ERP采购管理毕业论文.docx

普通本科毕业设计题目：用友ERP-U8采购管理模块的业务分析与案例模拟学 院 软件与通信工程学院 学生姓名 李红 学 号 0040519 专 业 软件工程 届 别 2013届 指导教师 王亮 职 称 副教授 二O一三 年 六 月普通本科生毕业论文（设计）诚信承诺书毕业论文（设计）题 目用友ERP-U8采购管理模块的业务分析与案例模拟学生姓名李红专业软件工程学 号0040519指导老师王亮职 称副教授所在学院软件与通信工程学院诚信承诺本人慎重承诺和声明：我承诺在毕业论文（设计）活动中遵守学校有关规定，恪守学术规范，在本人的毕业论文中未剽窃、抄袭他人的学术观点、思想和成果，未篡改研究数据，如有违规行为发生，我愿承担一切责任，接受学校的处理。学生（签名）：年 月 日摘 要随着科学技术的飞速发展和全球化金融市场的形成，使企业之间的竞争越演越烈，这就要求当代企业能够根据经济的发展趋势迅速作出反应，因此对供应链上每一个环节的管理显得尤为重要。采购管理是整个企业供应链中至关重要的一个环节，采购管理的好坏直接关系到企业的效益，甚至企业未来的发展。如果企业能不断地对采购业务进行有效的控制和管理，并结合自身的具体情况尽快地整合各种资源、减少浪费、提高效率，进而全面提高企业管理水平、提升企业竞争力，就能提高企业整个供应链的最终获利水平。 本论文从ERP系统的内容概括、国内外ERP系统的应用状态，进行了整体了解，通过对企业ERP采购系统管理的实施应用，熟悉的掌握了采购业务在完成初始化设置后，根据业务性质的不同，具体分为普通采购业务、暂估出来业务、受托代销业务、采购退货业务。【关键词】 ERP 采购管理 案例模拟AbstractWith the development of science and technology and the rapid development of the globalization of financial market, the competition between enterprises become more and more intense. This is why the enterprise could make the rapid response according to the trend of economic development. So it is very important to supply chain each link management is.Purchasing management is a vital part of the whole enterprise in the supply chain. Purchasing management is directly related to the benefit of the enterprise, and even the future development of enterprises. If the enterprise can continue to carry out effective control and management of the procurement business, combined with the specific circumstances of their own as soon as possible to integrate various resources, reduce waste, improve efficiency, and comprehensively improve the level of enterprise management. To enhance the competitiveness of enterprises, enterprises can improve the whole supply chain's profit.This paper summarizes the content from the ERP system,ERP system at home and abroad application state,the overall understanding,through the implementation of management of enterprise ERP system,familiar with the procurement operations in complete initialization settings,according to the different nature of business,divided into ordinary purchasing business,estimated out of business,the trustee sale,purchase return service. Key words ERP ; Purchasing management;Case simulation.目 录绪论11.1 ERP研究背景及其意义11.1.1 ERP研究背景11.1.2研究的意义11.2 ERP在国内外的应用现状21.3 本文主要工作内容32 供应链中的采购管理模块52.1供应链简介52.1.1供应链概述52.1.2供应链应用52.1.3供应链的意义62.2 采购管理概述72.2.1 ERP采购管理的概述72.2.2 采购管理的主要内容72.2.3 采购业务的作用82.2.4采购业务的主要流程93 ERP采购管理业务分析与案例模拟123.1 采购管理帐套案例概述123.2 采购管理中不同采购业务介绍及其案例模拟133.2.1 供应链的基础设施133.2.2采购管理中的采购系统初始化173.3普通采购业务203.3.1初始化设置和单据设计213.3.2 普通业务中请购单的处理及审核243.3.3增加采购到货单、采购入库单，填制采购发票243.3.4采购结算263.3.5采购成本核算273.3.6财务部门确认应付账款283.3.7打开总账系统，执行“查询凭证”命令283.4暂估处理业务293.4.1采购专用发票生成303.4.2暂估处理303.4.3生成“红字回冲单”凭证313.4.4生成“蓝字回冲单（报销）”凭证323.4.5现付单据审核与制单333.4.6查询结算单列表343.5受托代销业务353.5.1选择要结算的入库单记录363.6采购退货业务373.6.1结算前部分退货383.6.2结算前全部退货业务393.6.3结算后退货403.7采购业务总体凭证检阅423.7.1存货分布表423.7.2现金量查询433.7.3采购资金比重分析433.7.4采购明细表443.7.5未完成业务明细表443.7.6综合统计表454 总结46参考文献48致 谢491 绪论1.1 ERP研究背景及其意义1.1.1 ERP研究背景全球经济一体化进程的不断加快，IT技术的飞速发展，Internet技术和电子商务的广泛应用，人类已从工业经济时代跨入到了知识经济时代，企业所处的竞争环境已经发生了根本性变化，因此这都大大加快了当代企业的现代化与信息化的发展进程。1企业信息化已成为全球化的发展趋势。以企业资源计划ERP为代表的管理数字化是企业信息化技术特点的重要体现，也是我国企业信息化工程的重要方面。计算机技术与企业管理科学的结合促进了现代企业管理技术的形成。企业管理涉及企业经营战略、经营目的、组织系统、企业文化、物资配备资源、成本控制、技术与产品创新开发、企业内部控制、供应链与企业利润效益等方面。现代企业管理技术基于现代企业管理模式，通过系统化管理与决策信息系统支持企业全面、合理、系统地管理生成和经营过程，可以最大限度地优化企业内外部资源配置、提高技术和人员的工作效益，大幅度提高企业经济效益和市场竞争力。1.1.2研究的意义在激烈的市场竞争和国内外环境的压力下，企业若要达到预期的市场占有率和预期的经济效益，提高企业的适应能力和竞争能力，就必须在产品的设计、性能、交易期、性价比价格等方面具有自己的优势。在如今市场的大环境之下，提高企业竞争力的主要方法就是对整个供应链资源进行管理，现代企业竞争不是单一企业与单一企业间的竞争，而是一个企业供应链与另一个企业供应链之间的竞争。ERP系统实现了对整个企业供应链的管理，适应了企业在知识经济时代市场竞争的需要。在管理方法、手段和工具等方面进行切实可行的改革，作为当今流行的管理信息系统，ERP具有系统化管理的思想和方法，企业同其销售代理、客户和供应商的关系式利益共享的合作伙伴关系，这种合作伙伴关系组成了一个企业的供应链。又把供应和协作单位看成是企业的一个组成部分，组织生产，用最短的时间将新产品打入市场，时刻保持产品的高质量、多样化和灵活性。它是全面提升企业现代管理水平的有效工具，在企业资金流、物流、信息流的一体化管理中起着举足轻重的作用。此外ERP系统还要求审查、控制和反馈不断变化的实际情况，管理人员可以随时根据企业内外环境条件的变化迅速做出决策反应，并及时进行决策调整，保证企业商业计划顺利实施。通过ERP系统，还可以及时获知各种动态信息、保持较短的生产周期，因而使企业具有较强的应变能力。 ERP 是一个完整企业管理信息系统，它能够体现事前计划、事中控制的思想，并可以将设计、制造、销售、运输通过集成来并行地进行各种相关的作业，为企业提供了对产品质量、客户满意等关键问题的实时分析能力是一种实现制造企业整体效益的有效模式。马士华、林勇，2003：供应链管理北京：高等教育出版社。2林建、张玲玲,2002：ERP未来发展趋势研究, 系统工程理论与实践第四期。3石建华，2008.9：浅析供应链管理视角下的企业采购管理载中小企业管理与科技。1.2 ERP在国内外的应用现状ERP系统的诞生不仅是一个软件产品，而且是一种管理规范、管理理念和管理方式，也是信息社会给企业加剧竞争的催化剂，使企业的成长与消亡速度。因此，引起全世界的广泛关注。在国外，ERP系统的应用已经比较普及，多数大中型企业已普遍采用ERP系统，如财富前100强中已有超过80%的企业开始了ERP的实施。目前正在推行全球化供应链管理技术和敏捷化企业后勤系统，国际上已把ERP作为数字时代企业生存的支柱。2许多小型企业也在纷纷应用ERP系统。目前，国家正在制定中国软件企业发展推动计划，国内软件产业面临着一个良好的发展机遇。加上风险投资注入的因素，使得国内商家在成功融资后，规模进一步扩大，从而有可能与外资ERP厂家展开真正意义上的较量。3ERP在我国企业的应用虽然呈现快速发展的势头，但是总体来看，企业实施产生的效益与人们的预期存在着巨大的差距。这种现象不仅在国内，就是在国外，ERP实施的成功率和效益普遍较低。据统计，国内企业至今已在系统上投资逾100亿元，全面实施成功的仅占10%-20%。这不仅浪费了大量的人力、物力和财力，而且严重挫伤了企业管理人员推动实施ERP的积极性，甚至导致企业高层领导推迟或抵触信息化建设，阻碍了信息化的进程，影响了企业竞争力的提升。从国内外情况来，一家中型企业实施ERP项目的直接软件投资约为100万元左右，如果实施成功的话，其直接收益和间接受益均非常明显。根据对2000家ERP系统成功用户的调查统计显示，平均可以为企业带来如下经济效益：（1）改善资金运用状况：库存减低20%-35%，减少库存损耗，加快资金周转，改善财务计划能力；（2）改善人力资源运用状况：生产线平均提高生存率5%-10%,装配线平均提高生存率25%-40%，间接劳动成本降低24%，加班时间减少50%-90%，产品质量得到改善。（3）采购成本降低5%，并提高了采购效率。（4）强化产销配合，提高市场竞争力。客户服务水平平均提高到95%以上，按时交货率由70%提高到90%。石建华，2008.9：浅析供应链管理视角下的企业采购管理载中小企业管理与科技。总而言之，国内ERP实施效益所做的定量分析工作比较少，数据不够全，就已有统计结果而言，其实施效益与国外企业相比尚有较大差距。然而，目前成功实施ERP的企业正在迅速增加，ERP对企业规范管理、优化流程、推动技术进步、改善客户服务、提高竞争力、改进企业形象等诸多方面都显示出了巨大的促进作用。ERP系统的实施将是继ISO系统认证后的又一体现企业综合实力和水平的两点。1.3 本文主要工作内容本论文从ERP系统的内容概括、国内外E RP系统的应用状态，进行了整体了解，通过对企业ERP采购系统管理的实施应用，熟悉的掌握了采购业务在完成初始化设置后，根据业务性质的不同，分为普通采购业务、暂估处理业务、受托代销业务、采购退货业务。其中普通采购业务由采购订单、采购到货单、采购入库单分别组成，然后依次进行采购结算、采购成本的计算，最后进入财务部门进行统一核算，并在每一笔业务的会计凭证结算完毕后，要及时进行总账和明细账的金额、数量的集中登记；暂估处理业务从采购专用发票生成开始，进行暂估处理，在生产“红（蓝）回冲单”后进行统一的单据审核与制单，在结束一切结算后，可查询结算单列表进行工作审核；受托代销业务是一种先销售后结算的采购模式，其他企业委托本企业代销其商品，单商品所有权仍然归委托方，代销商品售出后，本企业与委托方进行结算，由对方开具正式的发票，商品所有权转移；采购退货业务根据退货的具体情况分为三种：结算前部分退货、结算前全部退货业务、结算后退货。在本会计期间所有采购业务完成以后，采购部门还需进行总体业务凭证检阅。2 供应链中的采购管理模块2.1供应链简介2.1.1供应链概述企业资源管理ERP(Enterprise Resources Planning)是以顾客驱动、基于时间、面向整个供应链管理的集成化信息管理系统。1ERP的基本思想就是将企业的业务流程看作是一条供应商、企业本身、分销网络以及客户等各个环节紧密联接的供应链，企业内部又划分成几个相互协同作业的支持子系统，如财务、市场营销、生产制造、质量控制、服务维护、工程技术等。其中，采购管理系统在整个企业经营管理中占据非常重要的位置。任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。根据供应链管理的概念，其网络体系结构1刘刚，2005：供应链管理北京化学工业出版社。2 石建华，2008.9：浅析供应链管理视角下的企业采购管理载中小企业管理与科技。可以归纳为如图2-1所示。 图2-1 供应链网络体系结构图 2.1.2供应链应用首先,供应链管理把产品在满足客户需求的过程中对成本有影响的各个成员单位都考虑在内了，包括从原材料供应商、制造商到仓库再经过配送中心到渠道商。不过，实际上在供应链分析中，有必要考虑供应商的供应商以及顾客的顾客，因为它们对供应链的业绩也是有影响的。其次，供应链管理的目的在于追求整个供应链的整体效率和整个系统费用的有效性，总是力图使系统总成本降至最低。因此，供应链管理的重点不在于简单地使某个供应链成员的运输成本达到最小或减少库存，而在于通过采用系统方法来协调供应链成员以使整个供应链总成本最低，使整个供应链系统处于最流畅的运作中。把供应商、制造商、仓库、配送中心和渠道商有机结合成一体这个问题来展开的，因此它包括企业许多层次上的活动，包括战略层次、战术层次和作业层次等。张琼，2006：供应链管理北京：知识产权出版社。2.1.3供应链的意义供应链系统的主要目的主要是满足客户需求、降低成本、实现利润，具体表现为：（1）提高客户满意度。这是供应链管理与优化的最终目标，供应链管理和优化的一切方式，这是企业赖以生存的根本。 （2）提高企业管理水平。供应链管理与优化的重要内容就是流程上的再造与设计，这对提高企业管理水平和管理流程，具有不可或缺的作用，同时，随着企业供应链流程的推进和实施、应用，企业管理的系统化和标准化将会有极大的改进，这些都有助于企业管理水平的提高。 （3）节节约交易成本。结合电子商务整合供应链，将大大降低供应链内各环节的交易成本，缩短交易时间。（4）降低存货水平：通过扩展组织的边界，供应商能够随时掌握存货信息，组织生产，及时补充，因此企业已无必要维持较高的存货水平。（5）降低采购成本，促进供应商管理。由于供应商能够方便地取得存货和采购信息，应用于采购管理的人员等都可以从这种低价值的劳动中解脱出来，从事具有更高价值的工作。 （6）减少循环周期。通过供应链的自动化，预测的精确度将大幅度的提高，这将导致企业不仅能生产出需要的产品，而且能减少生产的时间，提高顾客满意度。（7）收入和利润增加。通过组织边界的延伸，企业能履行它们的合同，增加收入并维持和增加市场份额。2.2 采购管理概述2.2.1 ERP采购管理的概述采购是企业为完成自己的最终产品，从企业外，安全、及时和满意的获取原材料、半成品、成品和服务的行为。根据采购的实施者和实施采购目的的不同，可以把采购大体上分为三类：一类是公共领域中，政府和其他非营利性组织机构，为了向公众提供服务而进行的公共采购；第二类是商业领域中以转售为目的而进行的商业采购；最后一类是以制造业和工程项目为代表的，为了制造、加工、建设最终产品而进行的企业采购。论文所指的采购主要讲的是企业采购中的制造业采购。李明奎、王生平，2006：采购管理，广东经济出版社。2.2.2 采购管理的主要内容（1）接受物料需求或采购指示物料需求大部分来自于生产计划产生的需求；部分物料是由库存部门提出，因为部分物料是按订货点控制需求的，这部分多为固定消耗料；对要求对协加工的物料，由生产技术部门和采购部门共同确定外加工方案。（2）供货源调查通过各种渠道，比如上网搜索灯，寻找供货源，调查供应商的声誉，生产规模和其他的重要信息，这些信息可以记录在ERP的供应商关系管理的子系统中。（3）选择供应商 企业在选择供应商时一般考虑三个因素：价格、质量、交货期。现代企业管理者们意识到供应商对企业的重要影响，把建立和发展与供应商的关系作为企业整个经营战略的重要部分。（4）下达订单 要求采购人员与供方签订协议，确定规格、数量、价格、交货批次、运输装卸方式、交货地点、验收条件与付款条件等。为了避免可能出现的不确定因素，对采购件往往采用安全提前期，合同协议上的交货时间要早于需用时间，是的那给提前。如果采用电子商务，采购订单下达给供应商后，必须得到供应商的确认才算生效。（5）订单跟踪发出订单后，为了保证订单按期、按质及按量交货，要对采购订单进行跟踪减产，控制采购进度。如果双方都实施了ERP系统，可以按照权限，进入对方系统查询采购材料的加工进展情况，或通过电子数据交换，控制进度，做好运输安排。（6）验收货物 采购部门要协助库存与检验部门对供应商来料进行验收，按需收货，不能延期也不能提前，平衡库存物流。在出现不合格品时，要及时采取补救措施。（7）退货处理 到货时发现有不合格品时，可以有不同的退货处理流程。例如未付款退货、退货退款、补齐、返修、撤销合同等。 (8)结 清 由财务部进行付款结清。 2.2.3 采购业务的作用任何企业要向市场提供产品或服务都离不开原材料或消耗品的采购。采购不猛如果没有及时提供原材料，生产就是“无米之炊”，采购师企业内部整个供应链流程的重要环节。对于企业来说，物料成本占整个产品成本的比重较大，考虑到材料在制品中的费用份额，因此采购不猛必须想方设法降低材料的采购成本，同时必须考虑材料的库存。2.2.4采购业务的主要流程采购管理的工作内容包括货源调查和供应商评审、建立供应商档案记录、采购作业操作、采购订单跟踪、抽检货品质量、控制进度、安排运输到货验收入库、验收报告登录、库存事务处理、退货、退款、补充货品、返工处理等等。李明奎、王生平，2006：采购管理，广东经济出版社。另外，采购管理对于及时为生产部门提供充足的原材料或消耗品，和定期补充库存量，以保证库存的最优控制具有重要的作用。企业通常将采购业务流程分为三个部分：采购订单的采集、到货的相关业务、支付账款。首先，采购订单的采集由以下六部分组成：（1）采购计划生成后，由采购员根据供应商的档案选定合适的供应商，生成采购申请单。供应商档案是采购员用来评审供应商的，对供应商加以分类，建立了供应商的供应物品明细，如品种、价格、供应期，运输方式等。采购申请单的内容主要包括交货批量、交货日期、运输方式、付款方式等。采购申请单在确定采购时间时，应该充分考虑提前期的部分。提前期的时间段包括审查时间、认可时间、采购人员的时间、供应商加工和发运的时间、运输间，以及收货、检验与移到要求的工作中心所必需的时间等。（2）采购申请单完成后，需要送交各部门进行审核确认。其中包括法律部门的合法性审核，以及财务部门的付款计戈审核等。审核通过后采购申请单生成采购订单向供应商下达。（3）采购订单是发给供应商正式的采购文档，一般包括了公司与供应商二者都需要有效执行该订单的所有信息，较为详细的采购订单一般包括了公司与供应商二者都需要有效执行该订单的所有信息：采购订单号、供应商名称、地址、发货日期、数量容限、内容说明、价格、离岸价格、税款信息、支付条款、使用说明、装运信息、验收方式、违约方式、授权签字等。（4）企业应根据采购需要、确定的供应商、采购方式、采购价格等情况与供应商签订具有法律约束力的采购合同，该合同对双方的权利、义务和违约责任等情况作出明确规定。对大宗商品的采购应当采用招投标方式并签订合同协议，一般商品的采购可以采用询价或定向采购方式并签订合同协议。双方协商签订的合同条款，应符合国家和企业的相关规定。  （5）企业应制定科学的采购定价机制，采取协议采购、招标采购、询比价采购、动态竞价采购等多种方式，科学合理地确定采购价格。采购价格应遵循“三同三比”的原则，即同名称、型号规格比质量，同质量比价格，同价格的比费用，分别采取询价、招标、专家会审、最高限价等形式确定采购价格。 （6）在采购订单发放后，为了保证订单被收到和认可以及订单下达后对订单的修改，有时往往对订单进行跟踪。对于有的项目，可以要求供应商发出收到订单的通知。供应商收到订单后可以在采购订单上用“订单收到通知标识”来予以说明。收到供应商的“收到通知单，后，与采购订单进行比较。若二者匹配，就要修改订单记录以表明“收到通知单”业已收妥。若二者不匹配，就有必要与供应商交涉以解决差异。订单下达后，跟踪还包括把订单的变化传递给供应商。这些变化包括：数量、规格以及时间变化。允许变化的程度取决于与供应商之间的协议。订购协议或变动通知单，可以按重要性每一项或按有限数量的项目列出，还应该提供提前期和交货日期的认可说明。其次，采购订单发出后，到货单与采购发票可能会同时达到，也可能会到货单先到，到货单的相关处理分为如下三个步骤：（1）到货单随货物到达后，应生成入库单。入库单审核后，财务处的应付账款部门应做相应的制单、记账的工作，在制单、记账过程中，应参考相应的采购发票。（2）采购发票是供应商开出的销售货物的凭证，系统将根据采购发票确认采购成本，并据以应付账款。企业在收到供货单位的发票后，如果没有收到供货单位的货物，可以对发票压单处理，待货物到达后，再输入系统做报账结算处理；也可以先将发票输入系统，以便实时统计在途货物。（3）货物到达后，如果全部到达并检验通过，应进行库存更新，库存更新后应关闭给订单。当采购订单中的货物知识部分到达时，这是可视情况而定，如果仍需等待声誉货物的到达，则该采购订单不关闭；如果剩余部分的货物，企业决定取消购买，或者货物全部到达，单部分货物不合格，企业决定退货的情况下，虽然采购订单的货物未全部到达，仍可强行关闭该采购订单。订单关闭后，要通知计划系统，已经完成了某采购活动；还要转存货核算部门进行采购成本核算；而且，要进行金额审核的工作。采购的最后一步就是支付账款，账款主要根据采购人员与接收人员的信息而定。主要是把采购订单和发票等信息进行比较，其误差在许可范围内即开始了付款。陈启申，2001；供应链管理与企业资源计划（ERP），北京企业管理出版社。采购业务具体流程，采购业务主要包括采购订单、到货处理、支付账款三部分，如图2-2所示。 图2-2 ERP采购系统的主要过程3 采购模块业务分析与案例模拟3.1 采购管理账套案例概述用友ERP-U8管理系统，通过普通采购、直运采购、受托代销采购等采购流程对不同采购业务进行有效的控制和管理，以便帮助企业降低采购成本，提升企业竞争力。林建、张玲玲,2002：ERP未来发展趋势研究, 系统工程理论与实践第四期。采购管理的主要内容由以下方面组成：（1）对供应商进行有效的管理。通过对供应商进行分类管理，维护供应商档案信息和供应商存货对照表，便于企业与供应商建立长期稳定的采购渠道。同时，系统还可以对供应商的交货时间、货物质量、供应价格等进行分析评价，确定审查合格的供应商，并调整供应商档案。（2）严格管理采购价格。供应链管理系统可以对采购价格进行严格管理，为企业降低采购成本提供。（3）可以选择采购流程企业根据采购计划、请购、销售订单生成采购订单，也可以手工输入请购单、采购订单；采购业务可以请购开始，也可以直接从采购开始；还可以在收到采购货物时直接输入采购到货单，或者根据采购订单拷贝采购到货单；质量检验部门对货物验收后，还要输入采购入库单，或者根据采购到货单生产采购入库单。可以选择的采购流程，为企业对不同采购业务进行不同管理提供了方便。（4）及时进行采购结算。接收供应商开具的采购发票后，直接将采购发票与采购入库单进行采购结算，并将结算单直接转给财务部门进行相应的财务处理，便于及时支付货款。（5）采购执行情况分析。可以对采购订单的执行情况进行分析，便于分清责任，及时发现、解决采购过程中出现的问题。以便及时组织采购，保证生产顺利进行，并能保持较低的库存，为降低成本提供保证。运用采购管理系统对普通采购业务、受托代销业务、直运采购业务、退货业务和暂估业务等进行处理，及时进行采购结算。能够与应付款管理统、总账系统集成使用，以便及时处理采购款项，并对采购业务进行相应的账务处理。3.2不同采购业务及其案例模拟3.2.1 供应链的基础设施一、系统管理，要进行增加操作员、建立核算单位帐套、对操作员进行授权、启用供应链及其相关子系统、帐套备份。 （1）注册系统管理，系统中预先设定了一个系统管理员admin，第一次运行时则以此名称进入系统管理，如图3-1所示。图3-1 注册系统管理 （2）以系统管理员的身份注册进入系统管理后，增加操作员“练雅琦”，同时增加帐套主管“吴明远”，如图3-2所示。图3-2 增加操作员与主管（3）在“系统管理”窗口中，建立帐套，按资料输入新建帐套的帐套信息,如图3-3所示。图3-3 新建帐套二、（1）建立部门档案图3-4 部门档案(2)建立职员档案,此处的职员是指企业的各个职能部门中参与企业的业务活动，并且需要对其核算业绩、考核业绩的人员，并非企业的全体职员,如图3-5所示。图3-5 人员列表（5）客户档案,客户档案主要用于设置往来客户的基本信息，便于对客户及其业务数据进行统计和分析,如图3-6所示。图3-6 客户档案（6）供应商档案，供应商档案主要用于设置往来供应商的大难信息，以便对供应商及其业务数据进行统计和分析,如图3-7所示。图3-7 供应商档案（7）存货档案，存货是企业的一项重要经济资源，涉及企业供应链管理的整个流程，是企业物流管理和财务核算的主要对象,如图3-8所示。图3-8 存货档案（13）仓库档案，仓库是用于存放存货的场所，对存货进行核算和管理，首先应对,如图3-9所示。图3-9 仓库档案（14）收发类别，设置收发类别，是为了使用户对企业的出入库情况进行分类汇总、统计而设置的，用以标识材料的出入库类型。用户可以根据企业的实际情况进行灵活的设置,如图3-10所示。图3-10 收发类别（15）采购类型，采购类型是用户对采购业务所作的一种分类，是采购单据上的必填项,如图3-11所示。图3-11 采购类型（16）销售类型，销售类型是用户自定义销售业务的类型，其目的在于可以根据销售类型对销售业务数据进行统计和分析,如图3-12所示。 图3-12销售类型（18）发运方式，发运方式是指设定采购业务、销售业务中存货的运输方式,如图3-13所示。图3-13 发运方式三 财务基础设置（1）设置总账系统参数，取消“允许修改、作废他人填制的凭证”，设置会计科目辅助核算类别，并修改会计科目,如图3-14所示。图3-14 设置总账系统参数(3)录入总账期初余额,并生成“期初试算平衡表”,如图3-15所示。图3-15 录入总账期初余额3.2.2采购管理中的采购系统初始化一、设置系统参数（1）设置采购管理系统参数，是指在处理日常采购业务之前，确定采购业务的范围、类型以及各种采购业务的核算要求，这是采购管理系统初始化的一项重要工作。在系统初始化时应该设置好相关的系统参数,如图3-16所示。图3-16设置采购管理系统参数（2）设置库存管理系统参数，库存管理系统参数的设置，是指在处理库存日常业务之前，确定库存业务的范围、类型以及各种库存业务的核算要求，这是库存管理系统初始化的一项重要工作。因为一旦库存管理开始处理日常业务，有的系统参数就不能修改，有的也不能重新设置。因此，在系统初始化时应该设置好相关的系统参数,如图3-17所示。图3-17设置库存管理系统参数（3）设置存货核算系统参数，存货核算系统参数的设置，是指在处理存货日常业务之前，确定存货业务的核算方式、核算要求，这是存货核算系统初始化的一项重要工作。因为一旦存货核算系统开始处理日常业务。因此，在系统初始化时应该设置好相关的系统参数,如图3-18所示。图3-18设置存货核算系统参数（4）应付款管理系统参数设置与初始设置，应付款管理系统与采购管理系统在联用情况下，存在着数据传递关系。因此，启用采购管理系统的同时，应该启用应付款管理系统。应付款管理系统参数设置和初始设置，都是系统的初始化工作，应该在处理日常业务之前完成。如果应付款已经进行了日常业务处理，则其系统参数和初始设置就不能随便修改,如图3-19所示。图3-19应付款管理系统参数设置与初始设置二、期初数据录入由于供应链管理系统是一个有机联系的整体，各个模块之间存在着直接的数据传递关系，彼此影响，相互制约；因此，不仅对其系统参数、初始设置要考虑各个模块之间的数据传递关系，而且对初始数据的录入也要考虑它们之间的影响关系，注意数据录入的先后顺序。(1)采购管理系统期初数据录入采购管理系统的期初数据是指在启用系统之前，已经收到采购货物，单尚未收到对方开具的发票。对于这类采购货物，可以按暂估价先办理入库手续，待以后收到发票，再进行采购结算。对于已经收到受托代销单位的代销货物，也属于货到尚未实现销售，需要实现销售之后才能办理结算。因此，对这些已经办理入库手续的货物，必须录入期初入库信息，以便将来即使进行结算。（1）先期初暂估入库单录入，在采购管理系统（采购系统价格均为不含税价）中增加采购入库单，如图3-20所示。图3-20增加采购入库单（2）增加受托代销入库单，如图3-21所示。图3-21增加受托代销入库单三、期初记账，是指将有关期初数据记入相应的帐表中，它标志着供应链管理系统各个子系统的初始工作全部结束，相关的参数和期初数据不能修改、删除。如果供应链管理系统各个子系统集成使用，则期初记账应该遵循一定的顺序,如图3-22所示。图3-22期初记账3.3普通采购业务普通业务包括请购单、订货单、到货单、采购入库单，最后单据记账，登记凭证，具体流程,如图3-23所示。图3-23 普通采购业务流程图3.3.1初始化设置和单据设计（1）购专用发票“允许手工修改发票编号”。采购发票编号既可以由系统统一编号，也可以由用户自行编号。用户进行手工编号或修改编号，需要先进行单据设置，否则，只能由系统编号，用户不能修改。“单据编号设置”,如图3-24所示。图3-24 初始化设置（2）单据设计由于本企业的部分存货采用多计量单位制，因此需要将有关的单据中增加可以分别进行主、辅计量核算的项目内容。需要追加这些内容的包括采购模块的“采购专用发票”、“采购到货单”、“采购订单”；库存模块中的“采购入库单”和销售模块中的有关单据,如图3-25所示。图3-25 初始化设置 采购到货单， 如图3-26所示。图3-26 到货单采购订单，如图3-27所示图3-27 采购订单(3)库存管理模块中设置“采购入库单”，如图3-28所示。图3-28 采购入库单3.3.2 普通业务中请购单的处理及审核 在采购管理系统中，执行“采购请购单”，增加“普通采购”，如图3-29所示。图3-29 采购请购单3.3.3增加各类采购单据 该笔业务需要录入采购到货单、采购入库单和采购专用发票。 （1）生成采购到货单，如图3-30所示。图3-30 采购到货单 （2）生成采购入库单，如图3-31所示。 图3-31 采购入库单 （3）填制采购发票，如图3-32所示。图3-32 采购发票3.3.4采购结算 采购结算就是采购报账，是指采购人员根据采购入库单、采购发票核算采购入库成本。采购结算生成采购结算单，它是记载采购入库单记录与采购发票记录对应关系的结算对照表。采购结算分为自动结算和手工结算。采购自动结算时由系统自动将符合条件的采购入库单记录和采购发票记录进行结算。系统按照三种结算模式进行自动结算：入库单和发票结算、红蓝入库单结算、红蓝发票结算,如图3-33所示。图3-33 采购结算单3.3.