会计电算化教程ppt课件.ppt

,前言,课程的重要性如保学好这门课程纪律,课程的重要性,教学目的：1.了解该门课程在“会计从业资格”考试中的比例2.本期对该门课程的学习应达到的目标学习目标：1.顺利通过会计证的考试2.熟悉用友财务软件的使用,如何学好这门课,兴趣信心、恒心预习、听课、复习,对同学们的学习要求,本期所有理论课和操作课都在实训楼413和414授课。上课时，不准带零食进入机房，保持上课环境的整洁。严格遵守课堂纪律。我会每节课统计同学们的出勤率，并计入平时成绩。按时完成作业（理论题请同学们用作业本按部就班地自觉完成，操作题在机器上完成）老师会定期检查或不定期地抽查。,第一章 会计电算化概述,第二章 单位会计电算化系统的建设与管理,第三章 会计软件的安装和系统管理,第四章 总账系统,第五章 报表管理系统,第六章 工资管理系统,第七章 固定资产管理系统,第八章 应收款、应付管理子系统,财经贸易系,会计教研课程组,主讲：吴力佳,15007383008,第一章 会计电算化概述,会计电算化概述会计电算化信息系统会计电算化系统的划分及其关系,教学目的和学习目标,教学目的：通过本章学习，要求学生从整体上了解会计电算化的内容方向，着重培养学习会计电算化的兴趣，深入理解实施会计电算化的含义，为以后章节的学习打下基础。学习目标：理解并掌握会计电算化的概念、会计电算化的发展、特点、作用及会计电算化信息系统及其发展。,学习重点和难点,重点：会计电算化的概念和特点难点：会计电算化信息系统教学方法：多媒体教学教学按排：4课时(理论4课时),第一部分引入新课,回顾手工会计中账务处理流程各个环节的操作，以此来分析其利与弊。,会计核算方法体系,设置账户,复式记账,填制和审核凭证,登记账簿,成本计算,财产清查,编制会计报表,小结：,得出手工会计工作量大与繁杂、工作效率低等特点。,第二部分：展示新课第一节会计电算化概述,会计电算化的概念我国会计电算化发展概述会计电算化的基本内容会计电算化的特点会计电算化的意义,第一节 会计电算化概述 ,会计电算化，是计算机技术、网络通信技术、信息处理技术与现代会计相结合的产物。会计电算化”是指以电子计算机为载体的当代电子技术和信息技术应用到会计实务中的简称，它是一个利用计算机来替代人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析、预测和决策的过程。通俗地说，会计电算化就是应用计算机设备和配套的软件替代手工完成会计工作的过程。,一、会计电算化的概念,第一节 会计电算化概述 ,国际上：1954年，美国通用电器公司首次利用计算机计算职工工资的举动，引起了会计数据处理技术的变革，开创了利用计算机进行会计数据处理的新纪元。它是一个利用计算机来替代人工记账、算账、报账，以及替代部分由人脑完成的对会计信息的分析、预测和决策的过程。我国：1979年在长春一汽试点 1981年中国会计学会在长春召开“财务、会计成本应用电子计算机专题讨论会”上正式提出“会计电算化”。,二、会计电算化的产生,狭义的会计电算化：仅指用计算机来替代手工的记账、算账和管账。 广义的会计电算化： 随着会计电算化事业的不断发展，会计电算化的含义得到了进一步的延伸，它不仅涉及会计信息系统(会计核算、会计管理、会计决策等)的理论与实务研究，而且还融进了与其相关的所有工作，如会计电算化的组织与规划、会计电算化的实施、会计电算化的管理、会计电算化人员的培训、会计电算化制度的建立、计算机审计等内容。现在，大家普遍认为，会计电算化是现代会计学科的重要组成部分，它是研究计算机会计理论与计算机会计实务的一门会计边缘学科。,1缓慢发展阶段(1983年以前)。 2自发发展阶段(1983一1987年)。 3稳步发展阶段（19871996年）。 4竞争提高阶段（1996年至今）,二、我国会计电算化发展概况,1非商品化定点开发阶段（1979-1988年） 2单项业务处理型会计软件（1988-1993年） 3核算型会计软件（1993-1998年）4管理型会计软件（ERP阶段)（1998年-至今）,我国会计电算化发展阶段,补充,我国会计电算化工作的发展阶段,19791988，非商品化定点开发 P288 1979，长春一汽 计算机进行工资、产值的计算。 1981，长春 财务、会计、成本应用计算机专题讨论会，“会 计电算化”一词。,19881993，单项业务处理型会计软件。 如89年会计核算软件管理的几项规定（试行）,19931998 核算型会计软件 特点：可进行账务处理、材料核算、固定资产核算、成本 核算等大部分业务。94会计核算软件基本功能规范96电算会计工作规定,1998？ 管理型会计软件 必须具备应收账款、应付账款管理和制作现金流量表的功能。,补充,将来：决策支持型会计软件,（一）从会计电算化信息系统的角度看 1人员。 2计算机硬件。 3计算机软件。 4会计规范。 （二）从会计电算化的发展过程来看 1会计核算电算化。 2会计管理电算化。 3. 会计决策支持电算化. （三）从会计电算化工作的角度看 1. 会计电算化工作的组织和规划 2. 会计电算化信息系统的建立 3. 会计电算化管理制度的建立 4. 会计人员的培训 5. 会计电算化信息系统的管理 6. 计算机审计,三、会计电算化的基本内容,（一）处理工具电算化（二）信息载体磁性化（三）账务处理程序统一化（四）人员结构多样化（五）数据处理集中化（六）内部控制程序化,四、会计电算化的特点,（一）减轻劳动强度、提高工作效率 （二）全面、及时、准确地提供会计信息（三）提高会计人员素质，促进会计工作规范化（四）促进会计职能的转变（五）促进会计理论和会计实务研究的不断发展（六）推动企业管理现代化,五、会计电算化的意义,（一）会计电算化的概念（记住几个时间）（二）会计电算化的发展阶段（三）会计电算化的基本内容（四）会计电算化的特点（五）会计电算化的基本意义,小结：,第二节 电算化会计信息系统 ,四、电算化会计信息系统的定义,二、会计电算化信息系统的特征,三、会计电算化信息系统数据处理流程,一、会计电算化信息系统的定义,五、会计电算化信息系统对传统会计信息系统的影响,提问：,1、什么是数据？2、什么是信息？3、数据与信息的关系？4、什么是系统？5、什么是信息系统？,一、电算化会计信息系统的定义,（一）数据：是指记录下来的事实。（通过文字、数字、图表、声音等方式记录）如会计凭证就是记录经济业务的发生和完成情况。(二）信息：是指经过加工的数据，可以据此进行决策。例如会计报表。（三）信息和数据之间的关系,数据,有意义,加工处理,信息,一、电算化会计信息系统的定义,（四）系统：系统是由若干互相联系、相互制约的组成部分结合在一起，并形成某种特定功能的有机整体。（五）信息系统（系统的子系统）1.信息系统：指能够接收输入数据和指令，按照指令要求对数据进行处理，输出有用信息的独立完整的系统。2. 信息系统的功能数据的采集与输入信息的储存信息加工信息的传输和输出,一、电算化会计信息系统的定义,（一）含义 电算化会计信息系统是一个以计算机为主要工具，运用会计所特有的方法，通过对各种会计数据进行收集或输入，借助特殊的媒介对信息进行存储、加工、传输和输出，并以此对经营活动情况进行反映、监督、控制和管理的会计信息系统。,一、电算化会计信息系统的定义,（二）会计信息系统的分类,决策型,管理型,核算型,二、电算化会计信息系统的特征,1,2,3,4,以电子计算机为计算工具，数据处理处理代码化、速度快、精度高。数据处理人机结合，系统内部控制程序化、复杂化。数据处理自动化、账务处理一体化引入各种管理模型和决策方法，增强了系统预测和决策能力。,三、电算化会计信息系统数据处理流程,（一）数据输入1会计数据输入的方式有多种：直接输入、间接输入、自动输入2当凭证输入并保存在磁性介质上后，财会人员仍然需要进行审核。 审核方式 有三种：静态审核、屏幕审核、二次录入校验（二）会计数据处理1成批处理。是指定期收集会计数据，按组或按批进行处理的方式。2及时处理。是指当产生一数据或财会人员有一次处理要求时，计算机就立即进行处理的方式。 （三）会计信息输出1显示输出。是指用字符或图形的形式，将磁介质文件中的会计数据，按照财会人员的要求输出到显示器上。 2打印输出。是指用字符或图形的形式，将磁介质文件中的会计数据，按照财会人员的要求输出到打印机，并将会计信息打印在纸张上。 3软盘输出方式。是指将产生的有关结果信息输出到软盘磁介质中的一种方式。（四）会计数据存储在电算化会计信息系统中，无论是记账凭证、账簿，还是会计报表都是以数据库文件形式保存在磁介质中。,三、电算化会计信息系统数据处理流程,1硬件设备2软件系统3会计人员4会计数据5规程,四、电算化会计信息系统的构成,（一）会计科目编码的变化（二）记账凭证的变化（三）会计核算形式的变化（四）账簿和报表的变化（五）内部控制的变化（六）会计职能及方法的变化,五、电算化会计信息系统对传统会计信息系统的影响,小结：手工会计与电算会计的区别,第三节 电算化会计信息系统的划分及其关系,一、会计电算化信息系统的划分,二、会计电算化信息系统中个子系统之间的相互联系,一、电算化会计信息系统的划分,一、电算化会计信息系统的划分,（一）账务处理系统 （二）工资核算系统（三）固定资产核算系统 （四）材料核算系统（五）往来账款核算系统 （六）产成品及销售核算系统（七）成本核算系统 （八）报表处理系统（九）财务分析与领导查询系统,在电算化会计信息系统中，子系统间的相互关系主要表现为数据传递关系。就各个系统而言，其数据的接收与传递大致有如下三种：（1）单向接收型。（报表子系统）（2）单向发送型。 （工资子系统、固定资产子系统、材料核算子系统）（3）双向联系型。 （账务处理子系统、成本系统 子系统） 如上所述，一个完整的电算化会计信息系统内各子系统间不存在数据传递关系的情况很少。在处理它们相互之间数据的传递关系上，可以有三种不同的做法。（1）集中传递式。 （2）账务处理中心式。 （3）直接传递式。,二、电算化会计信息系统中各子系统之间的相互联系,会计电算化是现代会计学科的重要组成部分，它是研究计算机会计理论与计算机会计实务的一门会计边缘学科，对企业的信息化建设具有重要的意义。我国会计电算化的发展大体经历了初始发展阶段、自发发展阶段和稳步发展阶段，已从核算型发展成管理型，它涵盖了供、产、销、人、财、物及决策分析等企业经济活动的各个领域。电算化会计信息系统是一个人机系统，从系统的物理组成来看，它是由计算机硬件、软件、数据、规程和人员等组成的一个有机整体，构成一个人和计算机紧密结合协同工作的人机系统，对传统会计信息系统产生了深远的影响，电算化会计信息系统功能结构的划分尚无统一模式，一般都包括账务处理、工资核算、固定资产核算、材料核算、成本核算、销售核算、会计报表等，各模块之间存在紧密的数据传递关系。,本章小结,作业（P13-14）,一、单选题（2、4、5、6、7）二、多选题（1、3、4）三、判断题（1、2、3、4、5）四、简答题（1、3）,财经贸易系,主讲：吴力佳,15007383008,会计教研课程组,本讲主要内容,第一节 会计电算化建设的总体规划 第二节 会计软件的选择 第三节 会计电算化工作的实施 第四节 会计电算化的运行管理,目的要求： 1、了解会计电算化建设的总体规划的原则 2、掌握会计电算化的岗位分工 3、掌握会计软件的选择 4、掌握计电算化工作的实施 5、熟悉建立完善的会计信息系统运行的管理制度重点：1、会计电算化的岗位分工 2、会计软件的选择 3、会计电算化工作的实施 难点：会计电算化的岗位分工教学手段：多媒体教学教学安排：4课时,第一节 会计电算化建设的总体规划,一、会计电算化建设的总体规划的原则,二、会计电算化建设的总体规划的内容,四、会计电算化的岗位分工,三、会计电算化工作的组织,第一节 会计电算化建设的总体规划,一、会计电算化建设的总体规划的原则,客观可行原则 循序渐进原则 整体规划原则 客观需要原则 方便实用原则,1确定会计电算化工作的总体目标。 2确定电算化会计信息系统的总体结构。 3会计电算化会计信息系统的硬件配置要求。 4会计电算化工作目标实现的阶段和步骤。 5会计电算化工作管理体制及组织机构。 6专业人员的培训与分工计划。 7资金来源及费用预算。,二、会计电算化建设的总体规划的内容,分散管理方式优点：能调动各部门的积极性。便于各部门根据实际情况决定电算化实施进程。缺点：可能使数据不能共享，影响系统效益。可能造成人力资源闲置或浪费。集中管理方式优点：提高数据共享程度，有利于计算机资源的利用。缺点：容易出现系统运行质量差，效率低等情况。易产生依赖思想，降低系统的运行效率。集中管理下的分散组织方式优点：既照顾了各业务部门的特点，又能统一组织管理。,三、会计电算化工作的组织,1基本会计岗位。 2电算化会计岗位。 （1）电算化主管 （2）软件操作员 （3）审核记账员。 （4）系统维护员。 （5）电算审查员。 （6）数据分析员 。（7）档案管理员 （8）系统分析人员 （9）系统设计人员 （10）系统程序员,四、会计电算化的岗位分工(重点）,1基本会计岗位。基本会计岗位可分为会计主管、会计核算、出纳、稽核、会计档案管理等工作岗位。2电算化会计岗位是指直接管理、操作和进行系统维护的岗位。,四、会计电算化的岗位分工(重点）,（1）电算化主管 负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理经验。电算化主管可由会计主管兼任。,（2）软件操作员 负责记账凭证和原始凭证等会计数据的输入，各种记账凭证、账簿、会计报表的输出及部分会计数据处理工作。要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识的培训水平。,（3）审核记账员 负责对输入计算机的会计数据进行审核，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿、报表进行确认。该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识水平，可以由会计主管兼任。,（4）系统维护员 负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内数据。该岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，采用大型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立这一岗位。,四、会计电算化的岗位分工(重点）,（5）电算审查员 负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊。该岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，该岗位可以由会计稽核人员兼任。,（6）数据分析员 负责对计算机内的会计数据进行分析。该岗位要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识水平，采用大型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立这一岗位，可由会计主管兼任。,小结：,1.会计主管可兼任电算化主管、审核记账员、数据分析员.2.软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位不相容岗位。3.电算主管与电算维护的区别4.审核记账与电算审查的区别5.电算审查可由稽核人员兼任,第二节 会计软件的选择,一、会计软件的概念,二、会计软件的分类,三、商品化会计软件的选择,四、选择商品化会计软件应注意的问题,第二节 会计软件的选择,会计软件是以会计制度为依据，以计算机及其应用技术为技术基础，以会计理论和会计方法为核心，以会计数据为处理对象，以提供会计信息为目标，将计算机技术应用于会计工作的软件系统。包括采用各种计算机语言编制的一系列指挥计算机完成会计工作的程序代码和有关的文档技术资料。,一、会计软件的概念,1按软件适用范围划分（1）通用会计软件是指在某一范围内普遍适用的会计软件，通常又分为适用于各行各业的全通用会计软件和适用于某一行业的行业通用会计软件。（2）定点开发会计软件也叫专用会计软件，是指仅适用于处理个别单位会计业务的会计软件。 2按软件提供方式划分（1）商品化会计软件是指为销售而开发的会计软件；具有通用性强、初始化工作量大、系统庞大、对硬软件环境的要求高等特点。（2）非商品化会计软件则是用户为满足自己业务处理的需要而开发的会计软件，或由业务主管部门开发后提供给下属单位使用的会计软件。 3按提供信息的层次划分（1）核算型会计软件是指专门用于完成会计核算工作的应用软件。（2）管理型会计软件是对核算型会计软件功能的延伸，它是在全面核算的基础上突出或强化了会计在管理中的监督控制作用的会计软件。,二、会计软件的分类,1会计软件所需的计算机硬件和软件环境2会计软件功能（1）会计软件的行业特点。 （2）会计核算与会计管理的特别需要。 （3）会计电算化工作发展的需要。 3会计软件的操作方便性（1）会计软件的操作是否便于学习。 （2）会计软件的操作是否简单方便。 4会计软件的安全可靠性（1）会计软件安全可靠性措施的完备性。 （2）会计软件安全可靠性措施约有效性。（3）会计软件安全可靠性措施的合理性和实用性。 5会计软件使用手册的通俗易懂性6会计软件售后服务的可靠性,三、商品化会计软件的选择,6会计软件售后服务的可靠性（1）会计软件公司的日常维护和用户培训。（2）版升级。（3）二次开发。,三、商品化会计软件的选择,1、要注意购买原版的会计软件2、应购买经过财政部评审的商品化软件3、应注意商品化会计软件是否对外提供有接口，接口是否符合要求4、应注意厂家提供的文档资料的质量优劣,四、选择商品化会计软件应注意的问题,1.会计软件的概念2.会计软件的分类3.会计软件的选择,小结：,第三节 会计电算化工作的实施,一、会计软件的试运行,二、替代手工记账,第三节 会计电算化工作的实施,1试运行的目的（1）检查核算结果的正确性。 （2）检查核算方法的正确性。 （3）检查人员分工的合理性。 （4）提高软件操作的熟练性。 （5）建立比较完善的电算化内部管理制度。 2人机并行的方法,一、会计软件的试运行,第三节 会计电算化工作的实施,2人机并行的方法（1）试运行的开始时间：年初、年末、季初、季末等特殊时期。（2）试运行的时间：一般为3-6个月，最好跨年,一、会计软件的试运行,1替代手工记账的任务：是完成数据处理初始化、计算机与手工并行和甩账验收等。 2替代手工记账的条件（1）使用的会计软件达到财政部发布的会计核算软件基本功能规范的要求。（2）配有专门或主要用于会计核算工作的电子计算机或电子计算机终端，并配有熟练的专职或者兼职操作人员。（3）用电子计算机进行会计核算与手工会计核算同时运行3个月以上，取得相一致的结果。（4）有严格的操作管理制度。 （5）有严格的硬件、软件管理制度。主要内容包括：（6）有严格的会计档案管理制度。3替代手工记账的审批（1）提出申请。 （2）检查。 （3）审批。,二、替代手工记账,1会计软件试运行的时间 2替代手工记账的条件,小结：,第四节 会计电算化的运行管理,一、建立内部控制度,二、岗位责任制度,三、建立完善的管理制度,四、会计电算化的维护,第四节 会计电算化的运行管理,为了对电算化会计信息系统进行全面管理，保证会计信息系统安全、正常运行，在企业中应切实做好会计信息系统内部控制，以及操作管理、会计档案管理等工作。,一、建立内部控制制度,会计电算化工作规范建中提出了建立会计电算化岗位责任制原则：“实行会计电算化的单位，要建立会计电算化岗位责任制，要明确各个工作岗位的职责范围,切实做到事事有人管,人人有专责，办事有要求，工作有检查。”建立会计电算化岗位责任制，定人员、定岗位、明确分工，各司其职，有利于会计工作程序化、规范化，有利于落实责任和会计人员钻研分管业务，有利于提高工作效率和工作质量。各单位可以根据内部控制制度和本单位的工作需要，对会计岗位的划分进行调整和设立必要的工作岗位，严格划分每个人的操作权限，设置密码，制定相应的内部控制制度，每个人都应按操作规程运行系统，履行自己的职责，从而保证整体流程顺畅。,二、建立岗位责任制,三、建立完善的管理制度,会计电算化操作管理制度建立计算机硬件、软件和数据管理制度建立电算化会计档案管理制度,（一）系统维护的类型,正确性维护。目的是改正软件中存在的错误。适应性维护。目的是使软件能随环境的变化而变化继续使用。完善性维护。目的是为了提高系统的工作效率和性能。,四、会计电算化的维护,（五）系统维护的内容,硬件设备维护。数据文件维护。代码系统维护。软件维护。,四、会计电算化的维护,4,软件维护。,电算化会计信息系统的实施与管理是企业信息化建设工作的一个重要方面。制定会计电算化工作规划，队伍的组织、机构的设置、条件的准备、具体实施要求，这样可以使会计电算化工作有了目标和具体的工作安排。 从会计软件所具备的功能，选择合适的会计核算软件，为保证会计电算化工作顺利开展奠定了基础。 会计信息系统的核心是如何保证计算机会计系统的正常、安全的运行。建立完善的会计信息系统运行的管理制度尤其重要。,本章小结,第一节 会计软件的安装,1.系统运行硬件环境2.U8.52支持的软件系统环境 （一）安装前要准备的事项（二）安装简要步骤,一、系统的运行环境,二、U8.52安装说明,第二节 系统管理,用友ERP-U8软件产品是由多个产品组成，各个产品之间相互联系，数据共享，对于企业的资金流、物流、信息流的统一管理和实时反映提供了有效的方法、工具。对于多个产品的操作，系统需要对账套的建立、修改、删除和备份，操作员的建立、角色的划分和权限的分配等功能，需要一个平台来进行集中管理，系统管理模块的功能就是提供这样一个操作平台。其优点就是对于企业的信息化管理人员可以进行方便的管理，及时的监控，随时可以掌握企业的信息系统状态。系统管理的使用对象为企业的信息管理人员（即系统管理员Admin）或账套主管。,一、系统管理概述,登录系统管理用户运行用友U8管理软件系统管理模块，首先必须登录注册。注销与退出,二、系统管理的启动与退出,（一）新建账套首先以Admin身份注册登录，然后选择“账套”“建立”，进入建立新账套的功能，显示创建账套输入界面，如下图所示。输入新建账套信息 输入单位信息 输入核算信息。,三、账套管理,（二）修改账套 当系统管理员建完账套和账套主管建完年度账后，在未使用相关信息的基础上，需要对某些信息进行调整，以便使信息更真实准确地反映企业的相关内容时，可以进行适当的调整。只有账套主管可以修改其具有权限的年度账套中的信息，系统管理员无权修改。（三）账套输出输出账套功能是指将所选定的账套数据进行备份输出。 （四）引入账套引入账套功能是指将系统外某账套数据引入本系统中。,四、年度账管理,（一）建立年度账（二）年度账备份（三）年度账引入（四）结转上年数据（五）清空年度数据,（一）角色设置1增加角色 2修改角色信息 3删除角色信息（二）用户设置1增加用户 2修改用户信息 3删除用户信息（三）权限设置用友ERP-U8可以实现以下三个层次的权限管理。1.功能级权限管理 2.数据级权限管理 3.金额级权限管理,五、操作员及权限管理,第一节 总账系统概述,一般来说，一个完整的通用账务处理系统的功能结构包括： 1系统初始化 2凭证处理 3出纳管理 4账簿管理 5辅助核算管理 6期末处理,一、总账系统的基本功能结构,1安装总账系：请参阅第三章系统管理。2增加新账套：请参阅第三章系统管理。3进入总账系统：系统安装完毕后，即可启动账务系统。4第4步建立会计科目开始到第8步设置凭证类别（即图中虚线所括部分），是对账套进行的初始设置，应该根据本企业的特点进行相应的设置。 5当会计科目、各辅助项目录、期初余额及凭证类别等已录入完毕，就可以使用计算机进行填制凭证、记账了。从第9步到第12步是每月进行的日常业务。6从第13步到第15步是月末需进行的工作，包括月末转账、对账、结账，以及对会计档案进行备份等。,二、总账系统的工作流程,U8.52总账产品适用于各类企事业单位进行凭证管理、 账簿处理、个人往来款管理、部门管理、项目核算和出纳管理等。可根据需要增加、删除或修改会计科目或选用行业标准科目。通过严密的制单控制保证填制凭证的正确性。提供资金赤字控制、支票控制、预算控制、外币折算误差控制以及查看科目最新余额等功能，加强对发生业务的及时管理和控制。制单赤字控制可控制出纳科目、个人往来科目、客户往来科目、供应商往来科目。凭证填制权限可控制到科目,凭证审核权限可控制到操作员。,三、用友U8.52总账系统介绍,第二节 总账系统初始化,总账系统的初始化设置类似手工方式下选定记账方式，确定会计科目和账户，设计记账凭证、制定记账规则、结转期初余额等初始建账工作。账务处理系统的初始设置一般由账务主管或账务主管指定的专人进行。初始设置工作在系统投入使用时进行，以后一般不再重新设置或修改，如需修改应在年末结账后进行。,一、总账系统初始化设置概述,系统在建立新的账套后由于具体情况需要，或业务变更，发生一些账套信息与核算内容不符，可以通过此功能进行选项的调整和查看。可对“凭证”选项、“账簿”选项、“会计日历”选项、“其他”选项四部分内容的操作控制选项进行修改，如下图所示。,二、系统控制参数设置（也称为选项设置）,（一）凭证选项1制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。2外币核算 3凭证控制（二）账簿选项1打印位数宽度 2明细账（日记账、多栏账）打印方式 3凭证、账簿套打 4凭证、正式账每页打印行数 5明细账查询权限控制到科目 6制单、辅助账查询控制到辅助核算 （三）会计日历（四）其他1数量小数位 2单价小数位 3本位币精度 4部门排序方式 5个人排序方式 6项目排序方式,会计科目是填制会计凭证、登记会计账簿、编制会计报表的基础。会计科目是对会计对象具体内容分门别类进行核算所规定的项目。会计科目是一个完整的体系，它是区别于流水账的标志，是复式记账和分类核算的基础。会计科目设置的完整性影响着会计过程的顺利实施，设置的层次深度直接影响会计核算的详细、准确程度。除此之外，对于电算化系统会计科目的设置是用户应用系统的基础，它是实施各个会计手段的前提。 1增加会计科目 2修改会计科目 3删除会计科目 4指定现金、银行总账科目,三、会计科目设置,四、凭证类别设置,（一）部门档案主要用于设置企业各个职能部门的信息，部门指某使用单位下辖的具有分别进行财务核算或业务管理要求的单元体，不一定是实际中的部门机构，按照已经定义好的部门编码级次原则输入部门编号及其信息。 （二）、职员档案主要用于记录本单位使用系统的职员列表，包括职员编码、职员名称、所属部门及职员属性等。1增加职员档案2修改职员档案,五、机构设置,（一）客户/供应商分类1增加客户类型2修改客户类型3删除客户分类4供应商分类设置的操作同客户分类。（二）客户/供应商档案1新增客户档案2修改客户档案3删除客户档案4.供应商档案设置同客户档案设置,六、往来单位,（一）、结算方式结算方式用来建立和管理用户在经营活动中所涉及的结算方式。双击基础设置中的“结算方式”，显示如下图所示。 （二）付款条件 1增加付款条件 2修改付款条件 3删除付款条件（三）开户银行1增加开户银行 2修改开户银行 3删除开户银行,七、收付结算,（一）总账期初余额的录入单击“设置”中的“期初余额”项，进入“期初余额录入”窗口，将光标移到需要输入数据的“期初余额”栏，直接输入数据即可。 （二）辅助账期初余额的录入 在录入辅助核算期初余额之前，必须先将需要录入辅助核算余额的科目设置为辅助核算项。在录入期初余额时，对于设置为辅助核算的科目，系统会自动为其开设辅助账。 （三）试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后，为了保证初始数据的正确性，必须依据“资产=负债+所有者权益”的静态平衡公式进行试算平衡，即进行期初余额平衡校验。（四）对账在录入期初余额时，不经意当中会发生总账与辅助账、总账与明细账之间数据错误，为了及时做到账账核对，尽快修正错误的账务数据，企业应进行期初对账。,八、期初余额录入,第三节 总账系统日常业务处理,（一）填制凭证1凭证头的填制 2凭证正文内容的填制（二）修改凭证（三）凭证删除1作废凭证 2凭证整理（四）常用凭证1定义常用凭证 2调用常用凭证 3保存当前凭证为常用凭证,一、凭证处理,（五）查询凭证（六）出纳签字.（七）主管签字（八）审核凭证（九）科目汇总,（一）记账1单击“凭证”中的“记账”按钮，便进入“记账向导一”“选择本次记账范围”。2输入本次记账范围后，单击“下一步”， 进入“记账向导二”“记账报告”，系统先对凭证进行合法性检查，如果发现不合法的凭证，系统将提示错误；没有则显示记账报告。3核对无误后，单击“下一步”，进入“记账向导三”“记账”界面。 （二）恢复记账前状态当系统在记账时，万一发生记账被中断，系统将自动进入本功能恢复中断状态，然后重新记账。,二、记账,第四节 出纳管理,1现金日记账2、银行日记账3资金日报,一、现金日记账与资金日报表,在手工记账时，银行出纳员通常建立支票领用登记薄，用来登记支票领用情况， 为此系统特为银行出纳员提供了“支票登记簿”功能， 以供其详细登记支票领用日期、领用部门、领用人、支票号、预计金额、用途等情况。用鼠标单击系统主菜单中“出纳”下的“支票登记”，进入本功能后， 屏幕显示如下图所示。,二、支票登记,1录入银行对账期初（1）执行“出纳”“银行对账”“银行对账期初”，打开“银行科目选择”对话框。（2）输入银行科目后按“确定”按钮，屏幕显示“银行对账期初”录入窗，如下图所示。（3）在启用日期处录入该银行账户的启用日期（启用日期应为使用银行对账功能前最近一次手工对账的截止日期）。（4）录入单位日记账及银行对账单的调整前余额。（5）录入银行对账单及单位日记账期初未达项，系统将根据调整前余额及期初未达项自动计算出银行对账单与单位日记账的调整后余额。2录入银行对账单.3银行对账。,三、银行对账,第五节 账簿管理,总账查询不但可以查询各总账科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额，而且还可查询所有二至六级明细科目的年初余额、各月发生额合计和月末余额。查询总账时，标题显示为所查科目的一级科目名称+总账，如应收账款总账。联查总账对应的明细账时，明细账显示为应收账款明细账。,一、总账,余额表用于查询统计各级科目的本期发生额、累计发生额和余额等。传统的总账， 是以总账科目分页设账， 而余额表则可输出某月或某几个月的所有总账科目或明细科目的期初余额、本期发生额、累计发生额、期末余额， 在实行计算机记账后， 我们建议用户用余额表代替总账。,二、余额表,明细账功能用于平时查询各账户的明细发生情况，及按任意条件组合查询明细账。在查询过程中可以包含未记账凭证。明细账功能提供了三种明细账的查询格式：普通明细账、按科目排序明细账、月份综合明细账。普通明细账是按科目查询，按发生日期排序的明细账；按科目排序明细账是按非末级科目查询，按其有发生的末级科目排序的明细账；月份综合明细账是按非末级科目查询，包含非末级科目总账数据及末级科目明细数据的综合明细账，使用户对各级科目的数据关系一目了然。,三、明细账,多栏账是总账系统中一个很重要的功能，用户可以使用多栏账功能设计自己企业需要的多栏明细账，按明细科目保存为不同的多栏账名称，在以后的查询中只需要选择多栏明细账直接查询即可，方便快捷，自由灵活，可按明细科目自由设置不同样式的多栏账。,四、多栏账,综合多栏账是在多栏账的基础上新增的一个账簿查询方式，它除了可以以科目为分析栏目查询明细账，也可以以辅助项及自定义项为分析栏目查询明细账，并可完成多组借贷栏目在同一账表中的查询。其目的主要是为了完成商品销售、库存、成本明细账的横向联合查询。并提供简单的计算功能，以方便用户对商品进销存状况的即时了解。,五、综合多栏账,日记账功能主要用于查询除现金日记账、银行日记账以外的其他日记账，所以请用户先在“会计科目”中将要查询日记账的科目设置为日记账。现金日记账、银行日记账在出纳管理中查询。如果某日的凭证已填制完毕但未登记入账，可以通过选择包含未记账凭证进行查询。,六、日记账,第六节 期末处理,账务处理子系统中，月末处理是指在将本月所发生的经济业务全部登记入账后所要做的工作，主要包括计提、分摊、结转、对账和结账。在日常的账务核算中，每个月末会计核算的工作量非常大，这些业务每月重复的出现，主要的数据来源于账簿记录，且有一定的规律可循，这些凭证业务性质固定、凭证内容不变，每月变更的只是金额数字，根据这一特性，比较适合计算机自动进行处理。在电算化方式下，预先把这种有规律性出现的会计业务定义好转账凭证模板，再把各种取数依据及计算公式存入计算机，形成自动转账凭证，由计算机自动生成转账凭证。这种预先定义好分录的结构，再由计算机自动编制凭证的过程称为“自动转账”，由此而生成的凭证称为自动转账凭证。,一、定义转账凭证（一）自定义转账设置,（二）对应转账设置,（三）销售成本结转,（四）汇兑损益结转 汇兑损益结转功能用于期末自动计算外币账户的汇总损益，并在转账生成中自动生成汇总损益转账凭证，汇兑损益只处理以下外币账户：外汇存款户；外币现金；外币结算的各项债权、债务，不包括所有者权益类账户，成本类账户和损益类账户。（五）期间损益结转,在定义完转账凭证后，每月月末只需执行转账生成功能即可快速生成转账凭证，在此生成的转账凭证将自动追加到未记账凭证中去。由于转账是按照已记账凭证的数据进行计算的，所以在进行月末转账工作之前，先将所有未记账凭证记账，否则，生成的转账凭证数据可能有误。如果使用了应收、应付系统（即：“选项”中的“往来控制方式”为“客户往来业务由应收系统核算”或“供应商往来业务由应付系统核算”），那么，总账系统中，不能按客户、供应商进行结转。,二、转账生成,对账是对账簿数据进行核对，以检查记账是否正确，以及账簿是否平衡。它主要是通过核对总账与明细账、总账与辅助账数据来完成账账核对。一般说来，实行计算机记账后，只要记账凭证录入正确，计算机自动记账后各种账簿都应是正确、平衡的，但由于非法操作或计算机病毒或其他原因有时可能会造成某些数据被破坏，因而引起账账不符，为了保证账证相符、账账相符，用户应经常使用本功能进行对账，至少一个月一次，一般可在月末结账前进行。,三、对账,每月月底都需要进行结账处理，结账实际上就是计算结转各账簿的本期发生额和期末余额，并终止本期的账务处理工作。在电算化下，结账与手工相比简单多了，结账是一种成批处理，每月只结账一次。 （一）期末结账时应注意的问题（二）结账过程（三）取消某月的结账状态,四、结账,总账系统是会计信息系统的基础和核心，是整个会计信息系统最基本和最重要的内容，其他财务和业务子系统有关资金的数据最终要归集到总账系统中以生成完整的会计账簿。 总账系统的功能主要有会计凭证处理、出纳管理、账簿管理以及期末处理等。凭证处理一般包括填制凭证、审核凭证、凭证汇总和记账等内容，其主要任务是通过输入和处理记账凭证，完成记账工作，查询和输出各种账簿；出纳管理功能是出纳人员进行管理理的一套工具；账簿管理包括总账、明细账等基本会计核算账簿的查询输出，以及个人往来、单位往来等各种辅助核算账簿的查询输出；期末处理包括转账、对账、结账工作。转账工作是会计自动化的重要体现，可以由计算机系统完成自动转账。月末必须进行对账和结账工作，是会计前后期间衔接的重要内容。,本章小结,报表管理系统,第一节 UFO报表管理系统概述,1提供各行业报表模板。 2文件管理功能。 3格式管理功能。 4数据处理功能。 5图表功能。 6打印功能。 7二次开发功能。,一、UFO报表管理系统的主要的功能有：,1报表的格式状态和数据状态 2格式状态 3数据状态 4单元 5表页 6区域 7组合单元 8报表的大小 9固定区和可变区 10关键字 11二维表和三维表,二、 UFO报表管理系统的基本概念,第二节 报表格式设计,1启动UFO报表 执行“开始”“程序”“用友ERP U8” “企业门户“命令，注册进入企业门户，单击“业务”标签，在出现的“业务工作”的列表中单击“财务会计”，接着单击 “UFO报表”后，就可以启动UFO报表系统了。 2退出UFO报表 下面的方法都可以退出UFO报表： （1）单击“文件”菜单，在下拉菜单中单击“退出”，可以退出UFO报表。