XXXX年会计从业资格考试《会计电算化》讲义.docx

第一章第一节1、会计电算化=传统会计+（计算机为核心的）信息处理技术相结合，是传统会计2、从会计数据处理的手段来看，经历了：手工处理阶段、机械化处理阶段、计算机处理阶段3、产生：1979年，进行了计算机在会计中的应用试点。1981年，正式提出了“会计电算化”的概念。并解释为“由计算机代替人工记账、算账、报账，并能部分替代人脑进行会计分析和判断的过程”。4、会计电算化是什么样的学科：是融会计学、管理学、计算机技术、信息技术为一体的边缘学科。5、电算化是计算机应用人员用计算机处理经济事务的通俗、笼统的称呼。6、会计电算化的概念： 狭义：（计算机为主体的）当代电子信息技术在会计中的应用。包括会计软件的开发和应用广义：是指与实现会计电算化有关的所有工作。包括会计软件的开发和应用、会计电算化人才的培训、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培育与发展等。7、从不同的角度认识会计电算化开展会计电算化的目的：满足管理的需要、为管理服务、提高经济效益是一切会计电算化工作的出发点。对于单位来说，会计电算化有单项业务的电算化、多项业务的电算化、整个会计信息系统的电算化之分。会计业务与计算机技术结合的程序决定了是否能充分利用计算机为管理服务。会计电算化是一项系统工程。8、会计电算化对传统会计的影响：不仅是处理工具的变化，对手工环境下的会计机构及会计岗位的设置、会计业务处理流程、处理方式、内部控制等方面产生了影响。9、会计电算化的作用提高会计数据处理的时效性和准确性，提高了会计核算的水平和质量，减轻了会计人员的劳动强度，并促进了会计职能的转变。提高了经营管理水平，使财务会计管理由事后管理向事中控制、事先预测转变，为管理信息化打下基础。推动会计技术、方法、理论创新和观念更新，促进会计工作进一步发展。10、会计电算化的管理体制财政部门是我国会计电算化的宏观管理部门。我国会计电算化的管理体制是：财政部管理全国的会计电算化工作，地方各级财政部门管理本地区的会计电算化工作，各单位具体组织实施本单位的会计电算化工作。2. 财政部管理全国的会计电算化基本任务：（1）制定规划并组织实施。（2）制定法规制度，对软件及生成的会计资料符合会计制度的情况实施监督。建立建全会计电算化管理制度，是会计电算化工作顺利开展的重要保证。（3）促进各单位逐步实现会计电算化。财政部在关于发展我国会计电算化事业的意见中明确提出，到2010年，力争使80%以上的基层单位实现会计电算化。（4）组织会计电算化人才培训。会计电算化人才的缺乏，是制约我国会计电算化事业进一步发展的关键环节。财政部在关于发展我国会计电算化事业的意见中明确提出，到2000年，力争使用60%70%的会计人员接受会计电算化初级培训，掌握基本操作技能，有10%15%接受中等培训，掌握维护技能。第二节1、会计核算软件的含义：是指专门用于会计核算工作的计算机应用软件。2、会计核算软件包括账务处理模块、固定资产核算模块、工资核算模块等3、会计核算模块的定义：凡是具备相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能模块的软件，均可视为会计核算软件。4、企业资源计划系统简称ERP，它包含了会计信息系统，会计信息系统又包括财务会计模块和管理会计模块，其中财务会计模块是专业用于会计核算的，该模块属于会计核算软件的范畴。5、会计核算软件分类按使用范围划分：通用和专用通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。其特点是软件可以在多个单位使用、一次开发，多次使用，研制效益比较高。目前我国通用会计核算软件以商品化软件为主。专业会计核算软件一般是指由使用单位自行开发或委托其他单位开发，供本单位使用的会计核算软件。通用的需做初始化，专用的不需做初始化。按是否作在市场上销售：商品化和非商品化商品化会计核算软件的特点：A通用性B保密性C软件由厂家统一维护和更新D易学性较弱：专用的简单，通用的难。E初始工作量大6、会计核算软件的功能模块会计核算软件是由许多模块所组成，其中账务处理模块是核心模块，该模块是以记账凭证为接口与其他模块连接在一起的。7、应收/应付核算模块：核算往来业务工资核算模块：自动进行工资费用的分配并生成转账凭证传递给账务处理模块。固定资产核算模块：主要是存储和管理固定资产卡片。报表生成模块：由计算机自动从账务处理模块的账簿中获取有关数据，完成各种报表的编制与汇总工作。材料核算模块：通常在工业企业才需要使用该模块。8、ERP可以从管理思想、软件产品、管理系统三个层次给它下定义。9、ERP实质上是在MRP的基础上进一步发展而成的，是面向供应链的管理思想。10、目前ERP厂商很多，版本也很多，不同的ERP软件由于开发软件公司不同、适应行业不同等，ERP产品的结构也不同。一般ERP软件包括：会计信息系统、供应链管理系统、生产制造系统、人力资源系统等第二章第一节1、 世界上第一台计算机产生于1946年，诞生地点美国，名称ENIAC，使有的是电子管。2、从构成计算机主要元器件不同，可将计算机的发展划分为四个阶段：第一代：使用电子管第二代：使用晶体管。第三代）：使用中小规模集成电路，第四代：使用大规模和超大规模集成电路，3、计算机的发展方向：巨型化、微型化、网络化、智能化、多媒体化4、计算机的特点运算速度快、计算精度高、具有逻辑判断能力、具有自动控制能力5、计算机的分类从用户使用角度：微机：也称为个人机、PC机。服务器：用来帮助大量用户访问同一数据或资源。必须具有出色的可靠性、可用性和可扩充性。按用途分：文件服务器、打印服务器、数据库服务器和应用服务器终端计算机：一种计算机外部设备对于因特网而言，终端泛指一切可接入网络的计算机设备。如个人电脑、网络电视、可上网手机、PDA等。6、计算机的主要应用：信息处理：是目前计算机最主要的应用领域，包括办公自动化、管理信息系统、专家系统、会计电算化等。据统计，全世界计算机用于信息处理的工作量占全部计算机应用的80%以上。科学计算：是计算机最早的应用领域过程控制：使用计算机进行自动控制可大大提高控制的实时性和准确性。计算机辅助系统：是指利用计算机来帮助人类完成相关的工作。常用的计算机辅助系统包括：计算机辅助设计CAD计算机辅助制造CAM计算机辅助教学CAI：是指计算机来辅助完成教学计划或模拟某个实验过程。计算机通信：是计算机技术与通信技术相结合而产生的应用领域，网络是计算机通信应用领域的典型代表。人工智能：是指利用计算机摸拟人类的智能活动。7、计算机的性能指标计算机的性能标是衡量计算机系统功能强弱的主要指标。主频：主频或时钟频率是指计算机在单位时间里处理计算机指令的数量，是表示计算机的运算速度的主要性能指标。 一般来说，主频越高，计算机的运算速度越快。主频的单位是：MHz、GHz。字长：是计算机信息处理中能同时处理的二进制的长度。（也就是计算机一次能处理的二进制位数）字长越长，处理速度越快。目前大多数计算机的字长是32位，高档的是64位，服务器是128位。3.存储容量存储容量是指计算机存储器的二进制信息的容量。存储容量是以字节为单位的，换算公式：1B=8bit1KB=1024B 1MB=1024KB1GB=1024MB存储器分为内存储器与外存储器，内存储器是CPU可以直接访问的存储器，运行windowsXP需要128M以上的内存容量。第二节硬件输入设备输入设备是向存储器输入信息的设备。输入设备包括：键盘、鼠标、扫描仪、条形码输入器等。键盘会计人员一般是用键盘来完成会计数据或信息的输入工作的。键盘上有101个键。是最基本的输入设备，包括基本键区、功能键区、编辑控制键区、数字键区，其中键盘的主要部分是基本键区。基本键区Shift的作用：A键下此盘，同时按字母键，可输入大写字母；B输入键盘上面的字符。Caps lock的作用：大小写的切换键。Enter键的作用：A换行；B确定。退格键的作用：删除光标前面的字符。删除键Del的作用：删除光标后面的字符。功能键的作用：在不同的软件中作用是不同的。退出键ESC的作用：从某个环境中退出，返回还状态。插入键Ins的作用：插入和改写状态的转换。Num lock键的作用：按一下，键盘右上角的灯亮，此时为数字状态，可输入数字，再按一下，键盘右上角的灯灭，此时为编辑功能状态，可使用向上向下向左向右控制光标。鼠标有两种：机械式和光电式，现在一般使用光电式。输出设备输出设备包括：显示器、打印机、绘图仪。显示器由两部分组成：监视器和显示控制器（显卡）打印机有两种：击打打印机和非击打印机；击打打印机包括：针式打印机非击打打印机包括：喷墨打印机和激光打印机。CPUCPU（中央处理器）由运算器和控制器组成，是计算机的核心部件。控制器：是计算机的指挥中心，从存储器中取出指令，对指令进行分析判断后，产生控制信号，去控制计算机各部件自动连续地工作。运算器：在控制器的控制下完成加减乘除运算和逻辑判断的计算机部件。存储器存储器是具有记忆能力的部件，用来存放程序和数据。存储器分为内存储器和外存储器。内存储器（简称内存、主存储器）：一般只存放急需处理的数据和正在执行的程序。内存储器又分为：随机读写的存储器（RAM）只读存储器（ROM）RAM：可读可写，关机（断电）后，信息丢失。ROM：只读不写，关机（断电）后，信息不丢失。微机内存有512M、1G、2G甚至更多，是指RAM。外存储器外存储器包括：软盘、硬盘、光盘、U盘。微机常用软盘为3.5英寸盘，存储容量为1.44MB。新软盘在使用前必须进行格式化后才能使用。硬盘有固定式和可移动式两类。U盘的体积小、容量大、读写快速、方便。U盘的接口采用的是USB接口。内存与外存相比：A内存贵，外存便宜，B内存的存储容量一般比外存小，C内存存储速度比外存快。第二节软件1、软件=程序+文档2、软件分为系统软件和应用软件。系统软件是对计算机的资源进行管理、监控和维护的软件。系统软件包括：操作系统（Windows XP）、语言处理程序、支撑服务程序、数据库管理系统。应用软件是为解决各类具体的应用问题而编制的软件。用户日常所使用的软件绝大多数属应用软件。应用软件包括：文字处理软件（Word）、表格处理软件（Excel）、游戏软件、会计核算软件等。3、程序设计语言计算机软件是由程序设计语言编写出来的。程序设计语言是人与计算机进行交流、沟通的语言。程序设计语言分为机械语言、汇编语言、高级语言。其中用机械语言编写的软件计算机执行的速度最快。第四节网络1、网络=计算机技术+通信技术相结合的产物。网络的功能有：资源共享、信息传送、分布处理。网络的分类按覆盖范围的大小可分为：局域网、广域网。局域网是在小区域内使用的，由多台计算机组成的网络，覆盖范围一般不超过10KM。广域网也叫远程网，由相距较远的计算化或局域网组成的网络，覆盖范围可延伸到全国或全世界。2、因特网（Internet）属于广域网，是世界上最大的互联网络。因特网通过TCP/IP协议将各个计算机连接在一起。因特网的应用领域：电子邮件、远程登录、文件传输、万维网、等。电子邮件：不仅能传送文本信息，声音、图像、电影电视节目也可以通过电子邮件传送。远程登录：是指用户通过Tenet命令，使自己的计算机成为远程计算机的一个终端的过程。文件传输：FTP是一种广泛使用的文件传输协议。万维网：WWW是word wide web的缩写，译作万维网或环球信息网。使用了超文本和链接技术。3、网址IP地址：为了对网络中的计算机进行管理，网络中的每台计算机都有一个唯一的IP地址。IP地址由32个二进制组成，为了阅读方便，将其分为四组用十进制表示，组间用圆点分隔。域名：由字母、数字、连字符构成，字母不分大小写，整个地址不超过255个字符。格式为：WWW.<用户名>.<五级域名>.<四级域名>.<三级域名>.<二级域名>.<一级域名>，一个的域名最多可有五个子域名。在整个网络中，域名也是唯一的。 一级域名分为两大类：机构组织性一级域名，另一类是地理性一级域名。机构组织性一级域名：例COM代表盈利性商业实体，gov代表政 府组织。地理性一级域名：例：cn代表中国，jp代表日本，hk代表香港。网络只识别IP地址，当输入域名时，网络中的域名服务器会将域名转换成对应的IP地址，从而找到该计算机。电子邮件地址：<用户名><电子邮件服务器域名>caizhuan第五节计算机安全1、计算机的安全就是保护计算机的资源不被丢失、盗窃、毁坏等。2、影响计算机安全的因素：系统故障风险：由于操作失误，软件、硬件、网络本身出现故障而导致数据丢失的风险。常见的操作失误有：非正常关机、误删除或移动了操作系统中重要的文件、无意中访问了恶意网站。内部人员道德风险：是内部人员造成的。系统关联方道德风险；是关联企业造成的。社会道德风险；是社会上的不法分子造成的。计算机病毒：是人为蓄意编制的，具有自我复制能力，造成计算机故障的程序。3、保障计算化安全的对策：立法、提高安全技术、加强内部控制和管理。在会计电算化条件下，最有效的方法是加强内部控制和管理。4、计算机病毒病毒的特点：隐蔽性、感染性、潜伏性、破坏性（病毒按破坏性的大小可分为良性病毒和恶性病毒）病毒的分类：系统引导病毒（又叫引导区型病毒）是通过软件在DOS操作系统中传播的。20世纪90年代该种病毒最流行。文件型病毒（又叫寄生病毒）：该病毒寄生在扩展名为COM、EXE、SYS等文件里。没有doc、xls病毒发作时常见的现象：如计算机经常出现死机或不能正常启动等。（但有此种现象不能说是一定就是感染了病毒。）防范病毒最有效的文法是切断病毒传播的途径。病毒的检测和清除是通过杀毒软件来完成。常见的杀毒软件有瑞星、江民、KILL等，安装了杀毒软件并不代表就不会感染病毒。5、黑 客黑 客是指通过网络非常进入他人系统的入侵者。防止黑 客的方法：立法、安装防火墙等软件、建立防黑 客扫描和检测系统。防止黑 客最有效的方法：先于黑 客找到系统漏洞。第三章第一节法规制度1、会计法规定：A使用电子计算机进行会计核算的，其软件和软件生成的会计凭证、会计账簿、财务会计报告和其他会计资料必须符合国家统一会计制度。B会计账簿的登记、更正应当符合国家统一的会计制度的规定。2、反记账是将已记账会计数据恢复到这之前的状态。反结账是将已结账款的会计数据恢复到这之前的状态。3、财政部制定并公布的关于会计电算化方面的制度：会计电算化管理办法：会计电算化的管理部门（财政部门）应遵循的。会计核算软件基本功能规范：软件开发位应遵循的。会计电算化工作规范、会计基础工作规范、会计档案管理办法：使用会计软件的单位应遵循的。第三节岗位会计电算化岗位：直接管理、操作、维护计算机和软件的岗位。电算主管：负责电算化系统的日常管理工作。（会计主管兼任）软件操作员：负责所分管理数据的输入、处理、输出等工作。审核记账员：对操作员输入的凭证进行审、记账。（会计主管兼任）电算维护：定期检查软件、硬件的运行情况，及时对软件、硬件的故障进行排除。电算审查：负责监督计算机和软件，防止利用计算机进行舞弊。（稽核人员兼任）数据分析员：负责对计算机内的数据进行分析。（会计主管理兼任）软件操作员与审核记账、电算审查、电算维护岗位不相容实行会计电算化的单位，可以根据实际情况，可以一人兼任多岗，不过注意不相容职务。出纳和审核记账不相容。软件开发人员不能操作软件。第四节条件：1、 要有软件，软件做账与手工做账并行三个月。2、 要有计算机。3、 要有人，上机操作人员要有初级电算化知识。4、 要有制度，具体包括：第五节会计电算化档案包括：打印出会计凭证、账簿、报表机内的会计数据、软盘等备份的数据，系统开发资料会计软件会计电算化档案保管要求：要打印出纸制的会计档案，专人负责保管，防磁、防潮、防尘、防火，重要的会计档案要保存双份，存放在不同的地方，存储介质保存的会计档案，应定期检查和复制，目的是防止介质损坏，而导致数据丢失，会计软件和软件的开发资料应保存到该软件停止使用或重大更改后5年。第三章第二节会计核算软件的选用一、基本要求1、会计核算软件的设计应符合法律规定。2、会计核算软件应按照国家统一的会计制度的规定划分会计期间、结账和编制报表的功能。3、软件的文字要使用中文，使用中文的同时可使用外文。4、会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能。（也就是要有岗位分工的功能）5、会计核算软件在设计性能允许使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况。6、会计核算软件应当具有机内会计数据丢失，可利用现有数据恢复到最近的状态功能。7、修改正在使用的软件升级正在使用的软件改变软件运行环境的，应建立审批手续。8、软件开发销售单位要为使用单位提供培训、维护等服务二、软件在输入方面应具备的功能（一）初始化应具备的功能1、能输入会计核算所必需的期初数字及有关资料，包会计科目的名称、编号、年初数、累计发生额等。2、需要利用软件进行银行对账的，还需输入期初的未达账项。3、输入操作员岗位分工情况，包括操作员姓名、权限、密码。4、要有对期初数据进行正确性校验的功能。（也就要有试算平衡的功能）（二）凭证输入方面的功能1、对凭证号连续性进行控制的功能。2、以下提示功能：正在输入的记账凭证编号是否与已输入的机内记账凭证编号重复；（凭证编号重复提示）以编号形式输入会计科目，应当提示该编号所对应的会计科目名称；（提示编号所对应的会计科目）正在输入的记账凭证中的会计科目借贷双方金额不平衡，或没有输入金额，应予以提示并拒绝执行；（借贷不相等应提示）正在输入的记账凭证有借方会计科目无贷方会计科目，或者有贷方会计科目无借方会计科目的，应予以提示并拒绝执行。（有借无贷或无借有贷的应提示）A正在输入的收款凭证有借方科目不是“现金”或“银行存款”科目予以提示并拒绝执行。借：银行存款（现金）贷：主营业务收入B正在输入的付款凭证贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目的，应予以提示并拒绝执行。借：原材料贷：银行存款（现金）3、对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证，应提供修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。4、对同一张记账凭证，应当对审核功能与输入、修改功能的使用权限进行控制。（录入人员与审核人员不能同一个人）5、发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充凭证法进行更正。6、采用直接输入原始凭证由会计核算软件自动生成记账凭证的，在生成正式机内记账凭证前，应当进行审核确认。7、由账务处理模块以外的其他业务子系统生成会计凭证数据的，应当经审核确认后生成记账凭证。二、输出应具备的功能1、应当具有对机内会计数据进行查询的功能2、应当按照国家统一的会计制度规定的内容和格式打印输出机内原始凭证、记账凭证、日记账、明细账、总账、会计报表。3、总分类账可以用总分类账户本期发生额、余额对照表替代。4、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少。5、对于业务量较少的账户，会计软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能。三、处理应具备的功能1、应当具有自动进行银行对账并自动生成银行存款余额调节表的功能2、应当具有机内会计数据按照规定的会计期间进行结账的功能3、结账前，应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，全部登记入账后才能结账。4、结账后，不允许再输入上一会计期间的会计凭证5、应当具有自动编制符合国家统一会计制度规定的会计报表功能。对于根据机会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能。注：购买商品化会计核算软件是会计电算化实施的有效途径。商品化会计核算软件的性能特点：合法性、安全可靠性、易使用性、易适应性第四章第一节会计电算化做账流程与手工做账流程会计电算化做账流程与手工做账流程基本相同。一、 手工会计核算流程1、手工会计核算流程有三种：记账凭证核算流程、科目汇总表核算流程、汇总记账凭证核算流程，三种流程的区别是登记总账的依据和方法不同。2、手工会计核算程序的缺陷： 数据大量重复， 信息提供不及时， 准确性差， 工作强度大，二、会计电算化核算的流程1、流程：实际工作中，各单位因使用的软件不同，具体操作的细节不同，但基本流程是相同的。注：日常的工作主要放在凭证输入上。2、四步流程的说明：凭证输入的方式：A手工编制完凭证后录入到计算机中。（可理解为新会计）B直接在计算机上编制记账凭证。采用此种方法的，应打印出记账凭证，由经办人签章后再记账。（可理解为老会计）C由账务处理以外的模块生成记账凭证过来。有审核权限的人员对输入的记账凭证进行检查。记账A记账是一个功能按键，由计算机自动完成相关账簿登记；B同时登记总账、明细账和日记账；C各种会计账簿的数据都来源于记账凭证数据，记账只是“数据搬家”。结账和编制会计报表A手工核算中，结账和编制会计报表是两个工作环节，工作量大且复杂，而电算化核算中，结账和编制报表是作为一个步骤由计算机在较短时间内自动完成B计算机为什么能够自动进行结账和编制会计报表？是因为预先定义账户结转关系和报表数据对应关系，所以结账和编制会计报表可以由计算机自动完成。三、 电算化会计与手工会计的相同点： 目标一致， 遵循的会计理论会计方法相同， 遵守的会计法规和会计准则相同， 采用的复式记账原理相同。四、 电算化会计与手工会计的区别： 数据存储方式不同：存贮介质磁性化，手工的存贮介质是纸。 数据处理的起点不同：是记账凭证，而手工的起点是原始凭证。 数据处理的方式不同：可以根据需要临时生成数据，手工无法实现。注：没有数据处理结果不同。习题：第二节账务处理模块一、账务处理模块的概述1、账务处理模块接受哪些模块产生的人凭证？为哪些模块提供数据？2、账务处理模块与其他模块相比，其特点是：规范性强，综合性强，控制要求严， 正确性要求高。3、账务处理模块的功能图：考点：系统初始化、日常处理、期末处理具体包括哪些工作？二、 初始化初始化是账务处理初次使用时才需做的工作。初始化工作也就是将通用的会计核算软件转化成适用于本单位的专用的会计核算软件。（一） 建账套1、 通用的会计核算软件一般允许同时为多个独立核算的单位记账。2、 会计科目级长是指会计科目编码编几位，一般一级科目的编码由财政部门统一规定为4位数字。二级科目编码和三级科目编码编几位由用户自行决定。（二） 设置操作员及权限1、 电算主管负责设置操作员，2、 设置操作员的具体内容包括：操作员姓名、操作员权限、操作员口令。3、 操作员只能改变自己的口令，不权改变自己和他人的权限。（三） 设置会计科目1、会计科目设置是否合理，决定了系统是否能正确运行。2、软件提供了符合国家规定的一级会计科目，明细科目则由用户自行增设。3、会计科目设置的原则：设置科目时，应考虑与其他模块之间的衔接，4、 会计科目编码注意的问题：按先后次序建立，编码必须唯一，不能重复和空，其结构应与设置账套中的编码方案一致，编码可使用数字、字母，不能使用、·、空格等，科目编码与科目名称一一对应。5、 会计科目名称注意的问题： 科目名称可用汉字、字母、数字表示， 例：应收账款A公司3506军工厂 名称不能为空， 避免重名， 名称做到规范、标准化。科目编码首位代表科目的类型；首位为1、2、3、4、5分别代表：6、 会计科目一旦使用，就不能修改、删除会计科目，也不能增加下级科目，只能在年初时进行调整。（四） 辅助核算项目：辅助核算包括往来单位辅助核算（客户辅助核算、供应商辅助核算）、个人辅助核算、部门辅助核算、项目辅助核算。（五） 设置凭证类别1、 通常记账凭证可以分为收款凭证、付款凭证、转账凭证三类，还用的单位不进行分类，统称为记账凭证。2、 电算化中凭证类别设置包括凭证类别代码和凭证名称的设置。3、凭证类别设置完成并使用后，是不能进行修改的。（六） 录入期初余额1、 录入期初余额是电算化数据与手工方式下数据的衔接点。2、 录入期初余额注意的问题：一般只针对最末级科目录期初余额，上级科目由计算机自动计算出来，录入完期初余额后，要使用软件提供的工具进行试算平衡。（七） 其他初始化工作：如设置外币。三、 日常处理（一） 录入凭证1、 电算化条件下，不同类型的凭证采用统一的凭证格式。2、 凭证编号：可以由软件自动生成，也可以由手工来编号；每月按不类别的凭证从1开始编号。3、 凭证日期： 随凭证号的递增需递增，凭证日期不能小于前张凭证日期； 凭证日期不能超过系统日期。4、 摘要：每行必须要有摘要，不同行摘要可以相同，也可以不相同。5、 会计科目：录入会计科目时，必须录期末级科目。6、 金额：借贷金额必须相等，如不相等，无法保存；每条分录借方有金额，贷方就不能有金额，或贷方有金额，借方就不能有金额； 每条分录的金额均不能为零。（二） 修改凭证1、 采用手工编制完记账凭证后，再录入到计算机的方式，录入人员还未录入到计算机中就发现错误的，应退回给凭证填制者，纠正后再录入；2、 凭证录入过程中发现错误，直接可将光标移到错误处，直接修改；3、 凭证录入完后，审核人审核时发现错误，审核员是不能修改凭证的，应由凭证录入人员进行修改；4、 凭证记账后发现错误的，只能采用红字冲销和补充更正法进行修改。（三） 凭证审核1、凭证审核包括出纳签字、审核员审核凭证两方面的工作；2、凭证审核的注意事项：凭证审核以后才能记账；凭证审核人与凭证录入人员不能是同一个人；审核员审核凭证时，发现错误是不能修改的，必须由凭证录入人员进行修改； 凭证审核后发现错误，要取消原审核，须由审核员自己进行。（四） 记账1、 电算化条件下，记账凭证一旦录入，无须记账，就可以看到账，这个账叫“虚账”，经过审核、记账后形成的账叫“实账”。2、 查询正式的账簿前需做完初始化、录入凭证、审核、记账等。3、 记账过程中的注意事项：记账功能比较重要，一旦记账，凭证应不能再修改，因为应将记账限定专人使用；记账过程不得中断退出；每月可多次记账，每日可多次记账；上月末结账，本月不能记账； 记账后发现凭证有错误，只能采用红字冲销和补充更正法进行修改。（五） 账簿查询与打印1、 总账可根据单位自身的实际需要，随时重复打印，但最少一年打印一次；2、 明细账做为正式的账簿，每月月末或季末打印本月或本季的明细账，在年底打印全年的明细账；3、 现金日记账和银行日记账通常要每天登记，做到日清月结，可每天打印，也可按旬打印。四、 期末处理（一） 银行对账电算化条件下，银行对账采用自动对账与手工对账相结合的方式进行。（二） 期末自动转账1、 每个月都需要做的转账凭证，如费用分配、费用分摊、提取折旧、结转税金等，可设定为“自动转账”，自动转账产生的凭证叫“机制凭证”。 2、 自动转账分录必须先定义后使用。3、 自动转账分为外部转账和内部转账两种，A由账务处理模块自动生成的凭证叫内部转账，B由账务处理以外模块自动产生的凭证叫外部转账。（三） 结账结账注意的事项：1、 结账工作一个月只能进行一次；2、 如果该月有凭证未记账，本月不能结账；3、 结账要逐月进行，上个月未结账，本月不能结账；4、 某月结完账后，不能再输入本月的凭证；5、 上个月末结账，本月可录凭证、审凭证，但不能记账；6、 结账后产生的账簿和报表是最完整的。第三节报表模块1、报表组成的基本要素有：标题、表头、表体、表尾，其中表体是一张表的核心部分，决定了报表的横向组成。2、表体中的表元按数据的特点不同，可分为固定表元和变动表元两种。固定表元中的值不会随着时间的推移而发生变化，类似于一个常量。变动表元是指表元中的值会随着时间的推移而发生变化。3、变动表元的数据来源主要有：从账务处理模块中取数，这是最主要的数据来源；从其他模块中取数；从报表自身取数；从软件外部取数。4、 报表模块的操作流程图：报表格式的设置类似于手工条件下设计并绘制一张待填的空白表格。第四节其他功能模块例：歌利亚服装公司为一家生产服装公司。供应商资料：001 深圳美美服装面料公司 10000元002 上海开红服装面料公司 38000元客户资料：001 A公司 50000元002 B公司 39000元付款条件：1、10天内付款，10%优惠2、20天内付款，5%优惠3、20天以后付款，全额付款收款条件：1、三个月收款2、半年收款3、一年收款销售发票2009年4月25日客户：A公司 品名金额裤子37600注：三个月收款采购发票2009年3月15日供应商： 深圳美美服装面料公司品名金额上衣38000注：款未付，准备享受10%优惠付款提示单2009年3月25日供应商： A公司金额：38000已是第10天，付款享受10%优惠。催款单2009年7月25日客户：A公司 销售金额：37600期限已到，请收款。收款单2009年7月28日客户：A公司 收款金额：37600付款单2009年3月25日供应商：深圳美美服装面料公司付款金额：38000应收款账账龄分析3个月未收回6个月未收回1年未收回1年半未收回2年未收回总计1000020000300004000050000150000生产部销售部管理部财务部人员档案姓名：张芳所属部门：生产部姓名基本工资加班工资应发合计个人所得税保险应扣合计实发合计张芳20003002300151001152285计算公式：应发合计=基本工资+加班工资应扣合计=个人所得税+保险实发合计=应发合计-应扣合计转账关系定义：管理部人员工资管理费用销售部人员工资销售费用固定资产卡片编号：001名称：空调使用部门：管理部原值：10000月折旧率：4.17%残值：100对应科目：管理费用月折旧额=10000*4.17%=417.7第五章第一节WindowsXP一、WindowsXP基础1、是一个多任务、图形化的操作系统。2、Wingdows XP的基本概念：应用程序：有系统自带的和用户自已安装的应用程序。WORD、EXCEL都是应用程序。例：WINDOWS XP系统自带了所有的应用程序。（）例：关于WINDOWS XP的说法，正确的（）A、是迄今为止使用最广泛的应用软件，B、使用时，必须要有DOS的支持，C、是一种图形化用户界面的操作系统，D、以上说法都不正确应用程序创建的对象是文档，不同的应用程序创建不同的文档，如：Word创doc的文档，记事本应用程序创建txt的文档，EXCEL创建一个xls文档等。应用程序和文档，可以统称为文件，文件夹中可以存放文件和文件夹。例：Word文档默认扩展名是（ ）A、wps B、doc C、txt D、bmp例：使用Windows时，一个文件夹中可以存放文件及其他文件夹。（ ）图标由图形和文字两个部分组成。图形表示图标的种类，文字是图标的名标例：Windows中的图标是代表Windows各种对象的小图形，由（ ）两部分组成。A符号 B格式 C图形 D文字例：在Windows中图标的图形部分表示图标的种类。（ ）例：图标是Windows操作系统中的一个重要概念，它表示Windows的对象。它可以指（ ）单选A文档或文件夹 B应用程序 C设备或其它的计算机 D以上都正确3、鼠标的四种基本操作：指向、单击（左击）、右击和双击4、Windows的快捷键Ctrl+Esc打开“开始”菜单Alt+Tab在窗口之间进行切换Alt+F4关闭窗口Ctrl+<空格键>启动或关闭输入法Ctrl+Shift中文输入法的切换Ctrl+C复制、Ctrl+V粘贴、Ctrl+Z撤销、Ctrl+X剪贴、Ctrl+A全选例：在Windows中的（ ）组合键用于打开“开始”菜单。A、Ctrl+Shift B、Ctrl+Esc C、Ctrl+空格键 D、Alt+Tab例：在Windows下，键入Ctrl+<空格键>的作用是（ ）多选A英文与各种汉字输入法之间顺序切换B启动中文输入方式C全角/半角切换D关闭中文输入方式例：Windows中按下Ctrl+Shift，可以启动或关闭输入法。（ ）例：Windows中选定全部文件或文件夹的快捷键是Ctrl+C。（ ）例：撤销上一次操作命令使用的快捷键是Ctrl+Z