南通银河行政管理手册GMS-03.docx

GMS管理体系文件之三 银河投资行政事务管理手册 GMS管理体系文件之三 南通银河投资开发有限公司行政事务管理手册（第二稿）受控状态：受 控 号：持 有 人：文件编号： YHTZ GMS03A发布日期： 2005 年 月 日实施日期： 2005 年 月 日 编制人： 审核人： 批准人：目 录手册说明21 行政管理31.1 考勤管理制度31.2 督察督办管理办法51.3 办公用品管理制度71.4 印鉴管理制度101.5 会议管理制度121.6 工作环境与办公设施管理制度141.7 司服与胸卡管理制度171.8 商务接待管理制度191.9 固定资产管理制度211.10车辆和驾乘人员管理制度232 信息、档案管理2.1 信息管理办法262.2 档案管理办法282.2.1 工程档案管理细则302.2.2 文书档案管理细则352.2.3 声像档案管理细则382.2.4 实物档案管理细则402.3 保密管理办法412.4 文件管理制度432.5 公文行文规范462.6 计算机及网络使用制度503 安全生产管理制度514 法律事务管理办法535 应急事件处理办法546计划管理实施办法56手 册 说 明1、手冊內容本手册是公司为导入GMS管理模式，实施全面管理体系所编制而成，包括： 公司行政事务管理体系的范围； 公司关于行政事务管理体系要求的所有制度、规程文件。2、适用范围本手册适用于公司、各部门的行政事务管理。3、手册管理本手册为公司受控文件，由总经理批准颁布施行。手册管理的所有相关事宜由综合办公室统一负责，未经总经理批准，任何人不得将手册提供给公司以外人员。手册持有者调离工作岗位时，应将手册交还综合办公室，办理核收登记。手册持有者：（1） 总经理；（2） 副总经理；（3） 总工程师；（4） 财务总监；（5） 综合办公室；（6） 各职能部门经理。本手册除持有人外，相关文件、规定应发放至有关执行人员，综合办公室做好复印和发放登记。手册持有者应妥善保管手册，不得损坏、丢失、随意涂抹，严禁私自复印或转借给其他公司或人员。在手册使用期间，如有修改建议，各部门负责人应汇总意见，及时反馈到综合办公室。综合办公室在每季度最后一个月的28日（节假日提前）对手册的适应性、有效性进行评审，必要时对手册予以修改，执行GMS体系文件管理程序的有关规定。1 行政管理1.1 考勤管理制度 第一条 工作时间 根据国家有关规定，公司采用每周五天工作制，并按照国家发布的节假日公告进行放假。 公司每天的上下班时间为：上午8：3012：00，下午2：005：30； 综合办公室可根据情况需要安排各部门主管以上人员在公休日和节假日值班，值班人员可安排换休。第二条 考勤管理 公司的考勤管理由综合办公室负责，各部门的考勤管理由部门经理或兼职考勤员负责； 各部门必须指派责任心强的人员担任考勤员，逐日认真记录考勤情况。第三条 考勤员职责 按规定及时、认真、准确地记录考勤情况； 如实向部门经理反映本部门考勤中存在的问题； 妥善保管各种休假凭证； 整理考勤记录，经部门经理审核后报综合办公室人事主管。第四条 综合办公室人事主管在月初5日前，结合绩效考核情况，编制上月的考核报告和工资表，经综合办公室主任总经理签批审核后交财务部核发工资。第五条 加班与换休 公司不鼓励员工加班，因特殊原因需要加班的，必须到综合办公室办理申请手续，经部门经理和综合办公室主任审核后执行。 个人连续工作时间超过3小时以上方可计入加班，多人集体工作超过2个小时方可计入加班；加班按照半天计算，累计达到7小时按照一天计算。 加班可以换休，由员工本人提出，部门经理综合考虑工作计划情况进行审核，综合办公室主任复审执行。 公司员工在法定节日加班（元旦、五一、十一、春节）按国家有关规定办理。第六条 事假公司员工请事假必须提前一天填写请假申请单。无特殊情况不得用电话、便条、口信等方式请假；事后补填请假申请单。如果假期不够应提前办理续假手续。 一般员工和主管请假1天（含）内，由部门经理审批，1天以上3天（含）以内由部门经理签署意见，报综合办公室主任批准；3天以上由分管副总审批。部门经理请假在3天以内由分管副总经理审批，3天以上由总经理审批；副总经理请假，由公司总经理审批；事假经审批后报综合办公室备案。第七条 病假 因病或因公受伤，凭正规医院病休证明，到综合办公室办理病假申请。在公司工作五年以上的员工，年度内未因违反公司纪律受过处分的，每年享受10天的带薪病假。因病住院期间，基薪和绩效工资照发。带薪病假在年终结算，病假当月按照本制度相关条款执行。病假扣薪参见人力资源管理手册薪酬管理制度相应条款执行。第八条 工伤因公负伤，因工致残，持正规医院诊断证明并经综合办公室确认，可按工伤假记考勤，工伤期间工资照发。第九条 婚假员工结婚持结婚证书，享受婚假3天。男女双方都到晚婚年龄（男满25周岁、女满23周岁）者增加婚假到10天。婚假一次性休完，期间基薪照发。第八条 丧假员工配偶、子女、父母或养父母、外祖父母死亡，丧假3天。第九条 产假、计划生育假 产假一般为90天，双胞胎产假为105天，流产未满3个月的产假为20天，3个月以上7个月以下的为42天，7个月以上的为90天。产假应产前产后连续计算。 女职工人妊 从四个月起做产前检查到生产约810次，凭医生出具证明适当增加。每次检查，根据医院出具的产前检查证明可享受24小时公假。 女员工计划外生育，其休息时间以事假论处；第十条 旷工管理 凡下列情况均以旷工论处：1. 采取不正当手段，涂改、骗取、伪造休假证明；2. 未请假或请假未被批准，即不到岗；3. 不服从工作调动，经教育仍不到岗；4. 打架斗殴、违纪致伤造成无法上岗；5. 其他违规违纪行为造成缺勤。 旷工1天以内，按照日工资双倍扣发基薪，不享受当月绩效工资；旷工3天（含）以内的，扣发半月基薪，不享受当月绩效工资；超过3天的，当月工资全部扣发，公司有权解除劳动关系。第十一条 假期期间工资计发标准除有特别规定外，参照人力资源管理手册薪酬管理办法执行。第十二条 本制度未尽事宜按公司有关规定执行。第十三条 本制度解释权归综合办公室，自公布之日起施行。1.2 督察督办管理办法 第一条 为改进公司的工作作风，完善政务监督机制，提高工作质量和办事效率，保证政令畅通及各项决策的贯彻落实，特制订本办法。第二条 本办法适用于公司重要决策、工作部署和行政指令的督察督办管理。第三条 职责公司综合办公室是督察督办工作的主控部门，负责公司重要决策、工作部署和行政指令的贯彻、部署、督察督办、检查总结和反馈工作。各部门负责人是本部门承办督办事项的直接责任者，应认真安排部署，合理调配有限的资源，完成委派的工作和任务，配合综合办公室的督察督办工作。各部门工作人员应认真负责的完成部门领导分派的工作，接受各级领导的监督和检查，及时汇报工作进展。督察工作应坚持实事求是的原则，深入实际，全面准确地了解和反馈真实情况；坚持分级负责，归口办理原则，充分发挥各级职能部门的作用。第四条 督察督办工作内容综合办公室负责对以下事项落实情况进行督促检查，内容主要包括：1总经理办公会议、专题会议及其他会议决定的重要工作或重要事项的落实情况；2以本公司名义下发的重要文件、工作部署的贯彻落实情况；3政府各相关部门关于行政、党务方面的文件、传真、电话及联系有关事项的办复情况；4公司高管领导临时布置的需要委派其他部门完成的重要工作。各部门负责人对以下重要事项落实情况进行督促检查，内容主要包括：1公司分派的属本部门工作范围内的重要工作部署、文件、传真、电话的贯彻执行情况；2公司各项办公会议决定的重要工作或重要事项的落实情况；3公司领导的指示、批示和交办事项的办理情况；4本部门工作关键性和重要性级别较高的事项的办理和落实情况。第五条 督察督办的方式转办：对需要职能部门办理的事项，将领导批示、要求等填入工作联系单，直接送交责任部门负责人，进行书面交接。协办：涉及若干部门的督察事项，指定牵头部门负责，并做好协调工作。牵头部门对协办部门有统筹协调的权利，协办部门有义务配合和积极完成任务。自办：不宜转办的督察事项，由综合办公室自行办理或组织有关部门协助办理。督察督办与调研相结合：督察督办事项下达后，综合办公室要通过多种方式，跟踪了解落实情况，及时沟通信息，适时催办，并及时反馈进展情况；事项完成后责任部门应及时会同综合办公室向主管领导进行汇报。第六条 督察督办程序立项下达1需要综合办公室督察督办的事项，由总经理批示后立项下达，综合办公室负责全程督办。2需要各部门负责人进行督察督办的事项，由分管副总批示立项下达，责任部门负责人负责全程督办。3督办立项应填写督办通知单，并按性质分别进行登记编号。承办部门应实行回执制度，严格交接手续。检查催办1督办通知单发出后，督办部门负责人要采取多种形式及时检查、了解贯彻落实情况，并督促承办单位按规定写出办理结果。2接到督办通知单后，各承办单位要高度重视，认真研究，明确承办人员，采取切实措施，狠抓工作落实，并按时限要求将落实情况形成书面材料及时上报督办人员审核，上报的内容要真实、准确、具体、简明，一事一文，经承办负责人签字后呈报。3各承办部门对有明确办结期限的，应按期办结；一般文件或一般会议议题的督办应在3个工作日办结；没有明确办结期限的，一般应在7工作日报告办理结果；如遇特殊情况不能按时办结时，应及时报告办理情况，申请延期，经立项审批人批准后按新的期限抓紧办理。4催办情况要及时向领导进行综合反馈，重要或紧急情况要专项及时报告领导。5承办部门将办理完毕，具有查考和保存价值的工作材料，按有关规定进行收集、整理、立卷，按时移交档案室保存。6督办人员要认真审核承办部门的办结报告，不符合要求的，通知承办单位进行补办或重新办理。办结报告审核合格后，专项或综合报送有关领导。第七条 本制度由综合办公室负责解释，自公布之日起施行。1.3 办公用品管理制度第一条 为规范办公用品的管理，降低管理费用成本，特制订本制度。第二条 本制度所称办公用品分为消耗品、管理消耗品、管理用品和办公设备四类： 消耗品：铅笔、刀片、胶水、胶带、糨糊、大头针、图钉、曲别针、橡皮筋、笔记本、复写纸、卷宗、标签、便条纸、信纸、橡皮擦、夹子、印油、圆珠笔、书钉等； 管理消耗品：签字笔、水彩笔、笔式擦、荧光笔、涂改液、电池等； 管理用品：剪刀、美工刀、订书机、打孔机、算盘、钢笔、打码机、姓名章、日期戳、计算器、印泥、打印台等； 办公设备：计算机及外部设备、打印机、复印机、扫描仪、照相机、摄像机、投影仪等。公司办公设备的管理同时执行公司固定资产管理相关规定。第三条 办公用品的采购管理 每月28日，公司各职能部门的负责人将填写好的办公用品需求计划表签字后，送达行政主管。 行政主管汇总各职能部门的办公用品需求计划表后，两日内填写办公用品采购申请单，交综合办公室主任审核后，报总经理审批。办公用品需求计划表应有“年度总预算”、“上月累计”、“本月金额”、“本月累计及占总预算的比例”等栏目。 总经理审批后，由行政主管负责采购。 采购过程要求1行政主管必须建立办公用品合格供方名册，合格供方名册须经综合办公室主任审核，总经理批准。采购时，必须在办公用品合格供方名册中选择。2部分新、特、进口办公用品，现有合格供方不能提供，必须在其他供应商处购买时，应将该供方补充进办公用品合格供方名册。3办公用品合格供方名册主要包括大型商场、超市和个体文具专业批发商。4采购前，必须填写办公用品采购申请单，经总经理审批后方可采购。采购时，应在电话上要求送货，在综合办公室验收。除特殊情况，一般不允许用车外出采购。5必需品、不易采购或耗用量大者应酌量库存；综合办公室无法采购的特殊办公用品，可以经综合办公室授权需求部门自行采购。第四条 发放、领用与保管 办公用品分为个人领用与部门领用两种。“个人领用”系个人使用保管用品，如圆珠笔、橡皮；“部门领用”系本部门共同使用用品如办公设备和打孔机、大型订书机、装订机等。 消耗品可依据历史记录（如以过去半年耗用平均数）、经验法则（估计消耗时间）设定。 综合办公室制定领用管理基准（如圆珠笔每月发放一支），并可随部门或人员的工作调整发放数量和发放时间。管理消耗品文具应限定人员使用，自第三次发放起，必须以旧品替换新品，消耗品不在此限。 管理性办公用品和办公设备列入移交管理，如有故障或损坏，应以旧换新，如遗失应由个人或部门赔偿或自购。 办公用品每月一日发放。但管理性办公用品的请领不受上述时间限制。 综合办公室设立办公用品领用记录卡一张，由行政主管统一保管，于办公用品领用时分别登记，并控制办公用品领用状况。办公用品领用记录卡为审核检查项之一。 办公用品严禁私用。 印刷品（如信纸、信封、表格）除各部门特殊表单外，其印刷、保管均由综合办公室统一印刷、保管。第五条 打字、复印耗材的使用 公司各部门要节约使用复印纸。行政主管要做好领用登记，每年年底公布一次。 复印时，要严格按照规程操作，并自觉登记。复印的作废纸张，由打字员留存，当作反面纸使用。 严禁复印与工作无关的资料，严禁私用复印纸，一经发现，公司按0.5元/页计费：行政主管报财务部经理，在当月工资中扣除。 除了对外报送的文件资料，公司内部的纸张必须正反面使用。第六条 登记管理 行政主管月末、年末要盘点清查库存，在满足日常工作的前提下，尽量减少库存量，使库存量结构合理化。年末综合办公室组织盘点办公用品在各部门的使用情况，并依据经综合办公室主任审批后的办公用品报损单，及时调整重要办公用品登记卡，做到反映实际库存状况及帐实相符。 每年1月5日前，行政主管汇总全年的办公用品实际耗用量和金额，分析与计划预算的偏差情况，编制年度办公用品管理总结报告，报综合办公室主任留存，并作为编制下一预算年度的依据。第七条 本制度由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。办公用品管理流程图需求计划汇 总采 购验 收 保 管审核批准领 用表1表2是否批准表4表3NoYes各部门综合办公室行政主管总经理综合办公室各部门1.4 印鉴管理制度第一条 总 则 为保证印鉴使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制定本制度。第二条 印鉴的范围本制度所包括的印鉴指： 、公司公章；、钢印；、法定代表人章；、法定代表人授权人章；、各部室章；、下属子公司的公章；7、各类专用章；第三条 印鉴的刻制 公司印鉴刻制均须报总经理批准，由综合办公室凭公司介绍信统一到公安机关办理刻制手续。 印鉴的形体、规格、材质、格式等应符合国家有关规定，数量符合公司的使用要求。 第四条 印鉴的启用 综合办公室负责印鉴的登记备案工作。对所有印鉴都要做好戳记，并留样保存，以便备查。 印鉴启用应进行告知声明，注明启用日期、发放单位、使用范围和相关的注意事项。第五条 印鉴的保管、交接和停用 公司印鉴必须分类由专人保管，并建立印鉴档案。 1公司的公章、钢印和法人章等行政章由总经理指定综合办公室专人管理； 2公司财务章（包括财务专用章、合同专用章和发票专用章）由总经理指定财务部专人管理；3各部门章由各部门经理负责保管； 4公司下属子公司各类章统一由子公司财务室管理。 印鉴保管须有记录，注明印鉴名称、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息。 印鉴保管必须安全可靠，公章、财务用帐等要放在保险柜中保管。印鉴使用时，要随用随拿，用后归位，严谨印鉴随意放置和随身携带。 印鉴移交须办理手续，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息。 有下列情况，印鉴须停用： 1公司、下属子公司或部门名称改变；2下属子公司或部门注（撤）销；3上级部门通知改变印鉴图样； 4印鉴印体损坏； 5印鉴遗失或被窃，声明作废。 印鉴停用要提出处理办法，并报总经理批准，及时将停用印鉴封存或销毁。 印鉴的销毁须填写印鉴销毁申请表，经总经理批准后，由两名以上的人员进行销毁。第六条 印鉴的使用 使用范围 1以公司名义对外发文、开具介绍信、报送报表等一律加盖公司公章或法人章； 2以公司名义对内行文或协议等，使用公司公章；3部门业务范围内的行文，加盖部门印鉴； 4凡属经济合同类的盖合同专用章，凡属财务会计业务类的盖财务专用章，属票据类的加盖发票专用章或财务专用章。 使用印鉴，实行审批制度，经办人填写用印申请单，经各级领导审批后由印鉴保管部门用印。公司印鉴的具体使用范围如下：1公司行政印章：代表公司签署决定、请示、报告、通知、通报、批复、意见、函、会议纪要、证明等书面文件，公司对内签署劳动合同时，由综合办公室见用印申请单使用。2公司合同专用章：由财务部负责管理，对外签署经济合同时，见合同评审审批记录后用印。3销售合同专用章：由营销策划部代表公司对外签署销售合同时使用，由法人代表或法人代表授权的相关人员负责审批，见合同评审审批记录后用印。4财务专用章：由财务部签署支票时使用。5发票专用章：由财务部对外收取各种款项，提供票据时使用。6法人代表专用章：由财务部出具支票时使用；对外签署经济合同时由财务部见合同评审审批记录使用。7公司项目部印章：由项目经理代表项目部签署现场签证意见或处理权责范围内的零星事务时使用。8预决算专用章：由成本合约部签署部门审查意见时使用。 使用印鉴时,保管人应对盖印的文书内容、手续、格式把关检查，发现问题及时请示领导，妥善解决。 严禁在空白的信笺、介绍信、合同上用印。 印鉴保管人长期外出时须将印鉴妥善移交，以免贻误工作。 严禁将印鉴带出公司，如特殊情况必须带出公司时，需经总经理批准，双人同行办理。 第七条 处罚规定 未按本制度要求使用、保管印鉴，造成丢失、盗用、仿制等，依情节轻重，对责任者分别进行批评教育、行政处分、经济处罚直至追究法律责任。 第八条 本制度由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。 1.5 会议管理制度第一条 为进一步规范公司内部管理，促进公司内部沟通与信息传递，根据公司实际运作需要，制定本制度。第二条 会议管理总则会议应尽可能精简，能通过正常工作制度、流程处理的问题不通过会议解决，无关的部门与人员一律不参加会议，以保证各业务部门及工作人员有充分的工作时间按照制度与常规办公。会议目标要明确，例行会议依例会的要求组织，专题会议一般由会议主持人或组织部门写出提纲，列明要解决的问题、议程、会议拟达到的目标、要求与会人员准备的材料与资料。各种会议一般由综合办公室安排联系，根据会议重要程度，对出席人员要提前一天以上发出书面或口头通知，以备会议出席者能安排好工作。会议中，对需要解决的问题要明确解决的方法、责任人、目标和期限，避免议而不决，不了了之。第三条 会议分类公司的会议可以分为总经理办公会、部门联席会议、专题会、员工大会。第四条 总经理办公会总经理办公会通常于每周二上午9：0012:00召开，由总经理主持，公司副总、总监及综合办公室主任等人员参加。特殊情况，则以综合办公室通知为准。会议主要内容为：1 汇总、沟通公司各业务层面的工作进展情况；2 协调、落实下一阶段工作计划；3 审议、决定公司重大事项。会议一般不对单项具体问题的处理进行深入探讨，对会上提出的问题可确定时间组织召开专门会议研究解决。会议由综合办公室负责记录并在会后及时整理、发布会议纪要。综合办公室负责对已签发的会议纪要进行落实、督办与催办，将会议决定事项的落实结果及时汇报总经理，并在下次总经理办公会上通报。综合办公室负责会议记录、会议纪要的存档。第五条 部门联席会议部门联席会议通常于每月1号上午9：0012:00召开，由副总经理主持，各部门负责人以上人员参加。特殊情况，则以综合办公室通知为准。会议主要内容为：1传达公司有关文件及精神；2各部门负责人汇报本部门上月工作情况、本月工作计划及需提请公司协调解决的问题；3由副总经理对各部门的上月工作情况进行讲评，对本月工作计划进行布置和安排；4 其他需要解决的问题。部门联席会议由综合办公室负责记录及时整理、提交会议纪要。各部门经理负责对已确定的内容进行落实、督办，将落实结果及时汇报副总经理，并在下次部门联席会议上通报。第六条 专题会专题会主要是研究解决工作中出现的单一问题。专题会议的与会人员包括会议召集人、相关部门、有关人员及特邀人员等。专题会会议纪要由会议组织人于会后13日内完成并由主持人签发，抄送各与会单位、部门备查。第七条 员工大会出席人员：本公司全体员工。会议时间：通常每半年召开一次，具体时间以综合办公室通知为准。会议主要内容：1传达关系到全体员工切身利益的重要事项；2传达公司重要决策、有关文件及精神；3总结前段时间工作，部署今后工作；4表扬先进，鞭策后进；5其他应提交员工大会的事项。员工大会由总经理主持召开，由综合办公室负责会议的组织、服务、记录。第八条 会议要求出席会议人员于会议前安排好工作，会议期间其他人如无特殊情况，不得进入会场找人、谈事。如有来访客人或来访电话，安排适当人员做好接待记录，待会后再通知当事人处理。如遇急事必须当事人亲自接待时，应先得到会议召集者的允许，由其通知有关人员离开会场，并尽量不影响会议进程与发言，以维护会议正常进行。与会者需遵守会场纪律，尊重他人发言，充分阐明自己的观点，关闭手机或调至振动档，以维护会议正常进行。各部门会议不应安排在公司例会同期召开（与会人员不发生时间上的冲突除外），应坚持小会服从大会、局部服从整体的原则。第九条 综合办公室负责会议室管理工作。第十条 本制度由综合办公室负责解释，自发布之日施行。1.6 工作环境和办公设施管理办法第一条 目的为了对工作环境和办公设施进行有效管理，为员工提供基本的办公条件和创造一个良好的工作氛围，制定本办法。第二条 综合办公室负责公司办公场所工作环境和办公设施的归口管理；各部门负责本部门内工作环境和办公设施维护；各项目部负责本项目内工作环境和办公设施的管理。第三条 办公设施的安全和维护办公室负责公司办公区域内的办公桌、椅子、玻璃隔断、沙发、茶几、文件柜、饮水机、计算机、打印机、复印机、办公电话、投影仪、扫描仪、照明灯具和其他必备的办公用具的有形管理，定期进行检查和维护。办公区域内的各种办公用具是公司工作环境的重要组成部分，员工应爱惜使用和妥善保管，需要维修和更换时，及时通知办公室办理相关手续，不准擅自维修和更换。各部门应将本部门范围内的办公用具分配管理，对于共用的办公用具责成专人管理；公司内共用的办公用具由办公室负责管理。办公区域内的各种办公用具的摆放应符合办公室的规划，如部门内部有调整，应提交调整方案和申请表，经办公室批准后实施。公共区域内办公设施由办公室统一安排调整，否则不得随意移动。办公区域内装饰性植物、图画、挂件等可由办公室根据季节变化、实际需要、领导安排等情况进行统一调整，员工应爱护和珍惜。第四条 办公条件与环境卫生公司努力为员工创造舒适、美观、整洁、卫生的办公条件，满足员工日常办公需求和提高员工的工作满意度。各部门须有充分的光线，光线须有适宜的分布，并避免眩目及闪动，各工作场所的窗户及照明器具的透光部分，均须保持清洁。各工作场所须保持适当的温度，并根据不同季节予以调节；各工作场所须保持空气流通。公司为员工提供清洁的饮用水。洗手间及其他卫生设施，必须保持清洁。垃圾、废弃物、污物的清除，应符合卫生的要求，放置于指定的范围内。各部门负责安排值日人员，每天早晨清理本部门办公环境，公司每位员工都应自觉保持办公环境的优雅整洁。办公室负责监督检查各部门环境卫生保持情况。第五条 办公秩序员工应自觉遵守办公秩序，不得在办公室内高声喧哗、嬉笑打闹、聊天（包括网络聊天）和做与工作无关事情。禁止在办公室聚餐、吸烟、打牌、下棋、玩游戏（包括网络游戏）。接、打电话注意文明礼貌，接待来访客人应注重礼节，且尽量不影响他人正常办公，必要时到会议室或单独的房间。第六条 工作氛围公司坚持以人为本，尊重员工，努力创造一种和谐、平等、民主、公开的工作氛围。公司倡导团队精神和团结协作，鼓励各级员工之间积极配合、主动沟通，充分发挥每位员工的主观能动性和创造性，促进员工个人发展与公司发展相一致，使公司成为员工发展和成长的沃土。公司实施有效的竞争和激励机制，让员工有积极参与的机会，使公司成为员工发展和成长的沃土，员工是公司发展壮大的财富和资本。第七条 重要办公设施的使用计算机的使用：执行计算机及网络管理办法。打印机的使用：1除特殊岗位的人员需要配备专用打印机外，其他人员均使用网络打印机。2员工在确认需打印文件内容正确无误，打印格式符合要求，打印机在正常状态，纸张符合打印要求后，再执行打印，禁止同样内容重复打印。在打印过程中，禁止强制关机、插拔打印机电源线和数据线，禁止无人监控打印。如打印半途终止，应及时查看原因，排除故障，并取消打印命令，重新打印。4打印结束后，应登记打印内容和页数，并整理打印机台面，确保整齐和规范。5办公室负责每天检查打印机色带、硒鼓或墨盒的使用情况，负责清理废纸和卫生管理，负责监督员工打印工作。复印机的使用：1复印机为公共使用办公设备，由办公室负责日常管理和维护，监督员工复印工作。2员工进行复印时，应由办公室专职人员指导进行，不得擅自开机和复印，重要资料由办公室专职人员亲自复印，确保质量，避免浪费。3属公司“秘密”级别的资料和公司制度规定不许复印的文件、资料，严禁擅自复印和携带外出复印。4办公室专职管理人员每天应检查一下油墨使用情况和纸张用量，并把复印机设置到节电状态，下班后及时关机。电话机的使用：1公司为方便各部门联系公务均配备了固定电话。员工不得随意拨打私人电话，紧急情况使用时，应严格控制时间。2公司电话均不得开通国际长话，控制开通国内直拨业务的电话数量；接打电话要简洁明了，严禁长时间占用电话。3员工应爱惜使用各种电话设备，不准随意拆卸和移位，不准拿着固定电话机走动接打电话。4办公室应定期检查和维修电话机，定期消毒，通过查询清单和采取相关措施防范电话费异常、通话方异常等情况的发生。投影仪的使用：1投影仪是演示讲稿、幻灯片和其他影像文本的专用设备，供公司各种会议或展示成果时使用，严禁用于娱乐和消遣。2综合办公室指定专人负责投影仪的日常管理和维护，负责指导使用者正确接插线路和开启使用。3管理人员应定期擦拭镜头和机身，清扫帘幕，保持清洁状态。4管理人员应熟练掌握操作规程，严格按照规程开关设备和调整影像，禁止非专业人士调整镜头和设置。传真机的使用：1传真机主要是公司对外联系公务时使用，私人事务不得用公司传真机。2公司各部门使用传真机收发文件要登记，行政主管负责监督使用情况。3传真机一般不得作电话机挂长途电话使用。因特殊情况需用传真机挂接长途电话时，须经行政主管同意后方可使用，并由管理人员登记。4综合办公室设专人负责管理传真机，管理人员应熟悉传真机的操作规程和基本的维护、维修方法。5管理人员应每天检查传真机使用状态和传真纸用量，保证有人时人工状态，无人时自动状态；需要维修时及时联系专业人员维修。6公司员工自觉遵守传真机使用要求，及时登记，接受监督。空调的使用：1各部门办公室由公司统一装配空调机，综合办公室负责根据各部室空间状况，选择适宜容量的空调，报总经理批准后采购。2综合办公室应安排空调销售或安装单位现场培训各部室员工，使员工掌握空调的正确操作方法和注意事项；综合办公室根据各种空调说明书整理简明操作流程，张贴在空调附近，部门负责人组织本部门员工学习掌握。3各部门员工应遵守空调使用规定，按照正确操作规程操作，爱惜使用，注意维护和检修。4空调出现故障或异常情况，及时通知综合办公室处理，严禁擅自拆卸空调部件。5综合办公室负责定期组织检修或清洗空调部件，长时间不用时应断电处理，并用空调防护罩保护。6开启空调前应检查电源状态，门窗应及时关闭，空调温度设置合理，不能过高（冬季）或过低（夏季），设置在2225为宜。7房间内长时间无人时要关闭空调，下班后最后离开的员工检查空调状态，负责关闭空调和切断电源。8员工应建立节约用电观念，合理使用空调和各种用电设备。1.7 司服与胸卡管理规定第一条 为了对员工司服穿着和胸卡的佩戴进行有效管理，制定本规定。第二条 本规定所称的司服，是指在工作场合穿着的由公司统一配发的服装。第三条 管理职责 综合办公室负责司服、胸卡的统一管理，包括制作、发放、更换、收回等。 全体员工在正常工作时间要按照公司要求穿着司服、佩戴胸卡； 各部门经理负责本部门员工司服和胸卡的日常监督管理； 综合办公室人事主管负责员工司服穿着情况、胸卡佩戴情况的监督检查。第四条 司服的配发公司为正式录用的员工配发司服，包括春秋装（西服套装）、夏装（男职工为短袖衬衫加西裤；女职工为短袖衬衫加裙装）。经常出入施工现场的员工根据情况可配发施工服。综合办公室根据公司对统一着装的要求（包括与公司CIS的一致性），按照在职员工名单，拟订司服配发标准、数量、预算，报请总经理批准后实施采购或委托制作。在采购或委托制作司服时，综合办公室应选择质量、价格、信誉、服务俱佳的服装供应商或服装加工商。在发放司服时，综合办公室负责做好发放登记管理工作。因个人原因造成司服丢失或严重损坏，员工应及时报告综合办公室，由综合办公室联系供应商重新定做，费用由员工全额承担。第五条 胸卡的配发公司为每位员工统一制作和发放胸卡。胸卡的样式和颜色应符合公司CIS管理要求。综合办公室根据公司对胸卡制作的要求（包括与公司CIS的一致性），按照在职员工名单，拟订胸卡制作计划，经综合办公室主任批准后委托制作。员工的胸卡由于正常的磨损、质量不好破损，员工需填写胸卡申领单，经部门负责人审核后，与旧卡同时交综合办公室办理新卡。员工不慎遗失胸卡后，员工应及时报告综合办公室，同时填写胸卡申领单办理新卡，并交纳10元的成本费。第六条 司服和胸卡的管理司服和胸卡是员工在公司内的身份和形象的象征，每位员工在工作时间内应正规着装和佩戴。各部门负责人有对本部门员工进行监督与检查的责任。员工对配发的司服和胸卡有保管、清洁和修补的责任。员工不得转借、典卖和故意损毁本人或他人的司服和胸卡，一经发现，除批评教育、要求其承担全部损失外，还要记入当期绩效考核记录中，作为对员工纪律方面进行考核的原始记录之一。人事主管负责随时检查员工着装和佩戴胸卡情况，发现问题除当面制止其错误行为之外，记入当期绩效考核记录中，作为对员工纪律方面进行考核的原始记录之一。第七条 离职员工司服和胸卡的处理员工离职时，须将胸卡交还综合办公室，综合办公室负责督促。胸卡未交回者，视作离职手续未办理完毕。员工离职时，如司服领用时间未满两年，则要按照领用司服的连续时间，以两年为期限计算折旧，在发放工资时予以扣除。具体计算公式为：领用司服天数730扣除额 司服制作价格×（1 ）综合办公室负责计算应扣除司服余额，通知财务部在结算工资时扣除。司服领用超过两年时，无需交还。属于因个人原因交纳费用补作的司服无需交还。第八条 本制度由综合办公室负责解释，自发布之日起施行。1.8 商务接待管理办法第一条 为更好地树立公司形象，规范公司商务接待工作，使公司的接待更加有序、规范，特制定本办法。第二条 本办法适用于公司各部门和全体员工。第三条 接待范围：凡属来公司洽谈业务，办理公务的宾客，公司的对外公关等都属于商务接待。第四条 接待人员：属部门业务范围的，由所属部门负责接待；属公司业务范围的，或超出部门接待规格的，由综合办公室负责接待；属公司高管层领导业务范围内的，如遵照领导安排执行。第五条 接待安排5.1 公司综合办公室为公司商务接待的主管部门，负责公司商务接待的统一管理。5.2 如需招待来宾住宿、用餐、娱乐、游览，原则上由综合办公室统一负责安排，陪同人员必须与业务有关。5.3 如需使用车辆、会议室、布置接待果品等，接待人员应提前通知综合办公室准备。5.4 人员离去后，接待人员应及时将接待场所的空调、灯光关闭，并告知综合办公室及时安排卫生人员清理。5.5 来宾原则上由各部门接待人员负责接送，需要公司派车接送时，需报综合办公室主任同意，办理用车手续。5.6 公司商业活动的新闻发布会、展销会、庆典等重大接待需由主管部门拿出预算方案报总经理审批后实施。第六条 授权标准6.1 部门接待在300元（含）标准内，由分管副总批准，超过300元的报总经理批准。6.2 副总接待在400元以上的，报总经理批准。第七条 实行备案制，所