项目QHSE管理体系文件控制程序.docx

XXX工程建设有限公司项目QHSE管理体系文件控制程序文件编号：1范围本标准规定了公司QHSE管理体系文件控制的职责、内容和要求。本标准适用于公司QHSE管理体系文件的控制。2引用文件01AQS301QHSE管理体系文件编制规定3职责3.1 公司QHSE管理体系文件是公司标准化体系的重要组成部分，由质量安全部（以下简称质量部）负责归口管理和控制。3.2 电子版QHSE管理体系文件由质量部统一上网和维护，保证文件完整有效。3.3 分发至部门和个人使用的纸质文件由部门和个人负责保管，并保证其完整有效。4QHSE管理体系文件层次及审批QHSE体系文件分为以下三个层次：第一层:QHSE管理手册，由管理者代表组织编制和修订，公司经理审查批准；第二层：程序文件，由管理者代表指导质量部组织编制和修订，管理者代表或公司经理审查批准；第三层：作业文件包括工作（管理）规定、作业指导书、表格等,由质量部组织有关部、室编制和修订，管理者代表或其授权人审查批准。5工作程序5.1 文件编制的立项及审批公司由于各种原因需要新编（或修订）体系文件时，由质量部提出立项，经管理者代表批准后，由质量部组织编制。5.2 文件编制5.2.1 文件通常由相关业务主管部门负责（或组织）编制，编制部门应安排具有资格的人员编制和校对，质量部确定审核人。5.2.2 编制部门完成文件编制后，按要求进行签署。需要会审的文件，编制部门应组织有关部门参加会审和会签，并按照审查和会审意见对文件进行修改，修改完成后，送批准人批准发布。5.2.3 质量部负责将电子版标准文件在公司内部网络发布，对特殊需要纸质文件的由质量部负责标准印制,建卡登记后按要求发放，接收文件者应签收。5.3 文件的局部更改5.3.1 在实施过程中如发现QHSE管理体系文件的描述有含糊不清或理解上有疑问时，使用者应首先向所在部门负责人寻求解释，如仍有疑问由部门负责人向质量部反映。5.3.2 如有部门提出体系文件需要更改，质量部组织有关部门研究文件是否需要更改，如需更改，一般安排原编制部门进行更改。5.3.3 对原文件进行的局部更改，质量部以“QHSE管理通知”形式将文件局部更改的内容予以发布，同时将网络上的文件作相应修改，该“QHSE管理通知”应按原文件发放范围发放并签收。5.3.4 每年年终，由质量部把全年的“QHSE管理通知”统一整编成目录，并在公司网上发布。5.4 文件的修订5.4.1 QHSE管理体系文件经多次更改或需要全面修订时，质量部提出文件修订意见并立项，报管理者代表批准，一般安排原编制部门对文件进行修订。修订后文件的编号除年份号改为修订年号外，其它一般保持不变。5.4.2 文件修订和批准的程序同5.1,5.2。5.4.3 修订文件发放时，质量部要收回被代替的文件，统一处理，并及时更新网上相关内容。5.5 文件评审5.5.1 公司QHSE管理体系文件应定期进行全面评审，通常结合管理评审会同时进行。必要时组织专题评审会，专题评审由质量部组织。5.5.2 当出现以下情况时，由管理者代表或质量安全部评估是否需要专题评审：a）有关QHSE管理的依据性标准及其它要求发生变更时；b）公司组织结构及部门职责发生较大改变时；c）体系运行过程发现体系有较大缺陷时；d）发生重大质量安全事故或严重影响环境时。5.5.3 评审结果有全面修订、局部修订和不修订。需要修订的请按5.4执行。5.6 文件的管理5.6.1 QHSE管理手册分“受控本”和“非受控本”两种，程序文件和作业文件均为受控本。5.6.2 受控本只提供给认证机构和公司QHSE管理体系覆盖的有关部门和人员，受控本应有编号，发放和局部更改换页时要建卡登记、领用人签收。受控木文件持有人负有保密责任，不准复制，更不得向外部组织和个人提供，特殊需要时必须经公司经理或管理者代表批准。5.6.3 顾客或项目投标及其它情况需要时只提供非受控本,由质量安全部主任批准。5.6.4 每年年初，质量部以QHSE管理通知形式公布“公司QHSE管理体系有效文件目录:5.6.5 质量部每年应将上一年度编制的QHSE管理管理体系文件（包括文件正本、文件局部更改记录、修订文件）以及与编制本文件有关的过程文件整理并在公司档案馆归档。5.6.6 公司各部门工作场所只能存放现行有效文件，失效文件应及时清理撤出使用场所。对确需作为参考资料保存的少量失效文件应加盖“作废”章或其它永久性标识，以防误用。此外其它的失效文件应交回质量部统一处理。6文件编制的要求文件的编制要求见OIAQS301QHSE管理体系文件编制规定。附录AQHSE管理通知