消费券会计帐收支处理范例.docx

消費券會計帳收支處理範例一、 收到消費券3,000元,2,000元繳交午餐費;1,000元繳交教科書費二、 消費券由專人妥善保管三、 交會計人員登帳1. 於簡會系統/系統管理/建立預算科目之子項(依代收代辦科目新增)/2. 至記帳憑證/轉帳傳票作業/開立傳票/保管品保管有價證券債權憑證/勾選收到保管有價證券並輸入金額及子項後按寫入/重覆保管品保管有價證券債權憑證作業輸入教科書子項/如下圖並開立收入傳票於午餐專戶及教科書科目入帳當月月報呈現如下並檢附保管有價證券明細表(若消費券由學校自行保管無對帳單就不用檢附,若公庫代為保管,公庫於每月初會有一份對帳單,需附於報表中)3. 用消費券支付廠商午餐費或教科書款時:轉帳傳票作業/開立轉帳傳票/保管品保管有價證券債權憑證/勾選退還保管有價證券並輸入金額及子項後按寫入/重覆保管品保管有價證券債權憑證作業輸入教科書子項/如下圖並開立支出傳票於教科書款中支付月報呈現零用金制度實施一、 每年依縣府核定零用金公文請領零用金。二、 零用金保管人開立預付費用請示單及核定公文影本向主計請領零用金。三、 主計向支付科請領當年度額定零用金。期初零用金申請(支付系統)註：1.因國小無零用金專戶請以代收代辦專戶代轉零用金(即預算外帳戶)2.零用金保管人於會計年度中更換時需收回零用金後再由新保管人依前項程序申請額定零用金(預借費用請示單之預借人為零用金保管人)第一筆零用金一定要選擇提撥零用金簡會系統此為轉正科目,不會從此科目支出,但支付系統為實支數1.零用金透過機關之代收代辦專戶代轉發零用保管人2.檢附憑證【預借費用請示單、每年核定零用金額度公文影本】3.代收代辦專戶之處理 a.收入傳票：依公庫入款通知單為收入憑證 b.支出傳票：零用金請款付款憑單、及預借費用請示單及核定公文影本為支出憑證4.零用金啟用5.每筆零用金收支需登入零用金備查簿。撥還零用金支付系統1. 三千元以下及差旅費二千元以下得由零用金支付。2. 零用金撥還每月以乙次為限。3. 待零用金用鑿或需撥還時由保管人填製零用金清單憑證送主計請款簡會系統撥還零用金要選擇一般(實支)1. 請款後於簡會登帳(付款憑單)2. 撥款後於代收代辦登帳及開立支出傳票撥還保管人(此時零用金為20,000元)3. 零用金清單及撥還憑證置於付款憑單之後4. 代收代辦帳務處a.收入傳票：依公庫入款通知單為收入憑證 b.支出傳票：撥還零用金付款憑單、零用金清單影本為支出憑證5.循環撥用直至年底辦理轉正6.注意預算數、分配數及執行率7.(付款憑單第二聯零用金清單憑證)屬歲出(預算內)與歲出憑證裝訂，不是零用金保管人保管憑證。零用金轉正會計年度結束前應辦理零用金轉正(注意時限)現金收回：一、足額收回：1. 收到保管人繳回零用金時：於簡易會計開立收入傳票(勾選支出減項)2. 開立支出收回書繳回縣庫後開立支出傳票(勾選收入減項)12月會計報告呈現(零用金科目已轉正)註：支付系統收到支出收回書時於業務費會呈現支收20,000元。二、收回一部份,一部份辦理轉正(例:收回5,000元;轉正15,000元)1.保管人將現金5,000元開立支出收回書繳回縣庫及15,000元之憑證交給主計2.收到支出收回書時開立收入傳票(勾選支出選項)及支出傳票(勾選收入選項)如前項作法3.開立轉帳傳票12月份會計報告(零用金支出收回5,000元,轉正15,000元)全額(20,000元)轉正只開立轉帳傳轉正即可有實施簽證單位於轉帳傳票選取零用金年終轉正(簽證)零用金(20,000元)轉正時若清單內含其他人事費2,000元,特別費1,500元之處理方式：1.先開立轉帳憑單將人事費及特別費轉正(零用金餘16,500元;加班值班費及特別費會收支2,000元及1,500元)支付對帳單於業務費支收3,500元,其他人事費支2,000元;特別費支1,500元3. 開立轉帳傳票12月會計報告水電費請款1.水電費於收到繳款單時依金額向支付科請款(若有逾期罰金不得由公款支付)2.請先向附近水、電服務所或銀行、農會、郵局詢問是否代收縣府公庫票(台銀)繳納水電通訊費，若可於付款憑單受款人填製代收票據單位名稱並郵寄學校3.收到縣府支票後併同水電通訊費繳款單至代收單位繳納注意事項一、 每月會計報告應注意業務費之預算數、分配數、支付餘額等。請勿超支或低執行率二、 請款時廠商為入帳(優先)或郵寄，勿入代收代辦專戶三、 若由承辦人員先行墊支，於憑證空白處備註×××代墊。請款時摘要為【請領×××××××-××代堼】才可入承辦人帳戶四、 三節慰問金請款方式為透過代收代辦專戶轉發或存帳(依三節慰問金發放辦法)五、 因各校狀況不同於請款時為入帳或郵寄除特殊原因方可透過代收代辦專戶處理帳務 零用金盤點表 年 月 日項目額定零用金零用金餘額已支付金額1. 已申請未撥補案件金額2. 已支付未申請撥補案件計 件現金內容千元鈔 張，伍拾元硬幣 枚拾元硬幣 枚，伍元硬幣 枚壹元硬幣 枚。共計 元出納零用金保管人 盤點人員 臺東縣政府及所屬各機關學校各項收入憑證管理要點一、臺東縣政府（以下簡稱本府）及所屬各機關學校各項收入憑證（如戶政、地政、工商、衛生規費、使用費、罰鍰及其他各項收入憑證等）之印製、領用、登記、保管及稽核，除法令另有規定外，悉依本要點規定辦理。二、各項收入憑證管理以本府財政處為主管單位。二之一、為配合全面電子化作業，各項收入憑證均以電腦票證為主。填用機關如遇特殊情形未能立即實施電腦連線，導致無法列印收據時，可另行開立原套版收據。當電腦回復正常運作後，應補登於電子化規費罰鍰系統內。三、本府各單位及所屬各機關學校所需之各項收入憑證，除電腦票證得自行印列外，餘均由本府財政處統籌印製，但下列各款除外：1.臺東縣稅務局之各項稅捐單照。2.屬於代辦、代收代付等性質未納入公務預算收入之收入憑證。3.因業務實際需要專案簽奉核准者。四、各項收入憑證印製後，除臺東縣稅務局領用各項稅捐單照由該局自行負責保管、分類、編印字號、登記及收發外，餘應由各單位指定人員負責保管、分類、編印字號、登記及收發等事。（格式如附表一）五、請領各項收入憑證之單位或機關學校，向本府或核准自行印製單位領用時，應填具各項收入憑證請領單（格式如附表二），載明請領憑證種類、數量，由主管單位或各指定人員檢發，請領單位並應依請領單所載編號分別點驗登記。六、本府各單位及所屬各機關學校經收款人員，向各級主管機關請領收入憑證，其手續準用前點之規定辦理。七、領用單位，應指定人員辦理憑證之領用、保管及查核並於次月五日前繕製臺東縣各機關徵收行政規費罰鍰自我檢查表報核。（格式如附表三） 各地政事務所及戶政事務所因應電腦化作業，其報表以電腦系統自動統計產製者，格式得不受前項規定限制。七之一、受理申請案件開立憑證，承辦人員應逐日將使用份數、收據號碼及實收金額列印日報表，連同公庫送款單送出納人員核對點收蓋章後繳庫存查。各領用機關主管應隨時抽查各項憑證使用及徵解情形是否相符。八、各機關憑證繳核聯，得交由各機關自行審核並與保存，免再附送，另由主管單位做不定期抽查並予輔導。九、各單位經收款項，應依臺東縣縣庫規則第七條規定於收納當日或次日暫存該機關保管金專戶，並應於七日內彙繳縣庫，繳庫時需填具經收款項報告表（格式如附表四），交公庫核章後存查。九之一、填用各項收入憑證所收之規費、罰鍰逾年度申請退還者，各機關應檢附該收入憑證（原繳款人收據），詳述退費原因報由本府業務主管機關簽核辦理退費手續。十、領用單位（如保管人員、填用人員或經收款項人員）遺失憑證，應將遺失原由、憑證種類、數量、號碼及相關資料報經機關長官查明屬實後陳報核備，並應按情節予以懲處。十一、已使用之各項收入憑證應保存十年，已逾保存期限應於次年三月填用憑證銷燬清冊（格式如附表五），報請本府轉審計室核備後統一銷毀。十二、各機關學校經辦人員遇有卸任時，應將已用、未用各項憑證詳細列冊移交，並將所有登記簿截結，於截結數上加蓋職章，註明卸任日期，以明責任。十三、違反第三點規定，私擅印製各項收入憑證者涉刑責部份應移送司法機關法辦，涉行政責任部份依有關規定懲處。十四、各鄉（鎮、巿）公所關於各項收入憑證之管理比照本要點辦理。各國小校會計報告編送自主檢查表一、 經費月報表請依下列順序排列裝訂成冊，並於次月十五日前備文報府。1. 封面2. 經費收支月報表(列印至二級用途別)3. 代辦經費、代收款、保管款收支月報表4. 預付費用(預算內、預算外)、保管有價證券、保固金、履約保證金等明細表5. 預算內銀行存款對帳單6. 預算內公庫存款差額解釋表7. 預算外銀行存款對帳單(及午餐專戶公庫對帳單)8. 預算外公庫存款差額解釋表9. 財政局支付課對帳單10. 庫款支付差額解釋表11. 封底二、 會計報告裝訂前請自行檢查下列事項：項 目是否經費收支月報表各項預算內經費請領應與財政局支付課撥付金額逐筆核對科目、金額是否相符，另各科目截至本月收入累計數是否與財政局支付課對帳單累計支付數相符？不符者是否填寫庫款支付差額解釋表？經費收支月報表經費類合計截至本月收支結存數是否與預算內銀行公庫對帳單結存數相符？不符者是否填寫公庫存款差額解釋表？經費收支月報表代收代辦保管合計截至本月收支結存數是否與預算外銀行公庫對帳單結存數相符？不符者是否填寫公庫存款差額解釋表？經費收支月報表、代辦經費代收款保管款收支月報表各科目截至本月止收支結存數是否呈現負數？呈現負數者請查明更正。經費收支月報表代辦經費、代收款、保管款各項合計數是否與代辦經費代收款保管款月報表代辦經費合計、代收款合計、保管款合計相符？預付費用明細表餘額是否與經費收支月報表預付費用科目金額是否相符？報表送出前請確認各張報表、明細表是否均已檢附齊全預付費用帳務處理1. 於辦理活動或執行核定補助之研習活動而需預借費用（如講師費、住宿費.等），由承辦人開立預付費用請示單，經機關首長核准後由代收代辦項下預借。(例:活動補助款為30,000元;20,000元為預付費用;10,000元為入帳後再支付廠商)2. 會計開立支出傳票（預付費用） 會計事件請點選預付費用1.此科目為以後轉正科目。2.預付費用不會自科目支出而為代收代辦合計數-預付費用。3.即使科目與收入科目不符，於轉帳時也可修正。3.補助款撥入後，開立收入傳票3. 原20,000元為預付費用開立轉帳傳票轉正(依步驟操作)若收入科目與預付費用科目不符可由此更正下拉點選預付費用轉正4. 餘10,000元,再依憑證開支受款人5. 若當月有預付費用則月報會呈現如下轉正後每月月報需檢附預付費用明細表印表作列/月報/列印預付費用明細表審計部臺灣省臺東縣審計室審核通知審核事項：民國96年度財務收支情形審核結果：壹、共同性事項四、注意事項（一）內部控制及會計事務處理方面，核有下列事項，請研謀改善或督促各校注意依規定辦理：、部分支票未依規定簽發政府債權人，而係交由出納或其他教職員提領現金後轉付第三人前次抽查發現各校支出款項均有簽發以出納為抬頭之支票，由其提領現金後轉付第三人之情形，核與公庫法第15條第2項：支票非因給付政府之債權人或為約定債務之預付，不得簽發，及行政院訂頒出納管理手冊21：付款作業：（二）收到會計單位編製之支出傳票，其屬於專戶存管款項支付者，以匯款或簽發支票通知受款人前來領取，。等規定未合，經通知研謀改善。據復：業已通函各校注意依規定辦理等。惟本次查核結果，海端國中等10所學校仍存有類此情事，其付款金額分別自27萬餘元至823萬元不等，合計高達2,378萬餘元（詳附表二），除與前揭規定有違外，抑且難以管控付款流向及其時效，易滋流弊。允應本主管機關職責妥謀對策，以維公款支付之安全。、未依規定責付會計單位（人員）管制自行收納款項收據之使用情形前次抽查發現各校自行收納款項收據之印製、使用及保管均未責付會計單位（人員）管制，核與行政院訂頒出納管理手冊37、38及43：各機關印製之自行收納款項空白收據，應由會計單位負責保管。、自行收納款項收據之領用，應由出納管理單位或使用單位填具領用單一式二聯，經主辦出納或使用單位填具領用單一式二聯，經主辦出納或使用單位主管簽核後，向會計單位領用。領用第一聯由會計單位抽存，第二聯由出納管理單位或使用單位保管存查，並應設置自行收納款項收據紀錄卡，隨時紀錄使用情形，備供查核。及為加強自行收納款項收據之管制，會計單位應設置自行收納款項收據領用紀錄卡，並不定期抽查領用情形，作成紀錄備查。等規定未合，經通知督促所屬各校改善，據復：業已通函各校注意依規定辦理等。惟本次查核結果，海端國中等10所學校尚未落實辦理，允應督促各校設置自行收納款項收據領用單及紀錄卡，並責付會計單位（人員）登錄管制，以健全自行收納款項收據之管理。、經收款項人員收款後未即時通知出納及會計入帳並繳存學校專戶前次抽查發現部分學校經收款項人員收款後未即時通知出納及會計入帳並繳存學校專戶，經通知督促所屬學校檢討改進，據復：業已通函各校注意依規定辦理等。惟本次查核結果，樟原國小等10所學校委由導師收取學生註冊費用，然所收款項並未當日彙總轉交出納，甚或俟全班收取完畢後再一次轉交，致出納無法於收費當日隨即登入備查簿，按日結計清楚，亦無法依限將相關憑證送會計單位入帳，並將經收款項繳存專戶；又大部分學校收據均僅有收執聯及存根聯，無報核聯，會計單位（人員）係依據出納所送專戶存款收款書而非收據報核聯入帳，均核與行政院訂頒出納管理手冊48、29及44：經辦出納管理人員，於執行出納事務時，應隨時登入有關備查簿，並按日結計清楚，不得稽延，相關憑證應於次日前送會計單位據以入帳。、出納管理單位收納之各種款項及有價證券，應於當日或次日解繳公庫，零星收入最長不得逾5日。及已使用之自行收納款項收據，第一聯交繳款人收執，第二聯報核，送會計單位列帳。第三聯存根，由出納管理單位或使用單位存查。之規定不符。允應督促各校檢討改進，以維帳務處理之正確性及公款之保管安全。、出納人員未定期輪換依據行政院訂頒出納管理手冊4規定，出納管理人員每6年至少職務或工作輪換一次。揆其意旨，無非在避免出納人員久居一職易生弊端，並藉由職務輪換發揮牽制及勾核之效果。故出納人員定期輪換，為機關、學校內部控制重要之一環。惟本次查核結果，部分學校如豐田、關山國中及豐年國小等出納人員擔任出納職務已逾6年，迄未依前揭規定辦理輪換，允宜督促各校注意依規定辦理，以落實出納管理，強化內部財務控管機制。、預付費用未依規定登帳列管或辦理轉正前次抽查發現部分學校預付費用未依規定登帳列管，經通知督促所屬學校依規定登帳，據復：業已通函各校注意依規定辦理等。惟本次查核結果，仍有部分學校如樟原、龍田、武陵及永安國小等，或借支當時僅於帳上註記，未先以預付費用列帳，俟取具相關支憑證後再辦理轉正，核與行政院主計處訂頒縣市國民中小學簡易會計事務處理手冊第2章第9節規定之帳務處理程序不符；或雖先以預付費用科目登帳，惟轉正過程發生錯誤。允應督促各校，嗣後預借款項應依規定先以預付費用登帳，以利管制及催收；併請輔導各校就預付費用之轉正為正確之帳務處理，以免影響帳載之正確性。、未依規定公布會計月報，落實收支帳目公開、透明機制前次抽查發現各校多未公布代辦及代收經費之收支帳目，核與臺東縣公私立國民中小學收取學生費用辦法第10條略以：各校收取代辦（收）費，其收支帳目應切實依照一般會計手續處理，並公布之等規定未合，查係公布方式及內容欠缺明確規範所致。經通知允宜訂定相關作業規範並通函各校實施，據復：業以民國96年4月27日府主審字第0963013265號函通函各校略以：各校應行公告之會計月報，由各學校會計於規定期限編製完成後3日內在適當處所逕行張貼或公告於網站等。惟本次查核結果，海端國中等10所學校均未遵照前揭函示辦理，仍請督促各校落實公布會計月報，俾利收支帳目公開及透明化。（五）學校公開勸募或接受外界主動捐贈方面，核有下列事項，請督促各校注意依規定辦理：、勸募活動未依公益勸募條例相關規定辦理查龍田國小辦理90週年校慶活動，對外募款籌措經費，未依公益勸募條例規定向主管機關申請許可，及於勸募活動期滿之翌日起30日內，將捐贈人捐贈資料、勸募活動所得與收支報告公告及公開徵信，並報主管機關備查；另其他各校接受外界主動捐贈之款項亦未依該條例規定辦理公開徵信及至少每6個月將捐贈人之基本資料及辦理情形刊登於所屬網站，並於年度終了後2個月內將辦理情形及收支決算函報貴府備查，均有未合。允應督促所屬各校嗣後應注意依規定辦理勸募活動，以妥善運用社會資源，保障捐款人權益。、接受外界捐款未以代收代付方式處理帳務依據貴府民國95年5月2日府教學字第0953011274號函轉行政院主計處民國96年6月16日處實二字第0920003906號函釋略以：外界捐助學校各項活動、獎助學金，如已就捐款項目指定用途，其捐款因具有信託性質，為利相關經費之執行付，其會計事務處理由學校以代收代付方式辦理。惟查長濱、永安及紅葉國小接受外界捐贈學生獎助學金或棒球隊訓練經費等，其收支並未納入學校預算外代收款經費項下處理，亦未透列會計帳冊表達，核有未合。允應督促各校嗣後應注意依規定辦理。（六）其他方面、部分學校如樟原、武陵及永安國小網路連線費用均先於一般事務費業務費科目項下借支，惟該項費用係由貴府補助，屬預算外代辦（代收）經費，且均於年度結束後始行撥付補助款項，故先以學校預算經費借支，恐無法於當年度帳務結束前辦理歸墊。如武陵國小民國95年度網路連線費先以該年度預算內業務費支應，惟遲至96年度始獲貴府撥款，無法及時辦理歸墊，致該筆款項以民國96年度業務費支出減項處理，造成民國95年度支出虛增，民國96年度支出相對虛減之情事。請督促各校，嗣後儘量勿以預算內經費墊借網路連線費用及其他性質類似之支出（如水電費），以免無法於年度結束前辦理歸墊，影響帳務處理及相關科目決算數之正確性。、部分學校如海端國中及武陵、寧埔國小等，收取中央氣象局臺東氣象站補助或午餐承商、住宿教職員工繳納之水電費，或滯存於學校帳戶，或逕行攤付學校水電費用，或予以解繳縣庫，作法不一。按目前各校水電費均由貴府全額補助，故收繳之水電費無論解繳公庫，抑或逕行攤付學校水電費用，事實上並無二致，惟前者作業較為簡便，亦與縣（市）單位預算執行要點19略以：所有預算外之收入應全數解庫之規定意旨相符。請積極研議處理，以利所屬各校遵循。東府財支三一臺東縣政府出納管理作業流程及工作手冊中華民國九十一年九月十七日府財支字第九一一一五三九號函頒中華民國九十七年四月九日府財支字第九七三一九九五號函修正第一章 總則第二章 一、臺東縣政府(以下簡稱本府)為建立出納管理制度，依公開、透明作業程序，提昇出納管理效能及服務品質，加速公款支付，確保公款之安全，特依據事務管理規則第六十二條之三規定訂定本手冊。 二、本府出納管理單位為財政處庫款支付科(以下簡稱支付科)。 三、出納管理人員每六年應至少職務或工作輪換一次，並貫徹休假代理制度。 四、支付科對機關收支款項，收入部分，以委託金融機構代收為原則，支出部分，除零用金外，以直接匯撥為原則。 五、支付科應根據會計憑證，辦理關於現金、票據、有價證券、保管品等之收付、移轉、登記及財產契據之存管等事項。 六、支付科應參酌實際情形，依本府核定之額定零用金限額內，簽奉縣長核准後，提取定額現金備作零星事項之支用。 七、支付科保管之現金、票據、有價證券、保管品、契據等不得挪用或作借支。 八、支付科收納各種收入，除法令另有規定者外，應一律使用收納款項收據，並設置收納款項收據紀錄卡或電腦控管，及時通知本府主計處(以下簡稱主計處)編製會計憑證入帳。 九、符合額定零用金動支事項及款額之支出，由出納經管人員根據核准文件憑證在額定零用金內支付之。 十、主計處及支付科應分別設立傳票遞送簿，登載收支及現金轉帳傳票移送時間，以明責任；支付科接到應(待)付款單據後，應恪遵公款支付時限及處理應行注意事項規定之時限辦理，不得稽延。 十一、支付科除依法得自行保管之經費款項外，收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，應依規定於當日或次日解繳公庫。但法令另有規定者不在此限。 前項自行保管及收納之各種款項、票據、有價證券、保管品等，在經收及依法保管期間，遇有損失時，應依審計法第五十八條及第七十二條規定辦理。 十二、專戶存管款項存款之支票，應由縣長、主辦會計暨主辦出納簽章，上述人員均得授權代簽人簽章。第二章 安全及設施 十三、為確保支付科經管之現金、票據、有價證券、保管品等之安全，應於支付科之辦公處所設置閉路電視監視系統，每一攝影機及錄影機，應將支付科之進出口及走廊全部涵蓋於監視之範圍內。但事實無法裝設者，在能確保其安全下，得不設置前述之監視系統。 十四、支付科應設置保險櫃，妥慎保管有關單據，保險櫃內並不得代為保管私人財物。 十五、業務無關人員不得逗留出納作業處所或翻閱各種公文、帳簿。 十六、出納管理人員在工作時間，應儘量避免會客。 十七、保險櫃應不定期變更密碼，關閉時，應隨時注意迴轉密碼，關閉上鎖，鑰匙應隨身攜帶。 十八、當日收付應於當日結算。 十九、出納管理人員解領款項，應親自辦理，並視需要加派人員協助。 二十、支付科得採櫃檯化方式辦理收付，並力求程序簡化。第三章 收款二十一、收入款項可由繳款人直接向公庫或金融機構繳納者，應以不由支付科收取為原則。二十二、收款作業依下列各款規定辦理： (一)出納管理人員收到主計處開具之收入傳票或收款通知單，應即通知繳款人繳納。收受時，出納管理人員對收入款項，務須當面清點，並及時登記備查簿，如該款項依規定應送存公庫者，應填具繳款書，如數解庫，並將收據移送主計處登帳。 (二)出納管理人員對依法令規定應收納之款項，得先行收納開立收據，於當日或翌日上午前送會計單位補開收入傳票入帳。 (三)收入現金、票據、有價證券、保管品等，須當面清點。 (四)收入票據，應審閱發票人或銀行名稱、地點、種類、抬頭、金額、日期、背書等是否與規定相符。 (五)收入之現金、票據、有價證券、保管品等，依照規定應送銀行或公庫者，隨時填具送金單(簿)或繳款書，如數解繳。 (六)委託銀行代收票據，應先登入備忘簿，俟銀行通知後，再行列收。如有延誤，應即洽詢。 (七)經辦收入事項，須按照先後次序，編列號碼，並視需要使用號碼憑證(牌)發給繳款人，以憑調換正式收訖憑證。 (八)款項收妥後，即在傳票或繳款單上加蓋收訖日期戳記及經收人名章。 (九)每日結算終了仍有收入款項等，應記入現金暫記簿，次日再補行正式登帳。 (十)出納管理人員對收入款項，應隨時按順序登帳。二十三、經收現金或有價證券，應切實分別清點檢查。現金之偽鈔辨別、塗改、破損、水漬等之鑑別方法如下 ： (一)偽鈔辨別法： 1.鈔票上是否具有經印製發行單位公告之鈔票防偽特徵。 2.發現有偽鈔在市面出現時，應驗明與真鈔不同之處而特別注意。 3.未發現有偽鈔前應注意下列可疑之點： (1)鈔票紙質(新鈔舊鈔)有無差異。 (2)鈔票之顏色、圖案有無差異。 (3)發行鈔票銀行票面相關印鑑之大小有無差異。 (4)印刷之鮮明色澤等。 (二)塗改：鈔票上塗改係指在鈔票上畫種種字樣、圖樣或亂畫之謂。此種鈔票應不予收受。 (三)破損：鈔票因使用過久致陳舊破損，其破損程度超過四分之一者不予收受。 (四)水漬：鈔票因不慎落水，致不能辨別真偽時，不予收受。二十四、經收現金、票據、有價證券、保管品等，如發現偽造或變造時，應即依法究辦，如未查究，其損失應由經收人員賠償。二十五、收納各種收入，除法令另有規定外，應一律使用收納款項收據，按編號順序領用，另設收納款項收據紀錄表，並依照各聯別規定分別辦理。如因填寫錯誤，應即辦理銷號手續。已使用之收據及收款書存根聯，應依類別加裝封面，按號次裝訂成冊妥慎保留，以備抽查。第四章 付款二十六、可直接以票據、匯撥或劃撥方式支付債權人者，應不由支付科支付為原則。二十七、收到主計處編製之支出傳票，其屬於在專戶存管款項支付者，應即簽發國、縣(公)庫專戶存款支票，通知受款人前來領取。二十八、辦理付款時，應檢核所附憑證，是否與支出傳票及印鑑相符。如付款時，需取具收據或發票者，應注意合於支出憑證處理要點之規定。二十九、領款人出具之收據、統一發票或收款證明，應於支付後，附於支出傳票之後，並於傳票附件欄註明張數。 三十、支付現款時，應詢明申請者之現金數目，並請收款人當面點清。三十一、在專戶存管款項內支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並比照臺東縣縣庫集中支付作業程序第三十五條規定加蓋特別戳記或標識。其具有特殊性質者欲取消劃線標識者亦同。三十二、簽發支票除應根據合法之會計憑證外，並應注意下列各點： (一)簽發支票時，應注意存款餘額，不得超支。 (二)金額數字應用中文大寫，數字末尾應加一整字。 (三)支票金額須同時填寫阿拉伯數字者，應一併填寫。 (四)支票上應填明日期及與付款憑證相符之受款人姓名或公司行號名稱。 (五)簽發支票之號碼帳號等，應於傳票上註明。 (六)簽發支票如有錯誤應即作廢，並加蓋作廢字樣，重新簽發，不得塗改。三十三、款項付訖後，即在傳票上加蓋付訖日期戳記及經付人員章。三十四、匯寄附屬單位或其他機關之款項，應斟酌實際情形，分別電匯、信匯或票匯，以向金融機構匯寄為原則。三十五、支付款項，須由金融機構匯寄者，應洽主計處在傳票上註明匯往地點及受款人名稱，即日匯出，並將匯款憑證附入原傳票。三十六、薪津、約聘僱人員離職儲金公提部分及不休假加班費及各項補助費，須先經相關單位統一造具清冊，付款案件之出納作業依下列規定辦理： (一)建立資料： 1.依據人事或相關單位之通知或依權責調查後，建立及更新員工基本資料檔案。 2.通知員工在機關委託之金融機構開立帳戶，據以輸入電腦建立資料 檔，俾辦理劃撥入帳。 (二)辦理付款轉帳存款作業程序： 1.薪津、約聘僱人員離職儲金公提部分及不休假加班費等各項補助費，須先經相關單位統一造具清冊送請相關單位審查核可後，由主計處簽開付款憑單，遞送支付科(薪津須於發薪三日前)辦理撥付事宜，並適時將相關轉帳媒體資料送金融機構。 2.支付科接單後，須將支付之款項(薪津須於發薪一日前)全數撥入指定之受託金融機構。各受託之金融機構，應依約定日期，將款項劃撥入員工帳戶，如有無法劃撥入帳或賸餘之款項，應全數撥入本府之暫收保管款帳戶，出納管理人員再依規定辦理支出收回手續。（如有代員工扣繳事項時，得採劃撥入帳或領回轉發方式辦理）。 3.於發放上述各項費用款項時(薪津須於發薪一日前)，應填造員工薪津轉帳清冊、委託金融機構存入登記簿或本府約聘僱人員離職儲金分戶提存明細清單一式二份送交該金融機構。（送交日遇假日提前於假日前一日送交)。 4.支付各項費用未經金融機構劃入各該員工帳戶前，發現入帳資料有誤，為維其他員工權益，得不重新簽開支票，逕由支付科填摯公庫送款單(一式二聯)，交金融機構辦理沖退入帳資料錯誤之存款，存入本府之暫收保管款帳戶內，俟後再由支付科辦理支出收回手續。 5.支付科於各項費用轉帳劃撥後，應通知各受款人。 (三)離職儲金提領流程： 1.人事處：填寫分戶儲金提款通知書簽會財主核蓋印鑑。 2.支付科：分戶儲金提款通知書抽辦，製作機關學校聘僱人員離職儲金分戶異動資料清冊，檢附分戶儲金提款通知書送相關單位核章後，交臺灣銀行簽開支票。 3.臺灣銀行：簽開支票並檢附分戶儲金結清款交付通知書及回執聯遞送支付科。 4.支付科：填寫台東縣政府蓋用印信申請表，檢附支票及回執聯一併送請用印（支票背面以機關印信背書，回執聯核蓋印鑑），用印完成通知受款人領取支票。 5.受款人：持身份證領取支票，於通知書及回執聯簽章，代領人需本人同意始得代理，代理人亦需備妥身份證以供核對，並於通知書及回執聯簽章。 6.臺灣銀行：支付科將分戶儲金結清款交付通知書留存備查，回執聯送臺灣銀行備查。三十七、不必造具清冊之付款案件，付款種類包括人事費、各項業務費、各種事務性開支等之經費，付款時，除必需支付現金者外，以轉帳劃撥為原則，其作業流程如下： (一)支付科收到主計處付款憑單，應即辦理支付，其屬於自領方式附有領取支票憑證者，應即通知受款人前來領款，其屬於出納管理人員領取者，應俟領到現金後，通知受款人領取。 (二)支付科收到主計處開具之支出傳票，其屬於在專戶存管款項支付者，應即簽發國、縣（公）庫專戶存款支票通知受款人領取。 (三)出納管理人員於支付現金時，應請收款人當面清點，繳款人離去後如有短少，概由收款人自行負責。 (四)在專戶存款內支付之款項，應一律簽發抬頭支票，並依本手冊第三十一條規定劃線及禁止背書轉讓。 (五)支付款項須由金融機構匯寄者，應洽請主計處在傳票上註明匯往地點及受款人名稱，即日匯出，匯出後並將匯款憑證連同原傳票移送主計處辦理結報。第五章 專戶支票之管理三十八、受款人或執票人遺失專戶支票時，應向指定兌付機構辦理掛失止付，檢附辦妥之專戶支票掛失止付通知書並填具臺東縣政府專戶支票補發申請書，洽支付科申請補發。 支付科收到專戶支票補發申請書，經查明確未兌付者，應依規定補發支票，並在原支出傳票註明補發之支票號碼及補發日期。三十九、專戶支票有下列情事之一者，受款人或執票人得填具臺東縣政府專戶支票換發申請書，檢同原支票向支付科申請換發： (一)票面記載錯誤。 (二)字跡模糊不清。 (三)票面污損。 (四)自發票日起算逾期一年。 前項得換發之專戶支票自發票日起算逾期十五年者，不予換發。 四十、支付科收到專戶支票換發申請書，經查明無誤，應換發以原受款人為受款人之支票；其係由執票人申請換發者，如原受款人業已死亡或事實上確無法覓得原受款人時，得具備支付科認可之保證後，換發以原受款人之合法繼承人或執票人為受款人之支票。 支付科於換發支票後，應在原支出傳票註明補發之支票號碼及換發日期，並將原支票作廢。四十一、因事實需要須將專戶支票辦理註銷時，應填具臺東縣政府專戶支票註銷申請書，連同原支票送支付科申請註銷。 受款人或執票人收到專戶支票，發現金額錯誤，經主計處確認係原支出傳票記載錯誤者，該支票應予註銷作廢。 支付科於註銷支票後，應在原支出傳票註明註銷之支票號碼及註銷日期，並將原支票註銷作廢。四十二、支付科對於發票日期逾一年之專戶支票，經催兌仍未兌付者，得簽經縣長同意，沖收繳入專戶暫時保管，並俟受款人或執票人提出兌付時，再由主計處重新簽開支出傳票，交支付科簽開支票辦理支付。四十三、作廢之專戶支票其處理及銷燬，比照臺東縣縣庫支票管理辦法第二十六條規定辦理。第六章 各項費用之扣繳作業四十四、員工薪津之扣繳項目如下： 員工薪津內扣繳之各種費款，必須依據有關會計憑證或其他合法通知，始得辦理，現行扣繳項目包括：所得稅、公保、公務人員退撫基金、健(眷)保費、勞保費、福利互助金、公教住宅貸款、消費性貸款、公教存款、小額及急難貸款、約聘僱人員離職儲金自提部分及其他等項。四十五、各項費用之扣繳作業依下列規定辦理： (一)員工每月薪津內各項費用之扣繳，於其薪資全數撥入金融機構各機關劃撥帳戶後，其中除由出納管理人員依據扣繳資料另行分別簽開金融機構支票，持赴下列受款機關繳納外，公教存款及其餘款項應即逕撥員工個人帳戶。 1.公保費及公務人員退撫基金：每月十五日前持人事單位編製之繳納保險費清單，赴代收金融機構繳納。 2.健(眷)保費：每月十五日前持健保局寄送之繳款單，赴代收金融機構繳納。 3.勞保費：每月十五日前持勞保局寄送之繳款單，赴代收金融機構繳納。 4.公教人員福利互助金：每月十五日前赴金融機構繳納。 5.薪資所得稅：每月十日前填製薪資所得扣繳稅款繳款書赴金融機構繳納。 6.購物貸款：於各該貸款金融機構規定期限內繳納。 7.公教住宅購屋貸款：於各該貸款金融機構規定期限內繳納。 8.公教存款：每月發薪日前一天，製作公教儲蓄入帳單及磁片，隨同薪資總表遞送金融機構；發薪當日，由金融機構主動轉入各員工存款帳戶。 9.小額及急難貸款：於各該貸款金融機構規定期限內繳納。