酒店统一和规范行文格式的规定.doc

文件名称关于酒店统一和规范行文格式的规定 （暂行办法）文件性质普通文件-非加密文件类型下发文酒店制度类文件编号E.O.文件范围全体员工发文日期一、 总则为规范酒店各类文件的管理，保证酒店各类文件流转及管理规范化，结合实际情况，制定本规定。适用于酒店所有部门及人员。二、 行文规则1、 各部门严格按照文件种类性质行文；2、 部门报行政办领导文件，冠以姓名职务；3、 部门间部门相互递发的文件，一般情况下冠以部门的名称；4、 行政办下发文件，其种类用“决定、决议、通知、报告、备忘”等；部门之间行文，其种类用“通知、备忘”等；5、 部门报行政办领导文件，如需审批后发有关部门的，应标明抄送的部门；6、 部门之间重要行文，应抄报行政办主管领导；7、 部门之间可以联合行文；8、 所有发出文件，均须由承办部门负责人签发；9、 所有须行政办领导审批的文件，均须审批后执行；10、 所有行政部门经理级人事任免，均有行政办发出。三、 文件格式文件一般由店标、事宜、呈送（报）人（部门）、抄报人、抄送部门、承办部门、日期、标题、文号、正文、附件等组成。具体形式附后。四、 文件处理1、 文字要符合行文规范，并做到观点明确，条理清楚，文字简练，无错别字，提高文件质量；2、 部门文件由秘书或专人收发，（将负责人名单上报行政办），收发文件设专门签收单；3、 经主管领导审阅的文件，原件留存行政办公室，复印备份件发给承发部门。五、 文件的存档和销毁1、 已处理完毕的文件，行政办公室和部门要进行分类存档，做到查找方便，当年文件于次年1月31日前归档完毕；2、 对于无保存价值的文件，每年进行清理后经部门负责人审定后予以销毁，不得作为废纸处理；3、 涉及到财务、工程、人事、保安等技术档案（资料、报表、凭证、图纸等），有关部门每年整理档案，必要时交行政办公室长期保存。4、 以上条例有行政办公室负责解释。备 忘 事宜： ×× ××× 领导批示： 由： ×× ××至：×××××抄报：×× ×× ××日期：2010 年×月×日编号：（部门英文缩写，如E.O）（前四位为年份，后四位为部门发文编号） （正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。或“特此通知”（此处为亲笔签名）×××职务请 示 报 告事宜： ×× ××× 领导批示： 由： ×× ××至：×××××抄报：×× ×× ××日期：2010 年×月×日编号：（部门英文缩写，如E.O）（前四位为年份，后四位为部门发文编号） （正文）如有附文则标明附件名称妥否，请批示。（此处为亲笔签名）×××职务文件名称制度（程序）文件性质普通文件-非加密文件类型下发文酒店制度类文件编号（部门英文缩写，如E.O）2010××文件范围（制定范围）各部门负责人发文日期2010年×月×日 （正文）如有附文则标明附件名称附件（文件签收表）文 件 签 收 表 文件名称×××××文件编号E.O.×××××文件签批人 签发日期发文部门×××××执行日期自签发之日起执行文件接收人驻店总经理： 副总：餐饮部： 房务部：营销部： 行政办：康体部： 人力资源部：保卫部： 财务部：采购部： 工程部： 备注说明：编号“”以上部分的文字为黑体，四号字； 编号“”此条直线和竖线及表格均需画至页边距处，发文文本段落的行距设置为“单倍行距”； 编号“”正文以下部门的文字为宋体，四号字，首行段落开始时空两字符； 编号“”此处以下文字对齐页边； 编号“”签收文件人签字确认。附件（文件签收表）文 件 签 收 表 文件名称×××××文件编号E.O.×××××文件签批人 签发日期发文部门×××××执行日期自签发之日起执行文件接收人驻店总经理： 副总：餐饮部： 房务部：营销部： 行政办：康体部： 人力资源部：保卫部： 财务部：采购部： 工程部：