上海震旦家具有限公司SAP实施专案供应商预付款清帐流程.docx

第二十章-FI20_供应商预付款清帐流程1. 流程说明此流程描述因应供应商预付款清帐作业的管理需要，于SAP系统中相应的作业处理过程。本流程主要涉及采购部主管、采购部采购人员、财务部主管、财务部应付款会计、财务部出纳等岗位。AP会计在接受业务经办人员之报支凭单时，需在SAP系统中查询暂支记录，并比较清帐发票金额与暂支款金额的差异，依此进行不同的流程作业。若预付款金额小于发票金额，AP会计填写记帐凭证，在SAP系统中完成预付款清帐处理，差额转入付款流程。若预付款金额等于发票金额，AP会计直接填写记帐凭证，在SAP系统中完成预付款清帐处理。若预付款金额大于发票金额，营业人员应将差额退库，出纳出具收据给供应商后，AP会计填写记帐凭证，在SAP系统中完成预付款清帐处理。注意事项：1）AP需核对预付款业务之购销合同、采购发票、付款凭证等要件的相符、有效，并注意专项采购之控制要求，以及核准主管之权责。2）本流程清帐差异若涉及资金的收付作业，则需由AP会计将清帐差异通知出纳人员。2. 流程图3. 系统操作3.1. 操作范例1) 上海嘉水纯水有限公司预付款清帐(发票金额预付款金额)：发票金额：2000预付款金额：10002) 上海富佳家具有限公司预付款清帐(发票金额<预付款金额)：发票金额：5000预付款金额：100003.2. 系统菜单及交易代码1) 上海嘉水纯水有限公司预付款清帐(发票金额预付款金额)：路径：会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算交易代码：F-542) 上海富佳家具有限公司预付款清帐(发票金额<预付款金额)：路径：会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算交易代码：F-543.3. 系统屏幕及栏位解释1) 上海嘉水纯水有限公司预付款清帐(发票金额预付款金额)：路径：会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算交易代码：F-54栏位名称栏位说明资料范例凭证日期会计凭证日期2001/03/10凭证类型以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种记帐凭证编号连续KA：供应商预付款清帐公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦家具总公司记帐日期供应商预付款清帐日期。2001/03/10记帐期间记帐期间3货币为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民币（RMB），业务货币则有美元（USD）等RMB凭证抬头文本会计凭证摘要上海嘉水纯水预付货款清帐供应商：帐户指定总帐科目。对于供应商预付款清帐，指定供应商编号11000089：上海嘉水纯水会计年度预付货款清帐所在会计年度2001文本会计凭证摘要预付上海嘉水货款清帐按<处理预付定金>键进入下一个画面。选择需要进行处理的预付定金清帐相关行项目，按<保存>产生会计凭证。Dr:2171010000其他应付款-国内供应商1000Cr:1191050000其他应收款-国内供应商10003.4. 显示显示供应商预付货款清帐凭证。路径：会计®财务会计®应付帐款®凭证®显示交易代码：FB03栏位名称栏位说明资料范例财务凭证编号会计凭证编号。同一种凭证类型、同一会计年度、同一公司代码的会计凭证编号连续。1700000013：预付帐款清帐凭证编号公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦总部会计年度凭证记帐年度2001：会计凭证记帐年度按<Enter>进入下一画面栏位名称栏位说明资料范例项行项次2PK指定行项目的借贷方和科目26：预付供应商借方帐户供应商编号11000089：预付帐款-上海嘉水纯水科目简短说明科目短描述上海嘉水纯水金额凭证金额1000文本会计凭证摘要预付上海嘉水货款清帐2) 上海富佳家具有限公司预付款清帐(发票金额<预付款金额)：路径：会计®财务会计®应付帐款®凭证输入®预付定金®清算交易代码：F-54栏位名称栏位说明资料范例凭证日期会计凭证日期2001/03/10凭证类型以区分不同交易业务产生的会计记帐凭证。不同的记帐凭证具有不同的凭证编号范围，同一种记帐凭证编号连续KA：供应商预付款清帐公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦家具总公司记帐日期供应商预付款清帐日期。2001/03/10记帐期间记帐期间3货币为会计凭证之业务货币种类，本公司之记帐本位币为人民币（RMB），业务货币则有美元（USD）等RMB凭证抬头文本会计凭证摘要富佳家具预付货款清帐供应商：帐户指定总帐科目。对于供应商预付款清帐，指定供应商编号10000072：上海富佳家具会计年度预付货款清帐所在会计年度2001文本会计凭证摘要预付富佳家具货款清帐按<处理预付定金>进入下一行项目：在传输记帐中输入发票的金额清帐，按<模拟>进入下一画面：栏位名称栏位说明资料范例项行项次2PK指定行项目的借贷方和科目26：预付供应商借方帐户供应商编号10000072：预付帐款-富佳家具科目简短说明科目短描述上海富佳家具有限公司金额凭证金额5000文本会计凭证摘要预付富佳家具货款清帐按<保存>产生会计凭证。Dr:2121010000应付帐款-国内供应商5000Cr:1171010000预付货款-国内货款5000