某职业学院档案管理制度汇编.docx

某大学院校档案管理制度汇编综合档案室二八年十月目 录1.某某职业学院档案管理办法12.某某职业学院档案实体分类方案63.某某职业学院档案利用制度124.某某职业学院档案保密制度155.某某职业学院档案鉴定销毁制度166.某某职业学院档案统计制度177.某某职业学院档案库房管理制度188.某某职业学院档案工作岗位职责199.某某职业学院综合档案室工作职责2210.某某职业学院档案人员职业道德规范2311.某某职业学院党群、行政类档案管理实施细则2412.某某职业学院教学类档案管理实施细则3613.某某职业学院科研类档案管理实施细则4514.某某职业学院基建类档案管理实施细则5215.某某职业学院仪器设备类档案管理实施细则6116.某某职业学院出版档案管理实施细则6517.某某职业学院外事类档案管理实施细则6818.某某职业学院财会类档案管理实施细则7119.某某职业学院声像档案管理实施细则7620.某某职业学院实物档案管理实施细则8121.某某职业学院重大活动档案管理制度8322.某某职业学院不归档文件材料范围及处理办法8623. 某某职业学院文件材料立卷归档工作规范8924. 某某职业学院各部门文件材料立卷归档范围和保管期限表94 某某职业学院档案管理办法第一章 总则第一条 为了加强某某职业学院（以下简称“学院”）档案管理，有效的保护和利用学院档案，维护学院历史真实面貌，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、高等学校档案管理办法、高等学校档案管理实体分类法、高等学校档案工作规范，结合学院实际，特制定本办法。第二条 本办法所称档案是指学院从事教学、科研、党政管理等活动直接形成的对学院和社会具有保存利用价值的各种文字、图表、数据、声像等不同形式的历史记录。第三条 档案工作是学院建设的一项重要基础工作，是检查和评估学院管理水平的重要指标，学院必须把档案工作纳入整体发展规划，加强对档案工作的领导和管理。第二章 领导体制、机构设置第四条 学院档案工作由主管院长办公室的院长分管，并成立学院档案工作小组，业务上接受广东省档案局、广东省教育厅办公室的指导、监督与检查。第五条 学院设置综合档案室，为正科级建制，由院长办公室领导，它既是永久保存和提供利用学院各类档案的管理机构，又是全院档案工作的职能管理部门。第六条 综合档案室的基本任务（一）贯彻执行国家关于档案工作的法规和政策，负责规划、协调全院档案工作。（二）制定学院档案工作的规章制度，并负责监督、指导和检查执行的情况（三）负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、统计和保管学院各类永久、长期保存的档案及有关资料，组织实施学院档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。（四）开展档案开发利用，编辑档案参考资料、编制检索工具、积极开发档案信息资源，为学院各项工作做好服务工作。（五）对学院各部门、单位的档案工作进行业务指导、监督和检查，对全院专兼职档案工作人员进行业务培训。（六）参加档案业务、学术研究和交流、协作活动。（七）开展档案宣传教育活动。（八）完成学院领导交办的任务。第七条 各处（室）、系（部）等部门应有一名负责人分工管理该部门的档案工作，并确定合适的兼职档案员，负责本部门档案材料的收集、整理和移交工作。第三章 档案队伍建设第八条 学院专(兼)职档案员必须坚持四项基本原则，认真执行党和国家的方针政策，热爱档案事业，忠于职守，遵纪守法，具备档案专业知识和一定的科学文化知识。第九条 学院综合档案室专职档案员列入学院事业编制，档案队伍实行专、兼职人员与临时聘请人员相结合。第十条 学院专(兼)职档案员属档案专业技术人员，其职称和待遇按国家及广东省的有关规定执行。第四章 经费、库房和设备第十一条 学院档案事业所需经费，应单独立项，列入学院预算，由院长办公室统筹安排。第十二条 学院应充分考虑学院档案事业的发展规模，本着方便利用、安全保管、有利发展的原则，为综合档案室提供专用的、符合档案管理要求的档案库房。第十三条 学院要有计划地为综合档案室配置适应档案现代化管理需要的设备，如：计算机、复印机、录音机、照像机、扫描仪、除湿机等。第五章 文件材料的归档、移交与接收工作第十四条 学院档案工作要纳入学院和各部门发展规划和工作计划，纳入管理制度，纳入教学、科研和党政管理人员的职责范围；在布置、检查、总结、验收各项工作时，要同时布置、检查、总结、验收档案工作。第十五条 学院对基建工程、教学科研成果和重要设备采购等项目验收、鉴定前，应由综合档案室对项目进行档案验收，未经档案验收或验收不合格的，不予以工程竣工、课题结题的验收、鉴定工作和报（评）奖。第十六条 学院严格实行文件材料形成部门、课题组立卷制度，学院各部门在教学、科研、党政管理等活动或个人在职务活动中形成的材料，由各部门按照综合档案室制定的档案整理规则加以系统整理组卷，编排页号或件号，填写卷内目录，经检查合格后定期向综合档案室移交。综合档案室负责指导各立卷单位文件材料的立卷归档工作。第十七条 列入归档范围的档案，必须按照规定向综合档案室移交，集中管理，任何个人不得拒绝归档或据为己有；个人在其非职务活动中形成的重要文件材料，综合档案室可通过征集、代管等形式进行管理；对于个人向综合档案室捐赠档案的，视珍贵程度，学院给予奖励。第十八条 文件材料形成部门立卷时间，原则上要求：除教学档案按学年度立卷外，其余各类档案均按年度立卷，每年三至五月份为部门立卷时间；每学年形成的教学文件材料应于次学年度第三个月（即11月份）完成立卷工作。第十九条 各类文件材料的归档范围要求：（一）党群类主要包括学院党委、工会、团委、民主党派等组织的各种会议文件、会议记录和纪要、工作计划、规划、方案、汇报、总结、规章制度、统计报表；上级机关与学院关于党务管理等方面的文件材料。（二）行政类主要包括院长办公会会议记录、会议纪要、学院大事记，以及人事、监察、审计、武装保卫、总务、图书、档案工作等相关材料；上级机关与学院关于行政管理等方面的文件材料。（三）教学类主要包括反映教学管理、教学实践和教学研究活动形成的文件材料，按高校教学文件材料归档范围（87教办字016号）执行。（四）科研类按科学技术研究档案管理暂行规定（国档发876号）执行。（五）基本建设类按基本建设项目档案资料管理暂行规定（国档发884号）执行。（六）仪器设备类主要包括各种仪器设备（特别是价值在十万元以上）的全套随机技术文件及在接收、使用、维修和改进工作中产生的文件材料。（七）出版类主要包括学院编辑出版的学报、校报、院刊等学术刊物及出版物的审稿单、原稿、样书及出版发行记录等。（八）外事类主要包括学院有关人员出席国际学术会议（含在国内、校内举行的）、出境考察、讲学、合作研究、进修、留学及学院聘请的外籍、港澳台专家、教师（含客座教师）在教学、科研及其他有关活动中形成的文件材料；授予中外学者、著名社会活动家名誉职务的有关材料等。（九）财会类按会计档案管理办法（财会字199832号）执行。（十）声像类主要包括学院各项活动中直接形成的或院外单位形成的与学院有关的，有重要保存价值的声像载体材料，尤其是声像载体的原件，具体范围包括：照片、录像带、录音带、幻灯片、磁盘、影视胶片、光盘等。（十一）实物类主要包括上级领导来视察、检查、指导工作和境内知名人士参观来访的题词、题字等手迹材料；学院和个人参加国际、国家、省、市级重大赛事获得的各类奖品（奖状、奖章、奖牌、奖杯、锦旗、证书等）；有保存价值的赠品、礼品、纪念物品；学院著名教师在工作中产生的实物作品等。第二十条 归档的文件材料应质地优良，书绘工整，声像清晰，符合有关规范和标准的要求。第二十一条 档案材料归档原则上按以下要求办理：（一）归档时间1.党政类和按自然年度归档的文件材料，于次年六月底前归档；2.教学类和须按教学年度归档的文件材料，于次学年度寒假前归档；3.科研、基建项目和专题性、成套性档案，应在项目完成并通过鉴定、验收后三个月内归档。（二）档案移交接收手续综合档案室接收档案时，应根据各部门提供的档案目录，与移交人共同清点，对机密、绝密档案要逐页清点，经核对无误，方可办理签收手续。第二十二条 凡学院与外单位协作完成的项目，由主办单位归档保存一整套档案，协作单位保存自己所承担任务中形成的档案复制件。第六章 档案的管理第二十三条 综合档案室集中统一管理学院的全部档案，以确保档案的完整、准确、系统和安全，利于开发利用。第二十四条 学院的全部档案实行全宗管理，同一个全宗的档案不能分散，不同全宗的档案不能混杂。第二十五条 根据高等学校档案实体分类法、高等学校档案工作规范的要求，对档案进行分类、编号、排架和保管。第二十六条 综合档案室和有关部门组成鉴定小组，定期对库存保管期满的档案提出销毁或延长保管期限的意见，登记造册，报主管院领导批准，予以存毁。第二十七条 综合档案室负责学院的档案统计工作，按规定定期向上级业务主管部门报送档案工作情况统计表。第二十八条 严格执行档案库房管理制度，做好防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光措施，定期对库房档案作安全检查，研究和改进档案保护技术，对破坏和褪变色档案及时修补和复制，保证库存档案的安全。第二十九条 综合档案室应采用先进技术，逐步实现档案管理现代化。第七章 档案的利用与开放第三十条 档案的利用按照某某职业学院档案利用制度执行，综合档案室应严格审查借阅资格，并办理借阅手续。第三十一条 综合档案室专设档案阅览室，编制、提供开放档案的目录、全宗指南等，积极开展各种形式的档案信息咨询服务，充分发挥档案的社会效益和经济效益。第三十二条 综合档案室按照国家有关开放档案的规定和学院实际情况负责向社会开放所保管的档案，必要时应当征得档案形成部门或个人的同意，或者报请学院批准后开放，任何组织、个人不得擅自公布不属于自己所有的档案。第三十三条 向社会开放档案，不得损害国家、集体或者其他公民的利益，不得违反国家有关知识产权保护的法律规定。第三十四条 综合档案室开放档案，必须遵循下列规定：（一）教职工因教学、科研等工作需要查阅档案的，凭本人工作证，外单位或个人，须持有单位介绍信，在说明利用档案的目的和范围后，则可查阅利用已经开放的档案。（二）利用者要求复印档案，须由综合档案室负责办理，并按规定收费。（三）港澳台、海外侨胞要求利用档案，须经有关主管部门同意。（四）外国机关和个人要求利用档案，应由有关主管部门介绍，并经综合档案室同意。第三十五条 库藏档案属下列情况之一者，不宜开放：（一）涉及党和国家秘密的；（二）涉及专利或技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成部门规定限制利用的。第三十六条 对要求查阅、摘录、复制属于尚未公开的档案，须经综合档案室主任或院长办公室主任同意方可查阅，必要时报请院领导审批。第八章 考核、奖励与处罚第三十七条 综合档案室应建立检查、考核和评估制度，明确岗位职责。对优秀的专、兼职档案员和突出的服务成果、研究成果以及对档案事业建设有重大贡献者，由学院给予表彰和奖励。第三十八条 对违反中华人民共和国档案法的行为，由学院根据中华人民共和国档案法实施办法的规定予以处罚，并报省档案局和省教育厅办公室备案。第九章 附则第三十九条 本办法自公布之日起执行，由综合档案室负责解释。97某某职业学院档案实体分类方案一、编制目的为适应我院档案管理工作的需要，统一学院档案实体分类，实现档案实体分类、编号、排架、检索的标准化和规范化，根据高等学校档案实体分类法，结合我院实际情况，制定本方案。二、编制原则（一）以我院全部档案为对象，按照档案形成的领域范畴，将形成于同一活动领域的档案作为一个整体归入相同的类别。（二）在充分反映档案的形成规律、内容、特点的前提下，确定统一的实体分类体系，把同一门类档案的管理性和业务性材料集中在一起。（三）类目设置必须有相对稳定性，不受偶然因素、短期行为的影响，在较长时期内不随意改变。（四）类目排列、档号结构的确定严格按从总到分，从一般到具体的原则划分。各类之间、各类相同级位之间的划分标准一致。下位类目的外延之和，等于上位类目的外延。同位类目之间界限清楚，不互相交叉和包容。三、类目设置（一）一级类目的设置与标识一级类目是我院档案实体分类的最高层位，一级类目的标识，采用一级类目名称表征汉字的第一个拼音字母，例如：行政（XingZheng）标识为“XZ”。根据我院档案产生的领域范畴，结合档案记述的内容性质，确定为11个一级类目，其标识符号、名称和主要内容如下：1.DQ 党群类 主要包括学院党群部门在工作中形成的文件材料。2.XZ 行政类 主要包括学院行政职能部门（教务、科研、基建、设备、外事、财务等职能部门除外）工作中形成的文件材料。3.JX 教学类 主要包括教学管理和教学实践活动中形成的文件材料。4.KY 科学研究类 主要包括科学研究管理和科研实践活动中形成的文件材料。 5.JJ 基本建设类 主要包括基本建设管理和项目建设中形成的文件材料。6.SB 仪器设备类 主要包括仪器设备工作管理和仪器设备申请购置、开箱验收、安装调试、管理使用、维修改造、申请报废等各个环节形成的文件材料。7.CB 出版类 主要包括出版工作管理和出版活动中形成的文件材料。8.WS 外事类 主要包括外事工作管理和外事活动中形成的各种文件材料。9.CK 财会类 主要包括财务工作管理和会计核算活动中形成的文件材料。10.SX 声像类 主要包括学校各项工作和重要活动中形成的声、像材料。11.SW 实物类 主要包括学院领导、校外名人等的题词、印章、字（书）画、礼（纪念）品，及奖状、奖杯等实物。（二）二级类目、三级类目的设置与标识二级类目是对一级类目的细分，三级类目是对二级类目的细分，细分的标准是根据该类档案形成的规律和特点，结合档案记述和反映内容性质进行设置。二级类目及三级类目的标识，均采用“双位制”。如综合“11”，其余二级类目依次层累为12、1399，但10、20等带“0”的数字不用。（三）类目划分与标识1.党群类一级类目代号：DQ党务综合（党代会、党总支、直属支部材料入此）纪检（党员奖惩材料入此）组织宣传教育统战（民主党派材料入此）工会团委（学生社团材料入此）2.行政类一级类目代号：XZ行政综合（教代会材料、各系、部等部门综合材料入此）人事（师资培养材料入此）监察、审计武装保卫总务（卫生材料入此）档案、图书3.教学类一级类目代号：JX二级类目代号：11 教学综合（学生运动会、教学评估、优秀教学评奖材料入此）12 学科与实训室建设（专业设置入此）13 招生14 学籍管理（学生奖惩材料入此）三级类目代号：11学籍管理工作规定等文件材料14专科生学籍表、成绩表15成人教育学生学籍表、成绩表16学生学籍变更、奖惩材料及其它15 课堂教学与教学实践（体育材料入此）17 毕业生（毕业生信息反馈材料入此）18 教材注：学生层次按普通全日制专科、五年一贯制、成人教育先后排列。4.科学研究类一级类目代号：KY二级类目代号：11 综合（科研经费管理、学术活动材料入此）12按学科或专业或项目（课题）设置类目代号 代表随机符号注：综合类用自然年度，项目用完成年度。5.基本建设类一级类目代号：JJ二级类目代号：11 综合12单项工程（修缮工程入此） 代表随机符号。注：学院项目代号从“12”开始，每项工程给一个代号，依次为12、13、14，但10、20等带“0”的数字不用。6.仪器设备类一级类目代号：SB综合仪器设备种类7.出版类一级类目代号：CB11 综合12 报纸（校报材料入此）13 刊物（学报、各系、所、中心的学术刊物入此）14 书稿15 音像8.外事类一级类目代号：WS综合出国（境）来校（接待外宾登记表等材料入此）国际合作与会议9.财会类一级类目代号：CK二级类目代号：11 综合12 会计报表13 会计帐薄14 会计凭证15 工资清册10.声像类一级类目代号：SX二级类目代号：12照片（设三级类目）13录音带14录像带19光盘11.实物类一级类目代号：SW二级类目代号：12 荣誉实物档案13 字画实物档案14 赠品、礼品实物档案15 印信实物档案 16 其他实物档案说明：根据我院的实际情况，党群类、行政类、设备类、外事类档案只设一级类目，教学类、声像类档案扩展到三级类目，其余门类设置到二级类目。四、档号的编制档号是存取档案的代号和排架的依据，必须反映我院档案的分类体系和物理位置。档号编制应遵循“唯一性、合理性、稳定、简明”的原则，即同一全宗内的档号不得重号和空号，不能随意变动，层次尽量少，能适应计算机辅助管理的要求，有利于发挥排架、检索的双向功能。 标识到案卷级的档案，其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号四个部分组成；标识到文件级的档案，其档号由全宗号、年度号、分类号、案卷号、件号五个部分组成，档号采用汉语拼音和阿拉伯数字相结合的混合号码制，各组成部分之间用连接符号“”连结。（一）我院档案包括三个全宗，“1”代表原广东外国语师范学校全宗，“2”代表原广东艺术师范学校全宗，“3”代表某某职业学院全宗。（二）年度号由四位阿拉伯数字组成。（三）分类号是档号的主体，我院档案的分类号一般由一、二级类目代号组成(党群类、行政类、外事类档案只设一级类目，教学类、声像类档案的分类号由一、二、三级类目代号组成)。（四）档号模式标识到案卷级的档案，其档号模式如下：1995年原广东外国语师范学校教学工作会议文件归入教学类综合第13卷中，其档号为：11995JX1113案卷号分类号年度号全宗号标识到文件级的档案，其档号模式如下例：2004年院长办公会议记录编定为行政类第2卷中的第10件，其档号为：32004XZ210件号案卷号分类号年度号全宗号某某职业学院档案利用制度为了规范档案的借阅管理，确保档案的使用安全，根据中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法的有关规定制定本制度。一、学院教职工原则上只能查借阅本部门形成的档案资料以及可公开的普发性文件，如确需利用学院其他部门形成的档案，应填写某某职业学院档案利用审批单，经档案形成部门负责人批准后方可查阅。二、借阅科研课题（论文）档案，本研究课题人员（论文作者）可直接查阅；借阅他人的科研成果（论文）档案时，需征得该课题组长、论文作者同意，必要时要报请主管院领导审查批准。三、凡调阅党委会议记录、院长办公会议记录、密级文件，需经主管院领导审批方可限定性查阅有关内容。四、外单位及个人须持单位介绍信或个人有效证件，经院长办公室主管档案工作主任审批同意方可查阅档案，如需抄录或复制密级档案，介绍信上应写明需抄录或复制等字样。五、阅档只限在阅档室内，不得带出阅档室，不得相互传阅，摘录档案应按原文照录，不得加注个人意见，并应注明档号或题名、摘录人姓名和摘录日期，经档案员复核并盖章。六、查借阅档案要严守保密规定，不得擅自公开档案内容，违者按问题性质和情节，严肃处理，直至追究法律责任。利用者必须对所利用档案的完整与安全负责，严禁在档案材料上增删、涂改、加注、转借所利用档案，不得拆散、损坏、污染档案。如有损毁、丢失、伪造、倒卖属于国家所有的档案的行为者，将报请上级有关部门依照中华人民共和国档案法给予法律制裁。七、利用者应按规定办理登记手续，认真填写借阅档案登记簿和某某职业学院档案利用效果登记表，以留综合档案室存查。八、档案原件原则上不外借，确因工作需要，需报院长办公室主管档案工作主任审批，并严格办理登记手续，用毕按期归还，并保证其完好无损。对归还档案，档案人员应仔细清点，核查无误方可签字注销，若发现问题应及时处理。九、凡向综合档案室移交、捐赠、寄存档案的部门和个人，对其档案享有优先利用权，并可对档案中不宜开放的部分提出限制利用的意见。十、本制度自公布之日起实施，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案利用审批单姓名所属部门申请时间利用目的利用对象相关部门领导意见相关课题组长、论文作者意见院长办公室主任意见主管院领导意见说明：1、学院教职工利用学院其他部门形成的档案，需相关部门负责人批准，否则，不予接待；2、借阅他人的科研成果（论文）档案时，需征得该课题组长、论文作者同意；3、调阅党委会议记录、院长办公会议记录、密级文件，需经主管院领导审批方可限定性查阅有关内容；4、档案原件若要外借，需报院长办公室主管档案工作主任审批。某某职业学院档案利用效果登记表利用者部门职称（职务）利用时间联系电话经办人档案类型纸质档案 电子文件 声像档案 实物档案 档号或文件题名资料利用目的提供凭证工作查考学术研究编史修志经济建设其它复印份数利用效果综合档案室制某某职业学院档案保密制度为确保学院档案信息安全，防止泄密、失密，制定本制度。一、档案工作人员应严守党和国家以及学院秘密，认真执行中华人民共和国保守国家秘密法及有关法规，做好档案安全保密工作，开展档案安全保密工作的宣传、教育和检查。二、档案利用应严格遵守某某职业学院档案利用制度的有关规定，认真办理审批、登记、签字、注销等手续。三、严格执行某某职业学院档案库房管理制度，非档案室人员，未经许可不得进入档案库房。四、凡属“秘密、机密、绝密”档案，编目时，必须在备注栏注明“秘密”、“机密”、“绝密”字样。五、对不归档的重份涉秘文件材料及经档案鉴定小组鉴定需销毁的档案材料，必须登记造册，经主管档案工作院领导批准后，在指定监销人员监督下进行销毁。六、未经批准，任何人员不得私自将库藏档案带出，不得随意复印、摘抄档案内容，更不得传播未开放的和涉密的档案内容。七、档案人员要严守保密制度，不得向任何人随便谈论档案的内容，不得私自将涉密档案带出办公室给无关人员阅读，不得为个人需要摘引秘级以上档案内容。八、不宜开放的库藏档案，不准擅自开放；学院档案属下列情况之一的，不对外开放：（一）涉及党和国家及学院秘密的；（二）涉及专利或技术秘密的；（三）涉及个人隐私的；（四）档案形成部门规定限制利用的。九、对违反保密规定，故意或过失造成档案泄密的人员，按中华人民共和国保守国家秘密法、中华人民共和国档案法的有关规定，提请学院给予处罚。十、本制度自公布之日起实施，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案鉴定销毁制度档案鉴定、销毁是优化库藏档案的一项重要工作，根据中华人民共和国档案法实施办法、高等学校档案工作规范等有关规定，结合学院实际，制定本制度。一、档案鉴定工作必须在分管档案工作院领导的领导下，由院长办公室主任、综合档案室主任会同有关档案材料形成部门组成档案鉴定小组共同进行，鉴定工作每3-5年进行一次。二、档案鉴定小组应根据国家有关档案保管期限的规定，对保管期满的各种载体的档案材料进行鉴定。三、档案鉴定小组对被鉴定的档案材料，要逐卷逐件地进行审查，认真审核综合档案室对这些档案材料提出的处理意见，从而准确地判定和做出销毁或延长保管期限的决定。四、经鉴定确无保存价值的档案，要逐卷逐件地填写以全宗为单位编制的销毁清册。五、档案鉴定小组每次鉴定工作结束后，须在销毁清册上签字，并将鉴定情况写成鉴定报告连同销毁清册一起呈报给主管院领导审批，鉴定报告经批准后生效。六、经审批批准销毁的档案，由综合档案室再保存一至两年，确无价值才销毁。七、档案鉴定小组指定两名以上监销人员，销毁人和监销人员应根据销毁清册认真复核清点拟销毁的档案，待确认无误后方可在指定地点销毁，并在档案销毁清册上注明销毁日期、签名，鉴定报告及销毁清册由综合档案室存档并永久保存。八、任何部门和个人不得随意销毁学院档案，不得将应销毁的档案当作废纸出售或做其他用途，违反者，按国家有关规定处理。九、本制度自公布之日起实施，由综合档案室负责解释。某某职业学院档案统计制度档案统计工作是档案管理工作的重要组成部分，为档案工作的科学管理与科学决策提供重要依据，为此，根据有关法规特制定本制度。一、档案人员必须以科学的态度和方法，实事求是地做好统计工作，以更好地了解和掌握学院档案工作情况，有效地维护档案的完整和安全。二、建立健全各类档案统计台帐，做好综合档案室资产设备统计以及有关的专题统计，全面掌握库存档案的收进、整理、利用、移出、销毁和档案业务建设等方面的数据，做到帐物相符，按上级档案管理部门和学院主管部门的要求及时报送各种报表。三、各类数据应以原始资料为依据，实事求是，不得随意估算，不得虚报、瞒报，确保统计数据的严肃性。四、定期对档案统计数据进行综合或专题分析，及时发现和解决存在问题。五、本制度自公布之日起实施。某某职业学院档案库房管理制度为维护档案的完整与安全,方便档案的利用,制订本制度。一、档案库房是存放学院档案重地，非专职档案员，未经许可不得人内。二、严格按照库房“八防”防盗、防火、防潮、防尘、防虫、防鼠、防高温、防强光和防霉要求，做好库房管理。三、库房内尚未整理的文件材料不得随处堆放，要有序地存放在档案柜内，库内严禁存放私人物品。四、库房内严禁吸烟、严禁明火、严禁堆放易燃、易爆、易腐物品和其它杂物，定期检查消防器材，安全使用电器设备,定期检查电器线路，下班前切断库房电源,关好门窗。五、每天定时测记库房各室的温湿度，加强库房技术管理,达到温湿度适宜(标准温度14一24,标准相对湿度45一60%),定期打扫库房,保持清洁整齐。六、库房内注意拉好窗帘，防止强光进入。七、档案柜内应放置驱虫防霉药剂，发现虫、霉及时处理。库房责任人要定期投放杀虫防霉药物或通过有关设备，对库房进行杀菌、消毒，防止档案生虫、发霉。八、各类档案入库时应检查帐、物是否相符，以全宗为单位按不同门类、不同载体,依档号顺序排列。九、库房内应有档案资料存放示意图，档案柜统一编号，排列有序，便于档案的上架、入柜和利用；档案存放要科学合理，做到保管安全、查找方便、杜绝丢失。十、档案调阅完毕,必须及时入库，入库时要仔细核对档案柜标识和档案号,避免人为失误。十一、对已满保管期限的档案,按学院档案鉴定销毁制度办理,档案工作人员不得自行销毁档案。十二、梅雨季节过后，要对库藏不同载体形式的档案（包括纸张、照片、录音带、录像带等）的保存情况进行检查；每学期结束前对库房内档案保管状况进行次全面清查，发现问题及时处理。十三、档案人员如有变动，需办理工作交接手续，交接人员要逐一清点库藏档案，发现问题须在交接单备注栏详细说明并及时报告，认真填写交接目录，双方签字，以备查考。十四、本制度自公布之日起实施。某某职业学院档案工作岗位职责一、学院领导分管档案工作职责（一）依据档案法规和有关政策，加强对档案工作的领导，将档案工作纳入学院整体发展规划，列入学院议事日程，审查学院档案工作的重要规章制度、规划，听取档案部门的工作情况汇报，及时给予指导，在经费、设备等方面给予支持；（二）主持学院档案工作小组会议，讨论档案工作的重大问题，及时协调解决其工作中的重大问题；（三）督促学院各部门在布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收档案工作。二、院长办公室主任主管档案工作职责（一）组织学习国家有关档案工作的法规、方针、政策；（二）根据上级文件精神和学院领导的指示，结合我院实际情况研究总结档案工作，使档案工作同其他各项工作同纳入、同发展、同考核；（三）听取综合档案室主任的工作汇报，关心专兼职档案员的思想动态，解决档案工作中存在的实际问题；（四）审核学院档案工作计划；（五）负责综合档案室建设的软硬件的落实，设备的添置，日常使用经费的审批和管理。三、各归档部门领导分管档案工作职责（一）结合部门工作的实际情况，领导、督促部门人员贯彻执行党和国家关于档案工作的方针政策以及学院档案管理工作规章制度；（二）将档案工作纳入部门议事日程，纳入部门计划和规划，纳入部门管理制度，纳入有关人员的职责范围；（三）配备政治、业务素质好的人员从事本部门的档案工作，保持兼职档案员队伍的相对稳定；（四）关心兼职档案员的工作，积极支持他们参加档案业务培训和学术研究活动，注意解决本部门档案工作中遇到的具体问题，督促部门人员注意平时文件材料的形成积累，监督各科室及时立卷归档，确保本部门各类档案的齐全完整，并按时移交到综合档案室，以保证档案的集中统一管理。四、综合档案室主任职责（一）负责组织学院专、兼职档案人员学习贯彻中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法及国家、广东省有关档案工作的方针、政策、法规；（二）组织制订档案工作规章制度,并检查执行情况；（三）负责档案工作的组织领导、制定各时期档案工作目标和方案；（四）负责档案工作的检查、评比和总结，推广先进经验；（五）经常听取和主动征求领导及专、兼职档案人员对档案工作的意见和建议，组织专、兼职档案人员培训，加强对新知识、新技术的推广和利用；（六）积极做好学院档案工作的宣传工作，逐步完善文件材料形成部门立卷、课题组立卷制度；（七）加强与上级主管部门联系，主动汇报、请示工作，逐步拓宽与兄弟院校、业务单位的交流合作；（八）及时解决档案工作中存在的实际问题，积极做好协调工作；（九）拟订综合档案室设备、设施及用品的购置计划。五、专职档案员岗位职责（一）认真学习、宣传、贯彻党和国家有关档案工作的政策、法规，认真完成领导布置的各项工作；（二）严格遵守档案工作的纪律，遵守档案室的各项规章制度；（三）刻苦钻研档案业务，积极参加业务进修，不断学习新知识、新技术，提高业务水平和工作能力；（四）认真做好档案的业务指导工作，帮助兼职档案员做好材料的收集、分类、整理、立卷、移交等工作；（五）积极参加档案信息资源的开发利用工作，参加档案编研和科研活动；（六）热情、耐心做好档案查询和利用服务工作。六、兼职档案员岗位职责（一）认真学习执行中华人民共和国档案法和高等学校档案管理办法及学院档案管理各项规章制度；（二）坚持平时立卷，根据本部门不同种类文件材料形成的特征，制定案卷类目，合理分类存放，便于利用和立卷归档；（三）负责本部门文件材料的整理、归档工作,保证归档文件材料完整、准确、系统,并做好本部门档案资料提供利用工作；（四）接受综合档案室的业务指导和监督检查，积极支持、配合专职档案人员的业务工作，协助档案室开展档案工作；（五）积极参加档案业务培训，学习档案知识，提高业务水平，增强档案意识，向领导和管理部门提出改善档案工作的意见和建议；（六）认真做好档案的安全保密工作。某某职业学院综合档案室工作职责一、贯彻执行国家有关档案工作的法令、法规、方针、政策，规划全院档案工作。二、集中统一管理学院各门类永久、长期保存的档案资源，制定学院档案工作规章制度，统一管理学院各部门的档案工作，并负责监督、指导和检查各部门执行情况。三、根据国家有关规定和标准，结合学院实际，确定学院档案的归档范围、分类标准、保管期限和整理规则。四、负责接收（征集）、整理、分类、鉴定、保管、统计学院各类永久、长期保存的档案及有关资料。五、组织实施档案的信息化建设，负责学院电子文件归档和电子档案的规范化管理。六、保守档案秘密，加强档案库房的科学管理，确保档案安全，维护档案的完整、准确、系统。七、编制检索工具，开展档案编研工作，多形式深层次开发档案信息资源，为学院内外人员利用学院档案提供优质服务。八、负责建立健全学院档案工作网络，指导和协助学院各部门做好各类档案的归档工作，对全院专（兼）职档案员进行档案业务培训，开展档案学术研究交流和宣传教育活动。九、完成学院领导交办的其他任务。某某职业学院档案人员职业道德规范一、有坚定正确的政治方向，坚持四项基本原则，遵守党和国家的方针政策。二、严格遵守国家各项法律、法规以及学院各项规章制度，坚持原则，办事公道，清正廉洁，作风正派，严守秘密。三、热爱档案工作，服从领导安排，有强烈的事业心和高度责任感，有为高校档案事业献身的精神。四、奋发进取、努力学习档案专业知识和现代化管理技术，刻苦钻研业务，精通档案管理方法，有较高文化素养和管理技能五、仪表端庄，举止大方，语言文明，工作规范，热情服务，谦虚谨慎。六、树立全局观念，发扬协作精神，严于律已，宽以待人，团结互助，自觉维护学院的声誉，增强集体凝聚力。某某职业学院党群、行政类档案管理实施细则为了加强学院党群、行政类档案工作的业务建设，实现档案工作的规范化、标准化管理，并为考核党、政档案工作提供依据，根据中华人民共和国档案法、高等学校档案管理办法和高等学校档案工作规范等法律、法规和规章，结合学院党、政类档案工作实际情况，特制定本细则。一、党、政档案工作的基本原则（一）凡是学院党群、行政管理活动中直接形成的具有保存价值的文字、图表、声像载体材料，均属党、政档案。（二）党、政档案必须集中统一管理，确保完整、系统、准确和安全，便于开发利用。（三）党、政文件材料必须严格实行文书处理部门立卷归档制度（四）党、政文件材料的归档工作应实行“三纳入”，即纳入学院各处室、系部的规划和计划，纳入管理制度，纳入管理人员的职责范围；做到“四同步”管理，即布置、检查、总结、验收各项工作的同时，布置、检查、总结、验收党、政档案工作。（五）学院各处室、系部要有一位负责人分管本部门的档案工作，并确定适当的兼职档案人员，协同综合档案室认真做好党、政档案的收集、整理、归档工作。二、党、政档案归档范围的确定（一）归档的党、政文件材料必须能反映学院主要职能活动和基本历史面貌，必须对学院和社会当前与长远具有参考作用、凭证作用和研究价值。（二）归档的党、政文件材料必须遵循其自然形成规律，保持彼此间的有机联系。（三）判定党、政档案的保管期限，应根据学院党、政档案形成的特点，从实际出发，全面分析和鉴别