板管理此功能用于维护系统初始化定义的模板。可以新建/修改模板分类，删除、复制、剪切、粘贴模板分类和模板。此处维护的模板来源有两个，一个是系统自带的数据库模板，一个是用户通过定制、修改文档库后发布的模板。其中发布模板用户可以把定制修改好的数据库模板指定到某一个模板分类下，形成标准库模板，供业务管理员使用。3.5系统设置系统设置用于维护系统信息，包括用户管理、介质管理、全文检索设置和用户监控等功能。由系统管理员统一进行管理。3.5.1用户管理用户管理用于机构、角色、人员信息的维护，系统可以设置机构、角色、人员信息，可以灵活应对组织结构和人员变更，更改人员信息。用户信息可以直接从系统录入，也可以通过接口方式读取其他系统中的组织人员信息。3.5.2介质管理系统对存放电子文件的存储介质进行统一管理，支持本地文件磁盘存储、远程文件存储和数据库存储三种方式。系统管理员可以根据介质保管的实际需求选择介质存储方式。每个文档库可以设置各自的存储介质保存电子文件。另外系统提供介质预警功能，当剩余容量小于一定值或利用率大于一定值时，系统以即时消息、邮件或短信的形式通知系统管理员更换介质。3.5.3全文检索设置 (参见选配功能)参见选配功能中全文检索说明。3.5.4用户监控系统管理员可以使用本功能对用户操作进行在线监控，起到安全保护作用。3.6安全设计3.6.1权限控制有效控制用户使用权限，权限可以精细的控制到部分用户访问和使用部分档案记录。权限控制可以从人员、对象、功能和有效期限四个方面进行控制，达到安全控制目的。3.6.1.1人员权限控制根据组织机构中组织、角色和人员的关系设置，可以针对某一个组织机构或角色进行授权，即可将所授权限赋予隶属于此组织机构或角色下的人员。可以整体授权和整体修改。也可以单独给某一个用户授权。整体授权的方式能够提高授权管理效率。3.6.1.2对象权限控制设置用户对不同对象（文件库、类型、字段）的访问权限和禁止访问权限。设置访问权限则可以对当前对象进行访问，此对象下所有子对象均允许访问。设置禁止访问则当前对象不允许访问，其下子对象均不允许访问。另外，系统还支持字段代码授权，可以实现特定数据的访问，例如：同一机构下的用户只能访问对应机构的档案记录，不能访问其他机构档案记录的功能。3.6.1.3功能权限控制设置用户对不同对象的功能使用权限。在设置访问的前提下，可以设置不同用户对同一对象拥有不同的功能的权限，控制功能权限。3.6.1.4权限有效期控制可以根据访问用户的不同，设定能否永久访问，如果临时访问，还可以设置访问的有效时间，过期系统自动取消权限。3.6.2权限管理系统提供方便快捷的权限管理功能，包括权限查询和修改。查询方式包括“用户和对象”、“用户和权限”和“对象和权限”三种查询方式，分别为根据指定用户和对象查询出当前用户允许在此对象上操作的所有功能权限，并可以修改功能权限；根据指定用户和其拥有的功能权限查询出此权限作用在哪个对象上，并可以修改对象权限；根据指定对象和功能权限查询拥有此操作权限的用户，并可以修改用户权限。3.6.3数据备份系统提供导出功能，可以对文件库及其下的电子档案进行备份，业务管理员可以定期的使用此功能进行数据备份，以避免或减少系统灾难所造成的损失。3.6.4回收站为了减少由于用户误操作而造成的数据丢失现象，系统提供回收站和删除至回收站功能，将数据删除至回收站，实现逻辑删除。用户可以在回收站里还原删除的数据或经检验后彻底删除数据。3.6.5日志管理系统分为三种日志：操作日志、系统日志和安全日志，记录对象、类型、目录、用户、时间、计算机、详细信息。操作日志中记录的是用户的操作信息；系统日志记录系统启动停止信息；安全日志记录用户登陆信息。并提供统计功能，可以根据实际需要统计出哪些用户在一定时间段内做了哪些操作等，为安全控制提供可靠依据。3.6.6在线监控为了加强对综合档案管理系统中档案、文档的安全管理，防止不法用户恶意获取或恶意操作文档，因此需要加强对SEAS用户和文档的监测，如发现疑似恶意操作，需要及时向管理员发送报警信息。提供如下两个功能：l 订制规范： 管理员订制报警规则条件，当达到此条件后需要及时向管理员报警。比如用户大批量下载文件时需要报警。l 自动报警： 根据订制报警条件系统自动报警。四选配功能综合档案管理