A13《如何做一名优秀的部门经理》刘凡.docx

 第2讲新经理上任秘籍 【本讲重点】认识自我培养自信由员工上升为部门经理上任伊始如何确保首战告捷 认识自我 分析自己的性格任何一个人都应该对自己的性格有基本的了解，作为部门经理更不例外，尤其是新上任的经理，首先要知道自己的性格是内向型的还是外向型的，根据自身的性格特点来开展工作。外向型的主管外向型的主管要提醒自己时刻注意工作中的细节，有些工作可以分配给下属去做，在工作中不要过分相信自己的判断，要多听听员工特别是资深员工的意见。作为一名管理者，不要试图总是控制员工，当员工在自身的工作职责范围内提出某个建议的时候，如果主管有不同意见，这时需要克制自己打断员工并直接提出自己的反对意见的念头。否则既可能造成外向型主管决策时的片面性，又可能阻塞了员工进谏的道路。在做决定的时候，不要凭自己的冲动或者是机智做出重大的决定，这样难免会造成失误。内向型的主管内向型的主管可以选择一个外向型的合作伙伴，并且定期召开交流会，让员工能够把自己的想法、建议说出来，弥补自身与员工交流时主动性不够的缺陷。在工作中要着眼于大局，适当的时候要敢于冒险。需要指出的是：不能说内向型或者外向型不好，两者之间没有固定区别，任何一种性格的人都能成为一个非常优秀的管理者。如何显露自己的性格对于刚上任的经理也是非常重要的，在工作中表现得越自然越好，不要刻意勾画自己的性格，但是到了关键时刻，掩饰或者克制一下自己的个性是会有好处的。 了解自己的技能对自己的认识中一项非常重要的认识就是了解自己的技能，知道自己能做好什么，优势是什么，劣势是什么，根据这个认识采取相应的措施扬长避短。作为部门经理，根据不同工作的性质，所需要的管理技能包括：管理员工的能力、了解财务的能力、计算能力、工程技术能力、写报告的能力、处理人际关系的能力、公关能力、谈判能力、创造力、想像力、对细节的关注能力等等。我们自己应该有一张表格，列出与新任的经理职位相关所需的能力，然后就自身的能力与这些要求做一个对比，发现自己在哪些能力上还有差距。制定出弥补这些差距的具体计划，并监督自己执行。 获得家庭的支持新上任的部门经理，工作热情都比较高，而且上任伊始事务确实比较繁杂，所以需要花费大量的时间在工作上，加班加点是常有的事。这时，容易被忽视的一个问题就是工作与家庭的协调，因为工作废寝忘食而忽视了与家人的沟通，往往会导致“后院失火”，最后既影响了家庭，又耽误了工作。 【案例】一个年轻人因为工作成绩突出，被任命为部门经理。他非常兴奋，下决心要做出一番成绩，所以把全部精力都放在工作上，几乎天天工作到深夜才回家，周末也在办公室里度过，而且还经常出差，时间长了，他的妻子觉得备受冷落，对他越来越不满，最后感情出现了裂痕，导致了婚姻的破裂。妻子的离去严重影响了这位新任经理的情绪，使得他工作不断出现问题，进展很不顺利。可见，家庭的支持对个人的成功是多么重要。 【自检】你是新上任的部门经理吗？你是不是跃跃欲试，打算大干一场？请注意！在行动之前，你是否已经对自己有了全面而深刻的认识？如果是，请把对自己的认识记下来；如果还没有，赶快先来认识自己。_ 培养自信 要有自信的心态自信就是相信自己能做到的一种心态。 【案例】小张今年30多岁了，已经工作了整整十年，可是到现在还没有女朋友，别人问起来他就回答：“交女朋友很贵的，周末陪女朋友吃顿饭，逛逛街，买点东西什么的，至少要花一两百块钱，我一个月的工资只有七百块钱，所以谈不起女朋友。”实际上，小张的主要原因是自信心不足，他本身的条件很不错，是名牌院校的毕业生，人长得高高帅帅的，对工作认真负责，但是就是没有自信，所以他为自己找了一个借口，不敢去争取机会。 激发自信的十种方法 【案例】一个年轻人刚毕业两年，在同学聚会上大家谈自己的理想，这个年轻人说：“我希望三年之内买一部自己的车。”他的理想遭到很多同学的讥笑，因为当时买一部车至少要十几万，而他们当时的工资每个月也就几百块，所以大家认为这是不可能的。可是这个年轻人坚定地说：“我一定会实现这个目标。”三年后，这个年轻人真的实现了自己的目标，因为自信帮助他找到了勇气和前进的动力。 正确的职业心态积极的进取心对自己设定的目标要产生强烈的实现欲望，而且知道现在所做的行动都是为了这个目标。因为一个成功人士所获得的最大快乐是成功后的自我满足。作为新任经理的你，是否已经将自己的目标清晰地写下来，并牢记在心里了？自信自信是人生事业成功的源头，任何一个人的成就永远不会超过其自信心的大小。自信和领导艺术相辅相成，自信首先要做到自我肯定，并且认真做好每一件事情，而且在任何时候都保持清醒的头脑。永不满足优秀的部门经理永远不会满足现已取得的成就，而会为实现更高的目标努力奋斗。 第3讲 如何成为优秀的部门经理【本讲重点】优秀部门经理的职业素质成为受欢迎的部门经理部门经理的三个角色部门经理的五项基本技能成功转换角色优秀部门经理的职业素质分析能力优秀的部门经理首先要拥有独立思考的智慧和能力，遇事能够冷静地分析。分析能力强能够赢得员工的尊敬，使下属产生相应的依赖感。部门经理可以通过有效提问的方法，了解更多的信息，使自己的分析能力能够充分发挥。管理能力管理能力被定义为有效地利用组织内的资源以实现所要达到的目标的一种能力。例如作为一个财务主管，应该懂得如何管理钱财，让每一分钱都发挥最大的作用；如果是一个技术经理或者是生产车间的管理者，则要懂得如何利用现有的设备和材料使生产达到最大的产量、最好的质量。可见，针对不同部门的管理人员，对于管理能力的要求也是不一样的。基本上，可以从以下三个方面说明部门经理的管理能力：管理手段管理手段即如何去组合并使用现有的资源，并有效地利用资源的技巧。部门经理是一个双重的角色管理者和被管理者的角色。所以在管理手段上的要求与企业中的其他人员是不同的。互相配合不仅要了解自己的部门是如何运作的，更要了解本部门与其他部门是如何配合和合作的。这体现出一个部门经理的全局观念。人力资源人是最难管理的，而在我们的日常工作中，几乎所有的管理工作都是与人打交道的。管理人力资源是整个管理能力的一个重要部分。善于沟通与上级的沟通作为部门经理，与上级沟通的时候，主要是主动地单项沟通，向上级汇报上级最关心的工作，让上级了解你在不断探寻更好地开展工作的可能性，或者是汇报可能引起争论的事情，并且加以证明，做到防患于未然。与下属的沟通在与下属沟通时要注意：需要下属做事情时避免使用命令的口吻。有些经理为了表现自己的权威，总是对下属“吆五喝六”，结果往往适得其反；召开非正式的集体会议是了解下属、与下属建立顺畅沟通渠道的有效方法；完成一个命令后再发布另一个命令，如果一下发布好几个命令，会让下属有无所适从的感觉；尽量减少批评，多些赞许；允许员工申诉反对意见。果断、独立做事不要拖拖拉拉，悬而未决，否则，既妨碍问题的解决，又影响了部门经理自身的形象。部门经理的冒险精神往往可以激励广大员工，让他们更有创新意识，更有动力。部门经理工作的独立性包括独立思考的智慧和独立行动的能力，但并不是孤立自己或不要下属的合作。【自检】情景练习假设你是一名部门经理，面对着两个问题：1.你的下属小王喜欢在喝下午茶的时候长时间地与人聊天，已经影响了正常工作，你要向小王指出这个问题并让他改正；2.你有一项紧急的任务要交给下属小李，你需要他在下班前完成这项工作。现在，你打算怎样与你的下属沟通，让他们明白你的要求？_成为受欢迎的部门经理作为部门经理，如果受到员工的普遍欢迎，那么在开展工作的时候就会容易一些。怎样才能成为一个受欢迎的经理呢？基本上有以下六个要求。具备亲和力具备亲和力的人让别人感到亲切，愿意接近，反之，则让人产生排斥。【案例】技术部经理在给下属分配任务：经理：小王，请坐！你可能已经知道最近公司要研发新一代的产品。你在技术上非常过硬，近期我一直在观察你，相信你能够胜任这个新任务，你觉得如何？小王：谢谢您对我的赏识，我非常愿意接受这个挑战。可是我现在手头的工作已经到了最关键的时候，如果我去做新产品研发，恐怕会影响到原来的工作。经理：这样啊？很抱歉我没有了解你目前的具体工作情况，你有什么两全齐美的解决办法吗？小王：只要再给我10天的时间，我就可以完成目前手上的工作了。经理：好，那就给你10天。不过届时你一定要准时报道，相信你能够做出更大的成绩。小王：没有问题，您放心好了。要想提高自己的亲和力，应该从三个方面着手：养成良好的个人习惯，不要使用增加怀疑的话语，比如说“坦白地说”“我跟你说实话”等等。要有成功的外表，包括着装、表情和仪态等等，可以参考上级或者其他部门管理。“人靠衣服马靠鞍”，我们第一眼判断一本书的价值往往并不是根据其内容，而是根据它的封面来判断的。所以成功的经理人一定需要一个与之相配合的外表。如果你对自己的外表还不够自信，可以征求他人的意见，或是看看其他成功经理人是如何穿戴的。要有正确的举止和动作，除语言外更为重要的能够感染别人的是你的表情，要展现出很有亲和力的形象。富有责任感所谓富有责任感就是对工作要有热情，对整个部门的工作承担全部的责任，特别是在工作出现偏差和错误的时候，作为部门经理更要勇于承担责任。推卸责任的做法是绝对行不通的。富有责任感的部门经理值得下属和上级信赖。尊重他人每一个人都希望受到尊重，而且一旦被尊重，就会产生受到赏识的感觉，从而努力表现，做到不负使命。【案例】青年工人小张发现了一个自认为是可以提高产品质量的方法，并兴冲冲地来向主任汇报。小张：主任，我发现了一个好方法能够提高产品质量。主任：看你这么兴奋，我也很想知道你的方法，让我听听你找到的好方法是什么？小张：是这样的主任：你的方法的确很有创意，说明你真的是在为我们的产品着想。但是，你是否考虑到设计部门也要做调整呢？小张：我没有仔细考虑，不过经您提醒，似乎设计部门也要做很大的改动。主任：你觉得这样的改动可行吗？小张：我的确没有把握了。主任：你看这样好不好，你回去再好好琢磨一下可行性，看看能不能有所改进，希望你能成功。小张：好的，谢谢主任。上例中主任对于下属的建议，没有打击或者批评，而是引导他、鼓励他，充分体现了对下属的尊重，所以也赢得了下属的尊重。部门经理在工作中应该尊重下属的意见，信赖他们，指导他们，关心他们，尊重他们，夸奖他们，让下属能够拥有自尊，从而调动整个团队的工作积极性。幽默风趣一个幽默的人总是受到欢迎的，而作为部门经理，如果能适当地运用幽默，会产生很好的效应。勇于承认错误只有敢于承认自己错误的人才能赢得别人的信赖，任何人都会犯错误，是否能够正视错误、改正错误，是衡量一个人诚实与否的重要标准。如果希望下属也能够主动地从自身寻找问题的根源，作为部门经理的你就一定要带好这个头儿。面对错误，对部门经理而言最忌讳的就是把责任推到下属身上，让下属背黑锅。这样可能会蒙骗一两次，但是绝不会永远蒙骗下去，最后下属和上级都会因此而鄙视你。批评的艺术当下属犯了错误的时候，部门经理要明确地指出错误，并且批评他，但是要注意掌握批评的艺术。【案例】人事处长在办公楼前遇到迟到的员工小孙：处长：小孙，你怎么又迟到了？小孙(气喘吁吁地)：实在对不起，我不是故意的。处长：你最近老是迟到，公司三令五申要遵守作息时间，你怎么就是不遵守呢？小孙：我今天确实有特殊原因。处长：行了，你别解释了。你这人就是这个毛病，上次你没有按时交助理工程师的申请表时，我就批评过你，看来你对工作的态度是改不了了。算了，跟你说这么多也没有用，下次别再让我看到你迟到，否则小孙：我们在批评下属的时候，一定要掌握批评的艺术，不然下属心中不服，而我们也没有达到批评的目的。毕竟批评的目的不是辩论出谁是谁非，而是要让下属认识到产生错误的原因，避免下次再犯。所以我们一定不能讲类似“你不对”“你不行”的话语，而改为讲“你应该能够做得更好”。善于倾听倾听能让员工有一种被尊重和被欣赏的感觉，作为管理者，如果能够耐心地倾听员工的想法，那么员工会非常高兴，因为人们往往对自己的事情更感兴趣，能够有机会在领导面前阐述自己感兴趣的或者是专长的事情，对员工来讲是一种荣耀。倾听有助于真正地了解员工，而且通过这种了解，我们可以解决冲突和矛盾，化解抱怨。通过倾听还可以向他人学习知识和方法，获得更准确、更真实的信息。为了能够得到更多的信息，我们还要营造一个倾听的环境，不断向员工发布“我愿意听”的信息。图3-1 听的繁体字分析我们都认识这个繁体的听字，从这个“聽”字可以看出，不仅要用耳朵去听，还要用眼睛去听，用心去听，也就是不仅要听到说话的内容，而且要留意说话者的表情、动作，同时要发自内心地去理解所听到的内容。简写的“听”字已经是“口”字旁了，这也难怪现在有些领导只会用嘴去听了。要提醒的是，在倾听过程中，不要急于打断说话者或做出决定和反应，而是应该把全部信息了解之后再来做决定，在听完之后，要向讲话的员工表示发自内心的感谢。【案例】有一名人力资源经理，员工来找他谈想法和思路的时候，他说的话比员工的多得多，能占到整个谈话的90%，结果是员工有什么问题和想法，他都没能了解，所以后来公司发现他不适合做人力资源经理，就让他改做业务。没想到做业务时业绩也不理想，原因就是他做业务的时候只会向客户说我们的产品如何好，服务如何好，但是客户到底想些什么，需要什么，他都不了解。可见，无论是管理者，还是业务人员，都需要掌握倾听的技巧。 第6讲 如何带领下属（中） 【本讲重点】如何提高下属的工作成效加强与下属的沟通有效地分配工作 如何提高下属的工作成效 作为部门经理，必须致力于提高下属的工作成效，从而提高整个团队的工作成效。实际上，有很多方法可以提高下属的成效。 用语言鼓励简单的鼓励言语能够产生意想不到的效果，比如说“你辛苦了”“再稍微辛苦一下吧”“你好”“早晨好”等等，虽然很简单，但是部门经理说出来，会给员工带来很大的鼓舞和动力。作为部门经理，切忌对员工视而不见，而是要寻找一切机会与员工保持良好的关系，这样有助于提高员工的工作成效。试想，如果你在公司的楼道中遇到上级，并愉快地与其打招呼，而上级对你不理不睬，这时你的心情会如何？相反，上级能够与你热情地打招呼，你很可能一天都充满干劲地工作。所以我们不要再吝啬自己的言语，多给员工简单的鼓励性语言吧。 创造愉快的工作气氛大家都希望在一个和谐的、愉快的气氛中工作，作为管理者，应该努力创造一个愉快的工作气氛，激发员工的工作积极性。特别是当员工自认为与上级领导有良好的人际关系时，他们更会感到工作的愉悦。最近有一个新的词汇叫“办公室兴奋剂”，意思是指某些员工由于自身的特质成为办公室中的兴奋剂，只要有他(她)在，其他的员工就干劲十足。所以同事之间如果能够愉快地合作，也是能够非常有效地提高员工的工作效果的。 使员工的个性得以发挥发现员工的个性，根据他的个性，给他分配相应的工作。发现员工的个性的最简单方法就是把这个员工跟其他员工相比较。例如，如果是个性较为张扬的员工，可以把对外的工作如销售、市场、外联、公关等分配给他；如果是个性内敛的员工，做“家里”事情的效果会更好。 当教练对于一些资历比较老、经验比较丰富的员工，如何提升他的工作成效呢？可以给他一个机会，让他去指导新人，这样既可以满足老员工的虚荣心，让他有一种优越感，又可以让新人尽早熟悉工作。同时能很好地培养老员工的责任感。在日常工作和生活中我们都会有这样的体会，就是当别人虚心向自己最为专长的事情求教时，我们会有发自内心的喜悦和动力去告知别人应该如何做。 混合编制据调查，采用男女混合编制，至少可以提高原有工作效率的20%。“男女搭配，干活不累。” 【案例】一个企业的市场部原来都是男性，大家比较懒散，开会经常缺席，后来市场部招了一个漂亮的女生，当这个女生进来之后，市场部的任何工作都有人抢着做，开会的时候也很少有人缺席了。 表扬进步任何人都希望自己的工作被人欣赏。部门经理要留意员工的每一个进步，当员工取得进步的时候，及时地表扬他，鼓励他继续前进，争取更大的进步。对于中国人来讲最容易的不是批评，而是表扬。批评是张嘴即来，而表扬的话语总是很难说出口。员工就像刚刚懂事的小孩子，你对他的进步越表扬，他就会在这个方面越努力。部门经理在赞赏下属时，一定要注意不要伤害到他人，所以制定一个奖励的标准就显得更为重要了，避免员工产生不平衡的心理。如果要运用物质奖励，应该注意适量和适度，而非经济类奖励的效果往往比经济类的奖励效果要好很多。 调整员工的工作情绪部门经理要关心员工的身心健康，除了身体健康外，更重要的是心理方面的健康，了解员工有没有不安、焦虑、烦恼的情绪，尽可能地帮助员工解决困难。人们心情愉快的时候，才能保证高效率地工作，所以部门经理要注意调整员工的工作情绪。 让刚工作的年轻人忙碌起来刚刚参加工作的年轻人一般都很有热情，可是对工作程序却不熟悉，所以部门经理要有意识的加大他们的工作量，安排很多工作，让他忙碌起来，在忙碌中尽快熟悉工作的流程，掌握工作的技巧，在忙碌中体现年轻人的干劲与活力。 提供培训要注意的是，如果让一个员工去参加培训，一定要让他尽快把所学的知识，哪怕只是一点点也运用到工作中，这样才能保证培训的效果。 让员工为自己的工作自豪部门经理应该让员工认识到自己工作的重要性和价值，让他对自己的工作产生自豪感。如果一个员工认为自己所做的工作很有价值，那他一定会有很高的成效。 【案例】一家大公司很注重培养员工的自豪感，通过各种方法让员工为自己是公司的一员而骄傲，而且他们做到了。有的员工每天上下班都拿着印有公司标志的手提袋，让人们都知道自己是这家公司的员工，自己感到很自豪。 让员工尝试新的工作或者是重要的工作尝试新工作被认为是一种荣誉，只有值得信赖的员工才会被授予重任，所以部门经理在适当的时候可以让员工尝试新工作，表示对他的信任。当部门经理要将一项重要的工作交给下属时，一定要在公开的场合将工作交给下属。因为这样对下属来说既是一种荣耀，同时又是一个很大的压力。在重要工作的进展中，给予必要的关注，减少工作中可能出现的失误。如果真是由于客观的原因该项工作失败了，部门经理也应该将责任承担过来。  第7讲 如何带领下属（下） 【本讲重点】严明纪律评价下属激励理论奖罚分明其他事务 严明纪律 什么是纪律纪律实际上是一套标准和规范，是为了鼓励员工达到工作的预定标准，纪律也是条条框框，规范和限制员工的行为。纪律不是部门经理显示权威和权力的工具，纪律中包含很多训练的成分，可以训练员工养成良好的工作习惯和个人修养。多数人违反纪律的原因并不是知法犯法，而是不能调整和适应这种方式。用纪律去惩罚员工，纪律所起的作用是消极的，通过建设性的批评或者讨论，让员工按照要求和希望去做，纪律就变成积极的因素。 烫炉原则所谓烫炉原则就是说纪律就像一个很烫的炉子放在那里，只要你碰到这个炉子（违反纪律），就会尝到它的厉害。纪律遵循的四项原则分别是：预先警告原则一个很烫的炉子放在那儿，热气腾腾的警告人不要碰它，碰它就会被烫到，纪律也有预先警告的作用。即时原则只要摸一下烫炉，马上就会被烫到，如果触犯纪律，马上就会被纪律所反击，这就是即时原则。一致性原则炉子很烫，今天摸会被烫到，明天摸也会被烫到，不管什么时候摸都会被烫到，而不管什么时候触犯纪律，都会被纪律惩罚。公正性原则不管男女老少，高矮胖瘦，只要摸烫炉，都会被烫到，纪律也是一样，对任何人都是公正的。 违纪员工的处理对待违纪的员工有几个步骤可以遵循：首先去明确事实，弄清楚员工到底违反了什么纪律；给员工一个机会对违纪行为做出解释，大部分员工不会痛快地承认自己的违纪行为；要求员工站在你的立场想一想，然后提出解决方案；确定解决方案或补救计划；对违纪的员工进行相应的惩罚，惩罚不一定非要是经济性的，其他形式的惩罚方法如口头警告、书面警告等等都不失为一种好方法；检查补救计划的执行。