竣工范本的整编及归档实施办法.doc

云南省南盘江凤凰谷水电站工程竣工资料的整编及归档实施办法中国水电顾问集团昆明勘测设计研究院凤凰谷水电站工程建设管理部二OO六年八月审 查: 校 核: 编 写: 目 录1工程概况52目的及适用范围53引用标准64术语75职责96竣工文件归档范围及收集整理责任单位和保管期限 117竣工资料的份数 118竣工文件资料的质量要求 119竣工文件(竣工图)的编制要求 12 9.1竣工文件编制要求 12 9.2竣工图的编制要求 13 9.3竣工图的更改方法 14 9.4竣工图章的使用 14 图1 1510照片、录音带、录像带、磁带、磁盘或光盘的整编 1511竣工文件的整理与归档 15 11.1竣工文件的整理 16 11.2竣工文件的组卷 16 11.3案卷与卷内文件的排列 17 11.4案卷的编目 1711.4.1卷内页号的编写 1711.4.2卷内目录的编写 1811.4.3填写卷内备考表 1911.4.4卷盒封面和脊背的编写 19 11.5案卷装订要求 21 11.6竣工文件的归档 22 11.7竣工文件的归档审查 2212竣工档案的移交 2313竣工科技档案的汇总 23 图2卷内目录式样 25 图3卷内备考表式样 26 图4竣工文件封面 27 图5竣工科技资料归档审定表 29 图6竣工资料移交封面 30 图7竣工资料移交目录 31附表1:凤凰谷水电站工程竣工科技档案分类表32附表2:凤凰谷水电站工程项目划分表另发.凤凰谷水电站工程竣工资料的整编及归档实施办法1 工程概况凤凰谷水电站是南盘江干流一库十级综合开发方案的最后一级电站，位于南盘江中游河段师宗县境内龙庆乡、高良乡两乡交界处。凤凰谷水电站上游为正在建设中的云鹏水电站（沿河距离约34km），下游为已建成投产的天生桥一级水电站（沿河距离约116km），电站距师宗县城公路里程约77Km，距昆明公路里程约275Km。凤凰谷水电站为河床式开发，为单一发电功能的电站工程。电站引用流量425m3/s，装机容量为2×50MW。坝顶高程为824.8m，最大坝高61.3m。校核洪水位以下的库容为5033×104m3，正常水位以下水库总库容4483×104m3，调节库容1569×104m3，死水位为高程815m，死库容2914×104m3。电站工程枢纽布置方案为混凝土重力坝右岸厂房方案，挡水建筑物总长为240m。枢纽建筑物由左岸非溢流坝段、河床溢流坝段和泄洪冲沙底孔、河床发电厂房（含尾水渠）右岸非溢流坝段（含坝后安装场、副厂房及开关站等）建筑物组成。主要附属工程和临建工程有导流明渠工程、上下游围堰、进场公路工程、场内公路工程、永久大桥工程、1#、2#渣场治理、通信工程、进场35kv施工输电线路和场内10kv施工输电线路及业主营地项目等。2 目的及适用范围根据水电站基本建设工程验收规程（DL/T5123-2000）的规定：完整、准确、系统的工程档案是进行工程竣工验收的重要条件，工程文件的收集、整理、归档和档案移交应与工程的立项准备，建设和竣工验收同步进行。因此，为了作好凤凰谷水电站工程竣工科技资料的编制，保证工程竣工资料归档的齐全、完整、准确、系统，实现标准化、规范化管理，确保档案的安全和有效利用，并能顺利地通过工程档案的验收，结合本工程的具体情况，特制定本规定。本规定规定了凤凰谷水电站工程竣工科技资料的收集整理归档范围、质量要求。本规定适用于凤凰谷水电站工程在勘测、设计、施工、监理、试运行等活动过程中所形成的工程竣工科技资料的编制，归档整理以及移交验收等。3 引用标准3.1 GB/T118222000科学技术档案案卷构成的一般要求3.2 国档发（1988）4号基本建设项目档案资料管理暂行规定3.3 国档发（1992）8号建设项目（工程）档案验收办法3.4 DA/T282002国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规定3.5（82）建发施字50号国家基本建设委员会关于编制基本建设工程竣工图的几项暂行规定3.6 GB10609.31989技术制图 复制图的折叠方法3.7 GB/T118212002照片档案管理规范3.8 DA/T151995磁性载体档案管理与保护规范3.9 DL/T51232000水电站基本建设工程验收规程3.10 能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则3.11 GB/T50328-2001建设工程文件归档整理规范3.12 DA/T22-2000归档文件整理规则3.13 GB/T188942002电子文件归档与管理规范3.14 GB/T97041999国家行政机关公文格式4 术语4.1建设工程文件：在工程建设过程中形成的各种形式的信息记录，包括工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图和竣工验收文件。4.2工程准备阶段文件：工程开工以前在立项、审批、征地、勘测、设计、招投标等工程准备阶段形成的文件。4.3监理文件：监理单位对项目工程质量、进度和投资控制等监理过程中形成的文件。4.4施工文件：施工单位在工程施工过程中形成的文件。4.5竣工图：项目工程竣工后，按照工程实际情况所绘制的图纸。4.6竣工文件：是项目竣工时形成的反映项目建设（指建筑、安装）过程和项目真实面貌的文件，主要由项目施工文件、安装文件、项目竣工图和监理文件组成。4.7竣工验收文件：建设工程项目竣工验收活动中形成的文件。4.8建设工程档案：在工程建设活动中直接形成的具有归档保存价值的文字、图表、声像等各种形式的历史记录。4.9建设工程项目：经批准按照一个总体设计进行施工，经济上实行统一核算，行政上具有独立组织形式，实行统一管理的工程基本建设单位。它由一个或若干个具有内在联系的工程所组成。4.10单项工程:指建设项目中具有独立设计文件、可独立组织施工，建成后可以独立发挥生产能力或工程效益的工程。4.11单位工程：指具有独立的设计文件、有独立的区域施工条件可独立组织施工，但建成后不能独立发挥生产能力或工程效益的工程,另见凤凰谷水电站工程项目划分表。4.12分部工程：指构成单位工程中可以独立组织施工的工程，另见凤凰谷水电站工程项目划分表。4.13单元工程：指在分部工程中按同期施工作业区、段、层、块划分，通过几个工种、若干作业、工序完成的最小综合体，是构成分部工程的工程质量考核和合同支付审核的基本工程单位，另见凤凰谷水电站工程项目划分表。4.14工程档案：指从工程项目的提出、立项、审批、勘测、设计、招投标、施工、监理、验收等工程建设及工程管理过程中形成并应归档保存的文字、表格、图表、声像等各种载体材料的总和。4.15案卷：由互有联系的若干文件组合而成的档案保管单位。4.16立卷：按照一定的原则和方法，将有保存价值的文件分门别类整理成案卷，亦称组卷。4.17归档：文件形成单位完成其工作任务后，将形成的文件整理立卷后，按规定移交档案管理机构。4.18档号：以字符形式赋予档案实体的用以固定和反映档案排列顺序的一组代码，包括项目代号、分类号、案卷号。4.19项目代号：工程的代字或代号，凤凰谷水电站工程代号为FHG。4.20档案的完整：指归档的资料能真实记述和反映建设项目（工程）的提出、调研、可行性研究、评估、决策、计划、勘测、设计、施工、设备安装、调试以及竣工验收的全过程。将项目（工程）建设全过程应该归档的文件、资料归档，各种文件原件齐全。4.21档案的准确：指档案的内容真实反映项目（工程）竣工时的实际情况和建设过程，做到图物相符，技术数据准确可靠，签字手续完备。4.22档案的系统：指按其形成规律，保持各部份之间的有机联系，分类科学，组卷合理。5职责5.1云南南盘江凤凰谷水电开发有限公司（以下简称凤凰谷公司）：负责对凤凰谷水电站工程立项开工全过程的设计、监理、施工、调试等单位进行竣工资料的编制、归档的领导工作，并把本单位在工作中形成的应归档的资料整理归档。5.2中国水电顾问集团昆明勘测设计研究院凤凰谷水电站工程建设管理部（以下简称凤凰谷建管部）：在招标工作中与设计、监理、施工等单位签定合同、协议时，应当设立专门条款，明确规定有关工程文件、图纸（含竣工图纸）及其他特殊载体（声像、光盘、磁盘）等文件的整编归档内容及各方应承担的责任，包括套数、质量、费用、完成时间等内容。负责对工程全过程的设计、监理、施工、调试等单位进行竣工资料的编制、整理和归档等工作的组织协调工作。5.3凤凰谷建管部档案资料室：负责对工程建设全过程文件材料的编制、归档等工作的业务监督指导、检查、验收和接收全部工程档案，汇总后编写各案卷的档号、案卷序号、总目录、分类表，向有关单位移交。在工程建设初期，根据工程实际参照国家有关部委关于竣工资料的整理、档案的归档有关规定，制定云南省南盘江凤凰谷水电站工程竣工资料的整编及归档实施办法，发各参建单位执行。5.4建管部下属机构工程技术部（以下简称工程部）：配合设代组负责工程各阶段的勘测设计文件（包括技施设计阶段设计图、表、设计（更改）通知单、设计技术要求、设计专题报告、设计总结等）的收集、整理和立卷归档，并按规定向凤凰谷建管部档案资料室提交。5.5施工单位：负责其承包项目的全部施工资料，包括施工方案、措施、计划、施工（安装）记录（含隐蔽工程及测量记录）、工程联系单、质量评定表、试验资料、建材（设备）检验单（合格证）、竣工图、工程量签证单、工程结（决）算表、工程验收单、施工总结等的编制、收集、整理和立卷归档，并按合同文件的规定向凤凰谷建管部档案资料室提交。5.6中国水利水电建设工程咨询昆明公司凤凰谷水电站工程监理部（以下简称监理部）：负责编制、收集、整理、提交工程监理业务范围内形成的各项监理事项（工程质量、进度、投资控制等）的全部文件材料和监理工作报告（总结）；督促检查工程建设中其监理业务范围内各施工单位的文件资料的收集、积累和完整，准确情况，负责对竣工文件和竣工图的审核并签署意见；5.7质量监督单位云南省水利水电质量监督中心站：负责编制、收集、整理、提交工程质量监督工作中形成的各类质量监督文件。5.8调试单位（包括由施工单位承担调试工作的）：负责编制、收集、整理、提交所承担项目的调试方案、措施、调试报告和调试过程中的设备缺陷处理记录、质量等级评定表，继电保护整定单、设计变更资料、调试工作总结。5.9生产运行（电厂）单位：负责收集、整理运行准备文件、企业技术标准（现场运行规程、操作及事故处理规程、管理制度与措施等）；提供机组整套启动及试运行期间的文件材料，（试运行记录、设备缺陷及事故处理记录、分析、结论、试运行工作总结），提供设备命名，主系统启动及倒送厂用电方案。6竣工文件归档范围及收集整理责任单位和保管期限6.1凡是反映与工程有关、具有查考价值的各种载体的文件材料（文字、图纸、照片、录音、录像、磁带、光盘等）都应收集齐全归入工程建设项目档案。6.2具体归档范围见附表凤凰谷水电站工程竣工科技档案分类表该表确定了各类档案的分类号、保管期限及收集整理的责任单位。7 竣工资料的份数按中国水电顾问集团昆明勘测设计研究院的招标文件和与各承包商签订的合同协议书中规定的应提交竣工资料的份数提交。施工、监理、设计、建设、质量监督单位应提交与施工单位相同份数的竣工资料，由凤凰谷建管部汇编成齐全、完整、准确、系统的规定份数成套竣工资料，实现标准化、规范化的管理，确保档案的安全、提供有效的利用，工程竣工后能顺利地通过档案的验收。8 竣工文件资料的质量要求8.1案卷内竣工文件材料内容必须准确反映凤凰谷水电站工程在立项、审批、勘测、设计、施工、监理、设备及其管理活动的真实情况。8.2案卷内竣工文件材料要齐全、完整、准确、系统。8.3案卷内竣工文件应字迹清楚、图样清晰、图表整洁、签字认可手续完备；8.4案卷内竣工文件材料的载体书写材料应符合耐久性要求。不能有热敏纸，不能用铅笔、圆珠笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸等书写、绘制；8.5复印、打印文件及照片的字迹、线条和影像的清晰及牢固程度应符合设备标定质量的要求。8.6录音、录像文件应保证载体的有效性。8.7长期存储的电子文件应使用不可擦除型光盘。8.8原始记录一律要求是原件，对字迹不清或破损的重要材料，应复制后与原件一起归档，原件在前，复制件在后；8.9合同、协议书一律归正本，并且附件必须齐全，特殊情况若不能达到上述要求，可使用复印件，但每份必须加盖公章9 竣工文件（竣工图）的编制要求：9.1竣工文件编制要求9.1.1建设项目或单项工程施工完成后，施工、安装单位应根据工程实际情况及合同规定的要求，对收集、积累的文件、图纸进行编制。9.1.2竣工文件（竣工图）编制完成后，施工单位进行自检，监理单位负责审查，对施工文件的准确性和竣工图的更改情况进行核实，发现不准确、遗漏或短缺时，应及时修改和根据凤凰谷水电站站工程竣工科技档案分类表规定的归档范围进一步收集所缺少的重要文件。9.1.3凡竣工文件未满足合同或协议规定份数的，应复制补齐。 9.1.4与施工图有关的设计更改单、监理通知单、洽商记录和材料变更等视具体情况可与竣工图编在一起，也可单独组卷。9.1.5凡为易褪色材料（如复写纸、热敏纸等）形成的并需要永久和长期保存的文件，应附一份复印件。9.2竣工图的编制要求9.2.1工程竣工时，应由施工单位编制竣工图，监理单位负责审核。9.2.2竣工图应完整、准确、清晰、规范、修改到位，技术数据可靠，真实反映工程竣工验收时的实际情况，各项签字手续完备（不得由他人代签或以个人印章代替签字）。9.2.3凡按图施工没有变动的，或有一般性设计变更和材料代用、符合杠改或划改要求的，可在新的或干净的施工图上修改,加盖并签署竣工图章。9.2.4凡结构形式、工艺、平面布置等有重大变更或图面变更面积超过25%的，应重新绘制竣工图，仍用原图编号，末尾加注“竣”字,加盖并签署竣工图章。9.2.5同一建筑物、构筑物重复的标准图、通用图可不编入竣工图中，但必须在图纸目录中列出图号，指明该图所在位置，并在编制说明中注明，不同建筑物、构筑物应分别编制。9.2.6建设单位应负责或委托有资质的单位编制项目竣工总平面图。9.2.7竣工图图幅应按GB10609.3-1989技术制图复制图的折叠方法统一折叠成297mm×210mm(A4纸)或297mm×420mm(A3纸)图幅，内折式，外翻图标，并按卷内目录（或图纸目录）编排次序排列；9.2.8竣工图编制完成后，各编制单位应提供竣工图编制说明，（包括总说明及各专业的编制说明），叙述竣工图编制原则及各专业编制情况等，与竣工图一起向凤凰谷水电站工程建设管理部移交。9.3竣工图的更改方法：9.3.1文字、数字更改一般是杠改；线条更改一般是划改；局部图形更改可以圈出更改部位，在原图空白处重新绘制。9.3.2利用施工图更改，应在更改处注明更改依据的文件的名称、日期、编号和条款号。9.3.3当无法用图形表达清楚时，应在标题栏上方或左边用文字说明；9.3.4图上各种引出说明应从杠改部位引出45°角细实线,再折与图框平行的横线，引出线不交叉，不遮盖其他线条；9.3.5有关施工技术要求或材料明细表等有文字、数字更改的，应在修改变更处进行杠改，当变更内容较多时，可采用注记说明的办法；9.3.6对新增加的文字说明，应在其涉及的竣工图上作相应的添加和变更；9.3.7更改应符合各专业的要求；9.3.8更改应用黑色碳素墨水。9.4竣工图章的使用竣工图章的内容、尺寸如图1所示，建管部已刻好，供各单位借用；竣工图章应使用红色印泥，盖在图标附近空白处；所有竣工图应由编制单位逐张加盖并签署竣工图章，送监理审查符合要求后，直接监理人在竣工图章上逐张签名；竣工图章中的内容填写应齐全、清楚、不得代签或盖私章。图110照片、录音带、录像带、磁带、磁盘或光盘的整编照片按照GB/T118212002照片档案管理规范的要求编制；录音带、录像带按照DA/T15-1995磁性载体档案管理与保护规范的要求编制；能被计算机系统识别、处理，按一定格式存储在磁带、磁盘或光盘等介质上，并可在网络上传送的数字代码序列为电子文件；电子档案是具有保存价值的已归档的电子文件以及相应的支持软件产品和软硬件说明，电子档案按照GB/T18894-2002电子文件归档与管理规范的要求进行编制和管理。11竣工文件的整理与归档11.1竣工文件的整理11.1.1建设项目所形成的全部项目文件在归档前应根据国家有关规定,并按档案管理的要求,由文件形成单位进行整理。11.1.2建设单位各机构形成或收到的有关建设项目的前期文件、设备技术文件、竣工试运行文件及验收文件，应根据文件的性质、内容分别按年度、项目的单项或单位工程整理。11.1.3勘测、设计单位形成的基础材料和项目设计文件，应按项目或专业整理。11.1.4施工技术文件应按单项工程的专业、阶段整理；检查验收记录、质量评定按单位工程整理。11.1.5监理文件按监理业务管理文件（监理合同文件、规划、实施细则、岗位责任制等），质量、进度、投资控制文件，监理通知、会议纪要、监理日志、月报、总结等进行分类整理。11.2竣工文件的组卷11.2.1组卷要遵循项目文件的形成规律和成套性特点，保持卷内文件的有机联系；分类科学，组卷合理；法律性文件手续齐备，符合档案管理要求。11.2.2施工文件按单项工程、单位工程组卷；竣工图按水工、机械、建筑、结构、给排水、电气、环保等专业组卷；管理性文件按问题、时间或项目依据性、基础性、竣工验收文件组卷；监理文件按文种组卷；原材料试验按单项工程、单位工程组卷。11.2.3案卷及卷内文件不重份;同一卷内有不同保管期限的文件,该卷保管期限从长。11.3案卷与卷内文件的排列11.3.1管理性文件按问题时间或重要程度排列，同一问题（事件）的请示、批复、来文、来电等应放在一起，批复在前、请示在后。11.3.2施工文件按管理、依据、建筑、安装、检测实验记录、评定、验收排列。11.3.3设备文件按依据性、开箱验收、安装说明、操作（使用）说明、随机图样、安装调试和运行维修等顺序排列。11.3.4竣工图按专业、图号排列。11.3.5卷内文件一般文字在前，图样在后；译文在前，原文在后；正件在前，附件在后；印件在前，定（草）稿在后。11.4案卷的编目11.4.1卷内页号的编写依据卷内文件的排列顺序，均应以有书写内容的页面（包括原有的文字封面、图样目录）编写页号，同一卷内的文件应编写连续页号；页号编写位置：单面书写的文件在其右下角编写页号；双面书写的文件，正面在其右下角，背面在其左下角编写页号；图样的页号编写在右下角或标题栏外右上方。成套图样或印刷成册的文件，自成一卷的，原目录可代替卷内目录，不必重新编写页号；与其它文件组成一卷的，应排在卷内文件材料最后，将其作为一份文件填写卷内目录，不必重新编写页号，可在备注中注明总页数。各卷之间不连续编页号，同一问题一卷装不下，可分为两个以上的案卷，每卷页号及卷内目录均重新编写顺序号；卷内目录、卷内备考表不编页号。11.4.2卷内目录的编写卷内目录是案卷内登记文件及其排列次序的目录（式样见图2）并排列在案卷文件首页之前，尺寸为297mm×210mm（即A4纸），字体为宋体，用计算机打印，其内容为：序号：用阿拉伯数字从1起依次标注卷内文件的顺序，一个文件一个序号，文件的附件不编序号；文件编号：填写文件的文号或图样的图号，设备代号、项目代号等。责任者：填写文件形成部门或主要责任者，必须使用全称或通用简称，不得称“本厂”、“本局”、“本公司”（如：原始记录即为记录的原形成单位，竣工图即为竣工图的编制单位，厂家资料即为原生产厂家），以个人名义制发的文件，填写作者姓名；文件材料题名：填写文件（图纸）的全称；日期：填写文件形成日期，且必须写全（即年、月、日须写全），“1999年”不得简写为“99年”，月、日均用二位数表示，以8位阿拉伯数字标注年月日，如：“1999年5月11日”写成“19990511”（原始记录以每册记录中的最早和最晚时间为该册的编制日期，竣工图填写每张竣工图章中的编制日期，设计（更改）通知单以每份通知单上的末尾标注日期为编制日期，厂家资料、专题报告以每册/份资料的封面的原日期为该册/份的编制日期；页号：填写每件文件首尾页上标注的页号。备注：填写其他需要说明的事项。设计图纸可用原来的图纸目录，不另作卷内目录。11.4.3填写卷内备考表卷内备考表是说明案卷内文件状况的表格（式样见图3），并排列在案卷文件尾页之后，尺寸为：297mm×210mm(即A4纸)，字体使用宋体，用计算机打印；每卷必须填写卷内备考表； 卷内备考表要说明案卷内文件的名称及件数、页数、不同载体形式文件的数量（如：文字材料××页，照片××张，图纸××张），以及在组卷和案卷提供使用过程中需要说明的问题；立卷人：由责任立卷人签名；立卷时间：填写完成立卷的日期；检查人：由案卷质量检查者签名；检查日期：填写检查的日期。互见号：填写反映同一内容,另行保管的档案保管单位的档号,并注明其载体形成。11.4.4卷盒封面和脊背的编写科技档案案卷卷皮采用卷盒、卷夹两种形式。凤凰谷水电站工程竣工科技档案一律采用卷盒，其外表尺寸为：305mm×220mm，厚度分别为20 mm、30 mm、40 mm、50 mm、60 mm五种。卷皮宜采用牛皮纸板双裱压制，或黄板纸制作，外裱牛皮纸，推荐使用无酸卷皮。为统一使用国家档案局标准、云南省档案局监制的卷盒,由建管部购买来,再按原价卖给各单位。卷盒封面应填写以下主要内容：案卷题名：由立卷人拟写的能够简明、准确揭示卷内文件内容的概括性标题，其主要内容包括项目名称或代字、代号及其结构、单位工程、分部工程、专业、系统、组件、部件、阶段等；项目名称应与批准的原立项、设计（包括代号）相符。立卷（编制）单位：填写文件组卷的单位或项目负责部门。起止（编制）日期：填写卷内文件形成的起止日期（即卷内目录中所反映的最早和最晚日期为该卷的形成日期）；保管期限：填写国档发19984号的规定划定的该卷档案保管期限，具体划定见附表；密级：依据保密规定填写卷内文件的最高密级；档号：填写该卷档案的项目代号、分类号和案卷流水号；项目代号由工程建设项目法人设定，凤凰谷水电站工程为“FHG”，分类号是指按统一的分类规则划分本单位全部档案后所给定的类别号，凤凰谷水电站工程的竣工科技档案根据能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表编制出凤凰谷水电站工程竣工科技档案分类表；案卷流水号指科技文件档案按一定顺序排列后的流水号。例：FHGXXXXXX 案卷流水号 水电厂企业档案分类号 项目代号（凤凰谷水电站代号）案卷脊背应填写案卷题名和档号、序号。案卷封面及脊背的内容除档号、序号、保管期限由凤凰谷建管部档案资料室用图章盖外，其他由案卷的提交单位按卷盒上各项的尺寸，用计算机打印在70g/以上白色书写纸上，再粘贴在卷盒的相关部位。11.5案卷装订要求11.5.1文字材料可采用整卷装订与单份文件装订两种形成；图纸可不装订，但同一项目应统一。11.5.2装订前应逐页检查文件，凡未留装订线的应加边，残破文件需进行修补；幅面一般采用国际标准A4型（297mm×210mm）或国家通用16开型（260mm×185mm）大张文件须折叠，幅面过小不便装订的文件应另用大纸粘贴，使卷内文件大小整齐，装订好的案卷不得倒页、错页、漏页和不得压字，并且右边和下边必须整齐。11.5.3装订时必须去掉金属物,一律用线采用三孔一线的方法装订；11.5.4单份文件装订时,应在每份文件首页右上方加盖、填写档号章，档号章内容有：档号、序号。11.5.5案卷装订好后，应粘贴封面和封底，封面格式见图4，封面及封底大小与卷内文件材料大小一致，用70g/以上白色书写纸制作。11.5.6案卷的粘贴不准使用浆糊,应用胶水,最好用白乳胶。11.6竣工文件的归档11.6.1建设单位各机构、各施工承包单位、监理单位应在建设项目完成后，将经整理、编目后所形成的项目文件按合同协议规定的要求,向建设单位档案管理机构归档。11.6.2根据基本建设程序和项目特点，归档可按阶段分期进行，也可在单项工程或单位工程完成并通过竣工验收后与竣工验收文件一并归档。11.6.3归档文件应齐全、完整、成套、系统。应记述和反映建设项目的规划、设计、施工及竣工验收的全过程；真实记录和准确反映项目建设过程和竣工时的实际情况，图物相符、技术数据可靠、签字手续完备；文件质量应符合有关规定。11.6.4勘察、设计、施工及监理单位需要向本单位归档的文件，应按国家有关档案管理的规定单独立卷归档。11.7竣工文件的归档审查各单位的竣工档案整理、编制完成，自检合格后，应及时写出本单位的竣工档案编制说明，内容为：承担项目的文件资料的形成、积累、整理和竣工图编制情况、案卷的质量情况、数量和分类组卷原则、方法及需要说明的问题。竣工资料的编制单位应填写凤凰谷水电站工程竣工资料归档审定表（式样见图5），填写对归档资料进行自检后的意见，然后交监理单位对案卷的质量进行审查（设计、监理产生的竣工资料，由凤凰谷水电站工程建设管理部相关部门审查）并签署对归档资料完整、准确、系统性的评价意见，表格中的“数量”与移交目录的汇总数必须相符；12竣工档案的移交施工、监理单位按单位工程整理完毕的竣工资料通过归档审查后，便向凤凰谷水电站工程建设管理部移交，同时移交编制说明、凤凰谷水电站工程竣工资料归档审定表，和填写凤凰谷水电站工程竣工资料移交封面（图6）和目录（图7），档案接收人员不仅要对移交资料的数量进行认真清点、核实，而且要对资料的内在质量进行抽查，移交数量在100卷以内的抽查40%，数量在100卷以上抽查30%，并造册登记，以作为工程全部竣工档案汇总的依据。凤凰谷水电开发有限公司形成或处理的有关凤凰谷水电站工程各个时期的文件、设备资料等，在任务完成后，应根据文件资料的性质、内容等，分别按年度、项目的单项（单位）工程立卷，经负责人审定后，和其它竣工资料汇总后归档。移交封面和目录须一式二份，交凤凰谷水电站工程建设管理部一份，移交单位一份，交接双方应履行盖公章、签字手续。13竣工科技档案的汇总凤凰谷水电站工程建设管理部负责对全部归档资料的汇总整理，并依据能源办（1991）231号电力工业企业档案分类规则水电厂企业档案分类表（8、9大类），即凤凰谷水电站工程竣工科技档案分类表对工程全部科技档案进行进一步的分类，编目（如编制各卷的顺序号、档号，并在各卷的卷盒封面和脊背、文件封面、卷内目录、卷内备考表的相应位置处加盖档号，顺序号、保管期限、密级、互见号章，编制案卷总目录，分类表等），案卷总目录、分类表应作电子文件，以便查阅，并编写本工程竣工档案整编及归档工作验收报告，其内容为：项目档案资料的概况；项目档案工作管理体制；项目文件、资料的形成、积累、整理与归档工作情况；竣工图的编制情况及质量；项目档案资料的接收、整理、管理工作情况；存在的问题及解决措施；档案的完整、准确、系统性评价及在施工、试运行中的作用；附表：表中列出每个单项或单位工程的案卷数量，文字材料（卷、页）、竣工图（卷、张），及案卷的合计数量（卷）。将验收报告送上级档案部门审核，并请来检查验收，合格后按规定向南盘江凤凰谷水电开发有限公司和有关单位移交。旧辊听胆图2卷内目录式样（单位：毫米）210251020207020151535卷 内 目 录 工程名称：凤凰谷水电站工程 档号：序号文件编号责任者文件材料题名日期页号备注15×15 保管期限： 案卷序号：2029728图3卷内备考表式样（单位：毫米）2102535卷 内 备 考 表 互见号 说明: 立卷人： 年 月 日 检查人： 年 月 日 29729档号：1凤凰谷水电站工程（二号宋体） 2导 流 明渠（小一号宋体）3开挖工程验收及质量评定（隶书小初）4全一卷（二号宋体）5共 页其中：文字 页图纸 张照片 张6立卷单位：中国水利水电建设工程咨询昆明公司 凤凰谷 水 电 站 工 程 监 理 部 （三号宋体）7起止日期：2006年3月18日2006年8月6日 （三号）8保管期限：9密级： 图4竣工文件封面 封面制作说明：1、 电站名称2、 单位工程名称3、 竣工资料名称4、 此份资料的卷数此份完整的科技资料全部装在一个卷盒内称“全一卷”；若一个卷盒装不下，分别装在几个卷盒内称第一卷、第二卷等； 5、 文件的数量6、 文件的编制单位、加盖公章7、 文件形成的起、止日期8、 保管期限9、 密级凤凰谷水电站工程竣工科技资料归档审定表NO：工程名称工程部位及资料名称施工单位数 量提交单位自检意见提交单位盖公章负责人签字： 年 月 日监理单位审查意见监理单位盖公章负责人签名： 年 月 日说明1. 审定内容包括归档资料是否完整、准确、系统、案卷质量是否符合归档要求。2. 审定归档文件材料是否有遗留问题。3. 表中的“数量”指移交目录的汇总数。图5：竣工科技资料归档审定表34凤凰谷 水 电 站 工 程 竣 工 资 料 移 交 封 面分项工程名称: (移交案卷共 卷,目录共 页)移交单位: 接收单位:移交人: 接收人:移交日期: 年 月 日 接收日期: 年 月 日图6竣工资料移交封面凤凰谷 水 电 站 工 程 竣 工 资 料 移 交 目 录序号档 号编制单位编制日期案 卷 题 名案卷数(卷)每 卷录像带录音带备 注共册共页其 中文字图纸照片底片页张张张盒盒123456789图7:竣工资料移交目录图7:竣工资料移交目录附表1凤凰谷水电站工程竣工科技档案分类表分类号文 件 资 料