台塑关系企业材料采购管理与质量检验.docx

台 塑 关 系 企 业 规章编号R00001 分发序号资 材 管 理 规 则制定部门： 总管理处总经理室中华民国84年10月1日编印目 录 章 页 别 次第一章总则 1.1目的- - 1.2适用范围- - 1.3材料之分类及编号- - 1.4材料编号及规格代号设(修)订- -第二章 请 购 2.1请购作业- - 2.2请购核决权限- - 2.3请购作业变更- - 2.4配合交货作业- -第三章 采 购 3.1采购部门- - 3.2采购方式- - 3.3供应厂商选定- - 3.4采购作业期限- - 3.5询议价作业- - 3.6采购核决- - 3.7订购作业- - 3.8订购作业变更- - 3.9采购进度及交期管制- - 3.10 进口事务- - 3.11 报关作业- -第四章 收料 4.1收料作业- - 4.2超交处理- - 4.3短交处理- - 4.4受赠品收料- -第五章 质量检验 5.1检验规范制定- - 5.2检验部门- - 5.3取样及送验作业- - 5.4检验期限- - 5.5检验结果之处理- - 5.6检验进度管制- - 5.7库存材料复验- -第六章 付 款 6.1整理付款- - 6.2付款审核及进度管制- - 6.3扣款案件处理- -第七章 领料、退料 7.1领料- - 7.2以旧换新- - 7.3退料、缴库- -资材管理规则 年月日第次修订目 录 章 页 别 次 第八章 材料之调拨、交运及借入、借出 8.1调拨作业- - 8.2交运作业- - 8.3材料借入及借出- -第九章 滞料处理 9.1滞料定义- - 9.2滞料处理- -第十章 回收料处理10.1回收料定义- 10-10.2回收料处理- 10-第十一章盘 点11.1盘点时机- 11-11.2自主盘点及异常处理- 11-11.3抽点- 11-第十二章料库管理12.1料库储存规划- 12-第十三章附 则13.1实施与修订- 13-附 表附表一材料基础数据表- -附表二工程材料编号暨规格化申请表- -附表三合约材料编号申请表- -附表四请购单- -附表五订购单(纸箱专用)- -附表六规格说明书(中文)- -附表七规格说明书(英文)- -附表八报价内容确认单- -10附表九订购单(零星材料)- -11附表十订购单(零购)- -12附表十一采购事务洽办单- -13附表十二比价表- -14附表十三采购记录表- -15附表十四设备选购分析表- -16附表十五采购呈核表(内购)- -17附表十六采购呈核表(外购)- -18附表十七采购明细单(内购)- -19附表十八采购明细单(外购)- -20附表十九订购通知- -21附表二十逾期催办单- -22附表二十一催交单- -23附表二十二交期变更反应单- -24附表二十三报关指示单- -25附表二十四收料单(内购)- -26附表二十五收料单(外购)- -27资材管理规则 年月日第次修订目 录 章 页 别 次附表 - -附表二十六索赔处理单- -28附表二十七缴库单- -29附表二十八材料检验表- -30附表二十九检验通知单- -31附表三十交货品质异常联络单- -32附表三十一付款金额异常反应单- -33附表三十二付款进度异常反应单- -34附表三十三领料清单- -35附表三十四发料单- -36附表三十五盘点表- -37附表三十六领料单(人工)- -38附表三十七领料单(工程)- -39附表三十八工具保管明细表- -40附表三十九旧品清单- -41附表四十旧品催缴单- -42附表四十一材料调拨单(经厂门)(立案联)- -43附表四十二材料调拨单(经厂门)(出厂门联)- -44附表四十三材料调拨单(厂内)- -45附表四十四材料交运单(立案联)- -46附表四十五材料交运单(出厂门联)- -47附表四十六盘点差异表- -48附表四十七材料使用结算表- -49附表四十八盘点催办单- -50附 件附件一采购作业处理期限- -附件二非常备材料开单作业方式- -附件三公卖品项目- -附件四料位编号原则- -资材管理规则 年月日第次修订第一章 总 则1.1 目的为使本企业之资材管理有所遵循，俾能适时提供适质、适量、适价之材料，并对滞废料做适当之处理，特订定本规则。1.2 适用范围凡材料之请购、采购、收料、检验、付款、领退料、调拨、借出入、滞废料处理、盘点及料库管理，均适用本规则。1.3 材料之分类及编号为便利材料之管理运用，各项材料应依性质别及使用特性分类，并设定统一之材料编号及规格代号。材料分类原则：A.依材料性质分类：将材料分为专业原料、化学材料、建筑材料、金属五金、螺栓类、管及配件、管接头、阀类、机械材料、电机材料、仪器类、工具类、包装杂项、公用机械、专业机械等十五大类。B.依使用特性分类：将材料分为常备材料、非常备材料及零星材料三大类。a.常备材料：经常使用之原物料及需备库存之备品。b.非常备材料：非经常使用，针对特殊用途，于需要时始提出请购之材料。c.零星材料：单价100元以下，且厂处月用金额在5,000元以下之材料，项目由各公司订定。材料编号原则：以材料（含设备）英文名称之前三位字母加上阿拉伯数字当作料号，其编号原则如下：A.专业原料：材料编号共六位，第一三位为材料类别，第四位起为流水号。B.一般材料：材料编号共八位，第一三位为材料类别，资材管理规则 - 年 月 日第 次修订第四五位为材料项目，第六位起为流水号。C.公用机械：材料编号共十位，第一三位为设备类别，第四五位为设备名称，第六七位为厂牌型式，第八位起为备品编号，但主机仅编至第七位。D.专业机械：材料编号共十位，第一三位为制程别，第四五位为设备名称，第六七位为厂牌型式，第八位起为备品编号，但主机仅编至第七位。规格代号编号原则：为方便料号之填写、查询及运用，特依各类材料之品名规格制订规格代号之编订原则，并建立材料编号与规格代号对照档以供使用。A.材料规格代号分为一般材料类及专业设备、备品类二种。B.其编号原则属一般材料类之规格代号共20位数，专业设备及备品类之规格代号共13位数。1.4 材料编号及规格代号设（修）订：总管理处总经理室应设订各类材料之材料编号及规格代号编号原则并编订印制材料规格表，以供各部门据以遵循。新增材料拟增编料号时，总管理处总经理室应依申请部门送达之材料基础资料表（表号：R0000101）或工程材料编号暨规格化申请表（表号：E0001003）或合约材料编号申请表（表号：R0001301）办理料号之编审及建档，并定期公布新增之材料规格表，但专业机械材料则由事业部经理室自行编订料号后，再送总管理处总经理室审查并建档。为使本企业各部门对材料编号及规格代号之编填与使用有所遵循，有关新增材料之料号申请依材料编号编审作业资材管理规则 - 年 月 日第 次修订办法之规定办理。资材管理规则 - 年 月 日第 次修订第二章 请 购2.1 请购作业常备材料：A.纳入存量管制者，由计算机依请购基准自动产生采购数据直接传真询价；但须附图或规范者，即于各公司打印请购单（表号：R0000102），再检附上述资料并送采购部办理询价，有关作业细节依存量管制作业办法之规定办理。B.未纳入存量管制者，须配合政策性采购时，比照非常备材料之开单作业办理。非常备材料：A.请购部门应参照采购部制订之采购作业处理期限（附件一），适时自行将请购数据输入计算机开立请购单（开单作业方式详附件二），经依请购核决权限呈准后，送采购部办理询价；但请购瓦楞纸箱时则应开立订购单（纸箱专用）（表号：R0000104）提出请购。B.设备类请购案件，请购人员应分析该设备是否适办投资抵减，于输入请购数据时，一并输入投资抵减注记。属适办投资抵减者，请购单依请购核决权限呈准后，送采购部办理询价；属不适办投资抵减者，请购人员应将该请购案送事业部投抵专人，经审核后确实不适办投资抵减者，投抵专人应于请购单上签认并输入复核注记，依请购核决权限呈准后，再送采购部办理询价。C.请购设备时，保固期间所需之备品由厂商无偿供应，保固期满需用之备品亦免随主机一起购买，请购部门应检附规格说明书（表号：中文版R0000106、英文版R0OOO107）详列规格项目（含运转条件）、质量标准及检附报价内容确认单（表号：R0000155），并视需要资材管理规则 - 年 月 日第 次修订于请购单填注需用之技术数据（如设备规格书、操作说明书或维修手册等）、人员训练方式、保固条件、验收方式及将来委托厂商维修之费用等有关条件，俾供采购部门并入询议价及订购时列入采购合约。D.请购锅炉、压力容器、高压气体设备及起重升降机具等法定危险机械、设备时，请购部门应于报价内容确认单载明供货商需提供之各项证明文件，经会签设备使用部门之厂（处）工安人员审核正确性及加盖审核专用章并呈厂（处）长核签后，再送采购部办理询价，采购部接件后，若发现未依规定办理者，即予退件。E.请购材料属接受政府机关补助之采购案件，如补助比率大于，且补助金额超过万元者，于输入请购数据时，应一并输入付属代号3A及预算金额后，再将请购单送采购部办理。零星材料：由请领部门依零星材料请领作业办法之规定，设定补充周期及补充基准，定期由计算机打印订购单（表号：R0000105）办理订购。单项采购金额在2,000元以下之非常备材料（不含个人保管工、文具），由请购部门开立订购单（表号：R0000108）呈课长核准（但零星材料及存管材料应说明原因呈厂处长）后，送地区管理处采购专人办理询订购。若配合急用者，得由使用部门自行采购，免开订购单。窗体：A.厂区使用窗体：a.计算机窗体（或报表）属全企业通用或公司通用者，由各公司资材（储运）处设定存量管制；属事业部厂处专用者，由各厂处设定存量管制；请购单开立后，由资材（储运）处资材管理规则 - 年月日第次修订或厂处检附表单样本，送采购部办理订购。b.人工窗体属全企业通用或公司通用者，各使用部门于每年三、六、九、十二月日前预估未来三个月用量后，开立订购单（零购），送资材课汇总后转填订购单（零购），经检附表单样本后，向地区合约厂商订购。属事业部厂处专用者，各使用部门于每年三、六九、十二月日前预估未来三个月用量后，开立订购单（零购）并自行检附表单样本，送资材课汇集后，向地区合约厂商订购。B.台塑大楼使用窗体：属台塑大楼文具及事务用品请领作业办法所规定之窗体项目，依台塑大楼文具及事务用品请领作业办法之规定办理。其余属计算机窗体者，由使用部门以非常备方式开单请购；属人工窗体者，由使用部门自行向合约厂商订购，免开订购单，再以单据粘贴单报销。书报杂志、贺奠礼品、茶点饮料及刻印、打字等庶务用品，免开请购单，由使用部门自行采购。但订有合约采购项目者，应向合约厂商订购。外购案件，凡符合申请同一税则、减免货物税或免进口关税等条件者，请购部门应依进口机器设备申请税捐减免作业办法之规定办理。请购材料（设备）需直接由供应厂商送往组装厂商组装时，请购部门应于主机请购单用途栏注明组装材料之请购案号（如同时请购马达及风车，订购后由马达厂商直接送交风车厂商组装时，请购部门应于风车之请购单用途栏注明马达之请购案号）。请购案件若有特殊要求者（如订购前需先确认规格、数量资材管理规则 - 年月日第次修订等），请购部门应以决购前送会签之附属代号于请购单注明，俾采购部于决购前先会签请购部门。需试车检验之设备，请购部门应于请购单用途栏注明试车检验；若同一机种设备一次请购多套且需由厂商先制交一套，待试车合格始可交清其余数量者，应同时于请购单注明交货方式。2.2 请购核决权限存量管制材料及预算（或预购）已呈准之工程材料，由电脑开立之请购单，免请购核决。人工输入请购数据再由计算机开立之请购单，均须依请购核决权限呈核。属紧急采购者需于请购单上注明原因，呈经理核决。2.3 请购作业变更工程材料：工程因设计、预算变更，致须减少用料数量或变更需要日、交货地点者，请购部门应输入请购变更数据；但工程变更后用料数量增加时，应依工程管理规则之规定，另案开立请购单办理备料。非工程材料：已请购尚未订购之材料，若因用料计划变更而需减少请购量或变更需要日、交货库者，请购部门应填写采购事务洽办单（表号：R0000109），呈厂处长核准后输入请购变更数据。但属追加请购量者，请购部门应填写采购事务洽办单并注明原请购案号，依追加数量后预估总金额之请购核决权限呈准后，送采购部并原案一起议购。2.4 配合交货作业请购之材料若因配合产销计划或工程进度而须采取配合交货者，请购部门于输入请购数据时，应同时输入第一批之需资材管理规则 - 年月日第次修订要日及配合交货注记，俾于传真厂商之订购通知加注配合交货条件，并由请购部门管制适时通知厂商交货。资材管理规则 - 年月日第次修订第三章 采 购3.1 采购部门各公司除因特殊需要事先呈总管理处总经理核准之材料项目，得指定部门自行办理采购外，其余采购案件由总管理处采购部统一办理。企业内（含南亚指定之经销商）产品之购拨案件，除原料得由请购部门经理室或公司指定部门办理外，其余案件一律由采购部办理。须直接向公营机关购买之公卖品，由各公司指定部门办理（其项目如附件三）。凡属呈准由公司指定部门办理采购之材料项目，各公司（总）经理室应予建档。3.2 采购方式采购部应依材料使用状况、用量大小、采购频率、市场供需状况、交易习惯及价格之稳定性等因素，选择最有利之采购方式进行采购：集中计划采购：凡本企业通用性材料，以集中计划办理采购较为有利者，采购部应通知各公司依计划提出请购，俾集中办理采购。合约采购：经常使用之材料，采购部应事先选定厂商，议定供应价格及交易条件，办理合约采购，以确保料源，简化采购作业。一般采购：除本条、项之采购方式外，采购部门应依请购单逐案办理询议价作业。3.3 供应厂商选定为稳定本企业用料质量、确保料源，并促进厂商之充分竞争，采购部应对经常采购之材料，了解其专业制造厂之设备规模、制造方法、质量管理情形，并参考其销售实绩，资材管理规则 - 年 月 日第 次修订选定符合本企业要求之厂商做为采购对象。若制造厂商无法直接供应时，采购部应了解其代理商之技术服务能力及销售实绩，选定符合本企业要求之厂商做为采购对象。有关供应厂商之开发、厂商数据之建立与应用及厂商评核作业依供应厂商暨对抗品开发作业办法之规定办理。3.4 采购作业期限为掌握适当采购时机，采购部应依采购地区、材料类别及市场供需，订定采购作业处理期限，供各部门据以适时提出请购，并作为采购作业进度管制之依据。采购部应配合请购单之需要日，办理采购作业，以确保用料时效。3.5 询议价作业属由计算机依请购基准产生采购数据及采购部接获请购单输入接件始产生采购数据之案件，若其品名规格明确者，即由计算机依设定之材料别供应厂商，自动传真询价；但须附图或规范之案件，则由计算机打印询价单后，检附图面或请购规范邮寄询价。采购部应设置开标专用之31格开标专用箱，于收到厂商寄来之报价单后，依报价信封上之报价截止日分别将报价单投入专用箱内，并于报价截止日之次二日上午随机指派采购助理人员进行开标。开标后，采购助理人员应将所有报价厂商之价格、厂牌型号、交货日数、付款及交货条件等输入计算机，连同联机厂商自行输入之报价数据打印比价表（表号：R0000110）及采购记录表（表号：R0000111）后，送采购主办分析，当最低报价厂商之价格不高于前批购价时，即径行决购。需要议价时，应参考过去采购记录，优先向资材管理规则 - 年 月 日第 次修订最低报价厂商议购。采购主办人员应要求厂商于我方要求之报价期限内提出报价，以确保采购作业时效及公平性，对逾期报价之案件，一律不予受理（但呈采购组长核准者除外）。厂商提供替代品或其报价规格须经请购部门确认者，采购部应检附数据或样品，会请购部门确认后，再行议购。外购案件应直接向国外制造商或供货商询价，若透过国内代理商报价者，采购主办人员应要求代理商转送国外制造商或供货商原始报价资料。采购案件开标后，若因设备规格复杂，致各厂商所报规格互有差异，需会请购部门评估选购之案件，采购部即将各厂商所报规格数据送请购部门会签选购。请购部门应将各厂商所报规格项目及质量条件填入设备选购分析表（表号：R0000154），经评估各厂商之适用性并拟订选购顺序，呈经理核签后连同厂商所报规格数据送回采购部凭以议购。采购案件开标后，若厂商报价规格与请购规格不同，但经确认仍可符合要求者，或会签时请购部门主动修改请购规格时，为求各厂商公平竞争及比价基准一致，采购组长认有必要时，应要求采购主办人员依确认或修改后之规格，重新办理询价。属须预付订金之采购案件，采购主办人员应于比价表内注明付款代号及付款比率，并须向厂商取得等值之担保。若厂商要求预付款金额超过订购金额之八成或无法提供担保品者，采购主办人员应于采购呈核表上注明原因，经依订购核决权限呈准后再据以办理。采购部拟办合约采购时应以通信招标方式办理，且为确保合理之采购价格，采购部亦应随时调查市场行情及供需状资材管理规则 -年月日第次修订况，遇有变动时，应即重新询议价后办理调整。3.6 采购核决采购人员议价后，应将议后结果：含厂牌、价格、付款条件、预付订金、代用品之规格料号、交期、报价有效期限、拟购厂商（有最小包装量之材料应加注订购量）等资料填入比价表，经输入计算机打印采购呈核表（表号：R0000112、R0000113）（属一单多品者加印采购明细单表号：R0000114、R0000115）后，并询议价资料等，依规定之订购核决权限呈准后办理订购。工程案件为配合工程赶工需要，以采购方式办理者，采购部于呈准订购后，免办订购手续，应将全案数据转请工程部门补建预算及发包等计算机相关数据，俾纳入工程估验付款作业。3.7 订购作业采购呈核表呈准后，采购部应将公司、请购案号输入计算机，并以订购通知（表号：R0000116）（内购）或订购确认单（外购）向厂商订购。属订购设备、需预付订金、保固或投资抵减之案件，应订立买卖合约书（内购）。并于订约前，先将买卖合约书（或订购确认单）草稿及呈准订购之采购呈核表（复印件）送请购部门逐项确认合约内容（但投资抵减案件免送确认），经呈经理核签后送回采购部凭以向厂商订约。订购后采购部应将采购呈核表寄送会计部门（但公卖品及企业内购拨原料案件免寄送，由采购部门自存），供审核订购核决权限之正确性；另将决购厂商之图面（或型录）、规格说明书（YESNO FORM）、买卖合约书（或订购确认单）等数据一并寄送资材料库，供收料后办理检验用（但瓦楞纸箱专用之订购单则于输入资材管理规则 -年月日第次修订订购数据后，径寄资材料库待办收料）。设备类请购单若有特别注明试车检验及交货方式者，采购经办人员应于买卖合约书明订安装及试车之日数及安装（或试车）逾期之罚扣办法与交货方式。材料（设备）须直接送交指定厂商组装再行交运进厂之案件，采购部应于订购时通知交货厂商于发票及送货单上注明请购案号并请其交货后将发票及指定厂商签收并加盖公司章之送货单一并寄送资材课。合约采购材料由计算机直接传真厂商订购，零星材料径于采购部打印订购单向合约厂商订购。厂区各部门使用之窗体（纳入存量管制者除外），由厂区资材课以订购单（零购）检附表单样本向合约厂商办理订购；但台塑大楼则由使用部门自行向合约厂商订购，免开订购单。以暂借款（预付）采购之内购案件，采购部门应于采购呈核表上加盖暂借（预付）购料款章。外购材料列属经济部商品检验局应施检验商品目录管制之物品，采购部于订购后应要求厂商于装船时提供出厂检验报告，并应于到港日前办妥免验证明。3.8 订购作业变更工程材料：工程材料订购后，因设计、预算变更，致须减少用料数量或变更需要日、交货地点者，请购部门应输入订购变更资料，计算机即将变更数据传真厂商配合办理变更事宜。但工程变更后用料数量增加时，应依工程管理规则之规定，另案开立请购单办理备料。非工程材料：已订购之材料，若因用料计划变更而需减少订购量或变更资材管理规则 -年月日第次修订约交日、交货库者，请购部门应填写采购事务洽办单，呈厂处长核准后输入订购变更数据，俾传真通知厂商配合办理。但因故须追加订购量时，请购部门应依请购作业之规定，重新开单请购。凡经呈准订购之案件，若因故改购，致须变更订购厂商或单价时，采购人员应输入公司、请购案号后重新打印比价表，并参考该表列示之各家厂商报价数据进行改购（如径向次低价厂商议购或再增询其它厂商），并将拟购厂商、单价、约交日填入比价表，经呈采购组长核签后，再将拟改购数据重新输入并打印采购呈核表，经依核决权限呈准后办理订购作业；改购后之采购呈核表仍应送会计部门，属订购金额超过二万元以上者，会计部门应审核订购核决权限之正确性及输入核决注记。若非属改购案件，但配合请购部门要求而须变更公司事业部、工程编号、交货库别、交期、订购料号、数量追减等数据者，不论原订购金额多寡，均由采购部径行输入更改订购资料。凡经呈准改购或订购资料变更之案件，采购人员须再输入订购数据，并于资材料库打印新的收料单待办收料。3.9 采购进度及交期管制采购部应依材料别及内、外购别，设定询价、议价、会签、订购、图面提供等五个管制点（属投资抵减案件另管制投抵文件提供进度，属免税案件另管制免税文件提供进度），将采购进度纳入计算机管制，各阶段作业逾期时，即列印逾期催办单（表号：R0000118），送异常发生部门跟催处理。采购部于办理订购后，应分成约交（内购）及开状、装船（外购）等管制点，将交期纳入计算机管制。逾期时由计算机资材管理规则 -年月日第次修订以催交单（表号：R0000119）传真（或寄送