公司采购管理制度.docx

公司采购管理制度一、目的为加强采购计划管理，规范采购，保证公司生产经营活动所需物品的正常持续供应，降低采购成本，特制定本制度。二、适用范围本制度适用于与生产经营有关的经营性固定资产、材料和非经营性固定资产、办公用品和劳动保护用品（以下简称购进物品）的采购。三、职责和权限1、总经理负责批准采购管理制度；2、副总经理和财务总监负责审核采购管理制度；3、人力后勤部负责经营性固定资产、材料、配件等物品（材料）的采购，非经营性固定资产、办公用品、劳保用品的采购。四、采购原则1、询价和比价原则对于货物的采购，必须有三家以上的供应商提供报价，在权衡质量、价格、交货期、售后服务、信用、客户群等因素的基础上进行综合评价，并进一步与供应商协商最终价格，临时紧急采购货物除外。2、一致性原则:买方订购的物品必须符合采购申请中列出的要求、规格、型号和数量。如果市场条件不能满足请购部门的要求或成本过高，采购人员必须及时反馈信息，以便申请部门更改请购单或参与。因具体情况不能与请购单完全一致的，经审核，差额不超过请购单的5-10%。3、低价搜索原则：采购人员应随时收集市场价格信息，建立供应商信息档案，了解最新的市场趋势和最低价格，实现最优采购。4、完整性原则：（1）自觉维护企业利益，努力提高进货质量，降低进货成本。（2）诚实自律，不收受礼品、贿赂、邀请，不主动联系供应商。（3）严格执行采购制度和程序，自觉接受监督。（4）加强学习，广泛掌握与采购业务相关的新材料、新工艺、新设备和市场信息。（5）工作认真细致，无失误，不因自身工作失误给公司造成损失。5、招标采购原则：所有大宗或经常使用的项目，应在企业管理、财务等相关部门的共同参与下，通过谈判或招标，确定一段时间（一年或半年）的供应商和价格，并签订供应协议，简化采购程序，提高工作效率。对于价格随市场快速变化的商品，除了缩短招标间隔外，还需要随时掌握市场情况，调整采购价格。6、审计监督原则：采购人员应自觉接受财务部门或公司领导对采购活动的监督和询问。采购人员在采购过程中违反诚信制度，公司有权对相关人员依照公司员工绩效考核制度等进行处罚直至追究其法律责任。五、采购流程1、请购单：根据生产或经营的实际需要，需要货物（材料）的部门在每个月25日前负责企业管理部的货物采购，人力资源物流部在每个季度最后一个月25日前负责货物采购。部门应填写采购请购单，请购单应注明产品名称、规格型号、数量、需求日期、参考价格、用途等。涉及技术指标的，应注明相关参数和指标要求。根据采购申请流程,由相关部门审批后，经总经理批准后，提交人力资源及后勤部进行采购。各审核阶段对请购单提出异议的，应在2个工作日内将意见反馈到请购单部门。2、询价、比价、洽谈：（1）原则上每项（材料）需有两家以上供应商报价。（2）招标人收到报价单后，比价议价，填写询价记录表，按低价原则采购。（3）在下列情况下，不需要比价、议价：独家代理、独家制造、独家产品、原零配件无替代品，但仍需报价记录。3、样品的提供和确认：（1）如需提供和确认样品，必须确定样品发货周期，并由采购人员负责跟踪。收到样品后，必须第一时间送到需求部门进行确认,如有必要，必须与财务部等部门相关人员进行确认。（2）如果样品需要保存，必须密封以便将来比较。4、供应商选择：（1）具有法定经营主体的。（2）质量、交货期、价格、服务等条件良好。（3）有良好信誉的。（4）客户认可的供应商。采购方应建立供应商信息账户。5、合同签署：（1）供应商通过样本评审后，由人力资源与物流部与选定的供应商签订合同。（2）因交易发生的争议，按合同约定的条款处理。6、后续的进展（1）为保证按时交货，采购人员应提前通过电话、传真或亲自与供应商进行跟踪，以确保货物（材料）的及时供应。（2）如采购物品（材料）不能在规定时间内发货，采购人员必须提前通知请求部门寻求解决办法，并必须与供应商重新确定发货日期并通知请求部门。7、验收和仓储：采购的货物（材料）到达公司后，经营性固定资产、材料、配件、非经营性固定资产、大宗劳动防护用品等项目（材料）由需求部门验收。办公用品和其他常用用品经仓管员验收合格后，由仓管员出具入库表，并按入库程序办理入库手续。验收不合格的，由验收部门通知人力物流部，并在2天内办理换货（退换货）手续。8、对帐付款：采购货物（材料）入库后，采购人员凭入库单按合同约定或约定的付款方式办理付款手续。六、考核：凡违反本制度者，按公司相关管理制度进行处罚。