燃气公司人事行政管理制度【经典范例】.doc

燃气热电有限公司人事行政管理制度编制：核准：目 录一、行政篇：1、·································门卫管理制度2、·································印信管理制度3、·································档案管理制度4、·····················复印、打印、传真管理制度5、·································通讯管理制度6、··································收发文制度7、·································绿化管理制度8、·······························计算机管理制度9、·································食堂管理制度10、································车辆管理制度11、························劳动保护用品管理办法12、···························公文处理实施细则13、·······························会议管理制度14、·······························保密管理制度15、································值班管理制度16、····························办公用品管理制度17、······················接待和招待费用管理制度18、····························租房补贴管理制度19、···························服饰、胸牌管理制度20、·····························通讯员管理制度21、····················办公区域环境卫生管理制度22、·························办公室内务管理制度二、人事篇： 1、·····························人事操作管理流程2、·························人事评议考核管理制度3、·····································考勤制度 4、·····························员工培训管理制度5、·························岗前培训安全管理制度6、·····················干部升职审批与任用的规定门卫管理制度一、总则(一)门卫管理是企业管理的一个缩影，是体现管理水平的标准之一，为强化门卫管理，特制订本制度。(二)本制度适用于本公司员工和保安人员。二、管理办法(一)保安人员要严格遵守执行保安工作条例、保安服务协议书等规章制度，恪尽职守、文明执勤、礼貌待客。(二)保安人员要做到二十四小时轮留值勤，每两小时巡视巡逻全公司一次。发现违纪、偷窃等行为，要及时制止和向上级汇报并作好记录。发生治安事件和灾害事故，应采取积极有效的应变措施，并及时向公安机关报案。发现员工违纪违规行为，要及时向主管部门汇报，协助处理。(三)保安人员必须出门站岗值勤。(四)警卫室要保持干净和安静，物品放置应定位规范，不能在警卫室内吸烟。无关人员不得在警卫室逗留、闲聊、嬉笑、打闹、借故刁难、纠缠执勤人员。违者，视情节轻重，严肃处理。值勤人员态度粗暴，不文明不礼貌，故意刁难员工或外来人员，一经发现，将按照双方协议书有关规定严肃处理。 (五)严格执行员工出入制度。当班员工原则上不得离开公司（含工程建设工地），确需外出，应如实填写员工出入证或凭出车单出入。部门经理以下员工外出，须由所在部门经理审批；部门经理以上员工外出，须经总经理室审批；不符合上述手续者，保安不准放行。强行外出者，应立即上报人事行政部。外来人员因公务需进公司，经被访人同意，凭有效证件，准确填写会客单后，佩戴“来宾证”方可进公司；会客结束后，凭被访人签字的会客单，归还“来宾证”后，方能离开公司。外来人员一时没有联系上被访人，可在警卫室内的会客室或指定地方等候。严禁闲杂或与公司工作无关人员进入公司。(六)公司员工上班时间不得进行私人会客，特殊情况须经所属部门领导同意，但只能在警卫室内的会客进行。(七)衣冠不整、穿拖鞋、穿背心、短裤者，不得进入公司内。(八)严格执行物资管理规定，任何物资出入公司均需办理有关手续。凡协作单位、施工单位的非本公司物资，进入公司时，需在警卫室登记，末经登记的物资不得放行；凡购买、加工、借用的材料、半成品、工具等物资运出公司须持有财务部出具的出门证，经核对无误后方可放行；凡节假日、上班前、下班后，因工作急需外出加工的物资，须经部门经理以上领导签字同意后方可放行。(九)严格执行车辆出入制度，外来车辆进公司需严格检查，作好登记。摩托车、自行车(食堂购菜、送水车除外)，一律不得入公司。本公司车辆外出须凭出车单，如无出车单，保安有权拒绝放行。副总经理以上领导除外。车内人员一律凭出门证(副总经理以上车辆除外)，否则不予放行。(十)严禁代人打卡或仿造考勤或打完卡又借故离开公司。保安要作好违纪违规人员的登记，并及时向人事行政部上报。(十一)对违反本制度又不服从保安管理者，执勤人员有权强制执行，由此造成的一切后果由当事人负责。三、附则(一) 本制度的解释权属人事行政部。(二) 本制度自公布之日起执行。印信管理制度一、 总则（一） 为保证印章、介绍信使用的合法性、严肃性和可靠性，有效地维护公司利益，杜绝违法行为的发生，特制订本制度。（二） 本制度依据行政印信管理工作要求及公司有关文印管理制度。（三） 本制度适用于苏州工业园区蓝天燃气发电有限公司印信管理。二、 管理内容与要求1、 印章的启用（1） 新印章要做好戳记，并留样保存，以便备查。（2） 印章启用要事先发启用通知，注明启用、发放单位和使用范围。2、 印章的保管、交接和停用（1） 公司各类印章的保管a、 董事会、公司的正式印章、专用印章、钢印、手章由人事行政部保管；b、 各部门印章由各部门指定专人负责保管；c、 印章保管须有记录、注明印章名称、颁发机关、枚数、收到日期、启用日期、领取人、保管人、批准人、图样等信息；d、 印章移交需办理手续，签署移交手续证明，注明移交人、接交人、监交人、移交时间、图样等信息；e、 有下列情况的印章须停用： 机构变动要机构名称改变； 上级部门通知改变印章图样； 印章使用损坏； 印章遗失或被盗，声明作废。f、 印章使用要提出处理办法，并报经公司领导批准，及时将停用印章送制发机关封存或销毁，建立印章上交、请退、存档、销毁的登记档案。3、 印信管理（1） 公司公章、法人章和介绍信统一由人事行政部归口管理。公司各部门刻制公章、合同章、干部名章等由人事行政部统一负责办理，并进行登记、编号、启用或废止。公章和介绍信不得随意放置、使用和擅由他人代行其职。（2） 凡是以公司名义对外发出的文件，需经公司总经理签发后，方可用公章。（3） 各部门对外发出的便函、报表、文字材料及办理其它事宜需用公司公章时，由各部门经理签注意见，经公司总经理同意后，方可用印，并应做好登记。（4） 各部门对外联系工作需出具公司介绍信时，属本部门业务范围的，由部门领导在便条上签注意见，到人事行政部用印；属于重大事项和到外省（市）办公、学习等，必须经总经理同意，方可用印。（5） 本制度所述公章包括钢印。4、 介绍信的使用（1） 开介绍信，必须填明公出理由、所去单位、公出人数及使用期限等。写介绍信文字应清晰，如有修改应用校正章，介绍信与存根间应盖骑缝章。严禁使用空白介绍信。（2） 介绍信要严格执行登记编号制度，详细如实填写存根。各部门领用的介绍信存根和作废的印鉴须及时交人事行政部注销，登记存档。（3） 加盖公章必须端正清晰，不漏盖、错盖。（4） 负责印信人员必须严格核对是否经领导签发并掌握文件份数、印制质量，经校验与领导审核无误后再加盖印鉴。（5） 加盖印章要齐年盖月，上不压正文，下压年月日即可。几个单位联合发文用印时，印章不可交错。三、 附则（一） 本制度解释权属人事行政部。（二） 本制度自公布之日起执行。附：介绍信和用印流程图介绍信的流程图介绍信使用申请人行政秘书机要室出具开具申请同 意填写用印申请同 意部门经理总经理室行政秘书行政部填写介绍信盖章用 印 流 程 图用印申请人填写用印申请表经总经理在用印申请单上签字同意行政部根据用印申请表的批准情况办理盖章 档案管理制度一、总则(一)本制度根据中华人民共和国档案法、电力工业企业档案分类规则及有关部门的规定，结合我公司具体情况制定。(二)档案管理工作的基本任务是做好档案的收集、整理、鉴定、保管、统计和利用工作。(三)本制度适用于苏州工业园区蓝天燃气热电有限公司档案管理。二、档案管理的体制(一)人事行政部经理是公司档案工作的主管领导。(二)人事行政部设置档案室，配备档案管理专职人员，统筹、协调和组织公司的建档立卷工作，督促指导各兼职档案员对档案资料的收集和管理归档工作，代表本公司对外联系有关档案业务。(三)企业档案工作在业务上接受上级档案部门的监督和指导。(四)档案工作坚持集中统一管理原则。根据本公司管理体制规定，文书、科技、声像档案由档案室负责管理。本制度分别制定各类档案的各类制度。(五)档案管理网络是以档案室归口管理、监督为主，以各部门兼职档案人员为辅的管理网络。网络活动应传达和贯彻上级有关企业档案工作的政策和要求，开展档案业务培训，使企业档案实行规范、标准化管理。三、档案管理(一)文件材料归档要求1、归档的文件材料必须准确地反映本公司施工、生产、科研、基本技术和经营管理等各项活动的真实内容和历史过程。2、在生产活动中形成的文件材料，由各部门兼职档案员负责收集、整理立卷，交档案室统一管理。3、归档的文件材料必须完整、系统、准确，各项签字手续完备，书写材料要益于长期保管，禁止使用圆珠笔、铅笔、纯蓝墨水和复写纸。4、文件材料的归档范围和保管期限分别以能源部火电企业档案分类表和电力工业系统技术档案保管期限表为标准。5、凡本单位在各项业务中形成的具有保存价值的文件材料、包括声像材料都必须移交档案室归档，任何部门和个人都不得占为已有。6、工作人员因工外出学习、考察及参加各种会议的文件材料，应按文件归档范围的要求交档案室归档。(二)档案保管1、接收档案要认真验收，并办理交接手续。2、存放档案必须有专用库房、专用柜，做好办公、阅览、库房三分开。档案库房应具有良好的环境，具有防火、防盗、防潮、防尘、防虫、防光直射等安全措施。3、定期检查库房的安全措施，库房的温、湿度分别控制在1424和45%60%。4、库房内严禁烟火，不准堆放易燃、易爆物品，下班前要切断电源，关闭门窗。5、库房内案卷排列要科学，便于利用和保管。6、定期进行库藏档案的清理、校对，做好帐物相符。7、凡离、退职人员都必须向档案室交还所借档案，并由档案室负责人在离职单上签字。8、档案管理人员工作调动，要办理档案数量和状况的交接手续。(三)档案鉴定与销毁1、根据国家档案局及有关部门规定，编制档案保管期限。档案保管期限分永久、长期（1650年）、短期（15年以下）三种。2、日常的鉴定工作由档案室负责，对新入库的档案应正确划分保管期限。3、库存档案的定期鉴定由鉴定小组负责进行，鉴定小组由公司主管档案工作的领导、档案人员和业务技术人员组成，对超过保管期限的档案提出存毁意见，由档案部门写出鉴定报告，在保管单位备考表中注明鉴定意见，由小组负责人签名，并注明鉴定日期。4、销毁的档案需严格掌握，销毁前要编制清册，提出销毁报告，经档案主管领导审批。销毁的档案要严格执行保密规定，将作废档案送至指定地点监销。5、档案销毁清册要永久保存。(四)档案统计1、档案管理要建立健全统计工作，统计数据以原始记录为依据，做到准确可靠。2、档案统计主要有档案管理基本情况统计、档案数量统计、档案提供利用及效果统计。(五) 档案信息开发利用1、档案信息开发利用是企业档案管理的一项重要内容，要积极开展档案的二次整理和编研，利用档案信息资源，有效地为企业的各项工作服务。2、企业档案开发和提供利用，必须严格执行保密制度。3、根据档案的机密程度，确定不同的利用范围，规定不同的利用审批手续。外单位人员查阅我公司档案，应持介绍信，经主管领导批准方予接待。未经允许不准拍照、复制、转抄，不准将档案带出厂外。4、利用档案均需办理登记手续，爱护档案，不得折叠、拆卷，随意更改和涂写，如发现损坏、丢失和泄密，应追究责任。5、正本档案均不出借，一律在阅览室查阅，情况特殊者需经领导批准。6、档案利用后，利用人应按要求填写档案利用效果登记表。(六)档案管理人员1、档案工作人员要忠于职守，具备专业知识和档案管理知识，熟悉和了解企业的各项管理活动。2、档案管理人员的工作安排要相对稳定，有利积累经验，开展工作。四、文书档案管理 文书档案是记述和反映企业在执行党和国家路线、方针政策、法律、法规和各项活动的真实原始记录，是企业的基本情况和历史面貌的记录，是查考、研究和总结的主要依据。(一)基本任务1、对本厂各部门文件材料进行归档。2、各部门兼职档案员或业务人员应收集本部门每年所行成的文件材料，确保文件材料收集齐全、完整。3、文书档案案卷格式执行GB/T9705-88标准(二)文书档案归档范围和保管期限表序号归 档 范 围保管期限1党和国家领导人、上级部门视察、检查本单位工作时形成的题词、讲话照片等重要文件材料永久2公司召开的会议1公司厂办公会的记录、纪要、讨论通过的文件。永久2公司召开的工作会议和重要的专业会议文件(1) 通知、代表名单、日程、报告、讲话、会议记录、决议、决定、纪要、总结、讨论通过的文件、模范人物名册、奖励名单及重要的声像材料。永久(2) 典型材料、代表发言、学术报告、简报。长期(3) 小组会议记录短期3公司召开的一般专业性会议文件：(1) 纪要、通知、总结、讲话、报告、重要的声像材料。长期(2) 典型材料、代表发言、简报短期3公司制发的（包括与其他单位联合制发的）各种文件材料、决定、决议、指示、规定、办法、通报、通知等。(1) 方针、政策法规性的、重要的永久(2) 一般的长期(3) 事物性有参考价值的短期4上级单位召开的重要会议文件材料(1) 重要的有查考意义的长期(2) 一般的短期5上级单位颁发的文件材料永久(1) 针对公司业务并执行的重要文件(2) 一般的长期(3) 其他需要执行的文件材料短期6本公司的请示、报告与上级机关的批复(1) 重要的永久(2) 一般事务性的短期7计划、规划、统计报表1 公司及上级单位下达的(1) 年度的长期(2) 半年、季度的、月度的短期2 下级单位报送的：(1) 年度和年度以上的长期(2) 年度以下的短期8工作总结、报告(1) 年度的、重要专题的永久(2) 半年的、季度的、一般专题的短期9有关机构设置、撤并、名称更改、工作条例、人员编制、启用印信文件材料永久10干部任免的文件材料(1) 上级机关对公司领导人的任免永久(2) 公司内部机构负责人的任免长期11公司劳动模范、先进工作（生产者）等文件材料(1) 省、市级以上表彰、奖励的文件材料永久(2) 本单位评选取表彰先进工作者的通知决定及事迹材料长期12监察工作形成的请示报告、案件处理结论、通报等1 影响大的、问题严重的永久2 一般的长期13公司处理的文件材料有省、市以上领导人重要批示和处理结果的永久有上级机关或本单位领导人重要批示和处理结果的长期其他短期14干部职工录用、转正、调动工作（包括行政、工资、工会、团组织介绍信及存根）、调资、定级、离退休、职务聘任、职称评定、劳动保护、劳保统筹、职工教育、技术考核及抚恤、死亡等文件材料长期15公司职工、团员名册永久16公司的组织沿革、大事记永久17公司财产、物资档案等交接凭证永久18公司编辑的反映主要职能活动的出版物定稿和样本永久19团总支、工会形成的文件(1) 团代会、职代会等会议通知、名单、议程、报告、总结、领导人讲话、决议、纪要、选举结果、重要的声像材料长期(2) 年工作计划、总结、会议文件、团费会费管理长期(3) 简报和一般文件短期五、财务会计档案管理(一)财务档案归档范围及保管期限1财务管理方面的文件(1) 上级、本单位关于财务工作和各项规定、制度(2) 年度基建、生产财务计划、年度财务决算，年度外汇收支计划(3) 申请外汇的请示、批复、专项资金的核定、提取分配、 使用(4) 电价的管理(5) 财税管理(6) 重要的长期 一般的短期2、财务档案整理、装订(1)每年形成的财务资料应及时汇集、整理，财务部门应分门别类立卷装订成册。(2) 原始凭证大于记帐凭证，应将原始凭证逐张折齐于记帐凭证，防止原始凭证破碎损坏。(3)根据记帐凭证编辑顺序整理，用腊线装订成册，加盖贴封签，在封面上应写明凭证的起迄号、装订日期，并由会计主管盖章。(4)装订成册、总帐、银行和现金日记帐都应有编号，在年度终了后，必须检查 有无缺页或漏页、错号和重复号。(5)在年终了后，活页记帐必须另行装订，装订前由记帐人员认真检查有无缺页，然后编号，加封面和封底，用腊线装订成册。3、财务档案移交(1)当年财务档案在年度终了后暂时由财务部门保管一年，至第二年第一月，由财务部门按归档要求，立卷成册，编制清册后移交档案室。(2)财务部门与档案室交接档案时，必须认真核对，做到帐物相符，双方签名盖章，各留清单一份。(3)财务部门必须按时将应归档的全部档案移交档案室，不得自行封包保存。档案室必须按期点收，不得推诿拒绝。(4)档案室接收保管的会计档案，应保持原卷册的封装，如特殊原因必须拆封或抽出附页时，需经财务部门领导同意后，会同原经办人共同拆封，以分清责任。(二)会计档案的内容和管理1、会计档案是指会计凭证，会计帐簿，会计报告和重要的经济合同等会计资料。2、会计档案年度终了按规定分类及编号，登记造册。凭证类会计凭证和原始凭证（按年度编卷号）银行存款余额调节表工资表 现金日记帐 银行存款帐 总帐 明细分类帐报表类 年度会计报表 月报表及财务快报其他类 会计档案移交清册 会计档案销毁清册凭证类 原始凭证和记帐凭证保管15年 银行存款余额调节表保管3年 工资表永久保存帐簿类 现金日记帐保管25年 银行存款帐保管25年 总帐保管25年 明细分类帐保管15年报表类 年度会计报表永久保存 月，季度保管五年其他类 会计档案移交清册保管15年 会计档案销毁清册保管25年 会计档案保管清册保管25年涉及外事及对私改造的会计档案永久保存。(三) 会计档案的销毁 会计档案保管期满后需要销毁时，由档案保管部门提出销毁意见，会同财会部门共同鉴定，严格审查，编造“会计档案销毁清册”，经单位领导审查，报经上级主管部门批准。对于到期未了结的债权、债务的原始凭证，应单独抽出，保管到结清债权、债务时为止。(四)会计档案交接1、会计人员调动工作，必须办理交接手续。2、会计人员办理交接手续，必须有监交人负责监交会计档案保管清册。3、会计档案由财务部门指定由专人负责保管。4、本部门人员调用会计档案，由专人负责登记，归还时核对销号。5、本单位人员调阅会计档案，要经财务部门领导批准。外单位人员调阅会计档案，要有介绍信，并经单位领导批准。(五)会计档案保管期限1、会计主管人员办理交接手续，由厂部行政领导监交。2、移交人员要编制移交清册，逐项移交，接替人员要逐项核对点收。六、技术档案管理(一)技术档案归档范围及保管期限1关于出国考察、友好往来、参加会议、工程建设等工作中形成的文件：(1) 重大活动的主要文件永久(2) 审核手续、考察报告长期(3) 工程建设中形成的文件： 合同、合同附件、谈判协议、议定书 各设计阶段的有关文件、审查议定书 国外设备材料验收及设计联络、开箱检验 记录、商检及索赔永久(4) 谈判记录、外国技术人员现场提供的文件材料永久(5) 谈判过程中外商提交的材料、出国考察收集的有关材料、技术问题来往信函：永久重要的长期一般的短期2电力基建工程方面的文件(1) 初步可行性研究的文件长期(2) 可行性研究永久(3) 初步设计永久(4) 竣工验收的文件材料永久(5) 合同、协议等契约性文件材料永久3办公、生活福利建筑(1) 工程建设文件：凭证合同、协议、函件、项目计划申请报告和批文、征地证书、拆迁协议及设计、施工建设单位来往文件等永久(2) 工程地质、地形、地震等调查勘测报告永久(3) 设计审批文件：工程设计任务书、初步设计永久(4) 及其审批文件永久(5) 施工图设计技术文件材料永久(6) 施工管理文件长期/短期(7) 竣工验收文件永久4科技工作(1) 科技管理合同、协议长期(2) 科研成果、学术论文（获公司级奖励以上的）长期（3）一般的短期（4）技术改造、技术革新及合理化建议等文件短期5生产技术管理方面的文件(1) 生产技术管理的规定、办法长期(2) 检修、调度运行管理全厂性试验长期(3) 安全技术管理规定、通知、会议纪要长期(4) 环境保护的通知、规定、会议纪要、调查短期(5) 节能管理长期(6) 燃料管理长期(二)技术文件的收集办法1、技术文件的收集由档案室统一归口，并及时填写到图通知单通知有关领导和专业。2、基建工程应于工程竣工交接验收后，在30天之内由基建部门将竣工图及工程档案移交档案室，规模大的工程项目，可分阶段归档，施工图（翻译版和竣工图）均作永久保存。3、在基建施工、重大技术改进工程项目或每次科研成果进行鉴定验收时，必须有科技档案管理部门参加，对应归档的技术文件材料进行验收，以保证技术文件的完整性、准确性、系统性。4、国内购置或国外引进的设备随机技术文件、图纸、产品说明书、均由档案室集中统一管理、设备开箱时须有档案人员（或兼职人员）参加并负责收集。5、电力生产技术文件的收集范围：序号技术文件名称最终形成部门归档文件1运行规程、检修规程、技术标准各部门由各部技管人员交档案室三套（发电部由专业管理工程师负责）2运行系统图发电部由管理工程师交档案室3值长运行调度记录发电部每年第一季度向档案室移交上年度记录4设备运行时数统计、措施、专题总结分析总工办发电部每年第一季度交上一年度统计材料5全厂性试验（调度及热力试验）总工办、检修部发电部试验报告形成后及时交档案室6机、电、炉、燃料、热工、化学专业运行的打印和抄表日志发电部每年第一季度收集上一年运行记录7水温、潮位记录记录形成后及时交档案室8建筑物监督记录（沉陷、标高、防风、荷重、抗震）6、主设备大修形成技术文件的收集范围：序号技术文件名称最终形成部门归档文件1大修施工计划及技术措施各部门大修结束一月内向生技部门移交经生技部门审核后交档案室归档2大修总结各部门3大修会议纪录厂办4大修总结生技部门审核意见生技部5试验报告：探伤金相组织光谱机械性能（硬度蠕变）测频报告（叶片、风扇）调速特性试验压力容器、管壁测厚护环探伤发电机、主变绝缘报告重大特殊项目检修部由检修交档案室6化学检查及分析报告：炉管结垢酸洗发电部化水专业由运行化水主管整理后交档案室7流通部分结垢 透平油绝缘油检修部由检修部交档案室8技术记录：设备大修测量记录设备检修卡分段验收卡焊接记录各部门由各部门向档案室移交7、更新改造项目形成技术文件的收集范围。序号技术文件名称最终形成部门归档办法1234项目建议书合同、协议、概预算施工图竣工技术资料及竣工图合同部门物资部门项目负责人由各部技术管理人员或部门领导移交档案室(三)整理归档接收技术文件材料后即进行以下归档工作：1、以1991年能源部指定的火电企业档案分类表为依据结合我厂超临界机组的实际情况进行分类。2、所有归档的技术档案应按国家标准GB/T11822-89有关案卷构成的要求进行组卷、编目。组卷应遵循科技文件材料的形成规律，保持案卷内科技文件材料的系统联系，便于档案利用和保管。3、整编完的技术档案及时存入库房。(四)底图及缩微胶片管理1、底图由底图库房集中统一保管，不得任意存放。2、底图归档，图号必须编制准确，并由编制者和审核者签字。3、接收入库的底图应进行分专业登帐，帐册字迹清晰。4、底图管理人员不能自行描绘、修改，发现破损底图应及时修补或委托复制替换。5、底图不对外提供查阅和交流。6、缩微胶片需保管在温、湿度适宜的库房内以免缩微品粘连、霉变等变质、损坏现象。(五)技术档案利用1、凡外单位来我公司进行技术档案咨询者，需持有单位介绍信，并经公司领导签字认可。2、根据技术档案的类别，需分别经主管领导批准后，方可提供利用。3、根据技术档案对外有偿服务的原则，需收取来访者技术档案咨询服务费；索取技术资料另计取费用。复制工本费由档案部门依照实际情况灵活掌握，#0图纸每张收取15元；A4每页收取0.5元，（重要档案可高于此标准）。七、声像档案管理(一)归档范围1、各级领导来厂指导工作或从事其他重大活动摄录所形成的材料。2、国内外宾客来厂参观访问，洽商所形成的材料。3、公司党政工团召开重要会议和组织各类活动所形成的材料。4、重大技术改造项目形成的材料。5、重大人身、设备事故、消防事故、设备缺陷形成的材料。6、重要设备的安装、检修形成的材料。(二)归档要求1、冲洗后的照片需及时整理、登记、编目、立卷、并编制检索工具，便于利用。2、归档的磁带装在密封盒里，远离磁场。3、定期检查声像档案的保管情况，录像带每半年重绕一次，发现污损及时修复。4、照相档案的底片应单独整理和存放，照片和说明一同整理和存放。5、声像档案保管期限均为永久保管期。八、人事档案管理人事档案管理是指公司员工的档案管理工作遵循国家关于外商投资企业的有关规定及有关档案工作的规定进行，包括档案的收集、归档、查阅、销毁等方面的管理内容。(一)职责划分1、全厂在职员工、离退休人员、死亡职工的人事档案，除按规定属上级部门管理外，其余均由人事行政部负责管理。2、建立人事档案帐册，所有档案必须登记入帐，妥善保管。每年按在册人员进行一次核对，如发现问题及时处理。3、按条例规定的问题，应经常有计划地对档案进行收集与补充，以保证档案的完整。(二)档案收集的内容1、履历材料：2、自传及属于自传性质的材料；3、鉴定（含自我鉴定）考核材料；4、学历、学位、学绩、培训和专业技术情况的材料；5、政审材料；6、加入党、团的材料；7、奖励（包括科技和业务奖励）材料；8、违反党纪、政纪、国法处分的材料；9、工资、职务变动、各种代表会的审批表、呈报表等材料；10、其他可供组织参考、有保存价值的材料；11、归档材料鉴别：归档材料必须经过认真审查，符合条例规定归档要求的材料，应完整无缺；需经组织审查盖章或本人签字的材料，盖章签字后方能归入本人档案。(三)归档要求1、归档材料必须是办理完毕的正式材料，材料应完整、齐全、真实、文字清楚、对象明确；应有承办单位或个人署名，并注明材料的日期。2、归档的材料，凡规定由组织审查盖章的须经组织盖章。规定要同本人见面的材料（审查结论、复查结论、处分处理或意见、组织鉴定等），一般应有本人的签字，特殊情况下，本人见面后签字的可由组织注明。3、干部人事档案材料的载体一般应使用16K规格的办公纸，材料左边应留出2-2.5厘米装订边。文字须是铅印、胶印、或用蓝黑墨水、黑色墨水、墨汁书写。不得使用圆珠笔、铅笔、红色墨水、纯蓝墨水以及复写纸书写。除电传材料需复印存档外，一般不得用复印件代替，原件存档。4、档案的安全与保密(1)档案是企业的机密，档案室是机要室，无关人员一律不得入内。(2)档案管理人员不准向有关人员泄漏、散布或谈论档案的内容，一经发现，应视其情节轻重予以严肃处理。5、档案的查阅与借用(1)凡本公司有关人员，因工作需要借阅档案者，应做好登记，一般只允许在档案室阅档室查阅。查阅协议、合同及其他重要技术资料必须经总经理室同意方可查阅。(2)本公司有关人员如有实际情况必须借出者，须办好手续，当天归还，如超过两天以上者，须经领导批准签字后，才能借出，但须如期归还。(3)借出的档案不得擅自复制、涂改、拆散、损坏，不得转借他人或外单位，如有违反者，视情节轻重严肃处理。(4)凡属不成熟的现行技术资料及保密文件，一律不外借。(5)外单位借阅我公司档案者，须持单位介绍信，经领导签字批准，方可接待，但只限于本室，一律不准外借。九、附则(一)本制度解释权属人事行政部。(二)本制度自公布自日起执行。复印、打印、传真管理制度一、总则（一） 为加强公司复印、打印、传真的规范管理，特制订本制度。（二） 本制度适用于苏州工业园区蓝天燃气热电有限公司复印、打印、传真管理。二、管理内容与要求（一） 公司机要室的打字、复印、传真岗位属公司的机密重地，严禁无关人员进入；严禁随意翻阅、查看或复制、匿藏各类文件材料；操作人员严禁向他人泄露重要文件材料的内容。（二） 公司各部门需打印文件材料时，原则上：部门有电脑的，尽量自行打印；部门无电脑的，交机要室打印。以公司名义的打印件均交机要室打印，交机要室打印前，应认真填写申请单，注明完成日期，并经部门经理、人事行政部签字后交付机要员打印。重要文件材料包括公司各类正式发文的打印件，必须经总经理批准，并严格发放标准。（三） 机要员应检查打印文稿是否符合打印要求，如发现文稿字迹潦草难辨等情况，机要员有权要求退回文稿以进行修改。（四） 来稿部门应在申请单上明确文件的发放标准(发放单位范围)，注明文件发放份数。原则上文件打印份数为一份，其余份数通过复印完成。（五） 机要员应做好打印文件的登记，定期作好电脑中文件的备份，搞好备份磁盘的保养。（六） 为维护电脑系统，保护电脑硬盘中的文件，无关人员末经许可严禁操作机要室电脑。（七） 公司各部门各类文件材料的复印都须填写申请单，申请单应注明复印文件材料的名称、复印份数、复印件的用途及去向，并经所需部门经理签字后方可复印。复印前必须将该申请单交人事行政部机要室，如发现未交申请单而擅自复印者，将对当事人处于100元的罚款。（八） 对复印件要严格控制，严禁复印与工作无关的材料。涉及公司重大利益或形象、重要图纸或资料等的材料复印，必须经总经理批准。否则，其后果由申请复印部门承担。（九） 为控制各部门复印用量，达到节约用纸的目的，复印、打印用纸统一由人事行政部机要员按办公用品领用程序领用，并做好领用登记手续。各部门需用纸时，到机要室领取。人事行政部文员每月统计各部门复印情况，计入部门办公费用。同时将随机抽查部门的用纸情况，对部门复印纸的领用数、使用数与存量进行核对，如发现使用数、存量与领用数存在较大差别（合理损耗除外），将对该部门进行考核（十） 使用人员应按使用方法正确操作复印机，如有疑问或出现卡纸、不能操作等现象，一律停止复印，并立即请人事行政部文员前来处理，严禁私自打开机器或乱按按键，如出现因人为操作不当或擅自处理故障而产生的复印机问题，将追究具体操作人的责任。（十一）公司各部门所有对外传真都必须填写申请单，并经部门经理及总经理批准后交机要室操作发送。末经许可，非机要室人员不得自行操作传真。所有传真件原件须交机要室存档。（十二）严禁使用公司传真机发送与公司工作无关的材料。（十三）所有收到的传真件都由机要室以传真复印件形式存档，传真原件交收件人。（十四）外来业务人员或来客使用公司打印、复印、传真设备，必须经由公司相关部门按公司内部程序申请并报人事行政部经理批准后实施。（十五）各部门应配合机要室严格执行本制度。如有末按程序或违反本制度的情节发生，机要室应拒绝执行打印、复印、传真操作。如因机要室管理不力，影响本制度的实施，将视形成后果的轻重程度，参照公司有关制度对有关责任人进行处罚。（十六）机要室必须认真做好电脑、复印机、传真机的日常维护保养工作，发现问题应及时报有关领导及时组织维修。（十七）凡不符合上述规定的打印、复印和传真材料，机要员有权拒绝。（十八）要加强对复印纸张的管理，