某管理顾问公司内稽内控.docx

一、內部控制觀念釐清(一) 錯誤的內部控制觀念編號錯 誤 的 觀 念焦 點錯 誤 的 原 因1內部控制就是七大循環(或八大循環)什麼是內部控制被控制的對象不是控制行為的本身2中小企業分工不易，內部控制一定不好什麼樣的控制是好控制中小企業主自己的監督、參與與複核，可能可以彌補因缺乏分工而造成的控制不足3內部控制制度愈言愈好什麼樣的控制是好控制過嚴的內部控制，是成本大於效益的控制，是苛控制，不是好控制4人治的公司，其內部控制一定不好什麼樣的控制是好控制人治的管理方式，究竟屬控制的缺失或優點，須視該項違背既定規章的行為究屬管理者逾越或管理者介入而定5沒有記兩套帳的公司，其內部控制就無問題什麼樣的控制是好控制企業只有一套帳，只是內部控制可接受的起碼條件，不是控制良好的保證6內部控制必須行諸文字，作成記錄或表單什麼樣的控制是好控制控制的方式很多，不是所有的控制都必須留下書面紀錄7定存單由總經理親自保管的公司，其內部控制比由出納保管的公司好什麼樣的控制是好控制由於定存單資產被損失的風險屬大，故總經理既已被賦予授權交易是否進行的責任，就不宜再被賦予保管資產的責任，否則，分工不當8員工的操守與公司的內部控無關什麼樣的控制是好控制人(含董監事、經理人及基層員工)的操守是決定內部控制良窳的基本條件，式控制環境的樞紐，絕對不可忽視9內部控制若有問題，去找會計人員或內部稽核誰須負責內部控能否生效，繫於全部的員工，而不是其中的特定員工。會計人員或內部稽核無法一肩扛起所有責任10重視公司的內部控，可免公司資產被掏空好內部控制有什麼用資產被掏空，卻是內部控不良的現象，然而改善這種缺失的方法，可能是外部控制，而非內部控制(二) 內部控制是什麼？ 證期會所頒公開發行公司建立內部控制制度實施要點(87年12月)的定義：公開發行公司的管理階層所設計，並由董事會、管理階層及其他員工所執行之管理過程，以合理確保下列目標之達成： 1、營運之效果與效率 2、財務報導之可靠性，以及 3、相關法令之遵循。(第三條)(三) 內部控制的特色 1、三類內部控制的目標：達成企業的目標，本身到無目標。2、企業目標：(1)獲利目標：企業要賺錢。(2)績效目標：追求某一水準的市佔率、顧客滿意度、準確的交貨時間等。(3)保障資產安全目標：不讓企業在經授權下無效率經營，損失資產；也不讓企業在未經授權下，被損失。3、內部控制與管理過程的關係：(1)內部控制是管理過程的一部分，而非管理過程的全部。(2)是管理過程中扣除純粹與規劃、純粹與執行有關的部分以後剩下來的部分。(3)若非同時與規劃有關，就是同時與執行有關。4、內部控制對規劃的控制對執行的控制：(1)對規劃的控制：授權、核准等。(2)對執行的控制：拿執行的實際結果與預定的績效指標來比較。5、內部控制的組成要素：與控制有關的步驟(1)決定影響控制環境的因素。(2)辨認讓目標達不成的因素，及評估其發生的可能性，與一旦發生時，其影響程度之大小。(3)設計及進行控制活動。(4)蒐集、衡量、彙總資訊，再把資訊溝通給資訊使用者，以及，(5)進行監督。(四) 內部控制的判斷標準：任何一家企業的上述五個組成項目都有效，都能發揮其功能時， 整體的內部控制方有效。(五) 設計與執行的層面：設計在先，執行在後。並保證所有員工都會執行經營者所下 的指令。(六) 內部控制的樞紐-人：1、設計內部控制的人：經營者。2、執行內部控制的人：包括經營者在內的所有員工。(七) 內部控制的交互重疊特性：某一種控制若可同時達成一種以上的目標，即可同時 納入一類以上的控制。(八) 內部控制的限制：內部控制至多只能保證這些目標大概可以完成，企業目標的達 成可能性，受外界因素影響，為因有效的內部控制而提高。 二、內部控制的環境1、 經營理念與管理哲學2、 企業規模與業務性質3、 企業組織4、 職責劃分與授權規定5、 會計制度6、 管理辦法與作業程序7、 內部稽核：工作範圍包括(1) 各種業務資料可靠性和完整性的稽核。(2) 企業決定政策、計劃、程序、方法，及政府頒布法令規章等遵行情形的稽核。(3) 保障財產安全績效的稽核。(4) 資源運用是否經濟有效的稽核。(5) 完成業務操作和計劃目標的稽核。(內部稽核完善，內部控制必然健全)8、 人力因素9、 外界環境(一) 實施內部控制受質疑問題1、 實施內部控制目的之一是增進作業效率，但為防止發生弊誤，凡事卻互相審核制衡，耗費時間，豈不反而減低工作效率？2、 實施內部控制，重要方法是避免一件交易事項的全部過程，由同一個人包辦，但原本一個人可以做好的事，硬要分由多人共同完成，豈不反而多用人員，增加用人成本？(二) 實施內部控制是否健全的方法1、 說明法2、 流程圖法3、 問卷法例現金收入內部控制問卷式問題答案不適用式否備註1、 外界計來附有支票、匯票、有價證券之郵件，企業有否指定專人收受，並逐一列表登記？2、如有指定專人辦理上項工作，所編登記表是否規定必須送指定主管人員核閱？3、所收支票、匯票、有價證券等，是否立刻轉送出納部門處理？4、企業所收支票、匯票、有價證券等，是否及中由出納部門負責處理保管？5、客戶支付企業款項，是否根據有關部門開立之繳款憑證，由收款部門點收？收款後是否另例收據？收據與存根聯是否一次複寫，不能塗改？6、企業規模龐大、部門分散、指定多人收款時，各人所收款項，是否規定均須當日繳交出納部門？7、銷貨櫃檯每日銷貨收入款項，是否於當日停止營業時，全數繳交出納部門，並附有金額相符之發票副本或收款清單？8、企業每日收入現金，是否全部當日存入銀行，並取得銀行存款證明？9、企業各部門每日收入款項而開具之收據，是否連續編號？收據是否有二人以上之人員共同簽章？10、企業如有分支單位，分支單位收入款項是否存入總公司指定之銀行帳戶？除規定可支用項目外，分支單位是否不能將收入款自行提取使用？11、企業接受遠期支票，自收受支票到支票提現或存入銀行，有無完備之控制？(包括登記、保管、如期提現、存入銀行等)12、企業有無設置現金出納簿？如有，是否做到： a.每日結存？ b.每日結存金額與庫存實際金額核對相符？ c.登記現金出納簿人員，不經管現金出納和保管工作？13、企業是否曾告知往來銀行，如存入支票券，因故退回時，應直接交企業指定人員？銀行是否確實照辦？14、企業所有往來銀行銀行帳戶之開立、取消、變更，是否均以企業名稱為之？15、企業所有往來銀行銀行業務之處理，是否有指定一授權人員負責監督控制？16、零用金及小額週轉金，是否由出納部門經管？17、負責現金收付保管人員，是否均有忠誠保險或人保及舖保？1、不適用是指問題不適用於被詢業者之情形，例如第六和第十題，若被詢業者為小型企業，組織簡單，沒有分支單位，亦無指定多人收受款項，便是不適用。2、 答案是的越多，內部控制越健全；答案否的越多，內部控制越不完善，就必須謀求改善。3、備註是供被詢業者補充說明之用，讓被詢業者在是與否之外，提供其他意見。三、結構性內部控制(一) 結構性內部控制兩原則職責劃分設定工作標準各項工作標準設定分層負責管理授權部門執掌劃分組織系統規劃 (二) 組織系統圖 表示一個組織內部，各管理階層上下隸屬和各業務部門工作關係的圖示。董事長董事會1、 職能型組織系統圖 總經理土 資 畜 運 工 農 材 業 財 會 人 秘 企地 產 殖 輸 務 物 料 務 務 計 事 書 劃開 處 處 處 處 處 處 處 處 處 處 處 處 各 各 各 各 發土 副 畜 製 處地 產 殖 糖 開 加 場 廠發 工處 廠 2、事業部型組織系統圖董事會 董事長總經理副 土 畜 糖 技 財 人 秘 企產 地 殖 業 術 務 事 書 劃事 及 事 部 處 處 處 處 處業 不 業部 動 部 產 開 發 部(三) 職掌劃分表 各部門職掌之劃分，以表列方式表示，便成為職掌劃分表；若用條文式文字說明，就是各部門的辦事細則，某公司會計部門辦事細則如下例：第一條 本細則依本公司組織規程第×條規定訂定之。第二條 本公司會計業務，由會計處負責。會計處職掌：1、公司會計業務之策劃、推行。 2、會計制度之訂定、修改、解釋。 3、預算管理辦法之制定、修改、解釋。 4、預算及決算之辦理。 5、內部稽核工作之辦理。 6、會計管理資訊之提供。 7、公司所屬各單位會計業務之督導、推行。第三條 會計處設經理一人，綜理全處業務，副經理二人，協助經理處理本處事務。第四條 本處經理之下設稽核部分及歲計、成本、帳務、貨帳四組，稽核部分設主任一人，稽核若干人，辦理各項稽核工作；各組各設組長一人，組員若干人，分別辦理各組規定工作。第五條 稽核部分及各組職掌稽核部分1、稽核工作手冊之制定、修改、解釋。2、稽核工作計劃之擬訂。3、 稽核工作之執行及實地查核。4、稽核工作報告編撰。5、提供業務改進意見及建議。6、所屬各單位工作績效評述。歲計組1、普通會計制度之設計、擬訂。2、資本支出帳務處理辦法之頒訂、解釋。3、營業預算之籌編。4、營業決算之辦理、編報。5、公司盈虧預測、分析。6、其他歲計事項辦理。成本組1、成本會計制度之設計、擬訂。2、預算管理辦法之設計、擬訂。3、生產成本預算之編造。4、生產成本之計算、分析及編報。5、管理會計資訊提供。6、其他成本會計事項辦理。帳務組1、銷管會計事務處理辦法之制訂。2、銷管費用之決算之辦理、編報。3、銷管費用分配、控制。4、專案債權債務及懸記帳款清理。5、其他帳務事項辦理。貨帳組1、存貨帳務處理辦法之制定。2、貨帳處理。3、材料運雜費分配。4、存貨報表編製、分析。5、提供存貨管理改進意見。6、其他貨帳事項辦理。第六條 本處其他事項，得就實際需要情形，指定專職人員辦理。第七條 本細則之制訂、修改、廢止，報經總經理核定後實施。(四) 工作說明書 1、專業性職位工作說明書內容：(1) 職位名稱(2) 工作項目(3) 工作說明(4) 所受監督(5) 所循例規(6) 所需知能經驗(7) 與人接觸(8) 所予監督(9) 其他(10)應列等級2、操作性職位工作說明書內容：(1) 職位名稱(2) 工作項目(1) 工作說明(2) 所受監督(3) 所需知能經驗(4) 所負責任(5) 應有體能(6) 工作環境(7) 其他(10)應列等級(五) 授權和分層負責授權分一般授權和特殊授權，一般授權是管理當局訂定各項交易授權標準，在標準範圍內，授權各階層人員，自行負責辦理。特殊授權是必須案個別基礎決定的授權。（某公司之組織系統，共有四個管理層級，及董事會(董事長)、總經理(含副總經理)、部門經理(含副經理)、及組長，其分層負責規定如下）：主辦部門事項類別事 項分 層 負 責備 註董事長總經理經 理組 長各部門業務計畫1.公司業務計畫及預算之擬定核定2.公司業務計畫及預算之執行(核定)3.公司業務計畫檢討及報告核定各部門差假及超時工作1.部門主管公差之指派核定2.組織主管公差之指派核定3.各部門人員公差之指派(核定)核轉4.三日以內事假及病假核定5.組級主管三日內事病假核定6.三日以上事病假、產假、婚喪假核定7.特准病假核定8.部門主管事假、病假(核定)9.超時加班工作核定各部門賠償或慰問因污染、施工及設施發生意外，造成他人傷害、賠償或致送慰問金1.每案五百萬元以上者核定2.每案未達五百萬元者核定企劃處研發組研究發展1.研發政策之擬訂備查核定2.新增生產設備研究建議核定3.舊有廠場不合存廢之研究建議核定4.專案研究分析核定5.研發工作聯繫協調核定財務處證券組股票發行1.調整資本額發行股票核定2.決定除權基準日核定3.公告發行核定4.核發股票核定5.股票保管核定6.股票上市之申請或撤銷核定業務處銷貨組銷貨計劃1.商情調查分析核定2.銷貨計劃擬訂核定3.銷貨計劃之執行(備查)核定物料處採購組物料採購1.採購公告及投標需知之訂定、發布核定2.底價之訂定核定3.投標廠商資格審查核定4.押標金審查、保管核定5.決標 (1)最低標未超過底價核定 (2)最低標超過底價10%以下(核定)6.押標金處理或退還核定7.購料合約擬訂核定8.購料合約簽署(核定) 附註： 1.本公司分層負責表各工作事項之層級權責，分為核定、核轉及備查三種，如係各層級副主管襄助正主管代決行者，另以加括弧方式表達，以利識別。 2.授權決定之公文，如性質重要或有了解內容之必要者，應在備註欄內，註明按期列表呈報備查，或抄本呈閱等字樣，以符授權回報精神。(六) 設定工作標準 經由各種業務管理辦法、作業程序，或工作手冊的制訂，及工作目標的建立而完成。 1、標準要合理化 2、標準要有公正性4、 標準必須是明確的5、 標準必須是可以衡量的6、 標準必須具有激勵作用7、 標準必須符合管理目標四、作業性內部控制(一) 作業性內部控制四要點1、把握原則：把握職責劃分和設定工作標準兩原則，避免任何人有權控制一宗交易業務的全部過程。2、 控制重點：選擇重要事項和關鍵性項目控制。3、 力行不輟：內部控制是必須是日常經常性且是長期性的工作，才能發揮效 益。4、 追求完美：內部控制沒有永久的最好方法，必須在實施過程中，不斷吸收教訓和經驗，再求改進，使明天的內部控制，比今天更好，未來的內部控制，做得比現在更完美、更有績效。(二) 把握內部控制原則1、職責劃分應符合下列各點： (1)組織精簡 (2)層級減少 (3)職掌劃分清楚 (4)責任歸屬明確 2、工作標準必須具有下列各種性質：(1)必須是適合業務管理需要的(2)必須是合理可行的(3)必須是明確可以衡量的(4)必須是公正具有激勵作用的(三) 選擇重要及關鍵性事項控制1、現金2、應收帳款3、材料採購4、資產管理 5、 人事6、 作業程序及管理辦法(四) 內部控制只要投入就有收穫1、了解內部控制的重要性2、明白實施內部控制並不困難3、遵照規定實踐力行就可達成目的4、 內部控制工作只要投入必有收穫五、案例霸凌事件 金融機構不會倒?以美國在1990年一年就倒了168家，而有兩百年歷史的英國霸凌銀行，於1995年2月，交易員李森以超過授權額度操作日經225指數期貨，霸凌銀行內部控制不當、加上未落實執行內控，虧損數十億美元，最後由荷興銀行購併；該案引起全球股市、匯市重挫，引起世界財經單位重視，國際清算銀行對衍生性金融商品進行總體檢。國票事件 為台灣票券業龍頭，於1995年4月交易員楊瑞仁盜開商業本票賣給台銀，另方面利用人頭戶進行附買回，待台銀匯入買票款項時，順利的轉入人頭戶帳上；國票損失一佰多億，引發國票擠兌減資經營，股匯市重挫、票券市場大亂發行利率非常高，市場觀望異常冷清，至今尚未明朗。 國票事件內控面執行缺失： 1.票券交易員與交割由同一人擔任； 2.公司保證期未妥善保管； 3.空白商業本票的保管未控管； 4.電腦程式設計不當，如盜開商業本票，並利用電腦印出交易 清單後，再取消該筆交易； (總公司交易需由電腦人員取消，楊在分公司管制鬆閐，可由交易員取消。 5.電腦無監控系統，刪除交易不留任何軌跡。 6.金融機構在確認帳面數目與交易數目無誤時，很少追查匯款來源。 南紡事件 該公司財務襄理李德豐，自1993年5月至1995年10月11日止，利用主管外出代理職務時，盜用負責人期，蓋在撥款申請書，並持向台北辦事處(負責保管公司期)主管，蓋公司期後，向銀行辦理借款。銀行撥款後，再移花接木套用資金轉入個人帳戶；為避免東窗事發，會計師進行查核時，以職務之便，將文件塗改與帳上相符，使會計師無從查起，該公司損失7.6億元。 南紡事件內控面執行缺失： 1.印鑑管理內控不確實； 2.內部稽核查核不週延； 3.負責公司期的使用十分信任部屬； 4.該公司未嚴格要求所有銀行撥款一定匯入指定帳戶。 以上三個發生的案例，可知智慧型犯罪的手法日新月異。企業的目的在求取生存、發展與獲致最大的利潤，它達成的主要關鍵，是繫於企業制業管理是否適當。換句話說，工商業快速發展，競爭日愈劇烈，為求生存、發展及獲致利潤，必須在有限資源中做最有效運用，建立內部控制制度以達成企業既定目標。 企業經營在飽受滄桑之餘，通常均能體會企業本身的問題或病症，要靠自己的力量來解決。部份企業弊病，往往諱疾忌醫，深恐業務機密或特有技術外洩，於是託付值得信賴的自家人即稽核人員來解決問題；稽核人員在此狀況下，佔盡天時、地利、人和的優越條件無往不利。 稽核作業往往被視為揭人瘡疤、打小報告、抓人舞弊或找人麻煩，再加上缺乏有效的雙向溝通，往往與其他單位產生對立、衝突等態勢，公司內部同仁總以異樣或有色眼光看待。其次，內部稽核被公認為企業內部控制良窳評估者、維護者及修正者。而內部控制的範圍，又涵蓋企業各單位全盤作業事項，企業營運績效繫乎內部控制與內部稽核有效的執行，其重要性顯而易見。六、九大循環【2000 銷貨循環】2020客戶管理融資循環生產循環2010銷售預測與計劃2040業 務 員管 理生產循環2120售後服務2050交貨作業2110銷貨退回與折讓2020訂單處理2070應收帳款2100客訴處理2080簽證押匯作 業2090收款作業2130會計處理差異分析2060開立發票 【2020 訂單處理作業】業 務 單 位客戶否權責主管核准預收貨款 接受訂單收現或預收款項訂單是 是否付款情形 新客戶是徵信信用審查否是否信用評等超過額度不合格抵押擔保合格授與額度否合格接受訂單抵押保證收現審核是生 產 單 位出貨出貨 【2050 交貨處理作業】業 務 部客 戶貨 運 公 司生管部成品倉管單位交期管理出庫排程內銷內/外銷交 運出 庫貨品打包外銷貨到簽收內/外銷紀 錄製作文件內銷外銷應收帳款裝船裝櫃報 關【3000 採購及付款循環】3070差異分析作業預算是否合格 3010交期管理3020採購作業3040驗收作業是3060付款作業否3030進口作業3050與合約不符作業【3010 請購作業】採 購 單 位需 求 單 位銷售訂單採購作業預算填寫需求單核准准需求 不准【3020 採購作業】國內/外進口作業採 購 單 位更新供應商紀錄決定訂購事項比價議價詢價查詢供應商紀錄驗收作業收貨單位決定購買方式需求單位請購作業 國內國外【3030 進口作業】廠 商銀 行權責主管財務單位會計單位採購單位報關行編製採購單用 印開支票製作傳票結匯通知廠商開具信用狀貨品裝船押匯通知廠商到貨在途品作業準備提貨驗收作業提貨還款或承兌取得提單製作傳票開支票用 印結匯還款 否【3030 進口作業】採購單位驗收/倉儲單位會計單位廠 商採購作業交貨收貨及點收品質檢驗合格與否是否特採與合約不符作業否 否是是登帳請 款入庫紀錄付款作業入庫作業 【4000 生產循環】4090生產管制4110安全衛生4100保養維修銷售銷售計劃產能飽和4080倉儲管理4060製 造4050排 程4010製程計劃否4010製程計劃採購4030加班及延遲交貨是4070品質管制4040委外加工【4070 品質管制作業】外包廠商品管單位倉管單位品質作業計劃製成品標準原物料標準半成品標準作業標準製程標準半成品品管製成品品管原物料品管外包廠商合格製程品管是是 否 是合格合格修 正合格倉儲調整製程設備否分析原因否 否通知有關單位退 料更換零件材料是批 退 修正品管計劃【4080 倉儲管理作業】倉 管 單 位生產單位品管單位材料編號材料驗收原料入庫領料發料材料儲存呆廢料管理存量管制材料退回紀 錄瑕疵品處理成品入庫出 庫成品儲存製造存貨管理存貨整理【5000 薪工循環】5010人力資源規劃作業5020用人需求作業5100薪資作業5080晉升及調遷5050教育訓練5060服勤及差假5030招募及甄選5070考核獎懲及績效5040任用作業5090福利作業5110離職作業【5030 招募及甄選作業】權 責 主 管用 人 單 位人 事 單 位招 募直接 間接初步審核登記面談測驗面試合格淘 汰否 是核准否 是合格否錄用報到是 【5040 招募及甄選作業】人 事 單 位用 人 單 位派 職人員報到試 用資料記錄及歸檔 合格正式任用是 否考核薪資福利回復原職或辭退【5070 招募及甄選作業】人 事 單 位用 人 單 位教育訓練晉升作業獎 懲績 效考 績薪資作業考 勤 【5100 薪資作業】用 人 單 位用 人 單 位人 事 單 位出勤紀錄 有無調薪新進員工出勤紀錄否開支票或取款條是 是 否獎金或扣薪調整薪資核 薪編製傳票編製薪資表代扣款項主管簽核用 印存入員工帳戶發薪資單【5110 離職作業】員 工人 事 單 位用 人 單 位提出辭呈 慰留繼續留任 是 否留職停薪核 准 辦理手續考慮相關法 令退 休資遣或辭退資料異動【6000 融資循環】6020股務循環6010預算作業6090一般費用報支作業6030股東權益6150原始憑證記帳憑證銷售循環6150會計資料保管作業6180績效評估及財務報表分析6170財務報表之查核6150會計帳務處理作業6160營業外收支作業6140關係人交易作業6130稅捐及規費作業6120印鑑管理6110資金貸予他人作業6080零用金作業6070出納現金收支作業6060公司債作業6050租賃作業6040長短期借款作業投資循環固定資產循環6100背書保證薪工循環生產循環採購循環 【6010 預算作業】預算委員會各相關部門財務部高階經理人營業目標預算委員會議提出預算相關資料初步預算不總經理核准准薪工循環准銷售循環董事長核准不准固定資產循環預算執行預算編列准採購循環跟 催差異分析融資循環生產循環投資循環 【7000 固定資產循環】7050固定資產之處分及盜失7020固定資產異動7010固定資產之增添7080閒置資產之處理作業7060固定資產之保管及紀錄7040利息資本化7070固定資產之盤點7030固定資產之折舊及攤銷7100會計處理及差異分析7090投保作業【8000 投資循環】8010總則8030長期投資之取得作業8020短期投資之取得作業8060