某保健品有限公司管理制度汇编.docx

湘大湘保健品有限公司管理制度 目 录第一章、公司概况1（一）公司简介1（二）品牌诠释2（三）公司理念2（四） 湘大湘保健食品有限公司 组织结构图4湘大湘保健食品有限公司-人员编制表5第二章、部门职能6（一）财务部6（二）销售部6（三）采购部7（四）客服部8（五）人力资源部8（六）行政部9（七）储运部10（八）培训部10（九）信息部11（十）电子商务部11（十一）督查审计部12（十二）推广部12第三章、管理制度14行政部管理制度14（一）办公室行为规范14（二）办公行文规定16（三）办公用品管理办法17（四）保密管理制度18（五）车辆使用管理办法19（六）固定资产管理办法21（七）花卉管理办法22（八）会议管理办法23（九）内勤人员考勤制度24（十）请假管理办法26（十一）公司网络管理办法28（十二）卫生管理办法28（十三）印鉴管理办法30（十四）营销人员考勤管理办法31（十五）员工宿舍管理办法32洗衣机使用管理办法34人事部管理制度34（一）劳动合同管理办法34（二）人事异动管理办法36（三）员工辞职、辞退管理办法38（四）社会保险管理办法40（五）员工人事档案管理办法42（六）招聘录用管理办法43客服部管理制度45（一）开票工作管理办法45（二）盘库调库管理办法47（三）员工购买产品管理办法48（四）档案管理办法49（五）零价位出库管理办法50培训部管理制度51（一）4008咨询热线管理办法51储运部管理制度52（一）仓库管理办法53（二）储运部日常管理办法56（三）储运部发货管理办法57（四）退货管理办法59（五）少货、丢货管理办法59采购部管理制度60（一）采购订货管理办法60（二）采购供应商管理办法62（三）采购部岗位职责及规范63财务部管理制度65（一）财务管理制度65（二）应收账款管理办法69（三）财务部工作流程71（四）费用支出报销管理办法73费用报销流程图75销售部管理制度76（一）营销人员管理制度76（二）营销人员管理办法77（三）营销人员差旅费报销管理办法78（四）营销人员出差前物资准备管理办法80（五）营销人员返回公司管理办法81（六）销售部退换货管理办法82第四章、职位说明书84（一）财务经理84（二）出纳86（三）会计89（四）采购主管91（五）仓库管理员94（六）司机96（七）储运部主管98（八）客服专员101（九）客服主管103（十）培训师106（十一）人事主管108（十二）人事专员110（十三）大区经理112（十四）省区经理115（十五）行政前台118（十六）行政专员120（十七）行政主管123（十八）总经理助理125第五章、附表1281、人事部-加薪申请表1283、离职申请单1294、离职交接单1295、退货申请单1316、营销人员出差计划表1317、营销人员月度工作总结1328、营销人员差费报销单1329、营销人员车费报销单13310、固定资产报废申请单13311、请假单13312、员工调动通知单134 湘大湘保健品有限公司第一章、公司概况（一）公司简介湘大湘保健品有限公司是一家专业的保健品销售公司，管理层团队已具备多年保健品运营经验。经过十几年创业的总结和反思，公司正以全新的姿态投入新一轮的创业。企业通过更新观念；调整企业发展战略和体制改革；加强成本管理，提高资源投入的有效性；加强产品质量保障体系；加强产品开发体系；调整和强化企业人才素质和结构，形成健康的良性运作机制和人事竞争机制，必将形成新的竞争优势，向新的目标迈进。湘大湘保健品公司十分重视科技开发，坚持"以市场为导向，以科技为依托"的经营方针，使科技进步成为企业发展的坚强后盾，推行全面质量管理，严格保证产品的高质量和确切功效，公司生产基地是获得药品GMP，保健食品GMP，英国BRC认证、HACCP认证、ISO质量认证、美国FDA准入的中国药企，湘大湘保健品在原料采购、产品配方、生产环境和设备生产工艺及质量控制等方面都按药品的标准严格要求，确保产品品质处于行业领先水平，产品经得起国家最权威机构的各种科学检测和亿万消费者长期服用实践的考验。 公司以“正心品质，诚意经营”为企业核心理念，以“专注健康美丽”为企业使命，通过“专业、务实、稳健”的营销管理实现多方双赢、永续经营，树百年品牌。湘大湘保健品以产品品质为基础，以品牌经营为核心，通过产品和服务促进国人健康美丽。湘大湘保健品公司深信： 随着社会进步和经济的发展，保健行业仍将是最具生命力、最大的市场。湘大湘保健品公司将以坚韧不拔的企业精神，继续努力，为中国民族经济，为中国保健品事业，作出更大的贡献！（二）品牌诠释（三）公司理念湘大湘保健品公司的管理层均有多年的保健品从业经验，为公司积累了珍贵的经验财富，公司传承经验、与时俱进、不断创新，富有时代性的经营理念、战略理念、人才理念、服务理念，形成了指导公司发展的思想体系，成为湘大湘保健品公司跨越式发展的理念支撑。 1经营理念：正心品质，诚意经营经营理念作为公司系统的、根本的经营管理思想，是管理者追求企业绩效的根据，是顾客、竞争者以及职工价值观与正确行为的确认。公司的战略设想、科技优势、发展方向、企业文化和企业追求的目标均以经营理念为依托。明确、持久的经营理念不仅是公司健康、稳定、可持续发展的重要保障，更是打造百年基业的根本基石。正心品质，诚意经营：质量是企业永恒的主题，市场是海,质量是船,品牌是帆，今日的质量，明日的市场，湘大湘保健品公司秉承“正心品质 诚意经营”的核心理念，以“健康中国人”为目标，追求卓越的“kangpai湘大湘保健品”品牌文化，在激烈的市场竞争中保持坚忍不拔的意志，永远保持创业时的激情和严谨。 湘大湘保健品的企业文化以“正”为核心企业的经营理念：正心品质、诚意经营。对营销管理是：以正取胜。正确的决策、正确的战略、正确的用人、正确的管理方法、正确的财务管理、正确的营销政策、正确的客服服务、正确的储运管理、正确的人事行政管理。 价值观正确、思想正确、行为正确。做一个“正”的职业人，做一个“正”的老板。对企业文化的论述如下：古之欲明明德于天下者，先治其国；欲先治其国者，先齐其家；欲齐其家者，先修其身。欲修其身者，先正其心；欲正其心者，先诚其意； 欲诚其意者，先致其知；致知在格物，格物而后知至，知至而后意诚， 意诚而后心正，心正而后身修，身修而后家齐， 家齐而后国治，国治而后天下平。 总经理3正总经理（四） 湘大湘保健品有限公司 组织结构图 （全国规模设计） 总经理管理委员会总监级别部门经理级别区域总经理级别界别大区经理级别部门主管级别省区经理级别总务部经理储运部行政部信息部督查审计部电子商务部够无不人力资源部总经办采购部财务部客服部培训部推广部管理委员会营销总监北区总经理南区总经理市场部经理财务经理第八大区第七大区第六大区第五大区第四大区第三大区第二大区第一大区宁夏自治区西藏自治区甘肃省青海省新疆自治区辽宁省吉林省黑龙江省山东省河南省山西省北京市天津市河北省内蒙古自治区江西省湖北省湖南省重庆市四川省贵州省云南省海南省广西自治区福建省广东省安徽省江苏省浙江省长沙市 湘大湘保健品有限公司-人员编制表（计划）岗位编制：27个部门 内务人员55名 营销人员93名；合计人数：148名一、总经理：1人二、总务部：16 （总务部：经理1名、部门主管3名、下属员工12名）部门主管下属员工总人数储运部1人库管4名、司机1名6行政部1人前台1名、行政专员2名、保洁1名5信息部1人网管1名、网站编辑1名、营养师1名4三、财务部：8人 （财务部：经理1名、主管2名、下属员工5名）部门主管下属员工总人数财务部1人出纳2名、会计2名5采购部1人采购专员1名2四、总经理直管：15人 （部门经理4名、下属员工11名）部门部门经理下属员工总人数总经办1人总经理秘书1名、信息专员1名、知识产权专员1名、司机1名5人力资源部1人人力资源专员2名3电子商务部1人电子商务推广专员2名3督查审计部1人考核专员1名、审计专员1名、督察专员1名4五、市场部：15人 （市场部：经理1名、主管3名、下属员工11名）部门主管下属员工总人数客服部1人客服专员4名5培训部1人培训师4名5推广部1人广告展会、宣传专员1名、策划专员1名、平面设计专员1名4六、营销部（1）营销总监1人 （2）营销部门92人 （销售部合计93人）南区总经理1人（合计50人）大区大区经理省区经理城市经理北区总经理1人（合计42人）大区大区经理省区经理城市经理第一大区1人4人8人第五大区1人5人10人第二大区1人4人8人第六大区1人3人6人第三大区1人4人8人第七大区1人3人6人第四大区1人3人6人第八大区1人2人2人第二章、部门职能（一）财务部直接上级部门：总经理部门职能：1、参与制定本公司财务制度及相应的实施细则；2、负责总经理所需的财务数据资料的整理编报；3、负责对财务工作有关的外部及政府部门，如税务局、银行、会计事务所等联络、沟通工作；4、负责资金管理、调度；编制月、季、年度财务情况说明分析，向公司领导报告公司经营情况；5、负责销售统计、复核工作，每月负责编制销售应收款报表，并督促销售部及时催交货款；负责销售货款的收款工作；6、负责每月转账凭证的编制，汇总所有的记账凭证；7、负责公司总帐及所有明细分类账的记账、结账、核对，每月5日前完成会计报表的编制，并及时清理应收、应付款项；8、负责公司全年的会计报表、帐薄装订及会计资料保管工作；9、负责银行财务管理，负责支票等有关结算凭证的购买、领用及保管，办理银行收付业务；10、负责现金管理，审核收付原始凭证；11、负责编制银行收付凭证、现金收付凭证，登记银行存款及现金日记账，月末与银行对账单和对银行存款余额，并编制余额调节表；12、负责公司员工工资的发放工作，现金收付工作；（二）销售部直接上级部门：总经理部门职能：1、定期组织市场调研，收集市场信息，分析市场动向、特点和发展趋势；2、收集有关全国保健品的信息，掌握全国保健品市场的动态，分析销售和市场竞争发展状况，提出改进方案和措施；3、负责收集、整理、归纳客户资料，对客户群进行透彻的分析；4、确定销售策略，建立销售目标，制定销售计划；5、完成公司下达的销售任务为目的，确定销售目标，制定销售计划；6、监督计划的执行情况，将销售进展情况及时反馈给总经理；7、完善产品营销策划方案，制定执行系统并监控执行结果；8、制定销售管理制度、工作程序，并监督贯彻实施；9、营销队伍的组织、培训与考核；10、客观、及时的反映客户的意见和建议，不断完善工作；11、负责各终端客户的开发、合同的签约，客户关系的维护，药店经营情况的及时反馈等；（三）采购部直接上级部门：财务部部门职能：1、负责公司产品OEM生产及寻找合适的备用供应商资料；2、负责市场产品信息搜集、分析、到产品上市市场情况反馈；协助新产品研发，推广和包装设计工作，老品种改进；3、制定产品总体的采购费用计划，配合公司财务分析工作，合理安排生产计划；下达具体数量到厂家；4、协调、配合公司总经理的整体方针、战略，根据销售目标，制度采购计划；5、配合公司销售部门提供物料供给；（彩页、手册、手提袋、礼品、赠品等宣传销售方面所需物料）；6、负责对OEM生产进行监督工作，协同OEM厂商生产、了解生产质量流程；订单的跟进；7、确保订单保质/保量/准时的完成到产品上市；负责厂家的正常生产发货所需的物料（标签，瓶盖，纸箱等质量的监督及供给）；8、及时核实核对各个厂家的库存量及现所缺少物资，配合公司财务货款结算，降低运输、库存保管等损耗，减少公司物料资金占用，财务票据收集备案；9 、依据市场反映，了解一线产品上市信息反馈，完善后期产品外包品质、产品质量和新工艺；（四）客服部直接上级部门：市场部部门职能：1、 根据公司政策完成销售订单的处理；2、 建立最完善的客户档案，合同档案、销售单据类档案；3、做好销售人员及客户售前、售中、售后服务工作；4、主动承担未开发区域的销售开发、维护工作；5、完成公司销售部数据的全面分析工作；6、负责客户的投诉问题的处理；7、负责客户来电咨询处理；8、负责销售人员公司内部事宜的协调处理；（五）人力资源部直接上级部门：总经理部门职能：1、负责制定公司人事管理制度，设计人事管理工作程序，研究、分析并提出改进工作意见和建议；2、负责公司人力资源管理工作，制定有关人力资源的政策和规章制度，经批准后，组织实施；3、负责人力资源方面的工作程序和规章制度、实施细则的培训、执行和检查；4、总结人力资源部工作情况和相关数据，收集分析公司人事、劳资信息并定期向总经理提交报告；5、负责人员的招聘、录用、辞退、考核和奖罚工作，确保人员的准入和退出机制完善、调控效果良好；6、负责制订公司岗位编制，协助公司各部门有效地开发和利用人力，满足公司的经营管理需要；7、负责在公司内外收集有潜力的和所需的人才信息并组织招聘工作；9、关心员工的思想、工作、生活，随时关注员工的动态；10、组织办理员工绩效考核工作并负责审查各项考核、培训结果；11、人员考核：主要负责工作考核，满意度调查，研究工作绩效考核系统和满意度评价系统，制定纪律奖惩制度，以工作职责来制定绩效考核标准，通过这些活动可以公平的决定员工的地位和待遇，可以促进人力资源开发和合理利用，并且提高和维持企业的经营的高效率；12、负责核定各岗位工资标准，做好工资统计工作；13、接待求职员工并进行面试工作，及员工入职、辞职手续的办理；14、人事档案的管理、保管、用工合同的签订；15、坚决服从分管副总经理的统一指挥，认真执行其工作指令，一切管理行为向主管领导负责； 16、严格执行公司规章制度，认真履行其工作职责； 17、负责对本部门工作目标的拟订、执行及控制； 18、负责人事考核、考查工作；建立人事档案资料库，规范人才培养；19、编制年、离、月度劳动力平衡计划和工资计划；抓好劳动力的合理流动和安排； 20 、严格遵守"劳动法"及地方政府劳动用工政策和公司劳动管理制度，负责招聘、录用、辞退工作，组织签订劳动合同，依法对员工实施管理； 21、负责编制培训大纲，抓好员工培训工作；在抓员工基础普及教育的同时，逐步推行岗前培训与技能、业务的专业知识培训，专业技术知识与综合管理知识相结合的交替教育提高培训模式及体系； （六）行政部直接上级部门：总务部部门职能： 1、 严格执行公司的各项规章制度，认真履行部门职责；2、 负责公司的考勤工作；3、 负责公司的固定资产、办公用品、办公设备的管理；4、 负责与公司网络、电话有关的一切事项；5、 负责审核营销人员的差费报销单；6、 负责公司的后勤生活、卫生、水电费、房租、物业费的管理；7、 负责本部门的各项制度的起草；8、 负责公司管理制度及流程的审核排版和优化工作；10、负责组织、协调公司年会、员工活动、培训、旅游、聚餐及各类会议的前期筹备工作；11、负责公司印章的管理；12、负责公司办公环境的美化工作；13、负责公司来宾的接待工作；14、负责公司各项通知的起草和传达工作；15、负责公司火车票、飞机票的预定工作；16、负责与公司所在园区的物业部门的协调工作；17、负责公司工商注册、年检、变更工作；18、负责公司办公室氛围的维护和监督工作；（七）储运部直接上级部门：总务部部门职能：1、负责按计划接收产品入库，并对入库产品认真清点、验收；2、加强仓储管理，保持库容整洁、货物摆放合理；3、根据发货计划合理组织发货；4、负责退库产品的接收、管理工作，配合客服部做好超期库存产品的返检工作；5、负责成品库的安全保卫工作，严防产品受损被盗；6、选择最佳物流公司，节约货运费用，降低发货成本；（八）培训部直接上级部门：市场部部门职能：1、建立培训体系，包括培训课件库、培训师管理、培训考核评估实施等，以便于培训部工作的更系统化的执行；2、制定各项工作流程，包括培训需求调查流程、培训计划组织审批流程、培训计划监控评估流程等，培训申请流程等，以便与培训工作能加高效的开展与实行；3、围绕公司人才需求标准，与人事部共同打造员工各层级专业技能培训，设计训练模式，激发员工的潜能；4、依照公司为客户提供的服务要求及客户的需求，拟定年度客户培训方案并设计课题及教材；5、以客户需求为导向，配合销售部，策划与组织，实施客户培训；6、围绕各项培训及活动展开评估与考核工作，并做好记录存档；7、根据公司发展及客户需求，寻找培训机构并与之建立友好关系，引入外部培训资源；8、围绕培训大环境的发展，吸收新的培训方式方法，提升培训部讲师素质； 9、负责公司4008免费电话的接听及解决消费者问题，为公司做好形象宣传；10、负责公司产品知识素材的整理工作；（九）信息部直接上级部门：总务部部门职能：1、负责公司网络的日常管理工作；2、负责公司网络设备的正常运转；3、负责公司网络设备的日常维护以及维修工作；4、负责公司网站的编辑、维护以及企业邮箱的管理工作；5、负责公司4008电话的来电咨询，以及信息的收集工作；6、负责互联网上关于公司知识产权的维护工作；（十）电子商务部直接上级部门：总经理部门职能：1、以互联网为信息通信基础，运用电子商务技术，开展网络在线商品交易业务；2、负责公司业务网站的开发、建设及使用管理；3、开发适合网站的商品，提高网上商品销售的市场竞争力；4、配合公司其他部门做好平面宣传和网络宣传工作；5、负责公司网站的优化工作；6、负责公司网站产品数据库的建立，更新管理工作；7、负责公司网站硬件系统的运行维护工作；8、负责公司网站用户系统搭建需求报告的提交和实施；9、负责公司网站软件系统优化需求的提交和实施工作；10、负责公司网站数据分析系统搭建需求报告的提交和实施工作；11、负责公司网站对外合作所需系统搭建需求报告的提交和实施工作；12、负责公司网站的整体规划工作；13、完成上级交代的其他工作；（十一）督查审计部直接上级：总经理部门职能：1、 必须做到实事求是、客观公正、廉洁奉公；2、 遵守职业道德，谨慎的执行内部审计业务；3、 定期或不定期的提交审计计划表，有计划、有针对性的进行内部审计；4、 对一切有藏污纳垢、投机倒把嫌疑的行为进行针对性的审计；5、 熟悉公司的各项制度流程，做到有法可依；6、 督查、审计各部门在日常管理中的规范操作；7、 督查、考核办公室的办公氛围和办公环境以及员工的行为规范；8、 提交审计总结报告，依据相关制度提出奖罚建议；9、 完成领导的交给的其他审计工作；（十二）推广部直接上级部门：市场部部门职能：一、 推广部工作内容1、筹划产品销售的准备工作，使其进入客户渠道后的销售可以顺利进行；2、针对公司品牌及发展战略，负责企业形象、品牌定位的工作；3、结合公司销售情况分析市场，策划并撰写推广活动方案；4、针对已制定并审批通过的市场方案进行实地的跟踪、执行以及后期的分析、汇报；5、负责组织进行企业整体形象策划，并提交策划方案承担公司广告传播工作的实施和广告效果测评；6、配合公司年度销售计划，拟定广告及其他宣传途径的计划，以提高销售及公司的知名度；7、拟定并执行公关及促销活动计划，计划安排年、季、月及专项市场推广策划；8、按照公司领导批准的预算，严格控制公关活动及广告制作与媒体宣传费用的使用使其在预算之内而且有良好的效果；9、保持良好的渠道联系，维护与合作伙伴的关系；10、协调部门内部与其他部门的关系；二 推广部工作职责1、负责宣传、介绍和推广公司产品，承担产品综合信息服务网建设和及时更新；2、负责产品各种论坛以及产品成果、技术和产品的展览展示、推光、展销、药交会组织工作；3、负责及时收集发布公司产品供求信息和提供国内市场有关产品供给需求、价格等信息情况；4、负责合作客户有关的推广服务、促销活动之执行工作； 5、负责公司产品电子商务技术开发与推广；6、对外广告、销售、促销活动文案拟定，监督、执行；7、负责广告绘图设计、宣传、推广；8、负责合作客户橱窗文稿设计绘画；9、负责促销活动文句书写设计；10、负责合作方专柜的装饰、摆设、布景设计的执行以及专卖店的美术设计与制作；11、制定年度终端推广计划，并分解至每个季度、每月；12、 负责产品销售市场的活跃化及市场活动的方案制作；13、负责各种推广方案的全面实施，对方案实施予以监督，并进行销售评估；14、与销售部门沟通对终端促销及推广方式并及时调整；15、对支持销售终端的推广代表进行必要终端推广培训；16、建立营销情报系统和调研系统；17、估计未来市场容量和需要；18、明确产品生命周期及在该阶段中战略；19、不同市场地位的战略明确产品市场地位及营销战咯；20、销售网站的维护、更新；21、打造电子商务成交平台，形成网络销售平台；22、产品概念的提炼，深挖提升产品卖点；23、新产品的发布、上市推广；24、完成公司交办的其他工作；第三章、管理制度行政部管理制度行政管理文件：KP-XZ-OO1（一）办公室行为规范一、目的为创造一个严谨、有序、干净、整洁的办公环境，共同维护办公区域形象，使员工拥有一个更好的办公环境和工作秩序，从而有好的工作情绪和更高的工作效率； 二、范围 本行为规范适用于公司全体员工；三、管理办法 办公室行为是指员工在公司办公区域内，应具有的行为及工作上的要求，为维护办公区域形象，公司特制定以下要求：1、 工作秩序要求（1）、禁止在办公区域内大声喧哗和呼叫他人；工作上的沟通交流原则上需到会议室或洽谈室；若在座位进行商讨、交谈时，音量需控制在不影响相邻或办公室其他人员的工作；（2）、不允许在办公室接打私人电话，更不允许用公司电话打私人电话，接听电话时音量也需控制在不影响相邻工位员工工作；（3）、工作时间内不得窜岗、闲谈，外来人员到访、接送时，不得在工作区和公共通道内聊谈，应先安排到洽谈室再交谈；（4）、正常工作期间，办公室人员外出要向部门经理及考勤人员告知去向，并保证电话畅通，便于联系；（5）、工作时间内不脱岗，迅速、准确、及时地做好上传下达，确保政令畅通；（6）、严禁上班时间在办公室吃早餐、零食；（7）、电脑联网的员工绝不允许上与工作无关的网站，其他员工若需要查与工作有关的资料可到公共上网区上网；（8）、 未经允许或打招呼，严禁在上班时间私自会客；（9）、严禁在上班时间看与工作无关的报纸、杂志；（10）、凡是看到有人在上与工作无关的网站或干与工作无关的事都应做出提醒或制止；（11）、在室内光线可以正常办公的情况下，禁止开灯办公，以便于节约资源；（12）、空调的使用：冬季室内温度小于10时可开空调，并且空调温度不能超过26，使用时间9：0012:00 14:0018：00.夏季，室内温度高于27可开空调，并且空调温度不能低于26。空调开启时间08:3011:30 14:0018:00.当室内温度调节至25左右时应关闭空调；2. 工作环境标准：（1）、办公桌面摆放的文件架所放的文件夹、资料册等必需保持整齐、有序；（2）、员工工位区域不得有纸屑、杂物；（3）、部门文件柜除存放文件、资料外，不得放置其他杂物，并保持存放文件、资料的整洁、有序；（4）、下班后，个人电脑必须关闭电脑主机、显示器，电脑键盘归位，员工离开座位或下班后应将坐椅摆正并推进桌面下；（5）、办公区内除公司统一张贴的公示通知外，办公桌前玻璃上不得张贴任何文件 ； 3、上、下班后应做到：（1）、上班四清：桌面整洁、电脑清洁、电话清洁（放好）、文件架整洁；（2）、下班三到位：电脑、电源关闭到位、桌面清理到位、椅子推回到位；4. 仪容仪表规范（1）、男：不允许穿背心，短裤，拖鞋上班；（2）、女：穿着不得过透，过露，不允许穿吊带装，短裤，超短裙、拖鞋上班；（3）、文明用语，不讲粗话；（4）、坐有坐姿，站有站相；5、接听公司内部来电：（1）、拿起电话先问好再报公司名称，标准：“你好，湘大湘保健品公司”，要声音清晰、悦耳、吐字清脆，始终保持 “我代表公司形象”的意识；（2）、打电话时我们要保持良好的心情，要抱着“对方看着我”的心态去应对来电；（3）、帮他人接听电话时做好详细记录；（4）、了解来电话的目的；公司的每个电话都十分重要，不可敷衍，即使对方要找的人不在，切忌只说“不在”就把电话挂了，接电话时也要尽可能问清事由，避免误事；我们首先应了解对方来电的目的，如自己无法处理，也应认真记录下来，委婉地询问对方来电目的；（5）、 挂电话前的礼貌； 要结束电话交谈时，一般应当由打电话的一方提出，然后礼貌地道别；四、处罚规定1、凡是利用公司电话接打私人电话的人罚款100元；2、 上班时间在办公室进餐、吃零食，一经发现罚款100元；3、上班时间浏览与工作无关的网站，罚款100元；4、上班时间不允许看与工作无关的书籍、杂志、报纸，违规者罚款100元；注：以上罚款除当事人以外，直接上级需要负连带责任；行政管理文件：KP-XZ-002（二）办公行文规定一、目的 为高效、正确的传送、查看、公布以及分类归档保存文件，特制定本办法；二、范围 适用于全体员工；三、管理办法 1、文件的模板:制度文件、红头文件 （1）、制度文件：、命名：行政部起草文档代码 KP代表湘大湘保健品的前两个字母，XZ代表行政的前两个字母，001代表本年度本部门的第一个文件。 、行文格式：使用统一格式（示例如下）行政管理文件：KP-XZ-OO1（文件号： 居左、小五、宋体、加粗）文件名称（名称：居中、小二、宋体、加粗）标题（居中、小四、宋体、加粗）正文（小四、宋体），行间距1.5倍（2）、红头文件、命名：“内容的主题词+文件的属性+文件的编码”、行文格式：使用统一格式（示例如下）文件名称（名称：居中、小二、宋体、加粗）称谓（居左、小四、宋体）标题（居中、小四、宋体、加粗）正文（小四、宋体，重点强调内容可加粗），行间距1.5倍落款、时间（右下、居右、小四、宋体）2、公司一般的文件的命名为，“内容的主题词+起草文件时间+自己的姓名”3、公司不管对内、对外所使用的word、Excel、PPT文件，使用公司统一设计模板。 行政管理文件：KP-XZ-O03 （三）办公用品管理办法一、目的 为加强办公用品管理，规范办公用品领用，提高利用效率，降低办公经费，特制定本制度； 二、范围 适用于公司所有员工；三、管理办法1、办公用品分类（1）非消耗性办公用品，如：电脑、打印机、饮水机、空调 、办公桌、办公椅、计算器、插线板、电话、打孔机、剪刀、纸刀、公告栏、易拉宝、字画、花卉等；（2）消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、复写纸、钉书钉、笔芯、白纸、打印纸、水性笔、白板笔、大头针、回形针、拉杆夹子、风琴夹、产品手册等；2、职责公司行政部负责办公用品的全面管理，公司行政部具体负责执行； 3、具体规定（1）、员工因工作需要向行政部申请非消耗性办公用品；由总经理审批配置的品类：电脑、打印机、饮水机、空调 、办公桌、办公椅、公告栏、易拉宝、字画、花卉等，由总经办经理审批配置品类：计算器、插线板、电话、打孔机、剪刀、纸刀等；（2）、领用消耗性办公用品必须详细登记，笔、笔芯必须以旧换新否则不予领用，新入职员工除外；（3）、公司每月底对办公用品的需求进行统计，由行政部统一购买，办公用品采购必须提前申请，200元以内采购由总经办经理审批，超过200元由总经理审批；（4）、办公用品采购完毕以后，首先由行政部入库，然后再由各个部门领取办公用品； （5）、购买价格必须合理，可参照以前购买时的价格，更应寻求更合理的、价格低的供应方；购买小件物品，如白板笔等价格波动应控制在0.1-0.3元之间，大件物品应控制在1-3元之间；价格调整的用品在采购前要告知总经办经理，否则不予报销；（6）、员工报销费用时，报销单据尽量一次性填写完整，以免重复填写浪费纸张；（7）、打印纸使用要控制，内部人员自己看或使用的纸质文件可采用背面纸，以做到合理利用纸资源；（8）、及时关注办公用品的库存量，保证供应的及时、有效；（9）、行政部不定期的对办公用品及固定资产进行盘点，按照盘库结果对其负责人进行处罚；处罚原则：行政专员1名，主管1名 按照40% 60%的比例进行处罚；行政专员2名，主管1名 按照60% 40%的比例进行处罚；注：公司不承担任何损失；（10）、办公用品为公司财产，禁止员工以职务之便私吞公司办公用品；四、处罚规定1、员工要养成节约的好习惯，如果因为个人原因浪费公司的办公用品、各种报销单据、纸张，公司将给予50元的罚款；2、打印前要养成预览的习惯，避免因操作不利造成浪费；造成纸张浪费10张以内的罚款20元，10张以上的罚款50元；3、常用办公用品无库存影响工作的，行政专员罚款50元；4、利用职务之便私吞、转移公司办公用品，责任人罚款100元；注：以上罚款除当事人外，其直接上级负连带责任；行政管理文件：KP-XZ-004（四）保密管理制度一、 目的因员工在平时工作中有掌握和拥有公司各种重要商业秘密或者对公司的竞争优势具有重要影响的机会，所以员工承诺：未经法定代表人书面同意，不得经任何方式直接或间接地向公司外部的任何人以及公司内部非工作需要必须知晓该项信息的人员披露公司的商业秘密，特制订本制度；二、 适用范围 本制度适用全体员工；三、 管理办法1保密内容包括但不限于：经营计划、营销/产销计划、采购计划、进货渠道、原材料采购渠道、新产品开发计划、商标设计注册、定价政策、模具图纸、包装设计、产品说明书、专有技术、技术文档、数据库、市场分析与对手分析、制造程序、客户资料、合同内容、人事薪资资料、管理诀窍、未对外公开的财务报表、财务资料、企业利润、费用预算以及公司依法授权员工签约所了解和掌握第三方的商业秘密（包括第三方的名片）等等。2.未经法定代表人书面同意，员工不得使用、盗用并告之他人公司互联网商业秘密，商业秘密包括但不限于：公司网站、网站域名、网店、公司邮箱、公司用的个人邮箱、QQ号等等。3.员工承诺：不为本职工作以外的目的使用该商业秘密;不以任何形式刺探、盗取或者其他手段获得非自己工作范围的商业秘密；在得知任何违反保密义务的行为，或者因过失而造成的违反保密义务的行为，有义务及时向公司方报告，并应当采取必要措施防止损失进一步扩大。4.如果劳动合同终止或解除，员工必须将所有商业秘密及载体归还给公司，其中归还的物品还应包括但不限于：公司文件、笔记本、电脑磁盘以及其它形式所有工作资料。5.未经公司书面同意，不论在职期间还是离职以后，员工都必须保守有关商业秘密，不得自用或者向公司以外的任何人透露商业秘密，也不得在公司以外应用任何商业秘密和公司从任何第三者获得的商业秘密。6.员工在本合同期间不得自营与公司有竞争关系的同类业务，不得在与生产、经营同类产品或提供同类服务的其他企业、事业单位、民办非企业单位、社会团体等组织内担任任何职务,包括股东、董事、监事、经理、职员、代理人、顾问等。7.如员工违反保密条款的，应向甲方支付违约金人民币5000元- 50万元，如果违约金不足以赔偿公司造成损失的，还应承担赔偿责任。注：以上罚款除当事人外，其直接上级负连带责任；行政管理文件：KP-XZ-OO5（五）车辆使用管理办法一、目的为了加强公司机动车辆管理，确保行车安全，提高办事效率，减少经费开支，特制定本办法； 二、适用范围本办法适用于公司公共用车，公司总经理专用车辆不适用本办法； 三、 管理办法(一) 车辆使用范围1、公司储运部发货、接收公司到货； 2、接送公司宾客、来公司办事人员； 3、财务去银行、税务局、劳动局等的用车；4、公司聚餐、接送员工、新入职员工入住宾馆、宿舍；5、总经理私人用车；6、购买宿舍或办公用品等；7、其他紧急和特殊用车； （二）车辆使用程序 1、车辆使用实行实名制登记；车辆使用人须严格按照公司制度在行政部处填写公司车辆使用登记表领取车钥匙与行驶证，所设内容认真填写；2、 用车完毕，车辆使用人应填写车辆归还车钥匙与行驶证的时间； （三）车辆的管理及处罚规定1、车辆由公司行政部进行统一管理；严禁公车私用，违规者罚款100元；2、车辆加油，由使用