经理人时间管理指南(doc 132页).docx

经理人时间管理指南目录序6第1章 驯服时间10明确你的时间管理风格12你和时间的依赖关系15你所处的环境16时间都花到哪里去了?17第1章要点总结18第2章 有关时间管理的几个误区19误区1：时间管理只不过是强迫症行为的另一种诠释19误区2：时间管理泯灭了个人的自发性和乐趣24误区3：也许我可以管理好我自己,但是我的公司却一团糟25误区：存在万能风格27第2章要点总结30第3章 “不要让你的小鸭掉队”：做事讲究轻重缓急31ABC法31目录卡/报事贴（Post-it®）法34任务“盘存”法35回报法36帕累托法则38第3章要点总结40第4章 做事拖沓时间的窃贼41做事拖沓的实质41你为什么会拖沓？43你为何事而拖沓？43造成拖沓的8大因素44结论50第4章要点总结51第5章克服困难、扫清障碍、设定目标和集中分段处理53设定目标54别打扰我！56什么也不做57集中处理58发现规律5859你的生物钟是怎样的？60几点提示61结论62第5章要点总结62第6章 如何有效授权63你能向谁授权？63你能授权什么？66为何授权如此之难？66授权的关键步骤68第6章要点总结73第7章 学会说“不”74对什么说不75如何说不76会议和委员会的应对之计77如果你不是会议主持人82结论82第7章要点总结8283第8章 预期的艺术84你的预见能力如何？85停车计时器综合症-因小失大85错误期限法87未雨绸缪87艰涩难懂的语言文字88沃伦达效应90贝尔的祝福(或诅咒)91最终的问题95结论98第8章要点总结98第9章 填补时间的漏洞100漏洞一：社交活动102漏洞二：乱放东西104漏洞三：遗忘事情107漏洞四：上下班和飞机旅行108漏洞五：阅读时间110漏洞六：说话唠叨的人111结论113第9章要点总结113第10章 时间管理的有效工具1155个必要问题116基本的硬件121软性工具128最终的工具：你的环境131结论133第10章要点总结133索引134序20世纪50年代，家庭和工作中的繁琐事务变得越来越机械化，而电子革命预示着更令人眩目的高效时代的来临，所以未来学家大胆预言：到2000年，每个人平均的工作时间每周仅20或30小时，闲暇时间将会多得令大部分人都不知道该怎么度过才好。我们现在知道这些50年代的预言错了，大错特错。电子化和自动化大大加速了人们的生活。为了应对如潮水般涌来的工作和信息，大部分人每周的工作时间都超过40小时，而不是更少，人们的闲暇时间锐减。计算机的芯片没有解放我们，它强迫我们以它的速度进行工作。于是，过多的责任压得我们喘不过气来。传真、快递和电子邮件都要求即时的行动。计算机和激光打印机里数分钟之内就能涌出50封个性化的书信，这在以前要花一个秘书一整天的时间才能完成。结果，我们的邮箱和来件夹塞满了五花八门争相吸引我们注意力的材料。所有这些沟通方式和旅行的便捷意味着跟人们打交道的人际网络成指数地扩展。事实上，你在一年中遇到的人要比你的祖父母在一生中遇到的人还要多，无怪乎我们有这么多的人都记不住别人的姓名。更糟的是，你也许以前求助过一本时间管理方面的书，书中说（大部分书是这样的）你必须建立庞大而基于逻辑的堡垒以抵御那些杂乱无章者或超级高效的竞争者。书的作者还可能指出，在你建立起的那些防御工事之间，你能栖息在一个清爽、整齐、洁净的小环境里，认真实践着对时间的管理。如果真那么容易或者真是如此，那就太好了，但是你知道，事实并非如此。更为经常地，你觉得手足无措、精疲力竭、垂头丧气。甚至很有可能连花点时间再读一本时间管理的书（就象本书），你都会有犯罪感。但是希望就在这里，这就是本书的内容。对错与否蒂芙妮喜欢计算机，面对计算机，她有一种如鱼得水的感觉。所以当她需要整合5份文件的内容时，她发现最为简单、最有效率的方法就是在她的计算机上打开5个窗口，从一个窗口到另一个窗口来回点击它们，她可以编辑它们，也可以从一处剪切再粘贴到另一处，或者把它们合并成一个独立的文件，所有这些只需轻轻一点鼠标即可。与其相反，吉姆是一个喜欢用纸笔来工作的人。他愿意在办公桌上把5份文件摊开，把各份文件需要变动的部分标出来。他会做笔记，增加内容，手工重编页码。有时候，他甚至会把它们剪下来，用胶带按新的顺序粘起来。最后，他还会把终稿打出来，或者如果他还有时间的话，他会把它们交给做电脑排版的人重新打印或编辑一下。不能说哪种方法一定就是完成任务的最好方法。蒂芙妮和吉姆都采取了令他们自己感觉压力最小的完成工作的方式，这样的方式令他们感到自信、有把握。使用计算机系统肯定要比手工方式更省时，尽管可以充分说明这一点，但如果要求吉姆在计算机上完成编辑工作，可能也是在同时强迫他更多地考虑计算机的工作原理，而非考虑工作本身。蒂芙妮对文字处理一学就会，这使她能够更有效地工作，而吉姆在计算机程序方面缺乏悟性，这使软件的运用成为他的“效率的敌人”。他发现与其花费力气研究出如何制作一份表格，不如手工画表，让后续工作的人或更胜任的人考虑格式，那样更轻松、更令人满意得多。当然，我们可以建议吉姆参加课程学习计算机的使用。在当今的工作环境，如果不具备计算机技能，简直就无法谈效率。但是，从本性上来说，吉姆可能永远无法象蒂芙妮那样自如地运用计算机，他当然会不断提高自己的计算机技能，但他可能永远不会感到完全适应。吉姆的主要才能也许在另外一个领域，他对公司最有用之处不是作为一个文字处理工作者，而是作为一个业务拓展经理。当他整合这5份文件时，公司真正要的是让他关注于内容，而非要他在保持各文件格式正确统一的同时在电脑上完成剪切和粘贴。因此，要记住很重要的一点，阅读时间管理一书时，并非每一条建议、战略方法或技巧都适合于你。有时你会受到启发，你会想：“对呀，我怎么就没想到这一点？”但也有这样的时候，你会做出结论：“我根本不可能办到！实际上，我讨厌那么做！”尽请放心。我们是个体，我们学习方式不同，工作方式不同，我们可以结合使用不同的方法。组织一个人的生活很少有一种“对”或“错”的方式，关键在于结果。但是，有很多方法可以改进我们已经建立的系统，或者可以作为崭新的方法令我们的生活或工作更加轻松、更富成效、更减轻压力。我们希望本书可以提供一些有用的建议达到这一目的。你可以自主选择最适合于你特定工作风格的方法，选择能够融入你的日常生活、令你更加充满自信的方法，让你有信心能够在最大程度上不受外来干扰，按时、准确无误地完成工作。但是要做好准备，会出现以下这种情况也许还很多你会自言自语道：“我已经知道了，我父母都告诉过我了！”没错，但是你还在做吗？最终你会发现，通往更佳时间管理的旅程很多部分是要重新做你已知道的事。时间管理的好处时间是有限的，每天只有那么多个小时可以用来谋生、工作和享受生活。在一项令人有些手足无措的项目中遭遇挫折时所浪费的每一分钟，就相当于从我们分配用来享受生活的时间中扣除一分钟。甚至工作本身就是要给我们带来愉悦，即成就感，工作做得好得到认可的满足感（包括经济报酬在内）能使我们更加享受生活。一切都能办到。少一点压力，多一些信心，减少了的挫败感，更大的成就感，这些好处都源于管理好时间的生活。我们希望时间管理一书可以帮助你获得所有这些甚至更多的好处。你阅读和学习本书所能获得的最大好处在于工作生产率的增加。但就象公文包系列丛书中的其他书一样，时间管理一书的目的不仅于此，它还要教你如何帮助你的手下员工提高他们的时间管理技能，教你如何令他们的工作更轻松，使他们工作得更富有成效。本书还要进一步教你如何将你所学到的技能运用于职场以外的生活当中，运用到你的家庭、跟家人和朋友的关系当中，简而言之，即运用到你的整个生活当中。这些技能超越你自己的工作本身这一副主题将会明显贯穿于全书。书中不乏来自平常生活中的例子和来自你的员工工作的例子。我们希望通过这些例子可以激发你的想像力，让你思考如何举一反三地运用学会的内容。你会发现它们可以运用于你自己生活及你周围人生活的许多领域。如你所见，本书还包括无数与时间管理相关的其他主题，例如组织、效率、个人生活的目标设定等。事实上，时间管理并非存在于真空中，它存在于我们日常生活的方方面面，成为关系到我们生活快乐与否、满足与否的核心。在本书能看到什么样的内容呢？在前两章，你将学到时间管理的基础理论和那些能够从根本上转变你的生活方式的理论。本书其余章节是上百条实用的战略方法，可以帮助你管理好自己的日常事务。本书特色公文包系列丛书背后的理念是以一种人与人之间的友好方式向你提供实用的信息。书中各章矮小精悍，分析解决各种战略方法问题，包含大量实例。书中还有各种有特色的文本框，用来突出文中的核心内容。下面介绍一下本书中的文本框。（巧妙管理）框内提出建议和方法，使人们能够在工作及个人生活中聪明地利用时间。（注意！）该框提出警告标示，指出在你考虑如何对时间进行管理时情况可能已经变得不妙的地方。（经营技巧）该框为你提供更好利用时间的具体方法提示。（关键术语）每一主题都有某些特殊的行话和术语，这些文本框提供这些概念的定义。（举例）能有其他人实施的例子总会是有用的，无论实施得好坏与否。这些例子可在这一文本框内找到。（工具箱）此文本框中可以找到根据本书的建议可以遵循的具体程序做法。（避免错误）你如何能够保证管理时不犯任何错误？不能。但这些文本框就如何将错误降到最低限度提供了实用的建议。致谢真诚感谢项目助理桑德拉·威廉姆斯（Sandra Williams）。感谢凯伦·弗库西玛（Karen Fukushima）为我公司所发起的所有项目进行质量控制。作者简介马克·曼奇尼（Marc Msncinia）是时间管理方面的成功的演说家和作家，他的时间管理学说根植于其广博的职业活动。作为西落杉矶社区学院（West Los Angeles College）的教授，他教授沟通、法语、旅游、评论写作、影视艺术和人文学等方面的大学课程。他也是旅游业知名的演说家、教育家和咨询顾问。据估计，超过10万名旅游工作者受益于他所设计或讲授的销售与服务培训课程。他的客户包括：美国万豪国际酒店集团(Marriott)、荷美航运（Holland America）, 美国运通（American Express）, 德国汉莎航空公司（Lufthansa）, 和AAA公司。曼奇尼博士编著或推出了12本图书，24盘录像带，3张光盘，3个网站和超过200篇文章，他的作品在洛杉矶时报（Los Angeles Times）和“天才网（Prodigy）”上同时发表，他出现在美国有线新闻网CNN、美国广播公司ABC的“早安，美国（Good Morning America）”及“表演时间（Showtime）”等节目中。其住所位于加利福尼亚州的布伦特伍德。 第1章驯服时间你是否留意了电视新闻中的最新动态？就在不久前，我们的电视屏幕下方开设了新闻滚动条，其目的是在第一时间提供简明扼要的“新闻头条”，而不是等到电视主持人和记者们在新闻时间内播报。现在，节目制作人甚至有时会加上 “二级”头条栏，在滚动新闻条的下面再加上一行文字。他们为什么要这么做呢？那是因为当今社会的新闻瞬息万变，新的信息层出不穷，致使我们不能简单地再采用过去的方式，只是在特定的时间段播报重大新闻。更重要的是，许多电视观众没有时间守在电视机旁等待新闻联播。他们需要立刻就能知道所发生的一切，就是现在！电视节目制作人也意识到，观众越来越能够在同一时间接受不同渠道的消息。那么，又何乐而不为呢？在新闻通讯方式发生最近的这次革新之前，我们的生活早已开始反映出一种类似的变革。科技的进步使得我们完成本职工作所需的大量复杂数据的传输变得可能。同时，个人理财、与朋友交流以及对收到的大量信息进行有效处理，这些也都因为科技的发展变得越来越方便。举例 信息数量知几何？比特尼·堡斯公司（Pitney Bowes Inc.）的未来杂志社与圣荷塞州立大学在1996年底所做的调查研究收到了财富1000强企业中972名员工的问卷调查反馈信息。该调查显示，员工们每天通过各种方式平均发送和接收178条信息，其中包括：电话（平均每天24个），电子邮件（平均每天14封），语音信件（平均每天11个），还有其他媒介。84%的受调查人表示工作中他们每小时至少要被各种信息打断3次。而这仅仅是1996年的调查结果，这个数字在今天恐怕要高得多。由此带来的结果是，我们可能比历史上任何一个时代所创造的价值都要多得多。而且，我们现在拥有高科技的、战略性的、个性化的工具和手段，它们有助于我们管理好时间，提高工作效率，并能更好地规划生活。这一切只需要我们接受改变，敞开胸怀接纳所有新生事物和观念。只有这样，我们才可以真正驯服时间。要做到这一点，你必须灵活应对这些变化带来的各种挑战。譬如，当你早上打开电子邮件箱时，你必须去面对暴风雪般的邮件和信息。其中有些信息对你有用，但更多的是些让你心烦的垃圾信息例如你无意中会打开的广告信息。那些塞满信箱的垃圾邮件也需要你花费时间去清理。这还不仅仅是电子邮件的问题。也许你还记得原来会有秘书帮你处理信函，接听电话，筛选来电，提醒你工作日程和约会时间，并帮助你安排一天的工作任务？但是今天，在许多公司里，主管们端坐在电脑前，敲打着他们自己的信件，接听他们自己的电话和语音信息，在日历上记下工作内容，并安排日常工作，这一切的完成都没有秘书的帮助。当今科技的进步带来诸多便利，究竟谁还需要秘书呢？这就是今天的现实情况。当然，有时今天的主管们的确会有行政助理，但是许多情况下，几个主管会共用一个助理。这些新的做事方法正逐渐融入到我们的工作中。就像斯蒂芬·金 Stephen King，美国知名恐怖小说大师。小说中的被拔了牙的怪兽一样，日常工作几乎占据了我们所有的时间。但是也有好的方面。如果我们的工作责任与科技发展的速度成比例地增长，那么，在很多方面，我们获得的自由也会成比例地增长。能代替秘书职责的现代化工具让你实现了20年前人们梦寐以求的有效资料管理方式和创造性通讯方式。你可以在很短时间内将产品图片通过电子邮件发给你的潜在客户，利用午餐时间制做出专业化的公司和产品演示文档，召开一次简单的电话会议替代费时费力的出差旅行。虽然先进的科技使我们有幸享受到了即时沟通和自由信息交流的乐趣，但与此同时，也把我们带进了为实现更紧张的任务期限而超负荷工作的梦魇。我们总是为了处理日益增加的各种信息和职责而延长工作时间，我们正经历着新的工作压力。（还记得你第一次不得不用文字处理软件制表时的感受吗？）我们正面临着新的时间管理挑战。比方说，普遍使用的个人电脑长久以来作为一种节约时间的设备为人所称道，但有时却恰恰相反，它在不断侵占我们宝贵的时间。语音信箱在某些方面简化了我们的生活，但却又把生活的其他方面复杂化了。寻呼机和手机使我们无论身在何处都能保持联系，但当你精心准备的一个浪漫之夜被某个紧急电话冒然打断，你心中一定不是滋味。无法取得联系的借口不再适用了。这是个“无纸信息社会”？可造纸商们正赚取着大把的钞票，比以前还多得多。由于缺乏时间管理技能，人们付出了巨大代价，损失的时间和金钱同样多，而且这种情况越来越普遍。我们比25年前的人们更能真切地意识到时间的流逝，而且简直就需要把自己想过的生活塞入现在的生活中去。然而，我们确实能够控制住那些侵吞我们工作效率、闲暇时间和平静心态的事物。问题在于我们要接受改变，争取新的机会，渴望培养和拥有必要的技能，这样才能获得这种控制力。那么如何开始呢？那就首先从分析你的自身特点和管理时间的“风格”开始吧。举例值得思考的问题假设一家银行每天早晨在你的账户中存入86 400美元。但由于余额不能结转至次日，账户上任何你当天没有花完的钱都会被清除。你会怎么做呢？你也许会在每一天下班前将所有的钱都提出来，如果你聪明的话，你甚至会使用其中一部分为将来投资。我们每人都拥有这样一个与此非常类似的银行，它就叫做时间。每天早晨这个银行给我们86 400秒的存款，任何你没有充分利用的时间，在晚上都会被自动清除，该账户的余额无法结转，也不允许透支。如果没有完全使用完一天的存款，就将失去剩余的部分。事实上，理想状态下，我们每天都有相同数量的时间可以支配。但是我们既没有很好地利用它，也没有精明地投资它。时光飞逝，切勿挥霍光阴。明确你的时间管理风格 本书的序言强调，有必要牢记我们都是个体的人。我们的工作甚至学习方式都会因人而异。譬如，某些人属于视觉型风格，他们通过观察事物来学习。而另一些人则属于听觉风格，通过声音，他们能取得学习和工作的最佳效果。还有一些人天性属于触觉型，他们需要通过触摸来感觉需要了解的事物。（运动员就是这种类型的一个典型例子。）我们在其他方面也存在着差异。我们中的某些人似乎生来就爱干净。也许是因为童年的经历，也许是因为生于处女星座，也许是一系列奇妙的事件改变了我们。我们童年的卧室让父母引以为荣，我们的书法曾经是（现在也是）那么地干净整洁，我们的内衣柜也是井井有条。而我们中的其他人则天生是邋遢王，父母常常深恶痛绝地拎着我们打扫房间。时至今日，我们的办公桌就是我们幼年时代卧室的缩影。也许我们中也有一部分人是前两种情况的混合体卧室有时清洁有时脏乱，生活中亦是如此，某些方面做得有条有理，另一些方面则一团糟。还有这么一些人，他们表面上看起来杂乱无章，但却能把事情处理得井井有条。也许你正是这样一种人，能从乱七八糟的纸堆中抽出所需的一份文件，而且所花的时间比一个表面上有条理的人从文件柜中取出它所花的时间还要少。表面上的杂乱无章（或井井有条）可能具有蒙蔽性。从序言可知，本书并不主张一种的“万能通用”时间管理法则。你的个人风格将决定什么样的方法最适合于你。可是你会发现，一旦运用了你在本书中学习到的方法，你的生活方式将会产生微妙、甚至很大的改变。如果你就是那种永远无法按期完成任务的人，图书馆借的书你从来没有按时归还过，而且可能现在还是如此，那么你很有可能期望改变你的某些生活方式。如果你的时间已经管理得很好，可能你仍希望在管理方法上做到精益求精。首先重要的一点是，要弄清楚你目前（此时此地）的状况。巧妙管理时间的价值你或许已经见过下面这封在因特网上流传甚广的电子邮件：l 想知道1年的价值，请问问留级的学生。l 想知道1个月的价值，请问问早产儿的母亲。l 想知道1周的价值，请问问周报的编辑。l 想知道1小时的价值，请问问期待着会面的恋爱男女。l 想知道1秒的价值，请问问刚从车祸中死里逃生的人。l 想知道1毫秒的价值，请问问赢得奥运会奖牌的运动员。时间的价值大大超过了金钱。我们会把自己积攒的金钱留给我们的下一代，但却无法将一个毫秒作为礼物馈赠给他们。你是如何管理时间的？在决定对职业生涯和个人生活做哪些改变之前，你需要弄清自己已经做出了什么样的选择（其中许多都是下意识的选择）。你需要问自己一些触及内心深处的问题，请如实回答这些问题。简而言之，你需要对自己有一个总体认识，既了解自己天生的时间管理风格，又了解这种风格对管理时间有利和不利的方面。第一步让我们从对自己时间管理风格的简单印象开始吧。要有一个好的开始， 你首先要熟悉自己的行为模式。请选出下列问题中你认为“是”的选项： 你每天随身携带日历（纸质的或电子的）上下班吗？ 你会复印每份你签字的文件吗？ 你的车里有地图吗？如果你还没有车，将来买车后你会在车里放地图吗？ 你通常会对一段时间前约定的事再次确认吗？ 你会尽量在接到电话的24小时内给予回复吗？ 在你家里有一个固定的地方放钥匙吗？ 你会把大多数产品（如家电、电脑、电视等）的维修手册放在你随时都能很快找到的地方吗？ 现在你家的电话旁放着写字的纸笔吗？ 你是否有一个正式固定的时间在办公室接待来访人员？ 如果你明天生病了，有没有合适的人员替代你并能有效地完成你的工作任务？ 你在家里有没有一个档案系统来保存你的个人文件？ 如果今晚你起居室的照明灯坏了，家里有没有可以替换的备用灯泡？ 去看医生时，你有没有带一些材料或文章在等待的间隙阅读呢？如果以上问题中有8个以上你的答案是肯定的，那么确切地说，你具备了良好的管理技能。如果你肯定的答案达到11个以上，那真是太了不起了如果这种自律行为不是强迫性行为的话（我们会在下一章中谈到这个问题）。而如果你回答“是”的答案不足8个，你就得加把劲儿改变这种状况了。第二步请看下面这组问题，选出你回答“是”的选项。 最近3个月内你有没有意料之外的支出？ 每周你不止一次把工作带回家做吗？ 每周至少有两次你会在下班时间过后还在工作吗？ 在学校时，你是否经常在考试之前临时抱佛脚？ 你现在是否在参加什么令人乏味的会议？ 你经常推迟给你不喜欢的人回电话吗，即便这个电话很重要？ 你会等到牙齿有问题了才去看牙医吗？ 你经常不吃早餐吗？ 你的办公桌上、钱包或皮夹里、衣服口袋中会攒着一摞写着电话号码、地址或其他信息的纸片吗？上面这组问题是在考查是否有某种根深蒂固的习惯或环境因素降低了你生活方式的效率。你也许需要重读一遍每个问题，看看是否对你需要改进哪些方面有所启发。如果你有5个以上的问题是肯定答案，那么你就要考虑确实改变一下习惯或者环境了。除非你对以上问题回答“是”答案数目为零，否则你的生活方式总有一些方面需要改进。你和时间的依赖关系每个人对时间都有自己的看法，但大多数人根本意识不到我们对时间有下意识的感觉。请阅读下表，然后选出你认为最适合描述时间的5个词语。选择的时候不妨多一点创新。度过 白色的 友好的 机会 可爱的 不可剥夺的 精疲力尽的 空洞的 现成的 繁忙的 唾手可得的 高效的高山般的 无情的 紧张的河谷般的 时刻存在的 空虚的精力充沛的 奔流不息的 艰难的塞满的 空白的 激动人心的你的选择说明了什么？如果你选择了河谷般的、白色的、空洞的、时刻存在的、不可剥夺的、现成的、空白的或空虚的，这表明你认为时间是需要填充的。从某种角度而言，这有好的一面：你很可能没有处于强大的时间压力之下。但从另一角度而言，你对于时间的态度过于消极，甚至让一些别的事情操纵你的时间。如果你选的是下列词语：度过、精疲力尽的、高山般的、塞满的、奔流不息的、无情的、紧张的或艰难的，这说明你把时间当做敌人。这种态度相当危险，也许你目前正被环境或责任压得喘不过气来，或者你觉得时间占据了你的一切。要改变这二者中任何一种情况，你都必须了解如何真正管理好你的时间。你的大多数选择是不是下列这些词语：机会、繁忙的、精力充沛的、可爱的、唾手可得的、友好的、高效的、激动人心的？如果是，你就属于能够掌控时间的那类人。你可以让时间为你的理想和生活服务。如果你不属于以上任何一种情况怎么办？你可能象许多人一样，对时间的看法并不是单一的。当你看完本书后，这种混乱的看法将会有所改变，你会把时间当成朋友，而不是敌人或暴徒。你所处的环境本章多次提到环境一词，时间管理中的环境有其广泛而特定的含义，它特指影响人们规划时间的主要人物、地点和事物。关键术语环境 在时间管理中泛指影响人们规划时间的主要人群、地点和事物。 某些环境因素的影响看起来是你无法控制的。如果你的妻子从不记下电话留言，你有什么办法？假设一台彩色激光打印机可以让你的工作生活更简单快捷，然而，你或你的公司却买不起，你该怎么办？如果你的老板如同迪尔伯特 Dilbert，由斯科特亚当斯创作，揭露西方公司白痴管理和各种荒诞言行的卡通漫画系列。书中所描写的头发长得像魔鬼的两只角的怪人一样歇斯底里，你又该怎么办？ 经营技巧学会控制把一天或白天你要做的事列在一张表上，并从1到5选定一个级别，1表示你根本无法控制的事，5则表示你完全能控制的事，依此类推。譬如，对于早晨闹钟的响铃，你有完全的控制权；对于要不要接听办公桌上正响着的电话，你有部分的控制权（当然，如果你在家里，控制权会更多一些）。对于清晨的交通拥堵现象，你毫无控制权，但是你却能控制自己对其的反应。第4级别指的是你不能完全控制、但几乎都在控制范围之内的事。从第4级别开始，尝试多控制一些这一级别的事物。能够控制第4级别的事之后，开始尝试第3级别。在接下来的半年中，每月更新一次你的等级表上的事物和相应级别，重新评估你对每一项确实拥有的控制水平。当你越来越能体会到你对控制的需要和控制的威力时，你就能看到自己的“控制级别”在不断地增强。 下一章，我们将剖析以上问题。请记住：世上无难事，只怕有心人。 与此同时，如果假设你是你的老板或你的配偶，回过头来再回答一下刚才我们提出的问题，你可能会觉得大有裨益。此时你要问问自己以下问题： 我的答案是否反映了我所代替的那个人的真实本性或我所感受到的本性？ 我有没有把自己的价值观和恐惧感强加于他们身上？ 他们的个性特点对我的工作表现会产生何种程度的影响？ 其他人身上的何种优点值得我学习借鉴？ 坦白地说，他们身上有什么缺陷是我必须努力克服的？ 我应该用什么样的方式、事例或说法，才能使他们更好地进行时间管理？如果你能找到自己管理时间的能力在哪些方面受到他人行为的影响，也许你就能找到一种方法改变他们的行为方式或改变其行为对你造成的影响。甚至你看待他人行为的角度稍作调整，就能改变那些行为对你所产生的影响。时间都花到哪里去了?每周你看电视的时间有多长？工作时大部分打过来的电话集中在哪个时段？每周你读书看报的时间有多长？请在继续阅读本书前回答这些问题。如果你是个普通的美国人，那么你每周看电视的时间有25个小时，看书的时间有3个小时，接到大部分电话的时段是在早晨10点到11点之间。这些数字符合你的时间利用规律吗？若非如此，那是因为你不是典型的美国人，或者因为你低估或高估了所花的小时数。聪明管理如何挑选时机打电话？大多数的时间管理专家建议每天在一个固定的时间内拨打或回复电话。最好的时间是在清晨上班后的前两个小时或下午下班前的两个小时。这个时间段内很多人都会呆在办公室里，电话也很容易接通。（当然，如果你的电话跨越多个时区，你需要弄清楚各地的时差。）大部分人对如何支配自己的时间毫无概念。即使你很清楚如何分配自己的时间，你仍会对自己在你各种活动上所耗费的时间大吃一惊。了解这一情况的最佳方法，就是在几天内随身携带一个小笔记本，记录下你做每件事所耗费的时间。你也许只会记下一些商务活动，但如果能把自己的私人活动也记录在册，那将是一个极具意义的试验。对你自己的时间分配记录的结果进行分析，应包括以下方面： 你日常工作中最耗时的两项活动。 你个人生活中最耗时的两项活动。 所耗费时间之多令你感到最为惊讶的两项活动。 所耗费时间之少令你感到最为惊讶的两项活动。 如实评估你认为可以少花一些时间的活动？ 如实评估你认为可以多花一些时间的活动？通过以上练习以及你对自己时间管理风格真实评估所得出的结论，将会有助于你找到自己事业和生活中有哪些方面可能会从变革中获得最大受益。你也许会发现你需要在影响自己时间管理方式的各个方面都重新进行调整，或者你会发现运用更多成熟的时间管理技巧可能对你有所帮助。你甚至会得出结论，在你生活的各个阶段都需要更全面地实施组织战略。但是要获得以上这些方面的成功，你必须首先扫除那些可能阻挠你进步的时间管理误区，这是我们下一章的内容。第1章要点总结 科技使我们能更有效地利用时间，它与此同时也带来了新的挑战。 对于时间管理而言，每个人都是独立的个体，在工作和学习方式上各不相同。 你的个人风格将决定何种时间管理风格和方法最适合于你。 要对自己的行为和态度进行恰当地改变，你需要弄清在内心世界自己是如何看待与时间的关系的。 正确的自我评估是提高时间管理能力重要的一步。第2章有关时间管理的几个误区倘若酒后吃些阿斯匹林,，就永远不会闹头疼。如果总是在昏暗的灯光下看书，迟早会变成瞎子。在澳大利亚，从下水道流下去的水总是逆时针方向流淌。这样那样的信条被人们重复无数次，就有了其存在的理由。然而，这些说法往往都是绝对的错误。特别是当这些信条广为流传或形成文字时，它们就会变得更加可信，甚至成为事实。在时间管理中，这些误区似乎尤为牢不可破。更糟糕的是，它们会吞噬我们追求井然有序生活方式的真正决心。本章将剖析在时间管理中常见的4个最危险的误区。误区1：时间管理只不过是强迫症行为的另一种诠释对绝大多数人而言，“强迫症”有一种比较容易识别并广为人们认同的解释，即：对任何事物超乎常规地专注和投入。心理学家对它的定义更加准确，他们认为强迫症是一些固执的且常常是非理性的思想，这些思想不知不觉地潜入意识，很难从脑海中驱赶出去。下面是一些轻度强迫症状的典型例子：总有一首曲子在你脑海中萦绕；总是害怕忘记锁家里的大门；总是担心把机密文件忘在办公桌上了。当某种强迫症观念引发某种行动，而这种行动常常很怪异而且意义不大或毫无意义时，这就被称做强迫性冲动。莎士比亚有一个经典例子：圣母麦克白总是不由自主地洗手以象征性地洗涮自己的罪过。对心理学家来说，莎士比亚所讲述的例子上升到理论，就是指这种执迷的强迫症行为是一种排除焦虑或释放被压抑愿望的方法。强迫症行动常常以时间为出发点。其中的一些行动除了会产生莫名其妙的压力外，相对没有什么危害。例如，你确实需要了解另一条线路使你提前30秒到达办公室吗？你必须总得在飞机或通勤火车上工作以节省时间吗？你会无计划无节制地花费大量时间去整理你的桌面、惟恐因为自己不注意而使它杂乱不堪吗？ 避免错误你是个理想主义者吗？强迫症行为中一种最常见的、恶性的、同时也会影响真实效率和生产力的形式，那就是理想主义。有人曾经说过：“理想主义不是解决问题的办法，它本身就是问题所在”。时间管理仅仅是一系列的选择，一种能使我们区分我们需要做什么和我们喜欢做什么的技巧。要做到井然有序，就要对事情划分优先级别，这些优先级别提醒我们：时间的有限性确实限制了我们的选择。把一件事情做好远比把它做得完美更为重要。事实上，有的人因为凡事力求完美，最终一事无成。这种轻度的、与时间有关联的强迫症行为通常能够通过下面的六“R”准则来克服：l 提升（Raise）：要将这种行为提升到应予以充分关注的重要程度l 认识（Recognize）：认识到它只会带来更多压力而不是成果l 决心（Resolve）：既然它严重阻碍了工作效率，决心摆脱这种行为习惯l 懂得（Realize）：懂得摆脱这种行为并不意味着世界末日的到来l 替代（Replace）：用一种新的行为取而代之，压力少得多，但至少会具有同样效果l 重复（Repeat）：不断重复这种新的行为，直至变得轻松自如个别的、孤立的强迫症活动并不是问题所在，问题在于它们所具有的共性，就是对于时间的过分强调。事实上，这也是强迫症行为的症结所在。它令人恨不得用搅拌机去代替咀嚼；令人总期望在30分钟内看完60分钟的节目；严重的话，甚至会令人成为疯子或者工作狂。其实每个人总是时不时地对时间会有种强迫症的感觉。下面是一些例子：l 有些人如果在周末没能有成效地做一点事情就会有内疚感。l 有些人一周至少有一次下了班还仍然留在工作岗位上。l 有些人在赴约时总想做到不早不晚准时赶到。l 司机总是对红灯感到心烦意乱。l 在超市购物结帐时看到别人的队总比自己的快就会变得急躁。l 有些人（a）总是订6种以上的杂志，（b）其中一本杂志还没有来得及看就扔掉，他们会感到内疚。l 有些人害怕休假，因为回到办公室后就会无法完成工作。l 有些人在工作中总是控制不住发火。l 有些人单独在家时，只要电话一响就去接，即使他们正忙着做重要的事情。当然，我们总是时不时地会对上面这些行为感到负疚。如果你能很清楚地认识到自己存在一些这样的行为，其实不必担心。但如果上述行为的大多数都属于你的情况，那该怎么办呢？如果存在5个或多于5个的上述行为，那就预示着你已经处于强迫症状的“危险地带”，你应该警惕对时间的过分依赖，并要正确领悟其含义。要知道设计出时间上最有效的解决方案往往不可行。这里有个显而易见的例子：一个具有强迫症行为的销售正在计划5个城市的短期商务旅行，他想设计出一种最有效的旅行线路。糟糕的是：在数学上可以为这次旅行计算出120种线路。因此要记住，我们要确定的是一个很好、而不是最好的方案，那已经足够了。外部的压力并非所有的压力都来自于内心的、自发的、强迫性的感觉。存在一些实际因素，它们给你带来压力，让你屡屡感到不堪重负。在当今人们对技术的依赖性越来越强的社会中，这一点似乎尤为正确。信息的超载已经为绝大多数的工作者创造了一次职责的虚拟浪潮，而这些职责通常都超越了我们的控制范围。事实上，缺乏控制本身就是形成压力的最重要的核心因素。 注意！压力来自何方？美国众所周知的“社会适应度标准” 旨于对造成压力的不同事件予以评分。丧偶造成的压力被评为最高级别（100分）、接着是离婚（73分）、分居（65分）以及入狱（63分）。当然，在表中列出的造成压力的事件中，也包括一些理论上的积极事件，例如，退休（45分）、婚姻和解（45分）或是一次休假（13分）。尽管这种评分的标准很有用，而且也很有见的，但它的确也存在一个问题：它把所有评分的对象都一视同仁了。事实上，有些人不管是对积极的还是对消极的压力事件总能一笑置之，只当那是一个微不足道的小麻烦而已。既然人们对所处压力环境的反应不一，那么有一点就显得尤其重要：你是否清楚自己对压力的敏感程度。研究显示对压力最不敏感的人具有以下特征：l 有许多朋友和熟人；l 饮食有规律；l 睡眠良好；l 饮酒有节制；l 不吸烟；l 定期锻炼；l 几乎不喝咖啡；l 充满爱心；l 对自己的收入很知足；l 身体健康；l 能从精神信仰中汲取力量；l 能开诚布公；l 参加至少一个俱乐部或社会团体；l 体重既不过重也不过轻。需要注意的重要一点是，如果上述良好特征中有一些你不符合，你可以尝试改变一下。你可下定决心多锻炼、少抽烟、培养友谊、避免漏餐等等。如果这样做了，你就会增强自己对那些不可避免压力的承受能力。还要记住：时间管理能够作为回避生活压力的坚强的第二个盾牌！A型和M型行为几十年前，一组研究人员注意到一些容易导致疾病、尤其是心脏病的心理