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    酒店财务部经理管理手册.docx

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    酒店财务部经理管理手册.docx

    实 务 篇FIN01请 大 声 念 :l 我是*国际大酒店的财务总监 这是您的岗位l 我是一名优秀的*国际大酒店的财务总监 这是您的现在l 我将会做的更好 这是您的将来目 录FIN01让我们从这里了解您的岗位。1什么是计划。 2为什么要制定计划。3计划 工作。 4心中有数 - 看看您的日常工作。6管理实务 需要您参加的会议。7 需要您主持的会议。15Just do it ( 请履行您的职责 ) 签批用款申请。20 合理筹集调度资金。21 组织编制年度财务预算。22 督导财务表、帐的按时、准确的完成。23 拟订部门工作计划,并逐级落实。24 督导、落实年度财务决算。25 做好部门工作总结及对下属的考核。26 向总经理汇报财务工作情况。27 目 录FIN01规矩与方圆 管理制度之一:部门行政管理制度。28 管理制度之二:财务部员工管理制度。30 管理制度之三:财务人员责任与制度。32 管理制度之四:财务人员行为准则。34 管理制度之五:财务部例会制度。35 管理制度之六:财务资料管理。37 管理制度之七:工作汇报制度。41 管理制度之八:内部晋升制度。42磨刀不误砍材工 您在培训方面的作用。44高瞻远瞩 建立部门培训体系。45 这是您要做的。46 讲解、示范、操作、总结四步培训法。47 如何确定部门培训方向。49 如何制定培训内容。50 如何考核培训效果。51让我们从这里了解您的岗位FIN01ÿ 揭开面纱ü 起草财务制度(如成本控制、资金管理、 物资管理等)。ü 督查、落实上述制度。ü 编写年度、季度、月度、财务预算和工作计划。ü 检查会计核算和成本控制的运做。ü 审核年、季、月度财务报表。ü 编制*国际大酒店的财产管理条例。ü 督查、落实上述条例。ü 监督*国际大酒店的经营、收支情况。ü 确保*国际大酒店的经济活动遵循国家法规制度。ü 什么是计划?FIN01 计划就是对您和您领导的团队将要完成任务的步骤和结果的概述。它可以是 一个流程图也可以是 一张时间表还可以是 一份行动方案稿 元旦促销方案 销售代表工作日程 市场分析。 8“00 查阅报表 拟定方案。 9:00。 为什么要制定计划?FIN01 每一项工作在工作前制定计划,工作时按 照计划去开展,工作完成后及时总结、修正计 划。将会让您的工作有条不紊,效率极大提高! 计划将会保证您工作ü 始终保持事物发展的正确方向ü 工作有一致性ü 工作有一贯性ü 打破经验主义的框框,摈弃工作的随意性计划 工作FIN01 要点: 计划您的工作 工作您的计划 c 工作计划:¥ 明确展示酒店的工作要求。 ¥ 联结部门工作特点,内容全面。 ¥ 结合实际,重点明确,便于层层落实。c 经营计划:¥ 以*国际大酒店经营方向为依据。 ¥ 以*国际大酒店资源投入的顺序为基础。 ¥ 能作为管理评估,控制的标准。¥ 能包含以下拓展因素: 市场目标 社会责任目标 生产目标 改善管理和人力开发目标 产品开发目标 财务目标及获利目标计划 工作FIN01c 培训计划: ¥结合酒店总培训计划的要求¥结合本部门业务工作的特点¥结合本部门服务工作的要求¥时间安排合理内容重点突出有成效¥培训阶段有总结有考评心中有数FIN01 $ 看看您的日常工作吧 J 签批各种用款申请 J 合理筹集调度资金 J 组织编制预算 J 安排部门日常工作 J 拟订工作计划 J 清理财务帐目,做好年终决算 J 财务部工作总结,考核评估 J 向总经理汇报日常工作管理实务FIN01& 这些会议需要您的参加:ü 每日工作晨会ü 每周工作指令会ü 经营分析会ü 质量培训会ü 消防安全会ü 每季信用会议 还有外部的主管单位会议更进一步FIN01语言精练内容全面0 准备充分参加会议1 每天上午 的*国际大酒店工作晨会: 地点:要点:ü 准时参加会议。ü 查阅昨日的营业日报表。ü 审计报告单。ü 准备开会资料。ü 适时地反映情况。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 每周一上午 的*国际大酒店一周工作指令会: (注: 和当日晨会合并)地点:要点:ü 准时参加会议。ü 检查上周工作指令会完成情况。ü 汇报上周酒店营业收入业绩。ü 总结财务部的一周工作要事。ü 收集需要通报、协调的工作内容。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 经营分析会 时间: 地点: 要点:ü 准时参加会议。ü 汇报酒店员工工资额度变化情况。ü 适时提出合理建议,合理使用人力财力。ü 报告上一季度客房销售状况。ü 报告上一季度客房营业收入、利润比率。ü 仔细阅读餐饮营业状况表。ü 分析餐饮成本、费用率。ü 报告成本变化的具体细项。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 质量培训会: 时间: 地点:要点:ü 准时参加会议。ü 了解酒店目前可提供的服务质量状况。ü 分析当前酒店存在的服务质量的不足。ü 协调和其他部门有关服务质量问题。ü 调查培训需求。ü 提出改进服务质量的培训课题。ü 检查、落实培训效果。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 消防安全会: 时间: 地点:要点:ü 准时参加会议。ü 了解酒店目前的消防、安全方面的状况。ü 检查消防设施、工具的完好程度。ü 了解酒店当前消防、安全工作中存在的不足。ü 通报其他单位出现的重大消防、安全事故。ü 适时提出合理的消防、安全方面的改进建议。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 每季的酒店信用会议, 时间: 地点: 要点:ü 准时参加会议。ü 全面了解酒店的信用情况。ü 掌握信用工作中的重点、难点。ü 及时汇报、协调信用关系。ü 会后及时跟进,积极配合,协调安排。更进一步FIN010 准备充分参加会议1 所属地区旅游、财税、物价会议: 要点:ü 准时参加会议。ü 及时汇报、跟进、调整酒店的财务状况。ü 保证酒店利益。ü 符合国家的财税政策。管理实务FIN01& 需要您主持的会议:ü 每月各部门经营状况分析会ü 每月部门餐饮成本核算会议ü 前台结帐服务质量分析会ü 本部门信用工作会议更进一步FIN010 准备充分主持会议1 每月各部门经营情况分析会, 时间: 地点:要点:ü 准时参加会议。ü 通报各部门经营情况。ü 汇报预算完成情况。ü 研究采取的相应措施。更进一步FIN010 准备充分主持会议1 每月部门餐饮成本核算会议, 时间: 地点:要点:ü 准时参加会议。ü 了解当月餐饮收入、成本状况。ü 掌握核算中发现的成本的增、减因素。ü 讨论应改进或加强控制的重点。ü 重大因素需会同餐饮部书面报告。ü 特殊因素需重点汇报解决。更进一步FIN010 准备充分主持会议1 每月前台结帐服务质量分析会, 时间: 地点:要点:ü 准时参加会议。ü 总结近期工作情况。ü 分析大堂质检报告及客人投诉。ü 提出改进措施。ü 加强监督管理。更进一步FIN010 准备充分主持会议1 本部门信用工作会议: 要点:ü 准时参加会议。ü 认真听取信用工作人员汇报。ü 了解应收款中的难收帐户的详细资料。ü 提出对难收帐户的下一步追收方案。ü 协调与其他部门之间出现的有关信用方面的问题。Just do itFIN01一 步 一 个 脚 印 & 请履行您的职责 签批用款申请要点:ü 申请单应填写清楚、完整。ü 签批手续完全符合程序的要求。ü 申请的用途明确。ü 申请内容属实。ü 认真签上您的名字、日期。Just do itFIN01 合理筹集调度资金要点:ü 全面掌握资金的使用情况。ü 分清轻、重、缓、急的不同需要。ü 合理使用、调配资金。ü 努力降低周转成本。Just do itFIN01 组织编制年度财务预算要点:ü 及时请示酒店总经理确定下期经营目标。ü 编制财务预算的要求及格式。ü 布置部门成员做好当期的结算工作。ü 安排人员查录历史业绩资料。ü 下达下期预算上报表单。ü 收集预算上报的原始资料。ü 汇总、核实、讨论、定案。ü 由总经理下达第二年经营指标。Just do itFIN01 督导财务表、帐的按时、准确的完成要点:ü 根据组织机构职能表准确安排工作。ü 明确任务,提出标准。ü 按时检查,按期汇报。ü 按质量要求审阅上报。Just do itFIN01 拟订部门工作计划,并逐级落实要点:ü 组织召开部门主管工作会议,传达工作计划。ü 明确工作、任务要求。ü 审核各个班组的工作计划。ü 汇编财务部门工作计划,上报总经理。Just do itFIN01 督导、落实年度财务决算要点:ü 征询总经理的意见。ü 下达年度决算要求。ü 安排专人负责决算中清理帐目的注意事项。ü 汇报决算中需讨论的问题。ü 完成年度决算工作。63Just do itFIN01 做好部门工作总结及对下属的考核要点:ü 召开部门主管工作会议。ü 布置年度工作总结要求。ü 检查本部门的工作是否符合酒店的要求。ü 找出工作中的不足,提出改进措施。ü 做书面总结,按期上交。ü 总结应文字精练,概念清楚。ü 考核公正、全面。Just do itFIN01 向总经理汇报财务工作情况要点:ü 每月按时向总经理汇报酒店的财务状况。ü 对于财务上的紧急、突发事项随时报告、请示。ü 协助总经理做好酒店的各项经营活动。规矩与方圆FIN01 管理制度之一:部门行政管理制度 ¨ 每位员工请严格遵守酒店员工手册中 各项规定。¨ 财务部作息时间为:ü 本部门实行双休,每周工作40小时ü 每周一至周五 AM8:00PM21:00 其中PM18:00-PM21:00为晚间值班ü 每周六至周日AM9:00PM20:00ü 周末轮流值班,值班者与平时调休ü 实行签到/签退制度¨ 晚间及周末值班均为正式班次,不得在 上述时间从事与工作不相符的事情。¨ 请假、调休、换班等均请事先报请部门 经理批准。规矩与方圆FIN01¨ 部门文件柜钥匙由文员负责保管,他人不得 使用。特殊情况借用后,请务必即归还。¨ 每位员工对于上司交办的事项,在跟办处 理后,不论结果如何,请主动向上司汇报 进展。¨ 财务部后台员工每日下班前,请将当日所做 主要工作详细记录,以备随时检查。¨ 部门设有告示白板,每位员工请随时留意 所载告示。凡白板公告内容视作已通知到 本人,不允许推委不知。¨ 部门经理签署的传阅文件,请及时阅览、 并做好适当摘抄。规矩与方圆FIN01 管理制度之二:财务部员工管理制度 ¨ 严格考勤打卡。如有外出业务应先到部 门打卡签到,经部门经理批准后方可外出。 因工作原因,不能及时打卡,请及时向部 门经理说明原因。¨ 上岗穿酒店制服,外出可穿便装。不论何 种场合,都请注意衣着符合职业礼仪要求。 ¨ 因工作原因,进出客区,请走员工通道。 陪同客人,可以乘坐电梯。¨ 接待客户的在店各项消费,均按照先申请, 后执行的程序办理。¨ 注意使用礼貌敬语。接电话先说:“您好, 财务部某某”。遇有客人前来部门洽谈业 务,请主动问候客人、倒茶,并即刻联规矩与方圆FIN01 系客户寻访同事。各种场合遇见酒店领导 和其他部门同事主动问好。¨ 补休、调休、换班等均需及时报告部门经 理。杜绝先行后报。遇酒店重大接待活动 等期间,不允许休息、调班。¨ 请遵守员工手册每一项工作管理条款。 规矩与方圆FIN01 管理制度之三:财务人员责任与制度 ¨ 财务总监全面负责酒店的财务运行活动,合理调配经济资源,致力实现酒店 经营目标。¨ 酒店总经理按时向财务总监下达各项 经济指标,并给予相应的权利和利益。¨ 财务总监组织部门全体员工共同完成总 经理下达的各项指标和任务。并根据前、后台工作性质的不同分别下达具体目标。¨ 财务总监将努力为全体部门员工营造出 宽松、和谐的工作氛围。¨ 部门的所有员工有明确的权责范围。 规矩与方圆FIN01 ¨ 财务部员工有责任保守酒店财务机密。 ¨ 财务人员负有协助酒店其他部门开展正常 工作的职责。¨ 对于超越权限的问题,请先向上级汇报, 经批准后执行。¨ 财务人员有责任协助酒店其他部门完成信 用等方面工作。 规矩与方圆FIN01 管理制度之四:财务人员行为准则 ¨ 请向客人和同事展示出财务人员的积极与真诚。¨ 主动向遇到的每位宾客和同事问好。¨ 尽可能用宾客姓名称呼客人。¨ 每位新员工上岗都要经过部门内部的专业 培训。¨ 熟知酒店概况、各餐厅、娱乐场所等营业 部门的营业时间、价位和服务内容。¨ 保持工作区域应有的整洁和必备的工作用 品。¨ 熟知国家有关酒店方面的财务政策。¨ 接听电话请使用礼貌用语,主动报出您的 部门、姓名。¨ 工作期间,无故不得进入各部门办公区域, 不得与工作无关人员闲谈。¨ 自觉遵守员工手册的每一项条款。规矩与方圆FIN01 管理制度之五:财务部例会制度 财务部例会是部门经理主持,部门 全体人员参加,部门内部举行的管理会议。 ¨ 部门例会有ü 每日早晨酒店部门经理晨会后的部 门早例会。ü 每周三下午15:0016:00的前台 服务质量例会。(时间待定)ü 每周五下午16:0017:30的管理 例会。(时间待定)¨ 部门例会内容ü 及时传达酒店一周工作指令会要 求。ü 部门经理听取员工工作情况反映, 给予指示和帮助。 规矩与方圆FIN01 ü 部门经理听取文员、信用、采购、成本、结帐工作情况汇报,给予指示。ü 员工自我分析工作中存在的问题,并提出 解决办法。ü 分析、处理客户投诉、把握客户需求。ü 及时听取员工有关帐务方面的问题反应。ü 部门经理、部门培训员组织员工进行业务 培训。ü 部门经理对部门工作做出指示和安排。 规矩与方圆FIN01 管理制度之六:财务资料管理 ¨ 我们要管理哪些档案资料ü 原始凭证资料Ø 酒店客房、餐饮、康乐帐单 Ø 以上帐单之后所附带的各种小单ü 财务资料报表Ø 信用客户资料Ø 长包房客户资料Ø 旅行社客户资料Ø 各类协议合同Ø 成本日、月报表Ø 每日、月信用报表Ø 酒店营业收入日报表Ø 各类总帐报表规矩与方圆FIN01 ü 合同、协议Ø 信用协议 Ø 临时优惠协议Ø 合同副本Ø 空白文本ü 行政文件资料Ø 本部呈报l 请示l 报告l 简报l 意见l 申请单Ø 本部发文l 转发文l 至各部门文件或通知Ø 酒店各部门往来文l 酒店下发的各类文件l 酒店会议纪要规矩与方圆FIN01 l 酒店任免通知l 各部门来文Ø 酒店外来文件l 国家、省、市旅游机构文件l 有关职能部门文件Ø 业务通讯l 信件l 传真l 网上信息l 电话记录Ø 部门内部管理制度l 部门规章制度l 部门会议纪要l 部门建议报告l 请休假制度l 值班制度Ø 经营管理空白表格 规矩与方圆FIN01¨ 怎么管理这些资料ü 存放Ø 使用抽屉式档案柜,专柜存放Ø 制定资料管理索引办法l 字母索引l 笔画索引l 分类索引l 电脑索引ü 管理Ø 指定部门文员专职保管Ø 无用资料立即销毁ü 建立完善的资料查阅、使用手续¨ 谁来保管和使用?ü 公用资料、不涉及酒店机密的宣传册、 报价单等,财务人员可以直接使用ü 合同书、营业报表、酒店政策文件由部 门文员保管ü 各类资料查阅必须在本部门完成,任何 资料均不得外传规矩与方圆FIN01 管理制度之七:工作汇报制度 财务人员经常会单独开展财务工作,因 此,要求每个财务人员有强烈的工作责任心、 遵守纪律,能够坚持工作汇报制度。¨ 每位员工能够做出有效率的工作汇报。¨ 每次外出采购回来,请立即完成采购报告。 一式二份,正本上交部门经理,副本留存。¨ 信用人员所收到的正式签署每一份协议书、 意向书、合同等,均应先向部门经理汇报, 征询意见,然后签订。¨ 每年1月最后一周周一下午,举行部门年 度工作总结会议。每位财务人员对上年度 工作进行总结汇报。¨ 每周、每日部门例会均是员工对工作进行 汇报的机会,提倡开展批评与自我批评, 积极听取部门经理和同事的意见。¨ 对工作中不确定的问题,更应主动汇报。规矩与方圆FIN01 管理制度之八:内部晋升制度 ¨ 晋升目的 本着公平公开的原则,合理进行财务人 员资源的调配,达到“人尽其才,才适其位” 用人宗旨。¨ 晋升原则 职位出现空缺,优先考虑酒店内部员 工,从内部调整或晋升。在没有合适人选 时,考虑从外部招聘。¨ 晋升程序ü 填写员工增补申请表,呈交财务部 经理ü 由财务总监向行政部提出用人申请规矩与方圆FIN01¨ 晋升依据ü 晋升者应具备晋升的技能ü 有相关财务工作经验和资历ü 在职工作表现优秀ü 具有突出的适应能力、工作潜能ü 完成职位相应的训练课程ü 提供接替职位的人选 ¨ 晋升方法ü 个人资料审查ü 进行晋升考核ü 提交自我述职报告ü 由部门经理会同行政部经理进行面谈ü 报请驻店经理批准¨ 晋升任命 所有晋升人员均应有三个月的试用 期,合格后方可正式任命。因晋升变动职 务,薪资自变动之日起重新核定。磨刀不误砍材工FIN01o 您在培训方面的作用: ü 确定培训体系 ü 确定培训方向 ü 制定培训内容 ü 考核培训效果高瞻远瞩FIN01我的作用很重要培训很重要建立部门培训体系: 行政部经理 人事培训经理 财务总监采购经理 结帐经理 信用审计经理 成本经理 会计核算经理 全体员工 全体员工 全体员工 全体员工 全体员工高瞻远瞩FIN01这是您要做的:ü 督导财务部培训体系的正常运转。ü 参加酒店行政部组织的培训会议。ü 在规定时间内完成行政部要求上交的计划。ü 合理安排员工的培训时间。 高瞻远瞩FIN01 讲解、示范、操作、总结四步培训法 ¨ 讲解,这是培训的第一步ü 首先,请准备好您所有需要的教具Ø 装有资料、案例的活页夹。(可能的话,每 人一份)Ø 各种表格。(经营分析表、财务报告等)Ø 投影仪Ø 若干纸张ü 开始讲解,让培训内容围绕目的而展开。Ø 财务人员明确他将学到什么知识。Ø 财务人员明确他将获得什么技能。Ø 财务人员明确他将得到什么提高。¨ 示范Ø 准备足够的示范案例来辅助、强化讲解的 内容。Ø 亲自语言示范和教具模拟示范。高瞻远瞩FIN01 ¨ 操作ü 在您的指导下,让本部成员去做,通过动 手更好消化理解、吸收培训者讲解的内容, 变成自己的东西。¨ 总结ü 在培训的最后阶段,让培训者和受训者 一起对前三个阶段的内容进行回顾、总结, 强化受训者正确掌握的技能和知识,指 出并改正受训者仍存在的错误。 讲解 示范 操作 总结,是掌 握领会知识不断重复并逐步提高的过程,每 个培训项目总是始于讲解,经过示范、操作、 归属到总结,由总结再循环至新的讲解。高瞻远瞩FIN01如何确定部门培训方向要点:ü 结合*国际大酒店的实际特点。ü 符合酒店的经营目标。ü 结合行政部的总培训要求。ü 结合财务部的具体特点。ü 联系酒店的重要事件、突发事件。高瞻远瞩FIN01如何制定培训内容要点:ü 针对工作中出现的问题。ü 针对业务中的重要程序。ü 针对提高服务质量和业务技能。ü 明确培训预期达到的效果。ü 有培训的考核方案。高瞻远瞩FIN01如何考核培训效果要点:ü 全面了解培训所取得的成果。ü 掌握培训中存在的不足。ü 分析培训中存在不足的主、客观原因。ü 提出具体的改进措施。管理随想:

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