会展项目管理ppt课件.ppt

会展项目管理,朱福良2015年8月,参考书：,江金波著. 会展项目管理：理论、方法与实践，清华大学出版社，2014年2月第1版胡芬主编. 会展项目管理，武汉大学出版社， 2014年1月第1版 武邦涛、柯树人编著. 会展项目管理，北京大学出版社，2010年3月第1版程正中主编. 项目管理实训教程，清华/北京交通大学出版社，2012年6月第1版杨小平等主编. 项目管理教程，清华大学出版社，2012年1月第1版,现代管理的两个热点,项目管理,战略管理,“我们的企业要两条腿走路，一个是科学技术，一个是项目管理。”,华罗庚,第1章 会展项目与项目管理概念,本章关键知识点：项目及项目的特征项目的基本要素项目生命周期项目管理及管理过程项目管理办公室,1.1 概述,有组织的活动一般分为以下两大类：一类是在相对封闭和确定的环境下开展的循环往复、不断重复的活动，称为“运作”或“作业”。 例如：火车在某一线路上往复运行。另一类是在相对开放、不确定环境下开展的临时性、独特的一次性任务（活动），称为“项目”。 例如：某人乘火车赴某地完成一项使命。,1.1.1 项目管理的发展及应用,1、项目管理的起源项目管理起源于建筑业；横道图（甘特图）和里程碑系统是其重要工具；当时主要应用于国防和航天项目，如曼哈顿原子弹研制计划。,（1）传统项目管理阶段（20世纪30年代以前）此阶段还没有形成相对独立的项目管理体系和标准，产生了计划控制方法“干特图”、“里程碑系统”。案例有“埃及金字塔”、“万里长城”、“都江堰 ”等。（2）近代项目管理阶段（20世纪40年代70年代）主要围绕“时间、成本、质量”三大目标开展，产生了“网络计划技术”、“关键路径法”、“计划评审技术”等方法，典型项目有“曼哈顿”和“阿波罗”工程。（3）现代项目管理阶段（ 20世纪70年代以后）初步形成了现代项目管理框架，标志是美国PMI标准委员会1984年制定的“项目管理知识体系指南”(PMBOK)。,2、项目管理的发展,传统项目管理,近代项目管理,现代项目管理,完成任务,满足三重约束,从目标上来讲是让利益相关者满意,方法,活动,学科,项目管理三个阶段的管理重点,古典项目案例京都汴梁宫殿修复工程、都江堰水坝 近代项目案例首批原子弹计划（曼哈顿计划） 现代项目案例 三峡水库、青藏铁路、神州飞船等。,3、项目管理的应用,1.1.2 项目管理的作用及其面临的挑战,1、项目管理的作用美国PMP认证委员会主席保罗格雷斯曾断言： “当今社会，一切都是项目，一切也将成为项目。”项目管理已成为维系企业核心竞争力的纽带，以项目为单元的创新活动在企业发展中处于战略地位。项目管理已成为一门共性的日趋完善与成熟的思想、知识与方法工具体系。,面临的挑战：项目的复杂性、不确定性与竞争性的加剧；资源的稀缺性与项目重要性的变化已成为项目管理面对的两大挑战。,2、项目管理面临的挑战,1.1.3 组织项目管理的导入模式,1、树立以项目管理为中心的理念2、把握项目管理的知识体系现代项目管理体系的最大特征是模块化与系统化。PMI制定的“项目管理知识体系指南”(PMBOK)包含“范围管理、时间管理、成本管理、人力资源管理、风险管理、质量管理、采购管理、沟通管理、集成管理、干系人管理”十大静态知识领域，和五个动态的进程管理过程：“项目启动、项目计划、项目执行、项目控制、项目收尾”。3、组织再造，建立混合矩阵式管理组织4、培养项目管理骨干，把握项目管理流程与工具方法5、重视知识管理，实现技术与管理的标准化和流程化,这些组织致力于促进国际间项目管理的交流，推动全球项目管理理论和实践的发展。,1.2 项目,1.2.1 项目的定义与特征1、项目的定义美国PMI：项目是一种被承办的旨在创造某种特殊产品或服务的临时性努力。英国APM：项目是为了在规定的时间、费用和性能参数下满足特定目标而由一个人或组织所进行的具有规定的开始和结束日期、相互协调的独特活动集合。德国DIN69901：项目是指在总体上符合如下条件的惟一性任务。,项目定义,项目是在一定的时间、资源、环境等约束条件下，为了达到特定的目标所作的一次性任务或努力。 本书：项目是具有目标、期限（起点与终点）、预算、资源约束与资源消耗以及专门组织的一次性独特任务。,会展项目定义,会展项目是以各种会展活动为管理对象的新型项目形式。会展项目是指在特定的时间和空间范围内，通过策划、组织与管理等手段，有目标地围绕特定主题，以信息沟通或商品交易为目的，利用展示、交易、沟通等形式而开展的社会活动项目。,什么是项目？,什么是项目？,以下是几个项目的例子：开发一个新产品或提供一种新服务；改变一个组织的结构、人员配置或组织类型；设计一种新型运输工具；开发或获取一种全新的或经修改过的信息系统。修建一座大楼或一项设施； 编写一本书；在一个发展中国家为某个社区建造一个供水统；开展一次政治竞选活动；执行一套新的商业部步骤或程序。,以下是项目吗？,安排一个演出活动；策划一场婚礼；组织一次旅游活动；建造一座新楼房；飞机起飞前的准备工作；公共汽车售票员的工作；工厂自动化生产流水线；技术部向客户提供方案；每天接送孩子上幼儿园。,2、项目的基本特征,目标性、一次性、惟一性（即独特性）、整体性（即系统性）、多目标性、寿命周期性、相互依赖性、冲突性。寿命周期性指任何项目都表现为启动、成长、成熟和终止四个阶段。,会展项目的总体特征：具有明确的服务目标服务的目标性；会展项目客户的广泛性客户的广泛性；有很多的约束条件条件的约束性；会展活动效益的综合性效益的综合性；涉及众多的项目关系人涉及大量相关联的活动 项目的关联性。,1.2.2 项目的基本要素,项目的基本要素：项目的范围、组织、时间、成本、质量和环境六个。随着项目管理的发展，项目的要素是在不断变化，如下表所示 ：,1、项目管理的三要素,指项目成本、项目进度和项目质量，这是项目管理最核心、最基本的三个方面。它们的关系如下：,2、项目管理四要素,项目范围：即项目的内容，或为了实现项目目标而必须完成的所有工作。四者的关系如下：,3、项目管理五要素,4、项目管理 六要素,项目环境：一般指项目管理所处的环境。,1.2.3 项目的分类,1、项目的分类方式可按项目的作用、规模、实施主体、物理形态、所属主体、周期、复杂性、风险性和成果等分类。2、具体项目类型可按技术工程、技术开发、引进、外包、企业、文化和政府等项目来分。,3、会展项目类型,分为：科技展示型、产品交易型、综合博览型、会议洽谈型。国际博览会联盟（UFI）：综合性、专业性和消费展览会会展。,项目主要特点：专业性强、技术含量高。,深圳高交会经中华人民共和国国务院批准，由国家对外贸易经济合作部、科学技术部、信息产业部、中国科学院、深圳市人民政府联合主办。它于每年秋季在中国广东深圳市举办。首届交易会于1999年10月5日至10日举行。高交会集成果交易、产品展示、高层论坛、项目招商、合作交流于一体，是中国最大规模、最具影响力的大型科技类展会，有“中国科技第一展”之称。,（1）科技展示类项目,项目主要特点：项目针对性强、交易目标优先。,中国进出口商品交易会简称广交会，创办于1957年春季，每年春秋两季在广州举办，迄今已有五十余年历史，是中国目前历史最长、层次最高、规模最大、商品种类最全、到会客商最多、成交效果最好的综合性国际贸易盛会。自2007年4月第101届起，广交会更名为“中国进出口商品交易会”。,（2）产品交易类项目,项目主要特点：项目周期长、成本预算高、观众范围广。,世界博览会（World Exhibition or Exposition，简称World Expo）又称国际博览会，简称世博会、世博，是一项由主办国政府组织或政府委托有关部门举办的有较大影响和悠久历史的国际性博览活动。参展者向世界各国展示当代的文化、科技和产业上正面影响各种生活范畴的成果。,（3）综合博览类项目,项目主要特点：重复性强、服务全面、参与人数少。,博鳌亚洲论坛（英文：Boao Forum for Asia，缩写BFA，或称为亚洲论坛、亚洲博鳌论坛），由25个亚洲国家和澳大利亚发起，于2001年2月27日在海南省琼海市万泉河入海口的博鳌镇召开大会，正式宣布成立。论坛为非官方、非营利性、定期、寻址的国际组织；为政府、企业及专家学者等提供一个共商经济、社会、环境及其他相关问题的高层对话平台；海南博鳌为论坛总部的永久所在地。,（4）会议洽谈类项目,1.2.4 项目活动的一般层次结构,1、项目活动的一般结构项目一般是由一系列“努力”和“活动”的集合。这些“努力”与“活动”也就构成了项目的内容。首先，项目是由一系列需要人去做的工作组成的；其次，组成项目的所有工作不都是同样规模的工作，而分属于不同的层次。项目的层次结构如下图所示：,0级：项目,1级：任务,2级：工作包,3级：工作单元,展览项目层次结构,制定目标,制定营销计划,组织计划,平面布置图,确定承包商,制定参展条件,数据库管理,印刷资料,参展商宣传,观众宣传,参展商管理,编制产品名录,展览场地管理,观众统计,参展商统计,开幕式,现场管理,协调,拆除,废物清理,控制消耗,检查,损坏情况,展后调查,展后评估,展会报告,2级,1级,0级,2、项目活动的内容层次,（1）大型项目（Program） 也称项目群。（2）项目（Project） 是大型项目的组成部分。一般是有独立完整的生命，有能交付的独立产品。（3）子项目（Subproject） 是项目或大型项目中相互独立的一部分，通常是指外包给一个外部企业的一个单元。特性与项目相同。,（4）任务或活动（task or activity）项目（或子项目）是由任务和活动所组成。（5）工作包（work package）组成任务活动的单元。工作包是完成项目目标所要进行的相关工作活动（或工序）的集合，它位于工作分解结构的最底层。WBS中的工作包是自然的。工作包应是可交付的独立单元。（6）工作单元（work unit）工作包的组成部分，项目最基础的组成单元。,例：某办公楼建设项目，其结构示意图如上图。,大型项目、项目与子项目的关系,举例,根据以上定义，举一实例解释何为大型项目、项目与子项目。,1、项目生命期概念每个项目的全部过程必然经过启动、成长、成熟、终止这几个阶段，并且每个项目的生命期都是独一无二的。一个项目从开始到结束，经历了筹划、实施、收尾各个阶段，通常将项目从开始到结束经过的各个阶段的序列叫做项目生命期。如下图示：,1.2.5 项目的生命期,典型的项目生命期示意图,2、项目生命期阶段,六阶段划分法 归纳为：孵化、启动、规划、实施（执行和控制）、收尾、交接过渡六个阶段。四阶段划分法 划分为：概念（启动）、开发（计划）、执行（实施）和结束（收尾）4个阶段。 实例如下图所示。,建筑项目生命期,建筑项目生命期示例,美国新药开发项目生命周期描述,医药项目生命期示例,项目阶段,管理计划初步成本分析3层的WBS,项目计划预算成本估计6层以上的WBS,最底层工作包确定的成本估计绩效报告,完成的工作经验教训客户接受,会展项目生命期阶段及阶段工作,或项目的风险,完成项目的风险,资源投入量,3、项目生命期的特征,1.2.6 项目利益相关者,1、项目当事人（parties） 指项目的参与各方，或合同当事人。2、项目干系人（Stakeholders），也即利益相关者。是指项目的参入者以及与项目的成败利益相关的个人和组织。项目利益相关者一般包括：客户、承约商（承建商）、发起人、投资人、项目经理、供应商、项目组成员、项目支持部门等。,下图表示了项目当事人之间的联系,项目当事人之间的联系,1.2.7 项目与作业的区别,项目是一项独一无二的、一次性的任务，而作业是连续不断、周而复始的重复性的程式化的活动。项目与作业的主要区别如下表所示：,项目与作业的比较,课后作业,举出一个自己熟悉的案例，辨析它是否是一个项目。若是“项目”，分析该案例项目的当事人有哪些？若不是“项目”，说明其理由。,范围 时间成本 质量,PM概念图示,人,团队,组织,1.3 项目管理,1.3.1 项目管理的定义,1、定义 项目管理（Project Management, PM）定义： PMBOK：PM是在项目活动中运用知识、技能、工具和技术来实现项目要求。PM通过应用下列过程得以完成：启动、计划编制、执行、控制和收尾。项目管理是在有限的资源约束下，通过项目经理和项目组织的努力，运用系统理论和方法对项目所涉及的资源进行计划、组织、指挥、协调与控制，以实现项目特定目标的管理方法体系和管理过程。,会展项目管理的概念：,会展项目管理是会展项目管理者根据会展项目运营客观规律的要求，运用系统观点、理论和方法，有效配置资源，对会展项目各阶段工作进行计划、组织、控制、沟通、激励，以实现会展项目目标的各项活动的总称。包括启动阶段、规划阶段、执行阶段、结束阶段。,2、PM主要内容,对范围、时间、成本、风险和质量的不同要求进行管理；对有着不同需求与期望的项目干系人进行管理；对已识别的项目需求进行管理。,3、项目管理的基本要素与基本职能,（1）基本要素主要有四个：项目资源、项目需求与目标、项目组织、项目环境。项目资源：项目实施与成功的根本保证；项目需求与目标：项目实施与成功的基本要求；项目组织：项目实施与成功的主体；项目环境：项目实施与成功的基础。（2）基本职能主要有：项目计划、项目组织、项目控制、项目评价。,（3）会展项目管理的要素,展览项目管理的要素组织者要素、主题要素、信息要素、物质要素、形式要素、时间要素、空间要素。会议项目管理的要素组织者要素、与会者要素、议题要素、结果要素、时间要素、地点要素、形式要素。,4、项目管理的特点,项目管理必须通过不完全确定的过程，在确定的期限和预算限制内完成不确定的产品。项目管理具有以下特点：（1）面向成果（2）基于团队（3）借助外部资源（4）具有柔性（5）具有探索性（6）注重至于经验的积累（7）以人为本,项目管理的特征,1、项目管理具有创造性2、项目管理是一项复杂的工作，具有较强的 不确定性3、项目管理需要专门的组织和团队4、项目经理的作用非常重要，如曼哈顿工程5、项目管理是一项系统性工作,项目管理的精髓：,整体的系统性,过程的受控性,1.3.2 项目管理过程与活动,项目由多个过程组成，过程是“产生结果的一系列行动”，项目的过程是由人来完成的。PMI将项目管理科学地划分为：需求确定、项目选择、项目计划、项目控制、项目评价、项目收尾七个过程。习惯上，把项目管理过程分为五个活动过程：启动过程、计划过程、执行过程、控制过程、结束过程。,PM的五个标准过程,启动过程计划过程执行过程控制过程结束过程,计划,执行,控制,启动,结束,启动过程：包括开始或结束项目及项目的相关活动。计划过程：包括拟定、编制和修订一个项目或项目阶段的工作目标、工作计划方案、资源供应计划、成本预算、计划应急措施等方面的工作。实施过程：包括协调人力资源和其它资源来执行项目计划，并产生项目产品或者项目可交付成果的相关活动。控制过程：包括按照项目计划测量项目进度，并在需要时采取纠正措施来确保项目目标能被满足的相关活动。收尾过程：包括阶段或者项目最终能被接受的相关活动。,项目管理过程,会展项目管理的过程,启动阶段,规划阶段,执行阶段,结束阶段,调研构思立项,制定会展项目计划实施项目分解设计,控制调整,总结评估反馈,项目生命期和项目管理过程的关系,项目的每个阶段都要经历以上五组基本管理过程。,项目阶段和过程之间有相互联系,规划（设计）阶段,实施阶段,前一个,阶段,后一个,阶段,. .,启动,计划,控制,执行,结束,启动,计划,控制,执行,结束,1.3.3 PMI的项目管理知识体系,项目管理被划分为10个知识领域(2013第5版)：,项目管理Project Management,1、项目整合管理Project Integration Management,2、项目范围管理Project Scope Management,4、项目成本管理Project Cost Management,7、项目沟通管理Project CommunicationsManagement,5、项目质量控制Project Quality Management,3、项目时间管理Project Time Management,6、项目人力资源管理Project Human ResourceManagement,8、项目风险管理Project Risk Management,9、项目采购管理Project ProcurementManagement,10、项目干系人管理Project Stakeholders Management,美国PMI知识体系可以看成是一个动静结合的整体，即动态的项目进程管理和静态的项目管理十大知识领域。,项目管理,动 态 管 理启动过程规划过程执行过程监控过程收尾过程,静 态 管 理集成管理 范围管理时间管理 成本管理质量管理 人力资源管理沟通管理 风险管理采购管理 干系人管理,项目管理知识体系包括三个方面的知识：,现代项目管理知识与其他知识的关系,1项目管理所需的项目管理独特知识2一般管理方面的知识3项目所属专业领域的知识,项目管理知识与其他知识之间的关系,干系人管理,1.3.4 项目的分类管理,1、项目管理的分类政府和企业的项目管理；宏观、中观、微观的项目管理。生命周期不同阶段的项目管理：概念阶段、开发阶段、实施阶段、监控阶段、结束阶段。2、公共投资项目管理分经营性和非经营性投资项目两类3、企业投资项目管理4、家庭项目的管理,1.3.5 项目管理的三维立体结构,项目管理的三维结构如下：1、时间维也称工作维，即对项目的规划、计划、研制、市生产、安装调试、运行和更新改造等阶段进行有效管理。2、逻辑维也称思考维，从识别、分析、决策、综合、计划、优化、评价总结等方面做好项目管理。3、知识维这是工作与逻辑的平台，即应充分利用各类专业知识和项目管理知识库。,1.3.6 多项目管理,1、多项目管理的概念与分类（1）多项目管理指在组织中同时管理、协调、多个项目的选择、评估、计划、监控、执行以及收尾等项工作。（2）多项目管理的分类分为两类：项目成组管理、项目组合管理。2、多项目管理的适用范围成组管理适用范围组合管理适用范围,1、项目管理办公室的概念,PMO是在组织内部将实践、过程、运作形式化和标准化的部门，这些标准化的程序应该能形成一致和可重复的结果，同时项目成功的机率是上升的。PMO是组织内部项目管理最优实践的中心，是组织提高项目分析、设计、管理、检查等方面能力的关键资源。 一个项目办公室可以持续运作，从以培训、软件、模板等形式向项目经理提供帮助，到实际上对项目结果负责。项目型组织结构最突出的特点就是“集中决策，分散经营”。缺点：机构重复设置，资源配置效率低，成本较高；组织的临时性，成员缺乏事业上的保证。,1.3.7 项目管理办公室,项目办公室在项目团队中的位置,2、项目管理办公室的职责,项目管理办公室的5种角色：标准方法的开发者、文档编制者和智囊团。为项目设置一套前后一致的工具与过程。资源评估者。基于以前项目的经验，PMO可以在人员、成本及时间方面确认有关项目的商业假设；它还是关于跨智能项目资源冲突或配合的信息来源。项目计划者。为以往项目计划设置的能力中心和图书馆。项目管理咨询中心。为项目管理提供一系列管理职责，也为项目提供项目经理或发展他们成为顾问。项目评审及分析中心。一个储存有关项目目标、预算、进程，以及历史信息的知识管理中心，它以经验教训的形式存在于项目生命周期及其以后的过程中。,3、项目管理办公室的客户 主要有：组织决策者项目经理与主管项目团队成员职能部门经理其他项目利益相关者,