湖南计算机股份公司文件控制程序.doc

QG湖南计算机股份有限公司管理标准 QG/PLA 07.00-2002文 件 控 制 程 序2005-03-25发布 2005-03-28实施湖南计算机股份有限公司发布 质量管理体系文件控制流程图：更改申请发布实施质量管理体系文件批准外来文件控制流程图：作废销毁作标识保 留回 收归档保存状态标识发布实施批准识别外来文件作标识保 留作废销毁定期评审与更新回 收归档保存状态标识湖南计算机股份有限公司管理标准文件控制程序 QG/PLA07.00-20021 范围 本标准规定了本公司与质量体系有关的文件及资料的控制要求，以确保各有关场所使用文件的有效版本。 本标准适用于本公司与质量体系有关的文件和资料的管理。2 引用标准 QG/PLA07.04-2002 评审及更改程序QG/PLA08.02-2002 质量记录控制程序QG/PLA07.01-2002 产品（软件）研制程序3 定义本标准采用下列定义。3.1 文件和资料。包括两种形式： a、以书面文字、图表形式表达的； b、用计算机媒体，如磁盘、存贮芯片等形式表达的。4 职责4.1 质量管理部负责质量管理手册、程序文件的发放、更改控制和管理。4.2 项目负责人负责设计文件的存档。5 工作程序与要求5.1 文件和资料的分类5.1.1 质量体系文件a、 质量管理手册（包括质量方针和质量目标）；b、 质量计划c、 程序文件；d、 岗位职责（包括分解的质量目标）；e、 质量记录。5.1.2 技术文件a、 各类设计文件，包括图纸和检测文件；b、 工艺文件，包括作业指导书。5.1.3 外来文件a、 各类质量体系标准、技术标准；b、 相关法律法规。5.2 质量管理手册的编制、批准、发布、更改、版本控制按质量管理手册中“手册控制”的规定执行。5.3 质量计划和程序文件的发布、更改等控制由质量管理部负责。5.4 技术文件的编制、批准、发放控制按产品（软件）研制程序执行；更改按评审及更改程序执行。5.5 质量记录的编写、批准、更改按质量记录控制程序执行。5.6 文件的编写 a、质量管理手册和质量计划由管理者代表组织； b、程序文件由质量管理部经理组织；c、 管理文件（制度）由相关部门领导组织。5.7 文件的编号规定5.7.1 程序文件QG/ PLA .××.×××-×××× 年份 文件序号 文件分类号企业标准代号企业管理标准代号5.7.2 质量记录表格 JL / PLA *. * - * 年份 文件序号 文件分类号 企业标准代号 记录表格代号 各部门按质量记录名称编目，并按规定时间间隔装订。5.8 文件的批准5.8.1 质量体系文件a、 质量管理手册由最高管理者批准；b、 程序文件和质量计划由管理者代表批准；c、 管理文件（制度）由相关部门负责人批准。5.8.2 外来文件（标准）a、 质量管理体系标准由公司法人代表批准选用；b、 强制性国家标准和法律法规，本公司必须执行；c、 推荐性国家标准，由项目负责人批准选用。 5.9 文件的发放5.9.1 质量管理手册和质量计划由质量管理部负责发放到各部门负责人，编号后在文件发放登记表上登记。5. 9. 2 程序文件由质量管理部负责在公司局域网络发布。各部门和岗位可通过计算机从公司局域网络浏览文件，无法借助网络浏览的个别部门，质量管理部负责另行登记发放。除质量记录表格外，从网络复制和下载均属无效版本。5.9.3 外来标准由标准档案室保管，凡需要者，可到标准档案室借阅或复印，管理员作好借阅或发放记录。5.10 文件的补发5.10.1 凡文件损坏无法使用时，文件资料持有人可持损坏文件到发放部门补领，损坏文件由发放部门负责人监督销毁。5.10.2 文件丢失，由文件丢失人写出书面报告，部门负责人审批，到发放部门补领。文件管理员应给予新的编号，并注销丢失文件的编号；必要时，将注销的文件编号通知相关部门，防止误用。5.11 文件的更改程序文件的更改，由提出人填写文件更改申请表,质量管理部实施并填写文件更改登记表,收回旧文件;其更改批准是管理者代表。更改后的文件在公司局域网络发布执行。5.12 文件的定期评审与更新5.12.1 在下列情况下，质量管理部经理应组织对文件进行评审：a. 组织结构发生变化时；b. 产品结构有重大调整时；c. 过程有重大变化时；d. 适用的法律法规有重大变化时；e. 内部审核时。5.12.2 在每年的内部审核结束时，质量管理部经理应组织对文件进行评审，确定是否需要更新；其评审意见应记录在内部质量审核报告中。5.12.3 文件经评审修改后，质量管理手册需经最高管理者批准后实施，程序文件需经管理者代表批准后实施，操作性文件需经部门领导批准后方可实施。5.13 文件的版本控制5.13.1 程序文件更改时，版本由A至Z依次使用，在程序文件名称后面加注版本号；本公司2005年3月发布的质量体系文件均为A版。5.13.2 附在程序文件后面的记录表格式样及附录，更改时版本不予控制。5.13.3 外来标准：标准档案室管理员每年底应对其版本的有效性进行核查，及时通报有关部门。5.14 文件的管理5.14.1 质量管理手册、程序文件、由质量管理部保存。5.14.2 质量记录由各相关部门保存。5.14.3 外来标准由标准档案室保存。5.14.4 技术文件由标准档案室保存。5.15 文件的作废与销毁5.15.1 文件更改有实质性操作变化时由质量管理部确认更换版本，原版本文件作废。5.15.2 文件销毁，由文件管理员填写文件（记录）处理清单，质量管理部经理批准予以销毁；有利用价值的作废文件需保存时，质量管理部经理批准，文件管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。5.15.3失效标准销毁，由标准档案室管理员填写作废标准处理清单，质量管理部经理批准予以销毁；有利用参考价值的作废标准需要保存时，质量管理部经理批准，标准档案室管理员在“作废”印章上划一圆圈，以示标识。6 支持文件不需用。7 记录7.1 质量记录7.1.1 QG/PLA08.00-2002 文件发放登记表7.1.2 QG/PLA08.01-2002 文件更改申请表7.1.3 QG/PLA08.02-2002 文件更改登记表 以上记录由质量管理部 保存3年。7.2 工作记录7.2.1 文件（记录）处理清单。7.2.2 部门发放文件一览表。7.2.3 作废标准处理清单。以上记录分别由相关部门和质量管理部保存。湖南计算机股份有限公司文件更改申请表 JL/PLA 08.01-2002更改文件的名称申请部门 更 及 改 意 原 见 因 (签字) 年 月 日 申请部门领导意见 (签字) 年 月 日相关部门意见1 (签字) 年 月 日2 (签字) 年 月 日3 (签字) 年 月 日 更 改 概 要 (签字) 年 月 日审核部门意 见 (签字) 年 月 日批 准 (签字) 年 月 日湖南计算机股份有限公司文 件 发 放 登 记 表 JL/PLA08.00-2002文 件 名 称文 件 编 号版本号份数收文部门签字日期湖南计算机股份有限公司文件(记录)处理清单(工作记录)编 号 文件(记录)名称数量(份)保存期限处理时间 备 注保存部门 注: 此表存本部门审批人: 年 月 日 填表人: 年 月 日湖南计算机股份有限公司文 件 更 改 登 记 表 JL/PLA 08.02-2002 文件编号及名称序 号 更改时间 更改后版本及实施时间 经 办 人 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15 16注: 此表存质量管理部 。湖南计算机股份有限公司作废标准处理清单（工作记录）序号 标 准 代 号 标 准 名 称 代替标准代号数量 处理时间备 注说明：审批： 年 月 日 填表人： 年 月 日