SAP-采购发票校验流程-v1[1]0_0316__ doc.docx

业务流程定义文档采购发票校验业务流程名称: 采购发票校验流程编号及版本号编号：BPD-MM13版本：V1.0业务流程定义文件签署表业务流程定义文件是描述未来在SAP R/3中处理业务的详细流程定义，其定义的业务流程及其中所涉及的SAP功能已得到以下项目组成员的接受并已签署。项目中职务姓名签字日期TCL部品（光电科技）关键用户谢芳TCL部品（光电科技）流程所有人王晓峰TCL光机关键用户李庞晋阎晓莉赵心亚TCL光机流程所有人朱林TCL显示关键用户王妙荣TCL显示流程所有人戴谋新IBM顾问刘庆TCL项目经理林雪梅IBM项目经理夏玲芳1. 业务流程目的：采购发票校验指采购发票的收票、校验和入帐。2. 业务流程的相关原则：2.1本流程主要描述的是在后勤物料管理模块进行的发票校验，即对采购订单进行发票校验。2.2 后勤发票校验是采购业务的后端，主要指收到供应商的发票后，在系统内对发票的信息进行检查，结合系统内的订单收货纪录、采购订单等信息综合的进行校验，确保发票信息无误后再进行发票的正式过账，产生对供应商的应付款。2.3 发票校验的对象包括采购货款和交货成本。交货成本主要包括运费和关税。2.4 后勤发票校验的基本原则是基于收货做发票校验。如果出现票到未收货的现象，除特殊 情况外，一般不做系统处理。2.5 交货成本中的关税和运费在发票校验时可以选择不同于采购订单的出票方，比如关税可以选择海关作为出票方，运费可以选择物流公司。2.6 在发票校验时，会出现供应商发票和采购订单的价格或者数量不一致的情况：a. 价格差异,主要有以下几种情况：价格差异 发票金额与采购金额的不一致小额发票差异 发票金额与采购金额存在的尾数差异汇兑损益 如果是国外采购，会存在采购时的汇率与做校验时的汇率不一致的情况，这时候会产生汇兑损益以上几种价格差异可以在系统中设置具体的容差限制，如百分比容差或者绝对值容差。当发票校验时发生的差异超过容差限制时，系统会冻结住该发票的付款。财务部门需要做差异分析，确认该差异是否可以接受，如不能接受，需要冲销发票校验。b. 数量差异如果发票数量与收货数量上存在差异，需要财务部门跟采购部门一起确认差异的原因后再做发票校验，原则是不允许数量上存在差异。2.7 发票校验时的注意事项：a. 供应商在出货后，采购部门需要催促供应商尽快将发票送达。b. 采购部门需要与供应商沟通，在送达的发票上附上对应的采购订单号码。c. 发票送达后，先由采购部门接受，进行初步检验合格后，然后再由采购部门送至财务部门做发票校验;d. 财务完成发票校验后，付款必须以采购部门的付款申请为依据。3. 业务流程所带来的相关规则和政策改变3.1 相关的规则和政策改变n 实施SAP系统后，能改变以往人工的大量对帐工作，工作量降低，效率提高。3.2 对组织结构调整的要求n 采购部门负责接收供应商送达的发票，然后送至财务部。4. 版本控制：版本作者日期更改内容描述V1.0刘庆2005.02.22创建5业务流程图例解释 本段主要描述流程图的符号。6. 业务流程图（在VISIO中画流程图）7. 业务流程的详细步骤：7.1 物料管理模块的发票校验业务流程步骤:步骤用户系统 事务描述下一步1供应商系统外供应商出具发票根据出货情况开出标准发票22采购人员系统外收发票接收供应商开出的发票33采购人员系统外发票检查对收到的供应商发票做一般性检查，检查内容：发票抬头，出票人，收票人，发票时间，单价，数量，金额，税率等无问题转4有问题转1由供应商重新开发票4采购员系统外送交应付会计定期将供应商送来的发票整理后交给应付会计55应付会计系统外应付会计检查根据相关财会制度规定从财务专业角度对发票进行检查通过转7未通过转6将发票退回采购6应付会计系统外交回采购退供应商将未通过检查的发票退回采购处理17应付会计SAP发票校验进行系统内发票校验处理及预付款清账处理88应付会计SAP发票是否有差异？对发票、收货、订单进行三方匹配校验，确认发票有无差异无转9有转109应付会计SAP发票过帐对正确的供应商发票进行过帐操作结束10应付会计系统外是否接受差异？判断差异是否在可接受的范围内否转11冻结是转9过帐11应付会计SAP发票冻结在系统内冻结有差异的发票1212应付会计/采购人员系统外差异分析与处理对发票差异进行分析，如差异不可接受则由应付会计冲销发票校验，并将发票退回给供应商；如差异可接受则到下一步1313应付会计SAP冻结解冻在系统内进行发票冻结解冻操作结束 8. 业务流程中所用到的报表：报表名称目前是否在用描述工具（SAP标准报表/Report Painter/Report Writer/Query/ABAP/Excel/Word）使用频率未收到发票的采购订单清单是列举所有已收货但未收到发票的采购订单SAP标准报表中发票校验清单否列出做过发票校验发票的清单SAP标准报表低9. 业务流程中所用到的表单：表单名称目前是否在用描述是否SAP表单/layout set?(是/否)使用频率发票是供应商送来的发票否中发票问题通报单否如果发现发票存在问题，则通知供应商时使用的通报单否低付款申请是发票校验做完后，财务付款需要以采购部门的付款申请为依据否中10接口需求（SAP与其它系统的接口）：接口名称描述输入/输出备注无11数据转换需求：数据名称数据类型（主数据/交易数据）数据量现存位置未清发票数据项交易数据500条Excel12权限设置需求：事务码描述负责人职位MIRO发票校验应付会计 最后修改日期：TCL部品（光电科技）SAP项目页码：12/13/2022 12:38 下午 作者：刘庆模块：MM6 of 6