采购管理实务(最全的讲课版ppt)课件.ppt

主讲人：杨嘉伟,采 购 管 理 实 务,广东工贸职业技术学院Guangdong College of Industry & Commerce,课程设计及安排,一、课程目标二、课程内容及学时分配三、教学方法与手段,课程在本专业中的作用与定位分析,采购管理这门课程是物流管理专业必修的核心主干课程，是一门实践性、综合性较强的专业课,是对专业核心能力系统培养训练的重要环节,在专业人才培养中具有十分重要的地位.,企业物控仓储管理,1,后续课程,知识目标,掌握采购管理的基本概念,一般采购流程；掌握各种采购方式的相关知识；掌握供应商管理的基本知识和方法；熟悉采购谈判的内容和技巧等知识；掌握采购计划编制的各种基础知识；掌握采购合同的相关知识；,能力目标,行动能力,沟通协调信息技术文档整理谈判产品知识,供应商管理与评估市场和产业知识质量管理财务技能合同制定运输处理,项目管理ERP知识制造和服务流程库存管理经验外包决策国际商务,课程设计及安排,一、课程目标二、课程内容及学时分配三、教学方法与手段,课程内容,教学内容主要来自真实企业实用资料。以企业业务流程为依托设置课程教学模块。,教学模块示例,采购招投标,采购渠道和价格选择,合同签订与跟踪管理,采购管理,编制采购计划,采购成本与货款结算,供应商评估,模拟项目演练示例,供应商评估项目训练【训练准备】（1）人员准备：将全班同学每6人分为一组进行训练，其中采购经理1人、采购员1人、品质员1人、企划员1人、仓管员1人、供应商1人。为进一步熟悉供应商评估过程，可进行角色互换。（2）供应商评估表格及评估案例准备：供应商评估的各种表格、供应商月度考评打分表供应商月度考评积分表、供应商考评量化指标、供应商评估案例等。,进度设计,课程设计及安排,一、课程目标二、课程内容及学时分配三、教学方法与手段,教学过程总体线路图,第一阶段项目导入,教师提供项目基础材料（已知素材库支持）帮助学生理解项目,学生理解项目要求产生相关知识疑问,第二阶段理论学习,教师理论讲解提供理论学习资料提供学习指导咨询,学生学习归纳总结,第三阶段完成项目,教师引导学生完成项目,学生小组分工完成项目总结难点、重点,第四阶段技能巩固,教师发放新项目材料（无素材支持）提供学习指导咨询,学生小组独立完成新项目制作集体进行项目汇报,教师点评、总结,小组成员互评,小组互评,教学方法四阶段教学,教学手段,模拟对抗,主讲内容,一、家庭日用品采购二、大型超市商品采购三、制造业原材料采购四、政府工程承包采购,今日话题家庭采购的学问,【游戏任务】 每人领取200元现金，要求在给定的时间内采购未标明价格的物品。【胜负规则】 谁购买的物品的实际价格之和最接近200元谁就是胜者。如果出现两名或多名同学的商品总价相同，那么谁花费的时间最短谁就是胜者。,采购游戏：,采购物品展示,9.9 1.9 15.8 14 154 12 10 45 90 55 35 8.5 99 58.5 10.4 39 100 20 7 68 179,今日话题家庭采购的学问,1、该游戏能说明什么问题？2、你在游戏的过程中利用了什么工具？3、胜利者的经验有哪些？4、采购等不等同于买东西？,深度思考：,采购基础理论知识点,【关键词】 狭义采购；广义采购；【解释说明】 1、狭义采购(purchasing)的理解就是买东西(buying)，与之相关联的一些常用语譬如供应(supplying)、获取(getting)等。这种概念及理解如今已经过时。 2、广义采购(procurement)的理解更加强调“购”之前的动作及活动。譬如发觉(sourcing)、找寻(searching)等词语属于现代采购界常常提及内容。【Tips】 CPO (chief procurement officers) Procurement Engineer,采购概述,采购基础理论知识点,【关键词】 集中采购；分散采购；【解释说明】 1、集中采购(Centralized Procurement)的重点是强调“统一”收集各部门、分公司的采购需求以此达到“规模化”的采购效益。 2、分散采购(decentralized Procurement)是各预算单位自设采购组织，独立组织进货。【思考】 这两种类型采购的优缺点及适用的场合。,采购类型,采购流程引导案例家庭采购故事,本故事通过家庭生活采购来模拟企业采购过程，主要人员包含小A、小A的妻子、孩子和小A的朋友，其中小A扮演采购员、其妻子扮演生产加工者、孩子和朋友扮演最终客户。,故事背景,近日，小A刚搬入新居，总算布置完毕，于是电话邀请了他的一帮朋友在下个双休日来欣赏一下其杰作，当然也少不了为大家准备一顿丰盛的美餐。小A妻子是大厨，问小A要准备些什么好菜。小A想了想，反正这帮朋友熟，直接问他们得了，很快“订单”纷纷而至。一汇总，好家伙，要准备这桌菜，不算人工光成本就至少要2000元。不行，超预算了，电话和他们沟通，被告知有些菜做成例盘就可以了。看来，有必要重新确定需求，这次小A正儿八经地要求每人按其规定的格式填写“菜式规格说明表”。重新做了一下预算，这次还行。然后让妻子赶紧把每道菜的原料分解并结合冰箱里的存货给开了一张请购单，妻子不理解，说现在离请客还有一周，让小A别太急。小A告诉她，有些东西可能需要早买，否则会来不急，这个行话叫采购提前期。清单终于出来了，包括：扇贝2斤、鸭1只、某某牌红酒5瓶,第一页,采购流程引导案例家庭采购故事,理论知识点,【关键词】 采购需求计划表；请购单；【解释说明】 它们是采购部进行采购需求分析、明确采购内容的关键。一般而言常见的几种请购形式包含：纸介型、电子型和系统自动型。 从请购单内容上来看，不同的企业有不同的内容，大体包括如下：1）确认所需的产品和服务；2）确定数量；3）确认交货要求；4）确认申请部门及批准人签名；5）成本估计； 【思考】 如果采购者同时接到多个请购单，该如何处理并安排采购顺序？,生产需求与请购,小A拿到和妻子最终确认的请购单结合原料的市场供应状况稍作修改后列出一份“订购清单”。妻子问小A怎么还不出发，说刚才都催的紧，现在反倒不慌不忙了。小A说：“别急，先谋划谋划”。于是拿起清单研究起来，发现其中某某几类原料属于少见的西餐用料，普通市场很少见，特别是墨西哥烤肉酱最难买。便问妻子能否用其它原料替代，妻子告诉说哪些哪些可以替代但让小A想尽办法都要买到墨西哥烤肉酱，这可关系到她的压轴绝活。随后，小A先将所有物品分了类别：必需购买品、周期性购买品和临时购买品，然后通过多种途径大致确定各类物品的供货点或联系电话,第二页,采购流程引导案例家庭采购故事,理论知识点,【关键词】 必需购买品；提前购买品；批量购买品；投机购买品；周期购买品；【解释说明】 必需购买品。该类物品的购买弹性比较低，若不立即采购，生产就会被延迟，所以采购时候往往首要关心的是供货保证问题，购买的经济性处于次要地位。 提前购买品。是指对按计划或预期需求进行采购的物品。,分析供应源,理论知识点,【解释说明】 批量购买品。它是一种既能使企业获得提前购买利益，又不会增加企业库存成本的物品。 投机购买品。若采购企业预期某物品未来可能因市场短缺而涨价，尽管该物品可能不是企业生产所需要的物品，但通过转手、再销售企业可以从中获取差价，那么这类物品属于投机购买品。 周期性购买品。这类物品每次的采购量较小，但又长期需要。,分析供应源（续）,通过电话对一些新、老商贩询价，从反馈的结果和报价来看小A心里基本上有底了。在妻子要求的原料当中，临时性的杂品和烤肉酱他打算通过讨价还价（谈判）来购买，前者用量小，而且也不是常用。后者则是因为难买，好在淘宝网能找到唯一的一家店在经营这个品牌的烤肉酱，但毕竟选择余地小，被动就被动点吧。橄榄油、大米等物品由于长期都会用，而且价格一直在攀升，小A打算选3家销售品种丰富的小店来一次招投标，谁中标了就将成为他们家日用品供应的老关系户，他和他家亲戚未来1年的用油需求就全靠它了，当然为防止意外，剩下的2家将进入他家的备用供应名单，所以平时还得维护好和他们的关系,第三页,采购流程引导案例家庭采购故事,理论知识点,【关键词】 招标；投标；开标；评标；【解释说明】 招标(Invitation to tender)，其字义就是邀请投标者，是一种经济活动形式。就是指不经过一般交易程序，由业主按照规定条件发表招标公告，择优选择应征者的一种经济行为或方式。 投标(Tender)按其字义的解释，是在主动提供货物、服务或承接工程时报出相应要价，试图通过竞争为招标人所选中的一种经济活动方式。,招标与谈判,理论知识点,【解释说明】 开标，即招标单位在规定的时间和地点开启各投标人递交的投标信进行比较，从中择优选定中标人，这过程称为开标。 评标，是招标单位根据招标文件的要求，对投标单位所报送的投标资料进行审查，对质量、价格和商业条件进行评比和分析，这个过程就称为评标。,招标与谈判（续）,3家小店很快拿到了小A拟订的招标文件，各自回去根据文件具体条款一一答复。虽然这3家店以前小A都有所接触，各自的情况大致知道点，但由于这次采购涉及到长期供应关系，小A还是决定找机会去深入调查了解一下它们的情况。为了公平公正，小A首先制定了一套标准的评估体系，主要包括小店的履约能力、质量卫生状况、第三方评价、紧急情况的处理能力等方面。尤其是卫生状况，上次买的散装面粉由于有蟑螂爬过，害得家人皮肤过敏，所以小A给卫生设置的评比权重最高，其次是周边用户对他们的评价，因为他相信群众,第四页,采购流程引导案例家庭采购故事,理论知识点,【关键词】 评估指标；评估方法；评估步骤；【解释说明】 常见评估指标包括质量指标、供应指标、经济指标、支持与服务指标等。 常见评估方法包括德尔非法 、优缺点比较法 、加权因素比较法 、雷达图法等。,供应商评估,3家小店的评估总算搞完了，各自也投了标，综合评价后，小A选定“人人福”中标。合同也签了，内容细而复杂、涉及面又广，花了他不少脑筋。而且此时还没结束，后续环节的工作才是他最担心的，跟踪催货，紧急订单处理等。这不，上周二就经历过一回。本打算全家好好休息一下的，小A儿子下午却从学校打电话回来说晚上要带一帮死党过来玩。这下把她老妈急得赶紧让小A趁市场没关闭前去紧急采购。东西总算是买回来了，但都是别人挑剩的，也只能将就了。下午6点，马上要开饭了，可女儿又来电话了，问能不能带几个朋友回家吃饭。天哪，怎么办？实在无法处理，改天吧女儿。不过，不管怎样，这次为其朋友准备,第五页,采购流程引导案例家庭采购故事,采购流程引导案例家庭采购故事,的宴席还是非常充分的，大家吃的都很舒服。送走了所有客人，小A妻子拿着计算器，准确地算出了今天的各项成本和节余原材料（这叫核算）,并计入了日记帐（这叫总账）。小A看了后说道“值，花了888.88元，请了好几个朋友，感情储蓄帐户增加了若干 ”（这是经济效益分析）,第六页,理论知识点,【关键词】 合同跟踪；【解释说明】 合同跟踪的目的有三个方面：促使合同的正常执行；满足企业的物质需要；保持合理的库存。在合同执行过程中，合同、需求、库存三者会产生矛盾，采购人员应恰当处理好三者的关系，因此这也是对采购人员业务素质和能力考察的关键内容。,合同跟踪管理,透过故事看本质,采购的基本流程,主讲内容,一、家庭日用品采购二、大型超市商品采购三、制造业原材料采购四、政府工程承包采购,超市采购项目,G超市是一家内地知名的日用百货超市，如今该超市意欲在广东部分二级城市市场中也分得一杯羹。首家地方旗舰卖场选定在中山市登陆，该卖场占到面积1300平方米，主打食品销售，筹建及主要人员招聘工作现已基本完成，预期在今年国庆黄金周正式对外营业。,背景介绍,超市采购项目,小A作为被公司首批任用的中高层干部，将担任超市采购经理。他所面临的首要任务就是在为期不多的时间里面确定组织结构、组建工作团队、制定部门工作流程，参与岗位职责设计等，为按期开业铺平道路。,工作任务一：组建超市采购部,理论知识点,【关键词】 功能划分、职能划分、品类划分、区域划分、混合式【解释说明】 功能划分是指根据功能的不同，可将采购组织分为采购开发、议价、比价、决标签约、稽催履约等不同部门，参见下图。,采购组织类型,理论知识点,采购组织类型 （续1）,理论知识点,【解释说明】 职能划分根据采购过程中的不同职能来设计，采购部门的组织结构如下图所示：,采购组织类型 （续2）,理论知识点,【解释说明】 品类划分按采购物品的种类将采购组织划分为不同的部门，分别负责主要原料、一般物料、机器设备、零部件、办公用品等，如下图所示：,采购组织类型 （续3）,理论知识点,【解释说明】 区域划分企业采购的货源来自不同的地区，可以是本地，也可以是外地，可以是国内，也可以是国外，如下图所示：,采购组织类型 （续4）,理论知识点,【解释说明】 混合式有些企业特别是大企业，其采购物品种类繁多，结构复杂，因此，可以将种类、地区、职能、功能等因素综合考虑，组建混合式设置采购组织。如下图所示,采购组织类型 （续5）,理论知识点,【关键词】 岗位职责【解释说明】岗位职责设计的主要原则：1、工作重要性从主到次；2、花费时间从多到少；3、先主干后分支；4、例行工作在前，例外工作在后；5、不重不漏、表述清晰无歧义；6、初稿针对事物，终稿结合人物；,岗位职责设计,技能训练,【背景材料】 假设学校欲成立物流协会，协会的主要功能包括：1、与物流企业建立合作关系，开展物流知识讲座，组织学生参观并与企业人士交流；2、开展校际物流知识与实操竞赛活动，树立我院品牌形象；3、调研物流人才需求和工作岗位标准，组织学生进行物流职业生涯规划设计；4、开展具有盈利模式的“快递服务项目”，既服务全校师生又培养了会员的经营创业意识。【训练要求】请帮助设计该协会组织架构，并制定各个岗位的具体职责要求。,物流协会组织架构与岗位职责设计,超市采购项目,当采购部确定了需要购买的品项后，摆在小A面前的另一个重要工作任务就是要搞清商品的供应行情如何以及哪些商品属于优先采购的对象，于是他开始着手领导团队进行商品的供应市场调查并结合自身多年来的超市采购工作经验确定G超市的采购策略。,工作任务二：市场调查与采购策略制定,理论知识点,【关键词】 供应定位模型【解释说明】供应定位模型SPM（Supply Positioning Model） ： 供应定位模型是对所采购产品支出金额的多少和其对企业的影响、供应存在的风险和机会程度进行综合分析之后，为采购与供应的产品在需求的确定、供应商评价、获取与选择报价、谈判以及合同签署等等活动中起指导作用。,制定采购策略,理论知识点,【解释说明】,制定采购策略（续1）,理论知识点,【解释说明】 常规型品项：拥有大量的供应源，总支出较低，比如一般纸张、垃圾袋等普通物品投入。对于这类物品，在供应商评价方面主要考虑哪个供应商能够帮助企业将花费在管理方面的精力、费用最小化。,制定采购策略（续2）,理论知识点,【解释说明】,制定采购策略（续3）,理论知识点,【解释说明】 杠杆型品项：多供应商，年支出水平较高，降低价格和其它交货成本是主要目标。在供应商评价方面主要考虑哪个供应商能够通过降低价格及总成本为企业做出最大贡献。,制定采购策略（续4）,理论知识点,【解释说明】,制定采购策略（续5）,理论知识点,【解释说明】 瓶颈型品项：非常专业的供应商少，或者是产品或服务的短缺，支出水平低对供应商没有特别的吸引力，无法对其施加影响和控制，可能给企业带来很大的风险。工作重点是以降低供应风险为目标。,制定采购策略（续6）,理论知识点,【解释说明】,制定采购策略（续7）,理论知识点,【解释说明】 关健型品项：使公司产品区别于其他公司产品或具备成本优势的基础，在公司的产品服务采购组合中是最重要的。这类物品的供应商少，对供应的影响能力较强，风险大。工作重点是在降低成本的同时确保供应的质量和连续性。,制定采购策略（续8）,理论知识点,【解释说明】,制定采购策略（续9）,技能训练,【背景及要求】 某公司是一家电脑维修公司，其每年的主要采购物品类别及数量如下，请结合SPM模型制定其采购策略。,某公司采购策略选择,超市采购项目,通过对购买品以及市场供应基本状况进行解，小A 拟定好了商品的采购策略。这将有助于他对不同分类的物品选择供应商时区分侧重点。现在，小A的工作重心转向到供应商评估工作的第一步筛选评估指标,工作任务三：确定供应商评估标准,理论知识点,【关键词】 供应商评估、评估指标体系【解释说明】供应商评估 ： 供应商评估包含两个方面，一是对潜在供应商的绩效进行评估，将表现优秀的供应商纳入到企业的供应源；二是对正为企业提供服务的供应商进行的绩效考核。 评价供应商时是否都需要实地考察或者试用期考察 ？,供应商评估,理论知识点,【解释说明】评估的准备 ： 1、设定评估准则，评估准则体现跨功能精神。 2、设定评估指标，评估指标要明确、合理，与公司的大目标保持 3、确定评估的具体步骤并使之文件化。 4、选择要进行评估的供应商，将评估的做法、标准及要求同相应的供应商进行充分沟通。 5、成立评估小组，小组成员要包括采购员、品质员、企划员和仓管员等。,供应商评估 （续1）,理论知识点,【解释说明】评估指标 ： 1、质量指标 质量是用来衡量供应商的最基本的指标。每一采购方在这方面都有自己的标准，要求供应商遵从。供应商质量指标主要包括来料批次合格率、来料抽检缺陷率、来料在线报废率、供应商来科免检率等。,供应商评估 （续2）,理论知识点,【解释说明】其公式分别为： 来料批次合格率(合格来料批次来料总批次)100 来料抽检缺陷率(抽检缺陷总数抽检样品总数)100 来料在线报废率来料总报废数(含在线生产时发现的)来料总数100 来料免检率(来料免检的各类数该供应商供应的产品总种类数)100,供应商评估 （续3）,理论知识点,【解释说明】评估指标 ： 2、供应指标 供应商的供应指标又称企业指标，是与供应商的交货表现以及供应商企划管理水平相关的考核因素，其中最主要的是准时交货率、交货周期及订单变化接受率。其公式为： 准时交货率(按时按量交货的实际批次订单确认的交货总批次)100 交货周期是指自订单开出之日到收货之时的时间长度，一般以天为单位来计算。 订单变化接受率(订单增加或减少的交货数量订单原定的交货数量)100,供应商评估 （续4）,理论知识点,【解释说明】评估指标 ： 3、经济指标 供应商考核的经济指标主要是考虑采购价格与成本。同质量与供应指标不同的是，质量与供应考核按月进行，而经济指标则常常按季度考核。经济指标的考核包括以下5个方面： 价格水平：企业可以将自己的采购价格同本公司所掌握的市场行情比较，也可以根据供应商的实际成本结构及利润率等进行主观判断。,供应商评估 （续5）,理论知识点,【解释说明】 报价行为：主要包括报价是否及时、报价单是否客观、具体、透明(分解成原材料费用、加工费用、包装费用、运输费用、税金、利润以及相对应的交货与付款条件)。 降低成本的态度与行动：供应商是否自觉自愿地配合本公司或主动地开展降低成本活动、制订成本改进计划、实施改进行动，是否定期参与本公司审查价格等。,供应商评估 （续6）,理论知识点,【解释说明】 分享降价成果：供应商是否将降低成本的利益与大家分享(如本公司)。 付款：供应商是否积极配合响应本公司提出的付款条件、付款要求以及付款办法，供应商开出付款发票是否准确、及时；是否符合有关财税要求。,供应商评估 （续7）,理论知识点,【解释说明】评估指标 ： 4、支持、合作与服务指标 同经济类指标一样，考核供应商在支持、合作与服务方面的表现通常也都是定性的考核，一般来说可以每个季度一次。考核的内容主要有反应与沟通、合作态度、参与本公司的改进与开发项目、售后服务等。,供应商评估 （续8）,技能训练,【训练目标】 通过建立供应商考评指标体系训练，使大家掌握供应商评估的主要步骤；培养大家的价值分析能力和逻辑思维能力；培养大家沟通交流技巧和供应商关系处理能力。 【训练步骤】 (1)大家每6人组成一个供应商评估小组。 (2)分配角色，采购部1人、储运部1人、质检部1人、生产部1人、财务部1人、销售部1人。 (3)各部门人员列出所关心的指标。 (4)讨论确定所需的评估指标，并确定其权重 (5)小组成员为各个评估指标制订评估标准。,建立考评指标体系,超市采购项目,超市采购部通过组织各相关部门，综合把握后终于制定出通用评估标准及各特色商品的专门化评估标准。准备工作做得差不多了，大展拳脚的时候到了，小A召集部门人员开了个任务分解会，分责任、划片区，忙的不亦乐乎。“OK，今天的会就到这里，大家从明天开始分头工作，尽快与合适的供应商联系，散会”，合上工作簿，摘下眼镜，看得出我们的采购部长今天有点累了，明天再工作吧,工作任务四：寻找供应商,理论知识点,【关键词】 寻找途径、收集内容、沟通方法【解释说明】 购买方获取供应商信息的渠道很多，可以通常利用以往经验、工商名录、网上查询、观看贸易广告、参加贸易博览会等办法查询供应者，有时也通过其他企业了解供应者的信誉。一般来说，购买业务越新，购买产品越复杂和经费支出越高，购买方在挑选和考查供应商上花费的时间就越多。,寻找供应商,理论知识点,【解释说明】寻找途径：1、利用现有的资料2、公开征求的方式3、通过同业介绍4、阅读专业刊物5、协会或采购专业顾问公司6、参加产品展示会7、利用互联网中的供应商搜索引擎(kompass，thomasnet，kellysearch，阿里巴巴，中国制造等),寻找供应商,理论知识点,国外供应商引擎与国内供应商引擎的异同是什么？答：国内的B2B平台（以阿里巴巴、made-in-china、环球资源、ec21等为代表） 优点： 1、在国内知名度高，聚集了大量国内同类企业； 2、访问量都比较大 3、比较贴近国内客户的服务； 4、商机发布式的交易机制比较直接，操作简单。 5、大量国内同行企业充斥其中，竞争有利于获得低价。,寻找供应商,理论知识点,缺点： 1、普遍没有解决一个根本问题国外买家的访问量低； 2、被国外认为是中国小商品的集散平台，以短单和小批量为主； 3、内部群发询盘的方式使得询盘多，但是成交量少； 4、基本上优势集中在服装、工艺礼品、小五金、电子等行业.,寻找供应商,理论知识点,国外的B2B平台（以康帕斯kompass、托马斯thomasnet、开利kellysearch、yandex等为代表）优点： 1、访问量基本来自海外，遍及全球； 2、都在传统出版和展会等商业信息领域具有悠久历史，有深厚的基础和极高的声誉； 3、聚集高端买卖商务人群，询盘质量高，一旦形成交易就可能会是长期稳定的合作； 4、交易方式规范，注重品牌和信用，提升企业的长久竞争力； 5、商务查询和品牌、产品的展示宣传手段丰富。,寻找供应商,理论知识点,缺点： 1、在国内知名度不高； 2、使用比较复杂； 3、直接询盘比较少； 4、交易过程较长。 【Tips】 超级实用工具BizMiner 可以把国内外的B2B网站、BBS上的mail地址、公司名、联系人、电话、地址等抓下来，存在excel里面，如果网上没有该公司的邮箱，他还可自动根据该公司的网站地址去找。,寻找供应商,理论知识点,【补充阅读】 超市货源 大型超市现实生活中大型超市的采购进货时，厂家自己上门洽谈供货的居多，看似省去了很多找货源的麻烦，但同时超市采购和制造企业采购比较起来，超市采购更像是一种投资行为，因此超市采购人员在营销方面的要求更高，采购员需要有敏锐发掘需求的能力、需要经常光顾竞争对手的超市和专柜（俗称市调）并联系热门商品供应商。 中小型个体超市小超市受规模的影响很难直接由厂家供货，一般而言知名日用品在当地大型批发市场采购居多，不知名品牌可以直接联系厂家，或提供样板让厂家加工，前提是要多开几间连锁店。食品饮料方面可以直接联系厂家业务员采购，结算也多以现金结算为主。（可考虑进货联盟）,寻找供应商,理论知识点,【解释说明】收集内容 收集供应商基本资料是采购管理中的重要一环，只有在平时就做好信息的采集与整理工作才能确保采购企业在具体采购活动中有的放矢，即提高采购效率又有助于确保采购质量。,寻找供应商,理论知识点,【解释说明】常见的基本资料包括：1、公司概况 用于了解供应商的基本资料，如创立时间、注册资本、规模、性质、优势等内容，以初步判定是否有合作基础。2、公司组织架构 用于初步了解该供应商的管理体系是否严谨否健全，同时也可看出职能分工是否清晰。3、产品一览表 通过产品一览表可以了解该供应商是否与本企业现需的原材料要求相符；并求证该供应商的优势所在。,寻找供应商,理论知识点,【解释说明】4、各项品质资质证明 如IS09000、ISOl4000、3C认证、UL认证、CE认证等各种安全认证书的副本，再加复印件，用以确认供应商是否取得相应资格。5、0C工程图 OC工程图是供应商产品的生产工艺及品质的结合体，通过它可以粗略地了解供应商产品的部分特质及品质是否有效。6、供应商品质保证所使用的工具 主要是指在保证品质的同时，使用一些流行和有效的方法和工具，如SPC、FMEA、MSA，等等。使用这些方法和工具对品质保证有很大的好处，同时也反映供应商目前的品质水准。,寻找供应商,理论知识点,【解释说明】7、生产与检验设备一览表 生产与检验设备一览表呈用来判断供应商的产能产量，以便于今后下订单时有一个初步的订单量的判断，同时还可以作为第一印象来判断供应商的文控状态，这是一家企业管理的基本资料，如若有合理的文件编号，则表明至少有文控，加未做或做不合理的文件编号，则表明该供应商文控系统有问题，同时也至少说明管理体系是不严谨的。8、产能报告 了解供应商的生产能力，作为以后下订单时确定订单量的依据之一。,寻找供应商,理论知识点,【解释说明】沟通方法之询盘 寻找供应商过程中的沟通方法灵活多样，当面会谈、电话、传真、电邮皆能帮助采购方获取有关信息，但需要注意的是在大型采购特别是涉外采购中涉及的商业文书多较正式，下面将结合网络采购为例举例说明。 询盘（inquiry）也叫询价，是指交易的一方准备购买或出售某种商品，向对方询问买卖该商品的有关交易条件。,寻找供应商,案例,李先生：您好！ 我是一家出售狗用高级时髦饰品的上海公司的采购负责人。我们现正准备试卖高品质的系列迷你狗服装。我们正在寻找能生产这种迷你拘服装的纺织公司，希望这些服装看上去像意大利的设计，但是同时必须提供有竞争力的价格。 我想先用米黄色、浅灰色或浅蓝色的开司米迷你狗毛衣试一下市场反应，也许就从适合吉娃娃的尺寸开始。我猜这系列的迷你狗服脖子、胸围、长度尺寸应该各为8一10英寸、,询盘,案例,1114英寸、810英寸左右。如果你们能生产这种迷你狗毛衣，我希望你们可以提供两种样品：一种是纯开司米的，另外一种是开司米加上在领圈和大腿周围有假毛领的。 谢谢你们。希望我们在不久的将来可以合作。 张三宠物用品销售公司中国上海南京路8号电话：+8602188888888 传真：+8602166666666 电邮：,询盘（续）,分析,1称呼、联络方式 称呼应具体化，比如王先生、李先生，忌讳直接写先生/小姐而没有具体的姓名。 联合方式必须齐全，在落款签名里加上电话、传真、地址等信息可以增加买家的可信度，同时也是判断买家是否专业的一个细节。,询盘注意事项,分析,2询盘针对性 询盘的针对性指买家的询盘是否直接指向供应商的产品线、经营范围来“发问”，通常主要看询盘中有无问及产品型号，其次才是数量、颜色、规格、交货时间、包装、付款方式等内容。,询盘注意事项,分析,3主动自我介绍 我们还可以注意到张三在询盘中对自己的介绍。我是谁?我卖什么?我在找什么?简单的三两句话里张三表达得很清楚。如果一个买家在第一封信里做了较多自我介绍，我们可以从中解读到什么呢：起码这个买家希望未来的供应商能多了解自己的情况，想要认真寻找真正适合自己的合作伙伴。,询盘注意事项,分析,询盘雷区：A看上去像标准格式的邮件，群发、广撤网的一类，表现为无具体称呼、无针对性内容。称呼如 Dear Mr，Dear Ms等；正文则通常是“我对你们所有的产品都感兴趣，请提供各产品的样本”之类；B签名过于简单，只有人名，无公司名、电话、地址之其一或全部等；C询盘内容过于空，不提具体产品，只是说要合作，内容很空洞；D不过多做自我介绍，只一味让你提供产品目录册和报价表的“询盘”。,询盘注意事项总结,技能训练,【训练目标】 通过供应商寻找与沟通训练，使大家掌握供应商寻找的主要途径；培养大家分析任务的能力和商业沟通能力。 【训练步骤】(1)安排采购任务。（详见附页）(2)各组收集资料并进行整理。（注意收集工作过程证明材料）(3)小组成员分头联系渠道商，必要时采用中英文电邮联系。(4)打听出该产品的出厂、批发和零售价格。(5)各组制作幻灯片，展示本组的主要工作内容和成果。(6)各组相互评分，教师点评。,供应商寻找与沟通,技能训练,假设各组各开有一家小超市，通过市调发现有两款开瓶器/开罐器在大超市卖的非常火爆，因此各小组也欲采购该产品销售。由于大超市里的产品都是出口包装（全韩文、无厂家说明），要想直接打听到生产厂家非常困难，但是还是能收集到一些该产品的产品信息和偷拍的实物照片，具体如下。产品1名称：红酒开瓶器Wine Corkscrew （外形如图）大小：约20*5*5CM重量：约90g工作原理：通过前面的钢针向瓶内诸如空气，最终将瓶塞挤出酒瓶。,附：采购物品说明,技能训练,产品2名称：开罐器Can Opener （外形如图）大小：约20*5*5CM重量：约300g材质：全不锈钢适用场合：适用于铁皮罐头的开启,附：采购物品说明（续）,超市采购项目,如今采购员已经通过多种途径收集到购买品的供应信息，有些信息是基础信息有些是试供应期间统计的反馈信息，秘书将这些信息按照事先制定的表格进行归纳对比，并将分析总表呈报到采购部经理小A的办公桌上。“该选择谁供货比较合适呢？”小A思索着。,工作任务五：选择供应商,理论知识点,【关键词】 德尔菲法、优缺点比较法、加权因素比较法、雷达图法【解释说明】 德尔菲法又称专家评估法是指专家根据其经验和知识判断出结果的方法，或者专家群体应用一些群体决策技术得出结论的方法。一般采取专家群体的形式进行评价，它是以专家个人的评价为基础，运用一定的方法将专家的意见进行综合，最后得出专家群体的评价意见。,选择供应商的方法,理论知识点,【解释说明】 德尔菲法的具体实施步骤如下： 1）组成专家小组。按照供应商评估所需要的知识范围确定专家，人数一般不超过20人。 2）向所有专家提出供应商评估的相关问题及要求，并附上各供应商的所有背景材料，同时让专家提出所需材料清单。 3）各个专家根据他们所收到的材料，提出自己的意见。 4）将专家的意见汇总，进行对比，并将材料反馈给各专家，专家根据反馈材料修改自己的意见和判断。这一过程可能要进行三四次，直到每一个专家不再改变自己的意见为止。,选择供应商的方法,理论知识点,【解释说明】 优缺点比较法是一种最简单、通行的供应商评价的定性分析方法，尤其适用于非经济因素的比较。该方法的具体做法是：罗列出各个供应商的优缺点进行比较分析，并按最优、次优、一般、较差、极坏5个等级对各个供应商的各个特点进行评分，对每个供应商的各项得分加总，得分最多的方案为最优方案，详见下页图。,选择供应商的方法,理论知识点,理论知识点,【解释说明】 加权因素比较法可以把提供比较的各项因素进行加权综合比较，充分考虑了各种因素对方案的影响程度，因此是一种比较通用的方法。关键是要选择好比较的因素，合理地确定各个因素的权数和客观地对每个供应商的各个因素打分并作为供应商的定量评价结果。线性加权是目前定量评价中最常见的方式。实例见下页：,选择供应商的方法,理论知识点,【实例】 某公司根据供应商分类模型，将供应商分为伙伴型、优先型、重点型及普通型4类。该公司“供应商考评工作指导”规定，所有供应商都必须进行月度考评，其中对伙伴型、优先型、重点型供应商要提出月度评估报告，发送相关部门并反馈给供应商进行改善。对于普通型供应商则只需统计考评分数，对供应商的供应表现进行监测，一旦不符合资格可以直接考虑淘汰。考评细则细分为3部分：质量部由品质管理部门负责，每月进行一次考评。价格及合作部分则由采购部负责，每季进行一次。综合结果与报告由采购部负责，每月记录一次。每年初，采购部门合同品质管理部门与,选择供应商的方法,理论知识点,【实例】（续1） 生产计划部门共同制定各供应商的年度考核目标，并与供应商讨论征得其同意。每月考核结果由采购部通知供应商，对于不符合年度目标要求者，供应商需要提出相应的改进措施并将改进措施及改善结果按要求定期反馈给采购部。针对供应商的实际表现，公司实施以下奖惩措施。 1)表现正常供应商连续6个月考评分大于80分，其中质量部分大于30分，交货部分大于20分。这些供应商可考虑作为年终优秀供应评选的候选单位。 2)警告状态供应商包括连续6个月考评分数小于80分的供应商以及新批准交货期不到一年的供应商。对于连续6个月考评分小于80分的供应商应限期6个月改进，否则该供应商就应该降为“开除状态”。,选择供应商的方法,理论知识点,【实例】（续2） 3)开除状态供应商连续12个月考评分小于80分的供应商。原则上，这些供应商必须予以开除。 若客观条件所限不能开除，则需经采购经理同意，责令其限期整改，整改完毕对其重新进行全面审核，审核结果符合要求而且供应商愿意根据审核结果持续进行改进，才能回到警告状态。 供应商月度考评细则为：总分100分。其中： 质量批次合格率 35分 准时交货率 25分 价 格 20分 支 持 20分 其中质量与交货每月考评一次，分别由来料质检员与来料计划员负责，具体打分要求见下图。,选择供应商的方法,理论知识点,【实例】（续3） 3)开除状态供应商连续12个月考评分小于80分的供应商。原则上，这些供应商必须予以开除。 若客观条件所限不能开除，则需经采购经理同意，责令其限期整改，整改完毕对其重新进行全面审核，审核结果符合要求而且供应商愿意根据审核结果持续进行改进，才能回到警告状态。 供应商月度考评细则为：总分100分。其中： 质量批次合格率 35分 准时交货率 25分 价 格 20分 支 持 20分 其中质量与交货每月考评一次，分别由来料质检员与来料计划员负责，具体打分要求见下图。,选择供应商的方法,理论知识点,【实例】（续4）,选择供应商的方法,理论知识点,【实例】（续4） 而价格与支持每季考评一次，由采购员负责，具体打分要求见下图：,选择供应商的方法,理论知识点,【解释说明】 雷达图法是从事先选定的几个方面（如企业的生产性、安全性、收益性、成长性和流动性等）对供应商进行多维度对比，对供应商综合能力进行直观、形象的综合分析与评价的图形。因其形状如雷达（图）的放射波，而且具有指引经营“航向”的作用，故而得名，当前很多专业的管理咨询公司很流行用此方法对企业进行评估诊断。见下页例图：,选择供应商的方法,理论知识点,【解释说明】收益性：（1）资产报酬率；（2）所有者权益报酬率；（3）销售利税率；（4）成本费用率；安全性：（5）流动比率；（6）速动比率；（7）资产负债率；（8）所有者权益比率（9）利息保障倍数；,理论知识点,【解释说明】 雷达图法的基本画法是：先画出三个同心圆，并将其按一级考核指标等分成几个扇形区，例如下图将同心圆等分为5个扇区分别表示生产性、安全性、收益性、流动性和成长性。通常，最小圆圈代表同行业平均水平的12或最低水平；中间圆圈代表同行业平均水平；又称标准线；最大圆圈代表同行业先进水平或平均水平的1.5倍。在五个扇形区中，从圆心开始，分别以放射线形式画出条主要经营指标线，并标明指标名次及标度。然后，将企业同期的相应指标值标,选择供应商的方法,理论知识点,【解释说明】 在图上，以线段依次连结相邻点，形成折线闭环；构成雷达图。就各经营指标来看，当指标值处于标准线以内时，说明该指标低于同行业平均水平，需要加以改进；若接近最小圆圈或处于其内，说