SAPBusinessOne中对于采购报价单和比较报表的功能.docx

SAP Business One 中 对于采购报价单和比较报表的功能增强1.前言：采购报价单和采购报价单比较报表是SAP Business One 8.81中新增加的功能. 在采购过程中，需要确定所需物料或服务的最佳报价。因此向多个供应商发出采购邀请，要求他们通过提交报价单，来介绍各自的条款与条件，如物料或服务的供应价格或交付日期。此采购报价单中要指定物料或服务的详细信息，如数量、需求日期和供应商信息。用户对收到的报价单进行比较，最后确定供应商。用户可以使用采购报价单比较报表比较从供应商处收到的报价单，以确定最合适的采购报价。在采购报价单比较报表中，最佳参数（例如，最早报价日期，或最低价格）会被突出显示。客户可以直接从报表中将选定的采购报价单转换成采购订单。在SAP Business One 8.81的Patch 11中，对于采购报价单和采购报价单比较报表这两部分都作了功能上的增强。主要体现在1. 让用户可以选择关闭其他包含相同组编号的采购报价单。1. 在将采购报价单复制到高一级文档（采购订单，收获采购订单，应付发票，预留发票）的过程中2. 在将高一级文档（采购订单，收获采购订单，应付发票，预留发票）从采购报价单复制生成的过程中3. 在物料类型的报价单比较报表中，将选中的采购报价单生成采购订单的过程中2. 可以将服务类型的采购报价单直接生成采购报价比较报表。3. 在采购报价单对照表中，可以选择生成物料类型或服务类型的报价单比较报表。4. 在物料类型的报价单比较报表中， 突出显示同组报价单中的最高报价数量。5. 在报价单比较报表中，可以显示用户自定义字段。6. 在物料类型的报价单比较报表中，客户可以输入自定义的订货数量。在服务类型的报价单比较报表中，客户可以输入自定义的订货金额。7. 在服务类型的报价单比较报表中，显示服务的相关字段，并且按总账科目或者供应商分组，根据报价日期或金额排序，并且对用户的输入金额进行货币符号填充或转换8. 在采购确认向导的销售订单行项目步骤中，当选择目标凭证为”采购报价单”时，可以通过右键菜单添加空行9. 在采购确认向导的销售订单行项目步骤中，可以通过右键菜单从”首选供应商”窗口中选者需要的供应商10. 在采购报价单生成向导的选择采购报价单行项目步骤中，可以通过右键菜单从”首选供应商”窗口中选者需要的供应商11. 增强功能介绍相关功能路径：· 采购报价单：        采购 应付帐款(P)->采购报价单· 采购订单：        采购 应付帐款(P)->采购订单· 收货采购订单：    采购 应付帐款(P)->收货采购订单· 应付发票：        采购 应付帐款(P)->应付发票· 预留发票 ：        采购 应付帐款(P)->预留发票· 采购报价单对照表：    采购 应付帐款(P)->采购报表->采购报价比较报表->采购报价单对照表 选择标准· 报价单比较报表：    采购 应付帐款(P)->采购报表->采购报价比较报表->采购报价单对照表 选择标准 ->报价单比较· 销售订单行项目:    采购 应付帐款(P)->采购-采购确认向导->客户->销售订单->销售订单行项目· 选择采购报价单行项目：采购 应付帐款(P)->采购报价单生成向导->单据生成选项->选择物料->选择采购报价单行项目1. 关闭其他包含相同组编号的采购报价单对于同一采购请求, 会收到来自不同采购供应商的不同采购报价。在SAP Business One 8.81中，可以对同一采购请求的不同采购报价单标记上相同的组编号。例如: 采购报价单1和采购报价单2同属于组编号1. 图 2.1.1图2.1.2当用户在采购报价单2中右键选择”关闭(O)”时图2.1.3系统会弹出如下提示，让用户可以选择是否关闭其它包含相同组编号的采购报价单图2.1.4如果用户选择”是”，那么所有其他包含相同组标号的采购报价单(例如: 采购报价单1等)都会被关闭.在 SAP Business One 8.81 Patch 11 中，将这部分功能扩张到下面几个过程中1. 在将采购报价单复制到高一级文档（采购订单，收获采购订单，应付发票，预留发票）. 例如: 用户在”采购报价单”中点击”复制到”按钮,然后选择”采购订单”,图 2.1.5系统就会弹出如下提示信息，让用户可以选择是否关闭其它包含相同组编号的采购报价单图 2.1.62. 用户可以在高一级文档（采购订单，收获采购订单，应付发票，预留发票）中，选择从采购报价复制生成。例如:用户在”采购订单”中点击”复制从”按钮, 然后选择”采购报价”图 2.1.7系统就会弹出如下”清单 采购报价”窗口,图2.1.8当用户选定需要的采购报价后, 会弹出如下提示信息，让用户可以选择是否关闭其它包含相同组编号的采购报价单图 2.1.93. 当用户在”报价单比较”中选定需要的采购报价单, 点击”创建采购订单”按钮时图 2.1.10系统会弹出如下提示信息，让用户可以选择是否关闭其它包含相同组编号的采购报价单图 2.1.112. 服务类型的采购报价单 =采购报价比较报表在 SAP Business One 8.81 Patch 11之前，因为没有实现服务类型的采购报价单比较报表，所以不支持直接从服务类型的采购报价单生成采购报价单比较报表。如果用户在服务类型的采购报价单中，右键选择”采购报价比较报表(P)”图 2.2.1系统会一律弹出如下错误提示, 这给需要查看或比较服务类型采购报价单的客户带了很大的不便.图2.2.2在SAP Business One 8.81 Patch 11中，终于实现了服务类型的采购报价单比较报表这个功能。现在用户可以从服务类型的采购报价单直接通过右键选择”采购报价比较报表(P)”，图 2.2.3系统会打开相应的服务类型的采购报价单比较报表, 界面如下图所示。会在后面的部分详细介绍服务类型的采购报价单比较报表的具体功能。图 2.2.43. 突出显示同组报价中的最高采购数量在SAP Business One 8.81中，在物料类型的采购报价单比较报表可以根据物料或供应商对采购报价单进行分组. 在每个组里面突出显示同组报价单中最早报价日期和最低单价(本币)。在SAP Business One 8.81 Patch 11中，不仅修复了这部分功能中之前的一些小错误（不会突出显示那些报价日期为空或者最低单价(本币) 为空的报价单），而且对这部分功能进行了增强，可以同时突出显示同组中的最高报价数量，方便客户选择合适的采购报价单图2.3.14. 显示用户自定义字段在SAP Business One 8.81中, 用户可以对采购报价单上的供应商，报价单标题，报价单行增加自定义字段。图2.4.1图2.4.2在SAP Business One 8.81 Patch 11之前, 这些自定义的字段不会被显示在采购报价单比较报表中，这给需要通过自定字段来选择采购报价单的客户带了很大的不便. 现在, 这些自定义的字段终于可以在采购报价单比较报表中显示出来了。图2.4.3用户可以在报价单比较的”表格设置”中选择是否显示这些自定义字段图2.4.45. 自定义的订货数量/订货金额在SAP Business One 8.81 Patch 11之前，从采购报价单比较报表生成物料类采购订单的过程中，采购订单中的订单数量和采购报价单中的订单数量是保持一致。当用户希望生成采购订单时需要的订单数量和原始采购报价单中不一致时, 用户无法在采购报价单中自定义采购订单中的订单数量。这点限制使得采购报价单比较报表使用来显得不那么灵活。在SAP Business One 8.81 Patch 11中，对这部分功能做了增强。在物料类的采购报价单比较报表中增加了”订单数量”这个列，让用户可以很方便的输入自定义的订货数量。图 2.5.1同样，在服务类的采购报价单比较报表中，也提供”订单金额”这一列，让用户可以很方便的输入自定义的订单金额图 2.5.2当用户在”订单数量”和”订单金额”中输入了错误的数据时，那么系统会在生成采购订单之前，弹出相应的提示信息。如当用户的输入为非数字字符时图2.5.3用户点击”创建采购订单”按钮时，系统会弹出如下错误信息图2.5.4当用户的输入数字为负数或零时图2.5.5图2.5.6用户点击”创建采购订单”按钮时，系统会弹出如下错误信息图 2.5.7当且仅当采购报价单比较报表中采购报价单的状态是”O”(未清)时, “订单数量”和”订单金额”区域才是可以编辑的,允许接受用户的输入。对于那些已经关闭的采购报价单, “订单数量”和”订单金额”区域会以灰色显示，并且是不可以编辑的。图 2.5.5对于那些原始状态是”O”（未清）的采购报价单，如果在采购报价单比较报表中完全生成了采购订单，则该采购报价单的状态会被立刻刷新为”C”（已清），”订单数量”和”订单金额”区域会立刻从白色变成灰色，并且变成不可编辑的.6. 服务类型的报价单比较报表在SAP Business One 8.81 Patch 11之前，没有实现服务类型的采购报价单比较报表这部分功能。这给需要查看或比较服务类型的采购报价单的客户带了很大的不便。在SAP Business One 8.81 Patch 11中，终于对这部分功能进行了实现。用户可以通过在”采购报价单对照表 选择标准”中，通过”类型”下拉菜单，选择生成物料类型或服务类型的报价单比较报表图2.6.1在服务类型的报价单比较报表中，报价单可以根据”总账科目”或”采购供应商”进行分组。默认是以”总账科目”分组图 2.6.2服务类型的报价单比较报表会显示和服务相关的字段信息，包括总帐科目，总帐科目名称，描述等图 2.6.3服务类型的报价单比较报表可以根据报价日期或金额进行排序图2.6.4当用户在”订货金额”字段，如果仅输入数字，没输入货币符号时图2.6.5系统则会默认填充上和该采购报价单一致的货币符号。图 2.6.6当用户在”订货金额”字段，输入了数字和货币符号，但该货币符号和该采购报价单的货币符号不一致时，图 2.6.7系统会弹出”汇率和索引”窗口，要求用户输入两种货币之间的当日转换汇率图 2.6.8用户输入汇率之后，点击”更新”，”确定”按钮后，系统会根据这个汇率自动将用户输入的金额转换成采购报价单的货币符号的金额图 2.6.97. 在销售订单行项目中为”采购报价单” 右键添加空行用户在”采购-采购确认向导”中经过”客户”，”销售订单”等两个步骤会被引导到”销售订单行项目”窗口， 当用户选者目标凭证为”采购报价单”时图2.7.1用户可以在表格右键选择”添加行（W）”，图 2.7.2一个空行会被添加到表格上图 2.7.31. 在销售订单行项目中，右键增加”首选供应商清单”功能用户在”采购-采购确认向导”中经过”客户”，”销售订单”等两个步骤会被引导到”销售订单行项目”窗口，图 2.8.1在表格的”供应商”列，可以通过右键打开”首选供应商清单”窗口，并且默认供应商会被粗体显示。图 2.8.2用户可以通过选中表格中的行来选择供应商图2.8.3用户选择好供应商后，点击”首选供应商清单”窗口中的”确定”按钮，会返回”销售订单行项目”窗口，并且用选中的供应商替换原始的供应商。图 2.8.42. 在选择采购报价单行项目中增加显示”首选供应商清单”用户在”采购报价单生成向导”中经过”单据生成选项”，”选择物料”等步骤，会被引导到”选择采购报价单行项目”窗口图2.9.1在表格的”供应商”列或”供应商名称”列，可以右键打开”首选供应商清单”窗口图 2.9.2类似的，在”首选供应商”窗口中，默认的供应商会被粗体显示。用户可以通过选中行来选择需要的供应商图2.9.3用户选择好供应商后，点击”首选供应商清单”窗口中的”确定”按钮，会返回”选择采购报价单行项目”窗口，并且用选中的供应商替换原始的供应商。图2.9.41. 结束语至此，已经介绍完毕SAP Business One 8.81 Patch 11中所有对采购报价单和比较报表的增强功能。和之前的功能相比, 新功能不仅增加了对服务类采购报表的支持, 而且使用户可以自定义订单数量和订单金额, 这样用户可以更加灵活方便地使用采购报价单和采购报价单比较报表。当然，这里还有很多可以进一步改进或增强的空间。比如，在采购报价单比较报表中，可以根据采购报价单的组标号分组，可以在服务类的采购报价单比较报表中突出显示同组中的最高金额，当没有相同组编号的其他采购报价单时，不弹出关闭同组报价单的提示信息，等等。我们也非常欢迎客户能对采购报价单或比较报表提出更多新的需求或好的意见，这样能使我们的产品更加完善，从而满足更多客户的实际使用需求。