文件管理控制程序.docx
XXX食品集团有限公司管理文件控制程序文件编号：1目的和适用范围1.1 目的：确保与一体化管理体系相关的各单位、部门和人员得到和使用的文件清晰、有效，易于识别，并控制其分发，防止使用作废的文件。1.2 适用范围：一体化管理体系所要求的管理类文件，包括：质量、环境、职业健康安全管理文件，法律、法规文件等。2相关文件一体化管理手册Q/21YJ01产品实现的策划程序Q/21YJ02-10工作环境控制程序Q/21YJ02-09职工健康管理程序Q/21YJ02-403职责本程序实行两级控制：即公司和项目经理部、分公司3.1 公司办公室3.1.1 控制以公司和本室名义印发的管理文件的全部工作程序；3.1.2 归口管理公司适用的法律、法规，搜集与本室业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.1.3 评审以上文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单”；3.1.4 作为本程序和文件的主管部门，负责本系统以及各配合部门的工作检查和指导。3.2 项目经理部、分公司3.2.1 控制本部名义印发的管理文件的全部工作程序；3.2.2 搜集施工所在地政府部门的法令、法规、规章等外部文件；3.2.3 控制承包项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件；注；属于工作技术类的通知、函件等由技术研发部控制3.2.4 评审上述文件的适宜性和充分性，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单工3.3 各配合部门3.3.1 控制需以本部门名义印发的管理类文件的全部工作程序；3.3.2 搜集与部门业务相关的法律、法规等外部文件，需要转发的应予以转发；3.3.3 适时对上述文件进行评审，发布“受控文件清单”和“作废文件通知单工4工作程序4.1 文件的审核、批准和界定文件拟稿后应加附“文件印发审批单"（附录A）,由拟稿部门首先审稿并送相关部门或有关领导会签,再交办公室由负责人或指定的人员核稿和界定是否受控。（注：以部门名义印发.由部门自行界定）下列文件应列为受控文件：a）公司的一体化管理手册、程序文件、作业指导书；b）一体化管理体系的相关单位、部门编制的计划、规定、细则、实施要点、办法、管理制度等：O项目一体化计划应包括质量计划、环境、职业健康安全实施方案；d）国家和政府部门颁发的与一体化管理体系相关的法律、法规、规章、规定等；e）项目的建设单位、监理、质监站制发的管理类文件；f）在一体化管理体系运行中形成的，但实施后即可转为“记录的”的文件：如受控文件清单、作废文件通知单、内审汇总报告、管理评审会议通知和纪要等。注1：a）范围内的文件除受控文件清单由办公室发布外，其它工作程序由技术研发部控制；注2：c）和e）范围内文件的全部工作程序由项目经理部控制；注3：其余类文件的工作程序各级单位的文件主管部门和配合部门均应负责控制。4.2 文件的发放4.2.1 为确保一体化管理体系相关的单位、部门和人员得到和使用清嘶、有效、易于识别的文件，文件发放前应填写“文件资料发放计划及签收表"（附录B）,并经部门负责人批准。4.2.2 对于4.1a）、b）、c）、d）、e）范围内的文件，可以根据使用场所的不同分为“受控本”和“非受控本”两种，并分别控制：a）凡与一体化管理体系相关的单位、部门和人员使用的文件应为“受控本”。“受控本”应在该文件的首页予以“受控”标识，并注受控编号。“受控本”除按计划发放外，收文人应签字领取。邮寄发出的，应由收发员代签。b）凡用于非一体化管理体系的单位、部门、人员的文件以及抄报上级和外单位的文件为“非受控本工“非受控本”只列入计划，收文人可以不签收。4.2.3 对于4.1f）范围内的文件，可以执行“非受控本”的发放办法。4.2.4 受控编号由受控序号加分发序号组成。（附录C）4.3 受控文件清单的拟制、审批和发布4.3.1 凡属4.1a）.b）.c）.d）.e）范围内的文件，均应列入“受控文件清单”予以发布。（附录D）4.3.2 “受控文件清单”的发放范围除应覆盖所有“受控本”的发放范围外，下级单位的必须报上一级单位；部门的要报同级的文件主管部门。4.3.3 “受控文件清单”的发布时间和次数，可根据文件印发的时间和频率确定，但至少应在每年三月底清理发布一次，发布前应经部门负责人批准。接到清单的部门应进行纵、横向的传递。4.4 文件的更改和更新4.4.1 凡属4.1a）.b）.C）范围内的文件，各级文件主管部门应会同文件的原编制部门适时对文件的适宜性和有效性进行评审，以确定是否更改和更新。4.4.2 文件的更改应由文件的原编制部门进行。更改前应填写“文件更改单”（附分一:经部门负责人审核批准。实施更改必须由熟悉应更改文件业务或领导授权的人员进行。4.4.3 文件更改部分的内容应及时通知，其审核、签发和发放按4.1和4.2条规定执行。4.4.4 文件需要更新或其它原因作废时，文件主管部门应即时发布部门负责人批准的“作废文件通知单”（附录F）。“作废文件通知单”的发布范围应与该文件的“受控本”发放范围一致。4.4.5 文件的使用单位、部门和人员收到“作废文件通知单”后，应在“受控文件和资料登记表”相应的备注栏予以标识，并可根据具体情况将作废文件按以下办法处理：a）自行销毁；b）已存档或拟作资料留用的应在存档的文卷目录或拟作资料留用的文件首页进行“作废”标识。4.4.6 凡有“年度”性规定的文件，跨年度后自行失效，不再另行通知。4.4.7 国家和政府部门颁发的相关法律、法规、规章等发生修改或更新的情况时，各级文件主管部门和有配合职能的相关业务部门应即时将修改的内容或更新后的文件予以通知。4.5 文件的登记、复印、归档及电子媒体的管理4.5.1 为便于文件的管理，受控文件应在“受控文件和资料登记表"（附录G）上进行登记并保存。有归档要求的，应于次年初移交档案管理部门。4.5.2 属于4.1a）.b）.C）范围内的文件，不准随意复印和转借他人复印。因文件丢失或破损原因确需复印时，应经同级文件主管部门批准并办理“文件复印通知单”（附录H）后方可复印。复印件的发放执行4.2条规定。4.5.3 凡存有“受控文件”的电子媒体应予标识和加密码控制修改。进入网络的文件必须是现行（有效）的版本。5质量记录XX文件印发审批单附录A文件资料发放计划及签收表附录B受控编号组成示意图附录C受控文件清单附录D文件更改申请单附录E作废文件通知单附录F受控文件和资料登记表附录G文件复印通知单附录H
