卷烟厂采购管理办法.docx

湖北中烟工业有限责任公司 综合管理体系文件QHSE/HBZY.CG.SXC-sj.002-2008三峡卷烟厂采购管理办法（版本号 A6）2009- 01 - 14 发布 2009- 01 - 14实施三峡卷烟厂 发布编制与发放：此文件由招标办提出并归口管理。此文件发放范围是：厂领导、各车间、科室、雪茄烟分厂、三产业编制熊必忠审核龙爱武批准刘兴国日期2008.12.30日期2009.01.06日期2009.01.13更改状态序号更改条款更改前的内容更改后的内容更改人更改日期批准人批准日期13.3增加国家局规范性引用文件熊必忠2010.9.26刘兴国2010.10.2025.2.4增加“招标控制价“36.1.1、6.1.2增加两条基本要求46.2对招标范围和标准进行了细化和归纳56.4.6.2对评标委员会成员的产生作了修改68.4增加了记录成交通知书13增加了现行规范性引用文件熊必忠2012.6.27邹华荣2012.6.2726.2.1修改了物资采购，宣传促销招标范围更改状态序号更改条款更改前的内容更改后的内容更改人更改日期批准人批准日期13.63.10增加规范性引用文件烟草企业采购管理规定(中烟办2012313号)、中烟公司企业采购管理制度(鄂烟工201333号)熊必忠2013.4.30邹华荣2013.06.2024.24.34.4增加了物资、工程、服务的定义35对职责进行了修改46.3.6 6.3.7 6.3.8增加了竞争性谈判、单一来源、询价的的条件规定5按照烟草企业采购管理规定和中烟公司企业采购管理制度要求进行修改16.3.2.4单项合同估算价在10万以内的零星维修项目，通过招标方式建立土建类、设备安装类等合格施工方库，当零星维修发生时，由项目实施部门采用随机抽取或询价等方式在合格施工方库中选择确定施工合作方熊必忠2013.12.25邹华荣2013.12.27更改状态序号更改条款更改前的内容更改后的内容更改人更改日期批准人批准日期16.5.1.3增加物资、服务类采购公开招标项目委托代理机构组织招标熊必忠2014.3.20邹华荣2014.4.2126.5.6.1对投标人资格审查进行了补充36.5.7.36.6.5.1增加投标单位代表、参加谈判供应商代表必须持法人代表身份证明或法人代表授权委托书及本人身份证明参加开标和谈判48.18.28.48.5对招标文件审批表、采购事项审批表、中标通知书、成交通知书等记录进行了修改1三峡卷烟厂招标、采购管理办法三峡卷烟厂采购管理办法熊必忠2015.4.2724.2增加了采购定义36.2 6.3增加了集中采购目录、采购计划编制条款46.4对采购方式及适用条件作了修改56.6.1.16.1.1.2对自行招标和委托招标代理作了修改6 6.7.3增加了谈判供应商通过征集供应商方式选择的条款熊必忠2015.4.2776.106.116.126.13增加了项目变更、供应商管理、合同签订与履行、采购项目网上运行条款QHSE/HBZY.CG.SXC-sj.002-2008三峡卷烟厂采购管理办法1 目的为维护企业权益，切实加强本厂各类采购活动的管理与监督，严格执行采购程序，规范采购行为，提高经济效益，保证项目质量，根据国家法律法规及国家局、湖北中烟工业有限责任公司（以下简称中烟公司）关于采购的有关规定，结合企业实际制定本办法。2 范围本办法适用于厂各部门、雪茄烟分厂实施的工程、物资和服务项目的采购活动。三产业参照本办法执行。3 规范性引用文件3.1 中华人民共和国招标投标法3.2 中华人民共和国政府采购法3.3 国家局烟草行业工程投资、物资采购和宣传促销项目管理程序的规定（国烟办2011435号）3.4 国家局烟用物资采购管理规定(国烟运2010389号)3.5 国家局关于低于30万元物资采购的补充规定(国烟办综2011609号)3.6中国烟草总公司烟草企业采购管理规定(中烟办2012313号)3.7 中烟公司企业采购管理制度(鄂烟工201333号)3.8 中烟公司关于三项工作管理委员会工作职责的通知(鄂烟工201332号)4 定义、符号、缩略语4.1 本办法所称“三项工作”管理委员会(以下简称三项工作管委会)是指工程、物资、服务三项工作管理委员会。4.2 本办法所称采购，是指厂各部门、雪茄烟分厂以合同方式有偿取得物资、工程（含信息化项目）和服务的行为，包括购买、租赁、委托、雇用等。4.3 本办法所称物资，是指各种形态和种类的物品，分为烟用物资和非烟用物资。烟用物资主要包括卷烟材料、烟叶配套物资、烟草物流配送物资、烟机及烟机零配件等；非烟用物资主要包括原材料、燃料、运输工具、办公、劳保、生活、五金、设备等其它产品。4.4 本办法所称工程，是指建设工程，包括建筑物和构筑物的新建、改建、扩建及其装修、拆除、修缮，以及与建设工程相关的勘察、设计、施工、监理等。信息化项目还包括软件、硬件及信息系统采购。4.5 本办法所称服务，是指除工程和物资以外的其他采购对象, 包括宣传促销服务、管理咨询服务、科研开发服务、信息网络开发服务、金融保险服务、运输服务、维修与维护服务及其他各类专业服务等。5 职责5.1 三项工作管委会5.1.1 审定本单位采购工作管理制度和程序。5.1.2 审定本单位集中采购目录。5.1.3 审议年度采购计划和调整计划。5.1.4 审议采购方式，审定重大项目实施方案、重要招标文件、谈判文件，审批中选供应商。5.1.5 确定候选招标代理机构名单。5.1.6 指导和监督本单位采购管理工作。5.2 招标管理办公室（简称招标办，即三烟文【2013】33号文中招标管理组）5.2.1 制订、完善采购工作管理制度。5.2.2 审核招标采购实施方案、招标文件、谈判文件，重大项目实施方案、招标文件、谈判文件逐级报厂招标办、采购办、中烟公司招标办和厂三项工作管委会审核。5.2.3 审核招标采购程序。5.2.4 审核中选供应商，重大项目的中选供应商报三项工作管委会审定。5.2.5 指导、协调各部门的招标采购工作，检查、督办招标采购管理工作。5.2.6 指导、参与项目管理部门的供应商资质认证。5.2.7 定期向三项工作管委会汇报招标采购工作执行情况。5.2.8 完成三项工作管委会交办的其他工作。5.3 采购管理办公室(简称采购办，即三烟文【2013】33号文中采购管理组)5.3.1 负责组织协调三项工作管委会工作会议，准备相关会议资料。5.3.2 组织编制采购目录，报三项工作管委会审定。5.3.3 审核招标采购实施方案和招标文件、谈判文件。5.3.4 指导、协调各项目管理部门的采购工作，检查、督办采购管理工作。5.3.5 定期向三项工作管委会汇报采购工作执行情况。5.3.6 完成三项工作管委会交办的其他工作。5.4 项目管理部门5.4.1 认真贯彻国家有关法律法规及行业有关规定，对本部门负责的采购工作进行总体安排、组织推进和管理监督。5.4.2 负责起草物资、工程、服务采购工作管理制度，报三项工作管委会批准。5.4.3 审核、汇总年度采购需求，编制年度采购计划和调整计划。5.4.4 抽选招标代理机构。5.4.5 根据三项工作管委会批准的采购计划和确定的采购方式，编制采购方案、招标文件、谈判文件报招标、采购管理办公室审核，重大项目逐级报厂招标办、采购办、中烟招标办和厂三项工作管委会审核。5.4.6 组织自行招标采购。5.4.7 组织供应商资质认证。5.4.8 发布中选供应商。5.4.9 负责项目的合同签订、实施和日常管理。5.4.10 负责项目“一项一卷”整理归档工作。5.4.11 向三项工作管委会汇报物资、工程、服务采购工作执行情况。5.5 监督部门5.5.1 协助、配合招标办建立完善厂内部评委库，监督内部评委的抽取工作。5.5.2 监督招标代理机构的抽取。5.5.3 对招标、采购活动实施监督。5.5.4 受理采购过程中发生的质疑、投诉。6 管理内容与方法6.1 基本要求6.1.1 采购工作要遵循公开透明原则、公平竞争原则、公正原则和诚实信用原则。6.1.2 采购管理必须依照国家法律法规、行业相关规定及本办法的要求规范运作，依法接受监督，未按本办法规定的程序执行的，不得进入下一环节。6.2 集中采购目录6.2.1 各部门采购组织形式分为集中采购和分散采购两种形式。6.2.1.1 集中采购，是指通用物资、工程和服务，由集中采购部门依据各部门采购需求，统一组织的采购。集中采购部门由三项工作管委会确定。6.2.1.2 分散采购是指分别由有关部门自行组织的采购。6.2.2 采购办按照采购组织形式和采购需求编制本单位集中采购目录，实行分级分类管理。集中采购目录经三项工作管委会批准后执行，每年定期更新并报三项工作管委会批准同意。6.3 采购计划编制6.3.1 项目归口管理部门每年初编制本年度采购计划，报三项工作管委会审议、董事会批准后执行。投资项目在获得项目批复后方可列入采购计划。烟用物资采购要根据中烟公司下达的卷烟生产计划，编制年度采购计划。6.3.1.1 计划提报。各需求部门于当年12月1日前提出下一年度采购需求，采购需求要包括项目名称、采购内容、采购数量、项目金额、拟采用的采购方式等，报项目归口管理部门审核。拟采用非公开招标采购方式的，要提交拟采取采购方式的理由。6.3.1.2 计划审核。项目归口管理部门对采购需求进行审核汇总，形成年度采购计划草案，报三项工作管委会审议、董事会审批通过。6.3.1.3 预算审核。将讨论通过的年度采购计划提交预算管理委员会审定。6.3.1.4 计划确定。项目归口管理部门根据预算管理委员会批复的年度预算，组织各需求部门调整采购计划草案，经三项工作管委会审议、董事会批准后正式形成年度采购计划。6.3.1.5 计划变更。项目归口管理部门必须严格按照批复的年度计划和预算实施。确因生产工作需要，需追加采购计划或变更采购内容的，要按照上述程序办理追加采购手续。已批复的采购项目，需要调整预算的要报预算管理委员会审议通过后，提交原计划审批机构审定。原则上采购计划、预算每年调整1次。6.4 采购方式及适用条件6.4.1 采购方式包括以下五种:6.4.1.1 公开招标6.4.1.2 邀请招标6.4.1.3 竞争性谈判6.4.1.4 单一来源6.4.1.5 询价6.4.2 公开招标要作为主要采购方式。任何单位和个人不得将应当公开招标的项目化整为零或者以其他任何方式规避公开招标。国家局计划分配的烟用物资、设备及从全资三产公司采购的项目不在此规定范围内。6.4.3 对年内多次采购，且采购总额较低的零星维修和服务项目，可以通过公开招标方式建立合格供应商库，当项目发生时，由项目管理部门采用随机抽取或询价等方式在合格供应商库中选择确定成交供应商。 从合格供应商库选择成交供应商，应综合考虑合格供应商库中各中选供应商所实施采购业务量的相对均衡性，原则上一个采购周期内按业务量排序，第一名与最后一名业务量相差不得超过30%。6.4.4 符合下列情形之一的，可以采用邀请招标方式采购：6.4.4.1 技术复杂、有特殊要求或者受自然环境限制，只有少量潜在投标人可供选择；6.4.4.2 采用公开招标方式的费用占项目合同金额的比例过大。6.4.5 符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判、单一来源、询价采购的方式进行，但必须严格按照规定程序进行。6.4.5.1 供应商不足3家；6.4.5.2 涉及行业安全和秘密；6.4.5.3 涉及烟草行业核心技术；6.4.5.4 采用特定专利、专用技术。6.4.6 符合下列情形之一的，可以采用竞争性谈判采购方式：6.4.6.1 招标后没有供应商投标或者没有合格标的或者重新招标未能成立的；6.4.6.2 技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或者具体要求的；6.4.6.3 采用招标所需时间不能满足用户紧急需要的；6.4.6.4 不能事先计算出价格总额的。6.4.7 符合下列情形之一的，可以采用单一来源采购方式：6.4.7.1 只能从唯一供应商处采购的；6.4.7.2 发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；6.4.7.3 必须保证原有采购项目一致性或者配套服务的要求，需要继续从原供应商处添购，且添购资金总额不超过原合同采购金额10%的。6.4.8 采购的货物规格、标准统一，现货货源充足且价格变化幅度小的，可以采用询价方式采购。6.5 采购事项审批采购程序实施前，项目管理部门依据批复的年度采购计划、项目预算以及批准的采购方式，填写三峡卷烟厂采购事项审批表，报招标、采购办审核后实施。6.6 招标流程6.6.1 招标的组织形式分为自行组织和委托代理。6.6.1.1 有能力自行编制招标文件和组织评标的邀请招标项目，可以组织自行招标。6.6.1.2 其他项目均要委托招标代理机构招标。6.6.1.3 委托代理机构应当具备国家认定的相应资格条件，达到招标条件的必须招标确定代理机构。招标办建立招标代理机构库，可通过公开招标方式，一次选择多家招标代理机构，报三项工作管委会批准后纳入招标代理机构库。6.6.2 招标代理机构选择6.6.2.1 对委托代理的招标项目，由项目管理部门填写三峡卷烟厂招标代理机构选择申请表向招标办提出申请，由项目管理部门在招标代理机构库中随机抽取一家招标代理机构办理招标事宜。6.6.2.2 监督部门人员对招标代理机构抽取过程进行现场监督。6.6.3 招标公告和投标邀请书6.6.3.1 采用公开招标方式的，要发布招标公告，依法必须进行招标的项目，应当在国家或当地政府指定的报刊、信息网络或其它媒介上发布。法律法规没有规定的，要在两家以上省级媒介发布。6.6.3.2 邀请招标应向三个以上具备承担招标项目能力、资信良好的特定法人或者其他组织发出投标邀请书。6.6.3.3 招标公告或投标邀请书应包括招标人的名称、地址和联系方式；招标项目的名称、内容、性质、数量、实施地点和时间；投标人资质要求；获取招标文件的时间、地点及方式等内容。6.6.4 招标文件编制6.6.4.1 项目管理部门根据招标项目的特点和需要编制或委托代理机构编制招标文件。6.6.4.2 招标文件应包括招标项目的技术要求、对投标人资格审查的标准、投标报价要求和评标标准等所有实质性要求和条件以及拟签订合同的主要条款。6.6.4.3 招标文件中一般要载有采用设定“最高限价”的条款或设定招标控制价以控制成本。6.6.4.4 国家对招标项目的技术、标准有规定的，要在招标文件中提出相应要求。招标文件不得要求或者标明特定的生产供应者以及含有倾向或者排斥潜在投标人的其他内容。6.6.5 招标文件审核与发布6.6.5.1 由项目管理部门填写三峡卷烟厂招标文件审批表报采购办、招标办组织审定招标文件，经审核通过后方可发布，重大项目招标文件需逐级报厂招标办、采购办、中烟公司招标办和厂三项工作管委会审核后发布。6.6.5.2 在发布招标文件后，不得擅自终止招标。6.6.5.3 若需要对已发出的招标文件进行澄清和修改，应在提交投标文件截止时间十五日前，将澄清或修改情况书面告知所有招标文件接收人。澄清和修改内容为招标文件的组成部分。6.6.5.4 招标文件发布后，根据项目需要和投标人的需求，可以组织所有投标人参加答疑或现场踏勘。答疑或现场踏勘的内容为招标文件的补充材料，以书面形式发给所有招标文件接收人，与招标文件具有同等法律效力。6.6.6 投标6.6.6.1 投标人资格审查1) 投标人应当提供有关资质证明和业绩情况。项目管理部门应根据招标、采购项目的具体特点和实际需要，对投标人资格进行审查。资格审查未通过的供应商不得进入采购环节。2) 资格审查分为资格预审和资格后审两种方式。a) 采用资格预审方式招标的，项目管理部门应按照招标文件的规定审查投标人的资质和能力，填写三峡卷烟厂 项目被邀请单位资格审核表,资格审查合格的企业才能对其发售招标文件。b) 采用资格后审方式招标的，应在招标文件及资格审查文件中明确评审内容、评分标准及办法等。6.6.6.2 投标人报送的投标文件由基本情况、技术部分、价格部分和其他部分文件组成，并按招标文件要求进行密封。6.6.6.3 项目管理部门或招标管理办公室收到投标文件后，应当填写三峡卷烟厂 项目(投标)文件送达登记表签收保存，不得开启。在规定的提交投标文件截止时间前，投标人如果对已提交的投标文件进行补充、修改或者撤回的，必须要求投标人采取正式的书面通知方式，补充、修改的内容为投标文件的组成部分。6.6.6.4 在规定的提交投标文件截止时间后送达的投标文件以及未按招标文件要求交纳投标保证金的投标人的投标文件，项目管理部门或招标管理办公室应当拒收。6.6.6.5 投标人不足三家时，项目管理部门应重新组织招标，重新招标后，投标人仍不足三家的，项目管理部门向三项工作管委会说明情况，提出申请并上报竞争性谈判、询价、单一来源采购等替代方案，经批准后采取其他方式完成项目。6.6.7 开标6.6.7.1 开标应按照招标文件规定的时间、地点和程序以公开方式进行，应指定专人记录并存档备查。6.6.7.2 参与开标的所有人员应现场签到，分别在三峡卷烟厂 项目（开标）签到表一和三峡卷烟厂 项目（开标）签到表二签名。6.6.7.3 投标单位代表必须持法人代表身份证明或法人代表授权委托书及本人身份证明参加开标。6.6.7.4 因特殊原因需要延长投标截止时间和开标时间，应在提交投标文件截止至少15日前，将变更情况书面告知所有招标文件接收人。6.6.7.5 项目管理部门在开标前，填写三峡卷烟厂开标通知单，报招标办审核。6.6.7.6 开标全过程由监督部门进行现场监督，重大采购项目应同时聘请公证机构进行公证。6.6.8 评标6.6.8.1 建立评委库招标办根据业务类别建立厂内部评委库，严格认定评标成员资格，加强培训考核、评价和档案管理，根据实际需求和考核情况及时对评标成员进行更换和补充，实行评标成员动态管理，评标成员库人数不少于20人。6.6.8.2 评标工作由评标委员会负责，评标委员会独立履行下列职责：审查投标文件是否符合招标文件要求并作出评价；要求投标供应商对投标文件有关事项作出解释或者澄清；推荐中标候选供应商名单；向三项工作管委会报告非法干预评标工作的行为。6.6.8.3 评标委员会由有关技术、经济等方面的专家及专业技术人员组成，成员人数须为5人以上单数，其中技术、经济等方面的专家及技术人员不得少于成员总数的2/3。6.6.8.4 评标委员会成员的产生：1) 评标所需评标委员会成员由项目管理部门填写三峡卷烟厂关于 项目评审人员需求的相关说明报廉政监督工作管理办公室审核。 2) 委托招标代理机构进行的招标项目，评标委员会成员从地方招标办管理的专家库或招标代理机构的专家库中随机抽取。进入公共资源交易中心招标的项目，评标专家必须在省或地方综合性评标专家总库中随机抽取，抽取的专家人数不得少于评标委员会总人数的2/3，按规定需委派招标人代表担任评委的，委派的评委必须从企业内部评委库随机抽取，并出具委托书。3) 自行招标的评标委员会成员从企业内部评委库随机抽取，也可以聘请社会专业人员担任评委。4) 被随机抽取的评标委员会成员通知情况填写三峡卷烟厂评委通知情况表。5) 监督部门对评标委员会成员的抽取和评标全过程进行现场监督。6.6.8.5 评标方法1) 综合评分法：选择招标文件中规定的技术、服务、价格等因素设定不同的权重进行综合评审得分，投标人分数从高到低排序预选。2) 性价比法：选择招标文件中价格因素外的技术、服务等因素设定不同的权重进行综合评审得分，再以综合评审得分/投标人的报价，以商数从高到低排序预选。3) 最低价格法：在投标人都能满足项目要求的情况下，以价格为唯一标准得分，投标人分数以价格从低到高排序预选。项目管理部门应根据招标项目的实际情况和适用性科学选择评标方法，并在招标文件中预先确定。6.6.8.6 有下列情形之一的，评标委员会应当否决其投标：1) 投标文件未经投标单位盖章和单位负责人签字；2) 投标联合体没有提交共同投标协议；3) 投标人不符合国家或者招标文件规定的资格条件；4) 同一投标人提交两个以上不同的投标文件或者投标报价，但招标文件要求提交备选投标的除外；5) 投标报价低于成本或者高于招标文件设定的最高投标限价；6) 投标文件没有对招标文件的实质性要求和条件作出响应；7) 投标人有串通投标、弄虚作假、行贿等违法行为。6.6.8.7 否决投标后，除采购项目取消情形外，要重新组织招标；需要采用其他采购方式的，要在采购活动开始前报经三项工作管委会审议、董事会批准。6.6.9 中标6.6.9.1 项目管理部门在评标结束后3个工作日内，填写三峡卷烟厂中选供应商确认单及评标报告提交招标办审核后报三项工作管委会审定。6.6.9.2 招标结果要在一定范围内进行公开，包括中标单位、中标数量、中标金额等内容，公示时间不少于3个工作日。6.6.9.3 公示期结束后对中标结果无异议的，应在公示期结束后向中标人发出三峡卷烟厂中标通知书；投标人或供应商对招标结果有异议的，应当在招标结果公示期间，以书面形式向纪检监察部门提出质疑。纪检监察部门在收到投标人或供应商书面质疑后，要对质疑投诉进行调查，作出处理。对重大投诉事项，纪检监察部门要报三项工作管委会研究后提出处理意见。6.6.9.4 项目管理部门应在中标通知书发出后三十日内与中标方签订合同。招标人不得随意改变中标人，但中标人自愿并书面表示因为不可抗力或自身原因不能履行合同时，可以和排序第二的投标人签订合同。6.6.10 项目管理部门应收集和整理招标程序资料，按照“一项一卷”的要求归档保存，招标采购归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、招标文件、投标文件、评标标准、评估报告、定标文件、评委评分表、质疑答复、投诉处理决定、确定供应商依据、合同文本及法人代表授权委托书、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、资料。6.7 竞争性谈判流程6.7.1 项目管理部门成立谈判小组。谈判小组由厂经济、技术和业务管理等方面的人员3人以上单数组成。其中项目管理部门的代表不能超过成员总数的1/3。6.7.2 谈判小组编制谈判文件。谈判文件中应该包括谈判程序、谈判内容、合同草案的条款以及评定成交的标准等事项。谈判小组填写三峡卷烟厂谈判（询价）文件审批表将谈判文件送招标、采购办审核。6.7.3 确定邀请参加谈判的供应商名单。谈判小组从符合相应资格条件的供应商中确定不少于3家的供应商参加谈判并向其提供谈判文件。谈判供应商原则上从中烟公司或厂公布的合格供应商目录中选择或者通过征集供应商方式选择。因新产品开发、新技术应用也可选择符合条件的新供方。6.7.4 递交响应文件。供应商按照谈判文件要求，编制响应文件，在谈判文件规定的时间、地点将响应文件密封与谈判时同步送达谈判小组。6.7.5 谈判6.7.5.1 参与现场谈判的供应商代表应提供法人代表身份证明或法人代表授权委托书及本人身份证明。6.7.5.2 第一轮谈判时，谈判小组当场拆封供应商递交的响应文件并集中与单一供应商分别就符合采购需求、质量和价格等进行谈判。谈判中，谈判的任何一方不得透露与谈判有关的其他供应商的技术资料、价格和其他信息。6.7.5.3 第一轮谈判结束后，谈判小组一致确定响应供应商符合谈判要求的，按谈判文件设定的方法和标准拟定成交候选人。若在第一轮谈判中谈判小组未能确定成交候选人，双方可对谈判条件修正后进行第二轮谈判，以此类推。6.7.5.4 谈判结束后，谈判小组应当要求所有候选供应商在规定的时间内进行最后书面报价。6.7.6 确定成交供应商谈判小组将多轮谈判最终确定的各响应供应商的报价从低到高排序，依次推荐成交候选人顺序，根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，填写三峡卷烟厂谈判(询价)结果报告书提交招标办审核、采购办批准。6.7.7 发出成交通知谈判结果批准后，由项目管理部门向成交供应商发出三峡卷烟厂成交通知书，并将结果通知所有参加谈判的供应商。6.7.8 谈判资料归档对谈判过程和重要谈判内容进行记录，谈判双方在记录上签字确认。项目管理部门应收集整理谈判程序资料建立“一项一卷”档案妥善保存，竞争性谈判归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、谈判人员确定依据、谈判文件、确定供应商依据、合同文本及法人代表授权委托书、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。6.8 询价流程6.8.1 成立询价小组项目管理部门成立询价小组，由厂经济、技术和业务管理方面的人员3人以上单数组成，其中项目管理部门的代表不能超过成员总数的1/3。6.8.2 制定询价标准询价小组根据项目需求对响应供应商资格条件、采购项目的价格构成、配置标准、技术和服务要求、评定成交的标准等作出规定，并据此编制询价文件，询价小组填写三峡卷烟厂谈判（询价）文件审批表将询价文件送招标、采购办审核。6.8.3 确定被询价的供应商名单询价小组根据采购需求，从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于3家的供应商，向其发出询价文件，让其在规定的时间、地点一次报出不得更改的密封报价文件。6.8.4 询价评议推荐询价小组组织评议会，根据报价情况，确定有效报价并按报价从低到高排序，推荐成交候选供应商顺序。6.8.5 确定成交供应商 询价小组根据符合采购需求、质量和服务相等且报价最低的原则确定成交供应商，填写三峡卷烟厂谈判(询价)结果报告书提交招标办审核、采购办批准。6.8.6 发出成交通知项目管理部门向确定成交供应商发出三峡卷烟厂成交通知书，并将结果通知所有参加询价的供应商。6.8.7 询价资料归档项目管理部门应收集整理询价程序资料建立“一项一卷”档案妥善保存，询价归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、询价过程相关资料、确定供应商依据、合同文本、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。6.9 单一来源采购流程6.9.1 由项目管理部门组织相关业务、财务、审计、法规等部门，在保证采购货物、工程和服务质量前提下，与供应商商定合理价格，填写三峡卷烟厂谈判(询价)结果报告书提交招标办审核、采购办批准。未通过的采购项目，根据采购办意见与供应商重新协商或取消采购。6.9.2 项目管理部门应收集整理单一来源采购程序资料建立“一项一卷”档案妥善保存，单一来源归档资料要至少包括：采购计划及预算、立项会议纪要、采购事项审批表、采购方式确定依据、价格协商相关记录、确定供应商依据、合同文本、验收证明、采购活动记录及其他有关文件、报表、资料。6.10 项目变更根据工作需要，确需变更项目的，要按照“谁审定、谁负责”的原则，报原审定机构审议。变更的具体内容要由需求部门提报详细的书面材料报采购办，采购办审核并提出具体意见后经原审批机构审议。6.11 供应商管理6.11.1 项目管理部门要加强对供应商的日常管理，建立供应商资质认证制度、供应商动态评价和退出机制，制订供应商资质认定标准,通过综合评价建立合格供应商名录。加强对长期的供应商动态管理，定期对产品和服务质量等进行跟踪评审，依据评审意见，对评价不合格的供应商，取消其供应资格。6.11.2 供应商参加采购活动时应当具备下列条件：6.11.2.1 具有独立承担民事责任的能力。6.11.2.2 具有良好的商业信誉和健全的财务会计制度。6.11.2.3 具有履行合同所必需的设备和专业技术能力。6.11.2.4 有依法缴纳税收和社会保障资金的良好记录。6.11.2.5 参加采购活动前3年内，在经营活动中没有重大违法记录。6.11.2.6 在劳动保护、节能减排与生态环境保护方面符合国家规定要求。6.11.2.7 法定代表人不能参加采购活动时，可委托他人参加，但需提供授权委托书。6.11.2.8 法律、行政法规规定的其他条件。6.11.3 根据采购项目的特殊要求，可以规定供应商的特定条件，但不得以不合理的条件对供应商实行差别待遇或者歧视待遇。6.12 合同签订与履行6.12.1 合同签订按三峡卷烟厂经济合同管理办法执行。6.12.2 采购合同签订后，在合同有效期内项目管理部门依据合同约定，按照资金审批程序办理款项支付手续。6.12.3 项目管理部门要及时对供应商履约情况进行验查并登记造册，办理验收、入库或获得手续，建立相应的实物和固定资产台账。大型或者复杂的采购项目，要邀请有相应资质的质量检测机构参加验收工作。所有验收人员要在验收书上签字并承当相应的责任。6.12.4 工程类项目竣工验收决算必须经过审计后，项目管理部门才可组织竣工验收。6.12.5 烟用物资类项目由质检部门负责依据质量标准对采购物资实施质量检验与验证并出具报告。质检人员及其负责人要在报告上签字并承担相应责任。6.13 项目管理部门要根据采购管理信息化要求，对采购项目实施网上运行，同步完善网上审批流程。6.14 监督与管理6.14.1 采购活动按照三峡卷烟厂招标、采购活动廉政监督工作管理办法进行监督，对违反相关规定的行为，将依法依规进行处理。6.14.2 采购项目出现以下情况，给企业造成经济损失的，追究主要责任人的行政或经济责任；违法的，追究其法律责任。并由厂授权的有关部门暂停项目执行并责令限期改正，财务部门应暂停资金拨付：6.14.2.1 必须进行招标而不招标的，将必须进行公开招标的项目化整为零的或以其他方式规避公开招标的；6.14.2.2 项目管理部门或有关责任人向他人透露可能影响公平竞争的有关情况的，或泄露标底的；6.14.2.3 在确定中标人之前，项目管理部门与投标人就投标价格、投标方案等实质性内容进行谈判的；6.14.2.4 违反规定程序确定评标委员会、谈判小组、询价小组及其组成人员的。6.14.3 采购工作人员纪律所有参与项目采购的工作人员必须坚持原则，严守机密，廉洁自律，遵守相关纪律：1) 秉公办事，不徇私情，不以权谋私；2) 不得接受投标人馈赠的礼金、礼品、礼券和其他有价值的物资；3) 不得接受投标人任何形式的宴请和消费；4) 不得泄露招标项目的商业机密（如拦标价等内容）；5) 发现投标人中有与本人有亲属关系，应主动提出回避。违反以上纪律，影响中标结果，甚至导致中标无效的，取消其作为采购工作人员的资格；由厂给予行政处分，经济处罚，直至追究刑事责任。6.14.4 投标人和其他利害关系人、厂各部门、雪茄烟分厂及所属企业或者个人认为招投标活动不符合本规定有关条款的，可向项目管理部门、招标办直至三项工作管委会提出异议或者投诉。7 相关文件7.1 三峡卷烟厂经济合同管理办法QHSE/HBZY.CG.SXC-sj.001-20087.2三峡卷烟厂招标、采购活动廉政监督工作管理办法QHSE/HBZY.CG.SXC-sj.010-20088 记录 8.1 三峡卷烟厂中标通知书SXC-sj-0028.2 三峡卷烟厂招标文件审批表SXC-sj-0038.3 三峡卷烟厂中选供应商确认单SXC-sj-0048.4 三峡卷烟厂成交通知书SXC-sj-0228.5 三峡卷烟厂采购事项审批表SXC-sj-0288.6 三峡卷烟厂招标代理机构选择申请表SXC-sj-0298.7 三峡卷烟厂开标通知单SXC-sj-0308.8 三峡卷烟厂谈判(询价)文件审批表SXC-sj-0318.9 三峡卷烟厂 项目被邀请单位资格审核表SXC-sj-0338.10 三峡卷烟厂 项目(投标)文件送达登记表SXC-sj-0348.11 三峡卷烟厂关于 项目评审人员需求的相关说明SXC-sj-0358.12 三峡卷烟厂评委通知情况表SXC-sj-0368.13 三峡卷烟厂 项目（开标）签到表一SXC-sj-0378.14 三峡卷烟厂 项目（开标）签到表二SXC-sj-0388.15 三峡卷烟厂谈判(询价)结果报告书SXC-sj-0399 流程图9.1 采购管理工作流程图附件：记录SXC-sj-002三峡卷烟厂中标通知书 ：自 年 月 日开标后，根据评标委员会提交的评标结果报告和推荐的中标候选人，确定 项目由你单位中标，中标金额 万元。请你单位收到本中标通知书后，于 年 月 日前到 与我单位洽谈、签订合同。招标人（盖章）： 法定代表人或其授权委托人（签字或盖章）： 日期： 年 月 日 保存部门：使用部门 保存期限：两年SXC-sj-003三峡卷烟厂招标文件审批表日期：