全宗案卷编目.docx

全宗案卷编目全宗案卷编目案卷在排列与编号以后，还应当按照顺序登记到案卷目录上，案卷目录即案卷名册，是反映案卷内容成分并按一定次序编排的一览表。其主要作用有：第一，固定全宗内档案的分类体系和案卷排列顺序，反映和巩固档案整理工作的成果；第二，揭示全宗内档案内容和成分，是查找、利用档案最基本的检索工具，也是编制其他检索工具的基础；第三，它是案卷清册和总账，是档案登记的基本形式，也是统计和检查档案的重要依据。(-)案卷目录的结构案卷目录一般包括：(1)封面和扉页：应写明全宗名称、全宗号、类名、目录号，目录中档案的起止日期。(2)目次：写明各类或各部分的名称及其起止页码(也可包括案卷起止号)。(3)序言或说明：对目录结构、立档单位、编制方法等情况进行的简要说明。(4)简称表：即目录中所采用的名词的简称与全称的对(5)案卷目录表：是案卷目录的主体，其基本项目包括案卷号、案卷标题、起止日期、卷内文件页数、保管期限、备注等。其格式见表。案卷目录表(6)备考表：附于目录最后，说明该目录有关的基本情况，如案卷数量、目录张数、编制日期、案卷移出、销毁和损坏情况的说明等。案卷目录应编制一式数份，其中一份留存备用，一份或几份供日常使用，其他供移交时使用。(二)案卷目录的编号案卷目录的编制可以根据全宗内案卷的实际情况，或者一个类编一本，或者一个全宗只编一本，还可以按照案卷的保管期限、机密程度的不同分别编制。如果一个全宗内有若干案卷目录，为固定次序，则应为每本案卷目录编上号码，即“案卷目录号''，通常简称“目录号''。目录号主要有两种编制方法：一是将全宗内所有案卷目录按流水顺序编号，在一个全宗内没有重复的案卷目录号；二是将全宗内所有案卷目录按类别分开编号，在同一类别之内没有重复的案卷目录号。前一种方法比较简便，形成的目录号能够直接反映全宗内案卷目录的数量，但由于没有和类号保持一致，因而不能直观、清晰地反映全宗内档案分类体系。后一种方法比较复杂，形成的目录号不能直接反映全宗内案卷目录数量，但如果是按照分类体系的类别来编号，目录号就能直观、清晰地显示全宗内档案分类的主要体系结构。目录号连同全宗号、案卷号一起标在案卷封面或脊背上，作为存取档案的依据。