物业管理公司财务管理规定.doc

物业管理公司财务管理规定第一章 物资管理办法第一节 总则第一条 为加强公司固定资产、材料、低值易耗品、办公用品的管理，保证物资及时供应、合理分配使用，满足生产、经营的需要，提高公司整体经济效益，根据国家有关规定，结合公司实际情况，特制定本办法。第二节 物资分类第二条 公司将物资分成四大类：固定资产、材料、低值易耗品及办公用品。第三条 物资分类标准如下：（一） 具备以下任何一个条件的物资为固定资产：（1） 使用年限超过一年且单位价值在2000元以上的房屋、建筑物、机器、运输工具及生产经营用的设备、器具、工具等；（2） 非生产经营用、单位价值在2000元以上且使用年限在二年以上的设备、器具、工具等。（二） 低值易耗品主要是指单位价值低于2000元的各种为生产或办公服务且使用期限较长的设备、器具、工具等。（三） 办公用品主要是指公司员工日常办公使用的价值较低的各类消耗性物品。（四） 材料主要指为建造及日常维护固定资产而耗用的除上述分类以外的各类物资。第三节 物资采购管理第四条 公司的物资采购原则上由使用部门提出书面申请、行政部统一办理，对一些特殊物资必需由使用部门指定专人予以配合以保证物资的质量与性能；第五条 公司的物资采购原则上实行集中、定点采购，大宗物资采购或批量采购应实行招投标制度，并做好采购立项报告。第四节 物资入库管理第六条 公司所有物资采购均应在行政部办理入库手续。行政部库管员应根据物资采购申请单或立项报告，会同相关部门对物资的数量、质量进行验收。第七条 采购物资验收合格后由行政部签发一式三联入库单，入库单由库管员及验收部门的相关人员共同签字确认。第八条 三联入库单一联为库管员做帐登凭证，一联作为报销的辅助凭证，第三联为会计核对库房账后做帐凭证。有关库房管理见公司库房管理方法。第五节 物资领用管理第九条 任何物资的领用，领用人均应填写一式三联出库单(或领料单)并经相关部门领导批准。出库单一联存领用部门，一联用于财务部门的帐务处理，一联作为库管员记帐的依据。第十条 固定资产类物资的领用应根据公司固定资产需求计划，经部门负责人审核，主管副总经理签字方可发放。第十一条 原辅材料、备品备件等物资发放，应由领用部门负责人审核，主管副总经理签字方可发放。第十二条 办公用品的领用应按公司办公用品标准定时定量发放(详见公司办公用品管理规定)。重要办公用品，应由部门负责人审核，主管副总经理签字方可发放。第十三条 库管员发放固定资产类物资及重要办公用品，如网络设备、计算机、软件、通讯设备、交通器材、办公家具等，应设置部门或个人实物领用帐户（保管卡），由使用部门负责人及使用个人签字共同签字，并由使用人承担物资使用保管责任；无法确定使用责任人的，由使用部门负责人承担物资使用保管责任。第六节 物资使用管理第十四条 物资领用(使用)者应根据物资特性，保管好物资，不致损坏或丢失，更不得浪费。领用后未用物资以及自然损坏、报废的物资应按规定程序及时退库或回收库房。退库时库管员应签发一式三份的退库单或废旧物品回收单。第十五条 废旧物资（含包装物）回收后应尽量进行综合利用。确无用处并经相关领导批准的废旧物质由行政部负责处理，所得款项应全额上交公司财务部门。第七节 物资盘存管理第十六条 公司行政部和财务部门应随时对公司库存物资进行实地核对、盘点，以达到“帐帐、帐物、帐卡相符”。第十七条 每年12月25日前公司行政部及财务部门应共同对公司所属物资进行一次年终盘存，对物资的使用、保管、损坏及帐目情况进行一次全面清查，并将相关情况据实呈报公司总经理，以作出相应的物资处理决定，并报财务作相应的帐务处理。第八节 物资管理奖惩规定第十八条 公司行政部和财务部门要严格对公司物资实行实物与价格管理，做好物资计划、资金安排与审核、物资采购、库房管理、物资使用与盘存核实工作。第十九条 因个人责任（使用和管理不善），对公司物资造成经济损失者应承担经济赔偿责任，并视其情节轻重，给予相应的行政处罚。第二十条 对徇私舞弊的人员（包括私自收受回扣、擅自拿走公司财物等）和故意毁坏公司财物者，除了追究经济责任外，视其情节轻重同时给予相应的行政处罚，直至开除；对重大责任者，依法追究其法律责任。第九节 附则第二十一条 本办法由公司财务会计部负责解释。第二十二条 本办法自颁布之日起施行。第二章 借款、报销流程及办法为加强企业财务管理，合理使用资金，提高办公效率，根据公司有关规章制度和实际情况，制定本办法。一、 借款：借款主指公司各部门为经营或管理需要，需垫支或对外支付的，尚无正规发票的款项，分为现金借款和票据借款。1、现金借款：借款人应提前半天通知财会部门,将借款单经部门经理签字后，根据金额大小分别签字。现金借款应严格按现金使用范围借支。流程图附下：2、票据借款： 票据是特指支票、汇票、电汇、银行承兑等银行票据；除必须支付现金的款项外，公司的对外支付，原则上均应以票据支付。借款单注明借款事由，经部门经理签字后，依照有无合同等不同情况分别办理审批手续。流程图附下：二、 报销：1、通讯费及市内交通费的报销：此两项费用是指员工每月可凭票报销的移动电话费和市内。两项费用具体的报销标准，参照公司制定的有关规定；这两项费用的报销，各部门必须指定专人到财会部办理。该办法实施时,各部门指定专人的姓名填列在本稿所附表格里。流程及表格附后：流程图：表格：部门指定人部门指定人部门指定人行政部市场部VOIP事业部人力资源部宽带社区部客户服务中心财务会计部大客户部管理信息部工程建设维护中心网络规划管理部2、 他费用的报销：公司各部门为经营或管理而取得正规单据后， 需支付或应支付的各种款项， 也包括借款冲账的款项。报销人应及时整理好各类单据，并进行分类，将同一事项的单据归集并编制报销单，经部门经理签字后，再按金额大小分情况分别签字报销。具体流程图如下：3、 物资采购的报销：三、财会部对外办工时间：凡涉及报销和借款冲账的各种款项，只在周二、周四集中办理；现金及票据借款，可在周一至周四全天和周五上午办理，周五下午财会部原则上不对外办公。对外办公时间： 周一至周四 AM9：00-12：00 PM1：00-5：30周五 AM9：00-12：00报销时间： 周二 AM9：00-12：00 PM1：00-5：30周四 AM9：00-12：00 PM1：00-5：30四、以上借款、报销流程及方法由财务会计部负责解释说明