有限公司公文管理办法试行.doc

公文管理办法第一条 总则（一）为做好集团公文处理工作，使之规范化、制度化，提高公文处理的工作效率，确保政令畅通，指挥快捷，根据国家行政机关公文处理办法，特制定本办法。（二）公文处理必须坚持“准确、及时、安全”的原则。集团公文由办公室统一收发、分办、传递、用印、立卷和归档管理，必须严格执行有关保密规定。（三）各部门的兼职文书人员，负责本部门文书资料的收发、分办、传递、用印、立卷和归档管理。第二条 公文种类（一）集团通用公文的种类包括决定、决议、通报、通知、报告、请示、批复、函、会议纪要等；集团专用公文包括意向书、协议书、合同书、标书、契约、各种报告、广告书、说明书、启事等。（二）集团通用公文1、请示：向上级单位请求指示、批准。2、报告：向上级单位汇报、反映已经完成的工作事项，提出建议，答复上级部门的询问或要求。不需要上级做出指示、批准。3、指示：对下级单位布置工作，阐明工作活动的指导原则。4、通告：在一定范围内公布应当遵守或周知的事项。5、批复：用于答复所属单位或下级部门的答复请示事项。6、通知：传达上级的指示，要求下级办理或者需要知道的事项，批转下级的公文或转发上级、同级和不相隶属单位的公文。用于发布集团内部的规章制度、经营计划；转发上级部门和同级及互不隶属部门的公文；发布要求下级单位办理和有关单位共同执行或周知的事项。7、通报：用于表彰先进、批评错误，传达重要精神以及需要所属单位知道的事项。8、决定：适用于对重要事项或重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员；变更或者撤销下级单位不适当的决定事项，也适用于任免和聘用员工等。9、函：用于平行的或不相隶属的单位之间商洽工作、询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。10、会议纪要：记载、传达会议情况、议定事项和主要精神，要求有关部门共同遵守执行的，用“会议纪要”。11、工作联系单：是内部专门设立和使用的一种平行文，主要用于内部工作中，平行部门之间就重大事项做出说明，或请对方办理的具体工作内容、要求。各部门之间可用工作联系单这一文种。集团内部对集团以及对政府部门、社会团体和外部个人，均不得使用工作联系单这一文种。第三条 公文格式（一）公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号、签发人、标题、主送单位、正文、附件说明、成文日期、印章、附注、主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等部分组成。1、标明密级涉及国家和集团秘密的公文应当在公文首页左上角分别标明密级，分别为“绝密”、“机密”和“秘密”。其中，绝密级文件应当标明份数序号。用四号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字。2、标明紧急程度紧急公文应根据紧急程度，在公文首页左上角分别标明“特急”、“急件”。其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。用四号黑体字，顶格标识在版心右上角第1行，两字之间空1字；如需同时标识密级与紧急程度，密级顶格标识在版心右上角第1行，紧急程度顶格标识在版心右上角第2行。3、发文单位应当使用单位全称或规范化简称。以集团名义印发的公文，发文单位标识用“山东淮海路桥集团有限公司”，后面加“文件”组成。如果是会议纪要，后面用“会议纪要”替代“文件”。使用宋体字，用红色标识。以各部门名义印发的工作联系单，发文单位标识以集团全称后面加“工作联系单”组成。使用宋体黑色标识。联合行文时，主办单位应当排列在前。4、发文字号发文字号包括：单位代字、年份、序号。联合行文，只标明主办单位发文字号。集团部门的发文代字不得与集团发文代字相混同。公文的发文字号一般标注在发文单位之下，横线上方居中；年份、序号用阿拉伯数字标识；年份应标全称，用六角括号“”括入；序号不编虚位（即1不编为001）。发文字号之下4mm处印一条与版心等宽的反线，反线颜色同标识颜色。5、签发人公文需标识签发人姓名，平行排列于发文字号右侧。发文字号居中，签发人姓名居右空1字；签发人后标全角冒号，冒号后用楷体字标识签发人姓名。6、公文标题由相关介词“关于”、发文事由、文种三部分组成，应准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不使用标点符号。公文标题分一行或多行居中排布，红色反线下空两行，用二号小标宋体字。转发文件的标题，除被转发文件的文种为“通知”时省略外，其它文种可保留一级。（如需转发的文件是“国务院关于加强安全生产的通知”，转发文件的标题为“转发国务院关于加强安全生产工作的通知”，而非用“通知的通知”。）7、主送单位指公文的主要受理单位，在标题下空一行，左侧顶格，用三号仿宋体字标识。最后一个主送单位名称后标全角冒号。主送单位名称应当使用全称或规范化简称、统称。8、公文正文位于主送单位名称下一行，每自然段左空2字，同行顶格。数字、年份不能回行。9、附件公文如有附件，应在正文下空一行，左空2字，用三号仿宋体字标识“附件”，后标全角冒号或名称。附件如有序号，使用阿拉伯数字（如“附件：1. XX”）；附件名称后不加标点符号。10、成文日期以领导签发的日期为准，并在标题之下、正文之前注明会议名称和通过日期。用汉字将年、月、日标全；“零”写为“O”；如果是一个单位发文，成文日期右空4字。11、印章公文除“会议纪要”（以会议纪要名称为文头的）和以电报形式发出的外，一律加盖印章。联合发文，各联合发文单位都应加盖印章。联合发文的盖章顺序，应与文头单位排列顺序相同。加盖印章上距正文1行之内，端正、居中，下压成文日期，印章用红色。12、附注公文如有附注，用三号仿宋体字，居左空2字，加圆括号标识在成文时间下一行。13、主题词文件应当标注主题词。上报的文件，应按照上级单位的要求标注主题词；下发的文件，应标注主题词表中规定的词。除类别词外，最多不超过五个词汇。主题词用四号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号；词目之间空1字符。14、抄送抄送单位指除主送单位外需要执行或知晓公文的其它单位，应当使用全称或规范化简称、统称。如有抄送，在主题词下一行；居左顶格标识，用四号仿宋体字标识“抄送”，后标全角冒号；回行时与冒号后的抄送单位对齐；在最后一个抄送单位后标句号。如主送单位移至主题词之下，标识方法同抄送单位。（二）所有公文，一律采用国际标准A4型，左侧装订。页边距上为37mm±1mm，下为35±1mm，左为28mm±1mm，右为26±1mm。标题用3号黑体字，正文用4号宋体字。张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。（三）公文制发应简明扼要、保证质量、兼顾效率，做到及时、准确、安全、保密。第四条 行文规则（一）行文应当确有必要，注重效用。（二）行文关系根据隶属关系和职权范围确定。1、集团在职权范围内，可以对所属单位行文；可以向政府部门、社会团体行文；可以根据业务需要同合作伙伴互相行文。2、集团各部门就具体业务，可对集团所属单位、项目及外部业务往来单位行文。3、下属单位可以向集团行文；经集团审批，可以向政府部门、社会团体行文；可以根据业务需要向合作伙伴行文。4、以集团名义发布战略计划、重大决定、年度工作计划、组织架构调整、重要人事任免、规章制度、重要奖励和处罚等时，集团标识用红色，即用“红头文件”格式。5、集团领导讲话、董事长办公会会议纪要、周例会各部门工作汇报汇总等属内部行文，由办公室统一编号存档。6、一般不得越级行文。因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位。7、同级单位、合作伙伴可联合行文；集团和分公司、子公司、各部门、各项目不得联合行文。8、“请示”应一事一文，一般只写一个主送单位，如需同时报送其它单位的，应当用抄送形式，但不得同时抄送下级单位。对可行性研究报告等业务性较强的公文，在报请上级或相关部门负责人审批的同时，可抄送有关单位；“报告”不得夹带请示事项。9、向受双重领导的下级单位行文，必要时应当抄送其另一上级单位。（三）集团行文由办公室统一管理，实现制度化、规范化、集中化。第五条 收文处理收文处理指对收到的文件进行办理的过程。包括签收、登记、审核、拟办、批办、承办、催办、归档及销毁等程序。（一）凡只写明集团名称的文件、公函，均由办公室统一签收、拆封、登记、呈阅、分发，并按不同类别进行分类处理，不得延误、推诿，代领导签收文件应注明“代”字样。凡写明“集团领导签收”字样或注明集团董事长或其它中高层领导姓名的，由办公室直接送到有关领导办公室；凡写明部门、项目部名称或集团员工姓名的，转至员工所在部门。紧急公文应按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。内容重要的急件，及时呈送领导阅批。（二）办公室收到重要的或领导批示的文电，要先经部门领导阅批，再根据文件规定的传阅范围或领导指示，安排传阅或办理。领导之间不宜直接传递，以免积压或传失。（三）办公室负责人在签批公文时，无需送领导阅批的一般性公文，可根据公文内容和性质直接送有关部门阅办。凡涉及其它部门的问题，主办部门应当主动与相关部门协商办理。（四）阅批文件应注明办理的要求和时限，凡需2个以上部门共同办理的事项，应批明主办单位和协办单位。文件阅批后，办公室应迅速交转承办单位处理。一般事项的处理不得超过3天，办公室负责催办。需传阅批示的文件，由办公室分送，阅完后签署姓名和时间及意见并退还办公室，各部门间不得横向传递。公文处理完毕，承办单位在“文件阅批处理单”上注明办理情况和结果。（五）加强公文检查催办工作。办公室对有领导批示的公文及本集团发出的文件，要认真督促、催办，以防积压或漏办。各部门对上级发出的文件，需要汇报贯彻执行情况的，要及时检查反馈，对批示的落实情况跟踪督办。（六）集团公司人员参加会议带回的重要文件，在汇报和传达后，应将会议文件交办公室立卷归档。（七）外部单位给集团的公文，统一由办公室在“收文登记表”（外来文件收文登记建立专册）上签收、登记、编号，由办公室报分管领导阅批；分管领导阅批后，由办公室交给承办单位，并对批示的落实情况跟踪督办。外来一般商业信函，办公室阅后直接交相关部门处理即可。第六条 发文处理发文处理指以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、会签、审核、签发、缮印、校对、用印、登记、分发及归档等程序。（一）草拟公文1、要符合国家的法律、法规及其它有关规定，符合实际工作情况。如提出新的政策规定，应尽量与原来的有关政策相衔接，并加以说明；2、情况属实、观点明确、表述准确、结构严谨、条理清楚、直述不曲、字词规范、标点正确，篇幅力求简短；3、公文中的文种应当根据行文目的，发文单位的职权和与主送单位的行文关系确定；4、拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；5、人名、地名、数字、引文准确。引用公文应先引用标题，后印发文字号，并加括号。引用外文应当注明中文含义。日期应当写明具体的年、月、日；6、结构层次序数，第一层为“一”、第二层为“（一）”，第三层为“1、”，第四层为“（1）”；7、应使用国家法定计量单位；8、文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名。（二）发文由有关部门拟稿，集团通用性公文由办公室拟稿。拟、修、签文件必须使用黑色钢笔或签字笔。（三）拟稿需写明拟稿单位、拟稿人、核稿人、文件标题、附件、主送单位、抄报/抄送单位等。个人及项目或部门申请，统一使用“山东淮海路桥集团有限公司拟文审批单”。（四）集团办公室负责文件缮印，拟稿部门负责人或分管领导负责文件核稿，对涉及到其它部门的事项，由拟稿部门组织有关部门会签。涉及保密事项的文件，核稿人应注明密级，并确定报送范围。（五）集团内部文件，由拟稿部门负责文件的审核，报送办公室，由办公室负责送签，审批通过后按公文管理规定统一编号、用印、装订、下发、立卷，并对发文情况详细登记；集团对外发文，由承办部门拟稿，办公室核稿、送签，进行发文处理并登记；集团各部门或下属分公司、子公司及项目部对外发文，由承办部门拟稿，部门或下属单位负责人审核，自行进行发文处理并登记，重要发文需经集团批准，文件抄报办公室。（六）拟制公文对涉及集团其它部门职权范围内的事项，主办部门应事先会签有关部门，取得一致意见后方可行文；经协商不能取得一致意见的，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请领导协调或裁定。为提高办文效率，会签时间不能超过三个工作日，并在发文稿纸中注明会签时间。（七）各级领导要对文稿进行全面审核，严格把关。集团发文在送领导签发前，应先由办公室核稿；各部门经理负责对本部门草拟的发文进行核稿，对不符合要求的文件应及时退经办人修改或重办。（八）公文签发后，由办公室负责打印、盖章、装订、登记、分发。（九）草拟、修改和签批公文须用钢笔、签字笔，不得用纯蓝墨水和圆珠笔，书写及所用纸张必须符合归档要求，一般使用统一格式的公文稿纸。（十）各种公文的发布形式1、集团内部公文的发布为了提高文件发布效率，集团内部文件发布主要通过OA系统、电子文档（邮箱）和纸质文件。2、集团外部公文的发布所有外部公文的发布，要求严格履行文件编制、审批、归档等程序。根据实际情况，选取合适的发布方式，一般要求以书面形式进行发布。（十一） 公文办理完毕后，要及时送交办公室整理立卷，个人不得私自保存应存档的文件。第七条 公文立卷与归档（一）公文办理完毕后，应当根据本制度中的“档案管理办法”和其它相关规定，及时将定稿后的公文正本、发文审批单、传阅单和相关材料（包括音像制品）整理好，交办公室归档。（二）归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等分门别类进行整理，保证应归档的公文齐全、完整，能准确反映主要工作情况，便于保管和利用。（三）集团与其它单位联合办理的公文，定稿后的公文正本由主办单位归档，其它单位保存公文副本。（四）集团领导兼任其它单位职务，在履行所兼职务职责过程中形成的公文，由其兼职单位归档。（五）具有长期或永久保存价值的电子文件，须将电子文件与相应的纸质文件一并归档。第八条 公文管理（一）集团公文由集团办公室专职人员统一收发、用印、归档和销毁。（二）公文的翻印1、集团公文，除密级文件和注明不准翻印的以外，经拟文部室负责人批准，可以翻印，翻印件同正式文件一样管理。翻印时，要注明翻印部门、时间、份数和印发范围。2、公文复印件作为正式公文使用时，应加盖复印单位证明章。（三）公文的移交集团下属分公司、子公司、各项目、各部门形成的在归档范围内的公文，定期向集团办公室进行移交。工作人员调离工作岗位时，须将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退、归档。单位合并时，全部公文应当随之合并管理。单位撤销时，需要将应归档的公文整理后按有关规定移交办公室。（四）公文的清退需要清退的公文主要包括：1、绝密公文；2、有重大错漏的公文；3、被明令撤销的公文；4、仅供征求意见或审阅的公文；5、未经本人审阅的领导人的讲话稿；6、其它指定清退的公文等。清退公文可以按集团规定每年年底集中清退，也可不定期甚至阅后随即清退。清退文件时应填写一式两份“公文清退单”并由集团办公室负责专人履行签收手续，清退部门保留一份清退单以为凭证。对应清退文件尚需留用的，办理留用手续后留用。需清退的公文平时要单独保管。在以各种通信方式传递应清退的公文时，应一律按原文标注的密级处理。（五）公文的销毁1、应予以销毁的公文主要包括：（1）所有不具备归档和留存价值的公文；（2）无留存必要的重份公文；（3）在特殊情况下不即行销毁就会造成失密和严重损失的公文；（4）一般性公文的草稿；（5）印制公文过程中形成的校样、印版等；（6）明令撤销及废止的公文。销毁公文的主要方式是：焚毁、粉碎、清洗、消磁等。2、销毁公文时均应履行如下程序：（1）由公文拟稿部门及办公室对公文进行鉴定；（2）确认应销毁后，逐件核定登记；（3）呈请相关部门及集团相关领导审定批准，获准后再行销毁；（4）严格监销，无关人员不得翻阅、留存、复制。销毁密级公文，应当到指定场所由二人以上监销，保证不丢失，不漏销。3、公文被撤销，视作自始不产生效力；公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。第九条 附则本办法适用于集团本部各部门。各分公司、子公司、控股集团和项目部等单位可根据实际情况，参照执行。附表：1、公文（不含会议纪要）模板 2、山东淮海路桥集团有限公司拟文审批单3、集团发文登记表4、集团收文登记表5、文件阅批处理单6、公文清退单7、公文销毁处理单8、公文翻印登记表9、传真接收记录表10、传真发放记录表附表1：公文（不含会议纪要）模板绝密特急路桥集团有限公司文件&&字20101号 关于xxxxxxxxxx的通知各部门：正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文正文。附件：1附件附件附件附件附件附件2附件附件附件附件附件附件 二一年八月二十日（说明：此模板用于集团除会议纪要外的公文）主题词： 抄送： 制发单位 XXXXX 2010年8月20日发 （共印20份）附表2：路桥集团有限公司拟 文 审 批 单拟稿人日 期文件号发文题目附件题目主送单位关键词审 核领导审批签批日期打印校对打印份数存档份数正 文附表3：集团发文登记表序号发文单位经办人发文时间标题发文字号文种份数备注附表4：集团收文登记表序号收文标题收文来源文种文号签收部门签收人收文时间备注附表5：文件阅批处理单 年 月 日文件标题收文编号来文单位拟稿人收文时间阅件人签字返回时间阅批意见处理结果： 签字： 年 月 日说明：1.请 部主办， 部协办；2.请在收到该文件后及时处理，处理后返回集团办公室。“紧急”类文件限2小时完成，“加急”类文件请在1小时内完成；3.正文附后，本文件 份，附件 份；4.办公室电话：。附表6：公文清退单时间部门清退文件名称文件类别承办人签收人备注说明： 1.公文清退单一式两份，与清退文件一起交办公室一份，清退文件部门留存一份；2.办公室电话：。附表7：公文销毁记录单日期销毁文件名称文件类别承办人审核人批准人 监销人附表8：公文翻印申请表部门申请时间公文名称翻印页数 页- 页 ，共计 页原因 经办人签字： 年 月 日公文管理部门意见 负责人签字： 年 月 日分管领导意见 签字： 年 月 日董事长审批 签字： 年 月 日注：本表一式两份，即公文管理部门、办公室各一份。附表9： 传真接收记录表日期发送人内容份数签收部门签收日期签收人备注附表10：传真发放记录表日期接收人内容份数发放部门发送人是否确认备注