会展项目管理导论课件.ppt

第一章 会展项目管理概述,第一节 会展项目和项目管理,一、项目和项目管理 典型的项目：写一本书或一篇文章画一幅画举行一个鸡尾酒聚会或晚餐复原一件古家俱或老爷车结婚或离婚生孩子或领养孩子组织和发展一个体育队建造一房子或修缮已有的房屋.,举办各种类型的活动，如一次会议、一次晚宴、一次庆典等新企业、新产品、新工程的开发进行一个组织的规划、实施一项活动进行一次旅行、解决某个研究课题、开发一套软件 这些例子所具有的共性都包含以下四个基本要素：,（1）项目的总体属性：项目实质上是一系列的工作。（2）项目的过程 任何一个项目都是必须完成的、临时的、一次性的、有限的任务。它的完成都需要一定的时间和过程。 （3）项目的结果：项目都有一个特定的目标 （4）项目的共性 任何一个项目，在实施过程中都会受到资源、时间、资金等的约束，并在这些约束下进行。,（一）项目的概念和特征1. 项目的定义 项目是一个特殊的将被完成的有限任务，它是在一定时间内，满足一系列特定目标的多项相关工作的总称。 此定义实际包含三层含义：项目是一项有待完成的任务，且有特定的环境与要求在一定的组织机构内，利用有限资源（人力、物力、财力等）在规定的时间内完成任务任务要满足一定性能、质量、数量、技术指标等要求。,项目定义涉及的因素,2. 项目的特征临时性独特性逐渐细化目标性约束性风险性系统性和整体性寿命周期性,项目的寿命周期,3. 项目分类 规模：大型、中型和小型项目。复杂程度：复杂项目和简单项目。结果：产品的项目和服务的项目行业：农业项目、工业项目、教育项目、旅游项目、会展项目等。,（二）项目管理概念 项目管理者为了实现其目标，按照客观规律的要求，运用系统工程的观点、理论和方法，对执行中项目的发展周期各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以取得良好效益的各项活动的总称。,对项目管理概念的理解项目管理的主体项目管理者项目管理的客体全部工作项目管理的手段（职能）计划、组织、控制、沟通和激励项目管理的目标在有限的资源条件下，保证项目的时间、质量、成本达到最优化。 项目管理的依据项目的客观规律,2. 项目管理的特点复杂性 专业性方式是目标管理 方法、工具和手段具有先进性、开放性,2.1 项目管理与企业管理的区别管理对象不同 企业管理整个企业，企业生产经营的各个方面；项目仅是企业中的一个组成部分。管理持续时间不同 项目管理一次性的，它与项目持续时间相一致 企业管理与企业共存亡，周而复始，风险小。组织形式不同 项目：机构少、人员精、专业化。企业：职能部门门类齐全，层次多，成员多管理方法与重点不同企业：经 营 项目：技术性,2.2 项目管理与一般作业管理的区别,项目管理： 充满了不确定因素 跨越部门的界限 有严格的时间期限要求 项目管理必须通过不完全确定的过程，在确定的期限内生产出不完全确定的产品，日程安排和进度控制常对项目管理产生很大的压力。一般的作业管理： 注重对效率和质量的考核 注重当前执行情况与前期进行比较 在典型的项目环境中，尽管一般的管理办法也适用，但管理结构须以任务（活动）定义为基础来建立，以便进行时间、费用和人力的预算控制，并对技术、风险进行管理。,2.3 项目管理的系统思想,系统思维 以整体的视角看待项目和项目运营的组织环境。如：学校要求学生租借便携式电脑的项目。,二、会展项目及其管理,（一）会展项目的概念及分类1. 概念 会展项目就是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式。会议项目展览项目 科技展示型、产品交易型、综合博览型体育与节庆项目,2. 分类（1）会议的分类组织形式：年会、代表会议、论坛、专题学术讨论会、讨论会、座谈会。内容：商务型会议、度假型会议、展销会议、文化交流会议、专业学术会议、政治性会议、培训会议。主办主体：协会会议、公司会议和政府会议。,（2）展览的分类内容：综合展（博览会）和专业展。性质：宣传类展览会、贸易类展览会和虚拟展览会。行业：轻工行业展、石化行业展、纺织行业展、建材行业展、房地产行业展等各行各业的专业展览会。规模：单独展、多国展和国际博览会。地域：国内展、国际展和出国展。盈利性：盈利性展览和非盈利性展览。,服务目标性项目关联性客户广泛性效益综合性,（二）特点,（三）会展项目管理的定义,定义 会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统的观点、理论和方法，对执行中的会展项目发展周期中的各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通和激励，以实现其目标的各项活动的总称。,第二节 会展项目管理的过程,项目管理的过程,一、过程,启动过程,计划过程,执行阶段,控制阶段,结束过程,启动过程,计划过程,启动过程,计划过程,启动过程,执行阶段,计划过程,启动过程,执行阶段,计划过程,启动过程,控制阶段,执行阶段,计划过程,启动过程,控制阶段,执行阶段,计划过程,启动过程,调研、构思、立项,制定计划、项目分解设计,项目控制、调整,总结、评估、信息反馈,（一）启动过程 启动过程是指开始一个会展项目，并有意往下进行的过程。 1.会展项目经理的聘任和项目班子的组建 两个明确标志： 一是任命会展项目经理、建立项目管理班子； 二是项目许可证书。,2. 启动过程中的主要项目文件（1）会展项目建议书： 会展项目设想或构思的书面表达。 内容：会展项目的必要性；会展项目的市场预测；会展项目方案、规模；会展项目必要条件分析；投资估算和资金筹措的设想；经济效果和投资效益的估计。,（2）可行性研究报告 可行性研究报告，是用于评价会展项目的市场、财务、组织、经济、环境等各方面，并在详细调查、周密研究，进行经济和环境分析、方案比较之后做出会展项目是否可行结论的书面报告。,（3）招标文件和项目申请书 工作说明书。 需求建议书。 可交付成果。 立项单位/业主供应条款。 过程确认。 合同类型。 付款方式。 时间表。 项目申请书内容。 提交项目申请书的最后期限。,（4）项目许可证书 项目许可证书是正是批准实施的文件。该文件通常由会展项目实施组织的高层管理者或会展项目的主管部门颁发。项目许可证赋予项目经理或项目班子将资源用于项目活动的权力。,（二）计划过程1. 概念 会展项目计划是项目经理和项目班子思想的具体化，体现了他们准备做什么（what），什么时候做（when），由谁去做（who）以及如何做（how），即对未来行动方案的一种说明。,2. 会展项目计划的步骤（1） 需求分析：需求分析就是明确市场对会展项目的需求和立项单位/业主对项目的要求。分为两类： 必须满足的基本需求，包括会展项目的规模、规格、成本、进度以及必须满足的法规要求等；需要重视的附加需求，例如对城市形象的提升等。,（2）确定目标：计划过程中确定的目标应该是SMART。明确的（specific）、可度量的（measurable）、可实现的（achievable）、由成果决定的（result driven）、有时间性的（time）。（3）任务/工作分解：粗线条的、涵盖面较大的、不能具体操作的任务/工作，分解成较小的且容易管理、实施和检验的包含具体细节的可操作性任务/工作。,（4）资源规划：资源规划包括确定实施会展项目活动需要哪些资源（包括人力、设备等）以及每种资源将需要多少。（5）制定会展项目各方面的具体规划（6）评估、确认可行方案,（三）执行过程子过程会展项目计划执行；质量保证；团队建设；信息发布；询价；供方选择；合同管理。,2. 项目执行准备（1）会展项目班子应当对项目策划进行核实。（2）确认权限是否已经得到各方承认，并明确项目班子内部权力范围和从属。（3）确定会展项目所需的资源是否有保证。（4）会展项目经理把任务布置到小组和个人。（5）制定一套统一的体制、制度等，便于控制、评估。（6）让会展项目参与者在项目书上签字，以示承担责任。（7）再次宣传本项目的优势和光明前景。,3. 执行过程的管理要素（1）安排定期例会；（2）由独立方进行评审；（3）管理落实到个人；（4）连续详尽的项目记录；（5）及时处理“意外”事变；（6）统筹安排项目任务；（7）营造良好的工作氛围；（8）进行有效的决策。,（四）控制过程1. 控制过程的子过程绩效报告：收集和公布执行情况，它包括现况报告、进展测试、预测报告。整体变更控制，即协调影响会展项目全局的变更。范围核实，即项目范围的界定验收范围变更控制，即控制影响项目范围的变更进度控制，即维持计划规定的进度成本控制，即控制影响项目预算的变更质量控制，即监视具体的项目成果。风险应对控制,2控制的形式和类型 （1）正规控制和非正规控制正规控制通过定期和不定期的进展情况汇报、检查会、以及会展项目进展报告进行。非正规控制是会展项目经理频繁地到管理现场，同管理人员交流，了解情况，及时解决问题。有人将此称为“走动管理”。都是POCA（即规划实施检查行动）。,（2）预防性控制和更正性控制 预防性控制就是在深刻的理解会展项目的各项活动，预防可能发生问题的基础上，制定出相应的措施，防止不利事件发生。 更正性控制是由于未能或根本无法预见会展项目会发生什么问题，只能在问题出现后采取行动，纠正偏差。,（3）预先控制、过程控制和事后控制预先控制是在会展项目活动或阶段开始时进行，可以防止使用不合格要求的资源，保证会展项目的投入满足规定的要求。过程控制是对进行过程中的会展项目活动进行检查指导，一般在现场进行。事后控制在会展项目活动阶段结束或临近结束时进行。,（4）直接控制和间接控制直接控制着眼于产生偏差的根源，间接控制则着眼于偏差本身。3控制的原则和策略（1）控制的策略保持控制的权利让上层决策着及时了解情况充分利用决策层的协调能力加强上下和内外沟通控制务必基于最新的计划,（2）控制的原则控制必须集中在目标上控制反映要及时控制要考虑代价应控制重点要适合会展项目实施组织和项目项目班子的特点控制要有灵活性控制需要跟踪谨慎控制变更受到控制的是工作，而不是工作者复杂会展项目的控制应基于激励和自我控制控制要有全局观念,（五）结束过程,1.质量验收2.费用决算3.合同终结4会展项目后评5.资料验收归档,项目管理过程的相互关系,第三节 项目经理,一、项目经理的地位,项目经理,项目负责人,负责项目的组织、计划及实施过程，以保证项目目标的成功实现，是项目小组的灵魂。,二、项目经理的角色,整合者 沟通交流人 团队领导 决策者 氛围营造者,三、项目经理的特点,项目经理应该是个通才，不一定是某一领域的专家，但具备丰富的经验与广阔的知识背景。在承担的责任方面，项目经理是一个促成者，决定任务、期限及所需资源，不决定具体操作方法。在解决问题方面，应具备系统、综合的能力,四、项目经理的素质要求,品德素质能力素质 1. 获得充分资源的能力。2. 组织及组建团队的能力。3. 权衡目标的能力。4. 应付危机及解决冲突的能力。5.谈判及广泛沟通的能力。6.领导才能及管理技能。7.技术能力。8.创业能力。知识素质身体素质,五、项目经理的技能要求,团队组建领导冲突解决专业技术知识计划编制,组织企业家才干行政管理管理支持资源配置,弄清所面临的问题、机会和期望；明白项目团队将会有冲突，但却是团队发展的自然之物；弄清谁是利益关系者，以及他们的活动目标；意识到组织的强烈政治色彩并利用政治手段获得优势；,六、项目经理的十二条规则,意识到项目管理必须精于领导，但应灵活机动；判断项目成功的四个标准：预算、进度计划、绩效标准、 客户满意；项目经理应作为团队的激励者、教练、活跃气氛者、 冲突裁决人；项目经理所表现的情绪是团队成员培养品质的基础；,经常做如果-那么的解释；不要应小事停滞不前，迷失项目总体 目标；有效利用时间；首要任务：计划、计划、计划。,对项目经理的最大挑战：,如何迅速建立起一个团结高效和富有战斗力的团队？！,案例：以“项目团队管理”话西游,一、“西游记”中的“项目团队管理”（一）“西游记”的项目过程,项目任务：项目交付物：交付物的“受益人”：项目的资助人：项目的支持保障系统：,“西天取经”“佛经”唐朝皇帝如来佛祖各位神仙,（二）“西游记”的项目团队唐僧：没有“选人权”；名义上有一定的“行政权力”，如“惩罚权” 、“解聘权” ；“绩效考核权”和“奖励权”都在上级领导手中 。孙悟空：业务能力强但心高气傲猪八戒：业务能力中等但工作态度不认真、不积极，“推一下动一下” 沙僧：勤勤恳恳、任劳任怨但业务水平较差,二、向唐僧学习团队管理的艺术,（一）意志坚定，不怕困难。 作为项目经理，最重要的就是具有顽强的意志力，有一种不达目的誓不罢休的气概，这种意志力是提高团队士气最重要的因素。 唐僧对于实现目标具有坚定的信念，抱着“不取真经，誓不还乡”的决心。,（二）对项目交付物和客户的需求具有深刻的理解。 项目经理必须将自身的能力提升与项目目标和客户需求结合起来，这才是项目经理的核心竞争力，也是他在项目团队内部具有威信的基础。,（三）知人善任，合理分配工作，适当控制。 项目团队成员具有不同的业务能力和性格特征，只有知人善任，根据其特长和能力分配工作岗位，并根据其性格特点进行适当的控制，才能最大限度地发挥其特长和积极性。,（四）平等对待，坦诚相见。 唐僧采取了“地位高的要求也高”这样一种措施，来实现某种意义上的“平等”。 一群最优秀的人组成的项目团队不一定是优秀的项目团队，只有充分发挥团队成员的积极性和特长的团队才是具有战斗力的团队，也才是最能够保证项目成功的团队，而这其中，项目经理的意志力、管理知识和协调艺术起着关键性的作用。,