玉溪红塔集团ERP系统烟叶销售业务说明.docx

玉溪红塔集团ERP项目业务指导书 玉溪红塔集团ERP系统烟叶销售业务说明 A 本部门有关的业务蓝图1 业务蓝图自产烟叶销售流程2业务蓝图基地烟叶销售流程 3业务蓝图烟叶销售订单流程图 4.业务蓝图烟叶销售发货流程5.业务蓝图烟叶销售发票流程+B. 本部门的上线业务1.业务环节（详细列表、所属蓝图）序号业务环节所属蓝图内容及作用1创建烟叶销售订单自产烟叶销售流程图、烟叶销售订单流程图根据经营科与客户洽谈的结果，发货时在R/3系统中录入所调烤烟的等级、数量等内容，相当于下调令2信用控制自产烟叶销售流程图、烟叶销售订单流程图在烟叶销售订单保存时对客户应收帐款进行信用控制，如客户货款未到，系统会将此销售订单冻结3创建销售驱动的烟叶采购订单基地烟叶销售流程图在师宗、泸西等基地烟的销售类型中，将所调烟叶的等级、数量填入采购订单4收货基地烟叶销售流程图在师宗、泸西等基地烟的销售类型中，采购订单创建完后，将采购内容收货至烟叶销售中转库（2H06）5创建烟叶交货单烟叶销售发货流程图审核已创建的烟叶销售订单，确定可发货物的交货日期，相当于下烟叶调出通知单6转储移库烟叶销售发货流程图将烟叶销售订单（即调拨单）、烟叶交货单（即调出通知单）上规定的等级、数量的烟叶确认批次后转储移库至烟叶销售中转库（2H06）7发货过帐烟叶销售发货流程图根据实际发运情况对烟叶销售中转库中的货物在R/3系统中填写批次后确认发货出库，增加销售收入，增加销售成本，减少库存，降低库存成本，起动出具发票、托收程序9出具发票烟叶销售发票流程根据烟叶销售订单创建发票，打印销货凭证，同时产生会计凭证2.角色定义人数人员人数任务时间操作经营科计划员2与烟叶销售客户函接计划，根据双方洽谈、协商的结果，下发烟叶调拨单每年烟叶外调工作开始后的上班时间1、 创建、更改或删除烟叶销售订单2、 创建、更改或删除烟叶采购订单3、 打印烟叶调拨单、烟叶采购订单4、 打印月度烟叶销售执行报表生产科业务员1审核计划调拨的烟叶能否外调，协调新烟的生产与调运情况上班1、 创建、更改或删除烟叶交货单2、 打印烟叶调出通知单仓储科办公室业务员1对所调烟叶进行分单拣配，确定库区、批次上班1、 手工分单、确定所调烟叶的库区、批次2、 打印烟叶公司（复烤厂）转储移库汇总表仓储科库区业务员5将所调烟叶移库至烟叶销售中转库（2H06）上班1、 移库2、 打印转储移库单经营科统计员1对烟叶调拨单所涉及的财务数据进行审核，完成收货及发货过帐上班1、 审核、打印烟叶交款通知单2、 对基地烟销售驱动的采购进行收货，打印烟叶收货入库单3、 根据实际调运情况发货过帐4、 打印烟叶公司（复烤厂）转储移库汇总表、烟叶调入、售省外分省（市、自治区）、卷烟厂统计表、烟叶中转库盘点库存统计表、烟叶销售资金往来帐统计表发票管理3对所有开具发票进行处理上班1、 商业销售发票2、 发票反冲3、 系统发票与金穗系统增值税双向信息互换C.业务内容1.业务描述烟叶调拨计划安排、烟叶销售订单（调拨单）、采购订单管理：² 业务员与客户协商合同等级调整与调拨计划安排并提交领导审核；² 根据实际业务需要，在R/3系统中对烟叶销售订单进行创建、删除、跟踪处理；主要有以下订单类型：省外销售、省内基地销售等。² R/3系统中已事先录入了维护好价格数据，如果价格有上下浮动，则用手工输入，并在订单的文本备注栏中注明浮动的比例。² 实际执行业务时，要在集团待销烟总计划的范围内，根据与客户洽谈达成的结果，依据调拨烟叶的等级先请示复烤厂此等级烟叶的具体物料代码；只有在接到复烤厂提供的所调等级烟叶的具体物料代码后才可以在R/3系统中填写烟叶销售订单。² 当烟叶销售订单中业务合作伙伴中的收票方、付款方、送达方不同时，在销售订单中进行修改。² 当客户的货款未到时，R/3系统会自动冻结该订单。如果该客户是一般客户，由市公司财务部门在收到对方足额货款后解冻订单；如果该客户是特供客户，由部门主管领导审核批准后解冻订单。² 当烟叶公司经营科计划员创建完烟叶销售订单后，经营科统计员要及时打印出收款通知单，并仔细审核其等级、数量、价格项目是否完全正确，确认无误后签字加以认可。² 在基地烟的销售类型中，创建烟叶采购订单在基地烟的销售类型中，根据销售订单所需等级、数量的烟叶创建烟叶采购订单。² 打印烟叶调拨单、烟叶采购订单、月度烟叶销售执行报表并留档保存。² 烟叶调拨单打印后，送交复烤厂生产科，进入发货准备流程。发货准备：² 复烤厂生产科接到烟叶公司经营科计划员下达的烟叶调拨单后，进入R/3系统显示烟叶销售订单，仔细审核所调烟叶的生产及库存情况是否能够满足需要以及是否符合复烤厂的调拨规定，确认无误后加以签字认可。² 依据烟叶调拨单上表明的系统内已创建的销售订单编号在R/3系统内创建烟叶交货单以及根据实际业务的需要对已创建的烟叶交货单进行修改或删除。打印烟叶调出通知单。² 复烤厂仓储科接生产科下发的调出通知单后，进入R/3系统显示相关的烟叶交货单，仔细审核所发等级烟叶的物料代码是否填写无误，并确认系统外的调出通知单与系统内的烟叶交货单上的数据是否完全一致；若发现有错误，必须及时通知烟叶公司经营科计划员和复烤厂生产科业务员对出错订单进行更改。² 手工拣配分单，确定所调烤烟的库区、批次，下发转储通知单（复烤厂内部单据）给相关库区。转储移库管理² 复烤厂库区业务员接仓储科办公室下发的表明了所调烟叶批次的转储通知单后，进入R/3系统显示相关的烟叶交货单，仔细审核转储通知单上的物料代码、转储数量是否与交货单上的相关交货项目完全一致；若发现有错误，必须向仓储科办公室业务员及时反映，并通知相关上游部门的业务员对出错单据进行及时更改。² 按转储通知单上的物料代码、数量、批次完成转储移库工作。注：移动类型只能填311，接收库存地只能填2H06（烟叶销售中转库）。² 打印转储移库单，交回仓储科。² 待各相关库区完成烟叶调拨单上所有物料的转储移库工作后，复烤厂仓储科打印出烟叶公司（复烤厂）转储移库单汇总表，留档保存后，送交烟叶公司经营科，进入发货过帐流程。发货过帐管理：² 在基地烟的销售类型中，烟叶公司经营科统计员根据相关的采购订单号完成收货入库（至2H06），并打印出烟叶采购入库单。² 接复烤厂仓储科传来的烟叶公司（复烤厂）转储移库单汇总表，仔细审核其等级、数量是否与所下的调单完全一致，确认无误后签字认可；然后，根据实际的调运情况，在R/3系统内完成发货过帐的工作。² 打印月度烟叶调入、售省外分省（市、自治区）、卷烟厂统计表、烟叶中转库盘点库存统计表、烟叶销售资金往来帐统计表并保存留档，过帐完成后进入发票管理流程。发票管理：概述：SAP R/3系统根据销售订单创建发票，打印销货凭证，同时产生会计凭证；根据R/3系统发票号将发票数据导入R/3系统后传入金穗系统打印发票，通过托收将发票送至客户，再将发票数据导入R/3系统。² 具体的管理规定见财务部门的相关资料。2.相关数据及数据定义编号销售业务相关数据数据定义1客户主数据指客户编码、销售区域、运输区域、地址、开户银行、银行帐号、税务码、信贷限额、还款记录、卸货地点、联系人、联系电话、传真等与客户相关的主要信息数据2物料主数据指物料编码、物料描述、计量单位、销售单位、物料价格信息、批量分割、批次定义等与物料相关的主要信息数据3合同数据（手工管理）指卷烟销售合同上的客户（会员号、所属省市、地址、开户银行、银行帐号、卸货地点、联系人、联系电话、传真等）信息、销售单位、品种、数量、价格、运输方式、发货地、合同有效期、合同印章、税务印章、监证印章等与合同相关的主要信息数据4订单数据指订单内客户（客户编码、运输区域、卸货地点等）信息、物料（物料编码、销售单位、数量、价格等）信息、物料可用性、物料可用日期、交货日期、发货工厂、运输方式等与订单相关的主要信息数据5交货单数据指交货单上客户（客户编码、运输区域、卸货地点等）信息、物料（物料编码、销售单位、数量等）信息、物料可用性、物料可用日期、交货日期、具体的发货库存地、发货过帐时间等与交货相关的主要信息数据6转储单数据指转储单上发货仓库、接收库存地（烟叶销售中转库2H06）、物料（物料编码、销售单位、数量、货位、批次等）信息、最重要的是它所隶属于的交货单号、物料的批次等主要信息数据D.与业务相关的工作1.相关岗位角色相关岗位单据凭证表格烟叶销售订单、销售驱动的采购订单管理烟叶公司经营科计划员烟叶调拨单销售驱动的烟叶采购订单月度烟叶销售执行报表发货管理复烤厂生产科业务员烟叶调出通知单转储管理复烤厂仓储科业务员复烤厂内部用转储移库通知单烟叶公司（复烤厂）转储移库汇总表移库复烤厂仓储科库区业务员复烤厂内部用转储移库单发货过帐烟叶公司经营科统计员烟叶交款通知单销售驱动采购的收货入库单烟叶公司（复烤厂）转储移库汇总表、烟叶调入、售省外分省（市、自治区）、卷烟厂统计表、烟叶中转库盘点库存统计表、烟叶销售资金往来帐统计表发票管理商业销售发票管理员销售订单销售订单2.提供数据的要求业务环节时间单据、凭证、表格格式烟叶销售订单、销售驱动的采购订单管理每笔业务相关年份国家烤烟调拨价格表工艺部门下发的集团待销烟等级数量表师宗、泸西基地待销烟等级数量表原始合同、调整协议、准运证、月度车皮计划报表单据报表发货管理每笔业务烟叶调拨单单据转储管理每笔业务烟叶调出通知单单据移库每笔业务复烤厂内部用转储移库通知单单据发货过帐每笔业务烟叶公司（复烤厂）转储移库汇总表已完全确认转储单的交货单单据报表发票管理每笔业务烟叶销售订单单据第15页