工程物资采购控制程序.docx

浙江华业电力工程股份有限公司 发布工程物资采购控制程序版本（2）HYDB 2040012005浙江华业电力工程股份有限公司企业标准Enterprise Standard for zhejiang Huaye Power Engineering Co.,ltd2005-1-25 实施2005-1-25 发布前 言为规范公司工程物资采购流程，确保工程物资采购质量满足要求，合理控制采购成本，特编制本程序。本程序是在对第1版工程物资采购控制程序进行修订，主要对物资采购级别和权限进行修改，同时结合公司机构变化，对部门职能进行调整。自第2版发布代替第1版。本程序第1版主要起草人：徐君芬本程序第2版主要修订人：徐君芬本程序会审人：滕先梁、俞春芳、朱文杰、许虹本程序批准人： 沈银根本程序于2005年1月25日发布，发布之日起实施。本程序由公司经营管理部负责解释工程物资采购控制程序1 范围本程序适用于公司业务范围工程物资采购，包括所有设备、装置性材料、消耗性材料的采购工作（不包括固定资产、小型机工具采购）。2 职责2.1 公司经营管理部是物资采购工作的归口管理部门，组织物资采购的招标工作和合同谈判、合同签订工作；指导、监督和管理项目三级物资采购；负责二级物资询价信息的发布和收集；收集、建立价格信息和采购资料档案。2.2 项目机材室是项目物资采购工作的主管部门，负责提出物资采购申请，负责三级物资的采购并组织所有物资的进货验证、接收等工作。2.3 公司财务部负责复核采购数量、采购价格，支付采购货款。2.4 工程管理部负责对工程物资采购的技术信息进行审核。3 程序3.1 采购物资的重要性划分3.1.1 根据采购物资对工程重要性的影响程度，将其分为：关键类（A类）、重要类（B类）和一般类（C类）。物资重要等级分类一览表见附录A。3.1.2 针对不同重要等级的物资的采购，进行不同的控制。对于关键类、重要类物资，应在合格供方名录中采购。当发生以下情况时，允许在非合格供方名录内采购，但应填写特殊情况采购申请表经公司相关部门审核、公司主管经理批准。a 顾客指定供方（顾客签字确认）。b 合格供方中无提供该类产品。c 合格供方数量不能满足招标最低数量限度。3.2 采购的实施3.2.1 物质采购的过程控制见下页流程图图1。安装项目由技术人员填写限额领料手册检修项目由技术人员提出物资采购申请项目机材室对需采购的材料进行分类、分级汇总三级采购由项目机材管理员填写物资采购加工审批表经项目审核、批准一级、二级采购由项目机材管理员填写“材料申请采购单”经审核、批准后送公司经营管理部经经营管理部材料管理员综合平衡后，填写物资采购（加工）审批表，经经营管理部经理审核，公司主管经理批准。采购实施二级采购按工程物资采购询价管理办法实施一级采购按大宗物资材料招标管理办法实施签定合同采购验收N交涉、换货是否合格中止合同退货Y支付价款图1 工程物资采购控制流程图3.2.2 物质采购类别、审批权限及采购方式物资采购按一次采购所需资金大小，分为一级采购、二级采购、三级采购，具体采购金额、审批权限及采购方式见下表：采购类别、方式及审批权限一览表采购类别一次性合同订货采购（加工）金额审批权限采购方式一级采购50万元(含)以上审核：经营管理部经理批准：公司主管经理招（议）标二级采购50万元以下，5万元（含）以上审核：经营管理部经理批准：公司主管经理由经营管理部负责采购或由经营管理部委托项目采购。采购方式：按询价管理办法执行。采购合同统一由公司经营管理部负责办理签订。三级采购5万元以下审核：项目技术负责批准：项目经理市场询价方式3.2.3 物资采购信息3.2.3.1 安装项目按工程类别（可细分为单位工程、分部工程或分项工程）由技术人员根据设计图纸或设计变更通知单填写“限额领料手册”一式二份，由项目经营、财务、机材等部门审核，经项目技术负责人批准后一份交项目机材室，一份留施工班组作为领料依据。限额领料手册的内容一般应包括：物资名称（钢材注明国家或国际标准）、规格、型号、等级、技术条件等。3.2.3.2 检修项目由技术人员对所需物资提出采购申请，并报项目机材室。3.2.3.3 项目机材室对所需物资根据4.2.2采购类别进行分级汇总，其中一、二级由项目机材室填写“材料申请采购单”（当此单所填项目不足以表明物资的质量要求时，必须编写补充文件。）经项目技术负责人审核、项目经理批准后送公司经营管理部进行分级采购；三级由项目部填写“物资采购（加工）审批表”经项目技术负责人审核、项目经理批准后实施采购。3.2.4 采购合同的签定公司总经理负责与合格供方签订采购合同。采购合同的内容一般应包括：a) 物资的名称、型号规格、技术条件、质量要求、数量、验收的安排、交付时间和方法、价格、付款方式、违约责任等要求等；b) 对供方在提供物资时采用清洁、无污染、环保型的包装材料，对有油类等化学危险品的物资，应确保工艺质量，做到无渗透和滴漏的要求；c) 对于危险品、化学品，应提交安全技术规范（MSDS）的要求。3.2.5 物资的验证、接收和监控3.2.5.1 当公司或项目提出在供方的现场实施验证时，应在采购合同中对验证的安排和产品放行的方法作出规定。3.2.5.2 当顾客提出在供方货源处或本公司（项目）的施工现场对供方提供的物资实施验证时，应在合同中对验证的安排和产品放行的方法作出规定。3.2.5.3 物资的验证、接收可包括以下内容：a）接收所有的记录，如随行的说明书、图纸、产品合格证、质保书、检验或试验报告等；b）验证产品的外观质量、包装质量；c）验证产品的标识、监控和测量状态标识；d）验证产品的数量（包括产品及附件、备品备件、随带的专用工具），并检测产品的外形尺寸；e）验证产品质量特性（在合同有规定和属某些关键物资时才进行）；f）记录检测结果。3.2.5.4 经验证合格的物资，分类放入合格品区域，并有绿色的合格标识。未经验证合格的产品，应存放在库房待检区，挂黄色标识，并不得进入施工安装或制作及其他下道工序。标识管理具体见标识和可追溯性程序。3.2.5.5 验收人发现不合格，应：a） 在可能的情况下，在原始运输工具上拍照留存；b） 将不合格物项挂上红色标识，移放到不合格品存放区；c） 填写不合格报告；d） 物资管理员应根据不合格情况，按HYDB208002及时处理。3.2.5.6 采购合同履行结束后，项目机材员应填写采购合同履行情况质量跟踪记录及时上报公司经营管理部。4 记录4.1 根据本程序的管理要求，在实施采购产品使用过程中，应建立记录表式。记录的控制按HYDB208005执行。4.2 物资采购控制程序应形成以下记录，表式由经营管理部提供。a) 材料申请采购单，根据采购级别分别由项目或公司经营管理部保存。b) 一级、二级物资采购的物资采购（加工）审批表、特殊情况采购审批表，由公司经营管理部填写并保存。三级物资采购（加工）审批表由项目填写并保存。c) 采购合同履行情况质量跟踪记录，由项目填写并保存，并定期反馈给公司经营管理部。d) 物资进货检验记录，在项目结束时整理成册移交公司经营管理部，由经营管理部保存。5 相关文件HYDB208002 不合格、事故、事件控制程序HYDB208007 标识和可追溯性程序浙江华业电力工程股份有限公司合同管理制度浙江华业电力工程股份有限公司大宗物资招标管理办法浙江华业电力工程股份有限公司工程物资采购询价管理办法附录A 物资重要等级分类一览表A1 关键类（A类） A1.1 装置性主材： A1.1.1 电力电缆：6KV以上（含） A1.1.2 高温高压电站阀门 A1.1.3 合金钢阀门 A1.1.4 合金钢材、炉管、仪表管 A1.1.5 四大管道及主要配件 A1.1.6 封闭母线（铝管材） A1.1.7 筑炉材料及保温材料 A1.1.8 电瓷产品 A1.2 消耗性材料： A1.2.1 各种焊条、焊丝 A1.2.2 安全防护用品（网、带、绳、差速器、帽） A1.3 补充性设备： A1.3.1 精密仪表元器件、测量仪表、重要热工元件等A2 重要类（B类）A2.1 装置性主材： A2.1.1 电缆1kV以下（含）A2.1.2 补偿导线、通信电缆、屏蔽电缆、计算机电缆等A2.1.3 各种金具A2.1.4 电缆桥架 A2.1.5 中低压电动、气动阀门 A2.1.6 中低压DN200以上手动阀门 A2.1.7 金属材料（包括镀锌钢材）A2.1.8 透平油、变压器油、树脂A2.2 消耗性材料： A2.2.1 各种油漆A2.3 非标类： A2.3.1 管道支吊架 A2.3.2 各种风门 A2.3.3 高强度螺栓 A2.3.4 耐磨铸石管A3 一般类（C类） 五金交电、化工、橡胶制品、普通油类等