工作方法与时间管理课件.ppt
工作方法与时间管理,1,管理课件,1管理课件,目 录 第一章：工作迷思一承认、意愿、改善 1.忙碌不已的人 2.工作的十大迷思,2,管理课件,目 录2管理课件,第二章：为了善于处理工作应有的作法 1.工作评价的着眼点应明确 2.着手设定工作目标 3.明列工作计划与执行步骤 4.依照既定的标准执行工作 5.积极寻求工作方法的改善与创新,3,管理课件,3管理课件,第三章：时间管理1.时间的四种独特之性质 2.时间就是成本 3.改变习惯是时间管理的成败关键 4.时间管理的重要法则 5.怎样从事时间管理,4,管理课件,4管理课件,第四章：高效率工作的有效行动方案 1.不要一有问题就要开会 2.创造更多时间的方法 3.如何作正确的决定 4.由失败的教训中学习 5.授权的艺术 6.建立良好的人际关系,5,管理课件,第四章：高效率工作的有效行动方案5管理课件,前 言如何花较少的时间与精力来完成更多的事？l 要追赶工作,不要被工作追赶! - 富兰克林 -l 不浪费时间的只有时间! - 路纳雨 -,6,管理课件,前 言6管理课件,A. 解决时间不够支配困境的唯一方法,便是尽可能地提高办事能力,把工作完成,也就是要好好地善用时间,从容不迫地完成应该做的事。B. 想把烦琐的工作,愉快且迅速地完成, 在于内在潜力的发挥、健康的身体、敏锐的观察力和渴望成功的意愿。,7,管理课件,7管理课件,第一章 工作迷思一承认、意愿与改善1.忙碌不已的人，其类型如下： 1.1过度敏感的人 1.2喜欢开会的人1.3梦想型的人 1.4多管闲事型的人 1.5图表迷 1.6被堆积如山的卷宗埋没的人 1.7 天才型的人 1.8 门户开发型的人,8,管理课件,第一章 工作迷思一承认、意愿与改善8管理课件,2.工作的十大迷思： 2.1流汗愈多，收获愈多 2.2行动就是生产力 2.3开夜车 2.4自己动手是完成工作的最佳手段 2.5 投机取巧是最好的方法 2.6辛勤努力是美德 2.7工作没有乐趣而言 2.8最理想的方法只要一种 2.9一切都公正 2.10压力之下表现最好,9,管理课件,2.工作的十大迷思：9管理课件,第二章 为了善于处理工作应有的做法 良好的工作方法应该是： 定出一套正确的价值观及一套有效的力行方法，而且对于外来的压力与障碍能洞烛机先，体察入微，进而采取对策，以为因应。而更简单地说，就是要依据订定的适当标准去执行并控制，然后将执行结果详做记录与分析，对于异常应即反映,并采取适当的处理措施，使工作效率由Do things right提升到另一个的境界Do the right thing境界。,10,管理课件,第二章 为了善于处理工作应有的做法10管理课件, 1.工作评价的着眼点应明确 良好而有效的工作方法，是由品质、数量、交期、成本、安全以及士气等为其判定的基准，不但要明确而且须广获全员之了解与认同,其主要内容提纲契领如下表。,11,管理课件, 1.工作评价的着眼点应明确11管理课件,12,管理课件,分类,13,管理课件,分类, 2.着手设定工作目标 要拟定一个有效的工作计划，首先就要设定目标，而这个目标必须是设想周全，非常明确才行，否则，只会毫无目的地消耗自己的时间与能力罢了。目标设定之原则如下:,14,管理课件,14管理课件,2.1设定具挑战性但做得到的目标 2.2 使你的目标明确而且适度 2.3检查你的目标是否协调 2.4注意你的目标是否具有弹性 2.5设定目标的完成日期,15,管理课件,15管理课件, 3.明列工作计划与执行步骤 3.1为拟订工作计划活用5W、1H3.1.1 做什么（What） 对象3.1.2为什么（ Why ） 理由、动机3.1.3在何处（Where）场所3.1.4在何时(When)时间、期间3.1.5谁(Who)主体、人物3.1.6如何做(How) 方法、手段,16,管理课件, 3.明列工作计划与执行步骤16管理课件,3.2 拟订计划、步骤的检点事项 3.2.1是否与目标有充分的一致性及系统化 3.2.2是否漏列重要事项？ A.目的、目标、方针、手段 B.资金 C.时间 D.场所 E.等 3.2.3是否为自己满意的内容 3.2.4安排程序是否浪费时间 3.2.5是否能加以弹性的因应 3.2.6是否阶段性的达成目标,17,管理课件,3.2 拟订计划、步骤的检点事项17管理课件,3.3 设定每日工作计划一行事表 设定工作之优先顺序，将最重要的事摆在第一位，然后才逐一持续不断地去执行。,18,管理课件,18管理课件, 4.依照即定的标准执行工作4.1应该了解作业的流程4.2应该了解工作的程序4.3应该了解达成的基准（品质、成本、数量）4.4执行与控制4.5矫正措施与资料回馈,19,管理课件, 4.依照即定的标准执行工作19管理课件, 5.积极寻求工作方法的改善与创新 一面工作一面思考研究。 从工作中运用智慧改善工作。,20,管理课件, 5.积极寻求工作方法的改善与创新20管理课件,第三章 时 间 管 理 时间管理的真正用意、在善用时间。使我们能从容不迫地完成应该做的事情，以提升时间的使用价值，充实自己的生活，并且珍惜自己的生命。 不重视时间管理，就会不知不觉地浪费自己的生命，贬低自己的成就，使自己无可奈何地生活在后悔与抱憾之中。,21,管理课件,第三章 时 间 管 理21管理课件,1.时间的四种独特之性质 1.1供给毫无弹性 1.2无法加以蓄积 1.3无法寻找替代 1.4无法失而复得,22,管理课件,1.时间的四种独特之性质22管理课件,2.时间就是成本 就以加班为例，时间就是成本。而一般人对于加班问题，仅停留在员工不愿意加班或者加班费必须从优给付的层次，很少人去追究什么员工需要加班。是否工作安排不适当？是否工作效率不能提升？如果是故意拖延，不讲效率而造成加班，势必对企业的经营，产生相当的不利影响，值得重视。,23,管理课件,2.时间就是成本23管理课件,2.1计算时间成本之三大原则 2.1.1要倒过来计算 不要依 领多少钱做多少工作的通例，要用能做多少工作来换算自己可以领多少钱。提高自己的工作绩效，用降低自己的时间成本，来换取更高的工作报酬。,24,管理课件,24管理课件, 2.1.2要配合自己的实力 年轻时，识浅、经验不足，要多做才能够降低成本。年长时，学经验具佳而体力不足，应该少做以完成重要任务来降低成本。 2.1.3要成为时间的主宰 我们不应该让时间来管理自己，而必须力求自己去管理时间。不要老以时间不够用 做为想做而没有做的借口。,25,管理课件, 2.1.2要配合自己的实力25管理课件,3.改变习惯是时间管理成败关键： 时间管理的起点，在坦诚承认自己在浪费时间，最终则在把有限时间，拿来处理最为重要的事情,以免浪费时间。不良习惯经常是不求甚解的恶果。而所谓的不良习惯，是指不正当的观念和不正当的行为。养成良好的习惯，包括：,26,管理课件,26管理课件,3.1珍惜时间的习惯3.2选择事情的习惯3.3优先顺序的习惯3.4凡事计划的习惯3.5机动调整的习惯3.6讲究方法的习惯3.7事后检讨的习惯3.8量力而为的习惯3.9不断学习的习惯3.10轻松管理的习惯,27,管理课件,3.1珍惜时间的习惯27管理课件,4.时间管理的重要法则 4.1化整为零，聚零为整4.1.1随机应变，举一反三4.1.2慎选时间处理特别事件4.1.3计划变动时间集中处理4.1.4时间分散化 时间分散化，就是化整为零的原则：A.各个击破法B.思维方式改变法C.避免过度追求真、善、美,28,管理课件,4.时间管理的重要法则28管理课件, 4.2自我出发、掌握现在 我们应该充分了解：重要的不是过去，不是未来，而是现在。想成功，不是依靠别人，而是依靠自己。 4.3提高效率，增加效能 效率是指一件事最好的方法，基本上是一种投入产出的观念。以较少的投入，而获得较多的产出时，就说是有效率。而效能是指适切的目标之设定，以及为达成目标所需适切手段的选择。,29,管理课件, 4.2自我出发、掌握现在29管理课件,效率的达成，就是：效率=工作的程序化+思考、判断和创造力。,30,管理课件,30管理课件,5.怎样从事时间管理5.1个人时间管理 个人的时间管理，需掌握柏金森定律：工作会延伸，以便填满可供完成工作的时间。以防止养成拖延的坏习惯，而在工作中最重要的是要区分优先顺序，将经常的工作，逐一依照应遵守的原则与要领，养成更有效率的习惯。,31,管理课件,5.怎样从事时间管理31管理课件,5.2组织时间管理 组织时间管理，大致可分为作业现场、办公室管理及工作关系三个方向。作业现场着重于标准时间的建立；办公室则偏于因应时间管理的合理布置及档案、资料的整理，而工作关系乃为使组织能面对未来的挑战，及早建立其内部的互动，以达到共同参与的目的。,32,管理课件,5.2组织时间管理32管理课件,5.3主管的时间管理 企业内的主管，大致可分为：决策面或经营面的高阶主管；管理面的中阶主管及执行面的基层主管。而各阶段主管均因其工作性质不同，时间分配比例亦不同。 例如：高阶主管的时间，多半用于思考及决策，求变求新，并且有充分的弹性可以应付突发的事件。中阶主管必须将组织内部各种规范及制度建立完整，承上启下。而基层主管则大部分时间在处理人的问题，沟通协调及执行是其主要的课题。,33,管理课件,5.3主管的时间管理33管理课件,第四章 高效率工作的有效行动方案 1.不要有问题就要开会 会而不议，议而不决，决而不行 1.1无效的会议为何开不完1.1.1没有人去在意会议的成本。1.1.2为了满足发表欲。1.1.3为了社交活动。1.1.4为了躲避效益，替延迟找借口。1.1.5习以为常。1.1.6为了推卸责任。1.1.7愚弄别人，使人相信重要决定有他们的功劳。,34,管理课件,第四章 高效率工作的有效行动方案34管理课件,1.2发挥会议的效用1.2.1会议的目的与类型1.2.2会议的计划和准备。 A.先决定是否要举行会议。 B.拟订议程计划。 C.会议资料要齐全，且要事先发给与 会人员。 D.会议之会场布置。,35,管理课件,1.2发挥会议的效用35管理课件,1.2.3会议的程序 A.导入议程。 B.让与会人员发表意见。 C.导出结论。 D.总结。1.2.4会议后之反省检讨及执行追踪 A.与会人员的自我检讨及反省（检讨表如附页）。 B.决议事项的执行与追踪。,36,管理课件,1.2.3会议的程序36管理课件,领导者（主席）自我检讨表,37,管理课件,领导者（主席）自我检讨表,续前表:,38,管理课件,7.我领导大家能聆听和了解别人的意见。8.我把公平立场坚持到,与会者自我检讨表,39,管理课件,与会者自我检讨表,续前表:,40,管理课件,续前表: 月,2.创造更多时间的方法2.1早起十五分钟。2.2培养速记的能力和速读的技巧。2.3培养记录的习惯和解决文件垃圾。2.4利用所有能够利用的东西。2.5擅于使用电话。2.6尽量避免杂谈。2.7让邮差去跑腿。,41,管理课件,2.创造更多时间的方法41管理课件,2.8尽量利用空间的时间。2.9要保持良好的工作环境。2.10重要而且困难的工作要先做。2.11要适当的休息，保持健康。2.12工作中不要胡思乱想。2.13强化学习与记忆的能力。2.14培养书写、演义的技巧。,42,管理课件,42管理课件,3.如何作正确的决定3.1把握时间的关键。3.2尽量搜集资料。3.3找出解决方法。3.4仔细分析斟酌。3.5选出最好的方法。3.6照你所决定的付诸行动。,43,管理课件,3.如何作正确的决定43管理课件,4.由失败的教训中学习 4.1为什么会失败4.1.1判断错误4.1.2计划不完善4.1.3进行的方式不正确 4.2从失败中站起来4.2.1分析失败的原因4.2.2由各个角度探讨原因4.2.3先想好处理改善的办法4.2.4在失败中学习如何立于不败之地4.2.5重新开始,44,管理课件,4.由失败的教训中学习44管理课件,5.授权艺术 5.1将工作交给能处理的最好的人5.2执行工作务必有正确的训练与工具5.3授权是性质与范围应清晰及明确5.4信任被授权的人5.5协助被授权的人5.6回绝反授权5.7授予差异与犯错的权利5.8了解授权并非使你免于负责。5.9以要求而非命令地讲明期望完成时的状态。5.10追踪。,45,管理课件,5.授权艺术 45管理课件,6.建立良好的人际关系6.1倾听的艺术。6.2保持沟通管道的畅通。6.3以合作代替争执。6.4良好的人际关系。,46,管理课件,6.建立良好的人际关系46管理课件,结 论 成功不分年龄与时机，也不分职位与环境，任何年龄都是起步的正确时机。 工作能有效率地执行，能从容不迫地完成，不是一种幻想，只要有心追求，必然可以实现。本课程的结束，正是你行动的开始，祝福你！,47,管理课件,结 论47管理课件,
