企业会计信息化规范.docx

企业会计信息化规范课程目的企业会计信息化工作规范是财政部为了推进会计信息化工作发展，节约社会资源，提高会计软件和相关服务质量，规范信息化环境下的会计工作而制定和颁布的。通过学习本规范，可以指导和规范企业会计信息化工作，更好评价会计信息化工作质量。课程简介企业会计信息化工作规范从会计软件和服务、企业会计信息化以及监督等方面更新了会计工作要求，为信息化环境下的会计工作场景、业务模式、信息技术应用等确立了新的指导方向。体现了在中国经济、企业和信息化技术迅速发展的环境下，国家财政部对企业应对会计业务信息化趋势所提出的新要求和指导，指引新环境下的企业“吻别”电算化，拥抱信息化。课程结构第一部分企业会计信息化工作规范概述 （一）规范出台的背景 （二）规范的主要内容 （三）规范新亮点第二部分企业会计信息化工作规范解读 （一）总则 （二）会计软件与服务 （三）企业会计信息化 （四）监督 （五）附则第一部分企业会计信息化工作规范概述（一）规范出台的背景1.信息化带来企业管理的变革电算化时代，信息技术是工具，是会计人员手脑功能的延伸。会计人员的思维、方法、流程、手段也就成为会计软件摆脱不了的框框。电算化就是手工核算的模拟，其过程对每个企业来说都是基本相同的。过去发布的会计电算化相关文件正是基于这一理念而制定，更多地反映了对电算化核算过程的规范，统一性、强制性要求多。信息化时代，信息技术不仅是工具，更是企业经营管理的环境，是企业组织会计工作应当考虑的众多因素之一。每个企业面临的环境因素不同，信息技术和其他环境因素相互影响和适应，共同决定着不同的会计方法、流程、组织结构，以及会计与其他经营管理活动的关系。计算机网络技术的发展使企业信息化管理对象（单一法人企业、集团企业）、业务范围（从企业内部向企业外部）、集成度变高、管理模式发生变化（财务共享）电算化下的一些政策理念和方法已经不适应，甚至阻碍了会计信息化的进一步发展。信息化时代要求，摆脱了“模拟手工”，把会计信息化放在企业整体经营管理环境中，重视会计与其他业务活动的有机联系，强调会计信息化带来的工作流程和模式的革新以及信息化与制度环境的互动。 2.新技术带来的会计监督的新问题云计算、移动互联等技术的出现，既是技术的创新，也是商业模式的创新，体现一种“不求所有，但求所用”的理念。利用“云技术”开展会计软件和服务器空间的租用，是一种不同于传统的以软件销售为目标的会计软件经营模式。这一模式在为供需双方带来诸多便利的同时，也给会计监管带来一系列新的挑战，如企业会计资料的所有权和安全性问题。这些问题的出现，同样需要从制度上加以规范和解决，才能为会计服务模式的创新发展扫除障碍，促进会计信息化市场的繁荣。 3.电子签名法的出台以及建设生态文明社会的要求企业过去受文件规定以及习惯和观念的束缚，不得不将电子会计资料输出为纸面文件，造成纸张、设备、能源、人力、储存空间的消耗，也不符合当前建设生态文明社会的要求。电子签名法出台后，电子签名在电子金融、电子政务和电子商务领域得到了成功的使用。不但为会计资料无纸化扫除了法律上的障碍，同时，也提供了经验。 （二）规范主要内容介绍第一章总则 明确了工作规范的宗旨、依据、适用范围，对工作规范中使用的术语进行了定义，并对管理部门的职责进行了总括性界定。第二章会计软件和服务 主要从保障国家统一会计准则制度的执行，便利会计监督的角度，对会计软件应当具有和不得提供的功能进行了规定。企业自行开发以及软件供应商提供的会计软件都应当遵循这些规定。本章还对会计软件相关服务质量提出要求。第三章企业会计信息化 是对企业会计信息化工作的规范。主要内容包括两方面，一是提出建议、指明方向，引导企业按照科学规律、循序渐进开展会计信息化工作；二是明确要求、建立规则，确保企业在会计信息化过程中遵循国家统一会计准则制度要求，特别是满足会计监督的需要。规范从信息系统的软硬件、人员、数据和规程等组成部分分别进行规范。强调了组织、领导和人员对会计信息化的保障作用；提出企业开展会计信息化应该进行相应的信息系统规划；对会计软件的取得方式及功能、硬件架构配置模式等引导和启发，对流入和流出会计信息系统的数据强调尽可能“数出一门，共享使用”；首次对会计资料的无纸化做出规定。此外规范中多次提到会计信息系统在建设和运行及维护全过程中要遵循企业内部控制规范体系的要求，满足会计监督的需要。 第四章监督 规范中第四十四至四十六条重点就会计软件功能不合规范的情况规定了检查和处理措施，保障第二章规定的落实。 第五章附则 主要对过去文件的废止以及与工作规范的衔接进行了规定。（三）规范的新亮点1.会计监督贯穿始终 2.会计软件云服务 3.会计资料的无纸化破冰 4.某些机制凭证的自动审核 5.企业内外部信息集成与财务共享第二部分企业会计信息化工作规范解读第一章总则一、背景随着信息技术的发展和会计信息化的深入，信息化不再是会计工作的工具和手段，而成为企业会计工作的基础环境，其在金融、政务、商务等的成功应用为会计从电算化到信息化的突破，提供的借鉴，而各种相关法律与法规的出台，为会计信息化发展扫清了障碍。目前会计实务本身的许多做法已经突破了传统会计电算化阶段的某些思维。因此，此工作规范在工作宗旨等问题上有别于以往的工作规范。二、条文解读第一条 为推动企业会计信息化，节约社会资源，提高会计软件和相关服务质量，规范信息化环境下的会计工作，根据中华人民共和国会计法、财政部关于全面推进我国会计信息化工作的指导意见（财会20096号），制定本规范。解读：这一条主要明确了工作规范的宗旨、依据。与以往规范不同的是，本规范将节约社会资源作为宗旨之一。第二条本规范所称会计信息化，是指企业利用计算机、网络通信等现代信息技术手段开展会计核算，以及利用上述技术手段将会计核算与其他经营管理活动有机结合的过程。本规范所称会计软件，是指企业使用的，专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块。会计软件具有以下功能：（一）为会计核算、财务管理直接采集数据；（二）生成会计凭证、账簿、报表等会计资料；（三）对会计资料进行转换、输出、分析、利用。 本规范所称会计信息系统，是指由会计软件及其运行所依赖的软硬件环境组成的集合体。解读：这一条对对工作规范中使用的术语会计信息化、会计软件和会计信息系统进行了定义。规范对会计信息化的界定比较宽泛，不仅包括与会计核算相关的信息化，同时，考虑到企业其他经营管理职能与会计职能可能存在交叉重叠，其他信息系统可能是会计信息系统重要数据来源的情况，也将会计核算与其他经营管理活动结合的情况纳入到会计信息化范围。会计信息化的内涵与外延都会有所扩展，如会计信息化中，加入预算管理、资金管理和内部控制等内容。本规范的第三十三条提到“处于财务管理信息化阶段的企业，应当结合自身情况，逐步实现财务分析、全面预算管理、风险控制、绩效考核等决策支持信息化”。 规范对会计软件的定义，是指企业使用的，专门用于会计核算、财务管理的计算机软件、软件系统或者其功能模块。其中财务管理包括管理会计的一些内容，如：预算管理、业绩评价等。 从功能上看，一种软件是否属于会计软件，关键看其是否具有本条第二款所列三项功能，具备三者之一的，就可以归为会计软件。关于第（一）项采集数据的功能，应当注意“直接”两字。所谓直接，是指数据采集后的下一步处理即属于会计核算、财务管理的职能范围，而不再经过其他业务职能处理。会计处于企业信息流的下游，不少业务系统采集的数据最终都会为会计所用，但不能因此而无限扩大会计软件范畴。只有那些直接为会计核算、财务管理采集数据的软件，才应归于会计软件范畴。从目的上看，会计软件应当是专为完成会计核算或者财务管理目的而设计的，具有专用性。从表现形式上看可以是单独的软件（例如单机运行的软件）、软件系统（例如安装于服务器，通过网络系统部署使用的软件，包括云服务软件）或者软件系统中的某些功能模块。无论什么形式，只要具备本条第二款所述功能，都可以归为工作规范所说的会计软件。从使用范围看，包括企业级和集团级。准确界定会计软件，对于正确开展监管工作十分必要。例如，企业使用ERP系统开展经营管理活动，如果其会计核算功能依附于单独模块完成，则应当将该模块而不是整个ERP系统认定为会计软件。这种情况下，工作规范第七条要求（中文界面和中文处理支持）仅适用于该模块，而不是整个ERP。第三条企业（含代理记账机构，下同）开展会计信息化工作，软件供应商（含相关咨询服务机构，下同）提供会计软件和相关服务，适用本规范。解读：这一条明确了工作规范适用范围。工作规范仅适用于企业会计信息化，目前暂不适用于行政事业单位。代理企业开展会计核算工作的代理记账机构，负有与企业同等的责任和义务。代理软件供应商提供会计软件和相关服务的咨询服务机构，负有与软件供应商同等的责任与义务 。企业、代理记账机构的会计信息化工作，软件供应商、咨询服务机构提供的会计软件和服务，都属于工作规范约束范围，都应当受到相应的监管。第四条财政部主管全国企业会计信息化工作，主要职责包括：1.拟订企业会计信息化发展政策；2.起草、制定企业会计信息化技术标准；3.指导和监督企业开展会计信息化工作；4.规范会计软件功能。解读：这一条明确了财政部在企业信息化中应做的工作与应起的作用。近年来，财务部颁布了一系列的政策，推动会计信息化的发展。2010年10月财政部颁布了企业会计准则通用分类标准。2014年12月29日，为反映企业会计准则变化，满足企业会计准则通用分类标准实施工作需要，财政部就2015版企业会计准则通用分类标准征求意见，2014年12月25日财政部就会计软件接口数据标准征求意见，这个标准的制定更便于会计监督、会计数据迁移、会计数据归档等。本规范的颁布就是“指导和监督企业开展会计信息化工作”的一部分，其中第二章通过对会计软件和服务的规范来规范和引导企业会计信息化处理。第五条县级以上地方人民政府财政部门管理本地区企业会计信息化工作，指导和监督本地区企业开展会计信息化工作。 解读：这一条明确了地方政府的职责。一、背景对于会计软件，1994年财政部出台的会计核算软件基本功能规范以及商品化会计核算软件评审规则进行规范。 会计核算软件基本功能规范在会计软件市场发展还不完善的情况下，起到了引导会计软件供应商（以下简称供应商）完善软件功能的作用，提高软件易用性、便利性，减少差错。 商品化会计核算软件评审规则对会计软件功能通过事前控制进行规范。随着行政审批制度改革，软件评审取消，由于监督管理没跟上，对会计软件功能的管理一度成为空白，导致会计软件领域出现一些乱象。因此，明确哪些功能是会计软件必须具备的，哪些功能是会计软件不得提供的，并通过一定的手段确保这些规定落到实处，就成为企业会计信息化工作规范（以下简称工作规范）的重要考虑之一。而工作规范制定遵循的一项重要原则是：市场能够解决的问题不再强制规定。所以规范中对于软件功能的要求较过去缩减很多，更多的是从监督管理的角度来规范会计软件和服务。二、条文解读第六条会计软件应当保障企业按照国家统一会计准则制度开展会计核算，不得有违背国家统一会计准则制度的功能设计。解读：工作规范对于会计软件的功能做了许多具体规定，但随着实践发展，可能会出现这些规定没有考虑到的新问题，这就需要对软件功能有原则性要求。该条就是对会计软件功能提出的总的原则性要求，目的是保障国家统一会计准则制度的执行，有效应对可能出现的所有问题。例如未来有可能的整合报表等功能。 第七条会计软件的界面应当使用中文并且提供对中文处理的支持，可以同时提供外国或者少数民族文字界面对照和处理支持。解读：这一条从对会计信息化进行监督的角度考虑会计软件的语言问题。实务中，有的外资企业使用境外投资者或者母公司指定的会计软件，但在使用前并未进行汉化，导致会计监督人员在履行监督职责时的障碍。因此工作规范予以重申。该条规定包括两方面要求：一是软件界面要使用中文，也就是软件的功能菜单、操作向导、表单格式、提示信息、帮助文件等都要使用中文；二是要有对中文处理的支持，也就是要有符合中国国家标准的汉字编码支持能力，使汉字能在系统中正确输入、显示和打印。两者是不同的概念，需要同时满足。第八条会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能。解读：该条规定并非强制要求企业的每个科目及其代码都与财政部发布的会计科目表相一致，而是要求会计软件具有与会计准则制度相符合的科目分类和编码方式，也就是说，会计科目应当按资产、负债、所有者权益、成本、损益等项目划分一级科目类别，同时科目编码也应当采用数字，通过首位数来区分科目所属会计要素类别。做出该项规定，主要是要改变现有的部分会计软件仅采用了不同于会计准则制度的科目分类和编码的做法，这些做法缘于不同的会计数据组织方法，尽管其核算的最终结果可能与按照准则制度的核算结果一致，但其过程有其特殊的逻辑，不易被会计监督人员所理解，也就无法证明其结果的合规性。当然，提供符合统一会计准则制度的会计科目分类和编码功能，并不排斥会计软件提供其它分类和编码功能。国内目前主流的会计软件如：用友和金蝶都提供由用户根据自身管理与核算的需要，自行设置会计科目编码的级数和每一级的位数的功能。第九条会计软件应当提供符合国家统一会计准则制度的会计凭证、账簿和报表的显示和打印功能。解读：该条规定是保证会计软件按照会计监督人员易于理解的形式呈现会计资料，还原会计核算过程。会计制度并未对凭证和账簿（这里指分类账和日记账）有统一规定。会计软件显示和打印的凭证、账簿，应当符合会计基础工作规范规定的内容和行业约定俗成的格式。第十条会计软件应当提供不可逆的记账功能，确保对同类已记账凭证的连续编号，不得提供对已记账凭证的删除和插入功能，不得提供对已记账凭证日期、金额、科目和操作人的修改功能。解读：信息化条件下，对数据的增、删、改前所未有的便利也对会计核算过程的可信赖、可追溯造成威胁。如会计软件提供反审核、反记账、反结账等各种逆向操作功能，导致会计核算过程失去严肃性，核算结果随意可变。这正是当前会计软件乱象中比较突出的一个问题，也是工作规范重点治理的领域之一。 目前的会计软件对未记账的凭证可以进行任意的无痕迹的修改与删除操作，对已记账的凭证通过红字冲销的方式进行有痕迹修改，但为了会计人员的操作方便、提高效率，提供了“反记账”功能，这样一来，已记账凭证也同未记账凭证一样，可以进行任意的无痕迹的修改与删除了，相当于核算结果可以任意修改无痕迹的进行修改，不符合内部控制的要求，因此，本规范明确了会计软件应当提供不可逆的记账功能，也就是不应有“反记账”的功能。 手工方式下的记账，就是把凭证上的数据转抄到各种帐簿中去的过程。计算机环境下的记帐实质是对于存储在账前记帐凭证文件的凭证打上记账标志使其变成正式会计档案，同时清空账前凭证文件，并且同时更新科目余额和发生额文件。计算机环境下，账簿、报表等不真正存在，是在查询和输出时，根据永久库中的凭证数据和余额库中的每一科目每一会计期的余额临时生成的。计算机环境下的账务处理流程如图所示。计算机环境下账务处理流程图本条规范着重突出三点：一、“不可逆的记账功能”，是说已记账凭证发生的后果不可撤销。 这里的记账，强调的是记账后果，而不是过程。信息系统中，会计账簿和报表可能只是一个逻辑概念，没有对应的物理文件，是根据查询和输出需要即时生成的。会计软件的记账是对记账凭证数据做一个记账标记。强调记账后果，意味着凭证记账后，该凭证对相关科目发生额和余额的影响就发生效力，记账标记就不得通过任何操作予以取消，此后不管以任何条件输出账簿和报表，该凭证的影响都应当予以反映。另外，在输出账簿和报表时，有记账标记的记账凭证必须参与账簿和报表的生成过程，而没有标记的凭证不得参与这一过程。红字冲销凭证进行错账更正，则对冲的两张凭证都发生了记账后果，不属于这里所说的逆向操作。工作规范并未对所有逆向操作加以禁止，而是抓住最关键的记账环节。核算流程中，记账是改变账户发生额和余额、最终决定报表数字的一步。因此，对记账功能和已记账凭证进行控制，防止对相关数据的随意篡改，是会计软件必须满足的要求。而其他情况下的数据修改，例如：对尚未记账凭证的删除，重新打开已结账会计期间补充记账，在操作日志功能完备的情况下，并不对会计核算的严肃性造成损害，且能方便企业更正错误，工作规范对此未做限制。 二、对记账顺序的保护，包括两方面：对已记账凭证的连续编号；对已记账凭证删除和插入的禁止。两者相结合才能保证记账原始顺序不被篡改。 三、对记账内容的保护，禁止对已记账凭证关键信息的修改。 目前主流会计软件是不允许直接修改已经记账凭证的任何项目。工作规范规定，已记账凭证关键信息不允许修改，关键信息指日期、金额、科目和操作人。这里的日期包括记账凭证上记载的任何日期，例如制单日期、审核日期、记账日期等。操作人包括经手记账凭证的所有人员，例如制单人、审核人、记账人、出纳等。对于已记账凭证的非关键信息是可以直接修改的，而且这种修改也不对核算结果产生影响。此外，操作日志也能够反映摘要的修改过程。因此，限制关键信息的修改，放开其他信息的修改，实现了信息化条件下会计核算可靠性要求与效率性要求的平衡。第十一条鼓励软件供应商在会计软件中集成可扩展商业报告语言（XBRL）功能，便于企业生成符合国家统一标准的XBRL财务报告。解读：1.XBRL是什么?XBRL,即可扩展商业报告语言它提供一组标准化的标记给各项数据元素打上“标签”和“记号”，使得不同的计算机系统能够以统一的方式自动识别、处理、分析、比较这些商业信息。2.XBRL不是什么？对XBRL的进一步理解XBRL不是一项专利技术。 XBRL不是一种交易协议。 XBRL不是编程语言。XBRL不是会计准则。XBRL不是国际会计准则的翻译软件。XBRL不是一套标准的账户体系。3.XBRL是什么试图解决的问题技术方面：信息在不同的平台，不同的软件之间的交流问题。 会计方面：提高会计报告信息的质量。第一层，数据表现形式的问题（即技术问题）。第二层，报表指标体系的问题（既指标问题）。第三层，信息披露动机的问题（即动机问题）。4.XBRL文件的构成通用分类标准内容XBRL由三类文件构成，包括实例文件、分类标准、技术规范。 其中分类标准由模式文件和链接库组成。 链接库又分为六种，包括定义、列报、计算、标签和参考、公式链接库文件。这些文件之间的关系:实例文件中指定其依赖的分类模式文件；分类模式文件中指定与其相关的链接库文件；实例文件，分类文件，链接库文件均需要按照技术规范的要求进行书写。5.三个重要概念（1）元素是通用分类标准的基础性构成要素，企业会计准则通用分类标准从37个具体准则中提取2845个元素（概念），构成了包含一个核心模式文件和6种链接库。（2）扩展链接角色扩展链接角色是一组按照XBRL技术可视为一个整体进行处理的会计概念及其关系的集合 ，共196个链接角色。每项具体准则的列报要求对应通用分类标准中的一个或若干扩展链接角色，每个扩展链接角色对应一个或若干财务报表或附注。“财务报表附注固定资产”的扩展链接角色的统一资源标识。 （3）维度维度是用来建模多维表格的一种XBRL技术。存货增减变动表存货种类 期初账面余额 本期增加额 本期减少额 期末账面余额 已计提跌价准备 期末账面价值 原材料 在产品 库存商品 消耗性生物资产 合计 以存货种类为轴，原材料、在产品、库存商品和消耗性生物资产为轴上的成员账面余额、本期增加额、本期减少额、已计提跌价准备、期末账面价值作为行项目与轴交叉企业编制财务报告实例文档的流程：第一步 基于通用分类标准的元素梳理 。看元素，看结构，映射通用分类标准。映射比较的结果有三种：一是完全匹配，无需扩展如图所示。完全匹配型二是少量不匹配型少量不匹配，但结构不变三是需要重新定义型需要重新定义型第二步 创建企业扩展分类标准 （一）通用分类标准扩展的两种方式： 1.复用。重复使用通用分类标准定义的元素及链接库 2.重新定义。仅重复使用通用分类标准定义的元素，不重复使用链接库（二）创建企业扩展分类标准的步骤 1.确定元素及其属性 2.确定元素标签 3.确定列报关系、定义关系、计算关系 4.借助XBRL工具软件建立企业扩展分类标准第三步 创建财务报告实例文档基于通用分类标准或报告企业的扩展分类标准，报告企业创建XBRL实例文档。第四步 校验扩展分类标准和实例文档如何将企业的财务报告转换为XBRL的实例文档有三种应用模式，一种是手工录入转换模式，企业可不更新信息系统，将财务报表数据手工录入编辑软件中即可，编辑软件会自动生产XBRL的报表数据。但这不但容易出错而且并不能充分发挥XBRL的优势。另一种是嵌入XBRL格式转换器模式，这种转换器可以将EXCEL、WORD形式的财务报表自动转换为XBRL格式文档，但这种转换模式只有在企业使用会计软件的基础上才能转换，这也是目前企业最主要的应用模式。其三是内嵌集成XBRL适配器模式，也是在企业财务或者ERP系统中加集成的XBRL适配器完成的，能实时输出XBRL类型的文档，最大程度发挥XBRL的优势。2007年，用友ERP产品实现了基于分类标准映射的XBRL实例转换和校验，支持财务数据到多种分类标准的转换。到2012年用友从高端的产品NC ERP，到U9、U8，以及面向小企业的畅捷通等软件系统都已经支持XBRL。用友软件对XBRL的支持已经覆盖了财务信息供应链的完整流程。2012金蝶XBRL产品推出。金蝶EAS-XBRL具有几大关键应用特性：一是自主研发的XBRL 引擎，独立部署信息保密，数据更加安全；二是实例文档检验功能强大，实例文档的检验在引擎和录入过程多次校验，保证正确性，同时系统提供检验功能，减少人为检验的工作量，通过规则库的维护，及时应对标准的变化；三是强大的集成性和扩展性，与金蝶产品直接集成，即满足填报的需求，又为后续的决策分析提供一站式服务，并预留与其他ERP 产品的接口；四是人性化的维护界面和较低的操作难度，能从excel表格中导入数据，维护过程可视化，最大限度的提取财务系统现有数据，避免重复录入以及录入的操作性失误；五是采用财政部报送清稿为模版，实施难度，扩展元素大多可重用，避免重复操作，能快速交付。当然，在财务软件中的XBRL转换功能应当符合国家标准，确保生成的XBRL财务报告在技术上满足质量要求。为帮助供应商开发出合格的XBRL软件产品，国家认监委、财政部设立了XBRL软件认证制度，由独立第三方机构对软件是否符合国家标准进行检测。供应商可以根据自身情况，为相关会计软件产品申请认证。第十二条会计软件应当具有符合国家统一标准的数据接口，满足外部会计监督需要。解读：如果会计软件没有统一数据接口，除会计监督外，企业更换、升级会计软件，也面临着前后两种软件数据格式不一致问题，无法进行安全、有效的数据迁移，造成电子会计资料在迁移中的损失。会计软件数据接口的国家标准，可以解决上述问题。会计、审计软件只要都遵循这一标准，不需要开发繁杂的接口工具，就可以实现数据的交换，满足会计监督以及其他需求。2014年12月25日财政部就会计软件标准化接口征求意见，此次标准接口是基于XBRL-GL的基础之上。会计软件数据接口的国家标准有利于会计监督、会计数据的迁移以及会计资料归档等。第十三条会计软件应当具有会计资料归档功能，提供导出会计档案的接口，在会计档案存储格式、元数据采集、真实性与完整性保障方面，符合国家有关电子文件归档与电子档案管理的要求。解读：这条规定是对第四十条、四十一条会计资料无纸化的一个呼应。国内外经验表明，由于技术进步，电子会计资料依赖原生软硬件系统,有可能由于升级换代而造成在一定时期之后不可读。这就决定了电子会计资料应离开原生信息系统进行归档保存。电子会计资料归档功能应是会计管理软件的一项重要功能。值得澄清的是，因系统运行及维护需要而通过备份系统进行的备份，无论是在线的还是离线，都不是真正意义上的归档保存。归档应是对电子会计资料进行鉴别、整理加工和移送档案管理职能部门进行保存的过程。归档时，首先要进行鉴定，区分需归档和不需归档的部分，去除不需归档数据和冗余数据，对准备归档电子会计资料鉴定其真实性、完整性和有效性，并按重要程度区分保管期限，组成保管单位。在这个过程中，需将归档的电子会计资料转换成符合归档要求的存储格式，与其元数据一起按要求封装打包，从会计信息系统中导出，传送至档案管理信息系统或归档指定的存储位置，然后对已完成归档的会计资料进行标记，以防止重复归档。这些功能需要在会计信息系统完成，即所谓的归档功能。归档功能最好还具有定期删除已归档数据，以释放存储空间的功能。注意：1.电子会计资料归档不同会计数据的备份。2.电子会计资料归档的格式，不依赖具体的会计软件系统，查询方便，适于长期保存，符合国家规定。目前很多企业用的是PDF格式，但查询不方便。 第十四条会计软件应当记录生成用户操作日志，确保日志的安全、完整，提供按操作人员、操作时间和操作内容查询日志的功能，并能以简单易懂的形式输出。解读：用户操作日志是信息化带来的重要环境变量，也是工作规范制定中的重要考虑因素。在提高会计工作便利性、效率性的同时，日志就承担起更多的记录和还原核算过程的责任。因此，工作规范对用户操作日志提出了新的要求：不是传统的系统日志概念，而是为会计监督服务的用户操作日志。要求采用自然语言以及会计业务术语描述形成日志。具体来说，用户操作日志应当满足以下要求：1.完整性。会计软件必须能保证日志记录的完整，将所有对会计核算结果可能形成影响的用户操作记录下来，包括对核算结果有直接影响的数据录入、修改、插入、删除，对核算工作所依赖的基础数据（如会计科目表、银行账户信息、辅助核算项目信息、人员信息）的维护。日志功能应当记录具体操作内容、操作人以及精确到分秒的操作时间。对于不同的操作，需要记录的操作内容是不一样的。例如，对于科目的增加，系统应当记录增加的科目名称、代码以及属性。对于记账凭证的修改，应当记录修改的项目以及修改前后的内容。对于已结账期间的重新开启，应当记录开启期间的起止日期2.安全性。会计软件应当采取技术手段，保证用户操作日志中的任何信息不被用户以任何手段修改和删除。3.可查询性。用户操作日志必须提供对各类操作的查询，以便会计监督人员筛选出想要的信息。否则，庞大的记录数据就是信息垃圾，没有实用价值。查询应当可以按照操作人员姓名或者用户名、操作的时间范围、操作内容等各种条件分别或者组合进行。这里的操作，是业务层面的概念，例如，记账凭证的录入、修改，记账会计期间的打开、关闭，会计科目的增加，尚未记账凭证的删除，对凭证审核的取消等。目前主流会计软件中的日志主要记录了操作人和操作人所做操作。无论从信息的完整性、安全性和可查询性，现行软件都有待提高。第十五条以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当在技术上保证客户会计资料的安全、完整。对于因供应商原因造成客户会计资料泄露、毁损的，客户可以要求供应商承担赔偿责任。解读：云计算是一种新的网络技术，它既是一种技术的创新，也是一种商业模式的创新。不管是硬件设施也好，应用软件也好，企业都可以采用即租即用的模式使用，体现一种“不求所有，但求所用”的理念，从而减少了用户初期投入和运营维护的成本，尤其是对众多的中小企业而言，并通过这种模式为企业创造价值。“会计软件云”是云计算的一种应用（软件即服务SAAS）。依托于高速互联网的一种全新会计软件服务和使用模式。它是指会计软件未安装在企业本地，而是运行于供应商的远端服务器，用户通过互联网使用软件，会计资料也存储在远端服务器中。其本质是会计软件和服务器资源的租用。这种方式的好处是减少了中小企业信息化的初始投资和日常维护的等费用，适合中小企业使用。目前，主流供应商都看好这一服务发展前景，推出了自己的会计软件云服务，其中一些是免费服务（例如试用版）。工作规范对“会计软件云”这一新兴的会计软件服务业态进行专门的规范，主要是考虑到会计软件云服务的特殊性：一是免费服务情况下，用户企业可能忽略自身权利的保护；二是会计资料存储在远端，用户企业只具有访问能力而不具有控制能力，可能因权属关系不明而产生纠纷；三是作为企业内部职能的会计核算，其运行依赖于外部企业（供应商）的正常运营，存在着用户企业不能掌控的风险因素；四是大量用户企业的会计核算和数据存储集中于供应商的服务器上，业务异常的风险高度聚集。会计工作不仅是企业管理活动，还是国家经济管理工作的基础环节，企业会计资料不仅是企业财产，也是政府对企业监管的重要依据。企业与供应商之间的服务模式不应妨碍国家经济管理工作的正常开展，会计软件云服务的相关权利义务关系必须明确。正是出于这一考虑，工作规范从保护会计资料的安全完整和企业会计工作持续进行的角度出发，明确了云服务供应商的相关责任。第十五条规定供应商应当从技术上确保客户会计资料的安全和完整，这一责任不以客户是否支付服务费为前提。对于自身原因（技术上的原因以及技术以外的原因）造成的客户会计资料泄露、毁损，由客户决定是否追究供应商责任。当然，因客户原因（例如密码管理不善）造成的会计资料损失，供应商不承担责任。第十六条客户以远程访问、云计算等方式使用会计软件生成的电子会计资料归客户所有。解读：该条明确了云服务形成的会计资料所有权归客户，并要求供应商确保客户会计资料的正常导出。这一方面是落实单位会计责任的需要如果客户对自己的会计资料没有所有权，就会出现会计责任不清的情况；另一方面也是保证企业会计工作持续进行的需要客户从一种云服务切换到本地会计软件或者另一供应商的云服务时，就需要进行数据迁移。因此，云会计软件也应当与传统会计软件一样，提供符合国家标准的数据接口，供客户导出会计资料，供应商不得以任何理由拒绝。例如，在用户不再支付服务费的情况下，该用户也应能通过账户登录服务并导出全部会计资料。第十七条以远程访问、云计算等方式提供会计软件的供应商，应当做好本供应商不能维持服务情况下，保障企业电子会计资料安全以及企业会计工作持续进行的预案，并在相关服务合同中与客户就该预案做出约定。解读：这一条要求供应商对云服务中断的情况做好预案。由于商业的、管理的、技术的或者不可抗力等风险，会计软件云服务存在着中断的可能，如供应商解散清算、服务器遭受攻击瘫痪等。这种情况下，可能有大量企业的会计资料安全受到威胁，会计工作的持续运行受到影响。为避免这一情况的出现，工作规范要求供应商提前做好预案，如：对会计数据的备份，保障用户会计资料安全和会计工作持续。同时，供应商还要以适当方式将预案内容告知客户，作为客户与供应商的合同内容的一部分。第十八条软件供应商应当努力提高会计软件相关服务质量，按照合同约定及时解决用户使用中的故障问题。会计软件存在影响客户按照国家统一会计准则制度进行会计核算问题的，软件供应商应当为用户免费提供更正程序。解读：该条第一款对供应商的服务提出一般性要求。会计软件不同于普通零售软件，它影响着企业的正常运营。供应商提供的也不仅仅是软件，服务是保障软件正常运行必不可少的部分，在很大程度上决定着软件的使用效果。服务质量成为客户选择会计软件越来越重要的考虑因素，也是市场竞争的一个重要方面。第二款的规定，是对第六条规定的呼应，进一步明确供应商的责任。会计软件升级，如果是对功能的进一步完善，提高使用便利性等，应按照合同约定收取费用。但如果是对影响客户按照会计准则制度核算的问题的修正，则不应收取费用。这样规定出于两方面考虑：一是出现问题的过错在于供应商；二是保障企业对会计准则制度的执行。第十九条鼓励软件供应商采用呼叫中心、在线客服等方式为用户提供实时技术支持。解读：这是引导软件供应商提高服务即时性。信息技术的发展，不仅带来会计软件功能的完善以及性能的提高，也为会计软件相关服务水平的提升、服务模式的创新提供了可能。现在一些即时通讯软件如微博、微信和QQ等方式中集成了远程桌面功能，使得远程控制已经成为大众化工具，这为技术支持人员解决客户疑难问题提供了一种新的渠道。第二十条 软件供应商应当就如何通过会计软件开展会计监督工作，提供专门教程和相关资料。解读：适应信息化环境，会计监督工作越来越多地直接通过会计软件查询资料、发现线索、分析问题。但是，市面上林林总总的会计软件，不同的功能设计和界面风格也确实给监督人员带来挑战。监督人员无法熟练使用会计软件，只能要求企业提供纸面会计资料满足监督需要，给企业造成负担。因此，软件供应商提供通过软件开展会计监督的专门教程或者手册等资料，为会计监督工作提供便利，也就减轻了客户企业的负担。同时，也有利于消除会计监督人员对软件功能的误解，提升会计软件的形象。供应商编写会计监督相关教程、手册等资料，要注意专门性要求。对于会计监督相关操作的说明，一般软件用户手册等资料中都有，但关键在于这些内容并没有根据监督工作的需要定制，而是要在大量内容中寻找，这对于监督人员来说是几乎不可能的。因此，专门教程和相关资料就是要把监督人员可能用到的操作说明单独组织起来，要突出重点，根据使用频率排序，要有实用性、操作性，简洁明了，直接指明相关功能的菜单路径，使监督人员在最短的时间就能上手操作。一、有关背景电算化时代，信息技术是工具，是会计人员手脑功能的延伸。信息化时代，信息技术不仅是工具，更是企业经营管理的环境，过去的一些政策理念和方法已经不适应，甚至阻碍了会计信息化的进一步发展。对于企业如何充分合理利用信息技术，