本校发展办公室自动化的目的为将办公室内.docx

本校發展辦公室自動化的目的為將辦公室內、外的公文抄寫、圖表繪製、文件傳遞等各項人工作業，改由各種自動化的軟、硬體設備代為處理，讓辦公室工作同仁能有更多時間發揮腦力活動，提昇創新及決策層次，提高學校整體行政作業品質。進行的方向為：(一)提供辦公室內常用的工具軟體供同仁使用，例如Word、Excel等。(二)發展辦公室自動化系統，包含公文處理自動化及各單位承辦之業務表單電子化。 (三)配合新業務推動由資訊中心統籌配置各單位所需相關電腦設備。（四）各單位配合既有業務適時更新同仁用電腦設備。(五)資訊中心舉辦各種資訊化訓練課程，提昇辦公室工作同仁運用電腦技能。本校張創辦人建邦博士及校長、副校長一直十分重視各單位的行政績效及制度的檢討，由校長主導推動的決行權責下放即是一例，除每年定期由各單位檢視分層負責明細表進行流程檢討外，平時遇到新業務亦隨時增加新流程，而進行公文及表單處理自動化與電子化的同時，更可以由規劃團隊對各種公文流程作一次總體檢。一、 現況本校辦公室自動化發展現況可以分成電腦設備、軟體設備、現行辦公室自動化系統作業項目、新一代公文系統、資訊化教育訓練以及各單位資訊化作業項目幾方面來看。近日配合行政院研考會函頒於九十四年元旦起全面實施公文書橫式書寫，本校各單位於九十三年十一月全面將公文書格式改為橫式。(一) 電腦設備本校辦公室工作同仁電腦設備配置早為一人一機，印表設備則多採網路方式分享資源，各單位設備配置情形詳見玖、電腦資源。近年來本校考量經費運用，未再定期大批更新各單位行政用電腦設備，改由各單位依需要申請更新。除各辦公室配置之個人電腦外，尚有下列電腦主機用於辦公室自動化系統。(1) IBM RS/6000 SP2平行伺服主機一部辦公室自動化系統作業用。(2) IBM eServer x345 雙CPU伺服主機二部安控平台管理系統用。(3) IBM eServer x345 雙CPU伺服主機一部辦公室自動化系統開發用。(4) IBM eServer x445 4*CPU伺服主機一部新一代公文系統開發用。(5) IBM eServer x345 雙CPU伺服主機三部新一代公文系統開發用。(二) 軟體設備1. IBM AIX作業系統（電腦主機用）2. Windows2000/2003 Server作業系統（電腦主機用）3. LOTUS Notes Domino Server辦公室自動化伺服端系統（電腦主機用）4. LOTUS Notes Mail電子信箱（電腦主機用）5. SQL資料庫系統（電腦主機用）6. Visual Studio .Net程式語言（電腦主機用）7. Project Server專案管理軟體（電腦主機用）8. Windows作業系統（個人電腦用）9. LOTUS Notes Clients辦公室自動化使用端系統（個人電腦用）10. IE瀏覽器（個人電腦用）11. Office 套裝工具軟體（個人電腦用）12. Frontpage網頁製作軟體（個人電腦用）13. Project 專案管理軟體（個人電腦用）14. Visio繪圖軟體（個人電腦用）15. PhotoImpact影像編輯軟體（個人電腦用）16. PhotoExplorer看圖軟體（個人電腦用）17. 華康金蝶字型（個人電腦用）18. 中文手寫輸入板及蒙恬語音輸入法（個人電腦用）19. Dr.eye譯點通翻譯軟體（個人電腦用）20. Symantec防毒軟體（個人電腦用）21. Symantec防火牆軟體（個人電腦用）22. Symantec Norton工具軟體（個人電腦用）23. Acrobat可攜式文件PDF製作軟體（個人電腦用）24. 自然輸入法（個人電腦用）(三) 現行辦公室自動化系統作業項目本節摘錄的是目前全校使用的共通性業務，其程式設計與資料維護均由資訊中心負責。1. 電子郵遞作業本校各單位在辦公室自動化系統上都有一個專屬的電子信箱，由單位指定專人負責處理其中的各種來文。此電子郵遞作業除能傳送本身製作的電子文件外，也可以傳送以其他工具軟體（如Word、Excel）製作的檔案。早自七十八年開始本校一般性的公文作業即大量使用此功能，之後為加速訊息的傳遞，更與教職員個人信箱連結，凡與同仁相關的即直接送至同仁信箱。2. 總收發文作業本校總收發文作業由總務處文書組負責，利用此功能將外來公文資料登錄、掛文號、進行分文處理，再結合公文送收文記錄功能，由承（會）辦單位直接在電腦上簽收；發文時亦利用此功能將發文資料登錄、掛文號，若為外來文覆文時，系統會自動勾稽收發文。此外，文書人員進行公文稽催、歸檔作業、公文註銷、製作各類統計報表等均可透過總收發文作業完成。3. 簡便行文作業本校公文處理凡不涉及簽核的，如各類函件、通知以及人事命令的發佈等等，均已利用此功能來製作及傳送。涉及簽核的部份，則於開發中的新一代公文系統中規劃設計，目前暫時仍採紙本作業。4. 分層負責明細表查詢本校為簡化工作及提高行政效率，多年前即由秘書室彙整各單位工作項目及決行權責層次，編制決行權責明細表，陳校長核定後公布使用，各業務承辦人員於簽辦公文時需先正確標示決行權責，方便公文的傳遞與處理，如有需要可利用此功能能查知決行權責層次。分層負責明細表內容的更新，由秘書室負責。5. 離職手續作業離職手續是早在七十八年即在淡江大學辦公室自動化系統上運作的業務之一。各單位於離職人員的公文核准後，即以電子郵遞送出離職通知單，通知人事室、會計室、圖書館、總務處、總務處出納組、資訊中心專案發展組、資訊中心網路管理組、教務處教學科技組等單位，進行離職相關手續的處理，人事室再根據各單位的核辦註記情形簽發離職證明等文件。6. 公文送收文與稽催本校目前正在開發新一代公文處理系統，未來配合已建置之電子簽章及認證機制，即可於線上進行公文的簽核。現階段在公文處理上使用的是公文的送收文與稽催的部份。校內公文由簽辦單位製好紙本公文後，在辦公室自動化系統中建立該份公文的送文單。送文單上除記載文號等基本資料外，同時記錄公文的送文流程。收文單位於收到紙本公文後在電腦上加以簽收，公文處理完畢時再於電腦上將送文單傳到下一個單位。在處理的過程中會辦單位可以配合需要增加新的會辦單位。至於校外來文則於文書組收到公文後，先在總收發文系統中登錄總收文及承辦單位，系統會自動產生此份公文的送文單，承辦單位於收到來文後，依前述方式簽收。利用這項功能，送文單位可以追蹤公文，稽核單位也可以進行稽催的工作。7. 會議室申請與管理此項功能提供線上申請與簡易線上簽核的電子化作業。申請單位在電腦上查詢會議場所的空檔時間，再填寫申請單並送出，申請單即依事先設定的作業流程送往核定單位，核定單位在電腦上加以核示。核准的借用時間系統會自動予以登錄，同時將申請支援事項通知支援單位，如總務處事務組或總務組、教務處教學科技組等。目前納入本系統管理的會議室計有國際會議廳、中正紀念堂、校友會館，及中小型會議室等共十餘個場地。提出申請使用場地的時間最早是四個月前，最遲是三個工作天前。8. 修繕申請為改善傳統紙本修繕單作業的缺失，資訊中心與總務處營繕組於九十年共同開發了修繕申請電子表單作業，不但加快申請作業的處理速度，申請者還可以隨時追蹤查詢申請案件的下落，充分瞭解整個修繕作業的進度。藉由此系統，業務承辦人員能更有效率的安排處理各項修繕案件，業務單位主管亦可充分了解及監督業務承辦人員的工作效率。修繕完成後，業務單位透過此系統可快速的通知申請單位進行驗收。9. 會文館貴賓室借住申請與管理為方便各單位替遠到貴賓安排住宿，資訊中心與總務處事務組於九十年共同開發了會文館貴賓室借住申請與管理系統，提供各單位線上查詢會文館可供借住房間的相關資訊、時段，以及線上申請借住、取消借住等功能，同時也提供業務主管單位線上核准、分配、調整、取消房間等功能，大大簡化了管理單位的作業程序。10. 資訊化訓練課程報名作業本校資訊中心每年均對教職員舉辦各種資訊化訓練課程，藉以提昇同仁資訊技能，為方便同仁特於辦公室自動化系統中提供查詢資訊中心舉辦之各項資訊化訓練課程資料，以及網路選課與報名功能。11. 法規彙編檢索為方便同仁查閱相關法規，提供共有文書檢索功能，將本校各類法令、規章、辦法等公用資訊建成共有文書。法規變動時由文書組於秘書室公布後七日內更新，並註明所依據之法源，以保持法規的完整及正確。目前存放於法規彙編檔案中的有淡江大學組織規程、辦事規章、文書處理規則、學術研究及交流、人事規章、教務規章、學務規章、總務規章、會計規章、圖書規章、資訊規章、體育規章以及其他相關法規等。12. 日程表作業利用此功能，各單位的秘書或助理可以將主管的日程登錄在系統中，需要時也可以印出下一週的日程供主管使用。只要主管們的日程都能建入系統中，則系統還能根據主管的空檔時間自動安排開會的時間。13. 通訊錄管理由資訊中心將全校所有OA使用者帳號建立成公用通訊錄，再利用公用通訊錄建立校內常用的收文單位群組簡稱，如“本校各一、二級單位”、“各教學一、二級單位”、”全校教職員”等，以方便送文時指定收件人使用，至於個人常用之收件人帳號則可建成個人通訊錄。(四) 新一代公文系統1. 建立數位簽章與認證機制在公文處理電子化中，簽核方式的改變是最最具挑戰的一種轉變，也是最關鍵的項目，缺少了線上簽核也就無法完成公文處理的再造工程。本校在公文訊息的傳送與接收上早已做到電子化的程度，然而需要簽核的業務，目前暫時還是維持傳統的方式。由於傳統的紙本簽核方式不易被篡改，因此一套可以防止偽造、冒名、篡改的系統，就成為能否改變簽核方式的關鍵。公開金鑰基礎建設機制(PKI)提供相當安全及可信賴的數位簽章與認證機制，內政部自然人憑證IC卡即採用此技術，本校亦決定採用內政部自然人憑證IC卡作為新一代公文系統身份認證及線上簽核的依據。目前全校教職員多已申請自然人憑證IC卡，PKI相關安控平台管理系統資訊中心亦已建置完成。2. 開發公文處理系統一個好的電子化公文處理系統，需是從總收文開始到分文、退文、改分以及創簽稿、會辦、陳核、決行、發文、檔管、調卷、查詢作業等全都納入電腦管理、追蹤與稽核的系統，承辦單位 (人員) 利用此系統可以很方便的掌握公文的流向，稽核單位利用此系統可以很清楚的瞭解公文處理的效率，在設計時只要規範好每種公文的處理時限，系統可以自動檢視逾期文件，發送公文稽催通知單。目前本校的總收發文登記已採電腦處理，承(會)辦的送收文記錄也以電腦來管理，承辦單位(人員)已能掌握公文的流向，目前進行的工作是(1)結合自然人憑證與電子簽章技術，開發新一代的公文簽核功能。(2) 將現有送收文記錄系統與總收發文系統使用經驗，結合本校特有的分層負責明細表，建立正確的公文流程。(3)由秘書室訂定校內各種公文的處理時限。(4)配合教育部公文電子交換系統，結合校內收發文作業，使電子交換作業一氣呵成。本校在開發此新一代公文處理系統時，還由相關單位秘書及行政同仁計二十二位，於公文自動化規劃小組下成立OA任務小組，就本校公文實務運作情況提供作業需求，由資訊中心及委外之廠商共同進行系統分析等開發事宜，目前此系統正由資訊中心測試當中。 3. 開發表單作業系統辦公室裡除簽、稿等公文外，最常處理的就是表單類的格式化公文了，因此將表單導入電子化作業，同時結合數位簽章與認證機制，亦是提昇辦公室行政效率不可缺少的一環。之前已開發使用的有會議室申請與管理、修繕申請、會文館貴賓室借住申請與管理、離職手續等電子表單，進行中的則為請假單作業。規劃的內容除一般的請假時間、請假事由、假別外，還包括代理人機制、自動審查請假時數及數位簽章之線上簽核等功能，希望藉由此類作業的推廣使用，能讓每位同仁熟習電子作業，進而落實公文處理電子化目標。(五) 資訊化教育訓練為提昇辦公室工作同仁運用電腦技能，資訊中心每學期舉辦資訊化教育訓練課程，相關資料請參閱伍、資訊教育活動。(六) 各單位資訊化作業情形除前述全校共通性的業務之外，許多單位也開發了一些內部使用的系統。下列為各單位提供之作業情形：1. 文學院各系所使用學校提供之各項資訊化系統。2. 理學院(1) 繼續加強全院公文處理電腦化，將學校公文以E-mail方式傳送教職員，以提昇行政效率及品質。 (2) 各系協助系友會建立電腦資料檔案，加強系友連繫工作，以凝聚向心力。(3) 各系所利用E-mail傳送訊息給研究生，以提昇效率。3. 工學院(1) 土木系：A. 改善本系網頁功能，強化招生文宣和系友會聯絡資訊。B. 利用網路和電子郵件處理公文，公佈傳達相關資訊，提升辦公室作業效率。(2) 電機系：A. 本系目前有Pentium電腦五部，負責系上的文書處理工作，另有E-MAIL SERVER、電話撥接系統及電機系WEB SERVER。為免響應環保，減少紙張的消耗，與老師的聯絡與公文的傳遞盡量使用E-MAIL，已達到整潔、快速之目的。B. 為達到即時與迅速的資訊傳遞目的，本系碩博班公告與資料繳交等聯絡作業皆採電子郵件個別通知方式處理，有效掌握學生狀態與增進行政效率。(3) 資訊系：A. Email傳送學校各類資訊給任課教師。B. 公告學生相關資訊於BBS、WWW上，即時回答學生BBS上各類問題。4. 管理學院(1) 各項公文、開會通知、演講、活動、公告等資訊，皆以E-MAIL、OA、網頁、BBS等電腦網路系統傳送，提昇行政效率、節省紙張浪費，增加辦公室自動化。(2) 利用公文追蹤系統，掌握公文流程及時效。(3) 公文登記及財產的登記管理均利用相關資訊軟體。(4) 以網路資源分享方式，共享軟硬體設備，減少重覆購置的問題。(5) 學生相關訊息藉由BBS公告，並利用WWW提供系友連繫的園地。5. 外國語文學院德文系：系公文、送收文系統、借會議室系統、學術活動電子看版、修繕申請系統、法規彙編、全系教師E-mail帳號傳送訊息、檔案依檔案夾種類歸檔儲存、於系版BBS上傳達學生系上重要通告等。6. 技術學院(1) 管理系：鼓勵學生及加強行政人員使用校務行政資訊系統來查詢所需資訊；系務之公文傳達及相關訊息發布皆利用電子郵件傳送，以提高行政效率，縮短公文往返時間。(2) 營建系：公告訊息本系利用電子郵件方式傳達師生，並利用本校之OA系統辦理行政業務。7. 教務處利用下列系統方便師生辦理相關業務。(1) 學生網路申請成績單作業系統。(2) 教師網路申請講義印刷作業。(3) 多媒體教室維修通報系統。(4) 媒體服務器材借用系統。8. 總務處單位別執行項目執行情形執行效益務長室各類申請表單及檔案存放於WWW網頁伺服器整理本處各類表單及檔案五十四種，供各單位下載使用。充分利用網路資源，方便日常作業，提昇作業效率。總務長室本處WWW網頁維護及功能新增隨時更新本處網頁內容，提供上網查詢各項總務處相關訊息及各類服務資訊。利用網路資源，提供快速、便捷之資訊服務。總務長室建置及維護政府採購法及本校招標資訊相關網頁建置網頁，提供政府採購法相關法令、規章、表格、檔案及本校依政府採購法辦理之採購案執行情形。充分利用網路便捷的特性，提供即時資訊查詢，節省人力及時間。總務長室校務行政BBS詀總務處板維護及管理隨時暸解BBS上對本處各項業務及措施之建議與意見，提供各組參考改善，並儘速回覆處理狀況。透過BBS與教職員工生作雙向溝通及意見交流，以加強工作效能。總務長室維護本處WWW網頁伺服器維護及擴增網頁功能。以更多元之網頁功能，如行政人員評鑑、問卷調查等，提供便捷、有效之溝通管道。總務長室維護及管理本處FTP伺服器存放共用資訊及常用檔案，供本處各組取用。充分利用網路功能，資源共享，節省人力、物力及時間。總務長室離職手續簽辦電腦化作業透過OA通知各組簽辦離職手續，並彙整各組回報簽辦狀況後，完成離職手續簽辦。發揮網路功能，縮短公文往返時間，爭取時效。總務長室網路傳遞公告訊息將本處各種公告訊息傳至全校各單位及教職員之電子信箱。訊息傳播方式主動而全面，且傳播速度快速。總務長室工作指派及執行狀況回覆利用本校OA系統指派各組工作，各組完成工作後回覆工作執行狀況並送回相關資料。充分利用OA系統功能，發揮網路特性，縮短作業時間，迅速完成工作。交通及安全組教職員工汽機車通行證電腦化申請作業於本處網頁提供教職員工汽機車通行證申請功能，供教職員工上網申請。簡化申請手續，縮短處理時間，減少人工作業，提昇工作效率。交通及安全組學生汽車通行證電腦化抽籤業務於本處網頁提供學生申請汽車通行證登記及抽籤功能，供學生上網申請汽車通行證。簡化抽籤作業程序，縮短作業時間，確實達到公平、公開、公正之處理原則。交通及安全組學生機車停車場通行證電腦化申請作業於本處網頁提供網路申請功能，供學生上網申請機車通行證。簡化申請手續，縮短處理時間，減少人工作業，提昇工作效率。事務組會文館貴賓室借住申請系統各單位利用本校OA系統，網路查詢會文館各貴賓室之設備、空檔時間，並提出借住申請，經管理單位核准後進住。以電腦化取代人工作業，以電子表單取代紙張表格。簡化流程，節省時間，提昇作業效率。事務組會議室借用管理系統各單位利用本校OA系統直接查詢會議室借用狀況並申請借用。於電腦中查詢、借用會議室。並由會議室管理單位直接於電腦中核准借用，節省作業時間，提昇工作效率。事務組勞、健保加退保及員工保費自負額扣繳電腦化作業由電腦輸入勞、健加退保資料及自付額，供每月薪資扣繳。以電腦作業節省人工抄寫資料時間，增加工作效率。事務組眷舍區水電費計算及建檔直接由電腦輸入眷舍水電費資料，供每月薪資扣繳。以電腦作業節省人工抄寫資料時間，增加工作效率。保管組財產移轉、報廢、更正表格自動印表作業各單位辦理財產移轉、報廢、更正時，財產資料直接由資料庫抓取至表格中。直接擷取財產資料，節省重新鍵入資料之時間及人力，簡化人工作業，提高行政效率。保管組單位財產明細表印製作業各單位可隨時由個人電腦中查詢或列印本單位保管之財產明細。簡化作業流程，節省作業時間，即時提供各單位財產明細資料。文書組收發文登錄、分文作業系統利用電腦處理收發文之資料登錄及分文作業，與本校OA之送收文管理與追蹤資料庫整合。與辦公室自動化系統整合，方便公文之管理與追蹤。文書組網路傳遞校內行文、創稿檔案及公文抄本校內行文、創稿檔案及公文抄本皆透過網路傳遞。以電子郵遞方式傳送公文及檔案，可爭取時效，節省人力，增加工作效率。出納組收支傳票處理電腦化每日收支傳票皆利用電腦處理，並提供電腦查詢功能。利用電腦查詢傳票狀況，免除人工逐筆查對之麻煩，節省作業時間，提昇工作效率。出納組學生申請表件收據販售自動化除人工販售外，並提供自動販售機兩部，供學生以紙鈔或硬幣購買申請表件收據。方便學生申購，節省學生往返商管、行政大樓之時間。營繕組修繕申請系統各單位利用本校OA系統填具修繕申請單後，傳送至營繕組安排進行修繕事宜；完成修繕後，透過系統通知修繕單位進行驗收。各單位除透過網路提出修繕申請外，並可隨時查詢修繕案件處理狀況。可節省人工送文時間，控制作業時程，提昇作業效率。營繕組電腦繪製平面圖繪製及更新各樓館建築平面圖。以電腦處理圖檔，方便儲存，節省空間。並可隨時列印供工程施工時參考。總務組台北校園各單位電話費統計各單位電話費資料建檔，列印月報表。電腦儲存各單位電話費資料，可了解各單位各月份電話費支出狀況。總務組電腦繪製各樓層平面圖及機電線路圖以電腦軟體繪製各樓層平面圖及機電線路圖。電腦繪製各樓層平面圖及機電線路圖，方便儲存，節省空間。並可隨時列印供工程施工時參考。9. 人事室(1) 員工福利互助委員會子女獎學金作業流程電腦化。(2) 中、英文在(離)職證明由人事資料轉檔印製。(3) 健保網路加退保作業。(4) 各項業務工作手冊電子化。(5) 同仁在職進修校內課程明細資料列印、查核。(6) 提供網路下載各類表單。(7) 異動教師中英文聘書印製作業電腦化。(8) 以人事資料查詢系統、會議紀錄查詢系統、教師聘期管理系統協助資料查詢與管理。(9) 各校級委員會資料電腦化，利於查詢及製表。10. 會計室(1) 傳票清單：於八十七年九月開始改用資訊化處理並以OA傳送。(2) 傳票通知單：當傳票核准手續完成後，即印製傳票通知單給各經辦人至出納組領款，由於傳票量龐大，此項工作耗費不少人力，為簡化作業及加速傳送速度，委託資訊中心設計程式，已於八十七年十二月十八日起改以OA直接傳送。(3) 人事費領款清冊：全校人事費筆數每年遽增，九十二年約30,458筆，各單位請款時所填寫的基本資料常有不清楚或不全的情形，造成登錄困難，影響扣繳憑單的正確性。為改善作業，於八十八年二月二十六日起改由各單位提供人事費領款電腦清冊，大幅提高資料正確度。九十三年九月起再由各單位以e-mail提供人事費所得清冊電子檔，減少鍵檔時間。(4) 九十學年度已將加退選後補收(退)費資料透過E-mail信箱通知學生辦理更正，以提高補繳催收率及退費完成率。(5) 九十二學年度與資訊中心合作完成學雜費管理資訊系統，此系統除詳實記載學生學雜費收支明細外，更加強原華南銀行收退費銷帳系統之銷帳、試算及報表功能，使得學生學雜費資料、休退學退費、加退選後之銷帳等資料皆能互相連結管理，完整表達學雜費收退費資料。11. 校友服務暨資源發展處提供本處業務資訊、申請表格、校友通訊刊物等資訊提供校友查詢，並運用電子郵件管道提供各項服務申請與意見交流。二、 發展方向淡江大學在推動辦公室自動化上早已完成了網路化的建置，電子化也已有許多的成效，因此未來推動的重點將放在線上簽核，以便早日完成公文與表單電子化，至於人員資訊技能的提升則是經常性的工作。以下分成幾方面說明：(一) 電腦設備配合公文處理系統上線使用，需將紙本資料轉成電子檔案，將規劃提供各單位文件掃瞄設備，另外部分業務單位視需要將規劃結合掃瞄器、傳真機、影印機等的多合一印表機(MFP)；配合IC卡數位簽章與認證機制（自然人憑證IC卡）配置讀卡機設備。(二) 公文處理自動化辦公室的主要工作是公文處理，舉凡文書製作、傳遞交換、流程管理、線上簽核、稽催管制、檔案與影像管理等均涵蓋其中，而本校進行開發的新一代公文簽核系統即是由總收文、分文、退文、改分、創稿、會辦、提陳及批示以至於發文、歸檔、稽催全部一貫作業的自動化系統。系統開發完成後，如何讓全體行政同仁及主管具有處理電子化公文的能力是未來重要課題。(三) 表單作業系統表單亦是辦公室的重要工作之一，在人力有限的情形下將逐年選擇使用頻繁且易上手之業務進行開發，例如進行中的請假單作業。由於各單位表單作業項目眾多，因此開發表單作業系統需先收集、整理、分類以及簡化作業流程，如此才能妥善規劃，開發出來的系統也才實用，而這些工作就有賴秘書室及業務主管單位如人事室、總務處、會計室等的積極投入，資訊中心在進行系統開發時，也才能對表單之共通特性建立程式模組，同時統一操作介面，大幅提高程式開發之速度，使其易學易用也易於維護。(四) 文件電子資料庫及影像檔案伺服系統公文處理電子化以後，結案存檔的公文必須考慮保存的方式，為節省公文系統儲存空間，時間較久遠的需由公文處理系統移入文件電子資料庫中繼續保存，利用光碟櫃或磁碟櫃與多媒體資料庫來開發此系統是未來考慮的方向。(五) 各單位提出之計畫1. 文學院(1) 加強公文處理電腦化，將學校各類資訊以E-mail的方式傳送本系教職員，以提昇行政效率及品質。(2) 利用公文追蹤系統，掌握公文流程及時效。(3) 善用學校校務資訊系統，如預算系統、設備系統、電子看板等。(4) 定期更新系網頁及BBS，將最新的訊息以最有效率的方式公告給全校師生。2. 理學院(1) 會議議程於會前透過E-mail傳送給與會人員，期加強會議時效之控制。(2) 鼓勵同仁參加資訊中心所開辦之電腦課程，加強電腦操作能力。3. 工學院(1) 土木系：A. 以email發佈各項訊息給研究生，提昇工作效率、簡省通訊開支。B. 加強使用OA系統完成各項行政業務。(2) 機電系：持續加強辦本系辦公室自動化業務, 增加網路行政效能。(3) 資訊系：持續加強系網頁之功能，並委請鍾興臺老師負責規劃製作，完成師生互動系統，學生除可上網瀏覽網頁任何資訊，並能透過互動系統將重要訊息以郵件方式傳至每位學生之信箱。並擬將會議紀錄資料上網供系上老師查詢。4. 管理學院(1) 持續積極以E-MAIL、OA、網頁、BBS等電腦網路系統增加辦公室自動化，加強時效，提昇行政效率。(2) 透過OA及E-mail方式與本系教師聯繫互動。(3) 將學校及系辦公室之規定事項於BBS及網站上公佈，養成學生上網查詢資料及與系辦公室互動之習慣。5. 外國語文學院(1) 英文系：現有十二台電腦中八台為系務行政工作及編輯網頁使用，四台供系上老師與學生使用。將盡可能節省紙張的印刷，並利用電子郵件將最新的公文迅速通知傳達給教師或學生。(2) 法文系：現有九台電腦中四台為系務行政工作及編輯法文網頁使用，五台供系所老師與學生使用。同時盡可能節省紙張的印刷，將相關訊息藉由電子郵件或上網張貼公告週知。(3) 德文系：利用電子郵件將最新的公文迅速通知傳達給教師或學生，並善用辦公室自動化系統有效地處理各項事務，嚴格控管本系各類簽呈文稿及申請事項之進度。(4) 日文系：充份了解電腦設備之功能與使用方法，望能加速辦公室自動化。(5) 俄文系：善用現有OA自動化方式來傳遞公文以節省公文流程；同時善用本系現有的電腦設備，建立相關業務制式流程及表格。6. 技術學院(1) 管理系：鼓勵行政人員積極進修資訊概念、參與資訊中心所辦之教育訓練，平時配合需求更新系上軟、硬體設備。利用OA系統提升行政效率，透過電子郵件、系網頁的聯絡，加強系上師生感情及縮短連繫時間，以提升文書處理效率。(2) 國際企業經營系：本系自動化的定位在於逐步的無紙化公文；現階段本系專兼任教師接收本系的轉知信函比率達95%，中長期目標除獲知率往上升外，希望能配合輔導兼任教師使用學校發展之成績記分簿系統，達人人皆能上手之境界。(3) 財務系：配合學校資訊化發展、教師助理用度及預算經費之考量，適時介購或申請所需之軟硬體，提供最具效率之工作環境。(4) 建築技術系：定期維護本系電腦設備及系統運作，並積極參與學校舉辦之辦公室自動化課程研習，以提高本系行政效率。(5) 營建系：繼續利用電子郵件方式傳達公告訊息及OA系統辦理行政業務外，另活用BBS電子佈告欄系統及網頁上傳方式，並積極鼓勵進修資訊方面之技能。(6) 應用日語系：行政人員、教師接受學校安排之訓練課程，提昇服務品質，提高行政效率。7. 教務處(1) 於OA辦公室自動化系統完成借用教室作業。(2) 暑修網路報名作業，提昇服務，增加效率。8. 學務處(1) 諮輔組： A. 簡化個別諮商預約流程及記錄資訊化。B. 協助兼任老師熟悉網路諮商系統，提高個案續約程序效率。C. 透過電腦資訊化，成立精神疾病諮商電子信箱及轉介流程系統。D. 掌握學生求助類型，增聘臨床心理學精神醫學之專業諮商人員、醫師。E. 增加學生利用本校心理輔導資源之知能，及時解決生活適應問題。F. 加強社區心理衛生資源配合。G. 加強校園精神疾病輔導網路。 H. 持續開發心理測驗電腦計分程式，逐年建立本校學生常模，做為未來相關研究之參考。I. 研發心理測驗線上施測作業，節約人工計分資源，提昇施測之效率。9. 總務處(1) 配合政府推動公文電子化作業時程，規劃包括收發文、檔案光碟化等自動化系統，結合多項管理系統，提供便捷的文書製作、流程控管以及迅速的檔案調閱功能，以達到簡化作業流程、有效控管檔案、提升文書品質及提高行政效率之目標。(2) 配合行政院研考會自九十四年一月一日開始各級機關學校全面實施公文橫式書寫方案，本校電子交換文作業已自九十三年九月十五日起進行測試，透過資訊中心協助，將於確認適用性後，依教育部推動時程，正式採行。(3) 持續加強現有資訊化各項業務功能，並開發新的公文自動化作業項目，提供更完善的服務，以落實辦公室自動化的目標。10. 人事室(1) 研擬將舊有文書檔案(如薪津冊、教師名冊、通訊錄、應聘書等)以數位照相或掃描方式建檔並燒成光碟儲存。(2) 持續修訂人事資料查詢系統、會議紀錄查詢系統、教師聘期管理系統，增加附屬功能。(3) 公保、健保、互助金等條文規定、重點事項說明製作成簡報，精減時間與人力，以提高工作時效。(4) 同仁在職進修校內課程明細資料列印自動化。(5) 全校教職員通訊錄資料異動、更新採線上作業方式。(6) 職員考績、出勤、獎懲等資料線上作業。(7) 配合推動公文文書橫式書寫，修改網頁內各項表單格式並修正相關列印程式。11. 校友服務暨資源發展處運用網路技術建置線上服務管理系統，建立一套完整的客服系統，提供校友線上申請、查詢等服務，配合TQM設立流程控管節點，提供追踪考核依據。