SAP进阶1-财务总览之总账、应收和应付.docx

sap进阶系列(1)：SAP 产品构成总体介绍SAP 的产品构成如图1 所示，其核心部分称为mySAP 商务套件，mySAP 商务套件是跨行业的通用产品。对于某些行业特定的功能，mySAP 商务套件的核心是mySAP ERP。它还包含了mySAP 供应商关系管理（SRM）,mySAP客户关系管理（CRM）,mySAP 产品生命周期管理（PLM）,mySAP 供应链管理（SCM）。本篇主要介绍mySAP ERP, NetWeaver是mySAP商务套件的集成技术平台。将在技术篇和集成篇中介绍。如图3 所示，mySAP ERP 包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构。其中运营层面中分为以下几大块内容：物流管理(LO)、财务管理(FI)、人力资源(HR)和跨模块组件(CA).图4 是运营层面的模块一览。其中跨模块组件是指在人财物三个模块中公用的功能，比如工作流，钻取报表，分类管理等。sap进阶系列(2)：第一篇：财务总览之SAP 系统两个主要的特点1. SAP 财务总览1.1 SAP 系统两个主要的特点：SAP 作为全球管理软件的领导者, 从其创业伊始就奠定了其管理软件的两个核心特点,而这两个特点也是SAP财务的主要特点:SAP 是一个 “集成的系统”, 同时也是一个 “标准化的系统”。我们用两个情景具体说明：1.1.1 集成的系统假设某集团公司的财务部下设四个部门：计划部、资金管理部、投资部、会计部，而图当中的圆圈代表业务部门。某天，在业务部门（比如说：仓库）发生了一个简单的业务收货，让我们来看看这笔业务对于财务部的一系列影响。首先，这笔收货可能不是一个单独的动作，它是采购订单的一个执行步骤。收货完成后，我们会收到供应商的发票，这时候会计部门会进行发票校验。在SAP 系统中这也不是一个单独的输入，而是作为收货和采购订单的一个后续事务。SAP 系统会自动进行“三单”匹配的校验。“三单”包括采购订单、收货单和发票。校验的内容包括：发票上的数量是否与收货的数量相一致，发票的单价是否与采购订单的单价相一致，以及日期等等。另外，在系统里可以设定相应的容差，容差的目的是使微小的差异不干扰总体业务的执行。这笔业务的影响还没有结束。在发票校验时，SAP 系统会自动进行预算检查，即检查本次采购支出是否有足够的预算。但是如果一个供应商和你签订了订单，又准时交了货，货物也验收合格了，当他递交发票时，财务部通知说因为预算不够这张发票将被冻结，显然从流程的角度讲是不合理的。 所以在SAP 中自动预算检查的控制点不仅仅在发票校验时，还可以提前到采购订单创建时，即在采购订单时就可以检查是否有充足的预算。所以说SAP的财务控制是贯穿业务流程的，而不只是在会计入帐时同时，发票一旦校验通过，一般将在中短期内被支付，所以这笔业务对于资金部的资金安排是有影响的。而SAP 也正是这样设计的：发票校验通过时，SAP 的中短期资金预测得到了自动更新，SAP 称之为流动性预测。和预算检查类似的道理，在发票校验之前的采购订单也会自动更新流动性预测。但是集成的影响还没有结束。采购订单一般不是业务的起点，它可能是MRP（物料需求计划）的结果。这个情景中的采购订单来源于一个项目，如油井安装项目或设备大修项目。这样一个项目包含很多项作业（或活动，Activity），其中有些作业可能被外包出去，那外包合同即是一种类型的采购订单。还有些作业可能由企业自己完成，但是需要采购一些原材料或服务，那这些采购也是由采购订单来执行的。所以采购订单在集成的系统里成为了一个项目中某项作业的执行手段，在项目里进行管理。同样，收货和收发票这些采购订单的后续步骤也会出现在这个项目管理的全貌中。但是项目管理也并不是管理的起始点，在这个情景中如果是一个新油井的设计施工和安装项目，那这个项目来源于整个公司总部的投资管理。投资部根据整个公司总部的投资规划和资金情况，综合考虑各种项目和拨款请求，通过一系列的计划、分析和审批，最终确定投资落实到哪些具体项目中去，并在项目管理模块中进行处理。因此投资部的投资管理模块和项目管理模块也是实时集成的。最后，收货这个动作在会计部的总帐上会进行自动记帐，也就是自动生成一笔分录。而发票校验也会自动形成一笔分录。从这个简单的情景我们可以看到SAP 系统的集成具有无可比拟的深度和广度。而只有这样的深度和广度才能够支撑一个大型企业公司总部灵敏的业务流程和全过程的有效管理。1.1.2 标准化的系统我们再来看下面这个情景。假设某集团公司未来要与美国的公司合资成为合资企业,如果美国会计制度(USGAAP)和中国会计制度要求的折旧方式不同，SAP 系统能否合理而高效地进行核算，同时是否可以很容易地进行系统的实施和部署。SAP提供的是一个标准化的软件，它的原理是Note 要让软件在按ISO 和CMM 标准组织管理的软件工厂中开发出来，而不是让各行各业的客户在自己的办公室里做开发要按这个思路来满足各个行业各种客户的需求，必须依靠两个原则：首先，这必须是一个可配置的系统，可以通过灵活的配置实现各种业务需求。其次，这个系统必须立足于最佳业务实践。把各种先进的思想和最佳的处理方法兼收并蓄到系统中来。这个情景我们在财务中固定资产模块中管理。图2 是SAP 财务在运营层面的模块总览图，可以看到固定资产属于财务会计下的一个模块。在介绍方案之前，我们首先介绍一下SAP 固定资产的组织结构。如图3 所示，一个大型的公司总部公司，其各家子公司可以分别使用不同的科目表和折旧表。折旧表中又可以并行处理不同的折旧区域。不同的折旧区域对应不同的折旧方式。比如在很多国家财务和税务在对固定资产折旧计算的规定会有所不同。就可以分别设置财务折旧区域和税务折旧区域来并行核算。而系统中还可以规定每个折旧区域是否需要更新总帐。而具体的一项资产，因为它属于某一个公司，而公司已分配了各自的科目表和折旧表，这项资产也就按相应的多套折旧方法来核算和记帐了。资产管理的另一个组织结构就是资产分类，比如我们可以按厂房和建筑物，机器设备，车辆等定义资产分类。根据不同折旧表的折旧区域，我们可以定义资产分类的各种默认折旧方法，包括使用年限，残值率，开始和结束期间确定，直线法或其他方法等等。每个资产既可以继承资产分类中的默认折旧方法，也可以维护自己的折旧方法。这就是固定资产在SAP中的组织结构和可配置的一些内容。我们提出的情景在SAP 中就会有一个很简单的解决方案，这其实就是一种最佳业务实践。具体解决方案如图5：在整个公司总部中分配给一个单独的折旧表，因为它面临本公司具体的会计报表环境，所以可能与总公司折旧表不同。在这个表中有三个平行的折旧区域，一是符合中国会计准则的折旧方式（PRC GAAP），二是符合美国会计准则的折旧方式（US GAAP），三是两者之间的差异(US GAAP 调整)。其金额为US GAAP 折旧减解决方案: 分配给有限公司一个单独的折旧表, 这个折旧表有三个平行的折旧区域:在与总帐的集成方面，PRC GAAP 的折旧区域与 US GAAP 调整的折旧区域直接更新总帐。而US GAAP 的折旧区域不更新总帐。基于这样一种设置，并行的折旧的计提以及总帐的过帐在系统中得以顺畅地运行。 图6 是系统中平行折旧方法的帐务处理。在科目表设计时，主体部分是按中国会计制度设计的（图中上方框中的科目）。同时设置US GAAP 的调整科目（图中下方的科目）。业务流程从固定资产的原值入帐开始（来源于在建工程的转入或采购订单的收货或者是手工的固定资产入帐）。在所有后续的业务中，无论是计提折旧，本年利润结转，未分配利润结转，固定资产报废，SAP 系统都会根据三套折旧区域中的折旧方法来进行计算，并自动在两类科目中记帐。当出具报表时，图6 中左边方框中的科目属于中国的资产负债表，中间方框中的科目应用于中国的损益表，右边方框中的科目应用于中国的利润分配表。在出具符合美国会计准则的报表时，只要将两类科目相加即可。通过这个情景我们可以理解SAP 实现标准化的两种手段：一是可配置。如可以配置不同的折旧表和折旧区域（最多达99 种），资产类别，折旧方式，折旧年限，残值等。二是最佳业务实践，SAP积累了大量的行业中企业的经验，对于类似问题有标准的解法。总之SAP 通过高度可配置和最佳业务实践两种手段，不只是降低了企业的二次开发量，更重要的是将先进的管理思想传达给企业，也提高了管理平台的稳定性和可拓展性。 2.1.2 自动记帐和并行帐在上文中我们从一个场景来看集成，也包括了自动记帐。在图7 中是全景式的自动记帐。我们可以看到物流中的各项业务，如销售开票，销售发货，采购收货，发票校验，盘点等等，只要是和财务管理相关的都会自动记帐。而SAP 的帐务处理采用的是平行帐的概念。不同的帐套满足不同的功能。比如财务会计、管理会计、资金管理、合并报表帐、特殊目的分类帐等等。而不同的组织结构（如公司代码）可以共用一个帐套。从集成的角度来说，物流和人力资源的业务会自动更新与财务相关的不同的帐套。 对于一个的公司总部，无论有多少分子公司，信息可以集中统一管理（如下图）。而通过严密的权限管理功能，又能保证信息的安全。2.1.3 财务的模块一览 mySAP 财务的内容包括在mySAP ERP 中。如上图所示，mySAP ERP 包含三个层面：战略层面、运营层面和技术架构。下图是运营层面的模块一览。 如果把财务管理进一步展开，就可以看到下图所示的财务的模块一览。比如可以分为以下模块：财务会计、管理会计、资金管理、投资管理、项目管理、不动产管理等。在财务会计中包含了总帐、应收帐款、应付帐款、固定资产 、银行会计 、特殊目的分类帐 、基金管理和差旅管理 。当然在mySAP ERP 的战略层面，也是财务管理整体的一部分，包括平衡计分卡，价值动因树，管理驾驶舱等等。我们将在下文做专题介绍。sap进阶系列(3)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付 ( 1）2.2 总账、应收和应付本章我们介绍财务会计中基础的三个模块：总帐，应收帐款和应付帐款。 在介绍这三个模块之前，我们先从自动付款的情景出发，说明SAP的另一个重要特点。2.2.1 自动付款和内部控制点A集团企业的付款业务数量庞大，包括原料供应商，设备供应商，备品备件供应商，易耗品供应商，杂费，内部员工报销等等。一般建议使用排队自动付款的功能，来规范付款流程和加速业务处理。但是付款作为一个敏感的流程，应当在实施中安排哪些内部控制点。首先我们介绍一下自动付款的流程。自动付款是SAP 应付帐款里的一个基本功能。整体流程如下图2所示：首先，在自动付款执行的时候，系统根据操作员（如：应付帐会计）输入的选择性条件，比如会计员，供应商种类，日期，付款方式等，从系统中采集供应商主数据中的相关信息，信息包括付款条款（如30 天到期 2现金折扣；60 天净到期等等）、付款方式（如支票、汇票等）、开户银行（供应商和本公司的开户银行），是否冻结付款等。另外还会采集供应商的未清项，如未清的发票，发票中也包含了付款条款、付款方式、开户银行等信息，一般发票中的付款信息优先级高于供应商主记录中的。 图2：排队自动付款然后SAP 系统会跟据供应商的主数据和未清发票生成一个付款建议。在付款建议中包含了与付款有关的所有信息，如供应商、付款方式、开户银行、对方开户行、币别、金额等。操作员根据付款建议进行编辑，在编辑付款清单时，可以根据资金情况或其他特殊情况，更改某些付款条件。编辑完成后开始运行自动付款程序。自动付款程序一方面自动更新财务帐，生成相应的会计分录（借：应付帐款，贷：银行存款未达）。另一方面付款数据被送入付款媒介程序，实际付款。传统方式是打印付款单据，比如说套打电汇通知单或支票；有些企业打印出付款清单，由出纳人员直接填写付款单据。还可以将SAP 中的付款程序与电子银行的客户端直接相连，通过系统接口将SAP 的付款指令直接发给电子银行的客户端，客户端收到指令后连接到银行的主机进行付款。例如厦门翔鹭石化就是采用SAP与电子银行接口的方式来进行付款的。在企业实际运营中，付款流程涉及企业资金的向外支付，属于一个较敏感的流程。在这样一个流程中的风险控制显得尤为重要。那当中的控制点究竟在哪里呢？我们首先会想到的风险控制点是支付凭证（图2 中黄色的箭头1），支票等支付凭证有专人管理，如果是套打的，打印机应安放在专门的房间。最后还要经过审批，盖章。另一个控制点放在付款清单上面（图2 中黄色的箭头2），应付帐会计编辑完付款建议后，也需要经过审核。但是想象一个每次成百上千项的自动付款情景，在这两个控制点审核的作用是很有限的，原因在于大量的业务都自动化了。假设有这样一种情况：如果一个财务人员既能更新供应商的主记录又能输入发票，那他只要创建一个供应商并手工输入发票，那么很有可能在后续的自动化的流程中，在成百上千的付款项中，这笔款项未被察觉就被轻易地支付出去了。为了防止这种情况的发生，应该将风险控制点提前（图2 黄色的箭头3），对这个风险点的控制就是维护供应商主记录的权限与输入供应商发票的权限分开，属于两个不同的角色。 图3：再考虑另一种情况：如果维护供应商记录的人更改了供应商的一些关键数据，比如对方开户银行、帐户和户名等。那么供应商的款项就有可能被支付到其他银行帐户里面。因此风险控制点应该被进一步提前（图2 黄色的箭头4）。对这个风险的控制手段在SAP 中称为“敏感字段的控制”。指供应商主数据中的敏感字段如供应商的帐号、开户银行等如需更改，必须经过其他系统用户的确认，更改才能在系统中正式成立。图3 是SAP 系统后台配置的界面，在供应商主记录目录下，光标的位置，就有一项“为双重控制定义敏感字段”的配置。在这个配置中我们可以定义哪些字段是我们认为的敏感字段。从上述情景中，我们可以看出和一般的事务处理系统不同，SAP 在提高效率的同时，还有效地控制了风险。sap进阶系列(4)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付 ( 2） 2.2.2 总帐SAP 总帐的功能强大而丰富，图4 是其中主要功能的汇总。我们选择部分代表性的内容加以介绍。 图4 总帐功能总汇2.2.2.1 组织结构总帐中的组织结构如图5 所示。一个公司总部可以拥有多套不同的会计科目表，不同的科目表可以给不同的公司代码来使用。公司代码在SAP 中指具有独立会计核算的会计主体，可以是控股公司，可以是有法人地位的子公司，也可以是独立核算的分公司。比如A集团企业和基地公司中的渤海公司可以分别设置为两个公司代码，每一个公司代码有一个会计科目表。但不同的公司代码可以共享一个科目表。 图 5 总帐中的组织结构同时，总帐中还有另一种组织结构业务范围。业务范围与公司代码形成交叉的矩阵式的管理。公司代码偏重的是对外的会计核算，如A集团企业就是一个完整的会计主体，但其公司可能经营两部分的业务：尿素和甲醇。这两部分业务在核算上如果具有相对的独立性，就是说如果尿素业务和甲醇业务会编制自己的资产负债表和损益表，那我们就可以设置尿素和甲醇两个业务范围。而业务范围是跨公司的，如果除了A集团企业，在其他公司也存在同样的业务，也可以用这两个业务范围来核算。业务范围通常在企业中也被称为事业部的核算方式。这样我们在进行公司总部财务管理时，可以按照公司代码和业务范围形成的管理矩阵来分析报表。由此也可以看出SAP 的公司总部管理，不只是体现在专门的模块上，更重要的是它体现在所有模块和功能的设计上，都渗透了公司总部管理的思想。2.2.2.2 会计科目表根据上文组织结构的介绍，我们知道，在A集团企业的会计科目表要实现全公司统一的会计科目表结构。在SAP 中，会计科目的控制信息分了两个层次来进行管理会计科目表层和公司代码层。第一个是会计科目表层，所有使用这个科目的公司都共用的信息，如短文本、长文本、帐户组（比如按资产，负债，权益，成本和损益科目的分类）、合并科目号（指对应到合并科目表中的科目号）等信息。而各公司专用信息在第二层公司代码层中维护。公司代码层的控制信息还包括了科目货币、未清项目管理 、排序码、权限组等等，这里不一一介绍了。总之，SAP 通过分层的会计科目管理，既统一了公司总部的会计科目表，又使得每个公司可以定义适合自身业务需要的科目信息。2.2.2.3 会计凭证图9 是超级权限用户可以看到的SAP 标准前台操作菜单，我们看到在总分类帐中凭证输入和凭证的维护是其中的重要内容。图10 是SAP 标准的总帐凭证输入的界面。我们可以看到其中包含了凭证抬头、凭证行项目和简化操作辅助功能等部分。凭证抬头包括凭证日期、记帐日期、短文本、公司代码、凭证类型等信息。凭证行项目是指每一个分录行，比如一借一贷、一借多贷或者多借多贷形成的各行分录。在简化操作的辅助功能中，凭证可以暂存，屏幕的格式可以调整并保存为预定义的屏幕变式供操作人员调用，还可以设置凭证输入的模板。例如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每次做凭证时直接调用，并根据当月情况填入金额即可。当然辅助功能的屏幕区域可以打开，也可以关闭。 图9 SAP的标准菜单 图 10 SAP总帐凭证对于SAP 凭证输入和凭证管理来说，有一个基本概念需要解释，那就是“清帐”。在财务管理中，有些科目只需要有“借贷余”的管理就可以了，比如银行科目和损益科目等。 图11 科目余额表但是也有些科目不止需要“借贷余”，还需要管理到每一个分录行的状态，比如银行未达科目，客户和供应商的明细科目等等。系统中需要记录供应商的每张发票是否已经付款了，客户的每张发票是否已经收款了，各种未达的资金项是否已经到帐了等等。也就是说这些科目中的行项目是逐笔逐清的。 如图12 是某供应商帐户的行项目显示。已经付款的发票和付款行本身用绿灯显示，我们称为“已清项”， 还未付款的发票用红灯显示，我们称为“未清项”。 类似付款，收款这样的业务，在帐务处理时同时将凭证行的状态改变了，我们称这些动作为“清帐”。清帐既可以是手工的，也可以是系统自动的。当系统自动清帐时，我们需要提供给系统“自动清帐规则”，比如“用支票等支付凭证号码”来清银行未达帐，就是一种自动清帐规则。而一个总帐科目是否需要逐笔逐清的管理由会计科目公司代码层的一个控制字段“未清项目管理”来控制。作为比较，我们看到图13 中不按未清项目管理的科目，它的行项目显示只反映了过帐与否，而不反映清帐与否的。 图13“非未清项管理”的总帐科目的行项目显示对有些科目来说，未清项管理的好处是显而易见的。比如帐务的管理很清晰，是对帐和核对的强有力的工具。同时它也是帐龄分析，催款，自动付款，对帐函，往来帐核对等功能的基础。总之清帐管理是SAP帐务管理的一个重要而普遍使用的工具2.2.2.4 简化操作简化操作是SAP中简化凭证输入或科目维护的一些功能，举例来说包括：比较公司代码：是用来简化科目表维护的。可以把一个公司代码的科目表信息复制到另一个公司代码上去，供另一个公司代码使用。复制可以在一台服务器上，也支持跨服务器。如果不同的公司使用各自的SAP 系统，也就是分布式的环境下，可以使用这个功能来实现科目的管理。样本科目：是用来简化科目维护的。可以参考样本科目来建立正式的科目，它是作为科目管理的模板。科目分配模型：是用来简化凭证输入的。比如每月发放工资的凭证，由于科目与成本中心都是类似的，可以做成模板，每月做凭证时直接调用，填入金额就可以了。周期性凭证：是用来简化凭证输入的。比如一笔待摊费用在6 个月内摊销，每个月末的摊销分录都是相同的，这时我们可以使用周期性凭证来简化操作。周期性凭证除了包含正常的凭证信息外，还需要维护凭证录入的频率和时间跨度。这样系统在做定期处理时，如月结时就会自动生成相关的凭证。样本凭证：是用来简化凭证输入的。样本凭证是一张完整的凭证，但它有专门的编号而且不过帐，我们通过复制这张凭证并做修改来简化凭证的输入。实际上，你也可以复制任何一张正式的凭证，来简化输入。但样本凭证可以将简化操作组织得更有条理。暂存凭证：在编制一个大凭证时，如果工作被中途打断，可以暂时保存。暂存凭证使用的是临时号。暂存凭证不同于凭证的预制和审批。2.2.2.5 定期处理有些事务是定期处理的，主要是指日结，月结和年结相关的处理， 比如包括自动清帐、汇率评估和汇兑损益的计算、周期性凭证过帐、预提费用、利息计算、重分类调整、计划、打印、归档、关帐、余额结转等。 图15 定期处理计划管理者在做月结和年结的时候有很多项这样的事务需要处理，其中有些还有先后次序。SAP 提供了如图15 中的“定期处理计划管理者”工具，来安排这些工作。图15 中右上方是日历，左方是任务清单。任务清单会分配到日历中的每一天，每一个时间段，如图右下方。有些任务被交给系统自动执行，有些是人工的。在右下方我们还可以看到这些任务的状态。借助定期处理工具，月结或年结时财务的工作就可以有条不紊的快速完成了。当然SAP的快速结帐，除了这些工具外，最主要还是源自于它的集成特性。2.2.2.6 维护某些重要的经济信息需要定期维护。主要包括:利率维护：用于利息自动计算，应定期维护利率表。汇率维护：用于自动折算本位币金额和计算汇兑损益，应定期维护汇率表。2.2.2.7 操作和维护指对于科目或凭证的多种操作方法。预制：一张凭证完成以后，可以先预制，由另一个系统用户审核过帐。暂存：凭证编制过程中的暂时保存。显示更改：SAP 系统对于任何一个主数据或者凭证的更改都会有记录，通过显示更改可以看到什么时候，被什么人更改了哪些信息。冲销：包括单张凭证的冲销和批量的冲销。当一张凭证过帐之后，其中的关键信息如科目、金额是不能随意更改的。当出现输入错误后，应先冲销再重新输入正确的凭证。重置：对于已经清帐的凭证，如已经支付的发票，如果发现错误，必须先把发票与付款之间的关系取消，冲销后重新录入。2.2.2.8 信息和查询包括了灵活和多样的报表和功能，如帐户余额显示，帐户行项目显示，审计线索，资产负债表，损益表，现金流量表，试算平衡表，纳税申报表，总帐信息系统等等。SAP 的信息系统具有一些特点，比如“钻取”的方式或称为“穿透”的方式，即可以进行多维的分析和不断深入的挖掘，直至进入原始凭证，这在“获利能力分析”章节中会有介绍。再比如，标准报表往往包含非常多的选择条件，而选择条件往往不是单选的，可以使用多区间法，排除法等来进行选择。比如如果你要看任意多个组合的公司代码和业务范围的资产负债表，只需在标准报表的公司代码和业务范围选择条件中进行多选就可以了。2.2.2.9 配置由于SAP 的配置功能非常强大和灵活，所以本章只是举例说明，而不是所有的配置可能性的介绍。凭证类型和凭证编号传统的会计凭证分为五种类型：现收、现付、银收、银付和转帐凭证。SAP 中根据不同的业务将凭证类型更加细化了。比如总帐转帐凭证、折旧凭证、客户发票、客户付款、供应商发票、供应商付款、发货的自动记帐、收货的自动记帐等。企业也可以根据自己的业务需要自定义凭证类型。 图16 凭证类型与凭证编号如图16所示，各种不同的自动记帐业务，如收货，发货，销售开票等在自动记帐时会自动确定相应的凭证类型。而这种自动确定也是可以配置的，也就是说系统定义了标准的，但是企业可以根据自己的需要直接在配置中更改。如果是手工凭证的录入，系统也会提供默认的凭证类型，操作员可以在输入时更改。而各凭证类型又自动确定不同的凭证编号区间，从而顺序编号。每家公司代码可以决定是所有的凭证类型共用一个大流水号，还是每个凭证类型有自己的流水号。对于会计年度来说，即可以是每年重新编号，也可以是跨年度的大流水号，也就是2005 年的凭证跟在2004年的凭证后编号。会计期间在我们国家，会计年度和会计期间是固定的。就是按自然年度到12 月31 日为一个会计年度，而会计期间就是12 个自然月。而在大多数其他国家，会计年度和会计期间是不做硬性规定的，企业可以根据自己的需要定义。SAP 中会计年度和期间的定义在“会计年度变式”的配置中定义。各公司可以共用一个会计年度变式，也可以有自己特殊的会计年度变式。 图17 会计期间设定如图17 所示，国内的公司可以使用12 个自然月加4 个特殊期间的会计期间定义。4 个特殊期间是用于年结时不同性质的调整分录的。对于国外的分支，可以定义其他会计年度变式，比如每年3 月31 日为会计年度的终结，按自然月定义期间，也就是说4 月1 日到4 月30 日是期间1，3 月1 日到3 月31 日是期间12。这种会计年度变式是与年度无关的，也就是说2004 年和2005 年的期间1 都是4 月1 日到4 月30 日，这是不会随会计年度变化而改变的。还有些公司的会计期间定义更复杂，比如按周定义期间，也称为445 方式，就是期间1是每年的第14 周，期间2 是58 周，期间3 是913 周。分别是4 周，4 周和5 周。而每年仍然是12 月31 日年结。这是在系统中可以用“与年度相关的会计年度变式”来配置的，也就是说我们在系统配置中定义2004 年期间1 是从1 月1 日1 月24 日，而2005 年期间1 是从1 月1 日1 月29 日。这样只要通过配置就可以很方便地实现了这种会计期间的设定，而对于标准功能不能支持而要依靠二次开发的软件来说，像会计期间的定义属于很底层的定义，开发和修改的量将相当大。多币种处理功能：对于公司总部，未来可能拥有很多国际性投资和分支机构。假设A集团企业在泰国有一个子公司,按照当地规定需要用泰株作为本位币,但是它的报表需要以人民币和美元上报到公司总部公司进行报表合并和管理。对于货币处理，SAP中有两种不同的选择：1、平时按照本位币（泰株）来记帐，到了月末时进行报表的折算，折算成其他货币（如人民币或美元）。比如银行帐户按照月末时的汇率，资产按照历史汇率，损益表科目按照平均汇率。这种方法可以称为报表级的折算。2、设立平行本位币。SAP 中可设立多达三种并行货币：比如，第一本位币（泰株），第二本位币（人民币）（公司总部货币），第三本位币（美元）（硬通货）。在每张凭证中会同时折算成三中平行的本位币。这种方法可以称为凭证级的折算。sap进阶系列(5)：第一篇：财务总览之总账、应收和应付 ( 3） 2.2.3 应收帐款2.2.3.1 客户主记录如图18，与会计科目类似，应收帐款中客户的主记录也是分层维护的。对于客户信息，从公司总部层面上来说，每一个客户有唯一的编码、名称、地址、纳税登记号等，是共用信息。对每个公司代码来说，他可以维护该客户一些特殊的信息。同样的道理，客户的利息计算控制，催款控制，对帐控制等控制信息也是在公司代码层次维护的。和会计科目不同的是，客户信息的维护还有一个层次销售区域层。对于客户的订单币别，交货方式等和销售相关的信息是维护在各销售区域层次的。销售区域是指销售组织、分销渠道和产品组的一个组合。 图19 客户发票手工输入2.2.3.2 总帐和明细帐客户的编码就是客户的明细帐号。图19 是客户发票手工录入的标准屏幕。如果集成销售模块，发票一般不是这样输入的，而是从销售开票清单自动生成的。这里展示这个屏幕是说明在SAP 中直接用客户的编码进行帐务的处理，也就是说如果一个分录是 借：应收帐款客户明细 贷：销售收入，客户明细这条分录行是直接用客户编码录入的，也就是图19 中红色箭头所指的地方。那SAP如何自动记录总帐科目。 图20 总帐与明细帐图20 显示的是明细帐与总帐的关系，假如A集团企业公司有一个客户XX 高速公路工程公司。对它的应收帐款、预收帐款、应收票据、预收款请求、担保都是直接记录到客户明细帐下的，如图中左边。但是这些业务对应总帐的不同科目。首先，在SAP 中把该客户最经常的业务对应的总帐科目称为统驭科目，在该客户主记录的公司代码层中维护，比如该XX 高速公路工程公司的统驭科目是“应收帐款”总帐科目，如非特别说明该科目的业务都会自动计入“应收帐款”总帐科目。而一旦一个总帐科目作为“统驭科目”，它就只能接收来自明细帐的分录，而它本身不能直接录入会计分录。而对于其他的业务，比如预收帐款，应收票据我们定义“特别总帐标志”，比如“A”指预收帐款业务，“B”指应收票据业务，系统根据业务输入时的“特别总帐标志”直接记录到相关的总帐中。如图20 中的黑色箭头。特别总帐标志还可以用来核算表外业务，比如“预收款请求”是要求该客户预付帐款的请求单，不是复式记帐的分录，是一笔单边的凭证，它会在客户预付货款时被清帐。再比如“担保”等表外业务也可以用特殊总帐标志来核算。总之SAP总帐和明细帐的关系，保证了最少的输入量和两者的高度一致。客户信用控制SAP 应用“信用控制范围”来进行客户信用控制。在公司总部内，有些公司它们在会计核算上是分开的，但是对于客户的信用有可能是统一管理的。因此在SAP 中不同的公司代码可以分配给相同或不同的信用控制范围。对于业务和客户相似的公司信用可以统一管理。例如：某一客户在信用范围“公司总部信用控制范围”中，信用限额为400,000，已使用的信用限额为29，风险类别低，信用代表组001（指信用控制员的分组），DSO（应收帐款回收帐期）为8 天。同样一个客户在其他信用控制范围（如“中下游信用范围”、“基地公司信用范围”）中相关的信息的信用控制是不同的。如图21 在SAP 中有下述这些信用限额：1.总信用限额，同一个客户在所有信用控制范围里的信用限额加总不能超过“总信用限额”, 如图中1,000,000。 2. 单个信用范围最高限额, 同一个客户在单个信用控制范围中的信用限额的上限, 如图中500,000。 3.已分配限额, 同一个客户在所有信用控制范围中信用限额的总额, (是不能超过总信用限额的)。如图中900,000(=400,000+250,000+250,000)。 4.本范围信用限额, 一个客户在某个信用控制范围里的信用限额(是不能超过单个信用范围最高限额的)。如图中400,000, 250,000和250,000。 5. 已使用限额，是一个客户在一个信用控制范围中未清的发票，销售订单等的信用占用额。 图22 静态信用额度检查结合销售和分销模块，SAP 系统可以实现各种各样的静态和动态的信用检查。这里我们举两个例子。如图22 阐述了静态信用额度检查。假设A集团企业的客户XX 公司的信贷限额为100,000RMB。但该客户已经有两张未清订单227（35,000 RMB）和 253（64,900 RMB），如果销售人员要追加一张758.16RMB 的订单，未清订单和这张销售订单的总额将超过信贷限额100,000 RMB。那么新的这张订单将被冻结，销售员无法要求发货。只有经过特殊的审批流程，可能包括风险管理部和高级管理者的例外审批（根据A集团企业的管理流程设定），才能将订单解冻进行发货以及其他后续操作。A集团企业A集团企业对XX 农资公司限定的还款期为一个月，逾期最大未清项目的百分比为15，截止到2 月13 日，前两项应收帐款的帐龄已超过一个月，其占总额的百分比达26.5%,超过了规定的15。那么XX农资公司之后所下达的订单将全部被冻结A集团企业在项目实施的过程当中可以灵活应用SAP 信用的组织结构和各种检查方法满足企业不同的风险管理的需求。总之 通过SAP 应收帐款的信用管理和下文将介绍的各种工具，企业可以最大程度地控制销售坏帐的风险。2.2.3.3 催款和自动信函往来催款和自动信函往来是SAP 应收和应付中又一类主要的业务公司。 催款是指在客户有逾期帐款的情况时，通过运行催款程序，如图24 中左上的屏幕，系统会自动选择客户和逾期帐项，打印催款函（图24 中右下的屏幕），并更新客户主记录。催款函的格式可以自由定义，系统可以动态的获取相关信息，包括地址、未清项目、负责人等。此外可以设立了不同的催款等级，比如对于逾期不久的客户，催款函中的措辞较为温和；而对于逾期时间较长，已经催款数次无效的客户，催款函中的措辞将比较强硬，甚至直接通知内部法律部门，进入法律程序。 图24 自动信函往来除了催款以外，SAP 中还可以灵活定义各种和客户供应商的信函往来，比如定期的对帐函，余额确认函等等。信函往来通过“信函往来类型”来进行配置和管理。此外，SAP 对于客户和供应商还可以灵活地计算利息。利息可能是对于逾期帐款的罚息，也可能是配合企业的收款和资金政策的。比如有些公司为了加快资金流转，降低应收帐款的风险，要求客户预付部分甚至全部帐款，而作为补偿，给客户结算利息。此外，应收帐款其他的功能，比如帐龄分析，自动计提坏帐准备，重分类调整，汇兑损益等等不再详述。由于我们在前文介绍了自动付款流程，同时应付帐款的有些功能和应收帐款是类似的，比如总帐和明细帐的关系，催款和自动信函往来，利息计算，帐龄分析等等。所以下文只做简要介绍。2.2.4.1 供应商主记录与客户管理类似系统对供应商也是分层管理的。公司总部层的供应商信息，包括名称、地址、语言、电话等对于每一个分子公司来说都是统一的。在公司代码层各个公司可以根据与供应商的业务往来单独定义供应商信息。比如付款条件，付款方式，开户银行，利息计算，统驭科目。和客户不同的是对于和采购相关的供应商信息，在SAP中是在“采购组织层”来维护的，具体参见采购模块的功能介绍。2.2.4.2 员工费用核算员工费用的核算，包括差旅费的管理，在SAP 系统中用“差旅管理”来实现。“差旅管理”管理从差旅申请，订票订房到审批，结算，分析等差旅的全过程管理。但是如果仅做财务上的核算和报销，可以用应付帐款模块来管理。 图 26 员工费用核算如图26，这时候在SAP 中为员工设立一个专门的供应商组别，并为每个员工开立明细帐，核算员工的出差备用金、代垫费用和应付款项（费用报销）等等。同时应付帐款中的所有功能都可以应用于员工费用的核算，如帐龄分析、内部催款、信用卡自动付款等等。