档案管理部五好班组工作手册.doc

档案管理部档案管理部五好班组工作手册五好班组工作手册 天津中海石油工程管理咨询有限责任公司天津中海石油工程管理咨询有限责任公司 二一年七月二一年七月 档案管理部五好班组工作手册 1 目目 录录 第一章第一章 总则总则 2 2 一、目的：. 2 二、范围：. 2 第二章第二章 职责与分工职责与分工 . 2 2 一、班组职责 . 2 二、岗位设置 . 2 三、岗位职责 . 3 第三章第三章 管理制度管理制度 . 4 4 一、资料管理规定 . 4 二、档案管理制度 . 34 第四章第四章 活动目标活动目标 . 3838 一、记录工作过程： . 38 二、体现工作标准： . 38 三、界定工作责任： . 39 四、为追溯提供书面依据： . 40 五、体现监理权力和力度： . 40 第五章第五章 五好标准五好标准 . 4141 一、 制度建设好 . 41 二、 安全作业好 . 41 三、 技能达标好 . 42 四、 作风形象好 . 42 五、 生产服务好 . 42 第六章第六章 考核标准考核标准 . 4343 一、 考核要求： . 43 二、 考核内容： . 43 三、 “五好”班组活动考核评分表 . 47 档案管理部五好班组工作手册 2 第一章第一章 总则总则 一、目的： 为了贯彻公司五好班组建设， 提高班组管理水平， 为班组各项工作提供标准和依据， 从而为各项目组提供更优质的服务， 努力争创渤海公司 “五好” （ 制度建设好、 安全作业好、技能达标好、 作风形象好、生产服务好）班组，特制定本手册。 二、范围： 本手册规定了职责与分工、岗位工作标准、 第二章第二章 职责与分工职责与分工 一、班组职责 1、 保质保量完成所承担的工作任务，即：每个工程项目的资料管理； 2、 贯彻“安全第一，预防为主”的方针，认真执行管理体系。 3、 强化班组管理，严格执行国家相关规范、标准，岗位责任具体明确，经常开展培训活动，积极推行现代化管理的方法和手段。 4、 积极开展“5S”管理活动，工作环境整洁干净。 5、 积极开展节能减排活动。 6、 加强班组文化建设，创建和谐班组。 二、岗位设置 设主管 1 人，资料员 1 人，公司根据工程项目的特点安排资料员。 档案管理部五好班组工作手册 3 三、岗位职责 1、档案管理部主管职责 档案管理部内各项工作的第一责任人，承担档案管理部内各项工作的管理责任； 负责服务质量、安全、环境保护以及其他各项工作的部署、监督、落实； 组织带领员工搞好本班组的管理工作，全面完成各项经济技术指标，争创“五好”班组； 档案管理部主管是本班组的安全第一负责人。要严格执行企业标准、管理体系和各项规章制度，开展经常性的安全教育，坚持“五想五不干” （即安全风险不清楚不干、安全措施不完善不干、安全工具未配备不干、安全环境不合格不干、安全技能不具备不干）和对事故“四不放过”（即事故原因没有查清不放过、 事故责任者没有严肃处理不放过、职工没有受到教育不放过、防范措施没有落实不放过）的原则，按期档案管理部主管 荣利华 资料员 常莉华 档案管理部五好班组工作手册 4 组织安全活动。 负责班组对内/外的联系与沟通，解决实际问题，保证班组工作的正常运行； 组织搞好班容班貌建设。 定期组织培训，贯彻相关政策。 制定、完善班组的各项管理制度。 负责对实习员工专业技能、政治思想、安全等方面的培训工作。 做好班组的思想政治工作，关心班组成员的思想、工作和生活。 定期巡视各工程项目的资料管理工作。 完成领导交办的其它工作。 2、资料员职责 在行政上受主管的领导，在工程项目上负责本项目的资料管理。 熟悉本专业的技能要求。 服从指挥，认真执行各种规章制度。 负责项目监理部各类监理资料收集、登记、分类、整理和保管工作。 负责对项目监理信息的整理工作。 负责项目监理部的文印工作 向专业监理工程师沟通项目监理情况并及时向总监理工程师汇报。 完成领导交办的其它工作。 第三章第三章 管理制度管理制度 一、资料管理规定 1、监理资料的搜集与管理： 档案管理部五好班组工作手册 5 监理项目部在签定委托监理合同之日起， 就应为监理资料建档， 并进行搜集整理和保存， 项目总监理工程师应对监理部的资料管理负总责， 并有权分配资料管理权限；专业监理工程师对本专业资料的编制、审查、记录台帐、搜集、整理负责。对公司大型的项目，经公司批准可以设专职资料员协助、指导工作。 （1）咨询公司资料验收流程： 注释：注释： 档案管理部主管验收资料， 对于不合格项的整改应有书面的函件，并限定整改期限，由咨询公司经理签发备忘录，返还监理项目部总监理工程师整改，总监理工程师根据责任人令其整改完毕返还。 合格 开工前交底 监理过程中收集、整理、审核 专业监理工程师负责本专业资料 总监理工程师初步验收 档案管理部验收 整理、装订 向甲方移交 不合格 档案管理部五好班组工作手册 6 （2）要求： 工程资料应与工程同时、同步。 监理工程师应分类建立统计台帐或目录，监理资料必须进行分类整理保存，整理应按日期顺序排列，及时编号，登记台帐或目录，便于查阅和检查。 归档文件的内容必须真实、准确、签章齐备、书写材料必须耐久、清晰，不得使用铅笔、红色和纯蓝墨水、圆珠笔等易褪色材料书写。 所有资料的签收、日期、盖章应齐全。 物资报验及工序报验（A6、A7）必须写清楚属于哪个分部、分项，并对其按顺序编号。 专业监理工程师对处置问题的过程所形成的资料进行整理合并、循环闭合 一个工程项目有几个单体工程时，其资料应独立成册。每册按分部、分项、检验批依次整理 （3）监理项目部应整理和保存的资料： 注：以下资料具体负责人由总监理工程师根据管理需要具体分配。 合同类文件：包括各种合同和委托授权书。 勘察设计类文件： 包括地基勘察报告、 测量基础资料、 工程设计文件、施工图审查合格证印件、设计变更，图纸会审、洽商记录等。 监理规划类：包括监理规划、监理实施细则、旁站方案、总监授权书、项目部人员配置（调整）通知书、监理人员岗位证书印件。 综合管理类文件：包括施工许可证印件、监理交底文件、承包单位现档案管理部五好班组工作手册 7 场管理、技术管理和质量保证体系资料、施工组织设计、安全及安全用电施工组织设计、 各种施工方案、 专项方案、 分包单位资格报审表、工程开工报审表等。 进度管理类文件：包括施工进度计划报审表（总进度、季、月或旬进度计划） 、进度管理的监理通知单以及回复单，有关工程进度的联系单。 质量管理类文件：包括工程物资进场报验申请表、各类工程报验申请表、分部（子分部）工程报验申请表，旁站监理记录有关质量控制的监理工作联系单、有关质量管理的监理通知单和监理通知回复单、施工用检测、计量设备检定的证书、工程质量事故资料。 安全管理类文件：包括专门安全技术措施或专项施工方案报审表施工设施（机具措施用材料）备案表、有关安全管理的监理通知单及回复单、有关安全管理的监理工作联系单、工程安全事故资料。 造价管理类：工程概、预算或工程量清单、工程款支付申请表、有关造价管理的监理通知单及回复单、有关造价管理的监理工作联系单、工程竣工结算资料。 合同管理及其它服务类：包括工程暂停令、工程复工报审表、工程变更报审表、工程变更通知单、工程临时（最终）延期申请表等。有关合同争议解决资料。 监理会议记要。 监理日记。 监理月报。 档案管理部五好班组工作手册 8 其它往来函件。 竣工预验收及竣工验收资料。 监理工作总结。 监理业务手册。 现场物证照片。 分部、分项、检验批质量验收记录。 （4）专业监理工程师应整理和保存的资料 除以上总监理工程师分配的资料外，监理工程师应负责本专业的所有资料。 专业监理工程师按工程的分部、分项、检验批的顺序分别汇总各个分部的资料，每个分部的资料应齐全，分类有序，并及时编号。 监理资料应在阶段监理工作结束后及时整理归档 2监理单位的档案管理： 监理资料在监理工作结束后，竣工一月之内，把监理资料按相关规定进行整理装订后保存和移交。 项目监理部在监理过程中形成的监理资料，应有台帐或目录，交由监理单位验收合格后，向建设单位移交。 监理单位应按规定保存监理资料档案。 资料装饰汇总应符合天津市建设工程归档整理规范的要求。 依据资料保存期限，监理单位承担的法定和约定责任相适应。 3、监理控制资料表格使用规定: 津监理津监理 A A 表是承包单位用表表是承包单位用表是承包单位向监理部提交的报审报验用档案管理部五好班组工作手册 9 表，监理在接收后，首先应对表格的使用、填写、签字、盖章是否符合要求进行审查，确认进行相应的处置、审查、审定、检验、确认批复工作。完成监理处置问题工作循环，表格的批复必须是谁主持，谁负责谁审查、审定批复，严禁代签和拖签。 （1）津监理 A1工程开工报审表附津监理 A1-1工程开工报告 适用范围：适用范围：新建工程的开工报审，一个项目部所承包单位工程多个时，开工时间相同的，可以用一表报审，开工时间不同的，应按开工时间分别进行工程开工报审。 审定程序：审定程序：审查工程开工报审表审查开工报告审查附件现场复核落实情况填写审定意见签字确认由建设单位签署意见批复至承包单位。 审定负责人：审定负责人：项目总监理工程师。 （审查附件： 承包单位现场质量管理体系、技术管理体系和质量保证体系已获得项目监理部确认； 设计文件存在的相关问题已经得到解决；施工组织设计（方案）以获得总监理工程师审查确认；有关分包单位的资格已获得总监理工程师审查确认；施工现场管理人员已到位，施工机具、人员已进场，主要工程材料已落实；现进施工环境及条件可以满足开工要求； 测量放线控制成果及保护措施已经项目监理部验收合格。 ） （2）津监理 A2施工组织设计（方案）报审表 适用范围：适用范围：承包单位施工组织设计（方案） ，安全施工组织设计，安全用电施工组织设计和各重要分项工程的施工方案， 安全专项技术方案档案管理部五好班组工作手册 10 等。 审定程序：审定程序：审查表格填写审查附件内容提出审定意见或签发所提出意见监理通知单签字批复建设单位签署意见（确认不符合要求的，必须要求重新补充编制后再进行报审，其审定程序相同） 报审时间：报审时间：施工组织设计开工前（包括安全用电施工组织设计）各种施工方案在施工前报审完毕。 审定负责人：审定负责人：项目总监理工程师。 （3）津监理 A3施工进度计划报审表 控制范围：控制范围：工程总进度计划季、月、旬进度计划，以及进度调整计划。 审查审定程序：审查审定程序：审查表格专业监理审查进度计划签认审查意见项目总监审定意见建设单位签署意见批复。 审查审定人：审查审定人：专业监理审查，项目总监审定，建设单位同意。 注意事项：注意事项：专业监理对表格填写审查不合格可直接批复退回，总进度计划符合合同工期要求，阶段进度计划符合承包单位现场实际情况。 报审时间：报审时间： 总进度计划在开工前， 阶段性计划在每阶段开始前完成。 （4）津监理 A4分包（供货、试验）单位资格报审表 适用范围：适用范围：一般涉及桩基工程，屋面防水工程，塑钢及铝合金门窗工程，幕墙工程，钢结构工程，钢网架工程，铁艺装饰工程等分包单位，有资质的劳务分包单位。 涉及对工程进行主要建筑材料供应供货单位的资质委托试验室的资质。 档案管理部五好班组工作手册 11 审查审定程序：审查审定程序： 审查表格审查附件签署审定意见建设单位签署意见批复。 审定人：审定人：项目总监理工程师或者总监理工程师代表。 报审时间：报审时间：在材料进场前，分包单位进场前，试验单位资质在工程开工前。 （5）津监理 A5工程复工报审表 适用范围：适用范围：项目总监对质量、安全方面签发工程暂停令后，承包单位根据指令隐患或事故消除向监理部申报复工。 审定程序：审定程序： 审查表格审查核查复工条件是否具备签署审定意见建设单位签署意见批复。 审定人：审定人：项目总监理工程师。 注意事项：注意事项： 表格下方三方签收人填写日期， 监理单位签收表日期最早，建设单位签收时间为中， 承包单位签收时间为最后， 是返还施工单位时间，本表格一式三份，各方都必须在三张表格内签收。 （6）津监理 A6工程物资进场报验申请表 适用范围：适用范围：在施工程所有进场材料、构配件、工程中安装的设备，进场的外观质量报审和复试报告报审。 审查程序：审查程序：审查表格填写审查附件现场实物核查外观检验见证取样复试报告审查最终批复审查意见确认。 注意事项：注意事项：单试材料最少一次报验，要求复试材料必须分两次填表报审和审查批复，外观检查，进场后报审，复试报告回来后二次报审。 审查验收审查验收人：人：专业监理工程师或项目总监和总监代表，谁验收，谁档案管理部五好班组工作手册 12 签认。 材料报验申请对于需要复试的待复试报告审查确认后与原附件一并整理，外观审查后及时登记台帐，用以监理复试报告及时报审，再登记复试结果。 （7）津监理 A7报验申请表属工程质量控制通用表 适用范围：适用范围：分项工程报验、检验批报验、隐蔽工程报验、安全和功能检验记录报审、砼试块、砂浆试块试验报告的报验、钢筋焊接抗拉强度、屈服强度试验的报告、以及回填干密度的试验报告报验等。 审查程序：审查程序：审查填报表格审查相关分项工程检验批、隐蔽记录、工程验收方面等附件施工现场按验收规范相关主控和一般项目合格标准检验方法进行检查验收合格批复同意下道工序施工。 不合格批复退回， 附监理通知再行重新报验，监理人员循环本程序。 检查试验报告方面：检查试验报告方面： 审查表格审查试验报告子项目和结果合格确认批复 不合格批复监理的意见要求由委托试验单位进行实体检测再行报验。 审查人：审查人：专业监理工程师，总监理工程师或总监理代表。谁处置谁审查或审定，签字批复，根据监理职责范围界定。 注意事项：注意事项： 本表格没有格式性审查意见， 不同的报验可能有不同的标准格式，监理人员在批复审查、审定意见时要如实填写（填写完整、用语规范、签章齐全）附件签认及时到位。 档案管理部五好班组工作手册 13 对于工程报验验收确认不合格时， 应签署结论批复返还， 作为不得下道工序施工的指令， 整改落实自检后再行报验程序， 几次报验应几次填写报验表。本表格签认必须及时，确保其有效性和时效性。 报验时间：报验时间：提前报验，一般要求最少提前 8 小时。 （8）津监理 A8分部（子分部）工程报验申请表 适用范围：适用范围：各子分部分部工程申报验收。 审查程序：审查程序： 审查表格审查分项工程验收记录专业监理现场处置专业监理签认审查意见 （填表不合格的可直接批复退回） 项目总监批复审定意见结构分部工程（地基、基础主体结构）通知建设单位组织各方参加联合验收。 审查审定人：审查审定人：先专业监理工程师审查，后项目总监审定。 报审时间：报审时间： 涉及结构工程的分部工程在组织正式验收前， 其它分部工程报验在该工程完成后报验。 （9）津监理 A9工程施工预验收报验申请表 适用范围：适用范围： 单位工程竣工由监理部组织工程预验收， 为竣工验收作准备。 审定程序：审定程序： 审查表格填写审查附件 （即各分部工程相关质量控制资料）由项目总监组织现场参建单位，分包单位进行工程实物预验收（分组对单位工程全面检查验收） 合格确认符合验收条件批复同意审定意见与建设单位协商确定工程竣工验收时间对于继续要求整改问题签发津监理 B6-6工程竣工预验收整改意见书施工单位继续组织落实确认不符合验收条件监理部签发监理通知单承包单位整改自检认为档案管理部五好班组工作手册 14 合格后再行重新报审（循环审查审定程序） 审定人：审定人：必须是总监理工程师。 注意事项：注意事项： 单位工程预验收参加人除各单位现场管理人员之外应通知承包单位相关技术负责人参加， 监理机构认为预验收通过的， 但对于认为还有需要整改的质量问题， 必须使用 工程竣工预验收整改意见书 签发，如确认不具备验收条件，预验收未通过提出的整改意见，可用监理通知单签发，必须有回复。 预验收完成并确认符合竣工验收条件， 监理部应填写完成的 工程竣工预验收报告包括津监 B6 1-7 张表格内容，应以预验收结果真实填写和平定。分别签发至承包和建设单位，并自己存档。 报验时间：报验时间：工程预验收前报验。 （10）津监理 A10施工设施（机具措施用材）备案表 适用范围：适用范围：承包单位进场用于工程施工的塔吊、料架木工加工机械，钢筋加工机械，搅拌机械等，脚手架的钢管，扣件密目网安全网等向监理部备案 注意事项：注意事项：本表格监理没有审查责任，不要批复意见，备案时附件要齐全。 备案时间：备案时间：各种用材、机械进场后及时填写备案。 （11）津监理 A11工程款支付申请表 如建设单位给予监理部批复权，应先与建设单位沟通后批复。 （12）津监理 A12工程临时（最终）延期申请表 适用范围：适用范围：依据合同约定，由于建设单位原因可能造成工期拖延，承档案管理部五好班组工作手册 15 包单位提出的工程临时或最终延期申请报审。 审定程序：审定程序：先沟通后签认，首先审查表格填写是否合格。 注意事项：注意事项：使用此表格时，必须注意时间观念，施工单位提交表格的时间应符合要求，原因发生 14 天之内接收，14 天后不接收。接收后 14天之内不批复算默认。 监理单位签收表格时间，应审查后填写。14 天观念作为批复时间从接收时间已经生效。 审定人：审定人：总监理工程师或总监理工程师代表。 申请时间：申请时间：发生后立即报表，申请，注意有时间界线。 （13）津监理 A14监理通知回复单 适用范围：适用范围： 监理通知回复单与津监理 B3监理通知单是一套问题处置用表，体现监理工作因果关系。 监理通知回复单是监理在实施监理过程对于施工违纪行为，质量问题和安全隐患等，进行纠正，签发监理通知单， 要求进行整改和纠正承包单位在接到指令后， 进行整改和落实，经自检认为问题隐患消除，应填报监理通知回复单向监理部申报复核验收。 审查程序：审查程序：审查表格填写及填报的已整改问题应与监理通知单提出问题一致现场复查批复复查审定意见合格确认批复 不合格确认提出继续整改意见（要进行二次审查） 审查人：审查人： 一般准签发监理通知单并进行过程监控处置的专业监理或项目总监及总监代表。 档案管理部五好班组工作手册 16 注意事项：注意事项：有监理通知单，施工单位必须提交相应的监理通知回复单 监理人员对复核审定批复合格意见后， 标志本次从发现到处置问题的结束，是监理处置工作的循环闭合。 （14） 砼开盘申请令津监 A 表 1 日表 适用于砼浇筑前模板安装、 钢筋工程各相关检验批和隐蔽工程均验收合格商品砼厂家已确定，施工方案具备，承包单位填报申请砼开盘。 审查人：审查人：专业监理工程师。 （14） 混凝土拆模申请表 适用于现浇砼、梁、板拆模前，施工单位向监理部提交申请报验，专业监理以设计或规范拆模砼强度的审查为依据， 并根据隔层拆模的原则进行审查批复。 审查人：专业监理工程师。 4、津监理 B 表为监理单位用表， 是监理组织机构建设进行过程质量进度、 安全控制管理提出问题的签发用表，是监理工作的主要措施和手段，签发时应按时、及时。 （1）监理机构组织用表 津监理 B1总监理工程师授权通知书标准表格 适用于工程监理机构组成时对总监理工程师授权，也适用于中间总监理工程师更换，对新派项目总监理工程师重新授权。 签发人：签发人：监理公司法人代表。 签发时间：签发时间：合同登订 10 日内。 接收人：接收人：建设单位现场代表。监理自存二份。 档案管理部五好班组工作手册 17 津监理 B2项目监理部人员配置（调整）通知书 适用于工程开始即监理机构进场时监理人员配备签发， 也适用于过程中出现监理人员调整更换签发至建设单位和施工单位。 签发人：签发人：总监理工程师。 接接收人：收人：承包单位和建设单位，监理部自存二份。 签发时间：签发时间：为合同签定 10 日内。 （2）监理工作措施、手段用表 津监理 B3监理通知单 适用范围：适用范围：监理员、专业监理工程师或总监理工程师对工程中出现违规行为和质量缺陷及问题和事故安全隐患等以书面形式通知施工单位纠正和整改，口头指令，也应补签监理通知单。 签发人：签发人：专业监理或项目总监，谁处置谁签发。 注意事项：注意事项： 所发监理通知单提出的纠正整改问题经施工单位整改后必须有监理通知回复单监理经复查后批复意见。 津监理 B4工程暂停令 适用范围：适用范围：工程中出现违规和质量问题、安全隐患，总监理工程师应签发工程暂停令 ，按规定发生下列情况之一应签发工程暂停令 ： 建设单位要求且工程需要暂停施工的。 施工过程中存在违反强制性标准的行为或合同约定需要进行停工处理的。 施工过程中存在安全隐患或安全问题需要进行停工处理的。 档案管理部五好班组工作手册 18 承包单位未经监理许可擅自施工或拒绝项目监理部管理的。 发生必须暂停施工的紧急事件。 签发人：签发人：必须是总监理工程师。 注意确定工程项目的停工时间和范围： 工程暂停的时间和范围应依据以下内容确定： 国家有关法律、行政法规和工程项目所在地的地方法规。 国家、部门和地方有关的标准、规范、规程。 施工合同和委托监理合同。 设计文件和图纸。 暂停工程的影响范围和影响程度。 执法部门书面指令。 特别注意工程暂停令签发应征得建设单位的同意，紧急情况下未能事先报告时，应在 24 小时之内向建设单位作出书面报告。 工程暂停令签发应慎重，但对于严重违规施工，使工程质量不能保障， 质量问题严重， 不停工确认不能制止和整改的甚至问题继续扩大的，安全隐患可能造成人员伤亡的，必须签发工程暂停令如建设单位不同意或不签认，一种是据理力争，一种是强行暂停，其目的是防止质量问题，安全隐患不能消除，反而事态进一步扩大。 接收人：接收人：承包单位、建设单位，监理留一份。 （3）津监理 B5工程变更通知单 适用范围：适用范围：工程中监理单位、施工单位、建设单位提出变更要求采取津监理 C2工程变更报审表向监理部提交报审批复后，由建档案管理部五好班组工作手册 19 设单位通知设计单位出具的变更文件或设计单位自己出具的变更文件，均应由监理部签发。 签发人：签发人：总监理工程师，并征求承包单位和建设单位意见，主要是涉及造价、进度、质量多方面问题。 签收人：签收人：建设单位、承包单位。 （4）津监理 B6工程竣工预验收报告1-7 适用范围：适用范围：监理部接收到单位工程竣工预验收报审表后，在对工程全面预验收后， 应对工程预验收小组成员及分工进行记录， 对单位工程质量控制资料核查并按表作好检查记录， 对单位工程安全和工程检验资料进行核查并签署核查意见， 对单位工程观感质量检查结果登记作出质量评定， 一般工程竣工预验收可能还存在一些不尽人意的质量问题，应统计由项目总监签发工程竣工预验收整改意见书填报 单位工程质量竣工验收记录 对验收结果按规定进行核查记录，填写验收结论。 所有表格应由监理部重新填写，注意按表格要求签字盖章。 签收人：签收人：建设单位、承包单位，监理单位保留二份。 5、津监理 C 表的签发： （1）津监理 C1监理工作联系单 适用范围：适用范围：凡是不需要回复的通知内容均使用此表，各单位相互之间工作联系都用此表，监理部向建设单位报送监理规划等文件时，作为卦签之用。 主要是监理部向承包单位和建设单位提出要求和建议之用。 档案管理部五好班组工作手册 20 签发人：签发人：监理部的项目总监，监理公司法人代表。 签收人：签收人：发至单位签收。 注意事项：注意事项：对于对方需要回复意见的，对方可用此表格回复，不作回复此表发出 7 天未回复的算默认。 （2）津监理 C2工程变更报审表 适用范围：适用范围：此表适用于监理单位、建设单位、承包单位提出工程变更均用此表首先向总监理工程师申报审定，待协调意见批复后通知建设单位联系设计单位出具变更文件。 审定人：审定人：总监理工程师。 注意事项：注意事项：不论任何一方提出变更，被审定批复后即各方协调意见一致后，包括设计变更和不涉及设计变更的变更具体实施意见建设单位、 项目监理部、 施工项目部均应加盖项目部章。 本表格是协调后批复，各方各留一份。 （3）津监理 C3会议记要 适用范围：适用范围：监理周期例会、工地第一次会议，安全、质量、进度专题会议，工程预验收、竣工验收的评估会议等其会议内容均应编制会议记要。 会议记要内容：会议记要内容：首次会议问题的提出，会议效果。 周期会议总结上次例会提出问题的落实结果本次例会提出的问题，本次会议的效果。 会议记要编制注意：会议记要编制注意：记要真实、简明但问题明确，起草和发出日期明确。 档案管理部五好班组工作手册 21 会议记要签发：会议记要签发：会议记要应及时签发至开会各方并签收。 6监理部指导性文件、报告文件、总结文件的编制，批发。 （1）监理规划 监理规划编制：项目总监理工程师。 报送时间：设计文件、施工合同签定后 30 天之内。 报送单位：建设单位。 审批签认：先总监后监理公司技术负责人签认审批，加盖公章。 监理规划的编制内容： 工程概况。 监理工作范围。 监理工作内容。 监理工作目标。 监理工作依据。 项目监理部的组织形式。 项目监理部的人员配备计划。 项目监理部的人员岗位职责。 进度监理的方法和措施。 质量监理的方法和措施。 安全监理的方法和措施。 合同管理的方法和措施。 信息管理的方法和措施。 监理工作程序。 档案管理部五好班组工作手册 22 监理工作方法及措施。 监理工作制度。 监理设施。 监理规划是监理工作指导性文件，存放监理部备查。 （2）监理实施细则： 编制人：编制人：各专业监理工程师分别编制自己负责专业监理实施细则。 审批人：审批人：项目总监理工程师。 监理实施细则的作用：监理实施细则的作用：指导监理日常质量、安全监控工作。按程序和规定的巡视、旁站平行检验手段对工程质量进行过程控制。 监理实施细则编制审批时间：监理实施细则编制审批时间：可根据各工程部位，分项工程的具体实施时间分段编制，但必须在该工程部位开工前完成编制和审批。 编制内容：编制内容： 专业工程的特点。 监理工作的流程。 监理工作的检查要点和目标值。 监理具体工作方法和措施。 监理工作中应根据实际情况进行补充修改和完善。 编制依据：编制依据： 国家现行的验收规范、规程、强制性条文、强制性标准、地方强制性标准。 设计文件和选用图籍 经过实际证明的施工工艺以及工程实际、特点等。 档案管理部五好班组工作手册 23 （3）监理交底文件： 编制人：编制人：项目总监理工程师。 接收人：接收人：承包单位、建设单位。 交底时间：交底时间：工地第一次例会后，以会议形式进行交底， 并及时签发。 监理交底的内容：监理交底的内容： 明确委托监理合同约定的监理权力和义务。 介绍监理工作范围和内容。 介绍监理工作的基本程序和方法。 明确有关报审、 报验的要求及工程资料的使用和管理要求。 注意事项：注意事项：监理交底应提前编制打印成文件形式签发。 （4）监理月报： 编制人：编制人：项目部人员，由总监指定。 审批签发人：审批签发人：项目总监理工程师。 编制和签发时间：编制和签发时间：每月 25 日编制，次月 5 日前发出。 编制内容：编制内容： 工程基本概况。 合同履行情况。 工程进度情况。 工程计量。 施工现场情况。 监理的情况。 主要材料、构配件供应情况。 档案管理部五好班组工作手册 24 合同其它事项的处理情况。 本月监理工作小结。 发至单位：发至单位：建设单位、监理单位。 注意事项：注意事项：打印后签发，月报应格式确定，未发生的写明本期未发生 （5）监理工作总结： 编制人：编制人：由项目总监理工程师组织编写。 编制时间：编制时间：全部工程竣工后。 签发时间：签发时间：全部工程竣工后一月内。 发至单位：发至单位：建设单位、监理单位。 向建设单位提交监理工作总结内容：向建设单位提交监理工作总结内容： 工程基本概况。 监理机构及进场、退场时间。 监理委托合同履行情况概述。 监理目标或监理任务完成情况的评价。 工程质量的评价。 对工程建设中存在的问题及处理意见和建议 建设单位提供设施返还清单。 表明监理工作终结的说明等。 移交监理资料清单。 向监理单位提交的工作总结内容：向监理单位提交的工作总结内容： 监理组织机构情况。 档案管理部五好班组工作手册 25 监理规划及其执行情况。 项目监理部执行各项规章制度情况。 监理工作的经验和教训，如采取某种监理技术和方法的经验，采取某种经济，组织措施的经验，如何处理好建设单位和承包单位关系的经验，监理中存在的主要问题等。 监理工作改进后的建议。 存档的监理资料清单。 7监理工作记录性资料： 监理日记：监理日记： 分监理员日记和专业监理日记。 每一单位工程应记录一本监理日记。 监理日记记录时间：监理日记记录时间： 从监理进场开始到监理工作全部结束每天详实记录。 监理日记的主要内容：监理日记的主要内容： 工程施工部位及施工内容。 现场施工人员、管理人员及设备的使用情况。 完成工作量、工程进度即每天完成形象部位。 工程质量情况，包括分项工程检验批、隐蔽工程、分部子分部工程的验收及结果。 施工中存在的问题及处理经过，质量、安全监理统治单和处置情况与复核结论等。 材料进场审查验收情况。 当天的综合评价。 档案管理部五好班组工作手册 26 其它方面有关情况，包括工程洽商、变更情况，总监理工程师的指示，对承包单位的主要指示，现场发生纠纷的处理，建设单位的指示和意见都应做详实记录。 监理日记填写注意事项：监理日记填写注意事项： 监理日记记录应当天事件当天记录，不得拖欠追记。 监理日记填写必须符合实际事实，表述准确，书写清晰，文字简捷。 监理日记填写对事件的处理必须有头有尾，前后闭合。 监理日记的审阅：监理日记的审阅： 如分监理员日记和专业监理日记时，监理员日记审阅人是专业监理，专业监理日记的审阅由项目总监或总监代表，当为一本监理日记时，应由项目总监或总监代表审阅。 8监理必要授权文件 （1）总监理工程师代表授权书： 没有固定格式，监理内部编制。 授权内容：项目总监依据监理规范和地方规程，总监理工程师代表的职责的权限进行书面授权。 授权人：项目总监理工程师。 接收单位和个人：总监代表及监理部，建设单位驻场代表并通知承包单位。 （2）项目部印章授权书： 没有固定格式，监理单位编制。 档案管理部五好班组工作手册 27 监理资料的印章如系法人单位下属部门印章，法人单位应出具授权书，确认印章的合法性和控制范围。 一般一个项目总监所负责工程监理部配备一枚监理部印章。 授权人：监理单位法人代表。 接收使用人：项目总监部。 注意项目部印章一经授权，必须在本项目部所监理工程中使用。 9监理资料控制台帐： 监理部设置台帐一般分两类： 一类是质量控制台帐， 台帐为过程控制和表格资料一致而设置。 另一类是记录性台帐， 是监理工程师为资料搜集整理而设置。 建立台帐是提高监理工作水平和完善监理资料管理的有效方法。 （1）质量控制类台帐： 建筑物资进场验收台帐是建筑材料从进场第一次外观或样品报验开始记录登帐到复试报告审查批准登帐，记录整个工作循环有利于建筑材料质量控制。 台帐应有编号、材料名称、规格型号、产地、使用部位、质量证明书编号（炉批号，出厂编号） ，代表批量、进场时间、复试时间、复试结论、复试编号等子项。 砼、砂浆试块台帐，是监理在见证取样后及时登记台帐，对于标养试块 28 天后，对于同条件养护试块、6000C 天后监理人员即可通过台帐记录跟踪关注承包单位提供试块的试验报告。 台帐应包括：序号、施工部位、取样时间、养护条件、试验时间、档案管理部五好班组工作手册 28 设计强度、试验结果、报告编号等子项。 （2）记录性台帐，可分记录和签发签收两类： 文件审批台帐：主要记录对开工前工作总监所批文件、资质类的登记，台帐包括：编号、文件类别、审定时间、审批人、监理通知编号等子项。 报验表格记录台帐：主要记录检验批、分项、分部工程的报验单。台帐应包括：编号、分项工程、检验批及部位、验收结论、监理通知编号等子项。 签发记录台帐： 主要用于项目监理部对资料文件签发记录之用。台帐应包括：文件编号、文件名称、签发时间、签发人、签收人等子项。 档案管理部五好班组工作手册 29 10、附件 质量验收资料汇总程序 单位（子单位）竣工验收记录 分部 （子分部）工程验收记录 单位 （子单位）工程质量控制资料核查记录 单位（子单位）工程安全和功能检验核查记录 单位 （子单位）工程观感质量检查记录 工程质量控制资料 分项工程质量验收记录 检验批质量验收记录 档案管理部五好班组工作手册 30 见 证 记 录 台 帐 编码： 序号 见证 项目 生产 厂家 合格 证号 见证人 抽样人 抽样 日期 试验单位 备注 档案管理部五好班组工作手册 31 台帐或目录 工程名称 顺序编号 原件编号 （图纸、文件）名称 收件日期 页数 档案管理部五好班组工作手册 32 监理单位文件发放登记簿监理单位文件发放登记簿 文件名称 接收单位 接收日期 接收人 备注 档案管理部五好班组工作手册 33 电话（电话（TEL） ：） ：022 25808485 传真（传真（FAX） ：） ：022 25808488 地址（地址（ADDRESS） ：天津塘沽渤海石油路） ：天津塘沽渤海石油路 收件单位： TO 编号： NO 收件人： ATTN OF 日期： 年 月 日 DATE 抄报： COPY TO 此函用于： FOR 要求批准 APPROVAL 给予答复 REPLY 遵照执行 CARRY OUT 协商和征集意见 COMMENT 收存备查 ON FILE 期限： TIME LIMT 发函单位： FROM 拟稿人： ISSUED BY 签发人： PERSON IN CHARGE 整改责任人： 函件题目： SUBJECT 工工 程程 联联 络络 函函 中海油工程管理咨询有限责任公司中海油工程管理咨询有限责任公司 档案管理部五好班组工作手册 34 内 容： BADOY 签收人（RECEIVED BY） ： 日期（DATE） ： 收件后请马上将此封页签字后返回。 （PLEASE RETURN THE PAGE TO THE ISSUER AFTER SIGNATURE.） 二、档案管理制度 档案管理制度档案管理制度 根据本公司的业务特点，本档案室主要是工程档案管理，为贯彻实施中华人民共和国档案法 ，确保咨询公司工程档案的完整，提高档案的科学化和规范化管理水平，特制定本制度。 1、档案保管制度 1) 工程档案室严禁无关人员自行进入。 2) 要定期进行库藏档案的清理核对工作，做到帐、物相符。 3) 库房要经常通风，做到整洁卫生。库房内不准吸烟，以免发生火灾，并做到七防：防火、防盗、防潮、防鼠、防虫、防尘、防光，以确保安全和延长档案寿命。 档案管理部五好班组工作手册 35 4) 接收、借阅工程资料必须认真验收，并办理交接和借阅手续。 5) 要经常检查工程档案的安全及保管情况，发现问题及时处理。 2、档案借阅制度 1) 借阅档案者，要首先登记备案，且不得自己进入。 2) 借阅档案只对本单位各部门，由主管领导同意后方可借阅，不对个人借阅，重要文件需经主管领导同意。 3) 一般情况下，档案材料不借出，确需要借出时，必须经主管领导批准，履行登记手续，借出的档案一般不超过一周时间，如需继续借阅重新办理手续。 4) 借阅者应承担所借阅档案材料的安全、保密责任，不得撕去其中文件；不得在文件上划线、圈点、折叠、涂改、写眉批；不得随意摘抄无关的档案资料；未经同意不得摄制、复制、转借档案材料。 5) 复印档案，须经档案室同意，并做好登记。 6) 查阅和归还档案时，应严格履行签字、登记、注销手续，档案人员对查阅归还的档案，应仔细清点；核查无误后方可签字注销，如发现有损坏、丢失等情况，应立即追究责任。 7) 借阅档案人员，要认真爱护案卷，严格遵守借阅制度。 3、保管期限 档案的保管期限由档案的保存价值确定， 根据国家档案局及 工程文件归档整理规范有关规定，档案的保管期限定为永久，长期和短期 3种. 永久是指工程档案需永久保存。