中铁十六局档案管理办法.docx

公司办2005267号关于印发中铁十六局集团有限公司档案管理办法的通知集团公司所属各单位，各工程指挥部：中铁十六局集团有限公司档案管理办法业经集团公司领导批准，现予以印发，望遵照执行。附：1、中铁十六局集团有限公司科学技术档案管理实施细则 2、中铁十六局集团有限公司文书档案管理实施细则 3、中铁十六局集团有限公司会计档案管理实施细则 4、中铁十六局集团有限公司声像档案管理实施细则 二五年十月十三日中铁十六局集团有限公司档案管理办法 第一条 为了加强对企业档案的管理、收集、整理工作，有效地保护和利用档案，促进档案工作为企业的生产经营和各项工作服务，根据中华人民共和国档案法（以下简称“档案法”）、<中华人民共和国档案法>实施办法、企业档案管理规定、国有企业文件材料归档办法和中国铁道建筑总公司档案管理办法制定本办法。本办法适用于中铁十六局集团有限公司（以下简称“集团公司”）及所属单位。 第二条 企业档案，是指企业在生产经营和管理活动中形成的对企业、对国家、对社会有保存价值的包括纸质、光盘、磁盘（带）、照片及底片、胶片、实物等各种载体形式的文件材料。第三条 企业档案工作是企业管理基础工作的重要组成部分。法律规定档案工作实行统一领导、分级管理的原则。集团公司所属单位应遵守档案法和有关法律、法规、规章、制度，依法管理本单位档案。要明确管理档案的机构和人员，配备必要的设施设备，确保档案的完整、准确、系统和安全。第四条 按照国家规定和中国铁道建筑总公司（以下简称“总公司”）文件精神，集团公司所属各单位凡是同时具有独立行文权、人事任免权和财务预决算编制权的，均已构成独立立档单位，应建立综合档案部门（馆、科、室），对本单位文书、科技、会计、声像档案实行集中管理。其他门类如人事、战备保障等档案可实行集中管理，也可设档案分室进行管理，但必须纳入综合档案管理与统计。按照总公司要求，各子公司（原工程处）专职档案干部编制不应少于2人，其他单位也要配备与档案工作相适应的专（兼）职档案人员。第五条 企业档案工作涉及企业生产经营活动的全过程和党、政、工、团各部门，根据总公司的规定，集团公司及所属单位应建立健全档案工作的组织领导体制，成立档案工作领导小组和档案鉴定工作小组，建立包括机关各部门、本级管理的工程项目（指挥）部及所属单位专兼职档案人员组成的档案管理网络体系，建立和完善档案工作管理制度。各单位档案工作领导小组，是其本级档案工作领导机构，负责统筹规划和宏观协调、组织、领导本单位的档案工作；档案鉴定工作小组，具体负责本单位馆藏档案的解密、降密、变更保管期限、销毁鉴定事宜。档案工作领导小组和档案鉴定工作小组组长应由单位领导担任，其成员由单位分管领导或有关部门负责人担任。一般由企业法定代表人或单位行政主官担任档案工作领导小组组长，由分管机关工作的单位领导及总工程师、总会计师、主管党委宣传工作的党委副书记担任档案工作领导小组副组长，并分别担任文书、科技、会计、声像档案鉴定工作小组组长。第六条 集团公司系统的档案工作接受总公司档案馆的监督和指导。集团公司所属单位的档案工作接受集团公司档案馆的监督和指导。第七条 集团公司档案馆是本企业档案管理的职能部门，主要履行下列职责：（一） 贯彻执行档案法等有关法律、法规和方针政策，结合实际制定本企业档案工作发展规划、计划，以及文件材料归档和档案保管、利用、鉴定、销毁、移交、统计等有关规章制度；（二） 负责监督、指导集团公司所属单位、机构的档案工作。（三）总结推广本企业档案工作经验，培训档案工作干部，推广应用档案信息化建设成果；（四） 指导集团公司机关各部门，以及本级管理的工程项目（指挥）部各类档案资料的形成、积累、整理、归档工作，负责本级电子文件归档与管理工作；（五） 协助有关部门参与基建工程竣工验收，重要设备开箱，重大科研成果鉴定和重要产品定型等生产技术活动；（六） 统筹规划并负责本馆档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计、移交和开发利用工作。第八条 集团公司所属各单位的档案机构，是本单位的档案工作职能部门，履行以下职责：（一） 贯彻执行档案工作的法律、法规和规章制度；（二）负责本单位档案收集、整理、保管、鉴定、销毁、统计和开发利用等工作；（三） 对本级机关及所属单位的档案工作实施监督、指导；（四） 按时向集团公司移交进馆档案，定期接收所属单位进馆档案；（五） 参与基建工程竣工验收、科研成果鉴定、产品定型、设备开箱等活动，确保档案齐全、完整、准确、系统；（六） 负责本级机关电子文件的归档、管理与开发利用工作。第九条 档案工作人员应当忠于职守，遵纪守法，具有相应的档案专业知识和业务能力。档案工作人员享受专业技术人员同等待遇，按档案专业技术职务、工程专业技术职务或其他相应的专业技术职务聘任。第十条 集团公司依照国家法律、法规及总公司的有关规定，对科技、文书、会计、声像档案实行综合管理，其档案由各立档单位档案部门集中保管。科技、文书、会计、声像档案的收集、整理、保管、鉴定、销毁等分别执行中铁十六局集团有限公司科学技术档案管理实施细则、中铁十六局集团有限公司文书档案管理实施细则、中铁十六局集团有限公司会计档案管理实施细则、中铁十六局集团有限公司声像档案管理实施细则的相关规定。设分室管理的其他门类如人事、战备保障等档案工作，档案工作人员应对其进行监督、指导。第十一条 根据国务院关于全面推行业务部门立卷归档制度的规定，应立卷归档的文件材料，集团公司及所属单位各业务部门或形成单位应依据有关规定进行收集、整理，定期向本单位档案部门移交，并严格交接手续。凡是应归档的文件材料，任何单位和个人不得以任何理由拒绝归档。按规定不应归档的文件材料，不得擅自归档。第十二条 归档的文件材料应做到齐全、完整、系统，准确地反映企业经营管理、施工生产、科学研究、党的建设及思想政治工作等各项活动的真实内容。归档文件的书写笔迹和载体材料应能耐久保存，严禁使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水、红墨水书写，线条、字迹、图像清晰，纸张质量、尺寸规格符合要求。各级档案部门应认真贯彻执行国家档案局2003年第6号令公布的电子公文归档管理暂行办法。参与并指导电子公文的形成、办理、收集、归档等各环节的工作，重视和加强对电子公文的归档管理，对具有保存价值的电子文件在办理完毕后，必须有相应的纸质文件材料一并归档保存，有效维护电子公文的真实性、完整性、安全性和可识别性。第十三条 档案部门应根据国家有关规定，准确划定档案密级。对涉及企业自主知识产权的专利档案和涉及企业商业秘密的档案，要制定档案安全保密制度，切实加强安全保管，确保档案的绝对安全。第十四条 档案部门根据有关规定，划定档案的保管期限。对已到保管期限的档案要及时组织鉴定，对确无保存价值的档案要进行登记造册，经档案鉴定小组鉴定并经企业法定代表人或单位主官审核批准后进行监销。第十五条 各单位要采取科学的方法和手段加强档案保管工作，应设置专门的档案库房，购置足够的档案装具，档案库房面积应满足需要并至少留有五年的余地；应制定档案库房管理制度，切实做好“八防”(防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防光、防有害气体、防污染)工作，严防档案损毁、丢失和泄密。第十六条 各单位要认真贯彻落实国家档案局等四部门1998 6号文件，即国有企业资产与产权变动档案处置暂行办法。切实做好企业在改组、联合、兼并、破产、租赁、承包经营、股份合作和出售等改革过程中档案的处置工作，防止档案流失和损毁。第十七条 档案部门要建立档案统计制度，按要求认真填报档案工作年度统计报表和档案管理台账，做到统计内容全面，数据准确。第十八条 为适应国家信息化建设和档案事业发展要求，集团公司的档案信息化建设应与企业信息化建设同步发展。档案部门要配置与企业信息化建设相适应的电子计算机、打印机、扫描仪、空调机、加湿器、数码像机等现代化档案管理设施、设备，全面推广运用档案管理系统软件，逐步建立计算机目录和档案信息数据库，采用电子计算机进行档案编目、检索、开发利用和统计，实行网络信息一体化管理。积极探索馆际间档案信息传输、交流的路子，逐步实现集团公司档案信息资源共享，为企业提供方便、快捷、优质的档案信息服务，不断提高档案管理水平。第十九条 档案部门应紧紧围绕企业生产经营中心，积极做好档案的提供利用工作，努力开发档案信息资源，为企业提供及时有效的服务。第二十条 依照国家法律规定，企业必须为政府有关部门、司法部门依法执行公务提供真实、准确的档案。 第二十一条 档案部门提供利用、公布档案，不得损害国家、社会和企业的利益，不得侵犯他人的合法权益。第二十二条 集团公司对在档案工作中做出突出贡献的单位和个人，给予表彰和奖励。第二十三条 集团公司及所属单位要逐步建立和完善档案工作责任追究制度。对不按规定归档而造成档案材料损失的，或对档案进行涂改、抽换、伪造、盗窃、隐匿、擅自销毁的，以及玩忽职守造成档案丢失、损坏或泄密的责任者，按照中铁十六局集团有限公司管理人员违纪违规行为处分规定（暂行）第五十二条、第三条、第五条和第九十六条规定进行处理。第二十四条 本办法自公布之日起施行。原局办1997322号关于印发局文书档案管理实施细则的通知、局办1997321号关于印发局科学技术档案管理实施细则的通知、局办1999144号关于转发铁路系统会计档案管理实施细则的通知、局办档字1994340号关于转发铁路声像档案管理暂行办法及补充意见的通知的通知同时废止。其他档案工作文件凡与本办法有抵触的，均以本办法为准。第二十五条 本办法由集团公司档案馆负责解释。附件一中铁十六局集团公司科学技术档案管理实施细则 1 科技档案的形成与立卷归档 1.1 科学技术档案，是保存备查的直接记述和反映本单位基本建设、经营管理、生产技术和科学研究等活动而形成的具有保存价值，按照归档制度归档，集中保管的科技文件材料。主要形式有图纸、图表、文字材料、照片（含底片）、计算材料以及相应的软盘、光盘等。集团公司科技档案的种类主要有：基本建设档案，科学研究档案，设备仪器档案，房地产档案，生产技术档案， 战备保障档案等。 1.2 集团公司和所属单位的技术主管部门，在制定有关科技工作规章制度，布置设计、施工、生产、科研任务时，对科技文件材料的组成与内容、形成与积累、立卷与归档，应做出明确规定，提出具体要求。 1.3 科技文件材料的形成、积累、整理、立卷、归档是科技工作的重要组成部分，一项生产、基建、科研等活动没有完整准确系统的科技文件材料的积累、整理与归档，不能算完成工作任务。1.4各项科学研究、产品制造、工程设计、基建施工、设备安装等任务完成之后，有关部门或工程技术人员应将形成的科技文件材料收集齐全、核对准确，按规定分类组成保管单位，及时移交档案部门或档案工作人员，实行集中管理。 15 科技档案归档范围151 基本建设档案：自行设计施工工程项目的设计文件；承建施工的大中型建设项目、对施工技术有指导意义的施工设计文件；承揽工程任务中形成的招标文件、投标书、中标通知书，与建设单位签订的施工承包合同、协议，工程承包价分割及调整材料；施工过程中形成的施工组织设计、施工方案、作业指导书及工程监理文件；重大工程技术、质量、安全事故报告，补救措施及评价材料；开工报告及批复、重大设计变更、工程质量评定、竣工验收报告、纪要及验收证书、施工技术总结、建交表、工程数量汇总表、重大设计变更及修改记录，竣工决算或末次验工计价表及审定书；施工中形成的关于工程建设的重要来往文件，线路平、纵断面竣工图，平纵断面缩图，重点工程的平面图、立面图，特殊设计和特殊结构竣工图，采用“四新”技术施工工程及科技攻关项目的有关科技资料，以及其他有保存价值的竣工文件和图纸；优质工程申报材料及证书，工程投入使用(运营或投产)后的保修和回访资料等（详见归档范围及保管期限表）。 15.2 科技研究档案：在科研、试验、技术交流、成果推广应用、参观考察、经济技术合作、技术革新、发明创造、软件开发、教学研究、医药卫生研究等工作中形成的科研成果、报告、计划、任务书、技术专利、记录、总结以及审批、鉴定、评议、推广等作为依据的文件材料，以及专刊、论文、工程技术总结、著作、优秀工法、QC成果材料等（详见归档范围及保管期限表）。15.3 设备仪器档案：在为施工生产、产品制造、科研试验、测量、质检、医疗、化验、养护维修、教学、办公等各项活动需要而购置、自制的重要设备（见中铁建总公司设备代码书所列设备）、仪器仪表的图纸、说明书(外文材料包括原文和译文)、移交验收资料；购置报告、审批文件、订货合同（协议）、发票（复印件）；其中进口设备的进口申请报告及批复、确认书，进口许可证、免税证明书、入关证明等资料；设备、仪器调拨、转让及报废文件。年度业务统计报表（详见归档范围及保管期限表）。 15.4 房地产档案：集团公司和所属单位自建、购买、拨入的正式房地产（含铁路专用线）和基地的扩建、改建、大修、抗震加固等工程的全部设计、施工、监理、竣工文件，以及福利设施、给水、电力、采暖等工程的总平面布置图、座落总平面布置图、地下管线图、地形地质资料、地亩图及购地文件、地方批准文件、规划和施工许可证、统计表、土地使用证、房屋所有权证和与地方政府签订的协议，以及与房地产有关的评估资料、产权变更文件资料等（详见归档范围及保管期限表）。 15.5 生产技术档案：在大型的机具、设备、桥梁、混凝土和金属构件、水泥、专用与非专用工具、器材等产品的设计、试制、试验、新造、改造、大型修理等各阶段形成的设计图、说明书、计算书、记录、工艺文件、工艺装备以及作为各阶段依据和审批鉴定的文件材料（详见归档范围及保管期限表）。156 战备保障档案：战时铁路工程保障任务的划分调整，战区内铁路线路保障资料及一、二级重点目标(枢纽、桥梁、隧道、车站)的抢修方案，战备物资、器材的储备，战备科研项目，战时铁路工程保障计划、铁路战备输送方案，铁路抢修(含国内外)的设计、计划、总结（详见归档范围及保管期限表）。16 归档要求16.1 基建和房地产竣工文件的收集、整理、归档及移交，应做到“三同步”：即布置施工任务与布置竣工文件编制、工程施工进展与竣工文件形成积累、工程竣工验收交接与竣工文件交接同步进行。各级工程管理部门或工程项目部，应指定专人负责竣工文件的编制、移交工作，同级档案部门应协助做好竣工文件的编制指导工作。16.2 停建、缓建工程项目，停止或不成功的科研项目，停产的产品生产形成的科技文件材料，都应收集、整理、立卷，移交本级档案部门保管，不得遗失和销毁。16.3 集团公司及所属单位在国外（含境外）承包的工程项目，也应比照上述归档范围及内容，将形成的科技文件材料整理后向档案部门归档。16.4 房地产档案的归档，在新建工程竣工移交时，由施工单位（或项目部）主管部门将房地产原始资料原件及竣工文件图纸按标准整理好后，移交给使用单位的房产部门，由房产部门按分级管理的内容和统一要求进行整理，向档案部门归档。16.5 科技档案人员应按国家要求做好“四参加工作”，即协同主管部门参加工程竣工验收、产品试制定型、设备开箱和科研成果鉴定，对应归档的科技文件材料及时进行检查、指导和验收。 16.6 要坚持推行技术业务部门或有关业务技术人员负责科技文件材料的立卷归档制度。科技文件材料形成、积累、立卷、归档责任划分：原则上是哪个科技部门或科技人员经办的，即由该部门或科技人员负责；两个或两个以上单位（部门）承办的项目，协作单位（部门）将其承担部分的资料提供给主办单位，由主办(牵头)单位（部门）负责归档一套完整的档案；若干单位（部门）共同参加的项目，由该项目负责人指定人员负责科技文件材料的收集、整理、立卷归档。16.7 归档的科技文件材料或图纸，必须做到法律手续完备，按规定盖章签字。如竣工图标内形成竣工图的单位处加盖项目（指挥）部公章，主管工程师、项目负责人、监理工程师等各责任人签字必须到位；每个案卷的软封面上（形成单位处）加盖公章；工程项目的施工技术总结及专业技术总结等加盖公章；图纸的幅度应按国家标准绘制。16.8 归档的科技文件材料要做到书写工整，图像字迹清晰，反差良好。严禁使用圆珠笔、铅笔、彩色笔、红墨水、纯蓝墨水、复写纸和热敏纸等书写。科技文件材料用纸应在50克以上，低于50克的必须纸质优良。16.9 必须做好科技档案与文书档案的区分工作。一般情况下，在科学技术管理工作中产生的文件材料属文书档案；在科学技术活动中形成的文件材料、图纸属科技档案；有关科学技术工作的指示、决定和审批文件，以及作为进行科技活动依据的文件材料，如果是一套科技文件材料中不可分割的组成部分，应归入科技档案；非科技单位或部门产生的科技文件材料，作为文书档案的附件时，可与正文一并归档，按文书档案进行管理。2 案卷的整理科技文件材料应遵循自然形成规律和相互间的有机联系，按照便于安全保管、保密和查考利用的基本原则进行系统整理。一个独立完整项目的科学技术档案，可以组成一个保管单位，也可以组成若干个保管单位。2.1 卷内文字材料装订厚度控制在15毫米20毫米之间，装订前先去掉金属物，检查文件材料是否齐全，空白页是否去掉，有无颠倒、错页、重份，表格文头是否一律向上或向左，小于A4纸的要粘贴在A4纸上。采用尼龙细线在左侧装订，以打4个孔为宜，装订后用胶水粘贴上科技档案软封面。装订要求结实牢固，整齐美观。2.2 图纸一般散装在盒内，不装订。图纸折叠尺寸为297毫米×210毫米。为便于查阅，叠图时应从图标处往后叠，将图纸先折成210毫米，手风琴式，然后再折成297毫米，使图标外露。成套性使用的图纸应进行装订，如通信信号、各种标准、安装图册，装订尺寸为420毫米×297毫米，图纸装订成册后再对折装在盒内。2.3 在每份文字材料和每张图纸上盖上科技档案档号章，文字材料在右上角(装订成册的文字材料只需在软封面上盖章)，图纸在图标的上方。科技档案档号章式样（单位：毫米）2.4 卷内文件材料排列，一般文字材料在前，图纸在后。排列好的文字材料和图纸一律按照排列顺序编张号，文字材料编在右上角，图纸编在图标的上方。编张号可用打号机打印，也可用碳素笔或蓝、黑钢笔编写。编张号从文字材料的内容开始，统一用阿拉伯数字从01起编，卷内目录、备考表、扉页、封面均不编张号。不是一个保管单位的（指不同卷），不能连续编张号。2.5 填写卷内目录每一个保管单位，均应填写卷内目录(见附录二)，以便揭示每一个案卷的具体内容。 2.5.1 卷内目录“名称”栏第一格应填写项目名称。 2.5.2 将盒内每份文字材料、图纸的内容逐项填写在卷内目录“名称”栏以后各格内，要填写文件、图纸标题全称。卷内目录“张次”栏内只需填该内容的首页号，不必填起止号，但卷内目录的最后一份文字材料或图纸，在“张次”栏内应填该文字或图纸的首页号末页号(如最后一项内容只有一张是60号，就应填写60-60)。2.5.3 顺序号从有内容的一行开始填写。 2.5.4 文件、图纸如有编号的(即文件号、图号)，应在卷内目录的“图号或文件号”栏内填写清楚。2.6 填写备考表 每个保管单位内均应填写一份备考表(见附录三)，便于统计卷内文件、图纸总张数，了解卷内文件发生的变化和存在的问题。备考表放在一个保管单位文件材料、图纸的最后面。2.7 文件材料、图纸装盒每个保管单位的科技文件材料、图纸一律装盒。一盒即是一卷，也是一个保管单位(以下简称卷)。装盒的顺序是：卷内目录、文字材料、图纸、备考表。科技档案盒的规格尺寸，一律采用310毫米×220毫米(见附录九)，盒的厚度分别为25、40、50毫米。档案盒封面(见附录十)的盒面、脊背(见附录十一)所列项目均用油墨刷制，要求清晰、美观。 2.8 填写案卷封面和盒背2.8.1 案卷封面分为案卷盒封面和案卷软封面两种，案卷盒封面为科技档案盒封面。案卷软封面(铁路、公路)在原科技档案盒封面基础上增加了施工里程和竣工里程两项（见附录十二），其他各项内容与科技档案盒封面内容相同；其它工程和其它类别的科技档案软封面同科技档案盒封面（见附录十三）。2.8.2 案卷标题，用于揭示本案卷的主要内容和成份。标题结构一般由三个部分组成：项目名称、内容、文件名称。如：南昆线清水河特大桥施工总结等综合竣工文件 2.8.2.1 项目名称：如基建档案反映工程项目名称或所在线别名称；研档案反映课题名称；设备仪器档案反映设备名称。2.8.2.2 内容：是指某个专业、工序、单项工程(站名、桥名)等。 2.8.2.3 文件名称：是指竣工文件或竣工图。2.8.3 施工里程：为施工设计时采用的里程，一般用DK表示。2.8.4 竣工里程：为建设项目竣工后统一丈量的里程，一般用K表示。2.8.5 形成单位：为卷内文件材料或图纸形成的责任者。 2.8.6 形成日期：为卷内文件材料或图纸形成的起止时间(填到月即可)。2.8.7 保管期限：科技档案的保管期限分别为永久、长期、短期。根据保管期限表(见附录一)填写，如在同一卷内有保管期限不同的内容，整个案卷保管期限应从长。2.8.8 密级：根据国家有关规定填写。2.8.9 案卷软封面的案卷标题、施工里程、竣工里程、形成单位、形成日期、密级等有关内容由移交单位填写，并在形成单位处加盖公章。2.8.10 案卷盒封面及背脊内容由接收单位档案部门填写（移交单位须用铅笔在案卷盒背脊上标注专业、工序、单项工程及竣工里程等主要内容）。3 科技档案分类编码的原则3.1 科学技术档案分类编码由种类、分类、属类和案卷号组成。主要种类有：基本建设、科学研究、设备仪器、生产技术、房地产、战备保障等，每个种类内又可分为若干分类，每个分类又可分为若干类，属类是科技档案分类的最基本单位，科技档案数量较少，分类时可去掉属类代码。3.2 科技档案的种类、分类分出的子项必须是全异，不能交叉，且子项之和必须穷尽母项。种类与分类下项还有包含性，即种类包含各分类，分类包含各属类。3.3 科技档案种类代号表序号种类名称简称代号备 注1基本建设档案基J2科学研究档案科K3设备仪器档案设S4生产技术档案产C5房地产档案房F6战备保障档案保障BZ含战备保障和自然灾害抢修档案3.4 科技档案的分类方法3.4.1 基本建设档案包括在新建、改建、扩建中从预可研、可研、设计、施工、竣工、验收中形成的各种文件材料、图纸、声像档案。3.4.2 基本建设档案分类是线别，属类是阶段、专业和里程。3.4.2.1 线名代码取线路名称汉语拼音的第一个字母，当线名代码中有两个汉语拼音字母完全重复时，应取第一个汉字汉语拼音的最后一个字母小写在右下角加以区别（见示例1）。如果小字母再有重复时，可取第二个汉字拼音字母中的一个与其不相重复的字母，写在右下角加以区别（见示例2）。示例1：如锦承（JIN CHENG）线，取JCn；京承（JING CHENG）线，取JCg。 示例2：如沈大（SHEN DA）线，取SDn; 沈丹（SHEN DAN）线，取Sda。3.4.2.2 铁路线路（干线）名称的代码（详见下表）与支线线名的代码不能重叠（详见附录十七）。3.4.2.3 基本建设阶段代号，见下表：阶 段代码备 注勘测设计预可行性研究阶段1可行性研究阶段2初步设计阶段3施工设计阶段4施工竣工养护维修阶段施工竣工养护维修阶段5包括：工程日志、各种试验记录、检查证、建交表、竣工图、交接验收报告、工程技术总结、养护维修等3.4.3 科学研究档案分类，一般按专业划分。属类按专题项目号划分；例：“闽江特大桥2108米栓焊钢桁梁全悬架设法”科技档案的分类编号科研档案类别代号表代号取字项 目 种 类Y研科研项目等G革“双革”、合理化建议、“QC”成果等J教技术教材、著作等L论论文、学术报告、工程技术总结F法优秀工法等3.4.4 设备仪器档案按照中国铁道建筑总公司设备分类代码进行分类(详见中铁建设运200552号关于印发<中国铁道建筑总公司设备管理号码编制、使用和企业标志喷涂的规定>的通知文件中的附件一)，即任何一台设备的分类代码须由6位数字组成（结构是大类码、小类码、类码、组码和设备名称），按设备顺序号分属类。例：水平钻机的设备档案分类应该是：依据中国铁道建筑总公司设备分类代码表查出其对应的分类代码是“241004”，假设其顺序号是“007”，则其档案的三级分类该是：S（种类）241004（分类）007（属类）；3.4.5 生产技术档案分类代码按照产品项目划分，属类代码按照产品的组部件划分；3.4.6 房地产档案按简化座落号分类，按项目、阶段或栋（排） 流水号分属类（详见附录十九）。房地产简化座落号是集团公司根据已形成的“固定资产统计”台账统一编排的序号，以后所属各单位新建或购置房地产，其档案座落号有变动时，需向集团公司申请；例：集团公司机关（北京朝阳红松园北里二号）房产档案分类编号3.4.7 战备保障档案含战备保障和自然灾害抢修档案，一般按线名(枢纽)分类，按专业、阶段、地点分属类。3.5 基本建设档案各主要专业代号表（铁路、公路工程）：顺号专业名称取字代号顺号专业名称取字代号1综合综合ZH13给水（排）水SH2线路线路XL14房屋房F3站场站Z15电化电化DH4专用线 专用ZY16接触网接网JW5桥梁 桥Q17变配电所变电BD6涵渠涵渠HQ18地亩地亩DM7隧道隧道S19履历薄履薄LB8通信通信TX20机务机J9信号信号XH21车辆辆L10电力电D22环保 环保HB11照明照明ZM23路面路面LM12供电供电GD24路基路基LJ3.6 集团公司所属单位的档案单位代号，一律采用中铁十六局集团公司档案全宗编号及档案单位名称代号(公司办2003151号)。如，“中铁十六局集团第三工程有限公司”，单位代号的汉语简称为“十六集团·三公司”，汉代号为“SLJT·SGS”（见附录十八）。 3.7 科技档案分类编号的代号，采用汉语拼音字母和阿拉伯数字。如果一个分类中的科技档案较少，也可去掉属类代号。在“档案号”中，各类号之间用“·”联结（或隔开）。4 科技档案移交进馆及归档范围的划分 4.1 科技档案归档范围的划分原则是：4.1.1 基本建设档案：集团公司本级自行承揽、承建的工程项目，由集团公司直属项目部参照科技档案归档范围及保管期限表中“施工单位”的收集范围，收集整理并向集团公司档案馆归档。以集团公司名义承揽、由所属单位组织施工的工程项目，由施工单位负责整理，分别向集团公司和本单位档案部门归档;集团公司保存反映工程建设全貌的综合性、总结性材料及图纸的原件，施工单位保管竣工资料及图纸。所属单位自揽并承建的工程项目，除高、新、尖、难工程需向集团公司归档外，一律由施工单位自行归档保存。属集团公司保管的工程项目中的综合性的孤本材料，如中标通知书、施工承包合同、开工报告、工程竣工验收报告等，由集团公司保管原件，所属单位保管复印件。 4.1.2 科技研究档案：由总公司组织或上级机关鉴定审的科研成果、论文、工法、技术总结(包括技术革新和合理化建议)以及引进技术、出席国外学术会议和出国考察、学习形成的科学研究档案由集团公司及相关单位归档；集团公司及所属单位自行安排的科研项目所形成的档案，由所属单位归档保管。 4.1.3 设备仪器档案：属于哪一级出资购置的设备仪器，其档案资料即由哪一级档案部门保管；本级机关办公、计量测试、卫生等使用的设备仪器档案，由主办部门整理后移交本级档案部门归档保管。对不便集中保管的设备仪器的个别档案资料，如机械台帐、履历簿等暂由具体的使用单位保管至3年后交档案部门保管。 4.1.4 房地产档案：产权属集团公司的小型(基建)项目，其档案由集团公司和使用单位各保管一份，其中房地产基本资料原件由集团公司保管，使用单位保存复印件。所属单位形成的本级房地产资料由各单位自行归档保存。 4.1.5 生产技术档案：所属单位自行设计、制造的产品形成的档案，由形成单位档案部门保管。4.1.6 战备保障档案：战时铁路抢修和自然灾害抢修活动中形成的档案，由集团公司及参加抢修抢建单位的档案部门分别保管，集团公司保管原件，抢修抢建单位保存复印件。4.2 总公司档案馆归档范围。为储备技术创新成果、积累重点工程建设业绩和企业增项资质、增强总公竞争实力，总公司将从所属集团公司、公司、项目部收集、进馆部分重要科技档案。主要是：基建工程中的高、难、新、尖重点工程及采用新技术、新工艺、新设备、新材料，知名度高，具有长远查考利用价值的综合性、依据性、总结性材料、图纸、表报等，由所属单位档案部门向总公司档案馆移交归档；科研档案主要收集获得国家、铁道部(含省、市)及总公司以上奖励的科研成果、论文、著作、技术总结、工法QC成果、优质工程、合理化建议和技术创新等内容，其中科研成果、论文、著作、技术总结、工法材料由总公司科技部移交归档；QC成果材料由总公司企管部移交归档；优质工程材料由总公司安质部移交归档；合理化建议和技术创新成果由总公司工会移交归档；房地产档案由机关基建办公室或物业管理部门移交归档。4.3 移交建设单位的档案，按其要求组织进馆。4.4 每个保管单位整理完毕后，要填写科技档案案卷目录(见附录四)和科技档案总目录(见附录五)。 4.5 案卷归档时，由移交单位组卷人填写“科技档案移交清册”和“移交目录”一式二份，由交接双方清点、签字、盖章后各存一份(见附录六、附录七)。档案部门对接收的科技档案，要及时登记，填写科技档案收进登记簿(见附录八)。 4.6 科技文件材料的归档时间，可按工程程序分期分批归档，也可在全部科技文件材料形成后一次归档。一般情况下，基本建设档案应在每个工程项目或阶段竣工验收之后归档；科技研究档案应在每项科研课题完成或停止之后归档；设备仪器档案应在每项设备仪器安装、调试并正式投入使用、运行之后归档；生产技术档案应在每项产品定型或批量生产之后归档；房地产档案应在工程竣工办理移交后三个月内归档；战备保障档案应在每个项目完成(竣工或批准)之后归档。5 科技档案的保管和借阅工作5.1 归档的科技档案，必须保持其历史的真实面目，不得任意修改。必须修改时，要由原归档单位的有关科技人员负责进行，并须履行审批手续。遇有特殊情况，应对科技档案进行全面或重点检查并做出详细记录，发现档案破损，要及时修补或复制。 5.2 档案部门要建立并严格执行档案利用制度，借阅科技档案应填写档案借阅登记簿(见附件十四)。借阅科技档案的人员，必须保持案卷的完整与安全，不得转借、拆散、涂改、抽换、损坏、丢失和泄密。5.3 借阅科技档案时，应严格执行科技档案借阅制度。各部门原则上只能借阅本部门形成的科技档案，借阅其他部门形成的科技档案，须经有关部门领导批准；外单位借阅本单位科技档案时，应持有单位介绍信和个人证件，经单位领导或业务主管领导批准后方可借阅；借阅具有知识产权和商业秘密的科技档案，须经获得专利单位和专利权人批准；借阅房地产档案的原始房产证时，须经房产部门同意和单位领导批准。归档的底图，除经批准作修改、复制外，一般不准借出档案馆。5.4 借阅科技档案时，须认真登记、签字。归还时，档案工作人员要详细检查、注销，并注意收集、积累利用效果实例。6 科技档案的鉴定和销毁6.1 科技档案应定期进行鉴定。鉴定工作由鉴定小组组长牵头，科技档案管理人员和有关业务部门技术人员参加。鉴定小组进行鉴定时，要逐卷逐页进行审查，既要考虑当前的利用价值，又要考虑长远需要，对确实失去保存价值的科技档案，应剔出销毁。62 科技档案保管期限分为永久(50年以上)、长期(15年50年)、短期(15年以下)三种。确定科技档案保管期限的基本原则是： 6.2.1 对于工作查考、经验总结、科学研究等方面具有长远利用价值的科技档案，都应永久保存。 6.2.2 在一定时期内具有利用价值的科技档案分别为长期或短期保存。 6.2.3凡是介于两种保管期限之间的科技档案，其保管期限一律从长。6.3 鉴定工作结束后，由鉴定小组提出科技档案的存、毁鉴定报告，并附销毁清册和销毁目录(详见附录十五、附录十六)，经鉴定小组组长总工程师或单位技术负责人签认，并报经企业法定代表人或单位行政主官审核批准后，指定专人到指定地点销毁，以防泄密。 7 科技资料工作7.1 科技资料是基本建设、科学研究等工作必不可少的有保存价值的辅助材料。机关各部门及所属单位均有义务和档案部门提供科技资料。凡是孤本的科技资料和机密资料应交各级档案部门保管。7.2 档案部门保管的科技资料，应编制资料目录，便于查找利用。8 附 则8.1 本细则适用于集团公司所属单位。8.2 本细则附录有：附录一、中铁十六局集团有限公司科技档案保管期限表附录二、科技档案卷内目录式样附录三、科技档案备考表式样附录四、科技档案案卷目录式样附录五、科技档案总目录式样附录六、科技档案移交清册封面式样附录七、科技档案移交目录式样附录八、科技档案收进登记簿式样附录九、科技档案盒规格尺寸附录十、科技档案盒封面式样附录十一、科技档案盒背脊式样附录十二、科技档案案卷软封面（铁路、公路工程）式样附录十三、科技档案案卷软封面（其它工程或其它类别科技档案）式样附录十四、档案借阅登记簿式样附录十五、科技档案销毁清册封面式样附录十六、科技档案销毁目录式样附录十七、铁路线路（干线）名称代码表附录十八、中铁十六局集团公司档案全宗编号及单位名称代号表附录十九、中铁十六局集团有限公司房产座落编号附录一中铁十六局集团公司科技档案保管期限表一、基本建设档案序号归 档 文 件 材 料 名 称保存单位和保管期限集团公司