部门日常管理讲义课件.ppt

部 門 日 常 管 理,課程預期效益,1.瞭解如何以具體方法規劃建立部門日常管理的內容及架構。2.釐清每一職務其職掌範圍,並訂出可衡量的績效指標。確實掌握管理看得見及立即改善回饋的管理效能,達成部門使命與目標。,壹.日常管理的意義與內容,何謂管理(1),語源：進行事情之時，在各要所設立關卡，考慮許多要因之後，使之合理通暢DR.JURAN：所謂管理就是設定計劃(標準)並達成此計劃(標準)的一切活動。故管理可以說是合理且有效率地達成某項目所須要的一切活動，其基本即是確實轉動S-D-C-A 與P-D-C-A,何謂管理(2),所謂管理系指辦事是否按照所指示的方針.計劃.標準去做,加以檢查之,如果沒按照標準化順利進行的話,應即采取修正措施使實務能照標準化進行之意但是,過去都是把作好品質降低成本等命令由總經理經理課長班長作業者等照一般的流水方式傳達過去,在這當中,如果命令無法徹底實行的話,就談不上什麼管理了.,何謂管理(3),如能按照下列各點去實行的話,即能做好管理決定的目的(目標或標準)決定方法(手段)施行教育.訓練加以實施加以考核(結果與過程)採取矯正措施(應急及再發防止)處置結果是否良好,應好檢查像這樣標準化.執行.考核.行動的周期,即可稱為日常管理的循環,標準化(Standardization),實施(do),確認(check),處置(action),方針管理與日常管理,日常管理,在TQM活動中以組織區分,直線組織有部門別管理,橫線組織有機能別管理;以工作屬性區分有經營層次的方針管理.管理層次的日常管理,其相互之關系極為密切.如下表示.並以圖表顯示經營管理的整體概念.,組織區分,部門別管理,所謂的部門別管理，是指以所編成的部門做為管理單位，將管理職務依職位別來分擔管理的體系化活動。各部門對其所擔當的職務，為有效率的達成職務所賦予的任務，所進行的管理活動。也就是各部門為達成企業目的的管理體系中，以日常所進行的定型業務為主，進行S-D-C-A維持與改善的運轉，不斷的評估與修正，以達成部門基本功能。,部門日常管理,部門日常管理的內容及體系，主要是從該部門的使命任務、職掌等基本功能展開而來。日常管理是作為維持與改善現狀而設計使用的，必須推展到全企業各單位都加以實施。且須在各階層都有個別負責的業務範圍，明訂其實施的方法及管理項目，不斷評估與考核，如有差異並立即採取行動。,貳.如何建立部門管理體系,維持活動與突破活動,管理活動的構成突破活動：提昇水準方針管理活動維持活動：維持水準日常管理活動,方針管理與日常管理之關係,組織體系日常管理查檢表,1. 初進入部門之際，是否有明確地授與職務？被授 與的職務是否有以明確的職掌(工作說明書)形式 ，書寫成文字來加以提示呢？ 2.被授與的職務是否有以明確的職務分配表， 定期 與部屬檢討工作內容與負荷？ 3. 在職掌的業務之中，最重要的業務為何呢？是否 有優先順序或比重？4.有沒有該業務是否有達到目的的衡量指標？5. 衡量指標是否有依平衡計分四大構面展開？6.其衡量指標為何？數據如何取得？該衡量指標的 管理水準是否明確？,7. 該職務的進行方式是否有作業程序書或查檢表？8. 其步驟是否有做成流程圖(flow chart)？或是有歸納出檢討(check)的方法？9. 是否有明確記錄完成此職務上所需要件之職務資格條件表(資格、教育、能力等)以及訓練預定表？10. 是否有定期向上司報告該衡量指標可否滿足管理水準？或是否定期有工作計畫與工作檢討報告？ 11. 是否知道該衡量指標未達管理水準時該採何行動？並建立問題追蹤單或 QC story？ 12. 若改善後達到管理水準，是否有標準化？,主管日常工作,標準化(Standardization)依照公司標準化體系,制訂管理所必要之各項標準.決定方針(目標標準化)檢討顧客的要求,本公司的技術水準.製程能力.原材料等因素決定品質標準決定達成目標的方法(方法標準化)擬定為達成目標的標準書操作標準(SOP)檢驗標準(SIP),主管日常工作,實施(Do)領導現場人員依照標準制造合乎標準的產品管理者必須下命令使部屬明白,必須遵守標準實施作業的決心.教育訓練使每一位部屬都能確實了解所訂定的標準.製造時必須確實依照標準制造,主管日常工作,調查(Check)調查實施結果是否良好(結果與目標標準化一致)若有異常發生,追查原因管理者經常巡視或監督部屬的作業以發掘異常,追查異常原因定期測定品質.成本.生產的成果,做統計分析.發掘異常.追查異常原因,主管日常工作,改正措施(Action)依調查結果除去異常原因.或采取修正標準的措施應急措施除去現象再發防止措施除去原因修正標準措施調查有原制訂標準製訂標準時,調查是否有遵守制訂有標準,但未遵守時,調查是否了解制訂有標準,了解標準,但未遵守時,調查標準是否合理,日常管理運作架構,參.部門使命與職掌的釐清,組織中各層級所扮演的角色,部 門 使 命 定 位 思 考,部門使命與定位,意義使命：為何存在定位：扮演什麼角色思考方向存在的目的工作範圍提供的服務、產品或工作成果顧客觀點,部門使命職掌表 部門名稱 使 命 職掌工作項目 重要指標KPI 比 重,部門職掌表查檢內容,組織人事類權限表,權限一覽表(例),部門業務機能系統展開圖,部門:貿易課日期:xx年xx月xx日,市場動向掌握,營業目標與利潤達成之確保,部門任務職掌機能展開表,新產品開發協助,營業目標與利潤達成之確保,部門任務職掌機能展開表,行銷企劃(售前服務),營業目標與利潤達成之確保,部門任務職掌機能展開表,銷售活動的推展,營業目標與利潤達成之確保,部門任務職掌機能展開表,部門任務職掌機能展開表,售後服務,營業目標與利潤達成之確保,職位說明書,職位說明書的目的是確認工作的職責，並說明工作的範圍和內容職位說明書的重要性說明公司內各職位的工作責任範圍有助於在職者瞭解該職位的責任做為員工甄選的依據有助於分析並改善組織結構做為績效評估及薪資調查和職位評價的基礎,職位說明書的格式,肆.職務分配與主管的一天,職務分配的研究,試圖改善工作結構時，職務分配的研究是一項可行的方法。分析職務分配時，需明白組織的所有職務，並將各部屬的職務分擔狀態，明確地制訂成可以一目了然的格式。 將各個部屬所分擔工作的現況，及應負責的工作，整理成一目了然的表格。,職務分配,部門職掌展開表部門：,主管的一天(1),8:30 主管到部門上班 工作事項: 檢視部門保全解除作業 早點名：檢視全員出勤狀況是否合乎規定8:40 舉行朝會 檢視全員服裝儀表、健康狀態 宣達重要事項(表揚昨日最佳、提醒昨日表現不佳、打氣鼓勵、昨日客訴或重大事件宣導） 督促作業，不要有呆人現象 檢查資料（如日期、指定時段）是否異常9:00檢視是否有異常留置之物品 檢視單位內資材管理 檢視辦公室、休息室是否清潔 審閱公告、通告，並公佈於佈告欄，重要者應於朝會說明。過期公告應歸入專檔管理 確認應交回總公司之報表是否如期交回 檢視內勤人員接聽電話態度、前日來電記錄事項 檢視部門表單分類情形 檢視前一日發生之客訴，完成調查後回覆 異常事件處理,主管的一天(2),12:00用餐13:00審閱工作日誌及輔導批註 瞭解前日績效、開發客戶感想、建議分享等事項 提出前日表現最佳、最差之事績，於明日朝會說明 利用業績白板進行昨日業績統計及累計管理，調查落差情形14:00檢視應收帳款專檔，瞭解回收狀況及改善 檢視客戶開發及輔導管理專檔，與客戶主動瞭解服務狀況16: 00研擬拓展業務專案 跟催客戶之收件 檢視收取件是否均符合公司規定、完成代碼填寫 檢查其單填寫是否完整，部門代碼填寫是否無誤 檢查取件登記表，確認是否完成取件 檢視代收貨款繳回 督促工作日誌每日填寫 檢查保全系統是否正常18:30下班,部門主管日常作業管理查檢表,1. 明確的職掌(工作說明書)2. 職務分配表3. 重要管理指標4. 作業程序書5. 查檢表6. 職務資格條件表7. 訓練預定表8. 工作計畫,伍.重要管理指標(KPI)之設定與運作,管理項目之週期(頻率)依對象之職務編制而有所差異，而就期間來看，即經理級應以月為單位；而課長級則以週為單位。如此一來，管理項目在階層上也就顯得相當的具體。若管理指標得以明確的話，則對於該管理指標之目標值或管理水準應加以設定，並決定該管理指標在何時應達成怎樣的目標或水準、或當管理指標下降至何種水準時須採取行動等。,主管管理趨勢:重要管理指標（KPI）,KPI 設定以SMART為原則,建立有效的目標管理，需依據。 SSpecific特定的 每項目標的制訂清楚說明，一定是特定的，而不是一個概略性的。 MMeasurable可衡量的 每項目標必須要用量化的指標來訂定。 AAchievable可達成的 所有的目標一定要是能達得到的，實際且可完成的具挑戰性。 RRelevant有關連的 每項目標必須與工作表現的重點相關。 TTimely有時間範圍的 每項目標要在限定的時間內完成。,績效指標設定的程序,組織職掌,重點管理項目,重要管理指標(KPI),部門使命,重要管理項目（KPI）一覽表,部門：,重要管理指標管理表,生產目標的達成製造成本管理目標的達成生產部門直接管理費用目標的達成出勤率目標的達成安全目標的達成人員計劃的達成,生產部門績效評估項目,開發主題別進度計畫的達成 技術改善主題別進計畫的達成 研究開發經費預算的達成 研發主題提案件數目標的達成 專利申請與通過件數目標的達成,研發部門績效評估項目,營業額預算目標的達成 商品構成比目標的達成 銷售數量、單價目標的達成 降低退回、降價目標的達成 商品庫存與迴轉率目標的達成 商品銷售毛利目標的達成 銷售部門管理費用目標的達成,銷售營業部門績效評估項目,管理預算費用計畫的達成人力資源運用管理計畫的達成教育訓練計畫的達成資本構成與資金運用計畫的達成公司全體附加價值目標的達成,管理部門績效評估項目,各部門管理因子參考表,重要管理指標（KPI）實績報表,部門：期間：,問題點一覽表填報日期： 年 月 日填報部門： 年度,SDCA循環(1),標準化(Standardization) 1）第一步：尋找與標準有差距問題召集有關員工把要改善的問題找出來。 2）第二步：研究現時方法收集現時方法的數據，並作整理。 3）第三步：找出各種原因找出每一個可能發生問題的原因。 實行(Do) 4）第四步：標準化及制定解決方法找出各解決方法。當方法設計完成後，便立即實行。,SDCA循環(2),檢查成效(Check the result) 5)第五步：檢查效果通過收集、分析、檢查其解決方法是否有效和達到什麼效果。 制定方法(Act) 6）第六步：把有效方法制度化當方法證明有效後，便制定為工作守則，各員工必須遵守。 7）第七步：檢討成效並發展新目標。當以上問題解決後，總結其成效，並制定解決其它問題方案。,日常要項管理實績總表,管理項目差異檢討表,日常要項管理異常追查表,陸.日常管理活動標準化S-D-C-A,標準化的對象與制定,反覆次數高者如傳票處理、員工請假、出勤、車輛管理等同樣的手續、方法、步驟由多數人重複在做者如事務處理採購等不良、缺點或抱怨等，其發生次數很高者如抱怨處理、矯正措施等認證要求者如ISO、UL等,日常管理作業體系圖,人員的管理,職培務訓資展格開,日常管理活動要件-推動標準化,推動標準化日常管理 V.S 標準化落實各部門依據其成立目的對於組織的貢獻，因此要實施以下3點：部門目的之明確(明確管理項目及水準)決定業務分工、責任權限落實執行步驟或項目，以達成目的或目標標準化的對象規定-組織規定、業務規定、生產管理規定等,企業運作的基本管理原則,管理目標品質(Q)/成本(C)/速度(S)/創新/服務管理的內涵人員/設備/材料/技術/環境/資金/市場/資訊管理的原則重點管理/走動管理/數字管理/目視管理,標準維持之流程,作業標準是否具備有否作業規範有否管制項目及其管理重點作業標準是否訓練作業標準是否檢定：確認成果作業標準是否稽核是否遵守作業標準管制項目及其管理重點是否遵行作業規範,日常管理及其運作體系,日常管理雖以維持部門的實力為主,但也應能以轉動S-D-C-A管理循環來改善工作組織,以提升水準.故除日常要項管理外,也以專案改善及品管圈活動來提升Q.C.D.S.M的水準。,確認遵守作業標準程度之方法,每天一次：部屬進行管理狀態之確認每週一次：主管針對重要工程進行管理狀態之確認每月一次：經理針對過去一年間異常問題之解決、管理狀態之確認3個月一次：廠長針對過去一年間客訴問題之解決、管理狀態之確認6個月一次： 高階針對標準類之維持、管理狀態之確認,製程改善之流程,確認是否遵守作業標準有否作業規範，是否遵行有否管制項目及其管理重點（QC工程表之內容）進行記錄資料之分析利用簡易之統計手法：直方圖、管制圖、柏拉圖、推移圖等進行問題確認找出原因利用相關回歸分析、魚骨圖、系統圖、矩陣圖或者更複雜的田口實驗計畫法等進行原因確認效果確認：在相同時期內收集數據、確認成果標準化：進行標準化之修改及訓練,部門/流程管理的切入思考邏輯,1.任務,2.人,職務,組織,遂行,結果,責任,日常管理的S-D-C-A,目標與績效指標(例),重要管理績效指標管理(例),柒.部門工作計劃P-D-C-A,部門活動工作內容,工作計畫管理之定義,將系統觀念應用於管理計畫之工作上，以確保標準化能在既定之時程和預算成本下，達成標準化之最終目標。 亦即運用計劃(P)、執行(D)、檢討(C)、改善(A)、標準化(S)、執行(D)、檢討(C)、改善(A) 之管理循環，以達成特定目標、預算、時間的目的。,工作計畫之分解與展開,部門工作計劃表,月目標管理成果報告表,謝謝！,