文档归档管理制度.doc

关于文档归档管理办法一般来说，监理项目文件的形成数量大、时间跨度长、种类多、变更多，而且形成阶段之间有密切联系。所以，应对文件的归档种类、归档流程事先给予明确。为加强公司文档资料的管理，确保文档资料的完整性、安全性、使用便捷性，特制定本文档资料管理办法。一、电子文档目录设置参照下面所述“二、文档分类”，并按照其顺序编制电子文档目录。（根据文件夹排序规则，在文件夹前加上序号及“_” ）二、电子文档分类本办法管理的文档资料既包括电子文档，也包括纸质文档资料。电子文档资料可以按照以下方式分类：1、招标阶段文档2、监理依据（标准规范、招投标文件、合同文件、设计文件、监理规划、监理细则）3、报审、报验文件（开工报审、施工组织设计或项目开发计划报审、设备报验等）4、监理指令（监理通知单、变更通知）5、报告（监理报告、监理月报等）6、工作往来文档（业务联系单及回复、工程支付、会议纪要）7、总结8、影像资料三、电子文档相关权限1、存放流程文件形成实时由各项目资料代管员收集整理，每月（或季度）交由信息工程部资料员归档一次，归档时间为自然月的25日（遇节假日顺延）。在存放时，工程部资料员须对归档的电子文件进行校检，不符合规范的可要求资料代管员进行整改。2、权限设置日常工作中，由信息工程部资料员对电子文档进行维护和管理；项目实施过程中，对应的项目资料代管人员有权对其权限内的文档进行读和写（取和存），操作前需征得有关方同意。3、查询方式（1）查阅文档资料须事先申请（附件一：文档资料查阅申请表）并获得有关方同意：属于本项目范围内的资料查阅应得到项目总监或项目资料代管员的同意，非本人所从事的项目的资料查阅、拷贝应得到信息工程部负责人同意。（2）电子文档的查阅应在资料员（项目资料代管员或工程部资料员）的指导下在专用电脑上进行，电子文档资料的拷贝应由资料员亲自操作（包括事前的查毒杀毒）。四、文件清单序号文档类别文档名称文件编号摘要五、电子文件命名规则文件采用组合编码方式命名，文件的全名格式为：文件名称××××××项目名称××××编制年月日××××××××作者×××说明：1、一个完整的文件名由文件名称、项目名、文件编制年月日、和文件作者4个部分，通过经下划线“_”连接组合而成。2、项目名称，在项目开始之时的统一确定，可以按照习惯采用简称。3、文件编制年月日用8位数字表示。4、文件作者用3位以下英文字母表示。六、工程文档资料管理与归档流程1、专业监理工程师编制监理工作文档，接受承建方工程文档建设方工程的文档，搜集整理其它的监理工作资料（流程）。2、一般情况下专业监理工程师在编制完成监理工作文档后应该上报项目总监（或其他相关负责人）审查（流程），在获得总监或相关负责人审查确认后（流程）方可作为公司文档分发给建设方、承建方等相关单位（流程）。3、存管在各监理工程师手中的文档资料均属公司知识产权，所有文档资料都应定期（如每季度的最后5个工作日内）移交给项目总监或项目资料代管员并由其归档（流程）。4、各项目总监（或资料代管员）应定期（如每季度一次）对本项目的文档资料进行清理，同时在每半年一次向信息工程部归档（流程）。文档资料归档时应进行详细记录（见附件一）。5、归档到信息工程部的文档资料应进行及时地整理、编目，同时完整保存到信息工程部的专用数据库里（电子文档）或资料柜里（纸质文档资料）（流程），以备查询、调用。文档资料管理与归档流程见下图：项目总监或相关负责人项目总监或资料代管员建设方、承建方等相关单位信息工程部资料员IT工程部文档资料数据库报审审查后反馈文档资料移交归档文档资料集中归档文档资料存入数据库资料柜纸质文档存资料柜专业监理工程师分发接收jieshou jieshou 文件编制搜集七、管理人员及职责1、信息工程部资料员信息工程部设资料员（兼职），其职责为：敦促各项目总监资料代管员项目进行文档资料归档，负责文档资料的接收事宜。负责归档资料的整理、编目、入库、存柜、保管、杀毒、刻录转储等。负责文档资料数据库的管理、维护、操作。负责归档资料的保管、调用、借阅、拷贝、打印等。2、项目资料代管员各项目根据项目具体情况设资料代管员一名（兼职），其职责为：负责接收本项目内各监理工程师上报、移交的文档资料。对文档资料进行整理、转储、入库、存柜、保管。负责文档资料的调用、整理、拷贝、打印等。八、纸质文件入柜归档资料范围1、监理合同2、监理大纲3、监理规划4、监理细则5、监理指令（监理通知单等）6、往来文档（业务联系单及回复等）7、会议纪要8、监理月报9、监理记录、平行检测及独立抽检文件材料10、监理工作总结11、监理日志12、影像资料九、纸质文件归档要求1、归档的文件材料要完整、系统、准确。各工程用表按水运工程监理规范用表规定填写，需签字盖章的地方一定不能漏签；监理通知及业务联系单要形成闭合性，需要接受单位签署意见及回复的，必须签署完整。2、归档的文件材料必须是原件。如是传真件等不易保存的文件材料，应留复印件，并将复印件与原件一起存档，并加以说明。3、原则上按各个工程项目归档，各个工程项目再按“入柜归档资料范围”进行资料整理归档。各文档按“入柜归档资料范围”分12册，第1册监理合同、第2册监理大纲为第一卷；第3册监理规划、第4册监理细则为第二卷；第5册监理指令、第6册往来文档、第7册会议纪要为第三卷；第8册监理月报、第9册监理记录、平行检测及独立抽检文件材料、第10册监理工作总结为第四卷；第11册监理日志、第12册影像资料为第五卷。4、档案名称的填写要注意内容准确，文字简练通顺，结构完整，必须揭示卷内文件的内容和成份；科技文卷目录各项必须按交办发2009225号文规定填写完整。 5、文件归档份数：一般归档1份，重要的和经常使用的文件归档2份或3。对无保存价值和重份文件，需要办理销毁手续。6、卷盒的尺寸采用310mm×220mm,卷盒的厚度根据分类整理及方便查阅利用的要求，可采用20mm、30mm、40mm、50mm、60mm。7、归档时间：各工程项目负责人应于工程竣工验收后立即（最迟一周内）将归档的文件整理立卷，移交部门资料员归档。十、档案的查阅和借阅1、查阅档案应填写档案查阅登记表，写明查阅时间、查阅内容、查阅目的等。阅后及时归还。2、查阅档案资料时一般不得对其进行复制。确有特殊情况必须复制的，应填写档案资料复制申请单，经所在部门领导签署意见后方可复制。3、原则上本公司内部工作人员因工作需要都可以借阅，但必须由借阅人出具借阅申请并由部门领导签名认可。借出档案时应注意档案的密级要求以及借阅人的相关权限。借阅档案时应做到以下几点：（1）借阅者不得自拿、自取、自放档案，严禁擅自打开档案柜翻阅查找；（2）按规定办理登记手续，定期归还，确因工作需要不能按时返还的，需办理续借手续，否则按管理规定停止借阅；（3）要爱护档案，不得丢失，并注意保密，不得擅自转借他人；（4）所借档案不得随意折叠和拆散，严禁对档案随意更改、涂写；（5）借出和归还档案时，应办理清点手续，由档案管理员和借阅者当面核对清楚；（6）档案如有丢失、损坏或泄密，要立即追究当事人责任；（7）调离本单位的工作人员，必须清理移交档案文件后方可办理调离手续。后附：附件一 电子文档资料查阅申请表 附件二 电子文档资料上报记录 附件三 电子文档目录 电子文档资料查阅申请表 NO.序号查阅文件名称查阅事由查阅人查阅时间1234567部门负责人意见： 负责人签字： 日期：档案管理专员意见： 负责人签字： 日期：备注电子文档资料上报记录序号项目部名称年度3月6月9月12月1234567891011121314151617181920电子文档目录