大学档案馆档案整理流程.docx

大学档案馆档案整理流程一、纸质档案归档工作流程1 .整理档案：归档文件以件为单位，通常每份文件为一件，装入一个软卷皮。正本在前，定稿在后；正文在前，附件在后；原件在前，复制件在后。文件与文件之间要按照一定的顺序排列，如可以按时间、事由等顺序排列文件，一旦文件的排列顺序固定下来，文件的件号也就相应地出来了。2 .拆钉：为了文件能够长久保管，需要把文件的金属钉拆掉。3 .编写页码：文件材料以件为单位编写页码，凡有字的均算一页，页码用阿拉伯数字编写，正面页码写在文件右下角，反面页码写在文件左下角。另外，凡归档保存的材料，均使用黑笔书写，不可使用铅笔或圆珠笔等。4 .加盖归档章：在文件首页右上角空白处加盖归档章。5 .填写归档章：归档章的内容包括：年度、保管期限、类目、件号、页数五部分。a）全宗号：档案馆给立档单位编制的代号，用4位数字或者字母与数字的结合标识，按照DA/T13编制。b）档案门类代码年度：归档文件档案门类代码由“文书”2位汉语拼音首字母“WS”标识。年度为文件形成年度，以4位阿拉伯数字标注公元纪年，如“2021”。c）保管期限：保管期限分为永久、定期30年、定期10年，分别以代码“Y”、“D30”、uD1.O"标识。d）机构（问题）代码：机构（问题）代码采用3位汉语拼音字母或阿拉伯数字标识，如办公室代码“BGS”等。归档文件未按照机构（问题）分类的，应省略机构（问题）代码。e）件号：件号是单件归档文件在分类方案最低一级类目内的排列顺序号，用4位阿拉伯数字标识，不足4位的，前面用“0”补足，如“0026”oDQ1.1党务综合XZ1.1行政综合DQ1.2纪检XZ1.2人事处DQ1.3组织部XZ1.3监察、审计DQ1.4宣传部XZ1.4保卫处DQ1.5统战部XZ1.5总务、后勤DQ1.6工会XZ1.6图书馆、档案馆DQ1.7团委XZ1.7网络管理中心JX教学WS外事KY科研SX声像JJ基建SB设备CB出版CK财会6 .编制归档文件目录：归档文件目录设件号、责任者、文号、题名、日期、页数、备注等项目。件号：填写与归档章相同的件号。责任者：制发文件的组织或个人，即文件的发文机关或署名者。如：辽宁石油化工大学、组织部、教务处等。文号：文件的发文字号。如：辽石化大201999号，辽石化大纪监发20211.号等。题名：即文件标题。如：关于评选表彰优秀廉政勤政干部党风廉政建设先进工作者的通知。日期：文件的形成时间，以8位阿拉伯数字标注年月日，如19990909o页数：每一件归档文件的页数。同归档章、软卷皮上所填页数。备注：注释文件需说明的情况。如：修改、补充、借出等情况。7 .归档文件目录应装订成册并编制封面。归档文件目录封面包括全宗名称、年度、保管期限、机构（问题）等项目。其中全宗名称即立档单位的名称，填写“辽宁石油化工大学”，年度、保管期限、机构等项目同文件目录填写项。8 .装盒：将归档材料按件号顺序依次装入档案盒，依据档案盒的大小，酌情每几件装入一个档案盒，同一保管期限的档案才能装入一个档案盒，不同保管期限的档案不能装入同一档案盒。包括盒内目录（同档案目录）、备考表等。并填写档案盒封面、盒脊及备考表项目。档案盒的全宗号、年度、保管期限、机构（问题）等项目同文件目录填写项。起止件号，在“馆”的位置填写盒内第一件文件和最后一件文件的件号，中间用“一”号连接。盒号即档案盒的排列顺序号，在档案移交进馆时按进馆要求编制。9 .填写备考表：备考表每个档案盒内放一张，置于盒内档案之后，包括盒内文件情况说明、整理人、检查人和日期等。盒内文件情况说明：填写盒内文件缺损、修改、补充、移出、销毁等情况，如无以上等特殊情况，可不填。整理人：负责整理归档材料的兼职档案员姓名。检查人：由部门领导负责检查归档材料的整理质量并在此签名。(4)日期：归档文件整理完毕的日期，由兼职档案员填写。10 .交接手续：档案整理完毕后，由归档部门统一将目录和交接手续一并移交档案馆，电子版目录、交接手续用办公自动化发给档案馆工作人员。其中交接手续一式两份，当场进行交接，移交人、接收人签字，双方各存一份备查。I1.档案装具：各部门档案整理所需的档案盒、软卷皮、备考表、归档章等均由档案馆提供。特别说明：1.软卷皮、归档章、备考表、档案盒等档案用品均请到档案馆领取。请填写领取档案用品申请表，由各部门、学院负责整理档案的人员签字后持表领取。11 相关附件：12 档文件目录归档文件目录封面交接手续13 取档案用品申请表二、关于照片档案的归档要求：1 .向档案馆移交电子版照片即可。2 .每项活动形成的照片存为一个文件夹，每年若干项活动形成的照片组成一年总的文件夹，移交档案馆。3 .在每项活动中挑选若干张有代表性的照片加以说明，说明的内容包括时间、地点、人物、位置、职务、活动内容等。每项活动的照片要配有一个word文档的说明。