办公用品和设备管理课件.ppt

第5章 办公用品和设备管理,CONTENTS,01,5.1 办公用品的管理,目录,02,5.2 办公设备的使用和管理,5.1 办公用品的管理,5.1.1 办公用品的采购与进货,1.采购办公设备和用品的程序,提出购买申请,审批，落实经费,招标，选择供应商,签订供货合同,货物入库,支付货款,价格和费用质量和交货服务和位置安全和可靠性,货物的型号、规格、数量，约定交货方式与付款方式等。,电话订购,直接购买,传真订购,因特网服务,2.办公设备和用品的订购方式,3.办公设备和办公用品的接收程序,（1）先用订货单和通知单核对对方交付货物时出具的交货单及货物。（2）若发现数量不对，应立即通知采购部分联系供应商。（3）接收数量的出入也应通知采购部门，以按真实数量支付货款。（4）接收的每一类货物的详情，应输入到办公用品库存卡的接收项中。（5）接收后，要及时更新库存余额。（6）将接收的货物按照办公用品存储规定存放好。（7）订立物品发放制度，确定物品发放人。,5.1 办公用品的管理,库存控制概述,库存控制的必要性,库存控制的作用,5.1.2 办公用品的库存保管与发放,5.1.2 办公用品的库存保管与发放,1.库存控制概述（1）库存卡的内容项目单位库存参考序号最大库存量再订货量（日用量*运送时间+最小量库存）,最小量库存日期接收发放余额,库存控制概述,库存控制的必要性,库存控制的作用,5.1.2 办公用品的库存保管与发放,库存控制概述,库存控制的必要性,库存控制的作用,5.1.2 办公用品的库存保管与发放,3.库存控制的作用,01,02,03,04,精确统计库存数量并防止被盗,确保所需物品的充分供应,经库存物品所占的空间减到最小,避免物品被破坏或因过期作废,2.登记库存目录,耗材的购买在库存卡上有记录，非耗材（固定设备、家具等）也要记录在库存目录单上，用于公司财产的审查。库存目录包括以下信息：库存目录系列号财产描述财产消耗供应商名称接受日期存放位置,3.物品库存保管中应采取的措施,（1）储藏间或物品柜要上锁，保证安全，减少丢失，储藏需要的面积取决于单位的大小。（2）各类物品要清楚的贴上标签，表明类别或存放地，以便能迅速找到物品。（3）新物品置于旧物品的下面或后面，先来的物品先发出去，保证物品不会因过时而不得不销毁。（4）体积大、分量重的放置在最下面，以减少从架子上取物时发生事故的危险。（5）小的物品、常用的物品（如订书针、笔）应放在较大物品的前面，以便于找到和领取。（6）储藏间要有良好的通风，房间保持干燥。（7）储藏办公用品应有良好的照明。,4.物品的发放,(1)制作申请单,(2)备案清单,(3)发放物品应有下列手续,(4)监视控制,指定人员发放,按单位的有关制度规定发放时间,紧急需要物品时必须有相应的处理程序,必须填写物品申请表，并由授权人签字批准,物品申请表包括下列细节：申请表编号、申领部门、物品名称（项目）、数量、特殊要求、发放人签字、领取人签字、授权批准人签字、日期,清点核实发放办公用品,提醒使用部门和人员节约使用办公用品,5.节约使用办公用品的措施,复印机,传真机,电话、移动电话,计算机、打印机、网络设备,5.2 办公设备的使用和管理,复印机,打印机,传真机,数码相机,5.2.1 复印机的使用和管理,1.复印机的基本原理2.复印机的分类（1）按稿台方式分稿台移动式静电复印机稿台固定式静电复印机,（2）按主体体型区分：台式复印机落地式复印机组合式复印机,（3）按复印幅面尺寸区分大型复印机（A1以上）中型复印机（A3或A2）小型复印机（A4以及下及袖珍式、卡片式）（4）按色彩还原性能区分黑白单彩色全彩色,3.复印机的使用,静电复印机的使用步骤,送纸方式,复印机的使用常识,3.复印机的使用,静电复印机的使用步骤,送纸方式,复印机的使用常识,3.复印机的使用,静电复印机的使用步骤：(1)预热。按下电源开关，机器开始预热。预热结束，复印键绿灯亮，就可以开始复印。标准方式：复印倍率为等倍，复印曝光量为自动，复印张数为1张。(2)放置原稿。检查所选用的复印纸尺寸及纸张应横放还是竖放。盖板时要盖严。(3)设定份数。将复印份数输入控制面板中。(4)设定复印倍数。复印一般有固定缩放倍率和可调节缩放倍率两种，可按需调节。,3.复印机的使用,静电复印机的使用步骤：(5)选择复印纸尺寸。根据原稿尺寸、缩放倍率选取复印纸尺寸。(6)调节复印浓度。根据原稿纸张、字迹的色调深浅，调节复印浓度，复印图片和印刷品时一般需将浓度调浅。(7)当复印纸张较薄而底稿两面都有字时，可在该页背后垫上一张白纸，防止背面的字透印出来。当复印无法拆开的书本时，可两页中间夹一张厚白纸，遮挡暂不印的一页和中缝,3.复印机的使用,静电复印机的使用步骤,送纸方式,复印机的使用常识,送纸盒自动送纸手动送纸,3.复印机的使用,静电复印机的使用步骤,送纸方式,复印机的使用常识（P148）,4.复印机的管理,复印文件资料要办理登记审批手续，详细填写复印时间、保密等级、份数经办公室主管批准签字后送文印室复印。,为确保复印机的安全运转每天下午下班时关机，过时送来的文件将延至次日复印，急件经办公室主管批准后，方可临时开机。,不得擅自复印绝密文件和个人材料，复印机密文件需经公司领导批准。复印机由专人保管使用其他人员不得自行开机。,关闭复印机电源开关，切断电源。不可未关闭机器开关就去插拔电源插头，这样容易造成机器故障。,4,3,2,1,5.复印机的维护和保养（P149）,5.2.2 传真机的使用和管理,传真的收发,3,传真机的操作方法,2,传真技术概述（略）,1,传真机常见故障及处理,4,5.2.2 传真机的使用和管理,2.传真机的操作方法,（1）传真准备调整传真机的状态“传真/电话”（FAX/TEL）开关传输信道：9600b/s，传输信道质量较差选择4800b/s或2400b/s装纸原稿放置文件,2.传真机的操作方法,（1）传真准备（2）试运行接通电源开关，观察液晶显示屏是否出现“准备好”(READY)，或检查指示灯亮否，若处于READY状态或指示灯亮，则表明机器可以发送或接收。将欲复印的原稿字面朝下放在引导板上。 选择扫描线密度的档次。一般置于“精细”级，此档的主扫描线密度为8线mm，副扫描线密度为77线mm。也可选择“标准”级或“超精细”级，不管选用哪个档次均有液晶显示或指示灯显示。原稿灰度调整。当原稿图文颜色较深时，将“原稿深浅”键置于“浅色”位置；若图文颜色较淡时，就将该键调至“深色”位置。最后按复印(COPY)键。,2.传真机的操作方法,（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）发送文件前不通话，操作步骤如下：检查机器是否处于“准备好”(READY)状态；放置好发送原稿；摘取话机手柄，拨对方号码，并监听对方的应答信号(长鸣声)按启动键(START)，这时发送指示灯或液晶显示TRANSMIT”，表明机器开始送文件；挂上话机，等待发送结束并收取对方记录报告；根据报告上的差错情况，再进行重发，直至全部无误为止。,2.传真机的操作方法,发送文件前需要通话，操作步骤如下：检查机器是否处于“准备好”(READY)状态；放置好发送原稿；选择扫描线密度和对比度；摘取话机手柄，拨对方号码，并等待对方回答；双方通话；通话结束后，由收方先按启动键；当听到收方的应答信号时，发方按启动键，开始发送文件；挂上话机，等待发送结束。若发送出现差错，则应重发，直至收方正确接收为止。,发送操作时的注意事项若按下“停止”(STOP)键时，发送马上停止，此时不能强行抽出卡在传真机中的原稿，只能掀开盖板取出；在发送期间，也不允许强行抽出原稿，否则会损坏机器和原稿；当出现原稿阻塞时，要先按“停止”(STOP)键，然后掀开盖板，小心取出原稿。若原稿出现破损，一定要将残片取出，否则将影响机器的正常工作；若听到对方的回铃音，而听不到机器的应答信号时，不要按启动键，应打电话问明情况后再作处理。,2.传真机的操作方法,（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）（4）接收方式（自动接收、人工接收）自动接收电话振铃一次，机器自动启动，液晶显示RECEIVE”接收状态或接收指示灯亮，表示接收开始；接收结束，液晶显示RECEIVE消失或接收指示灯熄灭；机器自动回到“准备好”(READY)状态。,2.传真机的操作方法,（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）（4）接收方式（自动接收、人工接收）人工接收，操作步骤如下：使机器处于“准备好”(READY)状态；当电话振铃后，拿起话机与对方通话；通话结束，按发方要求，按启动键(START)，开始接收；挂上话机；若接收处现差错或质量不好时，可与对方联络，要求重发，直至满意为止。,2.传真机的操作方法,（1）传真准备（2）试运行（3）发送方式（通话和不需要通话两种情况）（4）接收方式（自动接收、人工接收）（5）“卡纸”问题定期保养。选好纸张。不选用同一包纸内厚薄不均，尺寸不一，甚至有缺损的传真纸；不选用边缘有毛茬传真纸；不选用纸毛太多传真纸。一旦发生“卡纸”，在取纸时只可扳动传真机说明书上允许动的部件，不要盲目拉扯上盖；尽可能一次将整纸取出，不要把破碎的纸片留在机器内。,3.传真的收发,（1）发出传真拟写文稿，若传真业务较多，可填写传真文件表登记归档（2）接收传真登记处理,4.传真机常见故障及处理（P154）,故障1故障2故障3故障4故障5故障6故障7,5.2.3 打印机的使用和管理,5.2.4 数码相机的使用和管理（略）,第5章到此结束！,