营运资料管理制度(16-42).docx

深圳市益田商业管理有限公司 营运部 营运部资料管理制度营运部资料管理制度目的： 为了加强对营运部工作中往来的文件资料进行及时归档和管理，全面提高资料管理的工作效率，使营运工作得以更有效开展，拟制定本制度。一、 需归档的文件资料：1. 政府下发的重要文件及相关部门来函；2. 公司下发的重要文件；3. 商户资料：（1） 商户基本信息资料（营业执照、卫生许可证等）；（2） 商户日常往来文件（包括传真、函件、申请表等）；（3） 文件：与商家洽谈的会议纪要、各种问题的解决方案等；4. 部门文件：会议纪要、工作联络单、请示、报告、函件等；5. 内部管理资料（各类报表）； 6. 其它重要资料。二、 文件的收、发管理1. 部门员工在收到文件后应及时到资料管理员处进行登记，当面填写收文登记表，与资料管理员办理好交接手续； （1） 资料管理员在接到文件时应及时进行登记，并做好电子文档备份；（2） 部门文件需对外发放时需经部门经理审核签字认可后，方可对外发送；（3） 资料管理员需将对外发送的文件进行详细登记，复印备份后发送给相关单位或部门并签收；2. 需对外发送的文件资料：（1） 工作联络单；传真；会议纪要；（2） 部门回函。三、 文件的传阅、借阅管理1. 传阅程序、范围和借阅程序、范围：（1） 文件需在部门内传阅时，由资料管理员将文件交部门经理阅核，签字认可后发放部门员工进行传阅；（2） 部门员工在看过文件后需签字确认，由最后签字的员工将文件交回资料管理员处进行归档；（3） 部门及其它部门员工需借阅本部门的文件资料、专业书籍等，需在资料管理员处填写文件借阅登记表，并由部门经理（审批人）签字认可，方可借阅；（4） 文件、书籍归还时资料管理员应认真进行检查，如无问题需签字确认；（5） 文件、书籍等资料借阅后逾期未还者，资料管理员需及时进行催还；（6） 部门及其它部门员工借阅档案后应妥善保管，并按时归还；2. 建立文件网上发布制度，定期在公司内网上向部门员工发布部门性文件（1） 周一网上发布部门周小结及本周计划、部门周例会纪要等（2） 发布人：相关人员（3） 发布程序：所有发布文件须经部门经理审核签字后方可进行发布四、 文件的保管、保存1. 设立独立资料柜保存本部门重要资料；2. 所有资料严格按照类别实行分类管理，统一对文件进行规范编号，并建立文件目录并进行电子备份，以便日后文件的快速查找；3. 商户资料按租户、业态或楼层为单位对资料进行分类归档保管；4. 租户撤租后资料管理员对租户资料及时进行为整理、装订、保存；跟进新租户的相关资料，并做好归档工作；5. 资料保存时间：（1） _资料保存期为 年；（2） 合同等相关资料保存期为该租户撤租后 年；（3） 部门内部计划、报告等各项文件保存期为 年；（4） 专业书籍长期保存；6. 保管方式：要求书面文档(原件或复印件)五、 文件的保密1. 机密文件系指：（1） 租户与公司的合作条件；（2） 涉及具体数据的相关资料；（3） 对租户和公司有重要影响的文件等；2. 根据文件的重要性设置不同的文件保密时效；3. 机密文件的调阅需经部门经理审批同意后方可调阅；4. 资料管理员与借阅档案的人员要严格遵守公司的保密制度，树立高度的责任心，加强保密意识；六、 文件的销毁1. 对于超过保存期限的档案，由资料管理员登记造册，经管理员和部门经理共同签字认可后，方可进行销毁；2. 销毁文件需由专人负责销毁，严禁将销毁文件作为它用或作废纸处理。附录：附件【1】 收文登记表 附件【2】 发文登记表 附件【1】发文登记表NO日期编号文件名称份数发至部门签收备注附件【2】 收文登记表 NO日期编号文件名称份数发文部门签收人（发放人）发放单位收文人收文日期备注（文件处理结果）