科技档案的整理原则.docx

科技档案的整理原则(一)整理原则的内容及含义科技档案的整理原则是：遵循科技档案的形成规律，保持档案材料之间的有机联系，便于保管、保密和利用。这个原则包含了两个方面的含义：(1)整理的指导思想。在整理科技档案时，中定要遵循科技档案的形成规律，保持其有机联系。规律是事物发展过程中的本质联系和必然趋势。科技档案形成规律，简单地讲，就是在什么样的科技、生产活动中就会形成什么样的科技档案；科技、生产活动中各个环节的联系方式和密切程度，必然会在科技档案中反映出来。遵循科技档案的形成规律，就是要把不同科技、生产活动中形成的科技档案区别开来，把互有联系的各个环节体现出来。由此可见，遵循规律与保持联系是互为因果的。(2)整理的目的和要求。即便于保管、保密和利用。整理目的、要求与指导思想之间存在着密切的内在关联，保持联系要以最有利于保管、保密和利用为标准。(二)体现整理原则的主要方法贯彻科技档案的整理原则，关键在于指导思想与目的、要求的统一，也就是要以便于保管、保密和利用为宗旨。遵循科技档案形成规律，选择最本质、最紧密的联系，包括内容联系和形式联系。为此，在具体的整理工作中，特别是在对科技档案分类的过程中，要着重考虑以下几点：(1)考虑科技文件形成的具体目的。科技文件的形成，都有特定的目的，记述着特定的内容。有的是为了探寻自然界某-事物或某种现象的发展规律而形成的，因此，要体现出它的连贯性，就应当保持时间方面的联系，如自然观测档案等。有的是为描述某事物的外貌和内部结构而形成的，虽然也有时间的先后，但主要的不是时间上的连贯性，而是要反映事物面貌和内部结构的真实性。因此，应当保持事物外貌或内部结构的联系，如产品、设备档案等。(2)考虑科技文件形成的历史阶段。一般的科技、生产活动，都是分阶段进行的。不同阶段形成的文件，如工程的设计阶段和施工阶段，科研的准备阶段和实验阶段等形成的文件，它们的内容、形式是各不相同的。在整理时，把不同阶段形成的文件区别开来，把同一阶段形成的文件集中起来，这也是遵循档案形成规律的一种方法。(3)考虑科技档案的形成部门。专业分工、部门分工都是客观规律的具体要求。不同专业、不同部门形成的科技档案总是记述着不同的内容，按专业或部门分类是很自然的，比如：在一个工业企业中，不要把生产技术管理部门、设备管理部门、质量检验部门等形成的科技档案相互混淆。(4)考虑科技档案的不同形式。不同形式的科技档案，如底图、蓝图、照片、磁盘、光盘等，为了达到便于保管和利用的目的，也要分开整理。如果说前三种情况都是保持科技档案的内容和