行政管理工作策划(修订).docx

行政管理策划文件编号：LSSY/NB-XZ-001版本状态：A / 0项目工作要点工作标准管理控制责任人工作记录支持文件1文件处理发文（上报）1.上报文件及重要发文a.各部门撰写，部门经理审稿c.总经理室审核d.执行董事签发e.行政部上报/发文并存档2.一般性发文a.发文部门撰写b.部门经理审稿c.分管领导审核d.执行董事签发e.行政部发文并存档2.文件信息的传递无正式行文时，以内部联络单的形式传递，并由相关领导签字确认，由相关部门存档。3.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。4.部门间往来文件签收使用部门发文登记表。1 所有发文必须按年度、时间顺序进行编号。2 所有上报文件必须经总经理室签发后由行政部上报。3 对外文件必须经总经理室签发后由行政部盖章发文。4 涉及费用的文件，须经分管副总及执行董事共同签字后方可上报。5 涉及机密的文件，由总经理室亲自督办。行政部文员内部联络单报告请示工作联系函、通知传真、固定资产验收单各地报集团固定资产报废审批表合同会签资金申请报告资金审批单部门发文登记表联盛集团行政规章管理制度收文1 所有外来文件由行政部签收、登记，并填写收文登记表。2 建立电脑索引目录，并根据需要填写文件批阅单，呈送总经理室批示。3 行政部根据领导批示意见转至相关领导或部门传阅，并对承办部门（人员）进行督办。4 各部门收到文件后按照总经理室批示办理。5 执行后行政部负责将相关完成记录归档。6 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 对上级公司文件、重要文件须立即进行公文处理，当日内处理完毕。2 收文后由行政部应在当日呈办或告知相关人员。行政部文员收文登记表文件批阅单部门收文登记表2计划管理公司计划目标管理1、公司年度计划的制定与分解2、部门计划的审批与执行3、部门计划的考核行政部对各部门上报的总结与计划进行汇总与整理，并完成上报、审核工作执行董事分管副总经理行政部文员公司月工作计划部门周工作总结部门周工作计划部门月工作总结部门月工作计划日常业务管理1、各部门周、月工作总结与计划的收集与上报。2、公司周例会各部门需要上报材料的收集与上报。行政文员负责相关部门上报材料的收集与上报工作行政部文员3档案管理3档案管理归档1.凡涉及公司工作形成的一切有效文字、实物、图片、音像等资料都须归档保存。2.每月5号前将上月的档案收集、整理、立卷、归档。3.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行行政部负责收集各部门档案，整理归档，保证档案的完整。行政部文员档案资料管理规定档案分类及保管期限表保管1.根据档案年度、种类进行分类保管。2.建立电子索引目录。3.设立专用档案室，每半年将分类好的档案存放入档案室集中保管。4.各部门文员每月将本部门分类好的档案存放入档案室中，由行政部统一保管。5.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。行政部负责做好档案的防火、防潮及防虫工作，保证档案安全。行政部文员各部门文员档案索引目录档案借（查）阅1.查阅公司普通档案需行政部经理批准，各部门存放档案查阅需由各部门经理批准。2.查阅公司重要档案的需经公司分管副总经理同意，并在档案查阅登记表上签字，方可进行查阅。3.查阅人需复制公司档案时，需经行政部经理同意后方可进行，重要档案不许复制。4.借阅出去的公司档案由行政部负责催收，原则上当日回收,重要及保密档案原则不许借阅。5.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 归还档案时，档案保管人员应认真审查、核对，看是否有损坏，污染和遗失。2 保密档案未经分管副总经理同意，不得查阅。保密档案包括（但不限于）：人事、财务、薪酬以及集团或总经理指定的文件资料。行政部文员各部门文员档案查(借)阅登记表1.超过保管期限的档案，由档案管理人员根据档案的保管期限，编制销毁计划及清单，填写档案销毁申请单，由行政部经理审核后，报总经理审批。2.总经理审批同意后，由行政部负责与监销人员一起将超过保存期限的档案销毁。3.监销人员确认销毁文件无误签字后，选择安全地点销毁档案。档案销毁必须由行政部与2名以上的监销人员一起销毁.行政部文员记录销毁审批表档案销毁清册档案销毁4.各部门档案由各部门负责制订销毁计划，上报行政部销毁。5.行政部文员根据档案销毁申请单填写档案销毁清册。6.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。4会议管理4会议管理公司办公例会1.公司办公例会分为周例会、月例会、季度例会、半年总结会及年终总结会。2.会议由总经理负责召集主持，行政部组织、布置。3.行政部负责完成会议记录，并于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后发与会人员。4.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 因特殊情况经总经理批准后可以临时取消。2 参会人员必须在会议签到表签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。3 行政部负责根据会议纪要的工作安排进行督办。总经理行政部文员公司会议制度规定部门工作例会1.部门工作例会由各部门根据实际情况安排，每周最少召开一次。2.各部门按实际情况决定是否召开，但不允许连续三周以上不召开部门工作例会。1 部门例会由部门负责人进行组织布置。2 部门负责人应指定专人进行纪录，并对安排的工作进行督办。各部门负责人临时会议1.公司临时会议由总经理根据情况安排，行政部负责组织、布置。2.行政部负责进行会议记录，于会议结束后1个工作日内形成会议纪要，报总经理审批后下发参会人员。3.其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 参会人员必须在会议签到表签字，不能参加的人员必须提前向总经理请假。2 行政部负责根据会议纪要工作安排进行督办。总经理行政部文员会议签到表会议室管理1会议室日常使用与管理由行政部负责。2使用会议室需提前一天与行政部联系，并填写会议室使用登记表，经行政部经理同意后方可使用。3.各使用部门在使用完毕后，将会议室钥匙交还行政部。4.行政部通知保洁员对会议室进行清洁。5.行政部对使用部门使用会议室的情况及设施设备进行检查。1 行政部负责安排会议室的规范使用。2 未经行政部同意，任何人不能擅自使用会议设备。3 使用部门及个人应自觉维护会议室设备的完好与环境卫生。行政助理会议室使用登记表5协调管理内部协调1 需协调部门填写内部联络单经分管副总和总经理批示后交相关部门进行协调解决。2 相关部门在接到内部联络单后，在规定的时间内进行协调解决，并及时进行反馈。行政部负责相关协调事工作。各部门负责人行政部经理内部联络单外部协调1 由业务部门填写工作联系函，经行政部复核后，报总经理批准。2 总经理批准后，由行政部盖章分发并存档。需协调部门负责跟踪协调事项的完成情况。各部门负责人行政部经理函6办公秩序管理1员工行为规范2办公环境3办公纪律1部门负责人负责本部门的日常规范管理，对不符合规范的员工视其情节轻重，进行口头警告或向行政部提起书面通报、处罚。2行政部负责不定期抽查，每月汇总一次,并在月例会中向总经理汇报。3根据联盛集团行政规章管理制度及商业管理公司制度执行。1各部门负责人负责本部门办公秩序的管理。2行政部负责公司办公秩序的监督与协调。3总经理是员工奖惩的负责人。行政部经理办公秩序管理规范关于整顿办公秩序作业规范及员工日常行为的规定7采购管理7采购管理计划1 物品采购计划内容包括：物料的名称、型号、规格、数量等。2 各部门根据本部门物品的使用实际情况，编制采购计划，并填写物资（品）采购申请单在每月25号前报行政部。由行政部汇总后上报公司总经理审批。3 工程部根据实际情况，制订下个月的工程材料使用计划，并填写采购申请单交仓管员复核后上报总经理审批。4 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1行政部负责对部门采购物品的合理性进行审核。2管理部工程材料采购计划由仓管员根据仓库的实际库存量对采购计划进行复核。各部门负责人行政部经理仓管员采购申请单紧急采购审批单集团商业管理公司制度采购管理申购1 采购人员根据各部门申请数量、规格，库存数量及消耗水平，拟定物资（品）采购计划审批单报行政部领导审核，财务部复核，分管副总审批，总经理批准后方可采购。2 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。采购员（司机）行政部经理采购1 物资（品）采购计划审批单经总经理审批后采购员方可进行采购。2 采购员根据合格供方名单，选择最合适的供方进行采购。当合格供方清单中的服务供方不能满足要求时，重新选择新的服务供方。3 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1常用物料采购原则上应在3个工作日内完成；特殊物料采购原则上应在5个工作日内完成；零星物料采购原则上应在1个工作日内完成；应急物料采购原则上应立即办理。2大宗采购需进行招标的，按集团招投标管理办法进行招标。采购员（司机）合格供方清单验收1 所购物品送到后，采购人员与仓管员根据订购送货单进行验收，认真核对，同时做好登记。2 仓管员将验收后的物品入库，填写实物入库单。3 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1采购人与验收人不能为同一个人。2必须认真核对所购物品的质量与数量是否相符，并由采购人与验收人共同签字确认。采购员仓管员不合格品处理表8办公设备管理电话1 公司为员工配置内线电话,部门根据需要配置外线电话。2 公司副总以上及行政部、财务部开通国内长途。3 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 一般内线电话原则不允许开通外线，因工作需要开通市内外线，如消防监控室等。2 拨打私人电话应控制在3分钟以内。行政部经理办公设备管理规范电脑1 根据工作需要给员工配备专用电脑。2 使用人负责对电脑进行保养。3 行政部负责公司电脑的编号和检查工作。4 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 公司电脑由行政部统一管理。2 行政部每月至少对电脑的使用情况抽查一次。3 弱电工程师负责对电脑故障进行处理，行政部进行跟踪。行政部经理弱电工程师专项设备1 行政部负责对所有设备的统筹管理，建立资产设备台帐，并对办公设备进行编号，保存说明书。2 各部门负责人对本部门设备进行监管和维护。3 行政部每季度对公司办公设备进行检查核对，并负责设备维护单位的选择。4 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。行政部经理仓管员9车辆管理申请部门或个人因公用车应填写用车申请单，由部门经理签字后到行政部申请，行政部经理签字批准后方可执行。车辆由行政部根据情况统一调配，并做好备案。行政部经理车辆管理规定出车1 司机在接到用车人所在部门经理、行政部经理批准的用车申请单后方可出车。2 司机出车按规定的路线行驶，办完事情后及时返回。司机须安全驾驶，遵章守纪，如因违规造成的罚款由驾驶人承担。司机用车申请单维修保养根据联盛集团行政规章管理制度执行。按照4S广州本田华盛店的保养的要求去保养。司机10仓库管理10仓库管理入库1 采购结束后1个工作日内完成物料入库的各项手续。2 仓管员将物料验收后入库，填写实物入库单。3 物料凭发票入库。4 入库物料在未收到相应发票前，建立货到票未到材料明细账。5 办理完入库手续后在当天登记物资品台账。6 物料入库后归类存放，做好标识7 办公用品单独仓库存放，确保安全。1 有毒有害化学物资必须隔离存放2 实物入库单的内容要真实完整，入库单上必须有保管员及经手人签字仓管员采购员（司机）出库单入库单仓库管理规定出库1 每日发料时间为早上9:40-10:10，下午15:4016:102 领料人凭主管工程师或部门经理签字的工程维保材料领料单领料。3 在出库单注明领料用途。如属维修更换，应将拆卸后的物料退库，并作相应处理。4 办公用品每月2日前由行政部按部门申请单统一发放。5 其它相关规定根据联盛集团行政规章管理制度执行。1 夜间遇紧急情况需领料的，由行政部指定专人负责发料，并做好领料记录。2 物料的出库由领料人和仓管员共同签字确认。3 材料的发出，原则上采用先进先出法。仓管员工程维保材料领料单管理1 每月最后一天对库存物料进行清点。2 办公用品仓库一年盘点两次，由财务人员与仓管员共同完成。3 每月2日前将库存物资盘点表、物料库存控制一览表及月库存物资品收付存报表交财务部核查。1 盘点由行政部与财务部各指一人共同进行。2 有毒有害化学物资必须隔离存放仓管员库存盘点表物料库存控制一览表月库存物资品收付存报表11食堂管理采购1 食品须由外包单位采购2 采购食品质量须符合卫生标准，行政助理监督。3 食品采购后须由专人验收，并做好验收记录，注明名称、数量、单价、金额等事项，并签明意见。4 每周一次价格审核。 1 监督人员（行政助理）对外包单位采购的食品须严格把关，禁止采购以下食品：（1）腐败变质，含有毒、有害物质或被有毒物质污染，可能对人体健康有害的食品。（2）未经检验合格的肉类及制品。（3）超过保质期或不符合食品标签的定型包装食品。2 行政部负责对采购的食品进行抽查。行政部经理行政助理卫生管理1 食堂环境要整洁有序，定时定期进行清洁，每餐一小清，每天一中清，每周一大清。2 食堂设备、餐具要洁净无毒，餐后立即进行清洁。3 保证食堂人员的健康卫生，所有食堂人员需在体检合格后方能上岗，并且每年最少体检一次。4 行政部负责监督食堂的卫生管理，每周最少抽查一次，如果发现不适应继续工作的疾病，应立即暂定工作。1 禁止使用不合格的清洁剂对食堂设备及餐具进行清洁。2 食堂器具摆放整齐。3 食堂卫生要做到：a.餐具干净，无污迹。b.地板无污渍、无水迹。c.墙面无灰尘、无污渍、无水迹。行政部经理行政助理12与集团制度的衔接制度编写衔接1.集团已制定的制度,公司三标体系文件中不予重复。2.集团统一下发的表格，由行政部汇总，以电子文档形式保管和发放。制度执行衔接1.集团制度若与三标体系文件规定发生冲突时，执行集团制度，并及时修改三标体系文件。2.集团下发的文件要求需要形成制度时，及时补充在三标体系文件中。13印章管理13印章管理印章刻制、更换、废弃1、印章的刻制、更换、废弃必须由总经理批准。2、印章刻制、销毁由行政部负责。1、印章模糊不清2、印章损坏3、公司名称变更或税务号变更行政经理印章制作审批单、印章报废审批表印章管理规定印章使用1、印章由行政文员负责管理，行政经理负责监督。2、印章使用部门须填写印章使用登记表，由分管副总签字确认报总经理审批后方可使用。3、公司财务用章由财务部会计保管，财务经理监督。4、部门如需加盖财务用章，须经财务经理及总经理批准后方可使用。1、审批签字齐全方可使用。2、特殊情况总经理室电话确认，事后补签。行政经理行政文员财务经理财务会计印章使用登记表14名片管理名片更换、废弃1、公司地址、名称、电话变更，确认由总经理批准2、名片更换由行政文员办理。1、行政部须接公司通知方可执行。名片制作申请表名片印制1、名片版样、格式必须按集团标准要求。2、印制名片须由部门经理、行政经理、主管副总签字后，方可交行政文员由指定单位制作。3、名片只限公司主管以上人员印制，业务口员工如需使用，需报总经理审批。1、审批签字齐全后可印制。15因公招待管理1、部门因业务招待需填写业务招待用餐审批表2、因公用餐须由行政经理、财务经理、分管副总、总经理签字后有效。3、公司原则上应由2-3家高、中、低档指定的用餐合作单位。3、用餐标准原则上每人不得超出100元，特殊原因报总经理审批，财务经理审核。4、签约单位没月25日至30日为结帐期，不得跨度2-3个月累计结算。1、申请填写齐全2、确属业务需要3、原则在指定酒家行政经理招待费申请表16外来人员来访管理1、外来人员须在前厅填写人员出入登记表，由前厅人员负责。2、前厅人员应通过内线电话，通知需访人员，并由被访人员至前厅引领来访人员。3、上级或政府领导来访，前厅人员应立即通知公司相关人员，迎接客人至贵宾室或会议室。4、外来推销人员一律不准进入办公区域。5、行政部每周向客服中心收集每周外来人员分析 报告表。1、填写登记表是否清晰、齐全。2、行政部参与抽查。前台人员出入登记表18饮用水管理1、饮用水由行政部统一挂，行政助理负责订购、登记，仓管负责领取。2、桶装水适用办公行政区域内行政办公室。3、热水瓶适用外行政办公区域，如工程、商管值班室、岗亭、宿舍。4、桶装水领用须由空桶换取新桶。5、桶装水用水标准：每部门每人每月10元，超出部门由各部门自行承担。6、饮水机由各部门经理负责、损坏赔偿，行政部负责监督；热水瓶由各部门自行负责，部门经理为第一负责人，损害部门自行承担，行政部负责监督。1、行政助理每月发放各部门水票。2、各部门凭当月水票和空桶领取新桶。3、每月行政助理做好饮用水统计报表交财务部。行政助理19总值班管理1、行政部对公司总值班情况作监督管理2、公司部门主管以上人员（不含女性）都必须参加总值。3、按要求每日早8：35分至24点为值班时间。4、每日8：30与前一日总值人员，交接值班情况，并移交值班记录和胸牌、对讲机。5、每日9：30进行第一次巡场，晚9：30为最后一次巡场，值班期间应不定时巡场，并做好记录。6、值班期间应佩带值班胸牌，并且值班经理应24小时保持通讯畅通。1、行政部每日抽查值班情况并监督执行。行政经理人事主管总值班记录表总值班管理规定第15页 共15页