存货盘点操作要点.docx

存货盘点手册On demand V6.1.12006年10月中国l北京l朝阳加利大厦1704目 录一盘点业务流程概述4二.交接班手工盘点52.1入口模块52.2 功能用途52.3 相关设置52.4 操作要点5三.交接班扫描盘点123.1入口模块123.2功能用途123.3相关设置123.4操作要点12四. 定期手工盘点194.1入口模块194.2 功能用途194.3 相关设置194.4 操作要点19五使用盘点机的定期盘点285.1入口模块285.2功能用途285.3相关设置295.4操作要点31六出入库扫描核对396.1入口模块396.2功能用途396.3相关设置396.4 操作要点39附录一：负库存调整42附录二.常见问题解答45一 盘点业务流程概述 盘点业务按时间频率的不同，分为交接班盘点和定期盘点。交接班盘点是指专卖店或者商场专柜导购人员交接工作时，为了核对当班人员销售和库存的实际状态而进行的盘点，它能够及时发现库存差异，有效杜绝员工内盗情况的发生。定期盘点是指以较长的一段时间为划分所做的整个仓库的盘点。定期进行盘点，避免了月末或年末大量库存差异的出现，有效地提升了公司库存管理和整体运营水平。二.交接班手工盘点2.1入口模块该操作通过“仓库管理”（040）模组的“存货盘点调整”（40070）模块进入，生成存货盘点调整单。 2.2 功能用途生成存货盘点调整单，锁定欲盘商品帐面库存，盘点人员进行实物盘点后将实盘数量录入存货盘点单，系统自动核对库存差异。2.3 相关设置无。2.4 操作要点进入（40070）“存货盘点调整”模块，填写描述信息（如：小盘点）和盘点仓库，保存生成存货盘点单。 点击“传送”，从存货主文件传送。输入存货代码， F8运行查询，点击传送所有条目。点击“功能”，锁定存货。注意：不要点击“锁定数量”锁定存货盘点单，因为通过“锁定数量”锁定存货盘点单锁定的数量是上次锁定仓库时的库存数量，不是当前的库存数量。说明：在这里锁定存货后，该仓库不允许发生该存货的出入库动作，直到解除存货锁定；然后点击“锁定数量。”如下图，存货盘点单已被锁定。盘点人员将实盘数量录入存货盘点单上，系统自动核对出当前库存差异。点击“过帐”后，系统自动解除锁定。注意：如果此时发现帐面库存错误（如某张存货移库接收单没有过帐），需要解锁这张锁定的存货盘点单，那么首先撤销锁定数量，再撤销锁定存货，单据解锁。例如：点击“功能”，撤销锁定数量。再点击“功能”，撤销锁定存货。这样就可以做这个存货在此仓库的出入库操作了。三.交接班扫描盘点3.1入口模块该操作首先通过“仓库管理”（040）模组的“存货盘点调整”（40070）功能进入，生成存货盘点单。然后进入“仓库管理”（040）模组的“存货盘点小单”（40080）模块，生成存货盘点小单。在存货盘点小单中，导入无线扫描器中存储的盘点数据，一般为.TXT格式或.XLS格式。最后，返回“仓库管理”（040）模组的“存货盘点调整”（40070）模块进入，调出第二步生成的存货盘点调整单，将盘点小单中的数据传送过来，完成库存帐面数据和实盘数据的核对。3.2功能用途使用无线扫描设备对欲盘商品进行盘点，通过将数据导入系统，及时发现库存差异情况，确保库存数据准确。3.3相关设置在功能的设置菜单里，需将显示帐面数量的开关置为N。如下图：3.4操作要点在正式操作前，应进入（040）“仓库管理”模组的（40005）“仓库库存锁定“模块，将欲盘点的仓库锁定，具体操作如下图： 由于在盘点前需将全部处于活动状态的出入库单据过帐，所以此模块还提供了一个当前仓库下所有活动单据的查询功能，并且可进一步追踪，以完成单据的过帐操作。如下图所示：进入（40070）“存货盘点调整”模块，选择欲盘点的仓库，并且在描述中输入相关信息（如：交接班盘点），保存后生成存货盘点单。点击“传送”，选择从存货主文件或仓库传送系统库存数据。 将欲盘商品库存数据传送过来后，点击“锁定”，系统将会自动带出帐面数量。 进入（40080）模块，选择所盘仓库，生成存货盘点小单。然后将无线扫描器内的盘点数据通过粘贴功能拷贝至盘点小单内。 点击插入，生成盘点小单如下：将该盘点小单过帐，若有多人或多批次盘点，则重复以上步骤。 点击“编号”右侧按钮，查询到盘点调整单，注意，此处该盘点调整单的状态一定是为：锁定。如下图：调出该盘点调整单后，点击“传送”，系统自动提示从盘点小单传送数据。点击从盘点小单传送后，系统中若存在活动状态的盘点小单，系统则将给出错误提示，要求将盘点小单过帐处理。返回（40080）模块，通过查询全部盘点小单，将该仓库处于活动状态的单据调出，然后过帐。此时，在盘点调整单中，点击“传送”，系统会自动将全部盘点小单中的数据传送过来，差异情况随即汇总出来，然后点击“过帐”确认。四. 定期手工盘点4.1入口模块首先进入（40000）“仓库主数据维护”模块，锁定欲盘点仓库的库存。然后进入（40070）“存货盘点调整”模块，在描述处输入相关信息，生成存货盘点调整单。接着，进入（40080）“存货盘点小单”模块，生成并打印盘点小单，手工盘点完毕后，将数据录入到盘点小单中。最后，返回到（40070）“存货盘点调整”模块，进行盘点数据核对。4.2 功能用途（40070）“存货盘点调整”模块主要实现欲盘商品库存的锁定以及帐面数据和实盘数据的核对，过帐功能。（40080）“存货盘点小单”模块，主要实现数据的录入功能。4.3 相关设置无。4.4 操作要点在正式操作前，应进入（040）“仓库管理”模组的（40005）“仓库库存锁定“模块，将欲盘点的仓库锁定，具体操作如下图： 由于在盘点前需将全部处于活动状态的出入库单据过帐，所以此模块还提供了一个当前仓库下所有活动单据的查询功能，并且可进一步追踪，以完成单据的过帐操作。如下图所示：说明：在这里锁定仓库后，该仓库不允许发生任何存货的出入库动作，直到解除仓库锁定；锁定仓库后，系统会记录下锁定时刻的系统帐面库存； 在（40070）“存货盘点调整”中，点击“锁定”按钮，系统将显示最近一次仓库锁定时的帐面库存。进入（40070）“存货盘点调整”模块，描述信息填上西服盘点，选择仓库，点击保存。 点击“传送”按钮，选择从存货主数据传送。注意：如果是对整个仓库的所有存货进行盘点，那么点击从仓库传送（按数量）；传送数量大于零的存货。在类别1输入的类别码，如RB（RB是西服这个大类的类别码），点击F8，系统会把西服这个大类的所有存货代码列出来，点击“传送所有条目”按钮，系统会把帐面库存大于零的货号传到存货盘点单上，返回存货盘点界面。点击“锁定数量”，锁定此存货盘点单，状态变成锁定状态。如果是多人分区域盘点，则需要把每个区域相同的货品自动汇总累加，给每一个区域生成一张盘点小单（即仓库盘点单）来进行盘点，盘点小单上传送和存货盘点单上相同的货品，打印存货盘点（准备）单。进入（40080）“仓库盘点小单”界面，填写描述，仓库，盘点人等信息，点击保存。在此盘点小单上传送需要盘点的货品信息。点击“传送”，选择从存货主数据传送。在类别1框里输入大类的类别码，如RB（RB是西服这个大类的类别码），点击F8，系统会把西服这个大类的所有存货代码列出来，点击传送所有条目按钮，系统会把帐面库存大于零的货号传到盘点小单上，返回盘点小单界面。点击报表，选择存货盘点（准备），打印。多人分区域盘点按上述的步骤制作盘点小单，并打印盘点准备单。盘点人员（或录入人员）进入（40080）“存货盘点小单”，输入盘点准备单上的编号，F8查询。把存货盘点准备单上的盘点数量输入实盘数量，在录入过程中随时保存。把光标放在表头，点击F8，显示合计数量，核对无误过帐。多人分区域盘点，按上述步骤录入下一张仓库盘点小单并过帐。进入40070存货盘点模块。点击编号后 按钮，进入单据查询界面。输入查询条件，调出西服盘点的存货盘点单。点击传送，选择从盘点小单传送。这时系统会自动把所有的盘点小单上的实盘数量传送过来并汇总在存货盘点单上。注意：在此过程中如果确实因为该盘点单错误，需要解除锁定，可以如下图所示：点击按钮“撤消锁定数量”。如果再次重新锁定，系统会提取最近一次仓库的锁定时刻的库存。（所以，只要保证在（40005）“仓库库存锁定”中，锁定仓库，那么在（40070）“存货盘点调整”中反复锁定和撤消锁定库存，锁定的数量都不会发生变化；这一特性，解决了原来的盘点方式中，用户撤消锁定，重新锁定时导致数量发生改变的问题） 如果盘点差异的确认需要较长的时间时，又不影响期间的存货的收发货业务，可以在（40005）“仓库库存锁定”中，解除仓库锁定，即可开始做其它出入库的操作，包括POS销售、POS批出库。即使在（40070）盘点单中，撤消锁定后重新再次锁定也没有问题，因为（40070）中，锁定时，系统取的是该仓库最近一次锁定的库存数量。如果发现盘点小单有问题，可以点击按钮“清除盘点结果”，系统会将实盘数量清零，同时解除该盘点单与盘点小单之间的关系；然后可以回到盘点小单中，撤消过帐盘点小单后进行修正后，再次重新传送；而不需要撤消锁定数量。 打印存货盘点（差异）表，经审批通过后，过帐存货盘点单，系统自动解除锁定。注意：过帐存货盘点单做好在29日营业结束前完成。如果没有完成，那么在再次锁定仓库后，不要对存货盘点单进行“撤销锁定数量”的操作！29日营业结束后，完成当天的所有出入库操作，开始29日的盘点。重复以上19步骤完成下一类存货的盘点。注意：如果在盘点下一类货品前仓库还是锁定状态，那么那么首先解除锁定后，再重新锁定。五使用盘点机的定期盘点5.1入口模块该操作首先通过“仓库管理”（040）模组的“存货盘点调整”（40070）功能进入，生成存货盘点单。然后进入“仓库管理”（040）模组的“存货盘点小单”（40080）模块，生成存货盘点小单。在存货盘点小单中，导入盘店机中存储的盘点数据，一般为.TXT格式或.XLS格式。最后，返回“仓库管理”（040）模组的“存货盘点调整”（40070）模块进入，调出第二步生成的存货盘点调整单，将盘点小单中的数据传送过来，完成库存帐面数据和实盘数据的核对。 5.2功能用途使用盘点机对欲盘商品进行盘点，通过将数据导入系统，及时发现库存差异情况，确保库存数据准确。5.3相关设置使用盘点机盘点，我们需要在（40080）“存货盘点小单”模块中设置粘贴格式。进入（40080），点击“功能”-“设置”。根据盘点机生成的盘点文件的形式进行设置。我们建议，盘点机生成的文件只要有两个信息即可，一个是条码，一个是数量。一般情况下，文件的格式有两种：.TXT和.XLS文件。我们根据不同的文件形式来设置公文包粘贴板，使粘贴板的数据排列样式与盘点机生成的数据排列样式相同。盘点机生成的.TXT文件，条码列与数量列是用逗号隔开的。如下图：进行如下三个设置：列之间的划分：默认标志Y,默认值“,”。条码位置：默认标志Y，默认值1。数量位置：默认标志Y，默认值2。列之间的划分设置条码位置的设置数量位置的设置若盘点机生成的文本文件，条码列与数量列是用空格隔开的。如下图：则进行如下三个设置：列之间的划分：默认标志Y,默认值T。条码位置：默认标志Y，默认值1。数量位置：默认标志Y，默认值2。盘点机生成的是Excel文件，第一列条码，第二列数量。如下图：列之间的划分设置条码位置的设置数量位置的设置进行如下三个设置：列之间的划分：默认标志Y,默认值T。条码位置：默认标志Y，默认值1。数量位置：默认标志Y，默认值2。5.4操作要点在正式操作前，应进入（040）“仓库管理”模组的（40005）“仓库库存锁定“模块，将欲盘点的仓库锁定，具体操作如下图： 由于在盘点前需将全部处于活动状态的出入库单据过帐，所以此模块还提供了一个当前仓库下所有活动单据的查询功能，并且可进一步追踪，以完成单据的过帐操作。如下图所示：进入（40070）“存货盘点调整”模块，填写描述信息（如：小盘点），填好盘点仓库，保存生成存货盘点单。点击“传送”，选择从存货主数据传送。注意：如果是对整个仓库的所有存货进行盘点，那么点击从仓库传送（按数量）；传送数量大于零的存货。在类别1输入的类别码，如RB（RB是西服这个大类的类别码），点击F8，系统会把西服这个大类的所有存货代码列出来，点击传送所有条目按钮，系统会把帐面库存大于零的货号传到存货盘点单上，返回存货盘点界面。点击锁定数量，锁定此存货盘点单，状态变成锁定状态。用盘点机盘点所有属于西服的存货，完成后生成盘点文件。进入（40080）“仓库盘点小单”模块，生成盘点小单，点击粘贴按钮。把盘点机生成的文件内容粘贴到数据粘贴窗口，点击插入。把盘点机上的数据插入到盘点小单上，点击“过帐”。进入（40070）“存货盘点调整”模块。点击编号后 按钮，进入单据查询界面。输入查询条件，调出西服盘点的存货盘点单。点击传送，选择从盘点小单传送。系统自动把所有的盘点小单上的实盘数量传送过来并汇总在存货盘点单上。注意：在此过程中如果确实因为该盘点单错误，需要解除锁定，可以如下图所示：点击按钮“撤消锁定数量”。如果再次重新锁定，系统会提取最近一次仓库的锁定时刻的库存。（所以，只要保证在（40005）“仓库库存锁定”中，锁定仓库，那么在（40070）“存货盘点调整”中反复锁定和撤消锁定库存，锁定的数量都不会发生变化；这一特性，解决了原来的盘点方式中，用户撤消锁定，重新锁定时导致数量发生改变的问题） 如果盘点差异的确认需要较长的时间时，又不影响期间的存货的收发货业务，可以在（40005）“仓库库存锁定”模块中，解除仓库锁定，即可开始做其它出入库的操作，包括POS销售、POS批出库。即使在（40070）“存货盘点调整”中，撤消锁定后重新再次锁定也没有问题，因为在（40070）中锁定时，系统取的是该仓库最近一次锁定的库存数量。如果发现盘点小单有问题，可以点击按钮“清除盘点结果”，系统会将实盘数量清零，同时解除该盘点单与盘点小单之间的关系；然后可以回到盘点小单中，撤消过帐盘点小单后进行修正后，再次重新传送；而不需要撤消锁定数量。 打印存货盘点（差异）表，经审批通过后，过帐存货盘点单，系统自动解除锁定。注意：过帐存货盘点单做好在29日营业结束前完成。如果没有完成，那么在再次锁定仓库后，不要对存货盘点单进行“撤销锁定数量”的操作！29日营业结束后，完成当天的所有出入库操作，开始29日的盘点。重复以上19步骤完成下一类存货的盘点。六出入库扫描核对6.1入口模块该操作通过（040）“仓库管理高级选项”模组的（41070）“存货条码扫描输入/验证”模块进入。6.2功能用途将无线扫描器扫描的欲出入库商品的实盘数据导入系统，和源单据进行核对，能够及时发现差异情况，确保出入库工作准确无误。6.3相关设置无。6.4 操作要点 进入（41070）“存货条码扫描输入/验证”模块，在描述栏中输入此次盘点工作的相关信息，生成新的扫描核对单。然后，进入源单据页面，从“源“中选择源单据，点击传送，全部PLU即被传送至扫描核对单。传送后的“源单据”选项卡，如下图所示：进入“扫描数据”选项卡，点击“粘贴”，将无线扫描器中存储的数据复制到“数据粘贴”页面，然后点击“插入”，即完成数据导入。如下图：系统将导入的实盘数据和源单据进行核对，差异部分将自动以不同颜色显示出来。其中，紫色表示实盘数量大于单据数量，黄色表示实盘数量小于单据数量，相同数量则不加色显示。如下图所示：点击“过帐”，系统将会弹出提示选择框，如下图，操作者应根据公司实际情况进行选择，过帐完毕，出入库扫描核对/验证工作结束。过帐完成后，该扫描核对单状态如图：附录一：负库存调整当有些货品出现负库存时，无法做出库批处理，暂时又找不到原因，可以先把负库存调整过来，出库，找到原因后再进行相应的调整。生成一张存货盘点单，描述信息填写负库存调整。把不能出库的货品信息录入到存货盘点单上。点击“功能”，锁定存货；注意：不要点击“锁定数量”锁定存货盘点单，因为通过“锁定数量”锁定存货盘点单锁定的数量是上次锁定仓库时的库存数量，不是当前的库存数量。点击“锁定数量”按钮，锁定存货数量；检查实盘数量是零后，点击“过帐”。进行POS出库批处理。附录二.常见问题解答1. 手工月末盘点时，如果盘到存货盘点（准备）单上没有的货品怎么办？在生成存货盘点单、仓库盘点单时，传送过来的货号是帐面库存大于零的，当进行实物盘点时，可能会盘到帐面库存等于零，而实际还有库存的货品，这时存货盘点（准备）单上没有此货品信息，盘点人员首先在存货盘点（准备）单上填写上此货品的条码和实盘数量。然后在系统里录入实盘数量时，在盘点小单上添加此存货信息。2. 如何降低库存差错率？1) 要求店员在录销售时，必须扫描吊牌，减少销售错误货号的概率；2) 店长将货品接收后，在存货移库发出单上签字，确认已经收到货品，及时在系统中及时作移库接收单，办理入库，防止出现货品已销售但还未入库的情况发生，在做POS出库批处理出现负库存的情况下，不要急于做负库存调整，应该先检查是否还有应该接收的移库单没有接收，如果有，先接收移库单，再重新出库，看看是否还有负库存；3) 在做负库存调整时，必须注明调整原因，以备查询；将可以做负库存调整的人员控制在最小范围，防止随意调整；每个人用自己的登录名登录系统，不要共用同一个登录名，以防责任不清；所有的库存调整都做盘点单调整，只针对非销售出库，如领用、途中丢失等情况做其他出库单，只有非采购入库，如赠送等情况做其他入库单；4) 每个卖场应指定一个专人（如店长助理）对系统数据进行检查，检查各种单据是否已经过帐或取消，在系统中不应该有单据长期处于活动状态；5) 对于每天发生的负库存，应有专人（如店长助理）针对这些负库存货品进行追踪检查，在45120模块“存货移动查询”中检查该货品的历史出入库情况，了解出现差错的原因，对该货品和相关货品（如同一个款的不同颜色和尺码）进行实盘，及时消灭不准确的库存；6) 盘点结束后，店长应检查盘点差异表，对差异表上差异数量比较大的货品进行检查，首先在45120模块“存货移动查询”中检查该货品的历史出入库情况，如果没有异常，应要求重新盘点该货品；7) 尽快将存货全部使用条码标签，使用盘点机对存货进行扫描盘点，降低手工实盘数量不准的概率。